Motion från Lena Sjödahl (M) om centrum- och kulturutveckling i Falköping remiss

Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2016-10-11 Sida 1 (2) 52 Dnr 2016/00068 880 Motion från Lena Sjödahl (M) om centrum- och kulturutveckling i Falköping remiss Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskotts förslag 1 Kultur- och fritidsnämnden föreslår att motionen om centrum- och kulturutveckling i Falköping avslås. Reservation Roger Sjödahl (M) reserverar sig mot förslaget att avslå motionen. Bakgrund Kommunstyrelsen har vid sitt sammanträde 10 augusti 2016, 164, beslutat remittera en motion från Lena Sjödahl (M) om centrum- och kulturutveckling i Falköping till kultur- och fritidsnämnden för yttrande. I motionen föreslås att Falköpings kommun utreder en flytt av biblioteket till en lokal i centrum ur flera aspekter: stadsplanering, näringsliv, hållbarhet, besöksnäring och kulturliv. att medel anslås för projektering och flytt av biblioteket till centrum. Kultur- och fritidsförvaltningens bedömning Biblioteket i Falköping byggdes 1974. Då uppfördes fastigheten som ett bibliotek. Huset har sedan dess fyllt sitt syfte. 1999 gjordes en uppfräschning av delar av biblioteket. Under åren har huset fått fylla funktion för mer än bara bibliotek. Studierum och mötesrum har blivit kontor åt kultur- och fritidsförvaltningen och ett utrymme används som medborgarkontor. Kulturoch fritidsnämnden anser att biblioteket är strategiskt rätt placerat i Falköping med tanke på kommunens två centrum och närheten till stationen. Vid en flytt till centrum bedöms i nuläget barn och unga bli de stora förlorarna. Tre stora skolor ligger idag nära biblioteketet och även flera förskolor. Många besökare bor runt Wetterlinsgatan och Bergsliden. En cityfilial skulle uppfylla behov i centrum och kan ses som ett förslag. Motionen väcker tankar om nutidens bibliotek. Inom nämndens ansvar diskuteras frågan om utveckling och förbättringar ständigt. Så även vad gäller biblioteket och dess filialer. Just nu pågår arbetet med att ta fram en nationell biblioteksstrategi som blir klar under 2019. Denna ska vara vägledande för bibliotek i verksamhetsstyrning och utformning. Den kommu- Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2016-10-11 Sida 2 (2) nala biblioteksplanen ska revideras med start 2017 och revideringen av medieplanen för Falköping är påbörjad under 2016. Uppdateringen av dessa dokument kommer att leda till att biblioteket i Falköping och filialerna kommer behöva svara upp till de ambitioner som uttalas i dem. Det pågår också ett samarbete mellan biblioteken i Skaraborg. Detta formuleras i flerårsplan framöver. Bibliotekets och filialernas verksamhet kommer att utvecklas i takt med att planerna blir beslutade. Utifrån ovan ställda anledningar anser kultur- och fritidsnämnden inte att biblioteket ska flytta till centrum. Nämnden anser dock att ansvaret för utvecklingen ska tas på största allvar och kommer arbeta för att biblioteket svarar upp till nutidens behov framöver. Kultur- och fritidsnämnden föreslår därför att motionen avslås. Tjänsteutlåtandet, daterat den 26 september 2016, har utarbetats av avdelningschefen Christina Seveborg. Reservation Roger Sjödahl (M) reserverar sig mot förslaget att avslå motionen. Paragrafen skickas till Kultur- och fritidsnämnden Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (2) 2016-09-26 KFN 2016/00068 880 Kultur- och fritidsnämnden Motion från Lena Sjödahl (M) om centrum- och kulturutveckling i Falköping remiss Förslag till beslut 1 Kultur- och fritidsnämnden föreslår att motionen avslås. Bakgrund Kommunstyrelsen har vid sitt sammanträde den10 augusti 2016, 164, beslutat remittera en motion från Lena Sjödahl (M) om centrum- och kulturutveckling i Falköping till kultur- och fritidsnämnden för yttrande. Biblioteket i Falköping byggdes 1974. Då uppfördes fastigheten som ett bibliotek. Huset har sedan dess fyllt sitt syfte. 1999 gjordes en uppfräschning av delar av biblioteket. Under åren har huset fått fylla funktion för mer än bara bibliotek. Studierum och mötesrum har blivit kontor åt kultur- och fritidsförvaltningen och ett utrymme används som medborgarkontor. Kulturoch fritidsnämnden anser att biblioteket är strategiskt rätt placerat i Falköping med tanke på kommunens två centrum och närheten till stationen. Vid en flytt till centrum bedöms i nuläget barn och unga bli de stora förlorarna. Tre stora skolor ligger idag nära biblioteketet och även flera förskolor. Många besökare bor runt Wetterlinsgatan och Bergsliden. En cityfilial skulle uppfylla behov i centrum och kan ses som ett förslag. Motionen väcker tankar om nutidens bibliotek. Inom nämndens ansvar diskuteras frågan om utveckling och förbättringar ständigt. Så även vad gäller biblioteket och dess filialer. Just nu pågår arbetet med att ta fram en nationell biblioteksstrategi som blir klar under 2019. Denna ska vara vägledande för bibliotek i verksamhetsstyrning och utformning. Den kommunala biblioteksplanen ska revideras med start 2017 och revideringen av medieplanen för Falköping är påbörjad under 2016. Uppdateringen av dessa dokument kommer att leda till att biblioteket i Falköping och filialerna kommer behöva svara upp till de ambitioner som uttalas i demsamma. Det pågår också ett samarbete mellan biblioteken i Skaraborg. Detta formuleras i flerårsplan framöver. Bibliotekets och filialernas verksamhet kommer att utvecklas i takt med att planerna blir beslutade. Biblioteket Christina Seveborg Avdelningschef Bibliotek 0515-88 50 44 christina.seveborg@falkoping.se Falköpings kommun 521 81 Falköping Telefon 0515-88 50 00 kommunen@falkoping.se www.falkoping.se Bankgiro 991-2478 Plusgiro 3 21 38-0 Org nr 212000-1744

2(2) Utifrån ovan ställda anledningar anser kultur- och fritidsnämnden inte att biblioteket ska flytta till centrum. Nämnden anser dock att ansvaret för utvecklingen ska tas på största allvar och kommer arbeta för att biblioteket svarar upp till nutidens behov framöver. Kultur- och fritidsnämnden föreslår därför att motionen avslås. Beslutet ska skickas till Kommunstyrelsen Christina Seveborg Avdelningschef Bibliotek

Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2016-10-11 Sida 1 (5) 53 Dnr 2016/00009 883 Avslag på inköpsförslag och fjärrlån på Falköpings bibliotek överklagat beslut Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskotts förslag 1 Kultur- och fritidsnämnden lämnar följande yttrande till Justitieombudsmannen (JO). Yttrande gällande JO-anmälan över kultur- och fritidsnämndens handläggning av begäran om att få låna boken Världsmästarna: när Sverige blev mångkulturellt Redogörelse av kultur- och fritidsnämndens handläggning av ärendet År 2011 kom första inköpsförslaget på boken Världsmästarna: när Sverige blev mångkulturellt in till Falköpings bibliotek. Dåvarande bibliotekschef gjorde en kvalitetsprövning av inköpsförslaget och meddelade låntagaren som lämnat inköpsförslaget att biblioteket inte köper in boken på grund av att den inte uppfyller de kvalitetskrav som framgår av medieplanen. År 2016 kom ytterligare ett inköpsförslag in, denna gång från Lennart Thoor, på samma bok. Vid detta tillfälle gjordes en omprövning av tidigare beslut att inte köpa in boken. Inköpet diskuterades i bibliotekets arbetsgrupp och nuvarande bibliotekschef beslutade därefter att inte köpa in boken. Låntagaren var inte nöjd med beslutet och sökte upp bibliotekschefen. I konversation framgick att låntagaren inte hade något att invända mot att boken inte köptes in men att han ansåg att han hade rätt att fjärrlåna boken. Bibliotekschefens beslut avsåg dock både inköp och fjärrlån och beslutet grundade sig i att boken inte levde upp till de kvalitetskriterier som fastställts i medieplanen. Dels nådde boken inte upp till kriteriet gällande värderingar eftersom den bedömdes vara främlingsfientlig, dels uppfyllde den inte kravet på vederhäftighet då den saknade källhänvisningar till olika påståenden, som inte presenterats som författarens antaganden utan som vedertagna sanningar. Bibliotekschefen meddelade låntagaren via telefon om fattat beslut, han blev besviken och uttryckte att han skulle gå vidare med ärendet. Låntagaren vände sig till kultur- och fritidsnämnden med en protest mot den, som han ansåg, censur som tillämpas på Falköpings stadsbibliotek. Kultur- och fritidsnämnden behandlade hans synpunkt och beslutade att avslå inköpsförslag och fjärrlån av boken på grund av att boken inte levde upp till kvalitetskriterierna i medieplanen. Detta beslut skickades till låntagaren vilken valde att göra en anmälan till JO. Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2016-10-11 Sida 2 (5) Kultur-och fritidsnämndens bedömning av handläggningen Kultur- och fritidsnämndens inköp av litteratur och annan media sker utifrån bibliotekslagen, en politiskt beslutad biblioteksplan och medieplan. Medieplanen gäller sedan 2004 som stöd och hjälp när det gäller inköp, gallring, magasinering, kvalité, exponering m.m. vid mediehantering. Medieplanen är godkänd av kultur- och fritidsnämnden den 11 november 2003 (diarienummer 2003/81 880). Biblioteken ska enligt 2 bibliotekslagen verka för det demokratiska samhällets utveckling genom att bidra till kunskapsförmedling och fri åsiktsbildning. Biblioteken ska vidare främja litteraturens ställning och intresset för bildning, upplysning, utbildning och forskning samt kulturell verksamhet i övrigt. Biblioteksverksamhet ska finnas tillgänglig för alla. Kultur- och fritidsnämnden har vid bedrivandet av sin verksamhet att förhålla sig till den budget som kommunfullmäktige fastställt för dess verksamhet. Av 6 bibliotekslagen framgår att biblioteket ska vara tillgängligt för alla och anpassade till användarnas behov. Bibliotekets utbud av medier och tjänster ska präglas av allsidighet och kvalitet. Enligt förarbeten till lagen framgår att begreppet kvalitet innebär bland annat att folkbiblioteken ska göra ett aktivt urval baserat på kvalitetskriterier när de planerar bland annat inköp. Detta görs av kultur- och fritidsnämnden och kvalitetskriterierna har nämnden fastställt i sin medieplan. Genom att följa dessa kvalitetskriterier säkerställer nämnden förutom att bibliotekslagen följs även att regeringsformens krav på att iaktta allas likhet inför lagen samt den saklighet och opartiskhet som framgår av 1 kap. 9 regeringsformen. Nämnden kan inte tillhandahålla all den litteratur som finns tillgänglig på marknaden, det ryms inte inom nämndens budget. Nämnden prioriterar dessutom vissa målgrupper, exempelvis barn och ungdomar, men nämndens bedömning är att detta inte står i strid med ovan nämnda lagar. När ett inköpsförslag kommer in läggs det i bibliotekssystemet för ställningstagande till om litteraturen ska köpas in eller fjärrlånas. Som bibliotekslagen anger krävs att litteraturen håller en viss kvalitet för att nämnden ska köpa in den. En kvalitetsbedömning görs då utifrån de kriterier som framgår av medieplanen. Personalen på biblioteket har inte möjlighet att själv läsa all litteratur som finns på marknaden. Därför används i första hand en nationell prenumerationstjänst, BTJ Inköpsvägledning, som hjälp vid bedömningen av kvalitetskraven. Deras tjänst bygger på 1000 oberoende lektörer som skriver Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2016-10-11 Sida 3 (5) recensioner för dem. Lektörernas recensioner faktagranskas av redaktörerna på BTJ innan de publiceras. Personalen på biblioteket använder sig av dessa recensioner men även av andra källor och recensioner för att få ett brett underlag för bedömningen. Att använda sig av recensioner är ett vedertaget sätt att kvalitetspröva som används av biblioteken i allmänhet. Nämnden vill påstå att genom att använda andras recensioner säkerställs i högre grad att prövningen sker på ett opartiskt och sakligt sätt. Vid prövningen bedöms kvalitet enligt olika kriterier, dels litterär kvalitet vilket handlar om personskildring, miljö och språk m.m., dels värderingar vilken handlar om könsroller, främlingsfientlighet, rasism och liknande, dels vederhäftighet vilket handlar om exempelvis tillförlitlighet och aktualitet. Bland dessa kvalitetsfaktorer framgår i medieplanen att värderingar är viktigast. Vidare framgår att folkbiblioteket inte kan tillhandahålla medier som glorifierar eller propagerar för våld, rasism, sexism eller annat som strider mot FN:s deklaration om de mänskliga rättigheterna. Anledningen till att kultur- och fritidsnämnden i medieplanen fastställt att värderingar är det viktigaste kvalitetskriteriet är att nämnden vill vara säker på att en låntagare kan känna sig trygg med att när hen lånar litteratur inte få sina mänskliga rättigheter kränkta genom att läsa den. Detta gäller oavsett om litteraturen är skönlitterär eller en ren faktabok. Det anser nämnden överensstämmer med grundlagen. Det finns undantag för både yttrandefrihet och tryckfrihet exempelvis vad gäller som hets mot folkgrupp och förtal. Kultur- och fritidsnämnden anser inte att kriteriet värderingar innebär att utbudet inskränks ur ideologiska, politiska eller religiösa utgångspunkter. Dock måste denna litteratur, som all övrig litteratur som köps in, uppfylla kravet på kvalitet. Censur innebär att en myndighet ställer upp hinder för tillverkning och distribution. Det är inte något nämnden gör, varken i aktuellt fall eller annars. Medieplanen skrevs dock år 2004 och reviderades år 2009 och den rådande samhällsuppfattningen och debatten kring vad som ska anses vara kränkningar och vad människor ska tåla på många sätt har ändrats sedan dess. Av medieplanen framgår i punkten 5.4 att kultur- och fritidsnämnden inte fjärrlånar böcker som har valts bort av kvalitetsskäl. Enligt nämndens uppfattning framgår det inte av bibliotekslagen att låntagare ska ha en absolut rättighet att fjärrlåna all litteratur. Det ska ses som en tjänst som biblioteket tillhandahåller. Av 6 bibliotekslagen framgår att utbudet ska präglas av kvalitet och detta menar nämnden är oavsett om litteraturen finns fysiskt på plats i biblioteket eller tillhandahålls genom tjänsten fjärrlån. Bibliotekslagens krav på kvalitet ska vara uppfyllt. Nämnden anser därmed att den har fog för att neka fjärrlån som inte uppfyller kvalitetsskälen. Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2016-10-11 Sida 4 (5) Kultur- och fritidsnämnden vill slutligen påpeka att den håller på med ett arbete att se över medieplanen. Bakgrund Den 8 september 2016 kom en JO-anmälan till kommunstyrelsen rörande ärendet om inköp eller fjärrlån av boken Världsmästarna: när Sverige blev mångkulturellt av Julia Caesar till Falköpings bibliotek. Kultur- och fritidsförvaltningen levererade efterfrågat undermaterial till JO som därefter beslutade om utredning av ärendet. Kultur- och fritidsnämnden har blivit ombedd att yttra sig. Yttrande ska innefatta en redogörelse av handläggningen av ärendet och en bedömning av handläggningen med särskild betoning på varför nämnden anser att värderingar är viktigast vid en kvalitetsbedömning av ett medieinköp och dess relation till i 1 kap. 9 regeringsformen samt 2 och 6 i bibliotekslagen. Tjänsteutlåtandet, daterat den 30 september 2016, har utarbetats av avdelningschefen Christina Seveborg. Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2016-10-11 Sida 5 (5) Paragrafen skickas till Kultur- och fritidsnämnden Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (3) 2016-09-30 KFN 2016/00009 883 Kultur- och fritidsnämnden Avslag på inköpsförslag och fjärrlån på Falköpings bibliotek Förslag till beslut Kultur- och fritidsnämnden lämnar följande yttrande till Justitieombudsmannen (JO). Yttrande gällande JO-anmälan över kultur- och fritidsnämndens handläggning av begäran om att få låna boken Världsmästarna: när Sverige blev mångkulturellt Redogörelse av kultur- och fritidsnämndens handläggning av ärendet År 2011 kom första inköpsförslaget på boken Världsmästarna: när Sverige blev mångkulturellt in till Falköpings bibliotek. Dåvarande bibliotekschef gjorde en kvalitetsprövning av inköpsförslaget och meddelade låntagaren som lämnat inköpsförslaget att biblioteket inte köper in boken på grund av att den inte uppfyller de kvalitetskrav som framgår av medieplanen. År 2016 kom ytterligare ett inköpsförslag in, denna gång från Lennart Thoor, på samma bok. Vid detta tillfälle gjordes en omprövning av tidigare beslut att inte köpa in boken. Inköpet diskuterades i bibliotekets arbetsgrupp och nuvarande bibliotekschef beslutade därefter att inte köpa in boken. Låntagaren var inte nöjd med beslutet och sökte upp bibliotekschefen. I konversation framgick att låntagaren inte hade något att invända mot att boken inte köptes in men att han ansåg att han hade rätt att fjärrlåna boken. Bibliotekschefens beslut avsåg dock både inköp och fjärrlån och beslutet grundade sig i att boken inte levde upp till de kvalitetskriterier som fastställts i medieplanen. Dels nådde boken inte upp till kriteriet gällande värderingar eftersom den bedömdes vara främlingsfientlig, dels uppfyllde den inte kravet på vederhäftighet då den saknade källhänvisningar till olika påståenden, som inte presenterats som författarens antaganden utan som vedertagna sanningar. Bibliotekschefen meddelade låntagaren via telefon om fattat beslut, han blev besviken och uttryckte att han skulle gå vidare med ärendet. Låntagaren vände sig till kultur- och fritidsnämnden med en protest mot den, som han ansåg, censur som tillämpas på Falköpings stadsbibliotek. Kultur- och fritidsnämnden behandlade hans synpunkt och beslutade att avslå inköpsförslag och fjärrlån av boken på grund av att boken inte levde upp till kvalitetskriterierna i medieplanen. Detta beslut skickades till låntagaren vilken valde att göra en anmälan till JO. Biblioteket Christina Seveborg Avdelningschef Bibliotek 0515-88 50 44 christina.seveborg@falkoping.se Falköpings kommun 521 81 Falköping Telefon 0515-88 50 00 kommunen@falkoping.se www.falkoping.se Bankgiro 991-2478 Plusgiro 3 21 38-0 Org nr 212000-1744

2(3) Kultur-och fritidsnämndens bedömning av handläggningen Kultur- och fritidsnämndens inköp av litteratur och annan media sker utifrån bibliotekslagen, en politiskt beslutad biblioteksplan och medieplan. Medieplanen gäller sedan 2004 som stöd och hjälp när det gäller inköp, gallring, magasinering, kvalité, exponering m.m. vid mediehantering. Medieplanen är godkänd av kultur- och fritidsnämnden den 11 november 2003 (diarienummer 2003/81 880). Biblioteken ska enligt 2 bibliotekslagen verka för det demokratiska samhällets utveckling genom att bidra till kunskapsförmedling och fri åsiktsbildning. Biblioteken ska vidare främja litteraturens ställning och intresset för bildning, upplysning, utbildning och forskning samt kulturell verksamhet i övrigt. Biblioteksverksamhet ska finnas tillgänglig för alla. Kultur- och fritidsnämnden har vid bedrivandet av sin verksamhet att förhålla sig till den budget som kommunfullmäktige fastställt för dess verksamhet. Av 6 bibliotekslagen framgår att biblioteket ska vara tillgängligt för alla och anpassade till användarnas behov. Bibliotekets utbud av medier och tjänster ska präglas av allsidighet och kvalitet. Enligt förarbeten till lagen framgår att begreppet kvalitet innebär bland annat att folkbiblioteken ska göra ett aktivt urval baserat på kvalitetskriterier när de planerar bland annat inköp. Detta görs av kultur- och fritidsnämnden och kvalitetskriterierna har nämnden fastställt i sin medieplan. Genom att följa dessa kvalitetskriterier säkerställer nämnden förutom att bibliotekslagen följs även att regeringsformens krav på att iaktta allas likhet inför lagen samt den saklighet och opartiskhet som framgår av 1 kap. 9 regeringsformen. Nämnden kan inte tillhandahålla all den litteratur som finns tillgänglig på marknaden, det ryms inte inom nämndens budget. Nämnden prioriterar dessutom vissa målgrupper, exempelvis barn och ungdomar, men nämndens bedömning är att detta inte står i strid med ovan nämnda lagar. När ett inköpsförslag kommer in läggs det i bibliotekssystemet för ställningstagande till om litteraturen ska köpas in eller fjärrlånas. Som bibliotekslagen anger krävs att litteraturen håller en viss kvalitet för att nämnden ska köpa in den. En kvalitetsbedömning görs då utifrån de kriterier som framgår av medieplanen. Personalen på biblioteket har inte möjlighet att själv läsa all litteratur som finns på marknaden. Därför används i första hand en nationell prenumerationstjänst, BTJ Inköpsvägledning, som hjälp vid bedömningen av kvalitetskraven. Deras tjänst bygger på 1000 oberoende lektörer som skriver recensioner för dem. Lektörernas recensioner faktagranskas av redaktörerna på BTJ innan de publiceras. Personalen på biblioteket använder sig av dessa recensioner men även av andra källor och recensioner för att få ett brett underlag för bedömningen. Att använda sig av recensioner är ett vedertaget sätt att kvalitetspröva som används av biblioteken i allmänhet. Nämnden vill påstå att genom att använda andras recensioner säkerställs i högre grad att prövningen sker på ett opartiskt och sakligt sätt. Vid prövningen bedöms kvalitet enligt olika kriterier, dels litterär kvalitet vilket handlar om personskildring, miljö och språk m.m., dels värderingar vilken handlar om könsroller, främlingsfientlighet, rasism och liknande, dels vederhäftighet vilket handlar om exempelvis tillförlitlighet och aktualitet. Bland dessa kvalitetsfaktorer framgår i medieplanen att värderingar är viktigast. Vidare

3(3) framgår att folkbiblioteket inte kan tillhandahålla medier som glorifierar eller propagerar för våld, rasism, sexism eller annat som strider mot FN:s deklaration om de mänskliga rättigheterna. Anledningen till att kultur- och fritidsnämnden i medieplanen fastställt att värderingar är det viktigaste kvalitetskriteriet är att nämnden vill vara säker på att en låntagare kan känna sig trygg med att när hen lånar litteratur inte få sina mänskliga rättigheter kränkta genom att läsa den. Detta gäller oavsett om litteraturen är skönlitterär eller en ren faktabok. Det anser nämnden överensstämmer med grundlagen. Det finns undantag för både yttrandefrihet och tryckfrihet exempelvis vad gäller som hets mot folkgrupp och förtal. Kultur- och fritidsnämnden anser inte att kriteriet värderingar innebär att utbudet inskränks ur ideologiska, politiska eller religiösa utgångspunkter. Dock måste denna litteratur, som all övrig litteratur som köps in, uppfylla kravet på kvalitet. Censur innebär att en myndighet ställer upp hinder för tillverkning och distribution. Det är inte något nämnden gör, varken i aktuellt fall eller annars. Medieplanen skrevs dock år 2004 och reviderades år 2009 och den rådande samhällsuppfattningen och debatten kring vad som ska anses vara kränkningar och vad människor ska tåla på många sätt har ändrats sedan dess. Av medieplanen framgår i punkten 5.4 att kultur- och fritidsnämnden inte fjärrlånar böcker som har valts bort av kvalitetsskäl. Enligt nämndens uppfattning framgår det inte av bibliotekslagen att låntagare ska ha en absolut rättighet att fjärrlåna all litteratur. Det ska ses som en tjänst som biblioteket tillhandahåller. Av 6 bibliotekslagen framgår att utbudet ska präglas av kvalitet och detta menar nämnden är oavsett om litteraturen finns fysiskt på plats i biblioteket eller tillhandahålls genom tjänsten fjärrlån. Bibliotekslagens krav på kvalitet ska vara uppfyllt. Nämnden anser därmed att den har fog för att neka fjärrlån som inte uppfyller kvalitetsskälen. Kultur- och fritidsnämnden vill slutligen påpeka att den håller på med ett arbete att se över medieplanen. Bakgrund Den 8 september 2016 kom en JO-anmälan till kommunstyrelsen rörande ärendet om inköp eller fjärrlån av boken Världsmästarna: när Sverige blev mångkulturellt av Julia Caesar till Falköpings bibliotek. Kultur- och fritidsförvaltningen levererade efterfrågat undermaterial till JO som därefter beslutade om utredning av ärendet. Kultur- och fritidsnämnden har blivit ombedd att yttra sig. Yttrande ska innefatta en redogörelse av handläggningen av ärendet och en bedömning av handläggningen med särskild betoning på varför nämnden anser att värderingar är viktigast vid en kvalitetsbedömning av ett medieinköp och dess relation till i 1 kap. 9 regeringsformen samt 2 och 6 i bibliotekslagen. Beslutet ska skickas till Riksdagens ombudsmän (JO) Christina Seveborg Avdelningschef

Kultur- och fritidsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2016-02-23 Sida 1 (2) 6 Dnr 2016/00009 883 Avslag på inköpsförslag och fjärrlån på Falköpings bibliotek Kultur- och fritidsnämndens beslut 1 Avdelningschefen och personalen på Falköpings bibliotek har nämndens förtroende att besluta om inköp och fjärrlån. Bakgrund En skrivelse har kommit in till kultur- och fritidsnämnden från en låntagare på Falköpings bibliotek som har fått avslag på ett inköpsförslag och fjärrlån. Inköpsförslaget gäller boken Världsmästarna: när Sverige blev mångkulturellt av pseudonym Julia Caesar. Boken uppfyller inte bibliotekets krav på kvalitet. En av bibliotekets huvuduppgifter är att köpa media till biblioteket. Det är en svår och ansvarsfull uppgift. Inköpsansvariga bibliotekarier har genom sin akademiska utbildning kompetens att fatta beslut om inköp och fjärrlån. Som hjälp i deras bedömning förlitar de sig på lektörsomdömen från Bibliotekstjänst i första hand men de tittar även på recensioner på internet och i tidningar. Biblioteket har också utformat en medieplan med nedskrivna regler som ytterligare stöd. Utdrag från medieplan för Falköpings bibliotek 2004 (uppdaterad 2005, 2008 och 2009) Litterär kvalitet handlar om personskildring, miljö, språk m.m. Värderingar kan handla om könsroller, främlingsfientlighet, rasism och liknande Vederhäftighet handlar t ex om tillförlitlighet och aktualitet. Bland dessa frågor anser vi värderingar vara viktigast. Folkbiblioteket kan inte tillhandahålla medier som glorifierar eller propagerar för våld, rasism, sexism eller annat som strider mot FN:s deklarationer om de mänskliga rättigheterna. Biblioteket fjärrlånar inte böcker som vi har valt bort av kvalitetsskäl. (undantag talböcker). Beslut om avslag på inköp alternativt fjärrlån av boken Världsmästarna: när Sverige blev mångkulturellt grundar sig på tidigare beslut från 2011 och bibliotekets medieplan för Falköpings bibliotek. Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

