Beslut Diarienr 2014-05-07 570-2013 Socialnämnden Bollnäs kommun 821 80 Bollnäs Beslut efter tillsyn behörighetsstyrning och loggkontroll inom kommunal hälso- och sjukvård Datainspektionens beslut Socialnämnden, Bollnäs kommun (nämnden) föreläggs att genomföra en dokumenterad behovs- och riskanalys enligt 2 kap. 6 andra stycket andra meningen SOSFS 2008:14 1 för Procapita och andra informationssystem som innehåller vårddokumentation enligt 2 kap. 4 första stycket 1 och 2 patientdalagen. Datainspektionen förutsätter att nämnden ser till att det i respektive system finns loggar i enlighet med 2 kap. 11 SOSFS 2008:14 att det finns skriftliga riktlinjer till befattningshavare som utför loggkontroller, så att dessa befattningshavare på ett systematiskt sätt kan kontrollera om någon har kommit åt patientuppgifter obehörigen enligt 4 kap. 3 första stycket andra meningen patientdatalagen att de anställda får information om att loggning och logguppföljning görs samt under vilka omständigheter som de får ta del av patientuppgifter. Ärendet avslutas, men kan komma att följas upp. 1 Socialstyrelsens föreskrifter Informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården. Postadress: Box 8114, 104 20 Stockholm E-post: datainspektionen@datainspektionen.se Besöksadress: Drottninggatan 29, plan 5 Telefon: 08-657 61 00 Webbplats: www.datainspektionen.se Telefax: 08-652 86 52
Redogörelse för tillsynen Datainspektionen inledde under 2013 tillsyn för att granska om man inom den kommunala hälso-och sjukvården skyddar patientuppgifter genom att dels begränsa den elektroniska åtkomsten till patientuppgifter genom behörighetsstyrning, dels genom loggar kontrollera om någon anställd obehörigen kommit åt patientuppgifter. Tillsynen genomfördes genom att 18 slumpvis utvalda Socialnämnder eller motsvarande (vårdgivare) skriftligen fått besvara frågor om det ovanstående. Nämnden svar inkom den 21 maj 2013. Nämnden beskriver i korthet sin verksamhet enligt följande. Inom handikappomsorgen finns två sjuksköterskor som ansvarar för nio gruppbostäder samt en psykosocial enhet. Inom äldreomsorgen finns fem områden med särskilda boenden med 257 platser (demens- och äldreboenden). De ligger i centrala Bollnäs, Arbrå och Kilafors. Alla patienter har en fast omvårdnadsansvarig sjuksköterska. Det finns även arton korttidsplatser, varav åtta för återkommande korttidsvistelse. Sedan februari i år bedrivs hemsjukvården i kommunal regi. Arbetsterapeuter och sjukgymnaster är fördelade per område och har sina patienter både inne på särskilt boende och i hemsjukvården. Kommunen har också en demenssjuksköterska. I den hälso-och sjukvårdsverksamhet som nämnden bedriver används sju system som innehåller uppgifter om patienter. I journalsystemet Procapita har 6o anställda åtkomst till uppgifter om 700 patienter. De kategorier av anställda som har åtkomst till patientuppgifter är legitimerad HSL-personal och systemansvariga. Skäl för beslutet Behovs- och riskanalys inför tilldelning av behörighet Vårdgivarens skyldigheter som rör behörighetsstyrning framgår av 4 kap. 2 patientdatalagen och 2 kap. 6 SOSFS 2008:14. Bestämmelserna kompletterar bestämmelsen om inre sekretess i 4 kap. 1 patientdatalagen samt omfattar även uppgifter om avlidna enligt 1 kap. 1 andra stycket. Datainspektionen har när det gäller behörighetsstyrning begränsat bedömningen till frågan om vårdgivaren har gjort en behovs- och riskanalys Sida 2 av 6
