Kommunstyrelsens arbetsutskott Tid Tisdagen den 14 oktober 2014 kl. 8:30-9:20 Plats Stadshuset, KS-salen Omfattning 88-92 ande Anders Andersson (C) Per-Olof Jonsson (M) Johan Persson (S) Bertil Dahl (V) Anna Thore (MP) ordförande vice ordförande Ersättare Inger Hilmansson (FP) Sekreterare Anette Mellström Justeras Anders Andersson ordförande Johan Persson Anslaget på kommunens anslagstavla, 88 den 15 oktober och 89-92 den 24 oktober 2014.
2 (6) 88 Upphandling av samlastningscentral Dnr KS 2014/0013 Kommunledningskontorets skrivelse den 30 september 2014. Kommunfullmäktige beslutade den 29 september 2014 att ge servicenämnden i uppdrag att upphandla och etablera en entreprenör för samordnad varudistribution för Kalmar kommun tillsammans med övriga intresserade kommuner/förbund som ingår i upphandlingssamverkan. Servicenämnden fick samtidigt i uppdrag att ansvara för samordning av förvaltningarnas behov av varudistribution med de ekonomiska förutsättningar som angivits. Upphandlingen omfattar hantering av varor som kommer till samlastningscentralen, sortering och distribution till verksamheterna: - Drift av samlastningscentral inklusive kundtjänst - Logistiksamordning - Ruttoptimering - Distribution, transport mellan samlastningscentral och beställarens verksamheter - Returhantering av rullpallar, backar m.m. Entreprenören svarar för de terminaler, lokaler och fordon som krävs för uppdraget. Implementering kommer att ske i tre steg, livsmedel, frekvent materiel, exempelvis kontors-, skol-, städ, papper och övriga varor. Avtalstiden föreslås gälla från den 1 januari 2015 till den 31 december 2018, med möjlighet till förlängning 2+2 år. Överläggning Maria Kleveborn, Per-Gunnar Fransson och Johan Råberg, serviceförvaltningen, redogör för ärendet. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att serviceförvaltningen får i uppdrag att slutföra upphandlingen och teckna avtal med GDL Transport AB (org. nr. 556346-5706) för samordnad varudistribution. Paragrafen förklaras för omedelbart justerad.
3 (6) 89 Mötes- och resepolicy remiss Dnr KS 2014/0726 Rese- och transportpolicy den 26 februari 2007. Förslag till Policy för möten och resor den 7 oktober 2014. Kommunledningskontorets skrivelse den 9 oktober 2014. En del förändringar i lagstiftningen gör att nuvarande rese- och transportpolicy från 2007 behöver uppdateras. Ett förslag på ny mötes- och resepolicy har tagits fram och en viktig utgångspunkt har varit möten, snarare än enbart resor, eftersom vissa möten som skapar resor kan undvikas genom t.ex. webbmöten. Befintlig policy är väldigt omfattande och det finns ett behov av att renodla och minska ner den. Det innebär att några saker är borttagna, exempelvis kravet på Svanenmärkta och porrfria hotell som numera hanteras av serviceförvaltningens upphandlingsenhet. Ett arbete pågår med att ta fram riktlinjer för lätta fordon som kommer att komplettera mötes- och resepolicyn när det gäller krav på fordon. Mötes- och resepolicyn är framtagen i samarbete med Torsås och Mörbylånga kommuner, Energikontor Sydost, länsstyrelsen och landstinget för att skapa en samsyn samt för att få större genomslag. Förslaget är också avstämt med kommunens jämställdhetsutvecklare samt personalchef. Planberedningen har varit styrgrupp och ställt sig bakom förslaget. Det återstår fortfarande en del arbete för att kunna leva upp till den nya mötesoch resepolicyn, exempelvis kommer ett nytt IT-system att upphandlas för webbmöten som underlättar resfria möten. Kommunens arbetsplatser har olika förutsättningar att leva upp till policyn beroende på vilken typ av verksamhet som bedrivs, det påverkar i sin tur också behovet av möten och resor. Kommunens verksamhet har också stor spridning geografiskt vilket medför att tillgången till väl fungerande kollektivtrafik och förnyelsebara drivmedel ser olika ut. Implementeringen av policyn är planerad i samband med den interaktiva miljöutbildning för all personal som håller på att tas fram och ska genomföras vid arbetsplatsträffar med start 2015. Då bör man också diskutera vad man kan göra på respektive arbetsplats för att leva upp till mötes- och resepolicyn. Förslag till ny mötes- och resepolicy föreslås nu skickas på remiss till kommunens nämnder och styrelser. Efter remissomgången kommer mötesoch resepolicyn att fastställas av kommunfullmäktige i början av 2015. Överläggning Jane Wågsäter, kommunledningskontoret, går igenom förslag till mötes- och resepolicy.
