VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 6 (16)

VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll 6 (16) Utbildningsnämndens arbetsutskott 2015-04-09 14 Personuppgiftsbiträdesavtal mellan Vallentuna kommun och Microsoft avseende Office 365 (UN 2015.034) Beslut Arbetsutskottet beslutar att föreslå att: Utbildningsnämnden beslutar att upprätta Personuppgiftsbiträdesavtal mellan Vallentuna kommun och Microsoft avseende Office 365. Ärendebeskrivning Vallentuna kommun anlitar Microsoft som leverantör för av Office 365 för att bland annat användas som skolportal, webbplats, e-posthantering, lagring av data hos Microsoft i form av molntjänster och som kommunikationsverktyg för chat, ljud och video (Lync). Gemensamt för dessa tjänster är att olika personuppgifter upprättas och behandlas vid användningen. Personuppgiftslagen (PuL) har till syfte att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks när personuppgifter behandlas. Med behandling avses bland annat insamling, registrering, lagring och bearbetning av personuppgifter (bilaga 3). Varje nämnd/kommunstyrelse är personuppgiftsansvarig, och en tjänsteman för varje nämnd/kommunstyrelse är av nämnden/styrelsen utsedd som personuppgiftsombud. Ett personuppgiftsbiträdesavtal mellan nämnd/kommunstyrelse krävs när personuppgifter behandlas av, eller lagras, hos extern samarbetspartner. Yrkanden Roswitha Melzer (FP) yrkar att arbetsutskottet beslutar att föreslå att utbildningsnämnden beslutar att upprätta Personuppgiftsbiträdesavtal mellan Vallentuna kommun och Microsoft avseende Office 365. Beslutsgång Ordförande, Roswitha Melzer (FP), ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. PuL-bedömning och riskanalys av Office365 som molntjänst, 2015-03-05 2. Faktabroschyr-allmänna råd-säkerhet 3. Förslag, Personuppgiftsbiträdesavtal (Huvudavtal) mellan Vallentuna kommun och Microsoft avseende Office 365 4. Förslag, Tillägg till biträdesavtalet Amendment EES18 5. Förslag, Tillägg till biträdesavtalet Amendment M100 6. Tjänsteskrivelse, 2015-03-17, Personuppgiftsbiträdesavtal mellan Vallentuna kommun och Microsoft avseende Office 365 Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2015-04-01 DNR UN 2015.034 MARTIN FROM SID 1/2 REGISTRATOR/NÄMNDSEKRETERARE MARTIN.FROM@VALLENTUNA.SE UTBILDNINGSNÄMNDEN Tjänsteskrivelse Personuppgiftsbiträdesavtal mellan Vallentuna kommun och Microsoft avseende Office 365 Förslag till beslut Utbildningsnämnden beslutar att upprätta ett personuppgiftsbiträdesavtal med Microsoft enligt bifogat förslag. Ärendet i korthet Vallentuna kommun anlitar Microsoft som leverantör för av Office 365 för att bland annat användas som skolportal, webbplats, e-posthantering, lagring av data hos Microsoft i form av molntjänster och som kommunikationsverktyg för chat, ljud och video (Lync). Gemensamt för dessa tjänster är att olika personuppgifter upprättas och behandlas vid användningen. Personuppgiftslagen (PuL) har till syfte att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks när personuppgifter behandlas. Med behandling avses bland annat insamling, registrering, lagring och bearbetning av personuppgifter (bilaga 3). Varje nämnd/kommunstyrelse är personuppgiftsansvarig, och en tjänsteman för varje nämnd/kommunstyrelse är av nämnden/styrelsen utsedd som personuppgiftsombud. Ett personuppgiftsbiträdesavtal mellan nämnd/kommunstyrelse krävs när personuppgifter behandlas av, eller lagras, hos extern samarbetspartner. Handlingar 1. PuL-bedömning och riskanalys av Office365 som molntjänst(123975)_tmp 2. Faktabroschyr-allmanna råd-säkerhet(123971)_tmp 3. Förslag, Personuppgiftsbiträdesavtal (Huvudavtal) mellan Vallentuna kommun och Microsoft avseende Office 365(123972)_TMP 4. Förslag, Tillägg till biträdesavtalet Amendment EES18(123973)_TMP BARN- OCH UNGDOMSFÖRVALTNINGEN TUNA TORG 2 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 REGISTRATOR.BUF@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE

VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE KOMMUNLEDNINGSKONTORET 2015-04-01 DNR UN 2015.034 SID 2/2 5. Förslag, Tillägg till biträdesavtalet Amendment M100(123222)_TMP(123974)_TMP 6. Personuppgiftsbiträdesavtal mellan Vallentuna kommun och Microsoft avseende Office 365 Marie Truedsson Utbildningschef Elisabeth Johansson Kanslichef Ska expedieras till: Akten

2015-03-05 PuL-bedömning och riskanalys av Office365 som molntjänst 1.

2 1. Beskrivning av användningen Kommunikationsverktyg o lärare-lärare (utbyte av erfarenheter, dela goda exempel, lektionsplaneringar etc.), o lärare-elev (läxor, inlämningsuppgifter, arbetsmaterial, feedback från lärare etc.) o lärare-vårdnadshavare (möjlighet att följa arbetsprocesser och elevens utvecklingsplan och omdöme, förberedelse inför utvecklingssamtal, information om läxor, kalendarium m.m.) o Allmän kommunikation mellan anställda o Videokonferens såväl internt inom kommunen som externt med annan part. Planeringsverktyg för lärare o terminsplanering, lektionsplanering, digitala samarbetsytor för pedagoger etc. Arbetsdokument E-post 2. Behandling av personuppgifter Arbetsuppgifter, bedömningar och individuella utvecklingsplaner kopplade till enskilda elever och klasser. 2.1 Ändamål med behandlingen Att stödja elevers utveckling mot målen och att ge vårdnadshavare möjlighet att följa processen. Lagring av data Kommunikation 2.2 Typ av uppgifter Definition på personuppgift: All slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. I detta fall är det inte bara namn och klass som behandlas, utan allt som kan utgöra uppgifter som kan härröra till en viss person, är att betrakta som en personuppgift: tex diagnoser, diverse problem som tex ätstörningar, aggressivt beteende, specifika händelser som ett bråk, dvs allt som kan röja en persons integritet. Det systemet ska användas till hör ihop med vilka personuppgifter som kommer att behandlas. Elevers namn samt klass och skoltillhörighet. E-postadresser E-post Arbetsdokument 2.3 Tillåten behandling 9 PUL Vara laglig, korrekt och i enlighet med god sed. Ändamålen ska vara särskilda, uttryckligt angivna och berättigade och man får ej behandla personuppgifter för oförenliga ändamål. Uppgifterna ska vara adekvata, relevanta, riktiga och aktuella. Får inte vara fler än nödvändigt, får ej bevaras längre än nödvändigt (och bara för det ursprungliga ändamålet). 10 PUL om Samtycke: Vad är samtycke enligt PUL?

3 Frivilligt Särskilt Otvetydigt Individuellt Informerat Skriftligt, muntligt eller konkludent handlande Kan återkallas 10 Behandlingen ska också vara nödvändig pga: a) Avtal med den registrerade b) Rättslig skyldighet c) Skydda vitala intressen för den registrerade d) Arbetsuppgift av allmänt intresse e) Myndighetsutövning f) Berättigat intresse efter en intresseavvägning Känsliga personuppgifter är: Ras eller etniskt ursprung Politiska åsikter Religiös eller filosofisk övertygelse Medlemskap i fackförening Hälsa och sexualliv Som huvudregel är det förbjudet att behandla känsliga personuppgifter. Personnummer får behandlas om: 1. Samtycke finns 2. Klart motiverat med hänsyn till: a. Ändamålet med behandlingen b. Vikten av säker identifiering c. Något annat beaktansvärt skäl 2.4 Information till registrerade Information om kommunikationsverktyget ges via förvaltningens hemsida samt till elever och vårdnadshavare via respektive skola i samband med föräldramöte, utvecklingssamtal, skolsamråd etc. 2.5 Personsuppgiftbiträde Microsoft.

