Förtroendemän - Reglemente för ersättningar

Antagen av Kommunfullmäktige den 8 december 2010, 198 Dnr: KS 1142/10 903 Tillägg av Kommunfullmäktige den 27 februari 2013, 29 Dnr: KS 99/13 903 Förtroendemän - Reglemente för ersättningar BESTÄMMELSER FÖR EKONOMISKA FÖRMÅNER TILL FÖRTROENDEVALDA I BÅSTADS KOMMUN 1 Allmänna bestämmelser 2 Ersättningsberättigade sammanträden 3 Årsarvode kommunalråd 4 Årsarvode kommunstyrelsens förste och andra vice ordförande 5 Begränsat arvode ordförande i nämnder mm 6 Sammanträdesarvode 6b Arvode vid borgerliga förrättningar 7 Förlorad arbetsinkomst 8 Förlorad pensionsförmån 9 Förlorad semesterförmån 10 Särskilda arbetsförhållanden 11 Kommunal pension 12 Resekostnader 13 Barntillsynskostnader 14 Handikappad förtroendevalds särskilda kostnader 15 Övriga kostnader 16 Hur man begär ersättning 17 Yrkande om ersättning för förlorad arbetsinkomst 18 Tolkning av bestämmelserna 19 Utbetalning av arvoden och övriga ekonomiska förmåner Bilagor 1

ALLMÄNNA BESTÄMMELSER Förtroendeuppdrag som omfattas av bestämmelserna 1 Dessa bestämmelser gäller för förtroendevalda som avses i 4 kap 1 kommunallagen. För förtroendevald som fullgör uppdrag på heltid gäller endast 3 och 11 16, 18 19. För förtroendevald som fullgör uppdrag på betydande del av heltid, minst 40% heltid, men ej heltid gäller endast 4 och 11 16, 18 19. För sammanträde som påbörjas kl 18.00 eller senare samt för sammanträde eller förrättning som icke omfattas av de i 4 förtecknade uppgifterna, utgår ersättning enligt 6. Fast arvode enligt dessa bestämmelser 3 5 utgår endast för huvuduppdraget. Dvs enskild förtroendevald som är utsedd till ordförande eller vice ordförande i en nämnd, utskott eller revisorerna äger ej rätt till att samtidigt ha fast arvode såsom ledamot i samma organ eller såsom ordförande i utskott. Kommunen ska bara utge ersättning för de uppdrag som definieras som förtroendeuppdrag enligt kommunallagens mening. För de av kommunfullmäktige i Båstad utsedda ledamöterna och ersättarna i styrelserna för Båstad Näringsliv AB och Båstad Turism ska kommunen utge ersättning för förlorad arbetsinkomst enligt detta reglemente. De kommunala bolagen ska vid bolagsstämman besluta utge ersättning, motsvarande bestämmelserna i detta reglemente, till ledamöterna och ersättarna i styrelserna samt lekmannarevisorn med ersättare. Bolagen bör även vid fastställande av ersättningar beakta det särskilda ansvar som åvilar styrelsens ordförande. 2 Tjänstgörande ledamöter och tjänstgörande ersättare har rätt till ersättning för a) sammanträde med kommunfullmäktige, fullmäktigeberedning, kommunstyrelsen övriga nämnder, nämndsutskott, nämndsberedningar, liksom revisorernas sammanträden, b) sammanträden med utredningskommittéer, projektgrupper och arbetsgrupper, c) protokolljustering, då särskild tid och plats bestämts härför, d) konferens, informationsmöte, studiebesök, kurs eller liknande som rör kommunala förtroendeuppdraget, e) förhandling eller förberedelse för förhandling med personalorganisation eller annan motpart till kommunen, f) sammankomst med kommunalt samrådsorgan/intressentsammansatt organ, g) presidiemöte i fullmäktige, nämnd eller utskott, h) besiktning eller inspektion, 2

