1(6) Näringsdepartementet Remiss av SOU 2013:80 Ett minskat och förenklat uppgiftslämnande för företagen har erhållit rubricerade remiss för yttrande och lämnar här följande synpunkter. Sammanfattning Vi anser att det är en fördel att det finns ett samlat register för företagens uppgiftslämnande, men det är viktigt att sekretess och rättssäkerhet säkerställs. Vi är tveksamma till förslaget att inrätta en ny myndighet. Det borde istället vara mer kostnadseffektivt att inordna ansvaret under någon myndighet som hanterar liknande uppgifter idag. Det vore en fördel om även andra uppgifter än de som har författningsstöd kan hanteras. Dvs även sådana kontakter som sker där vi är antingen leverantör eller beställare. Vi anser att uppdatering och överföring av uppgifter ska ske med hög automatiseringsgrad. Register bör utformas så att uppgifter som lämnats till en myndighet kan återfinnas om en annan myndighet har behov av samma uppgifter. Uppgifter som lämnas till en myndighet och som där omfattas av sekretess, får inte genom att uppgifter lämnas mellan olika myndigheter, bli offentliga Viktigt att det lämnas tidsutrymme för myndigheterna att anpassa system och rutiner och att anslutningen kan ske successivt efter förordningens ikraftträdande. Det kan vara positivt om även övrig offentlig verksamhet kan ges möjlighet att anslutas till Servicetjänsten. Liksom en möjlighet att utvidga registret att omfatta även utländska företag. Anslutning till Servicetjänsten får inte hämma myndighetens egna möjligheter att utveckla sin verksamhet. En nivåindelning av uppgiftslämnandet skulle kunna förenkla ytterligare. Vi har inte haft möjlighet att i nuläget i detalj klargöra effekterna för vår hantering och anpassning av system och tjänster till de föreslagna förutsättningarna. Vi har inte heller kunnat bedöma kostnads- och nyttoeffekterna. Vi ser gärna att berörda myndigheter involveras som rådgivande och som referens i arbetet med utformningen av servicetjänsten.
2(6) Kommentarer till förordningstexten Förslaget till förordning s kommentarer 1 Denna förordning gäller för myndigheter under regeringen. 2 Denna förordning syftar till att minska och förenkla företagens uppgiftslämnande till myndigheterna Vi anser att det är en fördel att det finns ett samlat register för företagens uppgiftslämnande för de uppgifter som lämnas på flera ställen. Rättssäkerhet och sekretess måste säkerställas Förordningens innehåll 3 I denna förordning finns bestämmelser om 1. ett register över uppgiftskrav (5 8 ), 2. arbetet med samordning av uppgiftskrav m.m. (9 11 ), 3. en elektronisk servicetjänst för företagens uppgiftslämnande (12 16 ), och 4. behandling av personuppgifter inom ramen för servicetjänsten (17 21 ) Definitioner 4 I denna förordning avses med företag: fysisk eller juridisk person som bedriver eller avser att bedriva näringsverksamhet i Sverige, uppgiftskrav: en skyldighet enligt lag eller annan föreskrift för företag att lämna uppgifter till en myndighet med viss regelbundenhet, efter att en viss händelse inträffat eller vid en ansökan eller liknande, grundläggande uppgifter: uppgifter om ett företag som regelmässigt eller ofta efterfrågas av myndigheterna när ett uppgiftskrav ska fullgöras och som kan hanteras inom ramen för servicetjänsten. Register över uppgiftskrav 5 Det ska finnas ett register över gällande uppgiftskrav (Uppgiftskravsregistret). Registret ska föras av Företagsdatamyndigheten. Vi är tveksamma till att inrätta en ny myndighet för detta ändamål. Vi föreslår att uppgifter hanteras under en redan befintlig myndighet, som hanterar liknande uppgifter idag. Vi anser att detta, åtminstone initialt, skulle vara mer kostnadseffektivt.