enligt 2 kap. 6 SOSFS andra stycket andra meningen som kan läggas till grund för tilldelningen av behörigheter enligt 4 kap. 2 patientdatalagen. På frågan om tilldelningen av individuella behörigheter har föregåtts av en behovs- och riskanalys, har nämnden svarat ja för Procapita och uppgett att legitimerad HSL-personal har tillgång till samtliga journaler i kommunen, samt att övrig personal inte har tillgång till HSL-journaler. Nämnden har vidare uppgett att behörigheter är styrda via roller och dataurval. När det gäller övriga system har nämnden varken svarat på frågan om behovs- och riskanalys har gjorts, eller beskrivit vad man har kommit fram till. Datainspektionen gör följande bedömning En vårdgivare är enligt nu aktuella bestämmelser skyldig att begränsa en användares behörigheter till vad som behövs för att användaren ska kunna fullgöra sina arbetsuppgifter inom hälso- och sjukvården och till vad som är nödvändigt för att ge en god och säker vård. Vårdgivarens beslut om tilldelning av behörighet ska föregås av en behovs- och riskanalys. I propositionen 2007/08:126 Patientdatalag m.m. uttalar regeringen (s 148 f) att syftet med 4 kap. 2 patientdatalagen är att inpränta skyldigheten för den ansvariga vårdgivaren att göra aktiva och individuella behörighetstilldelningar utifrån analyser av vilken information olika personalkategorier och olika slags verksamheter behöver. Det framgår också att riskanalyser måste göras där man tar hänsyn till olika slags risker som kan vara förknippade med en alltför vid tillgänglighet avseende vissa slags uppgifter. Regeringen uttalar vidare att en mer vidsträckt eller grovmaskig behörighetstilldelning bör även om den skulle ha poänger utifrån effektivitetssynpunkt anses som en obefogad spridning av journaluppgifter inom en verksamhet och bör som sådan inte accepteras. Nämnden har uppgett att man har gjort en behovs- och riskanalys för Procapita samt att behörigheter är styrda via roller och dataurval. Det har dock inte framkommit att nämnden har genomfört en dokumenterad behovs- och riskanalys för Procapita och övriga system, eller i vilken omfattning nämnden har analyserat vilken information olika personalkategorier och olika slags verksamheter behöver. Det har inte heller framkommit att nämnden har gjort riskanalyser och exempelvis beaktat riskerna med att låta legitimerad HSL-personal tillgång till samtliga journaler i kommunen. Sida 3 av 6
Nämnden har inte heller närmare motiverat varför all legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal behöver ha åtkomst till samtliga patientjournaler, mer än att man arbetar över områdesgränserna kväll/natt/helg. Enligt Datainspektionens mening kan det förhållandet att man arbetar över områdesgränserna kväll/natt/helg inte i sig motivera att alla ska ha åtkomst till alla patientjournaler. Det har exempelvis betydelse om det är all personal som arbetar över områdesgränserna och hur frekvent det förekommer. Den som arbetar över områdesgränserna behöver troligtvis inte heller ha ständig tillgång till alla patientjournaler. En generös behörighetstilldelning innebär ofta en obefogad spridning av personuppgifter (aa s. 240). Datainspektionen konstaterar därför att behovsoch riskanalyser har en avgörande betydelse för en väl avvägd behörighetstilldelning. Mot bakgrund av det ovanstående förelägger Datainspektionen nämnden att genomföra en dokumenterad behovs- och riskanalys enligt 2 kap. 6 andra stycket andra meningen SOSFS 2008:14 för Procaptia och andra informationssystem som innehåller vårddokumentation enligt 2 kap. 4 första stycket 1 och 2 patientdatalagen. Loggkontroll Vårdgivarens skyldigheter som rör kontroll av elektronisk åtkomst till patientuppgifter framgår av 4 kap. 3 patientdatalagen och 2 kap. 11 SOSFS 2008:14. Bestämmelserna kompletterar bestämmelsen om inre sekretess i 4 kap. 1 patientdatalagen och omfattar även uppgifter om avlidna enligt 1 kap. 1 andra stycket. På frågan om det finns dokumentation om åtkomst (loggar) i respektive system har nämnden svarat ja. Nämnden har inte svarat på frågan om vilken information som framgår av loggarna, utan hänvisat till det loggutdrag från Procapita som getts in i ärendet. Av loggutdraget framgår dock inte att användarens och patientens identitet loggas. Vidare framgår inte om andra åtgärder än läsning och sparande av personuppgifter loggas. Enligt 4 kap. 3 första stycket patientdatalagen ska en vårdgivare se till att åtkomst till sådana uppgifter om patienter som förs helt eller delvis automatiserat dokumenteras och kan kontrolleras. Av loggarna ska framgå vilka åtgärder som har vidtagits med patientuppgifterna, vid vilken vårdenhet och vid vilken tidpunkt åtgärderna har vidtagits, samt användarens och patientens identitet. Detta framgår av 2 kap. 11 SOSFS 2008:14. Av loggen ska alltså framgå om anställda till Sida 4 av 6
