Budget för verksamhetsår 2015 anvisningar för lokalavdelningar Det är nu dags att börja planera aktiviteter med budget för 2015. Tänk på att ni i styrelsen även behöver förankra budgetförslagen hos era medlemmar. Kansliet behöver era färdiga budgetförslag senast söndag den 31 augusti. Finns önskemål om ekonomiutbildning ordnar vi ett datum för detta. Hör i så fall av er med önskemål om att delta i en sådan utbildning. Självklart hjälper vi gärna även till med ert budgetarbete, hör då av er i god tid till Magnus Jansson före den 31 augusti. Lycka till! Grundläggande förutsättningar att beakta vid budgetering Medlemskapet är renodlat till företagsmedlemskap. Företaget betalar en avgift som baseras på en avgiftsmodell med bas- och tilläggstjänster. Avgiften utdebiteras centralt från såväl förening som servicebolag och är lika över hela landet. Lokalavdelningarna består med nuvarande struktur av 22 lokalavdelningar. Förtroendenämndsverksamheten budgeteras centralt för hela året sedan 2013 och berör därmed inte den lokala budgetprocessen. Arvodering lokalt beräknas efter antal verksamma tandläkare i varje lokalavdelning. Lokalavdelningarna ska specificera vilka aktiviteter som man planerar att utföra såsom vårmöte, höstmöte, informationsmöten, diskussioner kring avtal m.m. samt vilket halvår aktiviteten bedöms utföras. För att kostnaderna ska godkännas behöver förklaring lämnas till vad de avser. Förslag till medlemsavgifter för 2015 beslutas centralt och baseras på de aktivitetsförslag som kommer in samt centralt planerad verksamhet. 1
Uppdelning på förening eller bolag Föreningen Föreningsmöten som t ex ett årsmöte Påverkansarbete Servicebolaget Möten hålls i bolaget med avsikt att ge service, utbilda, informera eller på andra sätt bistå företagaren och tandläkaren i sin yrkesroll Lokala projekt i syfte att skapa bra förutsättningar och villkor, t ex avtalsarbete med landsting avseende barntandvård och jourverksamhet Marknadsföring, t ex annonsering och andra medier, direktutskick till patienter etc. Observera att marknadsföringsaktiviteter såsom annonsering eller liknande ska utdebiteras och inte belastar resultatet. För de lokalavdelningar som själva administrerar sin helg- och semesterjour kan Privattandläkarna stå för telefonkostnader. Telefonkostnader för vardagsjour ersätts inte. Vill lokalavdelningen att telefonkostnad för t ex vardagsjour ska administreras av Privattandläkarna kan kontakt tas med kansliet. Lokala möten och konferenser Möten kan vara en blandning av föreningsangelägenhet och bolagsverksamhet. Ett årsmöte är alltid en föreningsangelägenhet men om man t ex på förmiddagen har informations- och utbildningsaktiviteter är kostnader under förmiddagen hänförliga till servicebolaget. Om årsmötet sedan hålls på eftermiddagen är kostnaderna för det hänförliga till föreningen. Styrelseinternat bekostas inte av Privattandläkarna. Lokalavdelningarna bör dock budgetera för minst två medlemsmöten per år med enklare förtäring (ett vårmöte inför årsmötet och ett höstmöte inför verksamhetsplaneringsmötet). Därutöver kan medlemsmöte av annat slag förekomma beroende på behov och önskemål. Normalt förekommer inte någon övernattning i samband med styrelsemöten men om någon styrelsemedlem/lokal representant inte kan resa tillbaka samma dag utan stora olägenheter blir en övernattning aktuell i det fallet. 2
Arvoden Årsarvode per förtroendevald ska vara kopplat till ansvar och arbetsuppgifter. Det blir då tydligt för medlemmarna hur ersättningar utgår. Varje lokal avdelning har för 2015 blivit tilldelad en totalsumma för arvoden baserad på antal verksamma tandläkare i lokalavdelningen (se bilaga 1). Varje lokalavdelning beslutar hur denna summa ska fördelas mellan personer. Lokalavdelningarna avgör även fördelningen mellan bolag och förening. Maxtak för årsarvode till ledamot av lokal styrelse/representant är det arvode som en ledamot av den centrala styrelsen erhåller. Det innebär att en ledamot av en lokal styrelse/representant inte kan erhålla ett årsarvode som överstiger 40 000 kr per år. Arvoden kommer normalt att utbetalas halvårsvis där de aktiviteter man utfört under halvåret måste specificeras på rekvisitionen för att arvode ska utbetalas. Om många aktiviteter utförts under ett och samma kvartal kan ett kvartalsarvode istället utbetalas under förutsättning att en god specifikation finns för de aktiviteter som utförts. För första halvåret kan endast maximalt 50 % av helårsarvode utbetalas (om kvartalsarvode ska utbetalas 25 %). Det måste finnas utrymme att utföra uppgifter och få arvode även under senare delen av året. Ska arvoden budgeteras (utbetalas) i föreningen eller bolaget? Ni är förtroendevalda i Sveriges Privattandläkarförening. Det är alltså i föreningen ni har er förtroendemannapost. Men, har man ett styrelseuppdrag där man är satt att t ex arbeta med lokala projekt, jouravtal, barntandvårdsavtal eller informations- och utbildningsfrågor är det lämpligt att man får en del av sitt styrelsearvode från bolaget. Det innebär att det i många fall är helt rätt att få ett arvode från föreningen och ett från bolaget. Arvode för förtroendevalda utgår i form av lön och även sociala avgifter budgeteras. De sociala avgifterna beräknas automatiskt i budgetmallen. 3