3(6) Uppgiftskravsregistrets innehåll 6 Uppgiftskravsregistret ska för varje uppgiftskrav innehålla uppgifter om 1. författningsstöd 2. vilka verksamheter som avses 3. grundläggande uppgifter som företaget lämnar när uppgiftskravet ska fullgöras 4. andra uppgifter än grundläggande uppgifter som företaget lämnar när uppgiftskravet ska fullgöras 5. de olika tillvägagångssätt som företagen kan använda för att fullgöra uppgiftskravet Det vore en fördel om även andra uppgifter än de som har författningsstöd kan hanteras. har dels uppgifter som myndighet, men är också i flera fall att betrakta som leverantör åt företag och medborgare, t ex avseende kapacitet på järnväg eller transportdispenser på väg. Dessutom är den offentliga sektorn en stor beställare där vi kan se fördelar om de företag som är leverantörer till denna, kunde besparas att lämna uppgifter t ex i samband med anbudslämning. 6. uppskattad belastning för företagen att fullgöra uppgiftskravet. Företagsdatamyndigheten får meddela närmare föreskrifter om vilken information som ska ingå i registret. Tillgång till uppgiftskravsregistret 7 Registret över uppgiftskrav ska hållas tillgängligt elektroniskt för var och en samt kunna vidareutnyttjas. Det är viktigt att sekretess och rättssäkerhet säkerställs Anmälan och redovisning av uppgiftskrav 8 När ett uppgiftskrav införs, ändras eller upphör att gälla ska den myndighet till vilken företagen ska lämna uppgifter anmäla förändringen till Företagsdatamyndigheten och även ändra i registret över uppgiftskrav. När informationen som avses i 6 ändras ska den myndighet till vilken företagen ska lämna uppgifter anmäla förändringen till Företagsdatamyndigheten och ändra i registret över uppgiftskrav. Lösningen för hur registren ska utformas är inte beskriven i förslaget, men vi anser att uppdatering och överföring av uppgifter ska ske med hög automatiseringsgrad. Därmed undviks onödig administration hos berörda myndigheter. Samordning av uppgiftskrav, m.m. En skyldighet att förenkla uppgiftskrav 9 Myndigheter ska utforma sina uppgiftskrav och administrativa rutiner kring uppgiftskraven så att företagens uppgiftslämnande minskas och förenklas. Uppmaning att samverka 10 Om Företagsdatamyndigheten finner att företag lämnar samma eller likande uppgift till flera myndigheter får Företagsdatamyndigheten uppmana myndigheterna att samverka för att underlätta eller begränsa företagens uppgiftslämnande. De myndigheter till vilken uppmaningen riktas ska redovisa vilka åtgärder som vidtagits i anledning av uppmaningen för att Register bör utformas så att uppgifter som lämnats till en myndighet kan återfinnas om en annan myndighet har behov av samma uppgifter. Det undantar inte att myndigheter ska samordna sig. Uppgifter som lämnas till en myndighet och som kan användas av
4(6) underlätta eller begränsa företagens uppgiftslämnande. Har inga åtgärder vidtagits ska skälen för detta anges. annan myndighet bör kunna användas utan kostnad för myndigheterna. Servicetjänst 11 Det ska finnas en säker servicetjänst för företagens uppgiftslämnande. Servicetjänsten ska tillhandahållas av Företagsdatamyndigheten. Till servicetjänsten ska myndigheters e-tjänster där företagen kan fullgöra ett eller flera uppgiftskrav anslutas. Sekretess och offentlighet måste säkerställas. Uppgifter som lämnas till en myndighet och som där omfattas av sekretess, kan inte genom att uppgifter lämnas mellan olika myndigheter, bli offentliga. 12 Servicetjänsten ska visa de uppgiftskrav som företaget ska eller kan fullgöra samt visa företagets grundläggande uppgifter. 13 Servicetjänsten ska överlämna företagets grundläggande uppgifter till anslutna e-tjänster när dessa besöks via servicetjänsten. 14 De myndigheter som anges i bilagan ska när de har kännedom om att ett företag (eller en grupp av företag) är skyldiga att fullgöra ett uppgiftskrav som anges i bilagan meddela Företagsdatamyndigheten vilket företag och uppgiftskrav som avses samt när kravet ska fullgöras. Vi anser att uppdatering och överföring av uppgifter ska ske med hög automatiseringsgrad. Därmed undviks onödig administration hos berörda myndigheter Myndigheterna ska meddela Företagsdatamyndigheten när ett företag fullgjort ett uppgiftskrav som avses i första stycket. 15 Företagsdatamyndigheten får meddela föreskrifter för inrättande och förvaltning av servicetjänsten. Behandling av personuppgifter inom servicetjänsten m.m. 16 Personuppgiftslagen (1998:204) gäller vid behandling av personuppgifter inom ramen för servicetjänsten om inte annat följer av denna förordning. 17 Företagsdatamyndigheten är personuppgiftsansvarig för den behandling av personuppgifter som myndigheten utför inom ramen för servicetjänsten. 18 Företagsdatamyndigheten får behandla personuppgifter i den utsträckning som krävs för att föra en förteckning över enskilda personer som besökt servicetjänsten och de individuella anpassningar av servicetjänsten som denna gjort. Av förteckningen får vidare framgå vilka företag den enskilda personen företräder.
