1/1 Kommunstyrelsen Tjänsteskrivelse Datum: 2015-05-28 Förvaltning: Kommunledningskontoret Handläggare: Ola Ingevaldson Telefon: 0523/5613102 E-post: ola.ingevaldson REVIDERING AV ÄGARDIREKTIV OCH BOLAGSORDNING FÖR LYSEKILS HAMN AB Dnr: LKS 2015- Bakgrund Kommunfullmäktige godkände vid sitt sammanträde 2014,, att Lysekils Stadshus AB:s helägda dotterbolag Kolholmarna AB avvecklas via att genom en fusion uppgå i Lysekils Hamn AB. Fusionsprocessen har genomförts under våren och beräknas vara slutligt genomförd vid årsstämman 17 juni 2015. I anslutning härtill krävs att styrdokumenten för Lysekils Hamn AB i form av ägardirektiv och bolagsordning revideras. Revideringen innebär, att tillämpliga delar av styrdokumenten för Kolholmarna AB överförs till motsvarande styrdokument för Lysekils Hamn AB. De reviderade styrdokumenten har behandlats av styrelsen för Lysekils Stadshus AB som tillstyrkt förslagen. Förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktige beslutar att godkänna reviderade ägardirektiv och bolagsordning för Lysekils Hamn AB i enlighet med upprättade förslag. Kommunledningskontoret Ola Ingevaldson Tf kommunchef Lysekils kommun, 453 80 Lysekil Tel: 0523-61 30 00 Fax: 0523-61 37 12 registrator@lysekil.se www.lysekil.se
BOLAGSORDNING FÖR LYSEKILS HAMN AB Dnr: LKS 2014-477, antagen av kommunfullmäktige 2014-11-27, 24 1 Bolagets firma Bolagets firma är Lysekils Hamn AB. 2. Bolagets säte Bolaget skall ha sitt säte i Lysekils Kommun, Västra Götalands län. 3. Föremålet för bolagets verksamhet Bolaget skall bedriva handelshamnsverksamhet för fartygsoperationer och omlastningar med tillhörande logistiktjänster. Bolaget svarar dessutom för övriga hamnrelaterade frågor i förhållande till yrkessjöfart inom kommunen. Bolaget skall till föremål för sin verksamhet äga, utveckla, upplåta och förvalta markområden, kajer, magasin och övrig infrastruktur inom och i anslutning till handelshamnen i Lysekil. Föremålet för verksamheten bedrivs i enlighet med 1 kap 3 och 3 kap 6 Lagen om vissa kommunala befogenheter. 4. Bolagets ändamål Bolaget är inom sin verksamhet Lysekils kommuns fackorgan och svarar för drift och förvaltning av de verksamheter som kommunfullmäktige överlämnat till bolaget enligt 3. Bolaget ska tillämpa den kommunala lokaliseringsprincipen, likställighetsprincipen samt gällande särlagstiftning. Likvideras bolaget ska behållna tillgångar tillfalla Lysekils kommun. 5. Aktiekapital Aktiekapitalet skall utgöra lägst 100 000 kronor och högst 400 000 kronor. 6. Antal aktier och aktiebelopp Antal aktier skall vara lägst 1 000 och högst 4 000. Aktie ska lyda på 100 kronor. 7. Styrelse Styrelsen skall bestå av fem (5) ledamöter med tre (3) ersättare. Styrelsen utses av kommunfullmäktige i Lysekils kommun för tiden från årsstämman som följer närmast efter det val till kommunfullmäktige förrättats intill slutet av den årsstämma som följer efter nästa val till kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige utser också ordförande och vice ordförande i bolagets styrelse. Sida 1 av 3
8. Revisor och lekmannarevisorer För granskning av bolagets årsredovisning jämte räkenskaper samt styrelsens och verkställande direktörens förvaltning utser årsstämman en auktoriserad huvudansvarig revisor med suppleant. Deras uppdrag gäller till slutet av den årsstämma som hålls under det fjärde räkenskapsåret efter revisorsvalet. Som revisor kan även ett registrerat revisionsbolag utses. För samma mandatperiod som gäller för bolagets revisor skall kommunfullmäktige i Lysekils kommun utse två lekmannarevisorer. 9. Räkenskapsår Bolagets räkenskapsår är kalenderår. 10. Kallelse till bolagsstämma Kallelse till bolagsstämma, som skall hållas i Lysekil, och andra meddelanden till aktieägarna, skall ske genom brev med posten eller e-post. Kallelse till bolagsstämma sker tidigast fyra veckor och senast två veckor före stämman. Kallelse till bolagsstämma anslås på kommunens anslagstavla. 