Privattandläkardag, centralt årsmöte och verksamhetsplaneringsmöte Alla medlemmar är inbjudna att komma till Privattandläkardagen, årsmötet och verksamhetsplaneringsmötet. Privattandläkarna står då centralt för kostnaden för två deltagare från varje lokalavdelnings styrelse/representant till respektive möte. Det går bra att skicka flera deltagare men då betalas den kostnaden av respektive medlemsföretag. Om styrelsen eller de lokala representanterna inte kan delta kan de utse en person inom sin lokalavdelning som får åka i deras ställe. Principerna för fördelning av kostnader för våra konferenser är enligt tabell nedan. Planerade centrala konferenser och aktiviteter Förening/bolag Central kostnad Privattandläkardagen maj 2015 Äger rum em. dagen innan årsmöte Lokalavdelningskonferens - maj 2015 Äger rum fm innan årsmöte Bolag Förening En övernattning (natt till årsmötesdag). En övernattning. Årsmöte maj 2015 Förening En övernattning. Verksamhetsplaneringsmöte november 2015 Bolag En övernattning. Budget i balans kvarvarande resultat Enligt tidigare årsmötesbeslut förs varken lokala underskott eller överskott över till 2015, för vare sig bolag eller förening. Notera att någon möjlighet att kvitta överskott mot underskott mellan förening och bolag inte föreligger. Övrigt För frågor kring budgetprocessen, kontakta ekonomichef Magnus Jansson 08-555 44 625 eller magnus.jansson@ptl.se 4
Budgetmallen Här beskrivs lite kort hur budgetmallen rent tekniskt ska fyllas i. Det distribueras en budgetmall för föreningen och en budgetmall för bolaget. Filerna heter SPF följt av lokalavdelningens kostnadsställe och namn för föreningen och SPAB följt av lokalavdelningens kostnadsställe och namn för bolaget. När filen öppnats ska fliken SPF respektive SPAB fyllas i med bedömda kostnader per konto. Det är kolumnen årsbudget 2015 som ska fyllas i och till er hjälp finns föregående års budget 2014 som jämförelse. En beskrivning lämnas i kolumn D bredvid kostnaden som fyllts i för budget 2015 vad som budgeterats på kontot, post för post. Det innebär att varje större post som ingår i kontot ska beskrivas. Varje konto där kostnad budgeterats måste ha en motivering/förklaring. När det gäller konto 6413 Arvoden förtroendevalda finner ni vilket totalt belopp ni ska fördela mellan bolag och förening i bilaga 1 i denna anvisning. Summan som anges på detta konto i bolag och förening får inte överstiga den totala summa som står angivet för er lokalavdelning i bilaga 1. När ni gjort fördelningen av arvode mellan bolag och förening ska en specifikation lämnas under fliken arvodesbudget. Där beskrivs vilka aktiviteter som styrelsen planerar att arbeta med under nästkommande år och syftet med dessa aktiviteter. Lämna även en uppgift om vilket halvår som aktiviteten planeras utföras. Budgetmallen beräknar automatiskt sociala avgifter på konto 7516 Arbetsgivaravgifter arvoden. Denna cell är gråmarkerad och ska lämnas orörd. Verksamhetsberättelse 2014 När innevarande år gått till ända ska en verksamhetsberättelse lämnas över utförda aktiviteter. Verksamhetsberättelsen kan se ut på lite olika sätt som ni väljer själva. Det kan till exempel vara beskrivning i löpande text eller i punktform. Den ska inkomma per e-mail till magnus.jansson@ptl.se, senast 2015-01-31. 5
Bilaga 1 Gällande lokala arvoden ska dessa för budget 2015 beräknas utifrån antal verksamma tandläkare som omfattas av medlemskap i varje lokalavdelning enligt tabell nedan. Arvode per avdelning visar den totala summa varje lokalavdelning har att foga över och inkluderar arvode totalt för bolag och förening. Lokalavdelningen avgör lämplig arvodesfördelning mellan bolag och förening samt mellan personer. Verks tdl/medl per avdelning Arvode per avdelning Gotland 19 20 000 Blekinge 40 40 000 Dalarna 42 50 000 Jämtland 28 30 000 Antal Tdl per avdeln Arvode M Norrland 44 50 000 5-10 10 000 Värmland 66 50 000 11-20 20 000 Norrköping 34 40 000 21-30 30 000 Kronoberg 44 50 000 31-40 40 000 Norrbotten 32 40 000 41-100 50 000 Västerbotten 46 50 000 101-200 75 000 Sörmland 57 50 000 201-300 150 000 Jönköping 70 50 000 301-200 000 Kalmar 56 50 000 Örebro 55 50 000 Västmanland 55 50 000 Östergötland 57 50 000 Gävleborg 61 50 000 Halland 102 75 000 Uppsala 76 50 000 VGR 426 200 000 Skåne 438 200 000 Stockholm 799 200 000 6