exempel har läst, ändrat, kopierat, upprättat eller skrivit ut vårddokumentation. Det har inte framkommit att det finns sådana loggar som föreskrivs ovan. Datainspektionen förutsätter därför att nämnden ser till att det finns sådana loggar. När det gäller rutinerna för loggkontroll har Datainspektionen begränsat bedömningen till om nämnden har en dokumenterad rutin för logguppföljning samt om rutinen innebär att nämnden vägleder de befattningshavare som utför loggkontrollerna om vad som kan utgöra obehörig åtkomst enligt 4 kap. 3 första stycket andra meningen patientdatalagen. På frågan om det finns rutiner för logguppföljning har nämnden svarat ja och hänvisat till rutiner i socialförvaltningens ärendehanteringssystem. Nämnden har dock varken gett in skriftliga rutiner för detta, eller beskrivit vilka regler och rutiner som ska följas. Enligt 4 kap. 3 första stycket andra meningen patientdatalagen ska vårdgivare göra systematiska och återkommande kontroller av om någon obehörigen kommer åt patientuppgifter. Regeringen har uttalat att vårdgivarna för att främja patientsäkerheten bör åläggas att systematiskt och fortlöpande företa kontroller av om obehörig åtkomst till uppgifter om patienter förekommer. Vidare uttalar regeringen att en sådan bestämmelse inte bara innebär att faktiska dataintrång med större säkerhet kommer att beivras, utan också bör få en starkt avhållande verkan på personal som, om risken för upptäckt är liten, kan frestas att olovligen läsa uppgifter (aa s. 149 f). Det har varken framkommit att Nämnden har en dokumenterad rutin för logguppföljning, eller att det finns några riktlinjer till befattningshavare som utför loggkontroller. Datainspektionen anser att loggkontrollerna inte blir verkningsfulla om det saknas en dokumenterad rutin för logguppföljning samt riktlinjer till befattningshavare som utför loggkontroller om vad som kan utgöra obehörig elektronisk åtkomst. I sådant fall riskerar en vårdgivare att åsidosätta den inre sekretessen. Datainspektionen förutsätter därför att nämnden ser till att det finns såväl en dokumenterad rutin för logguppföljning, som skriftliga riktlinjer till Sida 5 av 6
befattningshavare som utför loggkontroller, så att dessa befattningshavare på ett systematiskt sätt kan kontrollera om någon har kommit åt patientuppgifter obehörigen enligt 4 kap. 3 första stycket andra meningen patientdatalagen. På fråga om de anställda har fått information om vilka personuppgifter som de får ta del av, samt att loggning och logguppföljning görs, har nämnden svarat ja. Nämnden har dock varken gett in skriftlig information till de anställda, eller närmare beskrivit vilken information som lämnas. För att uppnå den preventiva effekten av logguppföljning behöver de anställda få information om såväl att loggning och logguppföljning görs, som under vilka omständigheter som de får ta del av patientuppgifter. Datainspektionen förutsätter därför att nämnden ser till att de anställda får sådan information. Ärendet avslutas, men kan komma att följas upp. Hur man överklagar Om ni vill överklaga beslutet skall ni skriva till Datainspektionen. Ange i skrivelsen vilket beslut som överklagas och den ändring som ni begär. Överklagandet skall ha kommit in till Datainspektionen senast tre veckor från den dag beslutet meddelades för att kunna prövas. Datainspektionen sänder överklagandet vidare till Förvaltningsrätten i Stockholm för prövning om inspektionen inte själv ändrar beslutet på det sätt ni har begärt. Detta beslut har fattats av tf enhetschefen Anna Hörnlund efter föredragning av juristen Katarina Högquist. Vid den slutliga handläggningen har även IT-säkerhetsspecialisten Magnus Bergström deltagit. Anna Hörnlund Katarina Högquist Kopia till: Personuppgiftsombudet Sida 6 av 6