11. Årsstämman Årsstämma hålls årligen inom sex månader efter räkenskapsårets utgång. På årsstämman skall följande ärenden förekomma: 1. Stämmans öppnande 2. Val av ordförande och sekreterare vid stämman 3. Upprättande och godkännande av röstlängd 4. Val av en eller två protokollsjusterare 5. Fastställande av dagordning 6. Prövning av om stämman blivit behörigt sammankallad 7. Föredragning av årsredovisning, revisionsberättelse samt lekmannarevisorernas granskningsrapport. 8. Beslut om: a) fastställande av resultaträkning och balansräkning b) dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen c) ansvarsfrihet för styrelseledamöterna och verkställande direktören d) fastställande av arvode åt styrelse, revisor och lekmannarevisorer e) Val av revisor när så skall ske Sida 2 av 3
9. Anmälan av styrelseledamöter och ersättare som enligt 8 förrättats av kommunfullmäktige 10. Övriga ärenden, vilka ankommer på stämman enligt aktiebolagslagen eller bolagsordningen 12. Inspektionsrätt Kommunstyrelsen i Lysekils kommun äger rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper samt i övrigt inspektera bolaget och dess verksamhet. Ledamöterna i Lysekils kommunfullmäktige samt ledamöter i moderbolagets styrelse har rätt att närvara och yttra sig vid bolagsstämma. Representanter från allmänheten har rätt att närvara vid årsstämman. 13. Kommunfullmäktiges rätt Bolaget ska bereda kommunfullmäktige i Lysekils kommun möjlighet att ta ställning innan sådana beslut fattas i verksamheten, som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. 14. Ändring av bolagsordning Denna bolagsordning får inte ändras utan godkännande av kommunfullmäktige i Lysekils kommun. Sida 3 av 3
Ägardirektiv för Lysekils Hamn AB Dnr: LKS 2014-477, antagen av kommunfullmäktige 2014-11-27, 24 Ändamål med bolagets verksamhet Bolaget ska bedriva handelshamnsverksamhet för fartygsoperationer och omlastningar med tillhörande logistiktjänster, samt ansvara för hamnrelaterade frågor i förhållande till övrig yrkessjöfart inom kommunen. Bolagets verksamhet ska kännetecknas av personlig service, effektivitet och kvalitet för att därigenom stärka kundernas konkurrensförmåga. Bolaget ska även ansvara för infrastrukturella frågor i Lysekils handelshamn och i angränsande områden. Bolaget ska äga magasinen samt planera för disposition av markområden och övrig infrastruktur inom och i anslutning till handelshamnen i Lysekil. Ägarens krav Verksamhetsmål Bolaget ska ansvara för uthyrning och medverka vid en eventuell försäljning av infrastruktur och markområden som framgår av bifogas karta. Bolaget ska fullgöra sina åtaganden på så sätt att bolaget säkerställer en långsiktig konkurrenskraft Bolaget ska bedrivas på affärsmässig grund och präglas av effektivitet och miljöhänsyn Bolaget ska pröva alternativ till att driva bolaget i kommunal regi Bolaget ska medverka till att utveckla Lysekils kommun till en attraktiv kommun vad avser boende, utbildning, näringsliv och livskvalitet Bolaget ska medverka i kommunens planering och utredningsverksamhet samt i övrigt bistå kommunen med de uppgifter som överlämnas till bolaget Bolaget ska i sin verksamhet och dess utveckling alltid beakta samordningsmöjligheter med den övriga kommunkoncernen och kommunens förvaltningar Ekonomiska mål Bolaget har rätt att reinvestera överskjutande kapital. Det resultat som överstiger 25 % av det egna kapitalet kan utdelas efter samråd med ägaren. Bolaget ska verka för att finna externa medfinansiärer, stöd från sponsorer och donationer inom ramen för det kommunala regelverket Bolaget ska ha en långsiktigt hållbar ekonomi utan ägartillskott Sida 1 av 2
Rapportering Bolaget ska följa de av moderbolaget utfärdade anvisningarna för budget, verksamhetsplanering och bokslut. Bolaget ska vad avser budget och ekonomisk uppföljning följa de riktlinjer och direktiv som utgår från kommunens centrala ekonomifunktion för att möjliggöra en samordning i hela kommunkoncernen. Sida 2 av 2