4 2.6 Överföra personuppgifter till tredje land Nej enligt avtal. 3. Avtalsvillkor för tjänsten 3.1 Standardavtal Ja, bifogade avtal Grundskole- och gymnasienämnden har till huvudavtalet Microsoft Campus och School-avtal bilagt med tilläggsavtalen EES18 vilket är personuppgiftsbiträdesavtalet och M100 vilket avser EUs standardkontraktsklausuler. 3.2 Underleverantörer och kontroll Personuppgiftsbiträdet kommer att anlita underleverantörer. Den personuppgiftsansvarige har kännedom om vilka andra personuppgiftsbiträden som kan komma att behandla den personuppgiftsansvariges personuppgifter. Den personuppgiftsansvarige kan säkerställa sin kontroll över behandlingen. Den personuppgiftsansvarige kan vid varje givet tillfälle underrätta sig om vilka underleverantörer som för tillfället deltar i behandlingen av personuppgifterna. En fullständig och uppdatera lista på Microsofts underleverantörer för Office 365 finns på Microsofts Office 365 Säkerhetscenter. (http://www.microsoft.com/online/legal/v2/?docid=26&langi d=en-us). Därutöver ges Vallentuna kommun rätt att få meddelanden om det läggs till underleverantörer och säga upp avtalet om de inte godkänner dessa. 3.5 Uppsägning av tjänsten Microsofts avtalsupplägg utgör en rörlighet och flexibilitet mellan molntjänster och klassisk mjukvara på lokala servrar en garant för att Vallentuna Kommun löpande ska kunna anpassa sitt upplägg efter ändrade risker och sårbarhet. Leverantören kan erbjuda tjänsten både som molntjänst samt som lokal installation vilket innebär en möjlighet att hämta tillbaka både tjänst och data om behovet skulle uppstå i framtiden. T.ex. via reviderade risk- och sårbarhetsanalyser.

5 4. Risk- och sårbarhetsanalys Beskrivning Risk Konsekvens av det inträffade Elevers arbetsmaterial i skolan går förlorad pga. systemfel Omarbete, förseningar mm. leder till att användare tappar förtroende för tjänsten. Allvarlig X Konsekvens Betydande Måttlig Försumbar Mycket sällan Sällan Regelbundet Ofta Sannolikhet Beskrivning risk Konsekvens av det inträffade Obehörig får del av personuppgifter och arbetsmaterial Oönskad spridning av informationen. Störningar i det pedagogiska arbetet. Osäkerhet när det gäller användares aktivitet om det finns oklarhet i identifieringen. Kan leda till att användare tappar förtroende för tjänsten. Konsekvens Allvarlig Betydande Måttlig X

6 Försumbar Mycket sällan Sällan Regelbundet Ofta Sannolikhet Beskrivning risk Konsekvens av det inträffade Leverantören visar sig inte kunna etablera eller upprätthålla tillräcklig informationssäkerhet Förlust av anseende för kommunen. Krav i lag och/eller förordning kan inte uppfyllas. Kan framtvinga hävning av avtal och/eller byte av leverantör. Risk för informationsförlust. Allvarlig X Konsekvens Betydande Måttlig Försumbar Mycket sällan Sällan Regelbundet Ofta Sannolikhet Beskrivning risk Konsekvens av det inträffade Leverantören går i konkurs, köps upp av intressent som inte respekterar ingånget avtal eller att tjänsten avvecklas. Kan framtvinga hävande av avtal och/eller byte av leverantör och därmed verksamhetsnyttoförlust och/eller ekonomisk förlust för kommunen. Nedlagt arbete går till spillo, förseningar i produktionen, medarbetar tappar förtroende för sin arbetsmiljö.

7 Allvarlig X Konsekvens Betydande Måttlig Försumbar Mycket sällan Sällan Regelbundet Ofta Sannolikhet Beskrivning Personal hos leverantör läser elevernas e-post risk Konsekvens av det inträffade Obehörig får del av information av privat karaktär. Kan leda till att användare tappar förtroende för tjänsten. Konsekvens Allvarlig Betydande Måttlig Försumbar X Mycket sällan Sällan Regelbundet Ofta Sannolikhet Beskrivning Medarbetares arbetsmaterial i skolan går förlorad pga. systemfel risk Konsekvens av det inträffade Omarbete, förseningar mm. leder till att användare tappar förtroende för tjänsten.