Kultur- och fritidsnämnden SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2016-02-23 Sida 2 (2) Tjänsteutlåtandet, daterat den 25 januari 2016, har utarbetats av avdelningschefen Christina Seveborg. Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott har behandlat ärendet under 7/16. Paragrafen skickas till Lenanrt Thoor Avdelningschef Bibliotek Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2016-10-11 Sida 1 (2) 54 Dnr 2016/00069 808 Medverkan i spelprojekt Sverok Väst Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskotts förslag 1 Kultur- och fritidsnämnden beviljar 40 000 kronor ur medlen för särskilda insatser till projektet under förutsättning att medel från Västra Götalandsregionen beviljas. Bakgrund Falköpings kommun har tillsammans med Alingsås, Borås och Trollhättans kommuner bjudits in till att medverka i ett projekt för att etablera spelkulturen. Projektets syfte är att öka ungdomsinflytandet och utveckla spelkulturen genom att stärka organiseringen av spelföreningar i Västra Götalandsregionen. En person inom Sverok Väst anställs för att arbeta med utvecklingsfrågor kring spelkulturen i kommunerna. Projektet pågår under 2017 och drivs av Sverok Väst. Projektansökan på 400 000 kronor skickas till Västra Götalandsregionen som också är bidragsgivare. Falköpings kommuns insats i projektet är 40 000 kronor. Studiefrämjandet kommer att bidra med 7 500 kronor om Falköpings kommun går med i projektet. Kultur- och fritidsnämnden har tidigare ställt sig positiv till ett extra lokalbidrag för den lokala spelföreningen RELFA. I dessa lokaler har även Västgöta Hird sin verksamhet. Satsningen på de nya lokalerna och utveckling av den verksamhet de redan idag bedriver gör detta projekt till ett utmärkt komplement. Information om Sverok, Sveriges roll- och konfliktspelsförbund Sverok är Sveriges största ungdomsförbund. 101 000 medlemmar i 3 600 föreningar över hela landet samlar, utvecklar och sprider spelhobbyn. I Sverok startar och driver ungdomar sina egna föreningar på egna villkor och skapar verksamhet tillsammans. Rollspel, lajv, brädspel, figurspel, e-sport och LAN utgör de huvudsakliga verksamheterna bland många andra. Sverok får en stor del av sina intäkter från Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor. Statens syfte med detta bidrag är att stödja ungdomars självständiga organisering och inflytande i samhället. Sverok fördelar stödet bland medlemsföreningarna och låter därmed medlemmarna ta direkt ansvar för gemensamma resurser. Sverok strävar också efter att vara ett så transparent förbund som möjligt där det är enkelt att vara delaktig i förbundets demokratiska processer. Förutom själva spelandet kännetecknas Sverok av enkel administration samt ett stort ideellt engagemang. Genom att göra det administrativa till en naturlig del utan onödigt krångel kan större vikt läggas på spelande och på arrangemang av olika slag. Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2016-10-11 Sida 2 (2) Spel om pengar är inte en del av förbundets verksamhet. Casinospel som Poker, Bingo, Black Jack samt Pay to win och Real economy games är inget som anslutna föreningar kan få verksamhetsbidrag för. Spel i Sverok handlar inte om pengar, utan om att umgås och ha kul. Sveroks vision är På egna villkor och genom vår ideella kraft En start och levande spelhobby. Utifrån detta jobbar förbundet med tre uppdrag: Samla Sverok ska samla spelare i en gemenskap präglad av spelglädje och demokratiskt medbestämmande. Utveckla Sverok ska skapa möjligheter för sina medlemmar att utveckla sin verksamhet. Sprida Sverok ska öppna nya vägar in i spelhobbyn så att fler får möjlighet att ta del av den. Information om Sverok Väst 1 Sverok Väst är en regional sammanslutning av föreningar inom Sveriges roll- och konfliktspelsförbund. Distriktet är en ideell organisation. 2 Distriktets syfte är att genom organiserad fritidsverksamhet främja intresset för sällskapsspel, med tonvikt på rollspel och konfliktspel. 3 Distriktet är religiöst och politiskt obundet och tar inte emot medlemskap från politiska eller religiösa organisationer. 4 Distriktets verksamhetsområde är Västra Götalands län och Hallands län. 5 Bidrag från landsting skall i första hand stanna inom länsgränserna för att gynna distriktsverksamhet inom det länet. Tjänsteutlåtandet, daterat den 13 september 2016, har utarbetats av biträdande kultur- och fritidschefen Lena Johansson. Paragrafen skickas till Kultur- och fritidsnämnden Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (2) 2016-09-13 KFN 2016/00069 808 Kultur- och fritidsnämnden Medverkan i spelprojekt Sverok Väst Förslag till beslut 1 Kultur- och fritidsnämnden beviljar 40 000 kronor ur medlen för särskilda insatser till projektet under förutsättning att medel från Västra Götalandsregionen beviljas. Bakgrund Falköpings kommun har tillsammans med Alingsås, Borås och Trollhättans kommuner bjudits in till att medverka i ett projekt för att etablera spelkulturen. Projektets syfte är att öka ungdomsinflytandet och utveckla spelkulturen genom att stärka organiseringen av spelföreningar i Västra Götalandsregionen. En person inom Sverok Väst anställs för att arbeta med utvecklingsfrågor kring spelkulturen i kommunerna. Projektet pågår under 2017 och drivs av Sverok Väst. Projektansökan på 400 000 kronor skickas till Västra Götalandsregionen som också är bidragsgivare. Falköpings kommuns insats i projektet är 40 000 kronor. Studiefrämjandet kommer att bidra med 7 500 kronor om Falköpings kommun går med i projektet. Kultur- och fritidsnämnden har tidigare ställt sig positiv till ett extra lokalbidrag för den lokala spelföreningen RELFA. I dessa lokaler har även Västgöta Hird sin verksamhet. Satsningen på de nya lokalerna och utveckling av den verksamhet de redan idag bedriver gör detta projekt till ett utmärkt komplement. Information om Sverok, Sveriges roll- och konfliktspelsförbund Sverok är Sveriges största ungdomsförbund. 101 000 medlemmar i 3 600 föreningar över hela landet samlar, utvecklar och sprider spelhobbyn. I Sverok startar och driver ungdomar sina egna föreningar på egna villkor och skapar verksamhet tillsammans. Rollspel, lajv, brädspel, figurspel, e-sport och LAN utgör de huvudsakliga verksamheterna bland många andra. Sverok får en stor del av sina intäkter från Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor. Statens syfte med detta bidrag är att stödja ungdomars självständiga organisering och inflytande i samhället. Sverok fördelar stödet bland medlemsföreningarna och låter därmed medlemmarna ta direkt ansvar för gemensamma resurser. Sverok strävar också efter att vara ett så Fritidskontoret Lena Johansson Biträdande kultur- och fritidschef 0515-88 50 61 lena.johansson@falkoping.se Falköpings kommun 521 81 Falköping Telefon 0515-88 50 00 kommunen@falkoping.se www.falkoping.se Bankgiro 991-2478 Plusgiro 3 21 38-0 Org nr 212000-1744

2(2) transparent förbund som möjligt där det är enkelt att vara delaktig i förbundets demokratiska processer. Förutom själva spelandet kännetecknas Sverok av enkel administration samt ett stort ideellt engagemang. Genom att göra det administrativa till en naturlig del utan onödigt krångel kan större vikt läggas på spelande och på arrangemang av olika slag. Spel om pengar är inte en del av förbundets verksamhet. Casinospel som Poker, Bingo, Black Jack samt Pay to win och Real economy games är inget som anslutna föreningar kan få verksamhetsbidrag för. Spel i Sverok handlar inte om pengar, utan om att umgås och ha kul. Sveroks vision är På egna villkor och genom vår ideella kraft En start och levande spelhobby. Utifrån detta jobbar förbundet med tre uppdrag: Samla Sverok ska samla spelare i en gemenskap präglad av spelglädje och demokratiskt medbestämmande. Utveckla Sverok ska skapa möjligheter för sina medlemmar att utveckla sin verksamhet. Sprida Sverok ska öppna nya vägar in i spelhobbyn så att fler får möjlighet att ta del av den. Information om Sverok Väst 1 Sverok Väst är en regional sammanslutning av föreningar inom Sveriges roll- och konfliktspelsförbund. Distriktet är en ideell organisation. 2 Distriktets syfte är att genom organiserad fritidsverksamhet främja intresset för sällskapsspel, med tonvikt på rollspel och konfliktspel. 3 Distriktet är religiöst och politiskt obundet och tar inte emot medlemskap från politiska eller religiösa organisationer. 4 Distriktets verksamhetsområde är Västra Götalands län och Hallands län. 5 Bidrag från landsting skall i första hand stanna inom länsgränserna för att gynna distriktsverksamhet inom det länet. Beslutet ska skickas till Sverok Väst RELFA Studiefrämjandet Lena Johansson Biträdande kultur- och fritidschef

Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2016-10-11 Sida 1 (8) 55 Dnr 2016/00074 806 Taxa för uthyrning av kommunala lokaler och anläggningar i Falköpings kommun Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskotts förslag 1 Föreslagna hyrestaxor för idrottshallar, gymnastiksalar, fotbollsplaner, skollokaler och samlingslokaler m.m. överlämnas till kommunfullmäktige för fastställelse. 2 Avgifterna föreslås gälla från och med 1 januari 2017. Hyrestaxorna tas upp i en ny kommunal författningssamling och ersätter KFS 2015:014. Inomhus Sporthallar, bordtennis-, brottar-, skytte-, tyngdlyftnings- och friidrottshallar, beachvolleyhall A 58:-/timme B 153:-/timme Gymnastiksalar, halv sporthall, danslokal Ållebergsgymnasiet, 1 beachvolleybana 46:-/timme 117:-/timme Kategori A Träningstaxa för ungdomsförening i kommunen Kategori B Övriga föreningar, företag och privatpersoner Idrottsarrangemang och matcher utan entré A B C Odenrinken 58:-/timme 230:-/timme 600:-/timme Kategori A Träningstaxa för ungdomsförening i kommunen Kategori B Övriga föreningar, företag och privatpersoner i kommunen Kategori C Föreningar, företag och privatpersoner utanför kommunen Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2016-10-11 Sida 2 (8) Idrottsarrangemang/match med entré Övriga arrangemang med entré 20 % av bruttobiljettintäkterna, dock lägst 720:- för högst 3 timmar. Taxan för högst 3 timmar är maximerad till 1 800:- för förening verksam inom kommunen. För tid därutöver gäller taxan för timtid. För arrangemang som sträcker sig över flera dygn beräknas ovanstående taxa per kalenderdygn 00.00 24.00. Minimihyra 2 800:-/3 timmar, tid därutöver gäller taxan för timtid. Tid som spärras på grund av att material står uppsatt mellan bokade tider debiteras. Maxpris för träningsläger per dag, vilket motsvarar 8 timmar med gällande taxa. Vid avbokning av träning senare än 6 dagar före bokad tid tas en avbokningsavgift ut med 30 kronor per timme. Ordinarie taxa gäller vid avbokning samma dag. Vid avbokning av match/arrangemang senare än 10 dagar före bokad tid tas en avbokningsavgift ut med 40 % av ordinarie pris. Utomhus A B Fotbollsplaner naturgräs och grus 11- och 9-mannaplan 58:-/timme 153:-/timme 7- och 5-mannaplan 46:-/timme 117:-/timme Fotbollsplaner - konstgräs 11- och 9-mannaplan 58:-/timme 153:-/timme 7- och 5-mannaplan 46:-/timme 117:-/timme Friidrott Odenplan 58:-/timme 153:-/timme Beachvolleybanor Hel anläggning 58:-/timme 153:-/timme 1 bana 46:-/timme 117:-/timme Konstgräsplanerna och beachvolleybanorna fungerar som spontanytor på tider som inte är bokade och kan då nyttjas utan kostnad. Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2016-10-11 Sida 3 (8) Kategori A Träningstaxa för ungdomsförening i kommunen Kategori B Övriga föreningar, företag och privatpersoner Idrottsarrangemang och matcher utan entré Idrottsarrangemang/match med entré 20 % av bruttobiljettintäkterna, dock lägst 720:- för högst 3 timmar. Taxan för högst 3 timmar är maximerad till 1 800:- för förening verksam inom kommunen. För tid därutöver gäller taxan för timtid. För arrangemang som sträcker sig över flera dygn beräknas ovanstående taxa per kalenderdygn 00.00 24.00. Övrig verksamhet på grusplaner Cirkus m.m. (Kostnad för anslutning till vatten, elnät och renhållning debiteras av samhällsbyggnadsförvaltningen) Bouletävlingar, bingo m.m. 2 000:-/dag 500:-/dag Tid som spärras på grund av att material står uppsatt mellan bokade tider debiteras. Maxpris för träningsläger per dag, vilket motsvarar 8 timmar med gällande taxa. Vid avbokning av träning senare än 6 dagar före bokad tid tas en avbokningsavgift ut med 30 kronor per timme. Ordinarie taxa gäller vid avbokning samma dag. Vid avbokning av match/arrangemang senare än 10 dagar före bokad tid tas en avbokningsavgift ut med 40 % av ordinarie pris. Förläggning Valhall Odenhallen säng, madrass, täcke och kudde Hårt underlag 80:-/person och dygn 40:-/person och dygn Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2016-10-11 Sida 4 (8) Omklädning Vid separat användning vid arrangemang utan hall Vid separat användning vid träning Bastu Vid uthyrning 120:-/tillfälle 46:-/tillfälle 210:-/tillfälle Skollokaler Matsalar med pentry Centralskolan, Kinnarpsskolan, Mössebergsskolan, Vindängenskolan, Ållebergsgymnasiet (ej pentry) Skoldisco m.m. A 400:-/dag B 650:-/dag 400:-/dag Undervisningskök Flobyskolan, Kyrkerörsskolan 275:-/dag 550:-/dag Aulor Flobyskolan, Kyrkerörsskolan, Stenstorpsskolan (aula/matsal) Frejahallens teorisal och café Övriga teorisalar Odenhallen, Ållebergsgymnasiet Övriga caféer Odenhallen, Motionscentralen 500:-/dag 46:-/tim Max 250:-/dag 46:-/tim Max 250:-/dag 46:-/tim Max 250:-/dag 1 000:-/dag 46:-/tim Max 400:-/dag 46:-/tim Max 400:-/dag 46:-/tim Max 400:-/dag Kategori A Föreningar och övriga organisationer inom kommunen. Kategori B Företag, privatpersoner och övriga. Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2016-10-11 Sida 5 (8) Övrigt Bordtennisbord inklusive räkneverk Barriärer (bordtennis) Högtalare (mindre bärbar anläggning) PC-kanon portabel Frisbeegolf-discar Tipskort (bunt om 100 st) 50:-* Föreningsservice kopiering A4 svart/vit kopia och kopia på färgat papper 1 10 kopior 11 18 kopior 19 25 kopior A4 färgkopia 1 10 kopior 11 18 kopior 19 25 kopior A3 svart/vit kopia och kopia på färgat papper 1 10 kopior 11 18 kopior 19 25 kopior A3 färgkopia 1 10 kopior 11 18 kopior 19 25 kopior Inplastning A4 A3 Vid större kvantiteter hänvisas till kopieringen i Stadshusets vaktmästeri. Passagekort för uthyrning Externt Internt 250:-/st och dag* 25:-/st och dag* 375:-/dag* 375:-/dag* 25:-/st och dag* 1:-/sida* 12:-* 15:-* 2:-/sida* 24:-* 30:-* 2:-/sida* 24:-* 30:-* 4:-/sida* 48:-* 60:-* 6:-/sida* 12:-/sida* 125:-* 50:- * = inklusive moms med 25 %. Eventuell transport av lånat materiel ombesörjs av kunden. Inventarier m.m. Gradängscen (10 enheter) Bord (bockar och skivor) 180:-/enhet och dygn* 25:-/st och dygn* Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2016-10-11 Sida 6 (8) Övrigt Vaktmästartjänster som ett led i uthyrningen Särdebiterade vaktmästartjänster Vaktmästartjänster internt Maskinkostnad Externt Internt 315:-/timme 393:-/timme* 315:-/timme 192:-/timme* 153:-/timme * = inklusive moms med 25 %. Eventuell transport av lånat materiel ombesörjs av kunden. Samlingslokaler A B Vartofta sporthall 400:-/dag 700:-/dag Tingshuset i Stenstorp Gula rummet Gröna rummet 150:-/dag 150:-/dag 250:-/dag 250:-/dag Kommunalhuset i Floby Stora salen Fritidslokal/pentry, suterrängplan Broddetorpsskolan Café med pentry 250:-/dag 200:-/dag 500:-/dag 400:-/dag 46:-/tim Max 250:-/dag Café med pentry, teorisal, gymnastiksal 400:-/dag Bibliotekets hörsal (endast dagtid) 300:- 500:- Kategori A Föreningar och övriga organisationer inom kommunen. Kategori B Företag, privatpersoner och övriga. 46:-/tim Max 400:-/dag 700:-/dag Allmänt Extra avgift tas ut då fastighetsjourens/lokalvårdares tjänster måste nyttjas på grund av problem som orsakas av kund. Dubbel avgift tas ut för bokade tider som inte nyttjas.. Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2016-10-11 Sida 7 (8) Bakgrund Ett förslag till nya hyrestaxor för idrottshallar, gymnastiksalar, fotbollsplaner, skollokaler och samlingslokaler har tagits fram som ska gälla från och med 1 januari 2017. I förslaget har taxa C tagits bort på alla anläggningar utom Odenrinken. Taxa C har gällt för alla föreningar, företag och privatpersoner utanför kommunen. I stället har taxorna B och C slagits ihop. Denna åtgärd föreslås av följande anledningar: Falköping behöver vara ett attraktivt alternativ som läger- och arrangemangsstad. Diskussioner kan undvikas om vem som ska stå för ett arrangemang, en utifrån kommande organisation eller en lokal förening. Specialöverenskommelser som t.ex. med Svenska Bordtennisförbundet behöver inte tecknas i avtal. Anledningen till att Odenrinken fortfarande föreslås ha kvar taxa C är att det är en kostnadskrävande anläggning och att en ihopslagning av taxa B och C skulle innebära en alltför låg hyra i förhållande till andra. För att kompensera detta förslag ekonomiskt behöver taxa A höjas med 2 kronor per timma och taxa B med 5 kronor. Tjänsteutlåtandet, daterat den 23 september 2016, har utarbetats av biträdande kultur- och fritidschefen Lena Johansson. Paragrafen skickas till Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2016-10-11 Sida 8 (8) Kultur- och fritidsnämnden Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (6) 2016-09-23 KFN 2016/00074 806 Kultur- och fritidsnämnden Taxa för uthyrning av kommunala lokaler och anläggningar i Falköpings kommun Förslag till beslut 1 Föreslagna hyrestaxor för idrottshallar, gymnastiksalar, fotbollsplaner, skollokaler och samlingslokaler m.m. överlämnas till kommunfullmäktige för fastställelse. 2 Avgifterna föreslås gälla från och med 1 januari 2017. Hyrestaxorna tas upp i en ny kommunal författningssamling och ersätter KFS 2015:014. Bakgrund Ett förslag till nya hyrestaxor för idrottshallar, gymnastiksalar, fotbollsplaner, skollokaler och samlingslokaler har tagits fram som ska gälla från och med 1 januari 2017. I förslaget har taxa C tagits bort på alla anläggningar utom Odenrinken. Taxa C har gällt för alla föreningar, företag och privatpersoner utanför kommunen. I stället har taxorna B och C slagits ihop. Denna åtgärd föreslås av följande anledningar: 1. Falköping behöver vara ett attraktivt alternativ som läger- och arrangemangsstad. 2. Diskussioner kan undvikas om vem som ska stå för ett arrangemang, en utifrån kommande organisation eller en lokal förening. 3. Specialöverenskommelser som t.ex. med Svenska Bordtennisförbundet behöver inte tecknas i avtal. Anledningen till att Odenrinken fortfarande föreslås ha kvar taxa C är att det är en kostnadskrävande anläggning och att en ihopslagning av taxa B och C skulle innebära en alltför låg hyra i förhållande till andra. För att kompensera detta förslag ekonomiskt behöver taxa A höjas med 2 kronor per timma och taxa B med 5 kronor. Fritidskontoret Lena Johansson Biträdande kultur- och fritidschef 0515-88 50 61 lena.johansson@falkoping.se Falköpings kommun 521 81 Falköping Telefon 0515-88 50 00 kommunen@falkoping.se www.falkoping.se Bankgiro 991-2478 Plusgiro 3 21 38-0 Org nr 212000-1744

2(6) Det som är gulmarkerat är något som har förändrats eller lagts till. Taxorna för Medborgarhuset har tagits bort och en del justeringar har gjorts i texterna. Inomhus Sporthallar, bordtennis-, brottar-, skytte-, tyngdlyftnings- och friidrottshallar, beachvolleyhall Gymnastiksalar, halv sporthall, danslokal Ållebergsgymnasiet, 1 beachvolleybana A 58:-/timme 46:-/timme B 153:-/timme 117:-/timme Kategori A Träningstaxa för ungdomsförening i kommunen Kategori B Övriga föreningar, företag och privatpersoner Idrottsarrangemang och matcher utan entré A B C Odenrinken 58:-/timme 230:-/timme 600:-/timme Kategori A Träningstaxa för ungdomsförening i kommunen Kategori B Övriga föreningar, företag och privatpersoner i kommunen Kategori C Föreningar, företag och privatpersoner utanför kommunen Idrottsarrangemang/match med entré Övriga arrangemang med entré 20 % av bruttobiljettintäkterna, dock lägst 720:- för högst 3 timmar. Taxan för högst 3 timmar är maximerad till 1 800:- för förening verksam inom kommunen. För tid därutöver gäller taxan för timtid. För arrangemang som sträcker sig över flera dygn beräknas ovanstående taxa per kalenderdygn 00.00 24.00. Minimihyra 2 800:-/3 timmar, tid därutöver gäller taxan för timtid. Tid som spärras på grund av att material står uppsatt mellan bokade tider debiteras. Maxpris för träningsläger per dag, vilket motsvarar 8 timmar med gällande taxa. Vid avbokning av träning senare än 6 dagar före bokad tid tas en avbokningsavgift ut med 30 kronor per timme. Ordinarie taxa gäller vid avbokning samma dag.

3(6) Vid avbokning av match/arrangemang senare än 10 dagar före bokad tid tas en avbokningsavgift ut med 40 % av ordinarie pris. Utomhus A B Fotbollsplaner naturgräs och grus 11- och 9-mannaplan 58:-/timme 153:-/timme 7- och 5-mannaplan 46:-/timme 117:-/timme Fotbollsplaner - konstgräs 11- och 9-mannaplan 58:-/timme 153:-/timme 7- och 5-mannaplan 46:-/timme 117:-/timme Friidrott Odenplan 58:-/timme 153:-/timme Beachvolleybanor Hel anläggning 58:-/timme 153:-/timme 1 bana 46:-/timme 117:-/timme Konstgräsplanerna och beachvolleybanorna fungerar som spontanytor på tider som inte är bokade och kan då nyttjas utan kostnad. Kategori A Träningstaxa för ungdomsförening i kommunen Kategori B Övriga föreningar, företag och privatpersoner Idrottsarrangemang och matcher utan entré Idrottsarrangemang/match med entré 20 % av bruttobiljettintäkterna, dock lägst 720:- för högst 3 timmar. Taxan för högst 3 timmar är maximerad till 1 800:- för förening verksam inom kommunen. För tid därutöver gäller taxan för timtid. För arrangemang som sträcker sig över flera dygn beräknas ovanstående taxa per kalenderdygn 00.00 24.00. Övrig verksamhet på grusplaner Cirkus m.m. (Kostnad för anslutning till vatten, elnät och renhållning debiteras av samhällsbyggnadsförvaltningen) Bouletävlingar, bingo m.m. 2 000:-/dag 500:-/dag Tid som spärras på grund av att material står uppsatt mellan bokade tider debiteras. Maxpris för träningsläger per dag, vilket motsvarar 8 timmar med gällande taxa.

4(6) Vid avbokning av träning senare än 6 dagar före bokad tid tas en avbokningsavgift ut med 30 kronor per timme. Ordinarie taxa gäller vid avbokning samma dag. Vid avbokning av match/arrangemang senare än 10 dagar före bokad tid tas en avbokningsavgift ut med 40 % av ordinarie pris. Förläggning Valhall Odenhallen säng, madrass, täcke och kudde Hårt underlag Omklädning Vid separat användning vid arrangemang utan hall Vid separat användning vid träning Bastu Vid uthyrning Skollokaler Matsalar med pentry Centralskolan, Kinnarpsskolan, Mössebergsskolan, Vindängenskolan, Ållebergsgymnasiet (ej pentry) Skoldisco m.m. 80:-/person och dygn 40:-/person och dygn 120:-/tillfälle 46:-/tillfälle 210:-/tillfälle A 400:-/dag B 650:-/dag 400:-/dag Undervisningskök Flobyskolan, Kyrkerörsskolan 275:-/dag 550:-/dag Aulor Flobyskolan, Kyrkerörsskolan, Stenstorpsskolan (aula/matsal) Frejahallens teorisal och café Övriga teorisalar Odenhallen, Ållebergsgymnasiet Övriga caféer Odenhallen, Motionscentralen 500:-/dag 46:-/tim Max 250:-/dag 46:-/tim Max 250:-/dag 46:-/tim Max 250:-/dag 1 000:-/dag 46:-/tim Max 400:-/dag 46:-/tim Max 400:-/dag 46:-/tim Max 400:-/dag Kategori A Föreningar och övriga organisationer inom kommunen. Kategori B Företag, privatpersoner och övriga.

5(6) Övrigt Bordtennisbord inklusive räkneverk Barriärer (bordtennis) Högtalare (mindre bärbar anläggning) PC-kanon portabel Frisbeegolf-discar Tipskort (bunt om 100 st) 50:-* Föreningsservice kopiering A4 svart/vit kopia och kopia på färgat papper 1 10 kopior 11 18 kopior 19 25 kopior A4 färgkopia 1 10 kopior 11 18 kopior 19 25 kopior A3 svart/vit kopia och kopia på färgat papper 1 10 kopior 11 18 kopior 19 25 kopior A3 färgkopia 1 10 kopior 11 18 kopior 19 25 kopior Inplastning A4 A3 Vid större kvantiteter hänvisas till kopieringen i Stadshusets vaktmästeri. Passagekort för uthyrning Externt Internt 250:-/st och dag* 25:-/st och dag* 375:-/dag* 375:-/dag* 25:-/st och dag* 1:-/sida* 12:-* 15:-* 2:-/sida* 24:-* 30:-* 2:-/sida* 24:-* 30:-* 4:-/sida* 48:-* 60:-* 6:-/sida* 12:-/sida* 125:-* 50:- * = inklusive moms med 25 %. Eventuell transport av lånat materiel ombesörjs av kunden. Inventarier m.m Gradängscen (10 enheter) Bord (bockar och skivor) Övrigt Vaktmästartjänster som ett led i uthyrningen Särdebiterade vaktmästartjänster Vaktmästartjänster internt Maskinkostnad Externt Internt 180:-/enhet och dygn* 25:-/st och dygn* 315:-/timme 393:-/timme* 315:-/timme 192:-/timme* 153:-/timme * = inklusive moms med 25 %. Eventuell transport av lånat materiel ombesörjs av kunden.

6(6) Medborgarhuset Teatersalong Minimihyra Vid entrébelagt arrangemang 7 % av bruttobiljettintäkten, dock lägst minimihyran. Repetition scen Foajé Vid separat uthyrning (Vid bokning av teatersalongen ingår foajén) Dansrotunda * = inklusive moms med 25 %. A 2 000:-/dag* 58:-/timme* 700:-/dag* 1 000:-/dag* Kategori A Föreningar och övriga organisationer inom kommunen. Uthyrning av Medborgarhuset sker genom Bräcke Diakoni. Samlingslokaler A B Vartofta sporthall 400:-/dag 700:-/dag Tingshuset i Stenstorp Gula rummet Gröna rummet 150:-/dag 150:-/dag 250:-/dag 250:-/dag Kommunalhuset i Floby Stora salen Fritidslokal/pentry, suterrängplan Broddetorpsskolan Café med pentry 250:-/dag 200:-/dag 500:-/dag 400:-/dag 46:-/tim Max 250:-/dag Café med pentry, teorisal, gymnastiksal 400:-/dag Bibliotekets hörsal (endast dagtid) 300:- 500:- 46:-/tim Max 400:-/dag 700:-/dag Kategori A Föreningar och övriga organisationer inom kommunen. Kategori B Företag, privatpersoner och övriga. Allmänt Extra avgift tas ut då fastighetsjourens/lokalvårdares tjänster måste nyttjas på grund av problem som orsakas av kund. Dubbel avgift tas ut för bokade tider som inte nyttjas. Beslutet ska skickas till Kommunfullmäktige Lena Johansson Biträdande kultur- och fritidschef

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING FÖR FALKÖPINGS KOMMUN KS 2015/393 806 KFS 2015:14 Taxa för uthyrning av kommunala lokaler och anläggningar i Falköpings kommun (Antagen av kommunfullmäktige den 26 oktober 2015, 134) (Gäller från och med den 1 januari 2016) Följande taxa gäller för uthyrning av kommunala lokaler och anläggningar i Falköpings kommun. Inomhus Sporthallar, bordtennis-, brottar-, skytte-, tyngdlyftnings- och friidrottshallar Idrottsarrangemang/match med entré Övriga arrangemang med entré A B C 56:-/timme 148:-/timme 194:-/timme 20 % av bruttobiljettintäkterna, dock lägst 720:- för högst 3 timmar. Taxan för högst 3 timmar är maximerad till 1 800:- för förening verksam inom kommunen. För tid därutöver gäller taxan för timtid. För arrangemang som sträcker sig över flera dygn beräknas ovanstående taxa per kalenderdygn 00.00 24.00. Minimihyra 2 800:-/3 timmar, tid därutöver gäller taxan för timtid. Gymnastiksalar, halv sporthall, danslokal Ållebergsgymnasiet 46:-/timme 112:-/timme 158:-/timme Beachvolleyhall 1 bana 56:-/timme 112:-/timme 158:-/timme 2 banor 56:-/timme 173:-/timme 316:-/timme 3 banor 56:-/timme 224:-/timme 474:-/timme Odenrinken 56:-/timme 224:-/timme 576:-/timme Idrottsarrangemang med 20 % av bruttobiljettintäkterna, dock 1 (7)

entré Övriga arrangemang med entré lägst 720:- för högst 3 timmar. Taxan för högst 3 timmar är maximerad till 1 800:- för förening verksam inom kommunen. För tid därutöver gäller taxan för timtid. För arrangemang som sträcker sig över flera dygn beräknas ovanstående taxa per kalenderdygn 00.00 24.00. Minimihyra 2 800:-/3 timmar, tid därutöver gäller taxan för timtid. Kategori A Träningstaxa för ungdomsförening Kategori B Övriga inom kommunen Idrottsarrangemang och matcher utan entré Alla privatpersoner Kategori C Övriga utanför kommunen Vid iordningställande före och efter arrangemang debiteras träningstaxa Kategori A. Vid avbokning av träning senare än 6 dagar före bokad tid tas en avbok-ningsavgift ut med 30 kronor per timme. Ordinarie taxa gäller vid avbokning samma dag. Vid avbokning av match/arrangemang senare än 14 dagar före bokad tid tas en avbokningsavgift ut med 40 % av ordinarie pris. Utomhus Fotbollsplaner naturgräs och grus A B C 7- och 5-mannaplan 46:-/timme 112:-/timme 158:-/timme 11- och 9-mannaplan 56:-/timme 148:-/timme 194:-/timme Fotbollsplaner - konstgräs 7- och 5-mannaplan 46:-/timme 112:-/timme 255:-/timme 11- och 9-mannaplan 56:-/timme 148:-/timme 470:-/timme Friidrott Odenplan 56:-/timme 148:-/timme 194:-/timme Idrottsarrangemang/match med entré 20 % av bruttobiljettintäkterna, dock lägst 720:- för högst 3 timmar. Taxan för högst 3 timmar är maximerad till 1 800:- för förening verksam inom kommunen. 2 (7)

