2013-11-19 1 (5) TJÄNSTESKRIVELSE FRN 2010/134 Fritidsnämnden Avslut av överenskommelse med föreningen Mötesplats Järlahuset avseende verksamheten Tjejverkstan Förslag till beslut 1. Fritidsnämnden beslutar att tillmötesgå föreningen Mötesplats Järlahusets begäran om att föreningen i förtid vill avsäga sig det uppdrag avseende verksamheten Tjejverkstan som föreningen och fritidsnämnden ingått avtal om, dock tidigast från och med den 28 februari 2014 2. Fritidsnämnden beslutar att återkräva föreningen på 138 000 kronor för tiden 2014-03-01 till och med 2015-12-31 för resterande avskrivningskostnad för renovering av lokal som inte kan nyttjas för fortsatt verksamhet 3. De inventarier samt resterande material som införskaffats med medel från fritidsnämnden som varit avsedda för verksamheten Tjejverkstan ska överföras till kommunen för att användas i likvärdig verksamhet med annan utförare Sammanfattning Sedan 2008 har kommunen varit med och finansierat verksamheten Tjejverkstan. Det avtal som kommunen och Föreningen mötesplats Järlahuset har ingått innebär att föreningen åtagit sig att anordna verksamheten till och med den 21 december 2015. I detta avtal står det även att parterna äger rätt att säga upp avtalet med sex månaders uppsägningstid. Föreningen har den 18 november 2013 meddelat att föreningen i förtid vill avsäga sig detta uppdrag. Föreningen önskar avsluta sitt ansvar för verksamheten från och med den 1 januari 2014. Därmed begär föreningen att avtalet avslutas i förväg och att nämnden ska acceptera en kortare uppsägningstid än de sex månader som anges i avtalet. Detta innebär även att verksamheten ska lämna den lokal i Järlahuset där verksamheten bedrivs idag, som renoverats för medel från fritidsnämnden. Bedömningen är att verksamheten ska fortgå, men med annan utförare och i annan lokal. I nuläget finns det dock ingen förening som kan bedriva verksamheten och det är inte praktiskt möjligt att till årsskiftet upphandla verksamheten i enlighet med LoU. En drift i kommunal regi förutsätter ett beslut om detta i kommunstyrelsens verksamhetsutskott. Därför föreslår idrotts- och fritidsenheten att föreningens önskemål att avsluta föreningsdriften av verksamheten med en kortare uppsägningstid än sex månader kan tillmötesgås från och med den 1 mars 2014. POSTADRESS BESÖKSADRESS TELEFON E-POST SMS WEBB ORG.NUMMER Nacka kommun, 131 81 Nacka Stadshuset, Granitvägen 15 08-718 80 00 info@nacka.se 716 80 www.nacka.se 212000-0167
2 (5) Enligt avtalet kan återbetalning krävas om åtagandena inte utförs enligt uppdragsavtalet. Fritidsnämndens uppdragsersättning har finansierat renovering och sanering av lokalen under 2011 och 2012 med sammanlagt 341 000 kronor. Avskrivningstiden är beräknad lägst gällande under avtalstiden 2011 till 2015. Därför föreslår enheten att ett återkrav ska göras för den återstående avtalstiden, 1 mars 2014 till 31 december 2015, med 138 000 kronor. Vid en verksamhetsövergång till annan likvärdig verksamhet anser enheten att återstående inventarier samt förbrukningsmaterial avsedda för verksamheten Tjejverkstan som införskaffats med fritidsnämndens medel, ska övergå till den utförare som tar över verksamheten. Ärendet Bakgrund Sedan 2008 har kommunen varit med och finansierat verksamheten Tjejverkstan. Från början drevs verksamheten av Rädda barnen i samarbete med Studieförbundet Vuxenskolan. Kommunstyrelsen beslöt den 25 oktober 2010 att det fortsatta stödet för öppen verksamhet med social inriktning för flickor skulle ligga inom fritidsnämndens ansvarsområde. Fritidsnämnden är därmed ansvarig för mål, finansiering och uppföljning av verksamheten. Omfattningen på den ekonomiska ersättningen för utförd verksamheten skulle hanteras inom fritidsnämndens förslag till mål och budget för 2011. I samband med att Studieförbundet Vuxenskolan upphörde med lokalföreningar, vilket de gjorde under hösten 2011, tog den då nybildade föreningen Mötesplats Järlahuset över ansvaret för att anordna verksamheten Tjejverkstan. Fritidsnämnden och föreningen Mötesplats Järlahuset kom den 26 maj 2011 överens om att föreningen ska bedriva verksamheten till och med den 31 december 2015 med den ersättning som fritidsnämnden fasställer årligen i samband med beslut om mål och budget. Inför 2013 framförde föreningen att den önskade en högre ökning av ersättning än den som fritidsnämnden beslutat. Inför 2013 framförde föreningen att den ansåg att ersättningen för verksamheten måste öka med 100 000 kronor för 2013 och ytterligare 100 000 kronor för 2014. I det avtal som föreningen och fritidsnämnden ingick vid detta tillfälle står det att parterna äger rätt att säga upp avtalet med sex månaders uppsägningstid. Tidigare beslut Fritidsnämnden beslöt den 19 juni 2013, att uppdra till idrotts- och fritidsenheten att genomföra en fördjupad granskning av föreningen Mötesplats Järlahusets ekonomi avseende verksamheten Tjejverkstan samt att utreda om fritidsnämnden kan omfördela sin budget för att möta föreningens fråga om utökat bidrag.