8 Konsekvens Allvarlig Betydande Måttlig Försumbar X Mycket sällan Sällan Regelbundet Ofta Sannolikhet Beskrivning risk Konsekvens av det inträffade Leverantören förmår inte upprätthålla tillgängligheten på tjänsten Störningar i lärandet, användarna tappar förtroende för sin arbetsmiljö. Ekonomiska konsekvenser vid förlorad arbetstid. Konsekvens Allvarlig Betydande Måttlig Försumbar X Mycket sällan Sällan Regelbundet Ofta Sannolikhet Beskrivning risk Konsekvens av det inträffade Information och personuppgifter raderas inte efter att elever har slutat i verksamheten Tjänsterna kan fortsätta användas trots att eleven inte tillhör skolan. Intern information kan spridas till utomstående. Personuppgifter kan bevaras längre än vad som är motiverat från verksamhetens behov. Konsekvens Allvarlig Betydande Måttlig Försumbar X

9 Mycket sällan Sällan Regelbundet Ofta Sannolikhet Beskrivning risk Konsekvens av det inträffade Virus eller annan fientlig kod kan via tjänsten hota kommunens övriga IT-miljö. Störningar i IT-leveransen. Ekonomiska konsekvenser. Konsekvens Allvarlig Betydande Måttlig Försumbar X Mycket sällan Sällan Regelbundet Ofta Sannolikhet Beskrivning risk Konsekvens av det inträffade Leverantören behandlar personuppgifterna för egna ändamål Kommunen kan anses bryta mot gällande lag. Kan framtvinga hävande av avtal och/eller byte av leverantör och därmed verksamhetsnyttoförlust och/eller ekonomisk förlust för kommunen. Användares brist på förtroende. Allvarlig X Konsekvens Betydande Måttlig Försumbar Mycket sällan Sällan Regelbundet Ofta

10 Sannolikhet Beskrivning risk Konsekvens av det inträffade. Leverantören uppgraderar/förändrar innehållet i tjänsten. Avtalet kan behöva förändras för att stämma med ny funktionalitet. Personupphandlingen kan förändras. Kan framtvinga hävande av avtal och/eller byte av leverantör och därmed verksamhetsnyttoförlust. Konsekvens Allvarlig Betydande Måttlig Försumbar X Mycket sällan Sällan Regelbundet Ofta Sannolikhet Beskrivning risk Konsekvens av det inträffade Data och metadata kan inte överföras till annan IT-lösning vid avslutande av tjänsten. Information som man vill behålla i verksamheten förloras och man måste börja om från noll varje gång man byter leverantör. Risk för inlåsning till befintlig leverantör. Konsekvens Allvarlig Betydande X