För tid därutöver gäller taxan för timtid. För arrangemang som sträcker sig över flera dygn beräknas ovanstående taxa per kalenderdygn 00.00 24.00. Kategori A Träningstaxa för ungdomsförening Kategori B Övriga inom kommunen Idrottsarrangemang och matcher utan entré Alla privatpersoner Kategori C Övriga utanför kommunen Övrig verksamhet på grusplaner Cirkus m.m. (Kostnad för anslutning till vatten, elnät och renhållning debiteras av samhällsbyggnadsförvaltningen) Bouletävlingar, bingo m.m. 2 000:-/dag 500:-/dag Vid iordningställande före och efter arrangemang debiteras träningstaxa Kategori A. Vid avbokning av träning senare än 6 dagar före bokad tid tas en avbok-ningsavgift ut med 30 kronor per timme. Ordinarie taxa gäller vid avbokning samma dag. Vid avbokning av match/arrangemang senare än 14 dagar före bokad tid tas en avbokningsavgift ut med 40 % av ordinarie pris. Förläggning Valhall Odenhallen säng, madrass, täcke och kudde Hårt underlag 80:-/person och dygn 40:-/person och dygn Omklädning Vid separat användning vid arrangemang utan hall Vid separat användning vid träning 112:-/tillfälle 46:-/tillfälle Bastu Vid uthyrning 210:-/tillfälle 3 (7)

Skollokaler Matsalar med pentry Centralskolan, Flobyskolan, Kinnarpsskolan, Mössebergsskolan, Stenstorpsskolan, Ållebergsgymnasiet (ej pentry) A 400:-/dag B 650:-/dag Vindängenskolan 650:-/dag 1 250:-/dag Undervisningskök Flobyskolan, Kyrkerörsskolan 275:-/dag 550:-/dag Aulor Flobyskolan, Kyrkerörsskolan, Stenstorpsskolan 500:-/dag 1 000:-/dag Aulakök 250:-/dag 400:-/dag Arrangemang med entré 1 200:-/dag 1 750:-/dag Frejahallens teorisal och café 46:-/timme Max 250:-/dag 46:-/timme Max 400:-/dag Övriga teorisalar Odenhallen, Ållebergsgymnasiet 46:-/timme Max 250:-/dag 46:-/timme Max 400:-/dag Övriga caféer Odenhallen, Motionscentralen 46:-/timme Max 250:-/dag 46:-/timme Max 400:-/dag Kategori A Föreningar och övriga organisationer inom kommunen. Kategori B Företag, staten, enskilda och övriga. Övrigt Bordtennisbord inklusive räkneverk Barriärer (bordtennis) Högtalare (mindre bärbar anläggning) 250:-/st och dag* 25:-/st och dag* 375:-/dag* 4 (7)

Frisbeegolf-discar Tipskort (bunt om 100 st) 50:-* Föreningsservice kopiering A4 svart/vit kopia och kopia på färgat papper 1 10 kopior 11 18 kopior 19 25 kopior A4 färgkopia 1 10 kopior 11 18 kopior 19 25 kopior A3 svart/vit kopia och kopia på färgat papper 1 10 kopior 11 18 kopior 19 25 kopior A3 färgkopia 1 10 kopior 11 18 kopior 19 25 kopior Inplastning A4 A3 Vid större kvantiteter hänvisas till kopieringen i Stadshusets vaktmästeri. Passagekort för uthyrning Externt Internt 25:-/st och dag* 1:-/sida* 12:-* 15:-* 2:-/sida* 24:-* 30:-* 2:-/sida* 24:-* 30:-* 4:-/sida* 48:-* 60:-* 6:-/sida* 12:-/sida* 125:-* 50:- * = inklusive moms med 25 %. Eventuell transport av lånat materiel ombesörjs av kunden. Medborgarhuset Margaretasalen Pentry för kaffe inklusive porslin för 100 personer ingår Teatersalong Minimihyra Vid entrébelagt arrangemang 7 % av bruttobiljettintäkten, dock lägst minimihyran. Repetition scen Foajé Vid separat uthyrning (Vid bokning av teatersalongen ingår A 600:-/dag 2 000:-/dag 56:-/timme 500:-/dag B 1 100:-/dag 4 000:-/dag 194:-/timme 1 100:-/dag 5 (7)

foajén) Dansrotundan Kök (vid dansrotundan) inklusive porslin för 100 personer ingår 1 000:-/dag 2 000:-/dag Inventarier m.m Biljetter för teatersalongen (525 st) Biljetter för garderob Gradängscen (10 enheter) Bord (bockar och skivor) Stämning av flygel 250:-/bunt* 250:-/bunt* 180:-/enhet och dygn* 25:-/st och dygn* 1 000:-/tillfälle Övrigt Vaktmästartjänster som ett led i uthyrningen Särdebiterade vaktmästartjänster Vaktmästartjänster internt Maskinkostnad Externt Internt 308:-/timme 385:-/timme* 308:-/timme 188:-/timme* 150:-/timme * = inklusive moms med 25 %. Eventuell transport av lånat materiel ombesörjs av kunden. Avbokningsavgift på 200 kronor tas ut vid avbokning senare än 14 dagar före bokad tid. Samlingslokaler Vartofta sporthall 400:-/dag 650:-/dag Tingshuset i Stenstorp Gula rummet Gröna rummet Kommunalhuset i Floby Stora salen Gången andra våning Fritidslokal, suterrängplan Pentry för matlagning och kaffe Broddetorpsskolan Café med pentry Café med pentry, teorisal, gymnastiksal A 150:-/dag 150:-/dag 250:-/dag 75:-/dag 150:-/dag 100:-/dag 46:-/timme Max 250:-/dag 400:-/dag B 250:-/dag 250:-/dag 500:-/dag 100:-/dag 250:-/dag 150:-/dag 46:-/timme Max 400:-/dag 650:-/dag Bibliotekets hörsal (endast dagtid) 300:- 500:- 6 (7)

Kategori A Föreningar och övriga organisationer inom kommunen. Kategori B Företag, staten, enskilda och övriga. Allmänt Extra avgift tas ut då fastighetsjourens tjänster måste nyttjas på grund av problem som orsakas av kund. 200:-/tillfälle tas ut för extra bokning som görs dag före och/eller efter själva uthyrningstillfället i Medborgarhuset och samlingslokaler för iordning-ställande och städning. Om städning sker i samhällsbyggnadsförvaltningens regi sker debitering från dem. Dubbel avgift tas ut för bokade tider som inte nyttjas. 7 (7)

Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2016-10-11 Sida 1 (1) 56 Dnr 2016/00005 800 Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsförvaltningen Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskotts förslag 1 Dokumenthanteringsplanen för kultur- och fritidsförvaltningen godkänns och överlämnas till kommunstyrelsen. Bakgrund Falköpings kommun har en gemensam dokumenthanteringsplan för alla förvaltningar. I dokumenthanteringsplanen står närmare beskrivet vilka handlingar som finns inom verksamheten samt hur de ska behandlas. Främst handlar det om dessa ska gallras eller bevaras. Nu ska planen uppdateras och kommunledningsförvaltningen har skickat ut den på remiss. Kultur- och fritidsnämnden redigerade förvaltningens dokumenthanteringsplan vid sitt sammanträde den 23 februari 2016. Då gjordes en uppdatering utifrån omorganisationen som genomfördes under 2015. Inför denna uppdatering är förändringen att fritidskontoret har uppgraderat sitt bokningssystem vilket innebär att ett par punkter i planen kan tas bort. Tjänsteutlåtandet, daterat den 22 september 2016, har utarbetats av nämndsekreteraren Ulla Andersson. Paragrafen skickas till Kultur- och fritidsnämnden Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (1) 2016-09-22 KFN 2016/00005 800 Kultur- och fritidsnämnden Dokumenthanteringsplan för kultur- och fritidsförvaltningen Förslag till beslut 1 Dokumenthanteringsplanen för kultur- och fritidsförvaltningen godkänns och överlämnas till kommunstyrelsen. Bakgrund Falköpings kommun har en gemensam dokumenthanteringsplan för alla förvaltningar. I dokumenthanteringsplanen står närmare beskrivet vilka handlingar som finns inom verksamheten samt hur de ska behandlas. Främst handlar det om dessa ska gallras eller bevaras. Nu ska planen uppdateras och kommunledningsförvaltningen har skickat ut den på remiss. Kultur- och fritidsnämnden redigerade förvaltningens dokumenthanteringsplan vid sitt sammanträde den 23 februari 2016. Då gjordes en uppdatering utifrån omorganisationen som genomfördes under 2015. Inför denna uppdatering är förändringen att fritidskontoret har uppgraderat sitt bokningssystem vilket innebär att ett par punkter i planen kan tas bort. Beslutet ska skickas till Kommunstyrelsen Ulla Andersson Nämndsekreterare Staben Ulla Andersson Nämndsekreterare 0515-88 50 45 ulla.andersson@falkoping.se Falköpings kommun 521 81 Falköping Telefon 0515-88 50 00 kommunen@falkoping.se www.falkoping.se Bankgiro 991-2478 Plusgiro 3 21 38-0 Org nr 212000-1744

Kultur- och fritidsförvaltningen Gemensamt Handling Gallring Anmärkning Informationsblad, broschyr o.d. som produceras av förvaltningen Sparas. Till diariet i samband med verksamhetsberättelsen Bisyssla, beslut Vid inaktualitet. Närarkiv. Gallring i IT-katalogen G Gallring efter 5 år. Polismyndigheten anmälningar, tillstånd, rapporter Vid inaktualitet. Tidningsurklipp Underlag för statistik (besöksrapporter och liknande) Statistik som inte ingår i verksamhetsberättelse. Avtal av kortvarig karaktär Till centralarkiv efter 3 år. Vid inaktualitet. Gallring efter. Gallring efter upphörd giltighet. Pärm i tjänsterum. Lagras i ärendehanteringsprogrammet. Skrivs in i verksamhetsberättelserna. Protokoll Handling Gallring Anmärkning Hembygdsråd Till centralarkiv efter 3 år. Närarkiv. Datum. Museiråd Till centralarkiv efter 3 år. Närarkiv. Datum. Allmänkultur Handling Gallring Anmärkning Register över konstverk Dator + Reg. nr-ordning. Ajourhålls. Arrangörskontrakt. Gallras efter Ersättning till artister, föredragshållare, musiker, dansare och grupper, t.ex. teatergrupper. Tillstånd från andra myndigheter vid arrangemang. upphörd giltighet. Kopia på förvaltningen, gallras efter. Gallras efter upphörd giltighet. Tillstånd från t.ex. polisen, länsstyrelsen.

Fritidskontoret Handling Gallring Anmärkning Bidragsansökningar jämte handlingar Till närarkiv efter Tjänsterum. 1 år. Årsvis. Verksamhetsberättelser från föreningar. Kort/nyckelkvittenser. Program för sportlovsaktiviteter. Gallring efter 5 år. Till närarkiv efter 1 år. Till centralarkiv efter 5 år. Gallras vid återlämnande av kort/nyckel. Till centralarkiv efter 3 år. Tjänsterum. Årsvis. Tjänsterum. Närarkiv. Datum. Kontrakt om uthyrning av lokaler. Gallring efter. Kontrakten är underlag för debitering och krav. Bokningsscheman, bokningsbesked. Vid inaktualitet. Badverksamhet Handling Gallring Anmärkning Närvaroförteckningar, t.ex. över elever som deltagit i simundervisning. Gallring efter. Personalrum. Datum. Märkesnoteringar för simskolegrupper. Gallring efter. Personalrum. Datum. Biblioteksverksamhet Handling Gallring Anmärkning SCB-statistik. Till centralarkiv efter 10 år. Närarkiv. Datum. Dagstidningar. Förteckning över tidningar och tidskrifter. Gallring efter 2 månader. Till magasinet dagen efter. Närarkiv.

Museets och Ekehagens verksamhet Handling Gallring Anmärkning Dokumentation av verksamhet, t.ex. underhållsplaner, åtgärdsbeskrivningar, rapporter från experiment och underhåll.. Dokumentation av verksamheten, t.ex. konstutställningar, vård av museiföremål och byggande av permanenta utställningar. Register över museets föremålssamling. Topografiska register. Skrivelser om gåvor och donationer till museet. Kopia till registrator. Närarkiv. Uppställning/projekt. Närarkiv. A Ö. Ajourhålls. Närarkiv. Datum. Förvaltningens Diarieplan/årsvis. Lånekvitton av olika slag. Vid inaktualitet. Tjänsterum. Datum. Fotografier. Närarkiv. Datum. Lagras digitalt. Tidningsurklipp. Närarkiv. Datum. Bokningsstatistik (kalender, offert). Gallring efter 10 år.

2016-08-31 1 (1) Samtliga nämnder Revidering av gemensam dokumenthanteringsplan för Falköpings kommun Bakgrund Arkivbildning och gallring av allmänna handlingar inom kommunerna styrs av arkivlagen. Av arkivlagen framgår det att myndigheters arkiv ska bevaras, hållas ordnade och vårdade på så sätt att de tillgodoser rätten att ta del av allmänna handlingar, behovet av information för rättskipning och förvaltning samt forskningens behov och vidare att varje myndighet ska upprätta en dokumenthanteringsplan. I dokumenthanteringsplanen står närmare beskrivet vilka handlingar som finns inom varje verksamhet samt hur dessa ska behandlas (främst om de ska gallras eller bevaras). Att gallra inbär att handlingen förstörs antingen direkt eller efter en viss tid (vid gallringsfristens utlöpande). Falköpings kommun har haft en gemensam dokumenthanteringsplan i tre år. Det har fungerat bra genom att alla har följt samma regelverk och vet vilka regler som gäller vid bevarade och gallring av arkivhandlingar. Planen är att ärendet ska behandlas av kommunfullmäktige den 19 december. Därför önskas yttrande från samtliga nämnder senast den 31 oktober. Samtliga nämnder behöver anta de gallringsfrister som är angivna för sin respektive nämnd samt i övrigt ställa sig bakom dokumentet. Yttrande lämnas till kansliavdelningen. Frågor om processen eller underlaget hanteras av arkivarie Jörg Siewert. Jörg Siewert Kommunarkivarie Kommunledningsförvaltningen Jörg Siewert Kommunarkivarie 0515-88 50 13 jorg.siewert@falkoping.se Falköpings kommun 521 81 Falköping Besök: Stadshuset S:t Sigfridsgatan 9 Telefon 0515-88 50 00 Telefax 0515-85101 kommunen@falkoping.se www.falkoping.se Bankgiro 991-2478 Plusgiro 3 21 38-0 Org nr 212000-1744

Dokumenthanteringsplan Dokumenttyp Styrdokument Antagen av Kommunfullmäktige 2016-00-00 Dokumentansvarig Kommundirektör

Inledning... 4 Beslut om gallring... 4 Skanning eller mikrofilmning... 4 Gallring... 4 Rensning... 4 Arkivbeständighet... 5 Papper... 5 Mikrofilmning... 5 Elektroniskt format... 5 Arkivlokaler... 5 Arkivläggning av material som ska bevaras... 5 Hantering av allmänna handlingar regelverk och praktiska anvisningar.. 6 Regelverk... 6 Offentlighetsprincipen... 6 Allmän handling... 6 Sekretess samt utlämnande av allmänna handlingar... 7 Registrering av allmänna handlingar... 7 Dokumenthanteringsplanens uppbyggnad... 9 Politiska organ inklusive bolagsstyrelser... 10 Allmänt... 10 Särskilt gällande valnämnd... 11 Särskilt gällande revision... 11 Stiftelser... 12 Allmän administration (förvaltningsgemensamt)... 13 Diarieregistrering m.m.... 13 Arkivering... 13 Styrande dokument... 14 Generellt förekommande verksamhetsanknutna handlingar... 14 Personaladministration... 15 Arbetsmiljö... 15 Facklig samverkan, förhandling... 15 Kompetensutveckling... 15 Lönebildning... 16 Omställning... 16 Personalvård... 16 Rehabilitering... 16 Rekrytering och introduktion av nya medarbetare... 17 Särskilda anställningsformer... 18 Ekonomiadministration... 18 Handlingar av ringa betydelse... 19 Handlingar av tillfällig betydelse... 19 1

Kommunstyrelsen... 21 Kansliavdelningen... 21 Juridisk verksamhet... 21 PuL-administration... 22 Personalavdelningen... 23 Löneenheten... 23 Personalenheten... 24 Ekonomiavdelningen... 25 Upphandling... 28 IT-avdelningen... 32 Kommunikationsavdelningen... 33 Information/kommunikation... 33 E-tjänster och sociala medier... 33 Medborgarkontoret... 34 Vigseladministration... 34 Mångfald- och kvalitetsutvecklare... 34 Kvalitetsarbete... 34 Utvecklingschef och Chef infrastruktur och logistik... 35 Projekthandlingar... 35 Näringslivsavdelningen... 36 Turismutveckling... 36 Stadsbyggnadsavdelningen... 37 Plan 3 Höger korridor Arkiv 2 (vänster sida)... 37 Plan 3 höger korridor Arkiv 1... 37 Plan 3 planarkiv vänster korridor... 38 Källararkiv Mät o Kart... 39 Mät- och Karts arkiv plan 5... 39 Barn- och utbildningsnämnden... 40 Barnomsorg... 40 Grundskola, Särskola, Gymnasium, Gymnasiesärskola... 40 Musikskola... 42 Specialpedagogiskt centrum... 42 2

Kompetens- och arbetslivs-nämnden... 44 Arbetsmarknadsåtgärder, Högskole- och universitetsutbildning på distans, Uppdrags- utbildning, Vuxenutbildning, samt YH-utbildningar... 44 Handlingar AME... 44 Handlingar VUX... 44 Handlingar YH/UH/UDU... 45 Kultur och Fritidsnämnden... 47 Gemensamt... 47 Protokoll... 47 Kultur- och fritidskontoret... 47 Databaserad information... 48 Badverksamhet... 48 Biblioteksverksamhet... 48 Museiverksamhet... 48 Socialnämnden... 49 Personal... 49 Ekonomi... 49 IT... 50 Administration & Arkivering... 50 Äldreomsorg och funktionsnedsättning... 50 Nämnd, råd & liknande... 51 Brukare... 51 Färdtjänst... 55 Budget- och skuldrådgivning... 55 Tekniska nämnden... 56 Arkiv Plan 5 Vänster korridor... 56 Arkiv Park/gata... 57 Arkiv Park/gata plan 6... 57 Räddningsnämnden... 58 Administration... 58 Överförmyndare... 59 Index... Fel! Bokmärket är inte definierat. 3

Inledning Beslut om gallring Gallringsråden i den här dokumenthanteringsplanen bygger på Sveriges Kommun och Landstings (SKL) serie Bevara eller Gallra, framtagen av SKL i samarbete med Riksarkivet. Arkivbildning och gallring inom kommuner styrs av Arkivlagen (1990:782). Enligt Arkivlagen ska det i varje kommun finnas en arkivmyndighet. Lagen säger att allmänna handlingar får gallras (förstöras) om kommunen fattat beslut där om. Hur beslut om gallring ska fattas inom kommunen framgår av arkivreglementet. Beslutanderätten kan ligga hos vederbörande nämnd/styrelse eller vara centraliserad till en enda myndighet, i första hand arkivmyndigheten. En enskild tjänsteman får aldrig fatta beslut om gallring om inte sådan beslutsrätt blivit delegerad till tjänstemannen från den nämnd/styrelse som ska fatta beslut om gallring. Normalt ska samråd i gallringsfrågor ske med kommunens arkivmyndighet. Hur samrådsförfarandet ska gå till regleras i arkivreglementet. Skanning eller mikrofilmning Byte av data bärare eller medium är gallring, om det leder till informationsförlust, förlust av möjliga informationssammanställningar och/eller om förlust av sökmöjligheter. Elektroniska handlingar, information i IT-system eller liknande skrivs ibland ut på papper eller mikrofilm/mikrofiche. Om information eller möjligheter till sökningar och sammanställningar därvid förloras är detta likvärdigt med gallring och förutsätter ett gallringsbeslut. Detsamma gäller om man vill föra över information från papper till någon form av elektronisk data bärare och förstöra pappret (exxempelvis vid skanning av leverantörsfakturor). Gallring Att en handling gallras betyder i arkivsammanhang att handlingen förstörs. Om gallringsfristen exempelvis är fem år betyder det att handlingen får förstöras fem kalenderår efter det att handlingen upprättades. Gallringsfristen vid inaktualitet innebär en gallringsfrist som är kort och som kan bestämmas av förvaltningen själv utifrån dess behov av informationen. Rensning Innan ett ärende avslutat ska akten rensas. Arbetsmaterial rensas av respektive handläggare innan ärendet avslutas Rensning innebär att material som inte tillfört ärendet något kan avlägsnas. Om dock arbetsmaterial arkivläggs, blir detta allmän handling och omfattas av bestämmelserna om gallring. Rensning kräver god kännedom om ärendet, varför detta lämpligast görs av aktuell handläggare. 4

Arkivbeständighet Papper Pappershandlingar som ska bevaras för framtiden ska vara upprättade på åldringsbeständigt eller arkivbeständigt underlag. Med syftas på arkivhandlingar som i princip ska bevaras för all framtid. Om man har anledning att tro att papperet kommer att utsättas för slitage, ska det vara arkivbeständigt. Papper som är arkivbeständigt är utvärderat enligt SS- ISO 11108 och i Sverige oftast märkt med beteckningen Svenskt Arkiv. Åldringsbeständigt papper utvärderas enligt ISO 9706. Det åldringsbeständiga papperet är inte dyrare än annat brukspapper avsett för skrivare och kopiatorer. Det uppfyller normalt också alla krav man ställer på miljövänligt papper. Mikrofilmning Vid mikrofilmning av handlingar som ska bevaras ska silverfilm användas. Mikrofilm ska vara godkänd för arkivändamål och framställd på ett sådant sätt att den kan långtidsförvaras Elektroniskt format Kommunen använder sig i dagsläget inte av digital långtidsarkivering. Skulle detta bli aktuellt i framtiden måste kommunen säkerställa att handlingarna ska kunna vara maskinläsbara även i framtiden. Riksarkivet har tagit fram föreskrifter i frågan. Arkivlokaler Av Riksarkivets föreskrifter framgår vilka krav som ställs på arkivlokaler. Arkivläggning av material som ska bevaras Material som ska bevaras för framtiden ska arkivläggas, d.v.s. förpackas för förvaring, på ett sådant sätt att det utsätts för minsta möjliga slitage. Det innebär att: Plastfickor ska vara borttagna, använd istället akt omslag avsedda för arkivering. Gem, häftklamrar, trycksaker och broschyrer (vid absolut behov sparas 1 arkivex.) ska vara borttagna. Handlingarna ska vara packade i arkivkartonger, på kartongens kortsida ska det stå skrivet med blyerts vad kartongen innehåller. En arkiv följesedel ska medfölja leveransen till kommunarkivet, på följesedeln ska det stå upptaget vad som har överlämnats till kommunarkivet. Finns blankett på Falnet under Kommunarkiv. 5

Hantering av allmänna handlingar regelverk och praktiska anvisningar Regelverk Regelverket kring allmänna handlingar behandlas i: - Tryckfrihetsförordningen - Offentlighets- och sekretesslagen - Arkivlagen och arkivförordningen - Riksarkivets författningssamling (RA-FS) och myndighetsspecifika föreskrifter (RA-MS) Offentlighetsprincipen I tryckfrihetsförordningen framgår att varje svensk (även utländsk) medborgare har rätt att ta del av allmänna handlingar med syftet att främja ett fritt meningsutbyte och en allsidig upplysning. Allmän handling Som allmän räknas en handling om den förvaras hos myndighet och är att anse som inkommen eller upprättad hos myndighet. Handlingar kan också räknas som ej allmänna, offentliga och hemliga. Uppgifter i allmänna handlingar kan enbart räknas som hemliga om det finns stöd för detta i Offentlighets- och sekretesslagen. 6

Sekretess samt utlämnande av allmänna handlingar Huvudparten av de allmänna handlingar som förekommer i Falköpings kommun är offentliga och ska vid begäran lämnas ut skyndsamt av den handläggare som vårdar handlingen. Uppgifter som skyddas av sekretess ska i regel inte lämnas ut. Några exempel är: - Inkomna sekretesstämplade handlingar - Uppgifter om enskilds personliga förhållande hos kurator, studievägledare eller psykolog - Uppgift om enskilds hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden inom hälso- och sjukvården - Uppgift om enskilds personliga förhållanden i miljömedicinsk, socialmedicinska, psykiatriska och andra medicinska studier, samt i beteende- och samhällsvetenskapliga studier - Viss personaladministrativ eller personalsocial verksamhet, t.ex. omplaceringar - Pågående upphandlingar - Uppdragsforskning Om en begärd allmän handling innehåller uppgifter som skyddas av sekretess har handläggaren rätt att fråga den sökande om varför han/hon vill ta del av handlingen. Om en begärd allmän handling innehåller uppgifter som skyddas av sekretess har handläggaren rätt att fråga den sökande om varför han/hon vill ta del av handlingen. Det sker alltid en sekretessprövning i varje enskilt fall då en sekretesshandling ska lämnas ut. I respektive nämnds delegationsordning framgår vem som har rätt att besluta om att inte lämna ut allmän handling eller lämna ut allmän handling med förbehåll. Förekommer osäkerhet om en handling får lämnas ut eller ej ska frågan hänskjutas till myndigheten centralt (nämnden) för beslut. Frågor om offentlighet och sekretess besvaras av kansliavdelningen e-post kskansli@falkoping.se Registrering av allmänna handlingar Grundregeln är att allmänna handlingar skall registreras, under förutsättning att de inte är av ringa betydelse för verksamheten. För handlingar som berörs av sekretess finns ett absolut krav om registrering. Övriga handlingar måste åtminstone hållas ordnade så att de kan tas fram vid begäran (systematiskt ordnade). Registrering kan ske i olika former av register. Diarieföring är en typ av registrering. Andra register som förekommer i Falköpings kommun är bl.a. Procapita samt personal- och ekonomisystemen. Arkivförteckningar kan också ses som register. Vad bör diarieföras? Inkomna eller upprättade handlingar som kan föranleda beslut, yttranden eller åtgärd t.ex.: - Anställningar (utlysande, ansökningar, beslut, tillkännagivande, förordnande); gäller alla slag av anställningar - Avtal - Befordringsärenden 7

- Bokslut - Budget - Delegationer - Disciplinärenden - Gåvo- och donationsbrev - Kontrakt - Kurs- och programplaner - Policydokument - Regleringsbrev - Remisser/remissvar - Revisionsrapporter - Sekretessbelagda handlingar - Stipendier (ledigkungörelser, ansökningar, beslut) - Studiegång (byte av program, tillgodoräknande, studieortsbyte, studieuppehåll m.m.) - Tillstånd (hantering av miljöfarliga ämnen, forskning på människor och djur m.m.) - Upphandling (anbudsförfrågan/anbudsunderlag) - Varsel - Verksamhetsplaner/verksamhetsberättelser - Överklaganden Handlingar som ej skall diarieföras (räknas inte som allmänna handlingar eller räknas som av tillfällig och ringa betydelse) - Anonyma skrivelser - Enklare förfrågningar om kurser m.m. - Författningstryck och offentliga utredningar - Obegripliga skrivelser - Post till fackliga företrädare - Privata brev och meddelanden - Protokoll inkomna för kännedom - Reklam/ spam - Tidskrifter och publikationer Handlingar som bör förvaras i systematisk ordning - Forskningshandlingar (primärmaterial, bearbetningsmaterial, redovisningsmaterial) - Informationsmaterial - Kursdokumentation (litteraturlistor, deltagarlistor, tentamensformulär, sammanställda kursutvärderingar m.m.) - Protokoll - Semester och tjänstledighetsansökningar - Sjukförsäkran - Utbildningsbevis - Verifikationer och räkenskapsmaterial - Övrig korrespondens (även e-post) som ej diarieförs Frågor om diarieföring besvaras av kansliavdelningen, e-post kskansli@falkoping.se Frågor rörande arkivhantering besvaras av kommunarkivet, e-post arkivet@falkoping.se 8

Dokumenthanteringsplanens uppbyggnad Dokumenthanteringsplanen gäller för kommunens samtliga nämnder, bolag och förvaltningar. Det är endast i den mån en typ av dokument enbart finns inom en nämnd, ett bolag eller en förvaltning, som detta är särreglerat. Dokumenthanteringsplanen är uppbyggd på följande sätt: Inledning beskriver i allmänt vad som gäller för hantering av dokument avseende förvaring och arkivering Politiska organ inklusive bolagsstyrelser beskriver hur de politiska organen samt bolagsstyrelserna ska hantera sina dokument. Det är gemensamma regler som gäller för samtliga dessa. Administration beskriver gemensamma regler inom områdena allmän administration, personal och ekonomi Kommunstyrelsen beskriver regler för de områden som enbart finns inom denna förvaltning. Barn- och utbildningsnämnden beskriver regler för de områden som enbart finns inom denna förvaltning. Kompetens- och arbetslivsnämnden beskriver regler för de områden som enbart finns inom denna förvaltning. Kultur- och fritidsnämnden beskriver regler för de områden som enbart finns inom denna förvaltning. Socialnämnden beskriver regler för de områden som enbart finns inom denna förvaltning. Tekniska nämnden beskriver regler för de områden som enbart finns inom denna förvaltning. Räddningsnämnden beskriver regler för de områden som enbart finns inom denna förvaltning. Överförmyndare beskriver regler för de områden som enbart finns inom denna förvaltning. 9

Politiska organ inklusive bolagsstyrelser Allmänt Handlingar från de politiska organen, d.v.s. kommunfullmäktige, kommunstyrelse, nämnder, revision och överförmyndare samt bolagsstyrelser (inklusive beredningar, delegationer, utskott o.dy) bör, med få undantag, bevaras. Detta gäller oberoende av om de (utöver själva protokollet) utgörs av protokollsbilagor och liknande och ingår i diarieförda handlingar. Handling Gallring Anmärkning Arvodesunderlag, förtroendevalda 10 år Förrättningsrapporter, inkomstuppgifter, reseräkningar o.d.. Jfr även närvarolistor. Delegationsbeslut-/förteckningar Ljud- och bildupptagningar (bandinspelningar, ljudfiler, filer från webbsändningar o.d.) från fullmäktigesammanträden. Föredragningslistor (dagordningar, kallelser) Förtroendemannaregister Inkomna och utgående skrivelser För arvodesberedningen till exempel avsägelser och nomineringar. Justeringsanslag Om tillkännagivandet av justeringen antecknats på protokollet kan anslaget gallras. Kungörelser, fullmäktigesammanträden Närvarolistor Ingår i protokollet. Protokoll från politiska organ - inklusive presidier, råd, politiska arbetsgrupper, kommittéer, referensgrupper, styrgrupper, samarbets-/samrådsgrupper. Protokollsbilagor - skrivelser/tjänsteutlåtanden och andra handlingar som ligger till grund för besluten eller innehåller unik information av direkt relevans. Beslutsunderlag. Ingår ofta i diarieförda handlingar. Omröstningsslistor Protokollsbilagor. Sekretessbevis/tystnadspliktsförsäkringar för förtroendevalda Gåvor till kommunen Tackbrev o d ordförandekorrespondens Vänorter, handlingar rörande Vid inakualitet Vid inakualitet Vid inakualitet 10

Särskilt gällande valnämnd Valnämnden i varje kommun är lokal valmyndighet. I valnämnden arkiv finns vissa handlingar som har stor betydelse för forskningen kring de allmänna valen, exempelvis material rörande röstmottagare, vallokaler, förtidsröstning, preliminär rösträkning m.m. När det gäller oanvänt material som exempelvis blanketter och kuvert kan Valmyndigheten efter valet meddela vad som ska sparas för att användas vid kommande val. Handling Gallring Anmärkning Anvisningar och utbildningsmaterial (särskilt för röstmottagare och kommunala bud) från Valmyndigheten (och länsstyrelsen) som enbart gäller ett val. Brevröster, för sent inkomna Informationsmaterial, kommunspecifikt (för allmänheten, spec. om förtidsröstningen och om dubblettröstkort). Kvitton avseende från posten mottagna röster Omslag med ytterkuvert från godkända budröster. Omslag med budröster som underkänts och tagits omhand. Protokoll över mottagna förtidsröster. Röstkort som samlats upp i vallokaler och röstningslokaler. Röstlängder som använts vid val Kan förstöras efter valet. Kan förstöras när valet vunnit laga kraft. Sparas under valperioden. Sparas under valperioden. Sparas under valperioden. Sparas under valperioden. Kan förstöras efter valet. Med valperiod avses perioden till nästa val. Med valperiod avses perioden till nästa val. Med valperiod avses perioden till nästa val. Med valperiod avses perioden till nästa val.. Uppföljning av till exempel lokaler, transporter, kommunala bud, intern och extern information (kommunens planeringsunderlag). Kommunspecifikt utbildningsmaterial och lokala instruktioner (särskilt för röstmottagare och kommunala bud). Uppföljning av röstmottagningen (kommunens planeringsunderlag till nästa val). Valdistrikt, kartor och kodförteckningar över (motsv) Väljarförteckningar Sparas under valperioden. Med valperiod avses perioden till nästa val. Särskilt gällande revision Fullmäktige väljer revisorer för sin och allmänhetens kontroll av och insyn i hur styrelse och nämnder m.fl. uppfyller sina uppdrag och mål. Fullmäktige utser även lekmannarevisorer till kommunens bolag. De handlingar som upprättas av de förtroendevalda revisorerna i deras bedömning av verksamhet, räkenskaper och intern kontroll ska som huvudregel bevaras. Vidare bör de handlingar bevaras som belyser revisionens organisation, den specifikt granskade verksamheten och revisionens resultat. Handling Gallring Anmärkning Fakturakopior Inkomna skrivelser 11 Till närarkiv efter 4 år. Till närarkiv efter 4 år. Till centralarkiv Förvaringsplats KR. Förvaringsplats KR, KS.