3 (5) Fritidsnämnden fick en redovisning av den ekonomiska granskningen den 16 oktober 2013. Vid detta sammanträde beslöt nämnden att avslå föreningen Mötesplats Järlahusets begäran om ytterligare höjning av bidraget med 100 000 kronor för 2013 och ytterligare 100 000 kronor för 2014 för verksamheten Tjejverkstan. Föreningen önskar upphöra med verksamheten vid årsskiftet Föreningen Mötesplats Järlahuset har den 18 november 2013 meddelat att föreningen i förtid vill avsäga sig det uppdrag avseende verksamheten Tjejverkstan som föreningen och fritidsnämnden ingått avtal om. Föreningen önskar avsluta sitt ansvar för verksamheten den 1 januari 2014. Därmed begär föreningen att avtalet avslutas i förväg och att nämnden ska acceptera en kortare uppsägningstid än de sex månader som anges i avtalet. Detta innebär även att verksamheten skulle lämna den lokal i Järlahuset där verksamheten bedrivs idag, som renoverats för medel från fritidsnämnden. Föreningen framför fritidsnämndens beslut den 16 oktober 2013 om att avslå Föreningen Mötesplats Järlahusets begäran om ytterligare höjning av bidraget med 100 000 kronor för 2013 och ytterligare 100 000 kronor för 2014 för verksamheten Tjejverkstan som skäl till varför de vill avsluta verksamheten i förtid och med kortare tid än överenskommen uppsägningstid. Möjligheter att tillmötesgå föreningen Mötesplats Järlahusets begäran om att upphöra med verksamheten tidigare Bedömningen är att verksamheten ska fortgå, men då föreningen meddelat att den vill avsluta sitt åtagande måste det ske med annan utförare och i annan lokal. För närvarande finns det inte någon förening som har möjlighet att driva verksamheten Tjejverkstan. Det är inte heller praktiskt möjligt att genomföra en upphandling enligt LoU av verksamheten på så pass kort tid som en verksamhetsövergång från den 1 januari 2014 skulle förutsätta. En drift i kommunal regi förutsätter ett beslut om detta i kommunstyrelsens verksamhetsutskott. Därför föreslår idrotts- och fritidsenheten att föreningens önskemål att avsluta föreningsdriften av verksamheten med en kortare uppsägningstid än sex månader kan tillmötesgås från och med den 1 mars 2014. Efter att ny utförare tagit över verksamheten är det också rimligt att det behövs en viss tid för övergången innan verksamheten kan vara igång på samma nivå som tidigare. Tjejverkstans personals synpunkter Företrädare för fritidsnämndens tjänstemannaorganisation har även träffat personalen som arbetat på Tjejverkstan. De förordar att kommunen ska tillmötesgå föreningens begäran om att i förtid vill avsäga sig det uppdrag avseende verksamheten Tjejverkstan som föreningen och fritidsnämnden ingått avtal om, under förutsättning att en likvärdig verksamhet med
4 (5) samma koncept kommer att fortsätta när överenskommelsen med föreningen Mötesplats Järlahuset avslutats. Ekonomiska konsekvenser I avtalet, under rubriken Ekonomisk ersättning, anges att om åtagandena inte utförs enligt uppdragsavtalet kan återbetalning krävas. Uppsägningen sker nu två år före avtalets utgång. Fritidsnämndens uppdragsersättning har under åren 2011 och 2012 finansierat extra ordinära engångskostnader för renovering och sanering av lokal, under 2011 med 196 000 kronor och under 2012 med 145 000 kronor. Avskrivningstiden är beräknad lägst gällande under avtalstiden 2012 till 2015. Därför föreslås att ett återkrav ska göras för den återstående avtalstiden då fritidsnämnden haft en renoveringskostnad för en lokal som inte kommer att användas så som avsågs vid finansieringen. Förslaget innebär ett återkrav för åren 2014 och 2015 med 138 000 kronor. Avsikten är att fritidsnämndens uppdragsersättning till utförare ska, till en viss del, användas för inköp av förbrukningsinventarier och förbrukningsmaterial. Vid en verksamhetsövergång till annan likvärdig verksamhet anser enheten att återstående inventarier samt förbrukningsmaterial avsedda för verksamheten Tjejverkstan som införskaffats med fritidsnämndens medel, ska övergå till den utförare som tar över verksamheten. Fritidsnämnden beslöt den 8 december 2011 att stödja föreningen Mötesplats Järlahuset med 25 000 kronor för inköp av datorer avsedda för verksamheten Tjejverkstan. Även dessa inköp ska omfattas av verksamhetsövergång. Kommunens jurist menar att det finns grund för resonemanget om att kräva både återbetalning för avskrivning av renoveringskostnad samt övergång för den utrustning som kommunen finansierat som är avsedd för Tjejverkstans verksamhet. Idrotts- och fritidsenhetens förslag Föreningen har uttryckt att den inte vill fortsätta att bedriva verksamheten efter den 31 december. Även den befintliga personalen förordar att fritidsnämnden ska tillmötesgå föreningens önskemål om det finns en annan möjlighet till fortsatt verksamhet utan föreningens medverkan. Enheten bedömer att det finns ett behov av verksamheten men att en ny aktör tidigast kan ta över verksamheten den 1 mars 2014. Detta förslag innebär att föreningen upphör tidigare än den uppsägningstid som avtalats, men två månader senare än vad de önskat. Enheten förelår i separat ärende om hur en likvärdig verksamhet med samma koncept kan anordnas från och med 1 mars 2014.
5 (5) Idrotts- och fritidsenheten Thomas Sass Utvecklingsledare Bilagor Bil 1. Uppsägning från föreningen Mötesplats Järlahuset