11 Måttlig Försumbar Mycket sällan Sällan Regelbundet Ofta Sannolikhet

12 Slutsats riskanalys Följande tabell listas de risker som togs upp i ovanstående Risk- och sårbarhetsanalys. För varje risk så ställs ett krav på hur detta ska hanteras i avtal mellan Vallentuna Kommun och Microsoft som molntjänstleverantör. Beskrivning Riskbedömning Åtgärd Elevers arbetsmaterial i skolan går förlorat pga. systemfel Allvarlig/Mycket Sällan Det ska finnas backup av informationen i tjänsten. Denna ska kunna kontrolleras och prövas fortlöpande av kommunen. Obehörig får del av arbetsmaterial. Betydande/Sällan Leverantören ska etablera och upprätthålla en informationssäkerhet som skyddar mot intrång. Denna ska kunna kontrolleras och prövas fortlöpande av kommunen. Utbildning och instruktioner till användare. Leverantören visar sig inte kunna etablera eller upprätthålla tillräcklig informationssäkerhet. Allvarlig/Mycket Sällan Leverantören ska etablera och upprätthålla en informationssäkerhet som kan kontrolleras och prövas fortlöpande av kommunen. Nivån för informationssäkerheten ska göra det möjligt för kommunen att uppfylla motsvarande krav som gäller enligt Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps föreskrifter om statliga myndigheters informationssäkerhet (MSBFS 2009:10). Personal hos leverantören läser Elevernas e-post. Måttlig/Mycket Sällan Kommunen ska på egen hand kunna sätta behörigheter för information i tjänsten. Leverantören går i konkurs, köps upp av intressent som inte respekterar ingånget avtal eller att tjänsten avvecklas. Medarbetares arbetsmaterial i skolan går förlorad pga. systemfel Allvarlig/ Mycket Sällan Det ska finnas back-up av informationen från tjänsten. Denna ska kunna kontrolleras och prövas fortlöpande av kommunen. Back-up ska kunna användas av kommunen utan leverantörens medverkan eller godkännande. Betydande /Mycket sällan Det ska finnas backup av informationen i tjänsten. Denna ska kunna kontrolleras och prövas fortlöpande av kommunen.

13 Leverantören förmår inte upprätthålla tillgängligheten på tjänsten. Betydande /Mycket sällan Nivån på tillräcklig tillgänglighet ska regleras i avtal. Nivån ska vara konkret och mätbar och ge konsekvens för leverantören vid återkommande brister. Virus eller annan fientlig kod kan via tjänsten hota kommunen övriga IT-miljö. Betydande /Mycket sällan Leverantören har väl etablerade skydd mot virus och fientlig kod där data lagras och behandlas. Kommunen har också virusskydd lokalt på klienter och servrar i egen miljö där data kan behandlas. Information och personuppgifter raderas inte efter att elever har slutat i verksamheten Måttlig /Sällan Avslutande av konton styrs från kommunen. Leverantören garanterar att data raderas i enlighet med instruktioner från kommunen. Leverantören behandlar personuppgifterna för egna ändamål Allvarligt /Mycket sällan Leverantören garanterar i avtal att personuppgifter endast kommer att behandlas för de ändamål som leverantören har anlitats för. Leverantören uppgraderar/förändrar tjänsten. Betydande / Mycket sällan Leverantören informerar löpande om förändringar. Kommunen har rutiner för att granska förändringarna och ta ställning till konsekvens. Informationen till användare kan behöva uppdateras. Data och metadata kan inte överföras till annan IT-lösning vid avslutande av tjänsten. Betydande/ Mycket sällan Leverantören beskriver i avtalet hur detta ska kunna genomföras Då risk- och sårbarhetsanalyser är ett pågående arbete är det viktigt att kunna anpassa tjänsten efter nya bedömningar och ändrade förutsättningar. Nämnden/Kommunen konstaterar att den valda tjänsten kan skötas både som en molntjänst och som en lokal installation. Det innebär att kommunen kan välja att sköta delar eller hela tjänsten och själv hämta tillbaka data om behov skulle uppstå i framtiden.

Säkerhet för personuppgifter Datainspektionens allmänna råd Reviderad november 2008

Datainspektionens allmänna råd Vid sidan av lagar och förordningar samt de föreskrifter som Datainspektionen utarbetat, ger vi även ut allmänna råd med rekommendationer i olika frågor. De allmänna råden är inte bindande men de är rekommendationer om hur de bindande kraven i lagarna kan uppnås. Råden ligger också till grund för de föreskrifter som Datainspektionen ger exempelvis i samband med tillsyn och när tillstånd för inkassoverksamhet utfärdas. De allmänna råden är inte uttömmande och får inte uppfattas så att allt som inte behandlas i råden är tillåtet. Av Datainspektionen utgivna Allmänna råd Säkerhet för personuppgifter Information till registrerade Tillämpning av inkassolagen De allmänna råden går att beställa eller hämta på Datainspektionens webbplats www.datainspektionen.se Datainspektionens allmänna råd. Säkerhet för personuppgifter. Pris 53 kr inklusive moms. Reviderad i november 2008. Tryckt hos Lenanders Grafiska (32387), november 2008 på Munken Lynx FSC-certifierat papper. Miljömärkt trycksak 341 145. IISSN 1100-3308. Har du frågor om innehållet kontakta Datainspektionen, telefon 08-657 61 00, e-post datainspektionen@datainspektionen.se, eller besök www.datainspektionen.se 2 Datainspektionens allmänna råd Säkerhet för personuppgifter

