2016-12-01 1 (6) GEMENSAMT ÄGARDIREKTIV FÖR SAMTLIGA KOMMUNÄGDA BOLAG I KONCERNEN VELLINGE KONCERN AB Detta ägardirektiv fastställdes av kommunfullmäktige i Vellinge kommun den 28 september 2016 131. Bolagen i koncernen Vellinge koncern AB har antagit det gemensamma ägardirektivet för samtliga bolag på bolagstämma i respektive bolag den 22 november 2016. Kommunfullmäktige i Vellinge kommun har antagit särskilda ägardirektiv för bolagen, som i förekommande fall kompletterar vad som följer av detta gemensamma ägardirektiv. PRINCIPER FÖR STYRNING AV BOLAGEN Allmänt Vellinge kommuns styrning av bolagen grundas på Principer för styrning av kommun och landstingsägda bolag utgiven av Sveriges kommuner och landsting med de tillägg och förändringar som krävs för anpassning till förhållandena i Vellinge kommun och följer av gällande ägardirektiv. Bolagen som en del av den kommunala organisationen Bolagen är en del av Vellinge kommuns verksamhet, och är en alternativ form för att tillhandahålla de egna kommuninvånarna service och tjänster (kommunal verksamhet). Bolagens verksamhet regleras av lag, bolagens bolagsordning samt direktiv utfärdade av kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen. Detta ägardirektiv är ett komplement till bolagsordningen. Kommunens direktivrätt Det ankommer på bolagens styrelse och verkställande direktör att följa på bolagsstämman utfärdade direktiv om de inte står i strid mot bolagens intresse, tvingande bestämmelser i aktiebolagslagen eller annan lag och författning. POST 235 81 Vellinge BESÖK Norrevångsgatan 3 TELEFON 040-42 50 00 FAX 040-42 51 49 E-POST vellinge.kommun@vellinge.se WEBB Vellinge.se BANKGIRO 5896-1467 ORG. NR 212000-1033
2 (6) Bolagens ändamål Bolagens ändamål är att, i enlighet med det kommunala ändamålet, medverka till att utveckla Vellinge kommun till en attraktiv kommun med god boende- och livsmiljö samt ett gott näringslivsklimat. Bolagens verksamhet Allmänt Föremålet för bolagens verksamhet anges i bolagsordning för bolagen. Bolagen får inte bedriva verksamhet som inte är förenlig med bolagsordningen. Verksamheten i respektive bolag ska bedrivas med iakttagande av det kommunala ändamålet för verksamheten, kommunalrättsliga principer samt vad som framgår av bolagsordningen, dessa gemensamma ägardirektiv samt i förekommande fall särskilda ägardirektiv för respektive bolag. Bolagen bedriver kommunal verksamhet och i den mån det är tillämpligt gäller självkostnadsprincipen (eller i den mån bolaget utgör ett allmännyttigt kommunalt bostadsaktiebolag att verksamheten ska bedrivas enligt affärsmässiga principer), likställighetsprincipen och lokaliseringsprincipen. Bolagen ska fortlöpande informera Vellinge kommun om dess verksamhet. Bolagen ska upprätta funktionskrav för ett kontinuerligt kvalitetsarbete men också drivas av att utveckla nya koncept och innovationer. Budget och verksamhetsplan Bolagen ska årligen fastställa en verksamhetsplan med strategiska mål för de nästkommande tre räkenskapsåren och budget för nästkommande räkenskapsår. Fastställd verksamhetsplan och budget ska tillställas kommunen enligt av kommunfullmäktige årligen fastställd tidplan i budgetprocess. Bolagen ska redovisa nyckeltal som är relevanta för respektive bolags verksamhet. Fullmäktiges ställningstagande Av bolagsordningen för bolagen framgår att bolagen ska bereda kommunfullmäktige i Vellinge kommun möjlighet att ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell betydelse eller annars av större vikt fattas. Bolagen ansvarar för att kommunfullmäktige får ta ställning innan beslut av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas. Bolagen ansvarar
3 (6) för att så sker. Uppstår tveksamhet om huruvida kommunfullmäktiges ställningstagande krävs, ska bolaget samråda med kommunstyrelsen i kommunen Som frågor av principiell beskaffenhet betraktas till exempel följande: - ändring av bolagsordning; - ändring av aktiekapital; samt - förvärv, avveckling eller bildande av dotterbolag. Samverkan inom bolagskoncernen Vellinge koncern AB ska medverka till att verksamheterna i dotterbolagen samordnas för optimalt resursutnyttjande och ska se till att dotterbolagen följer fastställda ägardirektiv genom fortlöpande dialog med respektive dotterbolag i koncernen. Styrelsen i respektive dotterbolag ska därför hålla Vellinge koncern AB informerat om sin verksamhet och om planerade åtgärder av större vikt. Vellinge koncern AB har rätt att få ta del av information från dotterbolagen som Vellinge koncern AB anser nödvändig för att detta åtagande ska kunna fullgöras. Vellinge koncern AB ska svara för beredning och samordning av strategiska frågor som ska behandlas av kommunfullmäktige, såsom bolagskoncernens ekonomiska rapporteringar till kommunstyrelse och kommunfullmäktige avseende verksamhetsplan, budget, investeringar, finansiering, delårsrapporter samt årsredovisning. Vellinge koncern AB ska aktivt bevaka händelser och trender i omvärlden och på marknaden i den del det är relevant för kommunen och bolagen. Samverkan med kommunens verksamheter Bolagen är en resurs i den kommunala verksamheten. I syfte att uppnå största möjliga kommunnytta ska bolagen vara en aktiv part i utvecklingen av kommunen i de fall där bolagen kan tänkas spela en roll och ska därvid samverka med kommunen. Kommunen, från ett politiskt och från ett tjänstemans perspektiv, och bolagen ska kontinuerligt bjuda in varandra till och delta i samråd om planering och framtidsplaner inom kommunen och ska enas om struktur och former för sådant samråd.