5(6) Företagsdatamyndigheten får behandla personuppgifter i den utsträckning som krävs för att överlämna grundläggande uppgifter från servicetjänsten till ansluten e-tjänst. Företagsdatamyndigheten får behandla personuppgifter i den utsträckning som krävs för att visa den enskilde de uppgiftskrav som avses i 14. 19 Personuppgifter som behandlats för de ändamål som anges i 18 får också behandlas för att fullgöra uppgiftsutlämnande som sker i överensstämmelse med lag eller förordning. I övrigt gäller 9 första stycket d och andra stycket personuppgiftslagen (1998:204). 20 Bestämmelserna i personuppgiftslagen (1998:204) om rättelse och skadestånd gäller för behandling av personuppgifter enligt denna förordning. Gallring 21 Uppgifter om enskilda personer som besökt servicetjänsten ska gallras senast fem år efter att denna senast besökte servicetjänsten. Sammanställningar av grundläggande uppgifter som upprättats när den enskilde besöker servicetjänsten ska gallras omedelbart efter besöket. Uppgifter om att ett företag är skyldigt att fullgöra ett uppgiftskrav ska gallras senast ett år efter det att uppgiftskravet skulle ha fullgjorts. Uppgifter om att ett företag fullgjort ett uppgiftskrav som avses i tredje stycket ska gallras senast sex månader efter det att Företagsdatamyndigheten mottog uppgiften. Ikraftträdande- och övergångsbestämmelser Denna förordning träder i kraft den 1 januari 2015. Ytterligare kommentarer Vi har ingen synpunkt på datumet för ikraftträdande, men vid införandet är det är viktigt att det lämnas tidsutrymme för myndigheterna att anpassa system och rutiner och att anslutningen kan ske successivt Det är en fördel om alla kontakter med företag kan ske genom Servicetjänsten. Det sker i första hand genom att göra tjänsten attraktiv så att den uppfattas som en tydlig förenkling i kontakten med myndigheterna. Här ligger ett stort ansvar på respektive myndighet att bidra till detta. Risken är i annat fall att parallella system måste tillhandahållas och därmed skulle en del av effektiviseringen gå förlorad.
6(6) Även övrig offentlig verksamhet bör ges möjlighet att anslutas till registret för att ytterligare underlätta för både företag och myndigheter. I vår verksamhet förekommer också kontakter med utländska företag. En möjlighet att utvidga registret att omfatta även sådana företag bör övervägas. Anslutning till Servicetjänsten får inte hämma myndighetens egna möjligheter att utveckla sin verksamhet. En nivåindelning av uppgiftslämnandet skulle kunna förenkla ytterligare för företagen och för de myndigheter som berörs. Som exempel skulle uppgifter kunna delas in i: - Gemensamma myndighetsuppgifter, som gäller alla myndigheter - Branschgemensamma uppgifter, t ex transportsektorn - Myndighetsspecifikt, t ex Vi har inte haft möjlighet att i nuläget i detalj klargöra effekterna för vår hantering och anpassning av system och tjänster till de föreslagna förutsättningarna. Vi har inte heller kunnat bedöma kostnads- och nyttoeffekterna. Vi tror emellertid att kostnaderna initialt att anpassa s system kommer att överstiga de i utredningen antagna 4-8 Mkr per år. Vi ser gärna att berörda myndigheter involveras som rådgivande och som referens i det fortsatta arbetet med att utforma servicetjänsten