Innehåll Förord... 4 Inledning... 5 Ansvaret för säkerheten... 7 Organisation... 12 Hotbild... 15 Säkerhetsnivå... 17 Säkerhetsåtgärder... 20 Sammanfattning... 27 Datainspektionens allmänna råd Säkerhet för personuppgifter 3

Förord Den här skriften innehåller allmänna råd som preciserar personuppgiftslagens (1998:204) krav på säkerhet vid behandling av personuppgifter. Säkerhetskraven innebär enligt 31 personuppgiftslagen att den personuppgiftsansvarige ska vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas. Åtgärderna ska åstadkomma en säkerhetsnivå som är lämplig med beaktande av: de tekniska möjligheter som finns, vad det skulle kosta att genomföra åtgärderna, de särskilda risker som finns med behandlingen av personuppgifterna, och hur pass känsliga de behandlade personuppgifterna är. Råden riktar sig alltså till den som behandlar personuppgifter enligt personuppgiftslagen. Stockholm november 2008 4 Datainspektionens allmänna råd Säkerhet för personuppgifter

Inledning I personuppgiftslagen finns bestämmelser om säkerhet vid behandling av personuppgifter. Syftet med personuppgiftslagen är att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks vid behandling av personuppgifter. Säkerhet Säkerhet är en viktig del av skyddet för den personliga integriteten. Den som behandlar personuppgifter med hjälp av informationsteknik måste därför skydda uppgifterna. En tillfredsställande säkerhet är ett krav enligt personuppgiftslagen. Många har redan en god säkerhet för att skydda uppgifter, till exempel för att skydda sig mot ekonomiska förluster. Detta är dock inte alltid detsamma som att ha en god säkerhet för att skydda de registrerades integritet. Råden är inte bindande. De är rekommendationer om hur de bindande kraven i personuppgiftslagen om säkerhet kan uppnås. Enligt personuppgiftslagen får Datainspektionen i enskilda fall besluta om vilka säkerhetsåtgärder som ska vidtas. Bindande föreskrifter om säkerhet kan meddelas till exempel vid behandling av personuppgifter som innebär särskilda risker för otillbörligt intrång i den personliga integriteten eller om inspektionen vid till exempel tillsyn finner brister vid behandling av personuppgifter. Bedömningen av vilka säkerhetsåtgärder som behövs är beroende bland annat av vilka personuppgifter som behandlas. Ytterligare åtgärder, som inte nämns i dessa allmänna råd, kan vara nödvändiga för att skydda de personuppgifter som behandlas. Datainspektionens allmänna råd Säkerhet för personuppgifter 5

FAKTA Personuppgifter All slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Behandling av personuppgifter Varje åtgärd eller serie av åtgärder som vidtas i fråga om personuppgifter till exempel insamling, registrering, organisering, lagring, bearbetning, ändring, återvinning, inhämtande, användning, utlämnande genom översändande, spridning eller annat tillhandahållande av uppgifter, sammanställning eller samkörning, blockering, utplåning eller förstöring. Personuppgiftsansvarig Den som ensam eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen med och medlen för behandlingen av personuppgifter. Personuppgiftsbiträde Den som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning. Personuppgiftsombud Den fysiska person som, efter förordnande av den personuppgiftsansvarige, självständigt ska se till att personuppgifter behandlas på ett korrekt och lagligt sätt. Utöver Datainspektionens allmänna råd om säkerhet finns Ledningssystem för informationssäkerhet med krav och råd om säkerhet i svensk standard för informationssäkerhet, SS-ISO/IEC 27001 och SS-ISO/IEC 27002 som ingår i ISO 27000-serien. Datainspektionens allmänna råd om säkerhet innehåller både råd och allmän information. De allmänna råden anges med fetstil. 6 Datainspektionens allmänna råd Säkerhet för personuppgifter