Minnesanteckningar Protokoll, original Revisionsrapporter Strategi, arb.plan Utgående skrivelser efter 4 år. Till närarkiv efter 4 år. Till centralarkiv efter 4 år. Till centralarkiv efter 4 år. Till centralarkiv efter 5 år. Till närarkiv efter 4 år. Till närarkiv efter 4 år. Till centralarkiv. efter 4 år. Förvaringsplats KR, KS. Förvaringsplats KS. Förvaringsplats KR. Förvaringsplats KR. Förvaringsplats KR, KS. Stiftelser Kommunen har ett antal utdelningsstiftelser. Dessa bildades ursprungligen genom donationer från privatpersoner, vanligtvis genom testamenten, och kallas ofta för donationsfonder. Stiftelserna förvaltar och delar ut medel till olika specificerade ändamål. Handling Gallring Anmärkning Anmälningar till stiftelseregistret Ansökningar till Kammarkollegiet om tillstånd att ändra, upphäva eller åsidosätta föreskrifter i stiftelseförordnandet, överklaganden till domstol av Kammarkollegiets beslut. Bidragsansökningar och beslut Protokoll Revisionsberättelser Räkenskapshandlingar för stiftelser som är bokföringsskyldiga enl. lag Räkenskaper över belopp som har inbetalats eller utbetalats. Sammanställning för räkenskapsåret (räkenskapssammandrag) Stiftelseförordnande eller motsvarande (donationsurkunder, gåvobrev, testamenten). Verifikationer för in- och utbetalningar Årsbokslut Årsredovisning Vid inaktualitet Förvaras fram t.o.m. det tionde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Förvaras fram t.o.m. det tionde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Se Ekonomiavdelningen. Stiftelser som inte är bokförings skyldiga enligt bokföringslagen. Stiftelser som inte är bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen. Stiftelser som inte är bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen. 12

Allmän administration (förvaltningsgemensamt) Handlingar som tillkommit i allmän administrativ och förvaltande verksamhet kan, med vissa undantag, gallras när de inte längre har någon praktisk betydelse. Vissa handlingar har ett rättsligt värde och får inte gallras förrän detta värde har upphört. Ett urval av handlingar måste också bevaras för framtiden. Det gäller handlingar som ska tjäna som underlag för studier av kommunens roll i samhället och handlingar som är nödvändiga för ett långsiktigt utvecklingsarbete och för olika slags forskning. Diarieregistrering m.m. Handling Gallring Anmärkning Adresslistor Diarier Diarieförda handlingar, avslutade ärenden. Diarieplaner Ej diarieförda handlingar (handlingar med endast dokument ID). 13 Vid inaktualitet Till centralarkiv efter 4 år. Till centralarkiv vid varje uppdatering. Gallring efter 1 år. Diarieplansnummer. Datumföljd. Ajourhålls. Fax, försättsblad Vid inaktualitet Fax, körjournal och sändningskvitton för sekretessbelagda handlingar Fax, körjournal och sändningskvitton för övrigt Vid inaktualitet Register till diarier Om sådana upprättas. Korrespondens (ej diarieförd), av vikt för verksamheten. Kan noteras på postlista. Korrespondens, rutinmässig Vid inaktualitet Kan noteras på postlista. Minnesanteckningar Vid inaktualitet Postlistor Vid inaktualitet Ofta integrerade i diariesystemet. Arkivering Handling Gallring Anmärkning Arkivförteckningar Arkivbeskrivning Dokumenthanteringsplan Ingår ofta i diarieförda handlingar. Gallringsbeslut Dokumenthanteringsplan. Leveransreversal Kvitto över handlingar levererade till arkivmyndigheten.

Styrande dokument Handling Gallring Anmärkning Arbetsordning Ingår i diarieförda handlingar. Beredskapsplaner, handlingsplan för förebyggande verksamhet. Datumföljd. Ajourhålls (lag om skydd mot olyckor). Delegationsordningar Ingår i diarieförda handlingar. Handböcker Vid inaktualitet Om framtagna för den egna verksamheten. Instruktioner Manualer/lathundar Miljöcertifiering/-diplomering, dokumentation av Vid inaktualitet Organisationsscheman/beskrivningar Vid inaktualitet Ingår ofta i handling som, årsberättelser e d. Policy, lednings- och styrdokument, strategisk plan, sektorsprogram, verksamhetsplaner. Ingår i diarieförda handlingar. Reglementen och bestämmelser. Ingår i diariet. Riktlinjer, anvisningar Ingår i diariet. Rutinbeskrivningar Vid inaktualitet Generellt förekommande verksamhetsanknutna handlingar Handling Gallring Anmärkning Avtal Skall diarieföras. Klagomålshantering - klagomål/synpunkter (inklusive svar) - klagomål/synpunkter och förslag av rutin artad, allmän karaktär - sammanställningar, rapporter och statistik Protokoll eller mötesanteckningar från ledningsgrupper (förvaltningsledning). Protokoll eller mötesanteckningar från olika interna verksamhetsmöten - avdelningsmöten, personalmöten, informationsmöten m.m. Protokoll från facklig samverkan (samarbetsorgan mellan arbetsgivare och arbetstagare). Vid inaktualitet Se Personaladministration/ facklig samverkan. Om de inte innehåller beslut eller unik information av direkt betydelse för verksamheten. Remisser och remissvar/yttranden Ingår i diarieförda handlingar. Spontanofferter och leverantörsinformation. Vid inaktualitet Uppdragshandlingar För exempelvis konsulter, projekt. Ingår ofta i diarieförda handlingar. Utredning 14

Personaladministration Arbetsmiljö Handling Gallring Anmärkning Arbetsmiljöutredningar Ofta utförda av extern konsult; avser till exempel teamutveckling, kartläggning av psykosociala förhållanden, utredning av inomhusmiljö som ventilation. Protokoll, arbetsmiljö (arbetsmiljöronder, skyddsronder etc.) 5 år Systematiskt arbetsmiljöarbete - organisation för arbetsmiljöarbetet med delegering av arbetsmiljö arbetsuppgifter/ansvar, handlingsplan mot kränkningar, krishanteringsplaner. - arbetsskador och tillbud (till exempel tillbudsanmälningar, års sammanställningar). Facklig samverkan, förhandling 15 System Lisa. Handling Gallring Anmärkning Facklig tid, rapporter och sammanställningar Förhandlingsprotokoll, löner/löneöversyn/revisionsförhandlingar med bilagor. 10 år Om inte protokollen diarieförs. Lokala samverkansöverenskommelser. Ingår i diarieförda handlingar alternativt i protokollsbilagorna. Protokoll med bilagor från samverkan på förvaltningsnivå. Protokoll med bilagor från samverkan på verksamhetsområdena (lokal samverkan). Protokoll från förhandlingar enligt medbestämmandelagen (MBL). Protokoll/anteckningar, arbetsplatsträffar eller motsvarande samverkan på arbetsplatsnivå. Kompetensutveckling Till exempel individärenden och förhandlingar enligt 38 MBL m.fl. som inte ersätts av centrala samverkansöverenskommelser. Handling Gallring Anmärkning Behörighetsgivande utbildning, bevis/intyg på I personalakt. Fritidsstudier I personalakt. Utbildningar - program, deltagarlista och eventuellt unikt studiematerial Även till exempel studieresor, arbetsrotation kan behöva dokumenteras/bevaras. - övrig dokumentation Vid inaktualitet Om där inte ingår handlingar som hör till den ekonomiska redovisningen. Kompetensutvecklingsplaner Ingår i diarieförda

handlingar. Kursinbjudningar Vid inaktualitet Resestipendier I personalakt. Utvecklingsplaner, individuella När anställningen upphör. Utvecklingssamtal, dokumenterade överenskommelser. När anställningen upphör. Utvecklingssamtal, övriga anteckningar. Vid inaktualitet Lönebildning Handling Gallring Anmärkning Befattningsbeskrivningar - generella Jfr befattnings- och arbetsvärderingssystem under Central personalenhet ovan. - individuella I personakt. Lönesättning, underlag för/förhandlingsunderlag, lönesamtal Vid inaktualitet Omställning Handling Gallring Anmärkning Omplacering, handlingar ang. I personal akt. Personalvård Handling Gallring Anmärkning Disciplinärenden Företagshälsovård, avtal om Ofta i Diarieförda handlingar. Förmåner, beslut om Till exempel motionssubventioner, lunchkuponger. Förslags-/idéverksamhet Se kvalitetsarbete. Försäkringar, avtal om Ofta i Diarieförda handlingar. Gratifikation Personalenkäter Till exempel NMI Nöjd medarbetarindex. Terminalglasögon, beslut/rekvisition 10 år Med faktura. Rehabilitering Handling Gallring Annmärkning Arbetsanpassning, dokumentation av behov och ev. åtgärder. Arbetsförmågebedömning, underlag för (lista över samtliga arbetsuppgifter som ingår i ordinarie arbete). Arbetsträning, dokumentation av Arbetsskada (till exempel anmälan, läkarintyg, utredningsdokumentation, beslut om skadeersättning, ansökan om ersättning från AGS, TGA m.fl.). 16

Besked till anställd enligt AB 05 12 att anställningsvillkoren skall omregleras på grund av att den anställde har rätt till partiell sjukersättning som inte är tidsbegränsad. Företagshälsovårdens bedömning av arbetsförmågan. 17 Försäkringskassans anteckningar från avstämnings- /uppföljningsmöten Försäkringskassans beslut avseende rehabiliteringsersättning. Försäkringskassans beslut avseende sjukersättning (sjukpenning). Försäkringskassans förfrågan om anställds inkomst och årsarbetstid. Handlingsplan (rehabplan) Kompetensutvecklingsinsatser, dokumentation av eventuella. Medarbetaren kan med stöd av AB 05 28 anvisas dit för en komplettering av läkarintyget. Livränta Läkarintyg Jfr Löneadministration ovan. Missbruk av alkohol eller andra droger, handlingsprogram för hantering av. Rehabiliteringsmöten (samtal), övriga anteckningar. Rekrytering och introduktion av nya medarbetare Handling Gallring Anmärkning Assessment center, utlåtanden från, referenser, utlåtanden Vid inaktualitet från rekryteringskonsulter. Annonser (kungörelser) Vid inaktualitet Kan diarieföras och bevaras som en del av tjänstetillsättningsärendet. Ansökningshandlingar, erhållen tjänst I personal akt. Ansökningsuppgifter, ej erhållen tjänst P.g.a. möjligheten att överklaga enligt 23 i lag om förbud mot diskriminering. Anställningsavtal Benämns även Förordande. i personakt. Intresseanmälningar (spontanansökningar) Introduktionsprogram för nyanställda. Kvittenser för nycklar och passerkort, behörigheter till ITsystem m.m. Postöppning, fullmakt (motsvarande). PuL, information samt samtycken/återtaganden av samtycken till behandling av personuppgifter. PuL, samtycken och återtaganden av samtycken till utlägg på webbplats. Vid inaktualitet efter inaktualitet Vid inaktualitet Kan ingå i Anställningsavtal, Avtal med konsult/uppdragstagare. i personal akt. Kan ingå i Anställningsavtal, Avtal med konsult/uppdragstagare. i personal akt. Tystnadsplikt, påminnelse om Sekretessförbindelsen kan ingå i Anställningsavtal,

Avtal med konsult/uppdragstagare. i personal akt. Särskilda anställningsformer Med särskilda anställningsformer avses till exempel arbetsmarknadspolitiska åtgärder (lönebidrag, nystartsjobb m.m.), externfinansierade tjänster, praktikplatser och feriejobb Mycket av personaladministrationen för de här särskilda anställningsformerna följer den vanliga gången. Handling Gallring Anmärkning Avisering om utbetalt belopp från Arbetsförmedlingen. Bekräftelse av anställning till Arbetsförmedlingen. Beslut från Arbetsförmedlingen avseende bidrag (nytt eller omprövning). Beslutsunderlag till Arbetsförmedlingen för bidrag (nytt eller omprövning) inklusive handlingsplan. Rekvisition av bidrag till Arbetsförmedlingen. Ekonomiadministration I personakt. I personakt. Handling Gallring Anmärkning Allmän debitering Arvodes utbetalningar från godemän. Avtal Beställningar Bokföringsorder Budget och verksamhetsplan. Debiteringar/krediteringar Debiteringsunderlag Fakturaunderlag Fakturor, original som inte skickas för skanning. Interna räkningar (kopior) Internextern debiteringar Inventarieförteckning Kassa Kassarullar Rapportkort (kopieringsmaskin) 5 år 10 år 5 år 10 år 5 år 10 år 5 år 10 år 18

Handlingar av ringa betydelse Inkomna handlingar vars informationsinnehåll är av ringa betydelse. Gäller oberoende av hur handlingen har inkommit (vanlig post, e-post, fax). Handling Gallring Anmärkning Reklam, broschyrer etc. Omedelbart Gallras av registrator eller den som har hand om handlingen. Handlingar med meningslöst eller obegripligt innehåll. Omedelbart Gallras av registrator eller den som har hand om handlingen. Felsänd post. Omedelbart Ska om möjligt överlämnas till rätt mottagare eller återsändas till avsändaren. Information som inte berör Falköpings kommuns Omedelbart verksamhet. SPAM Omedelbart Överförs till en särskild mailserver. Se vidare ITavdelningen. E-post som innehåller skadlig programkod Omedelbart Överförs till en särskild mailserver. Information som lagrats på PC under Internet-användning, t.ex. cookies, temporary internet files, history files. 2 månader Gallras av varje enskild användare. Handlingar av tillfällig betydelse Inkomna handlingar vars informationsinnehåll är av tillfällig betydelse. Gäller oberoende av hur handlingen har inkommit (vanlig post, e-post, fax) eller upprättats (papper, digitalt). Handling Gallring Anmärkning Inkomna handlingar Handlingar för kännedom, t.ex. rapporter, årsredovisningar, verksamhetsberättelser, remissyttranden, pressmeddelanden, cirkulär, protokoll m.m. 19 1 år Under förutsättning att innehållet inte ger upphov till ett ärende eller har betydelse för ett pågående ärende. Vid inaktualitet. Inbjudningar och kallelser till kurser, seminarier, konferenser och möten. Bokningsbekräftelser och dylikt. Vid inaktualitet. Kurser, seminarier m.m. Kursdokumentation. Vid inaktualitet. Allmänna frågor (oftast e-post). 3 månader Under förutsättning att innehållet inte ger upphov till ett ärende eller har betydelse för ett pågående ärende. Internetsidor som laddas ner eller skrivs ut. Omedelbart Under förutsättning att innehållet inte ger upphov till ett ärende eller har betydelse för ett pågående ärende. Andra övertaliga utskrifter eller kopior. När de inte längre behövs för verksamheten.

Upprättade handlingar Övertaliga kopior och dubbletter i ett ärende. Utkast och andra anteckningar i ett ärende. Register, liggare, listor, E-postlista och andra tillfälliga hjälpmedel som har tillkommit för att underlätta arbetet. Underlag för Falköpings kommuns interna planering och verksamhetsredovisning. Filer i och utdata från administrativa system för uppföljning och kontroll av driftsäkerhet och tidsredovisning. Kallelser till möten som protokollförs. Säkerhetskopior/backuper. Svar på allmänna frågor (oftast e-post). När ärenden avslutas. När ärendet avslutas. När de inte längre behövs för verksamheten. När sammanställning gjorts och underlaget inte längre behövs för verksamheten. När de inte längre behövs för verksamheten. När protokoll upprättats och justerats. Enligt gällande driftinstruktion. 3 månader Under förutsättning att ett arkivexemplar finns bevarat. Under förutsättning att det inte innehåller någon sakuppgift av betydelse. Kopior för aktförvaring. Vid inaktualitet. Från andra myndigheter. Överförts till annan media eller till andra handlingar E-post till myndighetens officiella adress Gallras av registrator tre månader efter att e-posten vidarebefordrats till ansvarig befattningshavare. E-post som skrivs ut. Efter utskrift Utskrift görs eftersom innehållet ger upphov till ett ärende eller har betydelse för ett pågående ärende. Meddelande till röstbrevlåda, telefonsvarare och mobilsvar. Felaktiga uppgifter i datafiler av registerkaraktär som tillkommit genom skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseendefel. Dataupptagningar och mikrofilm som ersatts av nya exemplar inom samma medium. Dataupptagningar som endast framställts för överföring, utlämnande, utlåning eller spridning av handlingar. Efter mottagandet Om meddelandet har betydelse för ett ärende ska tjänsteanteckning göras. Efter rättning Efter överföring När det inte längre behövs för verksamheten. 20

Kommunstyrelsen Kansliavdelningen Handling Gallring Anmärkning Allmän Förvaltning: Kommunal Författningssamling Bolag: Protokoll Bredbandsbolaget AB Protokoll Green Market Sweden AB Protokoll Hotellfastigheter AB Protokoll Midgård (före bolagets ombildande till Bredbandsbolaget AB) Juridisk verksamhet 21 Till centralarkiv årlig uppdaterad sammanställning. Till centralarkiv efter 1 år. Till centralarkiv efter. Till centralarkiv efter. centralarkiv. Datumföljd. Ajourhålls. Datumföljd. Datumföljd. Datumföljd. Datumföljd. Kommunens juridiska funktion bereder eller deltar ofta i beredningen av ärenden till kommunens ledningsorgan. Den dokumentationen återfinns då ofta i protokollshandlingarna, vilka ska bevaras (se avsnitt om politiska organ). Den juridiska funktionen lämnar råd och stöd till kommunens nämnder och förvaltningar, genomför rättsutredningar samt tillhandahåller utbildningar m.m. Handling Gallring Anmärkning Dom - fullmakt - föreläggande Vid inaktualitet - kallelse till förhandlingar Vid inaktualitet - korrespondens - korrespondens, rutinmässig Vid inaktualitet Korrespondens som ej tillför sakuppgift och som är av tillfällig eller ringa betydelse - tjänsteanteckningar - tjänsteanteckningar, rutinmässiga Vid inaktualitet Minnesanteckningar som ej tillför sakuppgift och som är av tillfällig eller ringa betydelse.

- protokoll - stämningsansökan - underlag för framställt krav - yttrande - yttrande från motpart Rådgivning Vid inaktualitet Frågor med underlag, tjänsteanteckningar, korrespondens och förslag till exempel avtalsförslag. PM, promemorior Vid inaktualitet Anvisningar och meddelanden p.g.a. nyheter i regelverk, domstolsutslag o d. Utbildningar, handlingar rörande Vid inaktualitet PuL-administration Varje nämnd/styrelse är i Falköpings kommun personuppgiftsansvarig. I kommunen har man utsett ett personuppgiftsombud för varje nämnd. Handling Gallring Anmärkning Anmälan av behandling av personuppgifter till Datainspektionen. Anmälan av behandling av personuppgifter till personuppgiftsombudet. Anmälan av personuppgiftsombud till Datainspektionen. Vid inaktualitet Vid inaktualitet Entledigande av tidigare anmält personuppgiftsombud. Vid inaktualitet Ingår i Anmälan av personuppgiftsombud. Förordnande av personuppgiftsombud. Ingår i protokollsbilagor. och/eller diarieförda handlingar. Informationsmaterial till personuppgiftsombud från Datainspektionen. Nämndens/styrelsens instruktion för förvaltningen angående behandling av personuppgifter. Personuppgiftsbiträde, avtal med Personuppgiftsbiträde, instruktion för Vid inaktualitet Ingår i protokoll, protokollsbilagor och/eller diarieförda handlingar. Personuppgiftsbiträde, checklista för kontroll av Vid inaktualitet avtalsuppfyllelse till exempel säkerhet. Registerförteckningar Vid inaktualitet Personuppgiftsombudets förteckning över personregister. Registerutdrag, begäran om samt svar, enligt 26 PUL (registerutdrag). 1 år 22

Personalavdelningen Personalavdelningen handlägger ärenden till de politiska organen vad gäller övergripande personalpolitiska dokument. Dessa ingår i protokollshandlingar, vilka ska bevaras. Vidare arbetar avdelningen med anvisningar, riktlinjer m.m. på personalområdet, vilka även de ska bevaras (se policy-/styrdokument/riktlinjer) För att kommunen ska kunna fullgöra sina plikter som arbetsgivare måste kommunen bevara viss information om sin personal. I en personal akt samlas normalt alla handlingar som rör den anställde, t.ex. anställningsavtal, betyg, tjänstgöringsintyg, handlingar rörande längre pensionsgrundande ledigheter och dokumentation av kompetensutveckling. Eftersom akterna innehåller centrala uppgifter om de anställda bör de bevaras även efter det att vederbörande gått i pension. Löneenheten Handling Gallring Anmärkning Personakt ingår Anställningsavtal Ansökningshandlingar Betyg Beslutsprotokoll från anställningsmyndighet om tjänstetillsättning Beslut om löner, pensioner, avgångsgåva m m Sekretessförbindelse Diarieförda sekretesshandlingar Skriftliga varningar Uppsägning egen + av arbetsgivaren Pensionsavgång Matrikelkort Lärare Övriga anställda Avslutade anställningar Rapporter Källrapportering via Besched Övriga rapporter Lönelistor CD Microfische Retrolistor Försäkringar Efter avslutad anställning finns akten kvar innevarande år + 3 år i närarkivet. Gallras på personalavdelningen innan överföring till Centralarkivet. Pärm för timanställda. Äldre i pärm i 3 år Datafil. Närarkiv 1 år, därefter BU-arkivet. 3 år Närarkiv (Sista i varje serie). Centralarkiv omgående Närarkiv. Avtalsförsäkringar (Arbetsskada, Sjukförsäkring) 3 år Närarkiv (Kopior). Läkarintyg Kronofogdemyndighetsbeslut 3 år Närarkiv. Intresseavdragslistor 3 år Närarkiv. Bokförings- och avstämningslistor 3 år Närarkiv. Momskvitton 10 år Närarkiv 3 år, därefter BU-arkivet. Sökregister Äldre i pärm i närarkivet. Datajournaler Skattelistor 10 år CD (Närarkiv). 23

Matrikeluppgifter Kontrolluppgifter Övertidsjournal Log-filer Lönefördelningsboken 10 år 10 år 3 år 3 år Fil, G-katalogen. LAS Varsel- och beskedbrev 3 år Närarkiv. Personalenheten Handling Gallring Anmärkning Pensionshandlingar KPA. Pensiondirekt. Pensionsvalet. Förhandling Förhandlingsprotokoll Diabas. Förbundsordning. Övrigt Fakturakopior Annonser Rehabilitering Arbetsskador/ Tillbud 1 år 5 år 3 år 3 år Xpand. Offentliga Jobb. Miljödata: Adato/Lisa. 24

Ekonomiavdelningen Ekonomiavdelningen handlägger ärenden till de politiska organen vad gäller övergripande ekonomiska dokument. Dessa ingår i protokollshandlingar, vilka ska bevaras (se politiska organ). Vidare arbetar avdelningen med anvisningar, riktlinjer m.m. på ekonomiområdet, vilka även de ska bevaras (se policy-/styrdokument/riktlinjer). Handling Gallring Anmärkning Àjourhållningslistor Anläggningsregister/reskontra (bokslutsbilaga) Anläggningsreskontra 10 år Exkl det utdrag som ingår i Bokslutsbilagorna till Årsbokslut. Ambulanstransportkvitton Arvoden, sammanställning över utbetalda. Attest- och utanordningsbehörigheter Attestliggare, fakturajournaler Avräkningsböcker, bokföringsunderlag Avstämningar under året Avstämningslista bankgiro/plusgiro Avstämningstotaler Bankböcker, makulerade Bankställning, uppgift om Behandlingshistorik Behörighetslistor Beställningar Betalningsförslag/betalning av leverantörsfakturor (datalistor) Betalningspåminnelser Efter betalning eller avskriven fordran. Bilagor till inkomstverifikationer Om de inte är nödvändiga komplement till verifikationerna. Biljettstammar Bokföringslistor Bokföringsorder Bokslutsunderlag Budget Budgetrapporter Bokslutsbilagor exkl årsbokslut 10 år Budgetuppföljning Jfr ovan Bevarande. Checkstammar och checktalonger Clearing listor (debitering och krediteringar) Dagrapporter 10 år 10 år 25

Debiteringsorder Debiteringsunderlag Delårsbokslut 10 år Ekonomiadministrativt system (eventuellt i urval utgående ifrån denna sammanställning över data som bör bevaras). Ekonomisk statistik Fakturahanteringssystem (eventuellt i urval utgående ifrån denna sammanställning över data som bör bevaras; jfr kommentarerna ovan). Fakturajournaler Fakturakontroll Fordringar, utestående, listor över Fraktsedlar Frimärkskassa, redovisning 10 år Följesedlar Se anmärkning Efter avstämning mot fakturan om fakturan är specificerad och inte en samlingsfaktura. Fördelningslistor, löner Förskott, kvittenser vid resor och kurser Försäkringshandlingar, inaktuella Grund bokföring 10 år Handkassa, redovisning Huvud bokföring 10 år Indatamaterial, underlag för bokföring Inkassoärenden, avslutade Inlämningskvitton, posten (inte rek eller ass) Inteckningar, dödade Integrationslistor Intern kontroll Dokumentation av upplägg och arbetsformer samt rapporter och eventuella åtgärdsplaner (motsvarande). Interna räkningar, kopior Inventarieförteckningar Kassarapporter/avstämningar (med kvitton) Kontantförsäljning, kvitton Kontantredovisningar, kassabehållning Kontoavstämningar Kontoplaner med kodförteckningar, kodplaner 10 år 10 år 10 år 10 år 10 år Kontoutdrag Kopieringsmaskin, rapportkort Kundfakturor 10 år 10 år 26