i) överläggning med utomstående myndighet eller organisation, j) fullgörande av granskningsuppgift inom ramen för revisionsuppdrag. Sammanträdesersättning utgår endast för protokollfört eller på annat sätt dokumenterat sammanträde/förrättning. ARVODEN MM Årsarvode Kommunalråd 3 Förtroendevald som fullgör uppdrag på heltid har rätt till årsarvode med belopp som fullmäktige beslutat enligt bilaga. Årsarvoderade förtroendevalda har rätt till ledighet i den utsträckning som fullmäktige beslutat enligt bilaga utan att arvodet reduceras. Ledigheten ska förläggas på sådant sätt att uppdraget behörigen kan fullgöras. För årsarvoderad förtroendevald, som pga av sjukdom eller annars är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag ska samma regler tillämpas som enligt avtal gäller för i kommunen anställd personal. De årsarvoderade kan, efter kommunstyrelsens godkännande i förhand, spara upp till 40 dagars ledighet över åren i enlighet med de regler som gäller för kommunens tjänstemän. Ledigheten ska tas ut under mandatperioden. Årsarvode Kommunstyrelsens förste och andra vice ordförande 4 Förtroendevald som fullgör uppdrag på betydande del av heltid, minst 40% av heltid, men ej heltid har rätt till årsarvode med belopp som fullmäktige beslutat enligt bilaga. 1. Inom ramen för årsarvodet ankommer det på arvodesinnehavaren, om annat ej beslutats, att fullgöra följande uppgifter. a) Kommunstyrelse och utskottssammanträden b) Uppdrag beslutade av kommunstyrelsen eller dess utskott c) Ordförandekonferens d) Mottagning m m efter överenskommelse vara anträffbara på kommunkontoret för allmänheten, kommunens förtroendevalda samt arbetstagare e) Rutinmässig uppföljning av förvaltningarnas arbete f) Överläggning med tjänsteman eller annan anställd g) Genomgång och beredning av ärenden med sekreterare, föredragare eller annan anställd h) Besök på förvaltningar för information, utanordning eller påskrift av handling 3

i) Utövande av delegationsbeslut j) Överläggningar med företrädare för andra kommunala organ eller med icke kommunala organ inom kommunen k) Restid i anledning av ovan uppräknade åtgärder l) Okontrollerbart arbete (arbete i hemmet) m) Representation och uppvaktning n) Övriga uppgifter som till sin karaktär är likartade med de inom a m ovan angivna uppgifterna Om den årsarvoderade begär sammanträdesersättning eller förrättningsersättning, för uppdrag utöver de som ska fullgöras inom ramen för årsarvodet, ska detta styrkas med av kommunstyrelsen eller kommunalrådet särskild utfärdad order om uppdragets fullgörande. Arbetstiden ska förläggas så att uppdragen under punkt 1 kan fullgöras inom den av fullmäktige beslutade tjänstgöringstiden. Årsarvoderade förtroendevalda har rätt till ledighet i den utsträckning som fullmäktige beslutat enligt bilaga utan att arvodet reduceras. Ledigheten ska förläggas på sådant sätt att uppdraget behörigen kan fullgöras. För årsarvoderad förtroendevald, som pga sjukdom eller annars år förhindrad att fullgöra sitt uppdrag ska samma regler tillämpas som enligt avtal gäller för i kommunen anställd personal. Till årsarvoderad förtroendevald utgår ersättning med motsvarande belopp som utgår vid sammanträde för deltagande i besiktning, inspektion eller motsvarande under förutsättning att särskilt protokoll, besiktningsinstrument eller motsvarande har upprättats. Vid deltagande på kurs och konferens utgår ersättning med motsvarande belopp som utgår vid sammanträde. Vid sammanträde eller förrättning utom kommunen utgår ersättning med motsvarande belopp som utgår vid sammanträde. Begränsat arvode 5 Förtroendevalda, som fullgör sina uppdrag på mindre än 40% av heltid har rätt till begränsat arvode i den utsträckning som fullmäktige beslutat enligt bilaga. 1. Inom ramen för det begränsade arvodet ankommer det på arvodesinnehavaren, om annat ej beslutats, att fullgöra följande uppgifter. a) Rutinmässig uppföljning av förvaltningens arbete. b) Överläggning med tjänsteman eller annan anställd c) Genomgång och beredning av ärenden med sekreterare, föredragande eller annan anställd d) Besök på förvaltningar för information, utanordning eller påskrift av handling e) Mottagning för allmänheten, telefonsamtal och dylikt 4