Ansvaret för säkerheten Personuppgiftsansvarig är den som ensam eller tillsammans med andra bestämmer ändamålen med och medlen för behandlingen av personuppgifter Personuppgiftsansvarig (3 personuppgiftslagen) Personuppgiftsansvarig är normalt den juridiska person (till exempel aktiebolag, stiftelse eller förening) eller den myndighet som behandlar personuppgifter i sin verksamhet och som bestämmer vilka uppgifter som ska behandlas och vad uppgifterna ska användas till. Det är alltså är inte chefen på en arbetsplats eller en anställd som är personuppgiftsansvarig. Undantagsvis kan en fysisk person vara personuppgiftsansvarig, till exempel en enskild företagare. Det är de faktiska omständigheterna i det enskilda fallet som avgör vem som är personuppgiftsansvarig, det vill säga vem som faktiskt bestämmer över behandlingen. Avtal där ansvaret preciseras kan ge vägledning vid bedömningen. Om två eller flera gemensamt bestämmer över en viss behandling är de personuppgiftsansvariga tillsammans. Vem som är personuppgiftsansvarig för en viss behandling kan också särskilt anges i lag eller förordning, till exempel i särskilda registerlagar. En användare som enbart har rätt att komma åt personuppgifter genom att läsa dem och söka bland dem, men som inte självständigt får ändra, komplettera eller radera uppgifterna är inte personuppgiftsansvarig. En juridisk person eller en myndighet är personuppgiftsansvarig även om verksamheten bedrivs i filialer eller andra organisatoriska enheter. Datainspektionens allmänna råd Säkerhet för personuppgifter 7

Om flera juridiska personer i en organisation behöver behandla samma personuppgifter (till exempel föra ett register över alla anställda i en koncern), kan ansvarsfördelningen se ut på olika sätt. Om moderbolaget ensamt bestämmer över behandlingen blir moderbolaget personuppgiftsansvarig. För det fall alla bolag inom en koncern gemensamt bestämmer över behandlingen blir de tillsammans ansvariga för det aktuella registret. De olika koncernbolagen kan naturligtvis samtidigt var för sig vara personuppgiftsansvariga för andra register som de självständigt bestämmer över. I en kommun är normalt både kommunstyrelsen och de kommunala nämnderna om de är så självständiga att de är förvaltningsmyndigheter personuppgiftsansvariga, var och en i sin verksamhet. Vilket organ i kommunen som är personuppgiftsansvarig kan inte anges generellt; de faktiska omständigheterna i det enskilda fallet måste beaktas, till exempel om nämnden och dess förvaltning självständigt förfogar över de personuppgifter som behandlas. Den personuppgiftsansvarige ska enligt 31 personuppgiftslagen vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas. Åtgärderna ska åstadkomma en säkerhetsnivå som är lämplig med beaktande av: de tekniska möjligheter som finns, vad det skulle kosta att genomföra åtgärderna, de särskilda risker som finns med behandlingen av personuppgifterna, och hur känsliga de behandlade personuppgifterna är. 8 Datainspektionens allmänna råd Säkerhet för personuppgifter

Personuppgiftsbiträde är den som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning. (3 personuppgiftslagen) Personuppgiftsbiträde Med benämningen personuppgiftsbiträde avses alltid någon utanför den egna organisationen. En anställd eller någon annan som behandlar personuppgifter under den personuppgiftsansvariges direkta ansvar är inte personuppgiftsbiträde. Ett personuppgiftsbiträde kan vara antingen en fysisk eller en juridisk person. Om en personuppgiftsansvarig anlitar till exempel en servicebyrå, blir denna ett personuppgiftsbiträde som får behandla personuppgifter enligt den personuppgiftsansvariges instruktioner. När den personuppgiftsansvarige anlitar ett personuppgiftsbiträde, ska den personuppgiftsansvarige enligt 31 personuppgiftslagen förvissa sig om att personuppgiftsbiträdet kan genomföra de säkerhetsåtgärder som måste vidtas och se till att personuppgiftsbiträdet verkligen vidtar åtgärderna. Ett personuppgiftsbiträde får behandla personuppgifter enbart i enlighet med instruktioner från den personuppgiftsansvarige och är skyldig att vidta de säkerhetsåtgärder som den personuppgiftsansvarige kräver/instruerar om. Ett skriftligt avtal som reglerar förhållandet mellan personuppgiftsbiträdet och den personuppgiftsansvarige ska enligt 30 personuppgiftslagen upprättas. I avtalet ska säkerhetsåtgärderna vid behandlingen av personuppgifter regleras. Kravet på skriftlighet innebär att avtalet måste vara uttryckt i text, men texten kan finnas på papper eller i elektronisk form. Något krav på att avtalshandlingen ska Datainspektionens allmänna råd Säkerhet för personuppgifter 9