Kundfakturor, underlag för makulering och nedskrivning av Kundfordringar, avskrivningar av, med beslut/specifikation Kundreskontra Kvittenskopior Kvittenslistor Leverantörsbetalningar, girolista Leverantörsfakturor Leverantörsreskontra Likviditetsplanering, prognoser Logglistor, àjourhållningslistor samt länkar (datalistor) Längder, statistik Momsredovisning Obligationslån, bankens redovisningar OCR-listor, betalning av kundfakturor (datalistor) Ordererkännanden Packsedlar Postkvitton, inte värdepost Rapporter, indata Registeruppgifter, indata Reklamationer Rekvisitioner Reversaler, journaler över redovisade Räkningar, kopior av interna Räkningsunderlag för debitering Rättelser, bokföringsunderlag Skatteredovisning, utdata för Skatterevision, underlag för Specifikation av kostnader/intäkter Systemdokumentation 10 år 10 år 10 år 10 år 10 år 10 år Utbetalningslista plusgiro/bankgiro Utbetalningsorder, -uppdrag Verifikationer 10 år Jfr ovan Bevarande och resonemang. Verksamhetsberättelser se Årsberättelser 27 10 år Under Ekonomiadministration. Uppföljningsrapporter Verksamhetsuppföljning i form av månads-, kvartalsoch/eller delårsrapporter med bokslut till nämnd/styrelse (ibland även till fullmäktige eller styrelse). Ingår ofta i diarieförda handlingar. Jfr

ekonomiadministration nedan. Årsberättelser, årsrapporter Ingår ofta i diarieförda handlingar. Jfr Ekonomiadministration nedan. Årsbokslut med bokslutsbilagor (till exempel huvudbokssammandrag). Årsförbrukning, årlig statistik över förbrukningar av varor och tjänster. Årsredovisningar, årsrapporter Upphandling Handling Gallring Anmärkning Anbud, inte infordrade (och inte antagna) Vid inaktualitet Anbud tävlingsbidrag. Bilagor till anbud och tävlingsbidrag i form av modeller, ritningar och planer gallras om de är beskrivna (eller avbildade) i dokumentationen. Anbudsansökningar Anbudsförteckningar, sammanställningar, protokoll och liknande. Anbudsutvärderingar Annons (jfr Förfrågningsunderlag, Kompletterande handlingar). Antalsstatistik per artikel Artiklar med negativt saldo, månadslista Artiklar med överlager Avrop mot ramavtal i de fall parterna inte skall inbjudas att lämna nya anbud. Beslut om antagande/förkastande av anbud (tilldelande av kontrakt, slutande av ramavtal) eller beslut om att avbryta en upphandling respektive göra om en upphandling. Besiktningsprotokoll Besiktningsprotokoll, logistik Beskrivning (tillhörande anbud) Beställningar, beställningsbekräftelser Beställningar, listor Bevis om avsändningsdatum för annonsunderlag till EGT Bokföringsjournaler, förråd Bokföringsunderlag, listor Branschvillkor/-bestämmelser Broschyrer Cirkulärskrivelser, inköp/upphandling Debiteringslistor, förråd efter avtalstidens utgång 10 år 10 år Vid inaktualitet Vid inaktualitet 28

Följesedelslistor Följesedlar Om motsvarande faktura är specificerad och inte en samlingsfaktura. Förbrukningslistor Förbrukningsrapporter Förfrågningsunderlag (med till exempel tekniska specifikationer). Förhandlingsprotokoll Förrådsbehållning, listor Förrådskörningar Förrådslistor Förrådsrapporter Förrådsredovisningar, listor Förrådsrekvisitioner/beställningar/kundorderunderlag Förrådssystem/förråds och inköpssystem (eventuellt i urval). Förrådsuttag, listor Garanti-/avtalshandlingar Inbjudan att komma in med anbud eller att förhandla, tävlingsinbjudan. Information från leverantörer Interndebitering, listor Intresseanmälningar, inte infordrande (och inte antagna) Intyg från erkända organ. Inventarieförteckningar Inventarieförteckningar, månadsvis Inventeringar, löpande Inventeringar, månadsvis Inventeringar, årsrapport Inventeringslistor (ej månad 1, 13) Kassationslistor (ej månad 1, 13) Kassationsrapporter Kassationsrapporter, årsrapport Kompletterande handlingar (till annons, förfrågningsunderlag). Kompletterande upplysningar (om annons, förfrågningsunderlag). Kommunikation, informationsutbyte rörande ett upphandlingsärende. Konstruktionshandlingar, byggentreprenader. Så länge garanti/ avtal gäller Vid inaktualitet Vid inaktualitet 10 år 10 år 10 år 29

Kontrakt (byggentreprenadkontrakt, tjänstekontrakt, varukontrakt). Kontroll av leverantörers lämplighet, dokumentation kring. Kundregister (ändringar) Lagerbok Lagerrapporter Lagervärde per kostnadsställe, listor Lagervärdelistor Larmlistor Leveranser, försenade (uteliggande beställningar), listor Leveransgodkännande Leveransstatistik Lokala bestämmelser för upphandling och leveranser. Lånelistor, förråd Materialinventarium (ej månad 1, 13) Materiallistor Meddelanden till EG:s kommission. Modell (tillhörande anbud) Nollsaldolistor Offerter, inte infordrade (och inte antagna) Omsättning i förråd, listor över Orderbekräftelser, ordererkännanden Plocklistor, förråd Prisblad, prisändringsmeddelanden Protokoll enligt 9 kap 12 LOU. Protokoll med beslut från inköpsnämnd/-delegation eller motsvarande. Projektbeskrivning (vinnande bidrag i projekttävling). Ramavtal Ramavtal, skriftligt samråd med leverantör som är part. Ramavtal, komplettering av anbud. Rapportlistor, förråd Rapportlistor, kassation Redovisningslistor, lagerhållning Registreringsunderlag för inventering Reklamationer Rekvisitioner Vid inaktualitet Vid inaktualitet Vid inaktualitet 30

Rekvisitioner, kopior Rekvisitioner, listor Ritningar (tillhörande anbud, vinnande bidrag i projekttävling). Ritningar, byggentreprenader Vid inaktualitet Statistik, inköps-, löpande Årssammanställningar bevaras. Statistik: inköps- och artikelstatistik (motsvarande) i årssammanställd form. Statistik, leverantörs-, löpande Sändlistor Tjänsteanteckningar, kontakter med leverantörer, entreprenörer, konsulter Transaktionslistor Underlag för ADB-bearbetning Underrättelse om beslut till anbuds sökande/anbudsgivare. Upphandlarprofil (sammanställning av uppgifter tillgänglig på Internet som innehåller information om den upphandlande myndigheten och dess upphandlingar). Upphandlingscirkulär Upplysningar på begäran av leverantör (då ansökan avslagits eller anbud förkastats). Uteliggande beställningar, listor Uteslutning av leverantör, dokumentation kring. Uttag per rekvirent, listor Uttagstillfälle per artikel, listor Varukataloger Vid inaktualitet Vid inaktualitet 31

IT-avdelningen IT i kommunen är en del dels av den allmänna administrationen och förvaltningen, dels av de specifika verksamheterna. De mesta av de handlingar som IT hanterar regleras genom den verksamhetsprocess där handlingarna hör hemma. Frågor rörande användardokumentation samt granskningsloggar hanteras dock av IT-avdelningen. Granskningsloggar är loggar i nätverk och/eller databaser som dokumenterar tillgång till information och som kan behövas i revisioner, ansvars-/disciplinärenden, skadestånd, brottmål t.ex. dataintrång m.m. Handling Gallring Anmärkning Användardokumentation Om unik, annars vid inaktualitet. Cookie- och Globalfiler Gallring 2 månader efter Registrering. Datumföljd. Gallring sker med automatik SE KS Beslut 2001 10-11, 129. Dokument i G-katalog. Granskningsloggar - loggar över systemfel och felmeddelande/larm i ITinfrastrukturen (s.k. systemlogg). - spårningsloggar för analys av fel (varje aktivitet visas i loggen). Gallring efter 5 år. 3 månader 3 månader - övervaktningsloggar (intrångsförsök, virusangrepp etc.) 3 månader - loggar över händelser som rör applikationens säkerhet (s.k. säkerhetslogg). - loggar över systemfel och felmeddelande/larm i applikationer. - loggar över genomförd transaktionshantering i applikationer (s.k. transaktionslogg). 3 månader 3 månader - loggar över e-postaccesser. 2 dygn - loggar över inloggningar i AD 1 månad - loggar över åtkomst till fysisk utrustning (processorer, minnen/lagringsmedia). Dator. 1 år Rör system hos Kansli-, Ekonomi- och Personalavdelningen. 3 månader Systemdokumentation Om unik, annars vid inaktualitet. 32

Kommunikationsavdelningen Information/kommunikation Handling Gallring Anmärkning Bildarkiv & fotosamlingar, digitala och analoga. Jfr Fotosamlingar nedan. Gäller ej arbetsmaterial. Dagstidningar Gallring efter 3 veckor. Fotografier, filmer, video, ljudband, CD-skivor o.d. som dokumenterar den egna verksamheten. Fotografier, filmer, video, ljudband, CD-skivor o.d. framtagna för till exempel intern information och utbildning. Informationsskrifter och broschyrer om den egna verksamheten. 33 Vid inaktualitet Datumföljd. Digitalt och analogt. 1 arkiv ex. Information på Internet om den egna verksamheten. Om unik, annars vid inaktualitet. Nyhetsbrev om den egna verksamheten. Pressklipp, nyhetssammandrag eller motsvarande omvärldsbevakning med direkt anknytning till verksamheten. Pressmeddelanden Digitalt och analogt. Tidningar, egenupprättade Arkivexemplar av till exempel hushållstidning, personaltidning. E-tjänster och sociala medier För e-tjänster gäller samma förfarande som vid vanlig ärendehantering, alltså om handlingen tillhör ett ärende ska den skrivas ut och läggas till den akt ärendet tillhör. Handlingar som bör bevaras Handlingar Gallring Anmärkning Information som kommunen efterfrågar. Kommentarer och inlägg som kommunen bedömer vara av särskilt intresse. Sekretessbelagd information som inkommit via kommentarsfunktioner Kommunens sida på Facebook scannas 1 ggr/kvartalet samt om systemet genomgår en större förändring. Handlingar kan gallras Gallras omedelbart från mediet. Handlingar Gallring Anmärkning Frågor som genererar svar av enklare karaktär. Kommentarer och inlägg som gäller för kännedom. Kommentarer och inlägg som ej berör kommunens verksamhet. Kommentarer och inlägg av stötande eller kränkande karaktär, Vid inaktualitet. Vid inaktualitet. Vid inaktualitet. Gallras omedelbart från mediet. Gallringsbeslut gäller för handlingar som genom sitt informationsinnehåll eller sin funktion, är av tillfällig art, ringa betydelse eller av anspråkslösare slag (se gallringlista).

Medborgarkontoret Vigseladministration Huvudansvaret för vigseladministrationen ligger på länsstyrelserna och Skatteverket, varför flertalet handlingar inte behöver bevaras hos kommunen. Handling Gallring Anmärkning Intyg vigsel Lämnas till kommunen, fås från Skatteverket. Protokoll Förrättarens protokoll. Insänds årligen till Länsstyrelsen. Underrättelse till Skatteverket om vigsel/partnerskap. Enligt äktenskapsbalken 4 kap. Vigsel 4 Görs av förrättaren eller kommunen. Mångfald- och kvalitetsutvecklare Kvalitetsarbete Handling Gallring Anmärkning Enkäter, - sammanställningar/rapporter - svar och andra underlag Vid inaktualitet - kartläggningar o.d. (med svar) Om av betydelse för verksamheten. - kundundersökningar etc. (med svar) Vid inaktualitet Om av ringa betydelse för verksamheten. Förslagsverksamhet - inkomna förslag, register - inkomna förslag, belönade Ej belönade förslag kan gallras vid inaktualitet. Kvalitetsdokument, processbeskrivningar o.d./kvalitetssäkringssystem Målarbete Dokumentation av mål, strategier samt utvärderingar av arbetet. 34

Utvecklingschef och Chef infrastruktur och logistik Projekthandlingar Projekthandlingar hör hemma vanligtvis hemma i en verksamhet och bedöms i arkivhänseende i det sammanhanget. Det är dock viktigt att observera att kommunen lider allvarliga informationsförluster i den ofta stora informationsmängden. Kommunen bedriver ibland även s.k. EU-projekt. Handlingar inom EU-projekt kan ha gallringsfrister som avviker från det man normalt beslutar om för liknande handlingar inom annan verksamhet. Det är därför lämpligt att man håller samman ett EU-projekts handlingar och att man innan projektstart kontrollerar den aktuella EU-fondens regler och instruktioner om vilken dokumentation som ska finnas och hur länge. Handling Gallring Anmärkning Avtal Till exempel samarbetsavtal, sponsoravtal, outsorcingavtal. Delrapporter Ekonomisk slutredovisning Förstudier Minnesanteckningar Vid inaktualitet Jfr Protokoll. Protokoll med dagordning och deltagarlista. Från styr-/projekt-/arbets- /referensgrupper, m.m. Projektplaner Projektorganisation Till exempel projektets sammansättning, projektledare, deltagare, delprojekt, delprojektledare, tidsplaner, tilldelade resurser (fastställda budgetramar), budgetansvar, attestregler, riktlinjer för projektet m.m. Slutrapporter Ingår ofta i diarieförda handlingar. Uppdragshandlingar Direktiv, uppdragsbeskrivningar, uppdragsavtal etc. Utvärderingar Om utvärdering görs. 35

Näringslivsavdelningen Handling Gallring Anmärkning Avtal Till exempel samarbetsavtal, sponsoravtal, outsorcingavtal. Delrapporter för projekt. Ekonomisk slutredovisning på projekt. Förstudier Minnesanteckningar Vid inaktualitet Jfr Protokoll. Protokoll med dagordning och deltagarlista. Från styr-/projekt-/arbets- /referensgrupper, m.m. Projektplaner Projektorganisation Till exempel projektets sammansättning, projektledare, deltagare, delprojekt, delprojektledare, tidsplaner, tilldelade resurser (fastställda budgetramar), budgetansvar, attestregler, riktlinjer för projektet m.m. Slutrapporter Ingår ofta i diarieförda handlingar. Trycksaker och marknadsföringsmaterial. 1 arkivexemplar av varje tryck. Underlag för etableringsförfrågningar. Vid inaktualitet Uppdragshandlingar Direktiv, uppdragsbeskrivningar, uppdragsavtal etc. Utredningsunderlag Utvärderingar Om utvärdering görs. Turismutveckling Förutom nedanstående handlingar har Turismutveckling samma handlingar som Näringslivsavdelningen, undantaget Underlag för etableringsfrågor. Handling Gallring Anmärkning Bildarkiv & fotosamlingar, digitala och analoga. Jfr Fotosamlingar nedan. Gäller ej arbetsmaterial. Fotografier, filmer, video, ljudband, CD-skivor o.d. som dokumenterar den egna verksamheten. Informationsskrifter och broschyrer Digitalt och analogt. 1 arkiv ex. Information på Internet Om unik, annars vid inaktualitet. Nyhetsbrev om den egna verksamheten. Pressmeddelanden Digitalt och analogt. Turistkartor 1 arkivexemplar. 36

Stadsbyggnadsavdelningen Plan 3 Höger korridor Arkiv 2 (vänster sida) Handling Gallring Anmärkning BN Delegationsprotokoll. Bygglovshandlingar. Mikrofilm, arbetsex. 37 Gallring efter 3 år. Pärmar. Administratör Mappar. Alfabetisk. Bygglovsarkitekt Plåtskåp. Kronologisk. Administratör * efter mikrofilmning förvaras originalmappar i källarförråd, för t.ex. forskningsändamål. * Stadsbyggnadsavdelningen har två ärendehanteringssystem; ByggR och Ciceron: ByggR är huvudsystem och i Ciceron förvaras ärenden enbart digitalt, med hänvisning till ärendenumret i ByggR. Plan 3 höger korridor Arkiv 1 Handling Gallring Anmärkning Mikrofilm, original.* Tomtmätningar Original. Tomtindelningar Original. Tomtböcker. Punktskisser. Flygfoto. Flygfotounderlag. Tomtindelningshandlingar. Areaberäkningar. CD-skivor på Ort o foto o kartor. Gallring: Upphörde 1971. Gallring efter 10 år. Gallring efter 3 år. Till när förrättning är klar. Gallring efter 3 år. Kronologisk. Landsark. Gtb. Administratör Plåtskåp. Årtal. Även i planarkiv. 1:e mätningsingenjör Ritn. Skåp. Beteckn. nr. 1:e mätningsingenjör Pärmar. Fast.beteckn. 1:e mätningsingenjör Pärmar. Nr.ordn. 1:e mätningsingenjör Plåtskåp. Svartvita. 1:e mätningsingenjör Plåtskåp. 1:e mätningsingenjör Pärm. 1:e mätningsingenjör Plåtskåp. Bokstavsordn. 1:e mätningsingenjör CD-lådor. Årtal 1:e mätningsingenjör

Skyddsrumshandlingar. Byggnadsnämndens protokoll i närarkiv, därefter till centralarkivet. Pärm. Objektsvis. Byggnadsinspektör Pärmar. Kronologisk. Nämndsekreterare Plan 3 planarkiv vänster korridor Handling Gallring Anmärkning Kopior lantmäteriförrättningar. Pärm/plåtskåp Aktnummer 1:e mätningsingenjör Nybyggnadskartor Original. Dataprogram. Översiktsplaner. Detaljplaner. Fastighetsplaner. Områdesbestämmelser. Planprogram. Geologiska undersökningar. Samlad bebyggelse. Skyddsrumsritningar. Gallring: Planarkiv. Pärm/plåtskåp. Alfabetisk 1:e mätningsingenjör Kartonger. 1:e mätningsingenjör/ Planarkitekt/plan- och bygglovskoordinator Akt/pärm. Kronologiskt. plan- och bygglovskoordinator Akt. Kronologiskt. plan- och bygglovskoordinator Pärm. Kronologiskt. 1:e mätningsingenjör Akt/pärm. Kronologiskt. Planarkitekt/plan- och bygglovskoordinator Pärm/akt. Kronologiskt. Planarkitekt/plan- och bygglovskoordinator Pärm. Kronologiskt. Planarkitekt/plan- och bygglovskoordinator Akt. Alfabetisk. Bygglovsarkitekt Skåp/dator. Kronologisk. Byggnadsinspektör 38

Källararkiv Mät o Kart Handling Gallring Anmärkning Gravyrer. Grundkartor. Järnvägskartor, kopior Skifteskartor, kopior. Fornlämningskartor. Mät- och Karts arkiv plan 5 Gallring efter 3 år. 1:e mätningsingenjör 1:e mätningsingenjör 1:e mätningsingenjör 1:e mätningsingenjör 1:e mätningsingenjör Handling Gallring Anmärkning Kopior lantmäteriförrättningar Primärkartor Tomtindelningar Original Gränspunktskartor Gravyrer Underlag adresskarta Grundkartor Järnvägskartor, kopior Skifteskartor, kopior Stomnätsprotokoll Detaljmätningsprotokoll Flygfotounderlag Fornlämningskartor Gallring efter 10 år. Gallring efter 3 år. Pärmar. 1:e mätningsingenjör Plåtskåp. 1:e mätningsingenjör Plåtskåp. 1:e mätningsingenjör Plåtskåp. 1:e mätningsingenjör Plåtskåp. 1:e mätningsingenjör Plåtskåp. 1:e mätningsingenjör Plåtskåp. 1:e mätningsingenjör Plåtskåp. 1:e mätningsingenjör Plåtskåp. 1:e mätningsingenjör Pärmar. 1:e mätningsingenjör Pärmar. 1:e mätningsingenjör Plåtskåp. 1:e mätningsingenjör Plåtskåp. 1:e mätningsingenjör Tomtindelningshandlingar Beräkningsprotokoll Gallring efter 3 år. Gallring efter 3 år. Plåtskåp. 1:e mätningsingenjör Pärmar. 1:e mätningsingenjör 39

Barn- och utbildningsnämnden Barnomsorg Handling Gallring Anmärkning Avbetalningsplan - kopia Avstängning. Förteckning över barn en gång per termin. 15 mars och 15 oktober Beslut enligt skollagen 8 kap 5, 7, 9. Kommunbidragslistor Gallring vid inaktualitet Efter 5 år BU arkiv. Gallring efter 10 år. Till centralarkiv efter 5 år. Gallring: Vid inaktualitet. Efter BU arkiv. Gallring efter 10 år. A 4-pärm. Resp arbetsplats. Personnummer. A 4-pärm. Resp arbetsplats. Personnummer. A 4-pärm. Resp arbetsplats. Personnummer. A 4-pärm. Resp arbetsplats. A 4-pärm. BU-kontoret. Ansvarsnr. ordning. mars, okt arkiveras för forskning. Grundskola, Särskola, Gymnasium, Gymnasiesärskola Handling Gallring Anmärkning Ansökan inackorderingsbidrag - vid sekretess till expeditionsportfolio. Lokala arbetsplaner och handlingsplaner Avgångsbetyg kopior, gymnasiet. Betygskataloger Skriftlig bedömning år 9 förvaras tillsammans med betygskatalogen. CSN-rapporter. Gallring efter 3 år. Till centralarkiv efter 5 år. Omg. till Till centralarkiv efter 5 år. Till centralarkiv efter 5 år Grundskola/ särskola. Gymnasieskola/ Gymn särskola. Gallring 1 år efter avslutad skolgång. Resp arbetsplats. A 4-pärm. Resp arbetsplats. Läsårsvis. A 4-pärm. Resp arbetsplats. Läsårsvis. Resp arbetsplats Närarkivet. Terminsvis. A 4-pärm. Resp arbetsplats. Läsårsvis. 40

Elevakter (tre olika portfolios). Elevakter(grund- och gymnasieskola) som myndigheten ansvarar för och vilka ska innehålla de handlingar som anges i särskilt upprättat PM. Resultatportfolio: Resultat från prover, tester Resultat från nationella och diagnostiska provresultat Handlingar upprättade för studieplanering Handlingar upprättade vid utvecklingssamtal Individuell utvecklingsplan eller studieplan Kopia av aktuellt åtgärdsprogram Expeditionsportfolio: Protokoll från elevhälsokonferens Anteckningar/protokoll från förekommande samrådsgrupper Skriftlig information i anslutning till utvecklingssamtal Handlingar i elevhälsoärenden pedagogiska utredningar Beslut i elevhälsoärenden Åtgärdsprogram original, utredningar och andra jämförbara handlingar Handlingar utvisande elevs studiefrånvaro eller studieresultat Handlingar gällande frånvaro på gymnasiet notering om rapport till CSN Handlingar rörande mobbning, kränkande behandling Skrivelser mellan lärare och elev/vårdnadshavare Skrivelser från utomstående personer, myndigheter Handlingar rörande omprövning i gymnasieskola för högre betyg Ansökan och beslut om mottagning i särskolan Val av skola (skolskjuts)* Växelvis boende (skolskjuts)* Inackorderingstillägg** Utöver ovanstående kan det även finnas elevportfolio. Detta är dock en portfolio som myndigheten inte ansvarar för utan tillhör eleven. Gallras eller överlämnas till elev då denne slutar grundskola/gymnasieskola Till centralarkiv direkt efter avslutad grundskola och gymnasieskola Gallring: Expiditionsportfol ion ska bevaras Kan gallras efter avslutad skolgång.)*)**) A 4-pärm/mapp (valfri) Resp arbetsplats A 4-pärm/mapp (valfri) Expedition resp. skola. Personnummer- ordning. Märk kartongerna med år Valfri (i samråd med elev. Det skall understrykas att expeditionsportfolio som innehåller handlingar rörande kränkande behandling exempelvis rörande mobbning/trakasserier ska sparas i sin helhet. *) Alla akter med födelsedatum 5, 15, 25 i varje månad samt alla akter innehållande uppgifter om kränkande särbehandling ska överlämnas till centralarkivet. **) Alla akter gallras (förstörs) utom de med födelsedatum 5, 15, 25 i varje månad och de som innehåller uppgifter om kränkande särbehandling. Informationsbroschyr Interkommunala ersättningar (förteckning). Klasslistor. 41 Till centralarkiv efter 10 år. Till centralarkiv 5 år efter avslutad skolgång. Till centralarkiv efter 3 år. A 4-pärm. BU-kontoret. Läsårsvis. A 4-pärm. BU-kontoret. Kommunvis. A 4-pärm. Resp arbetsplats. Läsårsvis. Med dokument som visar

Ledighetsansökan. Läsårsverksamhet (program för skolavslutning, teaterbesök, friluftsdagar m.m., ordningsregler enligt SL 5 kap 5 ) Nationella prov i svenska år 3, 6 och 9 och gymnasiet. Nationella prov övriga prov Skolfotokatalog Gallring efter 1 år. Till centralarkiv efter 3 år. Till centralarkiv efter 1 år. Gallring 5 år efter provtillfället. Till centralarkiv efter 3 år. in- och utflyttningar. A 4-pärm. Resp arbetsplats. Datumordning. Resp arbetsplats. Datumordning. Resp arbetsplats. Resp arbetsplats. Resp arbetsplats. Läsårsvis. Musikskola Handling Gallring Anmärkning Avstängning av elever. Förteckning av elever. Musikskolans avgifter (underlag). Specialpedagogiskt centrum Gallring efter 10 år. Till centralarkiv efter 5 år. Gallring efter 10 år. BU-kontoret. Musikskolan. Dataregister. Musikskolan. Namnordning. Handling Gallring Anmärkning Exp portfolio särskoleelever. Elevhälsovårdsjournaler. Journal skolpsykolog/logoped. Till centralarkiv fem år efter avslutad grundskola/gymnasieskola*) Gallring Till centralarkiv efter avslutad gymnasieskola. Till centralarkiv fem år efter avslutad grundskola/gymnasieskola*). Hängmappar/ aktmappar. SPC. Bokstavsordning. IT-media/Hängmappar. Skolsköterskamottagningen. Klassvis i bokstavsordning. IT-media/Hängmappar/ aktmappar. SPC. Personnummer-ordning. 42

Beslut enligt skollagen 8 kap 7. Gallring Gallring: Vid inaktualitet. A 4-pärm. Resp arbetsplats. *) Alla akter med födelsedatum 5, 15, 25 i varje månad. **) Alla akter utom de med födelsedatum 5, 15, 25 i varje månad Elevakter för barn med födelsedatum 5, 15, 25 i varje månad sparas vid avslutad skolgång. 43

Kompetens- och arbetslivsnämnden Arbetsmarknadsåtgärder, Högskole- och universitetsutbildning på distans, Uppdragsutbildning, Vuxenutbildning, samt YH-utbildningar Handlingar AME Handling Gallring Anmärkning Beslut om anställningsstöd från AF. Till närarkiv årsvis. Gallring efter 3 år. AME-kontor. Bokstavsordning. Original finns hos AF Revisioner, ekonomiska medel. Kopia av slutdokument till beställare. Beställningar till projekt Beställningar Samhällsorientering för nyanlända. Samtycke från deltagare om registrering i Accorda. Samtycke från deltagare om upphävande av sekretess mellan myndigheter. Sammanfattande dokument från arbetspsykolog. Sammanfattande slutdokument om deltagare. Handlingar VUX Gallring efter 5 år. Till närarkiv årsvis. Gallring efter 3 år. Gallring efter 5 år. Gallring efter 18 månader. Gallring efter 5 år. Gallring efter 5 år. Gallring efter 5 år. Gallring efter 5 år. AME-kontor. Datumordning. AME-kontor. Kopia till beställare omg. Registreras i Accorda, beställning scannas in. AME-kontor. Registreras i Accorda, samtycke scannas in. Registreras i Accorda, samtycke scannas in. Scannas in och sparas i Accorda. Scannas in och sparas i Accorda. Handling Gallring Anmärkning Ansökan inackorderingsbidr., resetillägg m.m. Gallring efter VUX-kontor.. Ansökningar utbildning, VUX. Närarkiv. Bokstavsordning. Gallring efter 3 terminer. Ansökningar utbildning, VUX - annan kommun. Närarkiv. Bokstavsordning. Gallring efter 6 terminer. Arbetsplaner, lokala kursplaner. Närarkiv. Årsvis. Gallring efter 5 år. Avgångsbetyg, vår kopia. Närarkiv. Halvårsvis. Till centralarkiv efter 5 år. Betygskataloger. Närarkiv. Halvårsvis. Till centralarkiv efter 5 år. Interkommunala ansökningar. Närarkiv. 44

Nationella prov, svenska. Nationella prov, övriga. Tentor. Tjänstefördelning. Handlingar YH/UH/UDU 45 Gallring efter. Till centralarkiv efter 1 år. Gallring 5 år efter provtillfället. Gallring efter 1 år. Gallring efter 1 år. Halvårsvis. Närarkiv. Närarkiv. Resp. lärare. Datumordning. VUX.kontor. Terminsvis. Handling Gallring Anmärkning Ansökningshandlingar. Antagningsdokumentation. Examens-, utbildningsbevis, betygskataloger, klasslistor, studieavbrottsblanketter. Förteckning läromedel. Kalkyl, offert, avtalskopia, utbildningsinnehåll, intyg, deltagarlistor, sammanställning utvärderingar. Korrespondens till KY-myndighet och CSN. Kvalitetsredovisning. Kvalitetsredovisning på kurs- och terminsnivå. Schema. Tentor. Till närarkiv 2 mån. e. utb start. Gallring efter avslutad utbildning. Till närarkiv 2 mån. e. utb start. Gallring efter avslutad utbildning. Till central-arkiv efter 10 år. Gallring efter 5 år. Till närarkiv årsvis. Gallring efter 10 år. Till central-arkiv efter 5 år. Gallring efter 10 år. Till central-arkiv efter 5 år. Gallring efter 5 år. Gallring efter 5 år. YH-kontor. Årsvis. YH-kontor. Årsvis. YH- Närarkiv. Årsvis. YH- Närarkiv. Datumordning. Kursvis och sammanställning. UDU-kontor. Registerordning. Registerordning. Närarkiv. Närarkiv. Datumordning. Förändring utbildningsplan o kursplan, start-paket, slutpaket, rekvisition, terminstider, uppföljning o utvärdering. Närarkiv. Terminsvis. Närarkiv. Registerordning. Närarkiv. Registerordning.