f) Utövande av delegationsbeslut g) Överläggningar med företrädare för andra kommunala organ eller med icke kommunala organ inom kommunen h) Restid i anledning av ovan uppräknade åtgärder i) Okontrollerbart arbete (arbete i hemmet) j) Representation och uppvaktning k) Övriga uppgifter som till sin karaktär är likartade med de inom a j ovan angivna uppgifterna. 2. Vid deltagande i protokollförda sammanträden utgår ersättning motsvarande belopp som utgår vid sammanträde. 3. För deltagande i besiktning, inspektion eller motsvarande utgår ersättning motsvarande belopp som utgår vid sammanträde under förutsättning att särskilt protokoll, besiktningsinstrument eller motsvarande har upprättats. 4. Vid deltagande på kurs och konferens utgår ersättning med motsvarande belopp som utgår vid sammanträde. 5. Vid sammanträde eller förrättning utom kommunen utgår ersättning med motsvarande belopp som utgår vid sammanträde. För förtroendevald med begränsat arvode som på grund av sjukdom eller annars är förhindrad att fullgöra sitt uppdrag under tid som överstiger en månad i följd ska arvodet minskas i motsvarande mån. Sammanträdesarvode 6 För sammanträde utgår arvode med belopp per timme som fullmäktige beslutat enligt bilaga. Arvode betalas också med en timme för restid som åtgår med anledning av sammanträdet eller motsvarande. Ersättning omfattar även tid för praktiska förberedelser i anslutning till sammanträdet eller motsvarande. Till ledamöterna i kommunfullmäktige utgår ersättning med 330: per sammanträde. Till icke tjänstgörande ersättare, som deltar i sammanträde, utgår inget sammanträdesarvode. Arvode för sammanträde eller förrättning inom kommunen utgår för tiden från sammanträdets eller förrättningens början till dess slut. Påbörjad timme räknas som hel timme. Arvode för sammanträde eller förrättning utom kommunen utgår för den tid, som av sammanträdet eller förrättningen föranledd bortovaro från bostad eller arbetsplats omfattar. Påbörjad timme räknas som hel timme. 5

Förtroendevalda äger ej rätt till högre arvode för visst dygn, oavsett antal sammanträden eller förrättningar, än fullmäktige beslutat enligt bilaga. Insynspolitiker har samma rätt till ersättning som ej tjänstgörande ersättare, d.v.s. ersättning för förlorad arbetsinkomst samt reseersättning, men ej timarvode. Arvode vid borgerliga förrättningar 6b Till av kommunen utsedd borgerlig begravningsförrättare utgår arvode med 1 000 kr per begravning. Till av kommunen utsedd borgerlig namngivningsförrättare utgår arvode med 500 kr per namngivning. Till borgerlig vigselförrättare utgår inget kommunalt arvode. Borgerlig förrättare har utöver eventuellt arvode rätt till reseersättning och ersättning för förlorad arbetsinkomst enligt detta reglemente. ERSÄTTNING FÖR FÖRLORAD ARBETSINKOMST SAMT FÖR FÖRLORAD PENSIONS OCH SEMESTERFÖRMÅNER Förlorad arbetsinkomst 7 Förtroendevalda, som har anställning, har rätt till ersättning för styrkt förlorad arbetsinkomst med högst det belopp fullmäktige beslutat enligt bilaga. Förtroendevalda, som inte har något anställningsförhållande och som kan visa att en arbetsinkomst förlorats men inte till vilket belopp, har rätt till en schablonersättning beräknad på grundval av något av nedanstående alternativ: a) den senast fastställda sjukpenninggrundande årsinkomsten på sätt som fullmäktige beslutat enligt bilaga. b) i stället för sjukpenninggrundande inkomst kan senaste till Skatteverket inlämnad inkomstdeklaration ligga som grund för beräkning av schablonbeloppet. c) alternativt en ersättning som grundas på en schablonberäknad årsinkomst om 180.000 kr. För ersättning över schablonnivå ska detta styrkas särskilt. I förlorad arbetsinkomst får inte inräknas årsarvode eller begränsat arvode för kommunala förtroendeuppdrag i Båstads kommun. Förlorad pensionsförmån 8 Förtroendevalda har rätt till ersättning för förlorad tjänstepensionsförmån. Ersättningen utgår i form av årliga avgifter till tjänstepensionsförsäkring. Den årliga avgiften är 3,5% av den sammanlagda ersättningen för förlorad arbetsinkomst 6