vara undertecknad finns inte, men kan ur bevishänseende rekommenderas. Den personuppgiftsansvarige kan överlåta den faktiska behandlingen av personuppgifter, men personuppgiftsansvaret kan aldrig överlåtas. Det är alltid den personuppgiftsansvarige som ytterst svarar för att personuppgiftslagen följs och att de registrerade behandlas korrekt. Den eller de personer som arbetar under ledning av den personuppgiftsansvarige eller personuppgiftsbiträdet får behandla personuppgifter enbart i enlighet med instruktioner från den personuppgiftsansvarige eller personuppgiftsbiträdet. Personuppgifts - ombud Personuppgiftsombud är den fysiska person som den personuppgiftsansvarige har utsett att självständigt se till att personuppgifter behandlas på ett korrekt och lagligt sätt. (3 personuppgiftslagen) Har personuppgiftsombudet anledning att misstänka att den personuppgiftsansvarige bryter mot de bestämmelser som gäller för behandlingen av personuppgifter och vidtas inte rättelse så snart det kan ske efter påpekande, ska personuppgiftsombudet enligt 38 andra stycket personuppgiftslagen anmäla förhållandet till Datainspektionen. Även om det finns ett personuppgiftsombud svarar den personuppgiftsansvarige för att det vidtas lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda de personuppgifter som behandlas. Mer information om ombudets roll och arbetsuppgifter finns på Datainspektionens webbplats www.datainspektionen.se/personuppgiftsombud. Övriga personer 10 Datainspektionens allmänna råd Säkerhet för personuppgifter

Skada och kränkning av den personliga integriteten som uppkommer till följd av till exempel bristande säkerhet kan leda till skadestånd enligt 48 personuppgiftslagen. Skadestånd Datainspektionens allmänna råd Säkerhet för personuppgifter 11

Organisation Inledning I en säkerhetspolicy bör man lämpligen redovisa organisationens säkerhetsstrategi, ansvarsfördelning och övergripande mål för säkerheten. En säkerhetspolicy bör vara tydlig samt lätt att förstå och tillämpa i praktiken. Om det finns anställda i verksamheten bör policyn vara skriftlig och allmänt tillgänglig inom organisationen. Säkerhetspolicyn bör fortlöpande omprövas och anpassas till det aktuella behovet av skydd. En säkerhetspolicy bildar grunden för säkerhetsarbetet och ligger till grund för organisationens riktlinjer och regler för hantering av personuppgifter. En otydlig och svårtillämpad säkerhetspolicy kan uppfattas som en formalitet som måste finnas men som inte berör de anställda. Säkerhetspolicy Personalen är den viktigaste resursen i säkerhetsarbetet. Man kan ha bra och dyr teknisk utrustning för säkerhet, men om utrustningen inte används rätt är investeringen bortkastad. Fungerande administrativa rutiner är väl så viktiga som tekniska lösningar. En personuppgiftsansvarig bör, i vart fall om en omfattande behandling av personuppgifter utförs eller om känsliga personuppgifter behandlas, ha en fastställd säkerhetspolicy. Kontroll/ avstämning För att säkerställa att riktlinjer och regler följs bör kontroller genomföras. Inom en organisation bör det även finnas rutiner för rapportering och uppföljning av säkerhetsincidenter. 12 Datainspektionens allmänna råd Säkerhet för personuppgifter