4 (6) Kommunstyrelsens uppsikt och granskning Bolagen står enligt 6 kap. 1 kommunallagen under uppsikt av kommunstyrelsen. Kommunstyrelsen har rätt att ta del av bolagens handlingar och räkenskaper samt att i övrigt inspektera bolagen och dess verksamhet. Bolagen ska lämna kommunstyrelsen den information om verksamheten som den begär. Den närmare omfattningen av informationen fastställs i samråd med bolagens styrelse. Kommunstyrelsen ska utan dröjsmål få del av: - protokoll från bolagsstämma i bolagen, - protokoll från styrelsesammanträde, och - bolagens årsredovisning med revisionsberättelse och granskningsrapport från lekmannarevisor. Bolagen ska till Vellinge koncern AB redovisa bolagens ställning och resultat enligt den tidplan som kommunfullmäktige årligen fastställer för ekonomiåret. Bolagen ska därvid uppmärksamma kommunstyrelsen på viktigare omständigheter och förändringar som kan inverka på bolagens verksamhet. Bolagen ska, utöver vad som följer ovan under rubriken Samverkan med kommunens verksamheter, delta vid möte med företrädare för Vellinge kommun minst en gång per år (ägardialog). Det ankommer på kommunstyrelsen att kalla till ägardialog. Bolagen ska därutöver initiera möten med kommunstyrelsen om omständigheterna så påkallar. Bolagen erinras om att kommunstyrelsen enligt 6 kap. 1 a kommunallagen har att fatta årliga beslut huruvida verksamheten varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och, om verksamheten har utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. Förvaltningsberättelse Bolagens styrelse ska årligen i förvaltningsberättelse, utöver vad aktiebolagslagen stadgar, redovisa hur verksamheten bedrivits och utvecklats mot bakgrund av det i bolagsordningen och dessa direktiv angivna syftet och ramarna med densamma. Förvaltningsberättelsen ska även belysa ekonomiska-, kvalitets-, hållbarhetskrav och redovisa nyckeltal för dessa. Uttalandet ska vara så utformat att det kan läggas till grund för kommunstyrelsens uppsikt och beslut enligt 6 kap. 1 och 1 a kommunallagen samt till lekmannarevisorns granskning.
5 (6) Granskningsrapport Bolagens lekmannarevisorer ska årligen i granskningsrapport yttra sig om huruvida bolagen bedrivits på ett ändamålsenligt sätt utifrån det syfte som angetts i bolagsordningen och i detta ägardirektiv, samt de kommunala befogenheter som utgör ramen för verksamheten. Om lekmannarevisorerna inom ramen för sin granskning finner brister i de avseenden som anges i första stycket ska lekmannarevisorerna löpande kommunicera sina iakttagelser med kommunstyrelsen. Kommunal sammanställd redovisning och budget Bolagen ska till Vellinge kommun lämna de uppgifter som av Vellinge kommun bedöms nödvändiga för upprättande av årsredovisning och delårsrapport enligt lag (1997:614) om kommunal redovisning, samt för upprättande av Vellinge kommuns budget. Ekonomiska mål Ekonomiska mål för bolagen anges i förekommande fall i de särskilda ägardirektiven. Finansiering Bolagen ska följa finansieringspolicy antagen av kommunfullmäktige. Koncernbidrag Vellinge koncern AB ska, när så är möjligt genom utnyttjande av koncernbidrag, svara för resultatutjämning inom koncernen. Koncernens skattebelastning ska så långt som möjligt ske i Vellinge koncern AB. Beslut om koncernmässiga dispositioner fattas i enlighet med kommunfullmäktiges riktlinjer och kommunstyrelsens beslut. Instruktion för verkställande direktören Styrelsen i respektive bolag ska utarbeta och anta en instruktion för verkställande direktören i bolaget. Den verkställande direktören ska, såvitt avser firmateckning, endast ha rätt att ensam teckna firma för löpande förvaltningsåtgärder enligt 8 kap. 36 aktiebolagslagen.
6 (6) Arvode Arvode för styrelseledamöter utgår i enlighet med Vellinge kommuns reglemente om ekonomiska förmåner för förtroendevalda, antaget av kommunfullmäktige i Vellinge kommun. Miljö Bolagen ska avseende miljö följa de måldokument för mål- och styrningsprinciper som antagits av kommunfullmäktige och måluppfyllelsen ska redovisas i bolagens årsredovisning. Offentlig upphandling Bolagen ska följa upphandlingspolicy antagen av kommunfullmäktige. Sekretess Föreligger på grund av lagstadgad sekretess hinder mot att överlämna viss uppgift till Vellinge kommun får uppgiften uteslutas. Bolagen ska i så fall uppge att strykning/utelämnande skett. Taxa för utlämnande av allmänna handlingar Bolagen ska tillämpa den för Vellinge kommun vid var tid gällande taxan för utlämnande av allmänna handlingar. Arkivreglemente Vellinge kommuns arkivreglemente Informationshanteringsplan för Kommunstyrelsen, ska tillämpas i bolagen. Arkivmyndighet är kommunstyrelsen i Vellinge kommun. Bolagsstämma Bolagen ska årligen senast före utgången av juni månad hålla ordinarie bolagsstämma/årsstämma. Av bolagsordningen framgår hur kallelse till bolagsstämma ska ske. Information om bolagsstämman med angivande av tid och plats samt dagordning ska publiceras på bolagens hemsida senast två veckor i förväg. Samma information ska inom samma tid tillställas Vellinge kommun för möjliggörande av publicering på dess hemsida.