Tentamen och prov för YH Signaltekniker Utbildningsplan, kursplaner och flödesschema. Gallring efter 50 år. Till central-arkiv efter 5 år. Sparas så länge personen är i arbetsför ålder för att Trafikverket ska kunna spåra kunskapsbrister vid allvarligt tillbud. Närarkiv. Datumordning. 46

Kultur och Fritidsnämnden Gemensamt Handling Gallring Anmärkning Informationsblad, broschyr o.d. som produceras av förvaltningen. Sparas Till diariet i samband med verksamhetsberättelsen. Bisyssla, beslut Vid inaktualitet. Gallring i IT-katalogen G 5 år. Närarkiv. Datum. Polismyndigheten anmälningar, tillstånd, rapporter. Vid inaktualitet. Protokoll Handling Gallring Anmärkning Bidragsgrupp. Hembygdsråd. Museiråd. Museiutskott. Kultur- och fritidskontoret Till centralarkiv efter 3 år. Till centralarkiv efter 3 år. Till centralarkiv efter 3 år. Till centralarkiv efter 3 år. Närarkiv. Datum. Närarkiv. Datum. Närarkiv. Datum. Närarkiv. Datum. Handling Gallring Anmärkning Verksamhetsberättelser från föreningar. Bidragsansökningar jämte handlingar. Nyckelkvittenser. Program för sportlovsaktiviteter. Register över konstverk. Till närarkiv efter 1 år. Till centralarkiv efter 5 år. Till närarkiv efter 1 år. Gallring efter 5 år. Gallring: Vid inaktualitet. Till centralarkiv efter 3 år. Tjänsterum. Årsvis. Tjänsterum. Årsvis. Tjänsterum. Närarkiv. Datum. Dator + Närarkiv. Reg. nr-ordning. Ajourhålls. 47

Databaserad information Handling Gallring Anmärkning Statistikuttag ur Booking. Sparas i dator. Dator. Accessfil. Uppgifter i Booking. Gallring: Körs till historik efter 3 år. Dator. Booking. Badverksamhet Handling Gallring Anmärkning Närvaroförteckningar, t.ex. över elever som deltagit i simundervisning. Märkesnoteringar för simskolegrupper. Biblioteksverksamhet Gallring efter. Till central-arkiv efter. Personalrum. Datum. Personalrum. Datum. Handling Gallring Anmärkning SCB-statistik. Museiverksamhet Till central-arkiv efter 10 år. Närarkiv. Datum. Handling Gallring Anmärkning Dokumentation av verksamhet, t.ex. underhållsplaner, Åtgärdsbeskrivningar, rapporter från experiment och underhåll. Dokumentation av verksamheten, t.ex. konst-utställningar, vård av museiföremål och byggande av permanenta utställningar. Register över museets föremålssamling. Topografiska register. Skrivelser om gåvor och donationer till museet. Handlingar som bildar underlag till verksamhetsberättelser, t.ex. besöksrapporter och statistik. Lånekvitton av olika slag. Fotografier. Tidningsurklipp. Kassautskrifter. Bokningsstatistik (kalender, offert). Till central-arkiv efter 3 år. Gallring: Vid inaktualitet. Gallring: Vid inaktualitet. Gallring efter. Gallring efter 10 år. Närarkiv. Uppställning/ projekt. Närarkiv. A-Ö. Ajourhålls. Närarkiv. Datum. Förvaltningens Diarieplan/årsvis. Tjänsterum. Datum. Lagras digitalt. Tjänsterum. Datum. Närarkiv. Datum. Lagras digitalt. Närarkiv. Datum. Tjänsterum. Datum. Lagras digitalt. 48

Socialnämnden Personal Handlingar Gallring Anmärkning Ersättningar, kopia. Flextidssammanställningar. Försäkran om tystnadsplikt. Jourjournal, jourlistor, jourredovisning. Kvittenser för nycklar och passerkort, behörigheter till ITsystem mm. Körjournal, leasingbil. Medarbetar- och utvecklingssamtal inkl. kompetensutvecklingsinsatser. Nyckelkvittenser. Skyddsrond. Ekonomi 49 Gallring efter 1 år. Egen bokhylla: Pärm. Om utbetalning skett via lönesystemet, annars 10 år. Tex bilersättningar (inkl körjournal om grund för bilersättning) reseersättningar, traktamenten, sjukvårdskvitton. Gallring efter. Egen bokhylla/dator. Gallring:. Personalkontoret. Till personalakten på personalkontoret efter underskrift. Gallring efter 3 år. Enligt Arbetsmiljöverkets föreskrifter. Ansvar: Resp. Chef. Gallring: efter inaktualitet. Gallring efter Licsingtidens utgång Gallring när anställningen upphör. Gallring: Vid inaktualitet. Egen bokhylla: Gallring efter 3 år. Egen bokhylla: Pärm. Ansvar Bilansvarig. Winlass Ansvar: Resp. Chef. Egen bokhylla: Pärm. Till exempel återlämnande. Ansvar: Resp. Chef. Pärm. Ansvar: Resp. Chef. Handlingar Gallring Anmärkning Attestlistor och utbetalningar IFO. Gallring efter. Egen bokhylla: Pärm/dator. Vuxen-, barn- och familjesektionen Sektionschef för Ekonomisektionen granskar original som sedan förvaras hos assistent. Ansvar: Ekonom. Fakturor; externa. Fakturor, interna. Fakturor; bokföringsorder. BUN-arkiv. Gallring: Original efter 10 år. BUN-arkiv. Gallring: Original efter 10 år. BUN-arkiv. Gallring efter 10 år. Egen bokhylla. Pärm/dator. Egen bokhylla. Pärm. Egen bokhylla. Pärm.

Körjournaler, leasingbilar. Gallring efter 3 år. Egen bokhylla: Förvaringsbox. Sparas under bilens leasingslängd. Ansvar: Avtalsskrivare. IT Handlingar Gallring Anmärkning Granskningsloggar för åtkomst till brukaruppgifter inom socialtjänsten. Som tas ut av IT-samordnare en gång per/månad och granskas av chef. Administration & Arkivering Pärm. Handlingar Gallring Anmärkning Alkohollagen. Bevis om överlämnande av handlingar till centralarkiv. Till Gallring: Se handbok Bevara eller gallra? Sid 89-91. Till centralarkiv efter 10 år. Gallring:. Alk-T Diarieförs av registrator. Ansvar: Tillståndshandläggare/ Registrator. Egen bokhylla: Pärm. Närarkiv. Mottagningsbevis. Gallring efter. Pärm i postrummet. Postöppning; fullmakt. Rapportering till IVO (inspektionen för vård och omsorg), samt svar på remisser, om ej verkställda beslut enligt LSS och SoL. Remisser och beslut/dom från IVO Socialstyrelsen/Förvaltningsrätten på ej verkställda beslut enligt LSS och SoL Gallring vid inaktualitet. Till Till centralarkiv efter 5 år. Gallring:. Till Till centralarkiv efter 5 år. Gallring:. Pärm i postrum. Dator. Ansvar: Handläggare. Dator. Ansvar: Handläggare. Äldreomsorg och funktionsnedsättning Handlingar Gallring Anmärkning Anmälningar; Lex Maria. Anmälningar; Lex Sarah 14 kap 2 SoL, 24a LSS. Avvikelserapportering HSL. Till Pärm. Till centralarkiv efter 10 år. Gallring: Ansvar: MAS.. Till Pärm. Till centralarkiv efter 10 år. Gallring: Ansvar: Bitr. Socialchef.. Gallring efter10 år. Procapita. Ansvar: MAS. Behörighet att ordinera. Gallring efter Egen bokhylla: 50

3 år. Pärm. Ansvar: MAS. Fallincidenter; sammanställning. Nyckelkvittenser till brukares hem. Gallring efter 5 år. Gallring efter. Procapita. Ansvar: MAS. Egen bokhylla: Pärm. Efter upphörd service. Ansvar: Resp. Chef. Nämnd, råd & liknande Handlingar Gallring Anmärkning Protokoll från pensionärsrådet samt dess arbetsutskott. Brukare 51 Till centralarkiv efter 5 år. Gallring:. Egen bokhylla: Pärm/dator. Handlingar Gallring Anmärkning Akter inom flykting- och invandrarverksamhet. Digitala utredningar, beslut och beställningar sedan 2012. Bostadsanpassning; beslut om bostadsanpassningsbidrag och återställningsbidrag. Bostadsanpassning; dokumentation om material och installationer som behövs för framtida reparation och underhåll. Bostadsanpassning; protokoll över beslut om bostadsanpassningsbidrag och återställningsbidrag. Bostadsanpassning; register över åtgärdade lägenheter. Bostadsanpassning; statistiksammanställningar. Till centralarkiv efter. Gallring:. Gallring: 5 år efter avslutad insats. Obs. undantag. Till Gallring: 10 år efter beslutsårets utgång. Till Gallring: 10 år efter beslutsårets utgång. Till Till centralarkiv efter 5 år. Gallring:. Till Till centralarkiv efter 5 år. Gallring:. Till Till centralarkiv efter 5 år. Gallring:. Egen bokhylla: Procapita IFO. Efter två år flyttas de över till IFO. Se handbok Bevara eller gallra: Handlingar som bör förvaras i LMA-akt sid 79-80. Handlingar som bör förvaras i LIF-akt sid 80-82. Ansvar: Assistenter. Procapita 5-15-25. Ansvar: Handläggare. Pärm. Ansvar: Handläggare. Pärm. Ansvar: Handläggare. Pärm. Ansvar: Handläggare. Pärm. Ansvar: Handläggare. Pärm. Bostadsanpassning; övriga handlingar rörande Till Pärm. Ansvar: Handläggare.

bostadsanpassningsbidrag och återställningsbidrag. Bostadskostnader; beslut om dubbla. Donationsfonder; ansökningar med bilagor. Donationsfonder; utdelning ur fonder. Dödsboanmälningar. Gallring efter besluts-årets utgång. Till Gallring efter 5 år, OBS undantag. Till Gallring efter 5 år. Till Gallring efter 5 år. Till Gallring efter 5 år. Ansvar: Handläggare. Respektive akt i arkivet/pärm. 5-15-25 ska följa med akten, sorteras in i akt en gång/år. Resterande beslut står kvar i pärm och gallras efter 5 år. Ansvar: Arkivredogörare. Pärm Ansvar: Handläggare. Pärm Ansv.: Handläggare. Pärm. Se handbok: Bevara eller gallra sid 84-85. El-skulder; uppsägning av abonnemang. Familjehem; ansökan om att bli familjehem, utredningar om enskilda familjehem. Familjehem; avtal med familjehem, kopia. Familjehem; familjehemsutredning för speciellt barn. Familjehem; förteckning över barn som vistas i familjehem eller annat enskilt hem. Familjehem; förteckning över familjehem. Till Gallring: Vid inaktualitet. Till Gallring 5 år efter inaktualitet. Till Gallring efter. Till Till centralarkiv efter 5 år. Gallring:. Till Gallring: Vid inaktualitet. Till Gallring: Vid inaktualitet. Ansvar: Handläggare. Pärm. Ansvar: Handläggare. Pärm. Ansvar: Resp. Chef. Pärm. Original i P-akt. Ansvar: Familjehemssekreterare. Akt. Ansvar: Familjehemssekreterare. Pärm. Ansvar: Familjehemssekreterare. Pärm. Ansvar: Familjehemssekreterare. Familjehem; lönerapportering. Familjerätt. Färdtjänst/Riksfärdtjänst, ansökningar. Hyreskontrakt; etc. för bostäder som tillhandahålls av Till Gallring efter. Gallring efter 5 år, OBS undantag. Gallring efter 5 år. Pärm. Ansvar: Handläggare. Procapita IFO. Se handbok: Bevara eller gallra sid 65-74; Faderskapsoch föräldraskapsärenden sid 67-69; Adoptionsärenden sid 70-71; Ärenden rörande vårdnad, boende och umgänge sid 72-74. Dag 5, 15, 25 sparas. Ansvar: Handläggare. Dator. Se handbok: Bevara eller gallra sid 75. Ansvar: Handläggare. Gallring efter Egen bokhylla: 52

socialtjänsten. Hyreskontrakt äldreboende. Hyror; fakturor, underlag som hör till P-akt. Inkomstuppgifter. det att kontraktet upphört att gälla. Pärm. Under förutsättning att hyresskuld inte kvarstår. Ansvar: Handläggare. Gallring efter 5 år. Pärm. Ansvar: Handläggare. Eget arkivskåp: Egen bokhylla: Året + föregående Pärm. år hos resp. ekonomihandläggarehandläggare. Ansvar: Ekonomi- Till närarkiv gamla. Gallring efter. Introduktionsplaner. Kontaktperson, kontaktfamilj; förteckning över kontaktpersoner/kontaktfamiljer. Larmloggar. ASS; utbetalningsbesked från Försäkringskassan enligt Socialförsäkringsbalken. ASS; utbetalningsbesked från Försäkringskassan enligt Socialförsäkringsbalken. Till centralarkiv efter. Gallring:. Till Gallring: Vid inaktualitet. Gallring efter. Till BUN-arkiv efter 1 år. Gallring efter 10 år. Till BUN-arkiv efter 1 år. Gallring efter 10 år. Egen bokhylla: Procapita IFO. Efter två år flyttas de över till IFO. Ansvar: Assistenter. Procapita. Ansvar: Resp. Chef. Egen bokhylla: Dator. Ansvar: Resp. Chef. Pärm/arkivbox. Ansvar: Ekonomihandläggare. Pärm. Ersatt ASS totalt och per person (original). Ansvar: Resp. Chef. ASS/LSS; Beställning/justering. Gallring efter 1 år. Egen bokhylla/procapita. Pärm. Ansvar: Ekonomihandläggare. LSS; Närvarolista för dagcenter, korttidshem underlag för debitering. Egen bokhylla Till närarkiv föregående år. Gallring efter. Egen bokhylla (årets). Pärm. Ansvar: Ekonomihandläggare. LSS/ASS; Månadsrapporter hemtjänst. Gallring efter. Intraphone. Ansvar: Ekonomihandläggare. Personakter IFO, ÅO och FN (SoL, HSL, LSS) 53 Till centralarkiv efter 5 år. Gallring 5 år efter sista hantering i Procapita IFO Se handbok: Bevara eller gallra sid 20-33. Dag 5, 15, 25 sparas. Procapita.

Personakter SoL, HSL. Privata medel; förteckning. Rapporter och anmälningar som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende, inklusive register slaskpärmen. Register över flyktingar och invandrarverksamhet. Relationsvåld. Slussen Rapport (liggande lista). ärendet OBS! Undantag. Till centralarkiv efter 5 år. Gallring 5 år efter sista hantering i ärendet OBS! Undantag. Till Gallring efter 5 år. Till centralarkiv efter. Gallring:. Till centralarkiv efter 5 år. Gallring:. Till närarkiv föregående år. Gallring efter. Dag 5,15,25 sparas + hälsooch sjukvårdsjournaler med förlängd sparandetid. Faderskap, adoption och placeringar i familjehem och hem för vård eller boende ska sparas. Se handbok Bevara och gallra sid 15-33. Ansvar: Resp. Chef. Procapita. Dag 5,15,25 sparas + hälsooch sjukvårdsjournaler med förlängd sparandetid. Faderskap, adoption och placeringar i familjehem och hem för vård eller boende ska sparas. Se handbok Bevara och gallra sid 15-33. Ansvar: Resp. Chef. Egen bokhylla: Inlåst. Redovisning lämnas till den enskilde, anhörig eller god man. Ansvar: Resp. Chef Pärm. Till exempel: polisrapporter, LOBar, meddelande om avhysning, elskulder. OBS! Sådana handlingar måste diarieföras enligt OSL. Ansvar: Resp. Chef. Procapita IFO. Se handbok Bevara och gallra sid 79-83. Ansvar: Handläggare. Procapita. Begränsad behörighet till uppgifterna. Ansvar: Samornare relationsvåld. Egen bokhylla årets i postrummet. Pärm. KLARA. Ansvar: Ekonomihandläggare. Statsbidragsansökningar/utbetalningslistor över statsbidrag Gallring efter 10 år. Underlag till statsbidragsansökningar. Uppsägning hyresavtal. Gallring efter. Till Gallring efter. Egen bokhylla: Procapita IFO. Ansvar: Resp. Chef. Egen bokhylla: Procapita IFO. Ansvar: Resp. Chef. Pärm. Ansvar: Boendehandläggare Ansvar: Ekonomihandläggare. Utbetalningar IFO. Gallring efter 10 år. Egen bokhylla: Pärm/dator. Ansvar: Resp. Chef. Utbetalningslistor över statsbidrag. Gallring efter 10 Egen bokhylla: 54

Varningsbrev och uppsägningar med mottagningsbevis. år. Gallring efter. Procapita IFO. Ansvar: Resp. Chef. Egen bokhylla: Procapita IFO. Läggs i akt. Ansvar: Handläggare. Färdtjänst Handlingar Gallring Anmärkning Ansökningar Gallring efter 5 år. Sitter i pärm, ansvarig är arkivredogörare. Budget- och skuldrådgivning Handling Gallring Anmärkning Ärenden rörande budgetrådgivning. (Ärendeblad, minnesanteckningar, skuldöversikter, kalkyler, förslag till hushållsbudget) Ärenden rörande skuldrådgivning ej prövade enligt skuldsaneringslagen. (Ärendeblad, minnesanteckningar, skuldöversikter, kalkyler. Underlag från långivare, kopior av korrespondens, överenskommelser med fordringsägare) Ärenden rörande skuldsanering prövade enligt skuldsaneringslagen. Ärendeblad, minnesanteckningar, skuldöversikter, kalkyler. Underlag från långivare, kopior av korrespondens, överenskommelser med fordringsägare, Kopior av ansökan till och beslut från kronofogdemyndighet samt förekommande tingsrättsbeslut) Register till ärenden rörande budget- och skuldrådgivning. Bokningslistor Statistikunderlag/statistik som sammanställts till årsstatistik eller motsvarande. 5 år 5 år efter att betalningstiden löpt ut. 5 år efter att betalningstiden löpt ut. 5 år 1 år När sammanställning/ redovisning skett 55

Tekniska nämnden Arkiv Plan 5 Vänster korridor Handlingar Gallring Anmärkning Tekniska nämndens au. Tekniska nämnden. Protokoll från kommunala handikapprådet samt dess arbetsutskott. Diarielistor, diarieakter TN. Fakturaverifikationer. Ej antagna anbud Ritningar och Bygghandl. Projektarbeten. Div. utredningar. Filmer ledningsnät. Förslagsritningar. DUF-rapporter. Rapporter TV-inspektion. Relationshandlingar. Låsschema. Hyror, kontrakt. Till centra-arkiv efter 3 år. Till centralarkiv efter 3 år. Till centralarkiv efter 5 år. Gallring:. Till centralarkiv efter 3 år. Gallring efter 10 år. Gallring efter. Gallring: Vid inaktualitet. Gallring: Vid inaktualitet. Gallring efter 10 år. Gallring efter 10 år. Gallring efter 10 år. Gallring: Ajourhålls. Gallring efter Prot org. Datum. Prot org. Datum. Datum + Diarienr. Pärm. Ver. nr. ordn. Mellanarkiv. Skåp. Nummerordning. Pärmar. Gatunamn. VA-bas. Gatunamn. Pärmar/skåp. Ritningar. Ajourhålles. Pärmar. Fastighetsbevis. Pärmar. Objekt. 56

Förteckning över kommunens fastighetsobjekt. upphörande. Gallring: Vid inaktualitet. Pärmar. Objekt. Arkiv Park/gata Handlingar Gallring Anmärkning Marknadslistor. Gallring efter 3 år. Torghandel. Gallring efter 3 år. Tjänstg.rapp. A -pris. Till närarkiv efter 1 år. Gallring efter 3 år. Pärm. Nummerordning. Pärm. Nummerordning. Pärm. Datum. Allmän platsmark, tillstånd. Till närarkiv efter 1 år. Gallring efter 3 år. Fakturor. Gallring efter 10 år. Pärm. Datum. Pärmar. Mellanarkiv. Arkiv Park/gata plan 6 Handlingar Gallring Anmärkning Trafikliggare, lokala trafikföreskrifter. Lokala trafikföreskrifter som upphört. Gallring: Ajourhålles. Till centralarkiv efter 3 år. Nationell databas. Lagras i rikstäck-ande databas (RDT) hos Transport-styrelsen. Pärmar. Bokstavsordning. Centralarkiv. Tillfällig lokal trafikföreskrift. Parkeringstillstånd, PRH. Transporttillstånd. Anhöriguppgifter. Fakturor ut VA Bokföringsorder VA 57 Till centralarkiv efter 3 år. Till centralarkiv efter 3 år. Gallring: Sekretess. Till centralarkiv efter 3 år. Gallring: Vid inaktualitet. Gallring: Vid inaktualitet. Gallring: Vid inaktualitet. Pärmar. Bokstavsordning. Centralarkiv 10 år. Pärmar. Boks. + datum. Centralarkiv 10 år. Pärmar. Centralarkiv 5 år. Pärm, säkerhetsskåp. Pärmar. Pärmar.

Räddningsnämnden Administration Handlingar Gallring Anmärkning Anmälan brandfarlig vara. Beslut om kameraövervakning. Fellarms-, arbets- samt avvikelserapport från Räddningstjänsten/SOS. Till Gallring vid inaktualitet. Till Gallring vid inaktualitet. Till Gallring efter. Fordonsplan Intern kontroll Insatsplaner/kort Insatsrapport Insatsrapport med beslut om avslutande av insats Insatsrapport med beslut om ingrepp i annans rätt och tjänsteplikt. Inventeringslistor Kvittenser för nycklar, passerkort, behörigheter till ITsystem m.m. Ledningsplan Kris extraordinär händelse. Miljöcertifiering/- diplomering, dokumentation av. Rapporter från Polisen om inbrott, skadegörelse m.m. Remisser från Polisen. Remisser från Socialförvaltningen angående alkoholtillstånd. Risk och sårbarhetsanalys. Stadsbyggnadsavdelningens remisser, svar på. Tillstånd brandfarlig och explosiv vara. Tillstånd från Post- och Telestyrelsen tillåtna frekvenser. Tillsynsprotokoll Förvaras i Förvaras i Förvaras i Digital lagring. Digital lagring. Digital lagring. Till Gallring vid inaktualitet. Gallring efter avslutad tjänstgöring. Till Till centralarkiv efter 5 år. Till centralarkiv efter 5 år.. Gallring efter. Gallring efter avslutad aktivitet. Gallring vid inaktualitet. Till Till centralarkiv efter 5 år. Till Gallring vid inaktualitet. Närarkiv. Till centralarkiv efter 5 år. Närarkiv. Gallring efter inaktualitet. Till Till centralarkiv efter 5 58

Uppföljning Myndigheten för samhällsskydd och beredskap MSB. år. Till Till centralarkiv efter 5 år. Överförmyndare Akter försvaras hos Överförmyndare i Samverkan (ÖIS) i enlighet med arkivlagens regler. Akterna förvaras 3 år hos ÖIS. Därefter sker en gallring och bevarande (ett urval som görs efter gallringsråd RA-FS). Då ärende upphört överlämnas personakten för arkivering i respektive samarbetskommun. Handling Gallring Anmärkning Avtalen med Social- och förvaltartjänst Förvaras i närarkiv kansliavdelningen. Fakturaunderlag från Social- och förvaltartjänst Förvaras i närarkiv kansliavdelningen. Fakturaunderlag för uppdragstagare/gode män Förvaras i närarkiv kansliavdelningen. 59

Index A Adresslistor 13 Ansökningsuppgifter, ej erhållen tjänst 17 Àjourhållningslistor 25 Antagningsdokumentation. 45 Akter inom flykting- och invandrarverksamhet. 51 Antalsstatistik per artikel 28 Alkohollagen. 50 Anvisningar och utbildningsmaterial 11 Allmän debitering. 18 Användardokumentation 32 Allmänna frågor (oftast e-post). 19 Arbetsanpassning 16 Allmän platsmark, tillstånd. 57 Arbetsförmågebedömning 16 Ambulanstransportkvitton 25 Arbetsmiljöutredningar 15 Anbudsansökningar 28 Arbetsordning 14 Anbudsförteckningar, sammanställningar, mm. 28 Arbetsplaner, lokala kursplaner. 44 Anbudsutvärderingar 28 Areaberäkningar. 37 Anbud, inte infordrande (och inte antagna) 28 Arkivbeskrivning 13 Anbud tävlingsbidrag 28 Arbetsskada 16 Andra övertaliga utskrifter eller kopior 19 Arkivförteckningar 13 Anhöriguppgifter. 57 Arvoden, sammanställning över 25 utbetalda. Anläggningsregister/reskontra (bokslutsbilaga) 25 Arvodes utbetalningar från godemän. 18 Anläggningsreskontra 25 Arvodesunderlag, förtroendevalda 10 Anm. personuppgiftsombud Datainspektionen. Anmälan av personuppgifter (Datainspektionen) Anmälan av personuppgifter (personuppg.omb.) 22 Assessment center 17 22 Attestliggare, fakturajournaler 25 22 Attest- och utanordningsbehörigheter 25 Anmälan brandfarlig vara. 58 Attestlistor och utbetalningar IFO. 49 Anmälningar; Lex Maria. 50 Avbetalningsplan kopia 40 Anmälningar; Lex Sarah 14 kap2 SoL,24a LSS 50 Avgångsbetyg kopior, gymnasiet. 40 Anmälningar till stiftelseregistret 12 Avgångsbetyg, vår kopia. 44 Annons (jfr Förfrågningsunderlag, Komp.handl.) 28 Avisering 18 Annonser (kungörelser) 17 Avrop mot ramavtal 28 Anställningsavtal 17 Avräkningsböcker, bokföringsunderlag 25 Artiklar med negativt saldo, månadslista 28 Avstämningar under året 25 Artiklar med överlager 28 Avstämningslista bankgiro/plusgiro 25 Ansökan inackorderingsbidrag 40 Avstämningstotaler 25 Ansökan inackorderingsbidr., resetillägg 44 Avstängning. 40 60

m.m. Ansökningar färdtjänst 55 Avstängning av elever. 42 Ansökningar till Kammarkollegiet 12 Avtal 14 Ansökningar utbildning, VUX. 44 Avtal 18 Ansökningar utbildning, VUX - annan kommun. 44 Avtal 35 Ansökningshandlingar. 45 Avvikelserapportering HSL. 50 Ansökningshandlingar, erhållen tjänst 17 B Bankböcker, makulerade 25 Bidragsgrupp. 47 Bankställning, uppgift om 25 Bilagor till inkomstverifikationer 25 Befattningsbeskrivningar, - generella 16 Bildarkiv & fotosamlingar, digitala och 33 analoga. Befattningsbeskrivningar, - individuella 16 Biljettstammar 25 Behandlingshistorik 25 Bisyssla, beslut 47 Behörighet att ordinera 50 BN Delegationsprotokoll. 37 Behörighetsgivande utbildning, bevis/intyg på 61 15 Bokföringsjournaler, förråd 28 Behörighetslistor 25 Bokföringslistor 25 Bekräftelse av anställning till Arbetsförmedlingen Beredskapsplaner, handlingsplan för förebyggande verksamhet. 18 Bokförings- och avstämningslistor 23 14 Bokföringsorder. 18 Beräkningsprotokoll 39 Bokföringsorder. 25 Besiktningsprotokoll 28 Bokföringsorder VA 57 Besiktningsprotokoll, logistik 28 Bokföringsunderlag, listor 28 Besked till anställd enligt AB 05 12 att 17 Bokningsbekräftelser och dylikt. 19 anställningsvillkoren skall omregleras på grund av att den anställde har rätt till partiell sjukersättning som inte är tidsbegränsad. Beskrivning (tillhörande anbud) 28 Bokningslistor 55 Beslut enligt skollagen 8 kap 5, 7, 9. 40 Bokningsstatistik 48 Beslut enligt skollagen 8 kap 7. 43 Bokslutsbilagor exkl årsbokslut 25 Beslut från Arbetsförmedlingen avseende 18 Bokslutsunderlag 25 bidrag (nytt eller omprövning). Beslut om anställningsstöd från AF. 44 Bostadsanpassning; beslut om 51 bostadsanpassningsbidrag och återställningsbidrag. Beslut om antagande/förkastande av anbud (tilldelande av kontrakt, slutande av ramavtal) eller beslut om att avbryta en 28 Bostadsanpassning; dokumentation om material och installationer som behövs för framtida reparation och 51 upphandling respektive göra om en underhåll. upphandling. Beslut om kameraövervakning. 56 Bostadsanpassning; protokoll över beslut om bostadsanpassningsbidrag och återställningsbidrag. Beslutsunderlag till Arbetsförmedlingen för bidrag (nytt eller omprövning) inklusive handlingsplan. 18 Bostadsanpassning; register över åtgärdade lägenheter 51 51