4 (6) Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att skicka mötes- och resepolicyn på remiss till kommunens nämnder och styrelser. 90 Riktlinjer för klimatkompensation av samhällsbetalda resor i Kalmar kommun Dnr KS 2013/0660 Förslag till Riktlinjer för klimatkompensation den 7 oktober 2014. Kommunledningskontorets skrivelse den 9 oktober 2014. Kommunfullmäktige beslutade den 28 april 2014 att införa klimatkompensering av samhällsbetalda resor från och med 1 januari 2015. Kommunstyrelsen fick samtidigt i uppdrag att ta fram ett system för hur klimatavgiften ska debiteras samt hur ansökningsförfarandet för medel från klimatkontot ska hanteras. Förslaget innebär att kommunledningskontorets kansli- och omvärldsenhet årligen, med underlag från ekonomienheten, internfakturerar förvaltningarna en klimatavgift baserat på föregående års fossila resor med flyg och bil. Pengarna går till ett klimatkonto varifrån man kan söka pengar för klimatkompenserande åtgärder. Ansökningsförfarandet integreras i Ännu bättre för att undvika administration med ett nytt system. En förändring som föreslås är att den kommunövergripande kvalitets- och miljösamordnaren bereder miljö- och klimatansökningarna tillsammans med strateger för ekologisk hållbarhet. Eftersom de kommunala bolagen räknas som egna juridiska personer går det inte att centralt hantera avgiften genom internfakturering. De kan inte heller ansöka om medel från ett gemensamt klimatkonto. Riktlinjerna gäller därför i första hand förvaltningarna men kan användas som inspiration till bolagens upplägg. Arbetsutskottet föreslår att kommunstyrelsen beslutar: Kommunstyrelsen antar riktlinjer för klimatkompensation. Redovisning av klimatavgift samt klimatkompenserande åtgärder ska redovisas i samband med årsredovisningen.
5 (6) 91 Barnfattigdom beskrivning av befintliga insatser och möjliga utvecklingsinsatser Dnr KS 2014/0268 Kommunledningskontorets skrivelse den 1 oktober 2014. Barnfattigdom beskrivning av befintliga insatser och möjliga utvecklingsinsatser. Kommunfullmäktige beslutade 2012 om budgetmålet Barnfattigdomen (Rädda barnens mätning) ska minska och gav uppdraget: Barn- och ungdomsnämnden, kultur- och fritidsnämnden och Södermöre kommundelsnämnd får i uppdrag att ta fram en gemensam handlingsplan för att minska effekterna av barnfattigdomen. Ett underlag för handlingsplan mot barnfattigdom med beskrivning av befintliga insatser och möjliga utvecklingsinsatser har tagits fram. Underlaget handlar om att skapa samhälleliga förutsättningar för en god hälsa på lika villkor för hela befolkningen. Under arbetets gång har fler nämnder än de kommunfullmäktige gav uppdraget till inkluderats. Förslaget har varit på remiss hos berörda nämnder. Flera nämnder uttalar att de ställer sig positiva till att olika områden lyfts men påtalar också att flera av utvecklingsinsatserna både kräver separata utredningar och inte ryms inom befintlig budget. Flera av de föreslagna utvecklingsinsatserna bör ses i ett vidare perspektiv än i enskilda nämnders åtaganden. En nämnds arbete och rutiner kan påverka förutsättningarna inom en annan nämnd. Exempelvis kan möjligheten att snabbt få barnomsorg påverka möjligheten till egenförsörjning. Förslaget till beslut utesluter inte att nämnderna, enskilt eller i samverkan, tar initiativ till att utreda och utveckla områden som bedöms klaras inom befintliga ramar. Överläggning Louise Weidolf, kommunledningskontoret, går igenom förslaget. Arbetsutskottet föreslår att kommunfullmäktige beslutar: Kommunfullmäktige överlämnar dokumentet Barnfattigdom beskrivning av befintliga insatser och möjliga utvecklingsinsatser till nämnderna som ett underlag i det fortsatta budgetarbetet. Uppdraget om att ta fram en handlingsplan mot barnfattigdom anses härmed genomfört.
6 (6) 92 Kalmar kommuns jämställdhetspris 2014 Dnr KS 2014/0861 Kommunledningskontorets skrivelse den 10 oktober 2014. Enligt beslut i kommunfullmäktige ska kommunstyrelsen årligen utdela ett jämställdhetspris. Priset skall stimulera till att utveckla metoder och arbetssätt som förstärker jämställdheten på olika arenor inom samhällslivet. Priset kan erhållas av föreningar, organisationer, företag eller enskilda vars insatser haft eller har specifik betydelse för jämställdheten. Kalmar kommuns jämställdhetspris har delats ut årligen sedan 2004. Priset skall uttrycka en erkänsla för ett medvetet arbete för att förstärka jämställdheten. Det ska kunna erhållas även om man inte nått i mål eftersom priset kan utgöra en viktig signal för att visa vikten av arbetet och dessutom stimulera till vidare utveckling. Man måste dock ha kommit så långt att effekten av insatsen kan utvärderas. Förslag på pristagare kan när som helst lämnas till Kalmar kommun. Kommunen förbehåller sig rätten att premiera en insats som kommit till kommunens kännedom även på annat sätt. Kommunledningskontoret föreslår att Kalmar kommuns jämställdhetspris 2014 utdelas till Regionförbundet i Kalmar län med motiveringen: Regionförbundet i Kalmar län tilldelas 2014 års jämställdhetspris för sitt metodiska och strukturerade arbete med jämställdhetsintegrering. Alla verksamhetsområden har formulerat mål för jämställdhet. Under 2013/2014 har regionförbundet arbetat med ett tydligt jämställdhetsperspektiv på det regionala tillväxtarbetet. Inom ramen för detta har man fokuserat på att utveckla och tillämpa ett jämställt projekt- och företagsstöd, för att därigenom bidra till att skapa jämställda förutsättningar för kvinnor och män i Kalmar län. Regionförbundet har utbildat all personal i jämställdhetsintegrering och introducerat en checklista för jämställda beslut som innebär att alla beslutsunderlag granskas utifrån ett jämställdhetsperspektiv. Förbundet tillämpar också aktivt kravet på jämställdhetsplan för organisationer med fler än 25 anställda i sitt upphandlingsförfarande. Kommunstyrelsen beslutade den 7 november 2014 att delegera till arbetsutskottet att utse pristagare till Kalmar kommuns jämställdhetspris. Kalmar kommuns jämställdhetspris 2014 tilldelas Regionförbundet i Kalmar Län.