Beställningar. 18 Bostadsanpassning; 51 statistiksammanställningar. Beställningar. 25 Bostadsanpassning; övriga handlingar 51 rörande bostadsanpassningsbidrag och återställningsbidrag. Beställningar, beställningsbekräftelser 28 Bostadskostnader; beslut om dubbla. 52 Beställningar, listor 28 Branschvillkor/-bestämmelser 28 Betalningsförslag/betalning av 25 Brevröster, för sent inkomna 11 leverantörsfakturor (datalistor) Betalningspåminnelser 25 Broschyrer 28 Betygskataloger. 44 Budget och verksamhetsplan. 18 Betygskataloger, Skriftlig bedömning år 9 förvaras tillsammans med betygskatalogen. Bevis om avsändningsdatum för annonsunderlag till EGT Bevis om överlämnande av handlingar till centralarkiv 40 Budget. 25 28 Budgetrapporter 25 50 Budgetuppföljning 25 Bidragsansökningar jämte handlingar. 47 Bygglovshandlingar. 37 Bidragsansökningar och beslut 12 Byggnadsnämndens protokoll 38 C CD-skivor på Ort o foto o kartor. 37 Clearing listor (debitering och 25 krediteringar) Checkstammar och checktalonger 25 Cookie- och Globalfiler 32 Cirkulärskrivelser, inköp/upphandling 28 CSN-rapporter. 40 D Dagrapporter 25 Disciplinärenden 16 Dagstidningar 33 Div utredningar. 56 Datajournaler 23 Dokumentation av verksamheten. 48 Skattelistor Matrikeluppgifter Kontrolluppgifter Övertidsjournal Log-filer Lönefördelningsboken Dataprogram. 38 Dokumenthanteringsplan 13 Dataupptagningar och mikrofilm som 20 Dokument i G-katalog. 32 ersatts av nya exemplar inom samma medium. Dataupptagningar som endast framställts 20 Dom, - fullmakt 21 för överföring, utlämnande, utlåning eller spridning av handlingar. Debiteringslistor, förråd 28 Dom, - föreläggande 21 Debiteringar/krediteringar. 18 Dom, - kallelse till förhandlingar 21 Debiteringsorder 26 Dom, - korrespondens 21 Debiteringsunderlag 18 Dom, - korrespondens, rutinmässig 21 Debiteringsunderlag 26 Dom, - protokoll 22 Delegationsbeslut-/förteckningar 10 Dom, - stämningsansökan 22 Delegationsordningar 14 Dom, - tjänsteanteckningar 21 Delrapporter 35 Dom, - tjänsteanteckningar, 21 62

rutinmässiga Delrapporter för projekt 36 Delårsbokslut 26 Dom, - underlag för framställt krav 22 Detaljmätningsprotokoll 39 Dom, - yttrande 22 Detaljplaner. 38 Dom, - yttrande från motpart 22 Diarieförda handlingar. 13 Donationsfonder; ansökningar med 52 bilagor. Diarielistor, diarieakter TN. 56 Donationsfonder; utdelning ur fonder. 52 Diarieplaner 13 DUF-rapporter. 56 Diarier 13 Dödsboanmälningar. 52 E Ej antagna anbud 56 Enkäter - sammanställningar/rapporter 34 Ej diarieförda handlingar 13 Enkäter - svar och andra underlag 34 Ekonomiadministrativt system (eventuellt i urval utgående ifrån denna sammanställning över data som bör bevaras). 63 26 Entledigande av tidigare anmält personuppgiftsombud. Ekonomisk slutredovisning 35 E-post som innehåller skadlig 19 programkod Ekonomisk slutredovisning för projekt 36 E-post som skrivs ut. 20 Ekonomisk statistik 26 E-post till myndighetens officiella 20 adress Elevakter (tre olika portfolios). 40 Ersättningar, kopia. 49 Elevhälsovårdsjournaler. 42 Examens-, utbildningsbevis, 45 betygskataloger, klasslistor, studieavbrottsblanketter. El-skulder; uppsägning av abonnemang. 52 Expeditionsportfolio 41 Enkäter - kartläggningar o.d. (med svar) 34 Exp portfolio särskoleelever. 42 Enkäter - kundundersökningar etc. (med svar) F Facklig tid, rapporter och sammanställningar Fakturahanteringssystem (eventuellt i urval utgående ifrån denna sammanställning över data som bör bevaras; jfr kommentarerna ovan). 34 15 Följesedelslistor 29 26 Följesedlar 26 Fakturajournaler 26 Följesedlar 29 Fakturakontroll 26 Förbrukningslistor 29 Fakturakopior 11 Förbrukningsrapporter 29 Fakturaunderlag. 18 Fördelningslistor, löner 26 Fakturaverifikationer. 56 Föredragningslistor (dagordningar, kallelser) Fakturor. 57 Företagshälsovård, avtal om 16 Fakturor; bokföringsorder. 49 Företagshälsovårdens bedömning av 17 arbetsförmågan. Fakturor; externa 49 Förslagsritningar. 56 Fakturor, interna. 49 Förteckning av elever. 42 22 10

Fakturor, original som inte skickas för skanning. 18 Förteckning läromedel. 45 Fakturor ut VA 57 Förteckning över barn en gång per termin. 15 mars och 15 oktober Fallincidenter; sammanställning. 51 Förteckning över kommunens fastighetsobjekt. Familjehem; ansökan om att bli familjehem, utredningar om enskilda familjehem. 52 Förfrågningsunderlag (med till exempel tekniska specifikationer). Familjehem; avtal med familjehem, kopia. 52 Förhandling 24 Förhandlingsprotokoll Familjehem; familjehemsutredning för speciellt barn. 52 Förhandlingsprotokoll 29 Familjehem; förteckning över barn som vistas i familjehem eller annat enskilt hem 52 Förhandlingsprotokoll, löner/löneöversyn/revisionsförhandlin gar med bilagor. Familjehem; förteckning över familjehem. 52 Förmåner, beslut om 16 Familjehem; lönerapportering. 52 Förordnande av 22 personuppgiftsombud. Familjerätt. 52 Förrådsbehållning, listor 29 Fastighetsplaner. 38 Förrådskörningar 29 Fax, försättsblad 13 Förrådslistor 29 Fax, körjournal och sändningskvitton, sekretessbelagda handlingar Fax, körjournal och sändningskvitton, övrigt Felaktiga uppgifter i datafiler av registerkaraktär som tillkommit genom skrivfel, räknefel eller motsvarande förbiseendefel. Fellarms-, arbets- samt avvikelserapport från Räddningstjänsten/SOS. 13 Förrådsrapporter 29 13 Förrådsredovisningar, listor 29 20 Förrådsrekvisitioner/beställningar/kun dorderunderlag 58 Förrådssystem/förråds och inköpssystem (eventuellt i urval). Felsänd post. 19 Förrådsuttag, listor 29 Filer i och utdata från administrativa system för uppföljning och kontroll av driftsäkerhet och tids redovisning. 20 Förskott, kvittenser vid resor och kurser Filmer ledningsnät. 56 Förslags-/idéverksamhet 16 Flextidssammanställningar. 49 Förslagsverksamhet - inkomna förslag, belönade Flygfoto. 37 Förslagsverksamhet - inkomna förslag, register Flygfotounderlag. 37 Flygfotounderlag 39 Förstudier 35 Fordringar, utestående, listor över 26 Försäkran om tystnadsplikt. 49 Fordonsplan 58 Försäkringar, avtal om 16 Fornlämningskartor. 39 Försäkringar 26 Avtalsförsäkringar (Arbetsskada, Sjukförsäkring) Läkarintyg Fotografier. 48 Försäkringshandlingar, inaktuella 26 Fotografier, filmer, video, ljudband, CDskivor o.d. framtagna för till exempel intern information och utbildning. Fotografier, filmer, video, ljudband, CDskivor o.d. som dokumenterar den egna verksamheten. 33 Försäkringskassans anteckningar från avstämnings-/uppföljningsmöten 33 Försäkringskassans beslut avseende rehabiliteringsersättning. 40 57 29 15 29 29 26 34 34 17 17 64

Fraktsedlar 26 Försäkringskassans beslut avseende 17 sjukersättning (sjukpenning). Frimärkskassa, redovisning 26 Försäkringskassans förfrågan om 17 anställds inkomst och årsarbetstid. Fritidsstudier 15 Förtroendemannaregister 10 Färdtjänst/Riksfärdtjänst. 52 G Gallring i IT-katalogen G 47 Gratifikation 16 Gallringsbeslut 13 Gravyrer. 39 Garanti-/avtalshandlingar 29 Grund bokföring 26 Geologiska undersökningar. 38 Grundkartor. 39 Granskningsloggar 32 Gränspunktskartor 39 Granskningsloggar för åtkomst till brukaruppgifter inom socialtjänsten. H 65 50 Gåvor till kommunen 10 Handböcker 14 Hembygdsråd. 47 Handkassa, redovisning 26 Huvud bokföring 26 Handlingar för kännedom, t.ex. rapporter, årsredovisningar, verksamhetsberättelser. 19 Hyreskontrakt; besiktningsprotokoll etc, för bostäder som tillhandahålls av socialtjänsten. Hyreskontrakt äldreboende. Handlingar med meningslöst eller 19 Hyror; fakturor, underlag 53 obegripligt innehåll. Handlingar som bildar underlag till 48 Hyror, kontrakt. 56 verksamhetsberättelser, t.ex. besöksrapporter och statistik. Handlingsplan (rehabplan) 17 I Inbjudan att komma in med anbud eller att förhandla, tävlingsinbjudan. 29 Inteckningar, dödade 29 Inbjudningar och kallelser till kurser, 19 Interna räkningar, kopior 29 seminarier, konferenser och möten. Indatamaterial, underlag för bokföring 26 Interndebitering, listor 29 Integrationslistor 26 Internextern debiteringar. 18 Interna räkningar, kopior 18 Internetsidor som laddas ner eller 19 skrivs ut. Information från leverantörer 29 Interkommunala ansökningar. 44 Information på Internet 33 Interkommunala ersättningar (förteckning). Informationsmaterial, kommunspecifikt 11 Intern kontroll 26 (för allmänheten, spec. om förtidsröstningen och om dubblettröstkort). Informationsmaterial till personuppgifts 22 Intern kontroll 58 ombudet från Datainspektionen. Informationsblad, broschyr o.d. som 47 Intresseanmälningar, inte infordrande 29 produceras av förvaltningen. (och inte antagna) Informationsbroschyr 41 Intresseanmälningar 17 (spontanansökningar) Informationsskrifter och broschyrer 33 Intresseavdragslistor 23 52 41

Information som inte berör Falköpings 19 Introduktionsplaner. 53 kommuns verksamhet. Information som lagrats på PC under 19 Introduktionsprogram för nyanställda. 17 Internet-användning, t.ex. cookies, temporary internet files, history files. Inkassoärenden, avslutade 26 Intyg från erkända organ. 29 Inkomna och utgående skrivelser 10 Intyg vigsel 34 Inkomna skrivelser 11 Inventarieförteckning. 18 Inkomstuppgifter. 53 Inventarieförteckningar 26 Inlämningskvitton, posten (inte rek eller 26 Inventarieförteckningar 29 ass) Insatsplaner/kort 58 Inventarieförteckningar, månadsvis 29 Insatsrapport 58 Inventeringar, löpande 29 Insatsrapport med beslut om avslutande av insats Insatsrapport med beslut om ingrepp i annans rätt och tjänsteplikt. 58 Inventeringar, månadsvis 29 58 Inventeringar, årsrapport 29 Instruktioner 14 Inventeringslistor 58 Inventeringslistor (ej månad 1, 13) 29 J Jourjournal, jourlistor, jourredovisning. 49 Justeringsanslag 10 Journal skolpsykolog/logoped. 42 Järnvägskartor, kopior 39 K Kalkyl, offert, avtalskopia, utbildningsinnehåll, intyg, deltagarlistor, sammanställning utvärderingar. 45 Kontroll av leverantörers lämplighet, dokumentation kring. Kallelser till möten som protokollförs. 20 Kopia av slutdokument till beställare. 44 Kassa 18 Kopieringsmaskin, rapportkort 26 Kassarapporter/avstämningar (med 26 Kopior för aktförvaring. 20 kvitton) Kassarullar. 18 Kopior lantmäteriförrättningar. 39 Kassationslistor (ej månad 1, 13) 29 Kopior lantmäteriförrättningar. 38 Kassationsrapporter 29 Korrespondens (ej diarieförd), av vikt 13 för verksamheten. Kassationsrapporter, årsrapport 29 Korrespondens, rutinmässig 13 Kassautskrifter. 48 Korrespondens till KY-myndighet och CSN. Klagomålshantering, - klagomål/synpunkter (inklusive svar) Klagomålshantering, - klagomål/synpunkter och förslag av rutin artad, allmän karaktär Klagomålshantering, - sammanställningar, rapporter och statistik 14 Kronofogdemyndighetsbeslut 23 30 45 Kundfakturor 26 14 Kundfakturor, underlag för makulering och nedskrivning av 14 Kundfordringar, avskrivningar av, 27 med beslut/specifikation Klasslistor. 41 Kundregister (ändringar) 30 Kommunal författningssamling 21 Kundreskontra 27 Kommunbidragslistor 40 Kungörelser (annonser), 10 27 66

Kommunikation, informationsutbyte rörande ett upphandlingsärende. Kommunspecifikt utbildningsmaterial och lokala instruktioner (särskilt för röstmottagare och kommunala bud). Kompetensutvecklingsinsatser, dokumentation av eventuella. fullmäktigesammanträden 29 Kursdokumentation. 19 11 Kursinbjudningar 16 17 Kvalitetsdokument, processbeskrivningar o.d./kvalitetssäkringssystem Kompetensutvecklingsplaner 15 Kvalitetsredovisning. 45 Kompletterande handlingar (till annons, förfrågningsunderlag). Kompletterande upplysningar (om annons, förfrågningsunderlag). Konstruktionshandlingar, byggentreprenader. Kontaktperson, kontaktfamilj; förteckning över kontaktpersoner/kontaktfamiljer. 29 Kvalitetsredovisning på kurs- och terminsnivå. 29 Kvittenser för nycklar och passerkort, behörigheter till IT-system m.m. 29 Kvittenser för nycklar och passerkort, behörigheter till IT-system m m. 53 Kvittenser för nycklar, passerkort, behörigheter till IT-system m.m. Kontantförsäljning, kvitton 26 Kvittenskopior 27 Kontantredovisningar, kassabehållning 26 Kvittenslistor 27 Kontoavstämningar 26 Kvitton avseende från posten mottagna röster 11 Kontoplaner med kodförteckningar, 26 Körjournal, leasingbil. 49 kodplaner Kontoutdrag 26 Körjournal, leasingbilar. 50 Kontrakt (byggentreprenadkontrakt, tjänstekontrakt, varukontrakt). 30 34 45 19 49 58 L Lagerbok 30 Likviditetsplanering, prognoser 27 Lagerrapporter 30 Livränta 17 Lagervärde per kostnadsställe, listor 30 Ljud- och bildupptagningar (bandinspelningar, ljudfiler, filer från webbsändningar o.d.) eller stenografiska protokoll från fullmäktigesammanträden. Lagervärdelistor 30 Logglistor, àjourhållningslistor samt länkar (datalistor) Larmlistor 30 Lokala arbetsplaner och handlingsplaner Larmloggar. 53 Lokala bestämmelser för upphandling och leveranser. LAS 24 Lokala samverkansöverenskommelser. 15 Varsel- och beskedbrev Ledighetsansökan. 42 Lokala trafikföreskrifter som upphört. 57 Ledningsplan Kris extraordinär händelse. 58 LSS/ASS; Månadsrapporter hemtjänst. 53 Leveranser, försenade (uteliggande beställningar), listor 30 LSS; Närvarolista för dagcenter, korttidshem underlag för debitering. Leveransgodkännande 30 Lånekvitton av olika slag. 48 Leveransreversal 13 Lånelistor, förråd 30 10 27 40 30 53 Låsschema. 56 67

Leveransstatistik 30 Läkarintyg 17 Leverantörsbetalningar, girolista 27 Längder, statistik 27 Leverantörsfakturor 27 Läsårsverksamhet (program för skolavslutning, teaterbesök, friluftsdagar m.m., ordningsregler enligt SL 5 kap 5 ) Leverantörsreskontra 27 Lönelistor CD Microfische Retrolistor Lönesättning, underlag för/förhandlingsunderlag, lönesamtal M Manualer/lathundar 14 Minnesanteckningar 36 Marknadslistor. 57 Materialinventarium (ej månad 1, 13) 30 Missbruk av alkohol eller andra 17 droger, handlingsprogram för hantering av. Materiallistor 30 Modell (tillhörande anbud) 30 Matrikelkort Lärare Övriga anställda Avslutade anställningar Medarbetar- och utvecklingssamtal inkl. kompetensutvecklingsinsatser. 23 Momskvitton 23 49 Momsredovisning 27 Meddelanden till EG:s kommission. 30 Mottagningsbevis. 50 Meddelande till röstbrevlåda, telefonsvarare 20 Museiråd. 47 och mobilsvar. Mikrofilm, arbetsex. 37 Museiutskott. 47 Mikrofilm, original. 37 Musikskolans avgifter (underlag). 42 Miljöcertifiering/-diplomering, dokumentation av 14 Märkesnoteringar för simskolegrupper. Miljöcertifiering/-diplomering, 58 Målarbete 34 dokumentation av Minnesanteckningar 12 N Nationella prov i svenska år 3, 6 och 9 och gymnasiet. 42 Nyckelkvittenser. 47 Nationella prov, svenska. 45 Nyckelkvittenser. 49 Nationella prov, övriga. 42 Nyckelkvittenser till brukares hem. 51 Nyhetsbrev om den egna verksamheten Nollsaldolistor 30 Nämndens/styrelsens instruktion för förvaltningen angående behandling av personuppgifter. Nybyggnadskartor Original. 38 Närvaroförteckningar, t.ex. över elever som deltagit i simundervisning. 42 23 16 48 33 22 48 68

O Obligationslån, bankens redovisningar 27 Omslag med ytterkuvert från godkända 11 budröster. OCR-listor, betalning av kundfakturor 27 Omsättning i förråd, listor över 30 (datalistor) Offerter, inte infordrade (och inte antagna) 30 Orderbekräftelser, ordererkännanden 30 Omplacering, handlingar ang. 16 Ordererkännanden 27 Områdesbestämmelser. 38 Organisationsscheman/beskrivningar 14 Omslag med budröster som underkänts och tagits omhand. P 69 11 Packsedlar 27 Projektorganisation 35 Parkeringstillstånd, PRH. 57 Projektplaner 35 Pensionshandlingar 24 Protokoll, original 12 Personakter IFO. 53 Protokoll 34 Personakter SoL, HSL. 53 Protokoll/anteckningar, arbetsplatsträffar eller motsvarande samverkan på arbetsplatsnivå. Personakt ingår Anställningsavtal Ansökningshandlingar Betyg Beslutsprotokoll från anställningsmyndighet om tjänstetillsättning Beslut om löner, pensioner, avgångsgåva Sekretessförbindelse Diarieförda sekretesshandlingar Skriftliga varningar Uppsägning egen + av arbetsgivaren Pensionsavgång 23 Protokoll, arbetsmiljö (arbetsmiljöronder, skyddsronder etc.) Personalenkäter 16 Protokoll Bredbandsbolaget AB 21 Personuppgiftsbiträde, avtal med 22 Protokoll eller mötesanteckningar från 14 ledningsgrupper (förvaltningsledning). Personuppgiftsbiträde, checklista för 22 Protokoll eller mötesanteckningar från 16 kontroll av avtalsuppfyllelse till exempel säkerhet. olika interna verksamhetsmöten - avdelningsmöten, personalmöten, informationsmöten m.m. Personuppgiftsbiträde, instruktion för 22 Protokoll enligt 9 kap 12 LOU. 30 Planprogram. 38 Protokoll från facklig samverkan (samarbetsorgan mellan arbetsgivare och arbetstagare). Plocklistor, förråd 30 Protokoll från förhandlingar enligt medbestämmandelagen (MBL). PM, promemorior 22 Protokoll från kommunala handikapprådet och pensionärsrådet samt dess arbetsutskott Policy, lednings- och styrdokument, strategisk plan, sektorsprogram, verksamhetsplaner. 14 Protokoll från politiska organ - inklusive presidier, råd, politiska arbetsgrupper, kommittéer, referensgrupper, styrgrupper, samarbets-/samrådsgrupper. Polismyndigheten anmälningar, mm. 47 Protokoll Green Market Sweden AB 21 Postkvitton, inte värdepost 27 Protokoll Hotellfastigheter AB 21 Postlistor 13 Protokoll med beslut från 30 15 15 14 15 51 10

inköpsnämnd/-delegation eller motsvarande. Postöppning, fullmakt (motsvarande). 17 Protokoll med bilagor från samverkan på förvaltningsnivå. Postöppning; fullmakt. 50 Protokoll med bilagor från samverkan på verksamhetsområdena (lokal samverkan). Pressklipp, nyhetssammandrag eller 33 Protokoll med dagordning och deltagarlista. motsvarande omvärlds-bevakning med direkt anknytning till verksamheten. Pressmeddelanden 33 Protokoll Midgård (före bolagets ombildande till Bredbandsbolaget AB) Primärkartor 39 Protokoll 12 Prisblad, prisändringsmeddelanden 30 Protokollsbilagor - skrivelser/tjänsteutlåtanden och andra handlingar som ligger till grund för besluten eller innehåller unik information av direkt relevans. Privata medel; förteckning. 54 Protokoll över mottagna förtidsröster. 11 Program för sportlovsaktiviteter. 47 PuL, information samt samtycken/återtaganden av samtycken till behandling av personuppgifter. Projektarbeten. 56 PuL, samtycken och återtaganden av Projektbeskrivning (vinnande bidrag i projekttävling). 17 samtycken till utlägg på webbplats. 30 Punktskisser. 37 15 15 35 21 10 17 R Ramavtal 30 Rekvisitioner 30 Ramavtal, komplettering av anbud. 30 Rekvisitioner, kopior 31 Ramavtal, skriftligt samråd med leverantör som är part. 30 Rekvisitioner, listor 31 Rapporter 23 Relationshandlingar. 56 Källrapportering via Besched Övriga rapporter Rapporter från Polisen om inbrott, 58 Relationsvåld. 54 skadegörelse m.m. Rapporter, indata 27 Remisser från Polisen. 58 Rapportering till IVO, samt svar på remisser, om ej verkställda beslut enligt LSS och SoL. Rapporter och anmälningar som inte tillhör ärende och inte ger upphov till ärende, inklusive register slaskpärmen. 50 Remisser från Socialförvaltningen angående alkoholtillstånd. 54 Remisser och beslut/dom från IVO/Socialstyrelsen/Förvaltningsrätten på ej verkställda beslut enligt LSS och SoL Rapporter TV-inspektion. 56 Remisser och remissvar/yttranden 14 Rapportkort (kopieringsmaskin) 18 Resestipendier 16 Rapportlistor, förråd 30 Resultatportfolio 41 Rapportlistor, kassation 30 Reversaler, journaler över redovisade 27 Redovisningslistor, lagerhållning 30 Revisioner, ekonomiska medel. 44 Registerförteckningar 22 Revisionsberättelser 12 Register, liggare, listor, E-postlista och andra tillfälliga hjälpmedel som har tillkommit för att underlätta arbetet. 20 Revisionsrapporter 12 58 50 70

Register till diarier 13 Riktlinjer, anvisningar 14 Register till ärenden rörande budget-och 55 Risk och sårbarhetsanalys. 58 skuldrådgivning. Registeruppgifter, indata 27 Ritningar, byggentreprenader 31 Registerutdrag, begäran om samt svar. 22 Ritningar och Bygghandl. 56 Register över flyktingar. 54 Ritningar (tillhörande anbud, vinnande bidrag i projekttävling). Register över konstverk. 47 Rutinbeskrivningar 14 Register över museets föremålssamling. 48 Rådgivning 22 Registreringsunderlag för inventering 30 Räkenskaper över belopp som har inbetalats eller utbetalats. Reglementen och bestämmelser. 14 Räkenskapshandlingar för stiftelser som är bokföringsskyldiga enl. lag Rehabiliteringsmöten (samtal), övriga 17 Räkningar, kopior av interna 27 anteckningar. Reklamationer 37 Räkningsunderlag för debitering 27 Reklamationer 30 Rättelser, bokföringsunderlag 27 Reklam, broschyrer etc. 19 Röstkort som samlats upp i vallokaler 11 och röstningslokaler. Rekvisition av bidrag till 18 Röstlängder som använts vid val 11 Arbetsförmedlingen. Rekvisitioner 27 31 12 12 S Samlad bebyggelse. 38 Stadsbyggnadsavdelningens remisser, 58 svar på. Sammanställning för räkenskapsåret (räkenskapssammandrag) 12 Statistik, inköps-, löpande 31 SCB-statistik. 48 Statistik: inköps- och artikelstatistik (motsvarande) i års- sammanställd form. Schema. 45 Statistik, leverantörs-, löpande 31 Sekretessbevis/tystnadspliktsförsäkringar för förtroendevalda 71 10 Statistikunderlag/statistik som sammanställts till årsstatistik eller motsvarande. Skatteredovisning, utdata för 27 Statistikuttag ur Booking. 48 Skatterevision, underlag för 27 Statsbidragsansökningar. 54 Skifteskartor, kopior. 39 Stiftelseförordnande eller motsvarande (donationsurkunder, gåvobrev, testamenten). Skolfotokatalog 42 Stomnätsprotokoll 39 Skrivelser om gåvor och donationer till museet. 48 Strategi, arb.plan 12 Skyddsrond. 49 Svar på allmänna frågor (oftast e-post). 20 Skyddsrumshandlingar. 38 Systematiskt arbetsmiljöarbete, - arbetsskador och tillbud (till exempel tillbudsanmälningar, års sammanställningar). Skyddsrumsritningar. 38 Systematiskt arbetsmiljöarbete, - organisation för arbetsmiljöarbetet med delegering av arbetsmiljö arbetsuppgifter/ansvar, handlingsplan mot kränkningar, krishanteringsplaner. 31 55 12 15 15

Slussenrapport (liggande lista). 54 Systemdokumentation 27 Slutrapporter 35 Systemdokumentation 32 SPAM 19 Säkerhetskopior/backuper. 20 Specifikation av kostnader/intäkter 27 Sändlistor 31 Spontanofferter och leverantörsinformation. T 14 Sökregister 23 Tackbrev o d ordförandekorrespondens 10 Tjänstg.rapp. A -pris. 57 Tekniska nämnden. 56 Tomtböcker. 37 Tekniska nämndens au. 56 Tomtindelningar Original. 37 Tentor. 45 Tomtindelningar Original. 39 Tentor. 45 Tomtmätningar Original. 37 Terminalglasögon, beslut/rekvisition 16 Tomtindelningshandlingar. 37 Tidningar, egenupprättade 33 Tomtindelningshandlingar 39 Tidningsurklipp. 48 Topografiska register 48 Tillfällig lokal trafikföreskrift. 57 Torghandel. 57 Tillstånd brandfarlig och explosiv vara. 58 Trafikliggare, lokala trafikföreskrifter. 57 Tillstånd från Post- och Telestyrelsen 58 Transaktionslistor 31 tillåtna frekvenser. Tillsynsprotokoll 58 Transporttillstånd. 57 Tjänsteanteckningar, kontakter med leverantörer, entreprenörer, konsulter 31 Trycksaker och marknadsföringsmaterial Tjänstefördelning. 45 Turistkartor 36 36 Tystnadsplikt, påminnelse om 17 U Underlag adresskarta 39 Utbetalningslistor över statsbidrag 54 Underlag för ADB-bearbetning 31 Utbetalningsorder, -uppdrag 27 Underlag för etableringsförfrågningar 36 Utbildningar, handlingar rörande 22 Underlag för Falköpings kommuns interna 20 Utbildningar, - program, deltagarlista 15 planering och verksamhetsredovisning. och eventuellt unikt studiematerial Underlag till statsbidragsansökningar. 54 Utbildningar, - övrig dokumentation 15 Underrättelse om beslut till anbuds sökande/anbudsgivare. 31 Utbildningsplan, kursplaner och flödesschema. Underrättelse till Skatteverket om vigsel/partnerskap. 34 Uteliggande beställningar, listor 31 Uppdragshandlingar 14 Uteslutning av leverantör, 31 dokumentation kring. Uppföljning av röstmottagningen (kommunens planeringsunderlag till nästa val). Uppföljning av till exempel lokaler, transporter, kommunala bud, intern och extern information (kommunens planerings- underlag). 11 Utgående skrivelser 12 11 Utkast och andra anteckningar i ett ärende. Uppföljning Myndigheten för 59 Utredningar och studier 14 46 20 72

samhällsskydd och beredskap MSB. Uppföljningsrapporter 27 Utredningsunderlag 36 Uppgifter i Booking. 48 Uttag per rekvirent, listor 31 Upphandlarprofil (sammanställning av uppgifter tillgänglig på Internet som innehåller information om den upphandlande myndigheten och dess upphandlingar). 31 Uttagstillfälle per artikel, listor 31 Upphandlingscirkulär 31 Utvecklingsplaner, individuella 16 Upplysningar på begäran av leverantör (då ansökan avslagits eller anbud förkastats). 31 Utvecklingssamtal, dokumenterade överenskommelser. Uppsägning hyresavtal. 54 Utvecklingssamtal, övriga 16 anteckningar. Utbetalningar IFO 54 Utvärderingar 35 Utbetalningslista plusgiro/bankgiro 27 16 V Valdistrikt, kartor och kodförteckningar över (motsv) Varningsbrev och uppsägningar med mottagningsbevis. 11 Verksamhetsberättelser från föreningar. 55 Verksamhetsberättelser se Årsberättelser Varukataloger 31 Väljarförteckningar 11 Verifikationer 27 Vänorter, handlingar rörande 10 Verifikationer för in- och utbetalningar 12 Å Årsberättelser, årsrapporter 28 Årsförbrukning, årlig statistik över förbrukningar av varor och tjänster. Årsbokslut 12 Årsredovisning 12 Årsbokslut med bokslutsbilagor (till exempel huvudbokssammandrag). Ä 28 Årsredovisningar, årsrapporter 28 Ärenden rörande budgetrådgivning. 55 Ärenden rörande skuldsanering. 55 Ärenden rörande skuldrådgivning. 55 47 27 28 Ö Översiktsplaner. 38 Övrigt Fakturakopior Annonser Rehabilitering Övertaliga kopior och dubbletter i ett ärende. 20 Arbetsskador/ Tillbud 24 73

Kultur- och fritidsförvaltningen Gemensamt Handling Gallring Anmärkning Informationsblad, broschyr o.d. som produceras av förvaltningen Sparas. Till diariet i samband med verksamhetsberättelsen Bisyssla, beslut Vid inaktualitet. Närarkiv. Gallring i IT-katalogen G Gallring efter 5 år. Polismyndigheten anmälningar, tillstånd, rapporter Vid inaktualitet. Tidningsurklipp Underlag för statistik (besöksrapporter och liknande) Statistik som inte ingår i verksamhetsberättelse. Avtal av kortvarig karaktär Till centralarkiv efter 3 år. Vid inaktualitet. Gallring efter. Gallring efter upphörd giltighet. Pärm i tjänsterum. Lagras i ärendehanteringsprogrammet. Skrivs in i verksamhetsberättelserna. Protokoll Handling Gallring Anmärkning Hembygdsråd Till centralarkiv efter 3 år. Närarkiv. Datum. Museiråd Till centralarkiv efter 3 år. Närarkiv. Datum. Allmänkultur Handling Gallring Anmärkning Register över konstverk Dator + Reg. nr-ordning. Ajourhålls. Arrangörskontrakt. Gallras efter Ersättning till artister, föredragshållare, musiker, dansare och grupper, t.ex. teatergrupper. Tillstånd från andra myndigheter vid arrangemang. upphörd giltighet. Kopia på förvaltningen, gallras efter. Gallras efter upphörd giltighet. Tillstånd från t.ex. polisen, länsstyrelsen.

Fritidskontoret Handling Gallring Anmärkning Bidragsansökningar jämte handlingar Till närarkiv efter Tjänsterum. 1 år. Årsvis. Verksamhetsberättelser från föreningar. Kort/nyckelkvittenser. Program för sportlovsaktiviteter. Gallring efter 5 år. Till närarkiv efter 1 år. Till centralarkiv efter 5 år. Gallras vid återlämnande av kort/nyckel. Till centralarkiv efter 3 år. Tjänsterum. Årsvis. Tjänsterum. Närarkiv. Datum. Kontrakt om uthyrning av lokaler. Gallring efter. Kontrakten är underlag för debitering och krav. Bokningsscheman, bokningsbesked. Vid inaktualitet. Badverksamhet Handling Gallring Anmärkning Närvaroförteckningar, t.ex. över elever som deltagit i simundervisning. Gallring efter. Personalrum. Datum. Märkesnoteringar för simskolegrupper. Gallring efter. Personalrum. Datum. Biblioteksverksamhet Handling Gallring Anmärkning SCB-statistik. Till centralarkiv efter 10 år. Närarkiv. Datum. Dagstidningar. Förteckning över tidningar och tidskrifter. Gallring efter 2 månader. Till magasinet dagen efter. Närarkiv.

Museets och Ekehagens verksamhet Handling Gallring Anmärkning Dokumentation av verksamhet, t.ex. underhållsplaner, åtgärdsbeskrivningar, rapporter från experiment och underhåll.. Dokumentation av verksamheten, t.ex. konstutställningar, vård av museiföremål och byggande av permanenta utställningar. Register över museets föremålssamling. Topografiska register. Skrivelser om gåvor och donationer till museet. Kopia till registrator. Närarkiv. Uppställning/projekt. Närarkiv. A Ö. Ajourhålls. Närarkiv. Datum. Förvaltningens Diarieplan/årsvis. Lånekvitton av olika slag. Vid inaktualitet. Tjänsterum. Datum. Fotografier. Närarkiv. Datum. Lagras digitalt. Tidningsurklipp. Närarkiv. Datum. Bokningsstatistik (kalender, offert). Gallring efter 10 år.

Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum 2016-10-11 Sida 1 (1) 57 Dnr 2015/00001 800 Återbesättande av ersättare i kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott efter Fathi Sheekhusen (KD) Kultur- och fritidsnämndens arbetsutskotts förslag 1 Fahti Sheekhusen (KD) entledigas och till ny ersättare i kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott från och med 1 november till och med utgången av år 2018 väljs Debora Josefsson (KD). 2 Debora Josefsson (KD) ska i första hand tjänstgöra för ledamoten Allan Bjärkhed (KD). Bakgrund Fathi Sheekhusen (KD) har avsagt sig uppdraget som ersättare i kultur- och fritidsnämnden. Kommunfullmäktige beslutade vid sitt sammanträde den 26 september 2016 att entlediga Fathi Sheekhusen samt att återbesätta uppdraget och Deborah Josefsson valdes in i kultur- och fritidsnämnden från och med 1 oktober 2016. Fahti Sheekhusen hade också uppdrag som ersättare i kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott och det uppdraget måste återbesättas. Tjänsteutlåtandet, daterat den 29 september 2016, har utarbetats av nämndsekreteraren Ulla Andersson. Förslag Ordföranden Allan Bjärkhed (KD) föreslår Debora Josefsson (KD) till ny ersättare i kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott efter Fathi Sheekhusen (KD). Paragrafen skickas till Kultur- och fritidsnämnden Justerarnas signaturer Protokollsutdraget bestyrks

TJÄNSTEUTLÅTANDE 1 (1) 2016-09-29 KFN 2015/00001 800 Kultur- och fritidsnämnden Återbesättande av ersättare i kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott Förslag till beslut 1 Fahti Sheekhusen (KD) entledigas och till ny ersättare i kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott från och med 1 november till och med utgången av år 2018 väljs. 2 ska i första hand tjänstgöra för ledamoten Allan Bjärkhed (KD). Bakgrund Fathi Sheekhusen (KD) har avsagt sig uppdraget som ersättare i kultur- och fritidsnämnden. Kommunfullmäktige beslutade vid sitt sammanträde den 26 september 2016 att entlediga Fathi Sheekhusen samt att återbesätta uppdraget och Deborah Josefsson valdes in i kultur- och fritidsnämnden från och med 1 oktober 2016. Fahti Sheekhusen hade också uppdrag som ersättare i kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott och det uppdraget måste återbesättas. Beslutet ska skickas till KS.kansliet Löneenheten Ulla Andersson Nämndsekreterare Staben Ulla Andersson Nämndsekreterare 0515-88 50 45 ulla.andersson@falkoping.se Falköpings kommun 521 81 Falköping Telefon 0515-88 50 00 kommunen@falkoping.se www.falkoping.se Bankgiro 991-2478 Plusgiro 3 21 38-0 Org nr 212000-1744

FÖRTECKNING ÖVER ANMÄLNINGSÄRENDEN Kultur- och fritidsnämnden 25 oktober 2016 1 KFN 2016/75 800 Kommunstyrelsens beslut från den 7 september 2016, 170, rörande internkontrollplan för kommunstyrelsens verksamhet år 2017 2 KFN 2016/47 026 Personalutskottets beslut från den 21 september 2016, 24, om förslag till riktlinje för rökfri arbetstid 3 Kommunfullmäktiges beslut från den 26 september 2016, 120, om sammanträdesdagar 2017 4 Kommunfullmäktiges beslut från den 26 september 2016, 126, om entledigande av Fathi Sheekhusen (KD) från uppdraget som ersättare i kultur- och fritidsnämnden samt återbesättande

PARKFESTIVALEN 2016. PARKFESTIVALEN i Mössebergsparken har blivit ett inarbetat koncept. Årets festival den sjunde i ordningen genomfördes med framgång. Festivalen drabbades liksom många andra utomhusarrangemang denna sommar av ett ostadigt väderläge. Prognoserna under veckan innan festivalen varierade från timma till timma. Detta påverkade naturligtvis publiktillströmningen. Även om publikantalet var mindre än de senaste festivalerna så uppskattar vi antalet till någonstans mellan 1000-1500 personer. Många kom till den sista scenakten som var Jack Vreeswijk. Han gästade PARKFESTIVALEN 2010 och bjöd då på en fantastisk konsert. Även i år gjorde han ett otroligt bra framträdande, trots regn och rusk. I övrigt var scenprogrammet som vanligt en blandning av visa och country, framfört av lokala artister, så som Britt-Marie Stridh, Moa Blücher Trio och tillresta gäster, som bandet Pilgrim från Göteborg, Tennessee Drifters från Uddevalla m.fl. Några nya hantverkare deltog i år, vilket var glädjande. Bågskytte, MC-utställning, ponnyridning, matoch kaffe-servering, tipspromenad mm allt påverkades förstås av den mindre publikskaran, men i övrigt verkade alla nöjda med organisationen och arrangemanget i stort. Webbsändningen som vi i år köpte av Falköpings Närradio blev också bra och bidrog till att många kunde välja att se festivalen live i datorn. Flera av artistakterna läggs också ut en tid efter festivalen, så att man kan se artisterna igen. Ett digert ideellt arbete ligger bakom varje uppsättning av PARKFESTIVALEN. Jakten på sponsorer och planering av scenprogram, kringaktiviteterna m.m. börjar redan i september månad. Vi har avstämningsmöten en gång i månaden. Veckorna före själva festivalen är intensiva med allt praktiskt arbete. Mycket av detta praktiska arbete scenbygge, transporter, marknadsföring m.m., har vi genom åren valt att göra själva för att hålla ner kostnader. Årets budget var också lägre är tidigare. Vi kunde helt enkelt inte få in lika mycket sponsorpengar som tidigare. Viktiga personer i arbetsgruppen drabbades av sjukdom, tidigare sponsorer drog sig ur, kostnader för hyra av tält, toalettvagn m.m. blev dyrare. Vi har ett stort antal sponsorer. De flesta är mindre företag och affärer som bidrar med en i sammanhanget liten summa oftast 1000 kr. För många småföretagare är det nog också en rimlig summa. De större företagen i kommunen bidrar inte med sponsring i undantagsfall med 1000 kr. Vid utvärderingsmötet vi hade 27/9 diskuterade vi också framtiden för PARKFESTIVALEN. Det är flera saker i organisation, ekonomi, upplägg osv som behöver förändras och förbättras för att PARKFESTIVALEN skall leva vidare. Om PARKFESTIVALEN har ett värde för Falköpingsborna och gäster utifrån vilket vi vet att den har så hoppas vi också kunna föra konstruktiva och positiva samtal med dom som vill att PARKFESTIVALEN skall kunna genomföras under de närmaste åren framöver! Falköping 28 september 2016 Tomas Nilsson /Parkfestivalgruppen & Studiefrämjandet/

Falköping i oktober 2016 Till Kultur o Fritid Falköpings kommun Kort redogörelse för arrangemanget Dubbla Band, Dubbla Drag Mössebergs Musikkår genomförde helgen 5-6 mars 2016 ett samarbete med Lindesbergs Storband. Ett samarbete som till stor del beror på Susanna Heinebäcks stora kontaktnätverk bland musiker. Tillsammans var vi ca 40 musikanter. Samrepetitioner gjordes på lördagen och söndagen. Mycket av musiken som spelades var arrangerad av Bengt Olausson, Falköping som tillsammans med Tommy Nilsson spelade dragspel, därav titeln på arrangemanget: Dubbla Band, Dubbla Drag! Mössebergs Musikkår är en symfonisk blåsorkester som sällan eller aldrig spelar storbandsmusik. Men nu gjorde vi det och resultatet blev över förväntan. Att spela tillsammans med andra orkestrar är väldigt utvecklande och en stor inspirationskälla för att kunna föra blåsmusikens traditioner vidare. Söndagens konsert som avslutning blev en stor succé. Över hundra biljetter såldes och publiken var mer än förtjust. Det har kommit positiva reaktioner långt efteråt. Konserten var också en hyllning till Bengt Olausson för alla arrangemang han gjort speciellt för Mössebergs Musikkår. Han har också varit kårens dirigent. En bidragande orsak till att arrangemanget kunde genomföras berodde på att vi kunde hålla nere kostnaderna. Billig hyra av lokalerna på Mössebergsgården, inga ersättningar till enskilda musikanter, låga resekostnader och ett stort ideellt engagemang. Men vi hade knappast våga göra denna satsning om vi inte hade haft förlustgarantin på 5000:- från kommunen som skyddsnät. Nu behövde vi inte utnyttja garantin men vi vill ändå framföra ett stort tack för visad välvillighet. Mössebergs Musikkår med anor från 1919 är i ständig utveckling vilket också gör att många musikanter väljer att stanna kvar i Falköping efter avslutad skolgång. Det gynnar kommunen. Med många traditioner genom åren har vi skapat ett nytt motto: Så här har vi aldrig gjort förut! Det måste vi prova! Med vänliga hälsningar Mössebergs Musikkår Göran Helmersson Ordförande

RAPPORT RIZOMA GALLERI - STREET ART VECKAN 1-10 SEPT 2016 BAKGRUND I vår 2016 sökta Rizoma Galleri Ideel Föreningen ekonomisk stöd från Falköpings Kommun (kultur och fritid) för att genomföra en Street Art Festival i Falköping. Ursprungliga projektförslaget: Två konstnärer från Mexiko Board Dripper Festival kommer att besöka för en artist residency i Falköping som kommer att arbeta med Rizoma och det är olika artister och musiker under en 2-veckorsperiod. Tillsammans kommer vi att skapa en serie av händelser, inklusive målning stora väggmålningar på byggnader, kör workshops och värd för händelser. Vi kommer också att samarbeta med lokala kulturella och sociala organisationer för att få kontakt med våra fokusgrupper och samhället i stort i en allomfattande miljö. Vi hoppas också att arbeta med kommun kultur avdelning för att utveckla denna vision. Vårt mål var att blåsa nytt liv i Falköpings kulturliv och att inspirera varandra genom internationellt utbyte, samhällsengagemang och kollektiv celebra. Vi tror att dessa händelser kommer att uppmuntra samhället att komma samman genom positiva erfarenheter och kommer att leda till framtida möjligheter för kreativ kultur att växa i Falköping och utanför. RESULTAT AKTIVITETER Väggmålning på 100m långväggen - Himed och Reyben, Yusuke Nagano, Ellen Macke Alström och Alexander Johansson. Väggmålning på 100m långväggen - Dano körde två street art workshops med särskilda behov elever. Väggmålning i Mosseberggatans tunnel - Ollio. Utställning - Board dripper Festival på Rizoma Galleri. Utställning - Ollio på Bildkällan Galleri. Utställning invigningsdag - Ollio. Street art workshop på Ungdoms Bossarnas Världsdagen på Folkets Park. Film kväll - "Exit Through the Gift Shop på Rizoma Galleri. Stencil workshop med Himed och Reyben på Rizoma Galleri. Skateboard målning workshop på Rizoma Galleri. Deltog i Örebro Street Art Festival. Deltog i Hammarkullen Festival in Gothenburg. KONSTNÄRER Himed och Reyben (MEX) Ollio (SE-GBG) Yusuke Nagano (SE-GBG) Ellen Macke Alström (SE-GBG) Alexander Johansson (SE-FKP) MEDARBETARE Kulturhuset Bildkällan Studieframjandet Board Dripper Festival (MEX) Kulturbyran Connect Ungdoms Bossarna Örebro Street Art Festival Hammarkullen Festival Kyrkerörskolan Sebastian Streith Photography FOKUSGRUPPER Ungdomar Flyktingar Minoriteter Speciella behov Kreatörer

STÖD OCH SPONSRING Falköping Kommun (20,000 kr) Kulturungdom (5,000 kr) Hammarkullen Festival (Delade kostnaden för flyg från Mexiko) Spångsjö Färg (50% rabatt) Hyrtjänst (50% rabatt) GENOMFÖRDA MÅL Tillhandahålls en 2 veckors konstnär hemvist i samarbete med Board Dripper Festival i Mexiko. Skapad 9 nya väggmålningar målade i staden under festivalen. Fått tillstånd att måla alla tunnlar i Falköping under och efter festivalen. 6 extra väggmålningar målade i tunnlar sedan festivalen. Totalt 13 nya väggmålningar har målats sedan festivalen började. 5 kreativa workshops hölls för barn och vuxna. 2 galleriutställningar visades i Rizoma Galleri och Bildkallan Gallery. Samarbetat med lokala grupper, organisationer och företag. Ingår en mängd olika människor från olika bakgrunder och fokusgrupper. Arbetade med en rad olika lokala, regionala och internationella konstnärer. Diskuterade sociala konsekvenser av konstverk med lokala samhällsorganisationer. Lockade lokala, regionala och internationella intresset för Rizoma Galleri och Falköping. Utvecklade idéer med kommunen att vitalisera Falköping genom konst och kultur. POSITIVA EFFEKTER Vi har märkt ett ökat intresse och engagemang i Rizoma Galleri och vår verksamhet. Ökning av ungdomar som besöker galleriet för att rita och prata med oss. 4 extra väggmålningar har målats sedan festivalen, genom Dano, Ollio och två andra konstnärer (Ekta och Mattia) från Göteborg som hörde om möjligheten att måla tunnlar i Falköping. Efter festivalen Dano körde två tunnel målning workshops med Skapande Skola. Himed och Reyben kommer att återkomma i November för 2 veckor att måla en tunnel. Vi har talat med många människor om det konstnärliga och kulturella scen som utvecklas i Falköping. Några kommentera även att de nu funderar på att flytta hit från Göteborg. Vi har fått positiv respons från lokalbefolkningen, med spänning om mer gatukonst att hända i Falköping. Vi har haft en positiv diskussion med lokala grupper och kulturorganisationer som har ledde till att planer för vidare samarbeten. Positiv artikel i Falköping tidning som täcker händelsen. Skateboard målning workshop var mycket populär, vi hade över 40 deltagare och även fört människor från andra närliggande städer. På grund av sin framgång vi kommer att göra detta en regelbundna workshop på Rizoma. Festivalen lockade många nya människor att Rizoma och har utvecklat vår anslutning till det lokala samhället. TV4 har kontaktat oss på grund av festivalen som de hörde om vad vi har gjort och vill rapportera om vår framtida gatukonst aktiviteter. FRAMTIDSPLANER Vi har startat en positiv samarbeten med Kulturungdom som vill arbeta tillsammans med våra framtida projekt och nästa års Street Art Festival. Rizoma Galleri och Street Art Vecka har inkluderats i en stor projektansökan för "kreativ platser. Detta skulle göra det möjligt för oss att vidareutveckla ett kulturellt program med ett ännu bredare spektrum av människor i det lokala samhället. Detta kommer att bli ett samarbetsprojekt med Studieframjändet, Connect och Kulturungdom. Vi utvecklade vår förhållande med kommunen och planerar att fortsätta att arbeta tillsammans för att nå den kommunen kulturella mål. Vi har redan börjat planera nästa års festival och planera för att växa och utvecklas från vad vi har lärt oss under detta års evenemanget. KONKLUSION Vi har verkligen gillade att arbeta med detta projekt och är mycket nöjda med hur det gick. Vi har lagt en bra grund för framtiden för den Street Art Festival och andra gatukonst projekten i Falköping. Anslutningarna vi har gjort med samhället, konstnärerna, kommunen, lokala organisationer och företag har öppnat nya möjligheter för vidareutveckling. Denna erfarenhet inspirerar oss att fortsätta att fokusera på att skapa en levande och mångfaldig kulturliv i Falköping i och utanför Rizoma Galleri. Vi ser en utvecklings potential i att förlägne festivals perioden nästa år samt att skapa en störa program av aktiviteter, konstnärer och involvera flera konstformer. Vi hoppas att kunna utveckla våran samarbete med stadsarkitekten och ägare av privata byggnader för att skapa mera kost i det offentliga rummet. Vi är så inspirerad nu och har många nya idéer, vi tror att detta är bara början och ser fram emot att se hur livet på Rizoma Galleri utvecklas. Vi är mycket tacksamma för ert stöd vilka har gjort det möjligt för oss att göra det här projektet.

100m långväggen före målning Alexander Johansson Väggmålning pågår Himed och Reyben, Yusuke Nagano, Dano Wilhelmsson och Kathryn Anderson Yusuke Nagano Himed Ellen Macke Alström Himed och Reyben

Dano körde Street art workshop på Ungdomsbossarnas Världs Dagen Dano körde Street art workshop på Ungdomsbossarnas Världs Dagen Stencil workshop - Himed och Reyben Stencil workshop - Himed och Reyben Stencil workshop - Himed och Reyben Skateboard målning workshop Skateboard målning workshop Skateboard målning workshop

Tunnel målning efter festivalen - Ollio, Ekta och Mattia. Tunnel målning - Ollio Utställning - Ollio på Bildkällan Galleri Dano körde två street art workshops med särskilda behov elever Street art workshop detalj Efter festivalen Dano körde tunnel målning workshop - Skapande Skola Efter festivalen Dano körde tunnel målning workshop - Skapande Skola Tunnel målning efter festivalen - Dano Wilhelmsson

1 (11) Synpunkter och frågor Rapport inkomna synpunkter Vald period 2016-07-01-2016-09-30 Sammanfattning Antal registrerade synpunkter Antal % Avslutade 10 90,9% Öppna 1 9,1% Totalt 11 100,0% 6 Inkomna synpunkter (2016-07-01-2016-09-30) 5 4 3 2 1 0 jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec 2016 Total 0 0 0 0 0 0 5 2 4 0 0 0

2 (11) Synpunkter och frågor Status Antal % Handläggare har svarat 5 45,5% Svar ej önskat/möjligt 5 45,5% Mottagningsbekräftelse skickad 1 9,1% Totalt 11 100,0% 45% 9% 46% Handläggare har svarat Svar ej önskat/möjligt Mottagningsbek räftelse skickad Inkom via Antal % Webbplatsen 11 100,0% Totalt 11 100,0% Webbplatsen 100% Medfört förbättring Antal % Oklart/förbättringspotential 5 45,5% Inte alls 3 27,3% Lite 3 27,3% Totalt 11 100,0% 27% 27% 46% Oklart/förbättri ngspotential Inte alls Lite PuL-granskat Antal % Publicera 11 100,0% Totalt 11 100,0% Publicera 100%

3 (11) Synpunkter och frågor Lämnad av Antal % Extern (synpunkt från allmänheten 11 100,0% Totalt 11 100,0% 100% Extern (synpunkt från allmänheten) Sekretess Antal % Nej 11 100,0% Totalt 11 100,0% Nej 100%

4 (11) Synpunkter och frågor Fördelning per avdelning Fördelning per avdelning Falbygdens museum 1 Stab och kultur 1 Ekehagens Forntidsby 1 Fritidskontoret 2 Odenbadet 2 Biblioteket 4 0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 Antal Avdelning Antal Fördelning Kultur- och fritidsförvaltningen 11 100,0% Biblioteket 4 36,4% Ekehagens Forntidsby 1 9,1% Falbygdens museum 1 9,1% Fritidskontoret 2 18,2% Odenbadet 2 18,2% Stab och kultur 1 9,1% Totalt 11 100,0%

5 (11) Synpunkter och frågor Synpunktstyp Observera att en synpunkt kan vara av flera typer. Synpunktstyp Antal % Förslag 6 50,0% Klagomål 5 41,7% Fråga 1 8,3% Totalt 12 100,0% 42% 8% 50% Förslag Klagomål Fråga Synpunktstyp per avdelning Stab och kultur 1 Odenbadet 1 1 1 Fritidskontoret 1 1 Falbygdens museum 1 Ekehagens Forntidsby 1 Biblioteket 1 3 0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 Biblioteket Ekehagens Falbygdens Forntidsby museum Fritidskontoret Odenbadet Stab och kultur Klagomål 1 1 1 1 1 Förslag 3 1 1 1 Fråga 1 Antal

6 (11) Synpunkter och frågor Synpunkten avser En synpunkt kan tillhöra flera kategorier. Synpunkten avser Taxor/avgifter 1 Fysisk miljö 1 Information/webb 1 Övrigt 2 Service & tjänster 4 Öppettider/tillgänglighet 4 0 0,5 1 1,5 2 2,5 3 3,5 4 4,5 Antal Avser Antal Fördelning Öppettider/tillgänglighet 4 30,8% Service & tjänster 4 30,8% Övrigt 2 15,4% Information/webb 1 7,7% Fysisk miljö 1 7,7% Taxor/avgifter 1 7,7% Totalt 13 100,0%

7 (11) Synpunkter och frågor Klassificering av åtgärder Ett ärende kan ha flera åtgärder. Klassificering av åtgärder Ingen åtgärd genomförs 1 Hänvisning till annan myndighet/organisation/företag 1 Kommer att åtgärdas 1 Tas med vid framtida planering 8 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Antal Åtgärder Antal Fördelning Tas med vid framtida planering 8 72,7% Kommer att åtgärdas 1 9,1% Hänvisning till annan myndighet/organisation/företag 1 9,1% Ingen åtgärd genomförs 1 9,1% Totalt 11 100,0%

8 (11) Synpunkter och frågor Återkoppling och svarstider Önskar svar Antal % Per e-post 6 54,5% 45% Vill ej bli kontaktad 5 45,5% Totalt 11 100,0% 55% Per e-post Vill ej bli kontaktad 7 6 5 4 3 2 1 0 Svarstider mottagningsbekräftelser [2 dagar] <= 2 dagar 3-5 dagar 6-10 dagar 11-15 dagar 16 dagar + Obesvarade Svar ej önskat/ direktsvar Antal 6 0 0 0 0 0 5 6 5 4 3 2 1 0 Svarstider handläggarens svar [10 dagar] <= 2 dagar 3-10 dagar 11-15 dagar 16 dagar + Obesvarade Svar ej önskat/ direktsvar Antal 3 3 0 0 0 5 Antal dagar till ärendet avslutades [30 dagar] 10 8 6 4 2 0 <= 10 dagar 11-20 dagar 21-30 dagar 31 dagar + Inte avslutade Antal 8 1 1 0 1

9 (11) Synpunkter och frågor Åtgärdat, kommer att åtgärdas eller tas med i planering Antal Klassificering av åtgärder ID-NummeTotal Kommer att åtgärdas 1 Önskemål om klocka i bibliotekets magasin 10443 1 Tas med vid framtida planering 8 Bastuns öppettider i Motionscentralen 10467 1 Bokinkastet på Falköpings bibliotek 10207 1 Ekehagens Forntidsby på kommunens hemsida 10109 1 Relaxavdelningen på Odenbadet 10579 1 Sommarens öppettider på utomhusbaden i kommunen 10404 1 Spelhörna på biblioteket 10610 1 Ållevi 10260 1 Öppettider på Falbygdens museum 10568 1 Totalt 9

10 (11) Synpunkter och frågor Mottagningsbekräftelse försenad eller inte skickad (där sådan utlovas) Inga poster funna!

11 (11) Synpunkter och frågor Försenade och obesvarade handläggarsvar där svar önskas Inga poster funna!

Seminarium om ungas delaktighet och internationella mobilitet Hur utformar vi system i Skaraborg så att vi kan ta vara på ungas kraft och kreativitet? Vi är alla överens om att ungas uppfattningar ska lyftas för vår nutid och framtid. Vi vet också att tiderna förändras, inte minst genom den digitala utvecklingen. Det är därför viktigt att finna nya stödformer och strukturer som ger denna viktiga målgrupp möjligheter till makt och inflytande, inte minst med kultur som verktyg. Alla kommuner arbetar med barn och unga idag, och med en gemensam plattform för kunskapsöverföring och samarbete, kan arbetet med dessa för framtiden viktiga frågor stärkas. Boka därför fredag den 9 december. Då samlas vi för att starta upp det gemensamma samtalet i Skaraborg kring strategier för ungas behov, kulturvanor och fritid. Plats: Jubileumsteatern, Mariestad Datum: 9 december Tid: kl. 09:00-15:00 Vi ses då! Kulturchefsgruppen i Skaraborg

Tack för ditt arbete 2016 Till dig som är SISU:s kontaktperson samt övriga intresserade. Vi bjuder på julmacka och spännande föredrag! Måndag 5 december kl 18.30 i Frejahallens café Falköpings AIK Skidklubb Från tynande tillvaro till USM-arrangör Vi fortsätter lyfta fram lokala idrottsprofiler och föreningar som har mycket spännande att berätta! Ta chansen att komma och lyssna till ledare från FAIK Skidor som kommer berätta om föreningens resa från tynande Vasaloppsklubb till blomstrande ungdomsverksamhet. Dessutom om hur Tour de Mösseberg vuxit till stortävling och utmaningen som arrangör av USM 2019. Program Denna kväll kan du lämna in listor för slutrapport samt att vi gör en avstämning inför nästa år. Vi finns på plats från kl 17.30 om du vill komma tidigare. Du som sköter detta digitalt i IdrottOnline/Utb modul gör vi bara en avstämning. Efter föredraget bjuder vi på julmacka som tack för god samverkan. Tid och plats Måndag den 5 december 2016 i Frejahallens café (vån 2) med start kl 18.30 och avslut ca kl 20.30 Anmälan Anmäl hur många ni kommer senast onsdag 30 november så vi har julmacka till alla! Förhinder denna kväll? Bara meddela oss att boka annat datum för att stämma av årets verksamhet och lämna in ev listor. Lena Fredén, tel 010-476 41 35 lena.freden@westgotasport.se Anders Johansson, tel 010-476 41 34 anders.johansson@sisu.o.se Välkommen! Vi utbildar och utvecklar idrotten sisuidrottsutbildarna.se/vastergotland