under året som den förtroendevalde erhållit vid fullgörande av förtroendeuppdrag i kommunen. För deltidsarvoderade förtroendemän utbetalas kompensation på 3,5% av utbetalt årsarvode. För att ersättning ska utgå krävs att den förtroendevalde kan visa att fullgörande av det kommunala förtroendeuppdraget medfört minskade tjänstepensionsavgifter. Den förtroendevalde ska anvisa kommunen vilken försäkringsgivare som ska erhålla de årliga pensionsavgifterna. Om den förtroendevalde inte lämnar sådan anvisning sätts avgiften in på en pensionsförsäkring hos det pensionsinstitut som kommunen upphandlat. Genom betalning av årliga avgifter har kommunen fullgjort sin lagliga skyldighet att ersätta den förtroendevalde för förlorad pensionsförmån. Kommunen gör ej pensionsavsättning på summa som understiger 200 kr. Förlorad semesterförmån 9 Förtroendeman har rätt till ersättning för styrkt förlorad semesterförmån med högst det belopp fullmäktige beslutat enligt bilaga. Förtroendevalda som kan visa att semesterförmånen faktiskt påverkas men inte på vilket sätt har rätt till en schablonersättning på sätt som fullmäktige beslutat enligt bilaga. Särskilda arbetsförhållanden mm 10 Rätten till ersättning enligt 7 9 omfattar nödvändig ledighet förtroendevalda med speciella arbetstider eller särskilda arbetsförhållanden i övrigt när det inte kan anses skäligt att de förtroendevalda fullgör sina ordinarie arbetsuppgifter i direkt anslutning till sammanträdet eller motsvarande. Rätten till ersättning enligt 7 9 omfattar tid för resa till och från sammanträdet. Förtroendevald har inte rätt till ersättning för styrkt förlorad arbetsinkomst eller för styrkta förlorade pensions eller semesterförmåner och schablonersättning tidigare utbetalats för den förlorade inkomsten eller de förlorade förmånerna. 7

KOMMUNAL PENSION 11 För årsarvoderade förtroendevalda finns det särskilda bestämmelser om kommunal pension i det kommunala pensionsreglementet. ERSÄTTNING FÖR KOSTNADER Resekostnader 12 Kostnader för resor till och från sammanträden eller motsvarade ersätts enligt de grunder som fastställts för kommunens arbetstagare enligt det kommunala reseavtalet. Traktamente utgår vid sammanträde eller förrättning utom kommunen enligt kommunens resereglemente. Barntillsynskostnader 13 ersättning betalas för kostnader som uppkommit till följd av deltagande vid sammanträden eller motsvarande för vård och tillsyn av barn om vårdas i den förtroendevaldes familj och som under kalenderåret inte hunnit fulla 12 år. Om särskilda skäl föreligger kan ersättning utges även för äldre barn. Ersättning betalas dock med högst det belopp som fullmäktige beslutat enligt bilaga. Ersättning betalas inte för tillsyn, som utförs av egen familjemedlem eller av annan närstående. Handikappad förtroendevalds särskilda kostnader 14 Ersättning betalas till handikappad förtroendevald för de särskilda kostnader som uppkommit till följd av deltagande vid sammanträden eller motsvarande och som inte ersätts på annat sätt. Häri ingår kostnader för t ex resor, ledsagare, tolk, hjälp med inläsning och uppläsning av handlingar och liknande. Ersättning betalas dock med högst det belopp som fullmäktige beslutat enligt bilaga. Övriga kostnader 15 För andra kostnader än som avses i 6 9 betalas ersättning om den förtroendevalde kan visa att särskilda skäl förelegat för dessa kostnader. 8

Ersättning utgår inte om den förtroendevalde haft rimliga möjligheter att genom omdisponering av arbete eller på annat sätt kunnat förhindra att kostnaderna uppkom. GEMENSAMMA BESTÄMMELSER Hur man begär ersättning 16 För att få ersättning enligt 7 9, 12 15 ska den förtroendevalda styrka sina förluster eller kostnader. Förluster eller kostnader ska anmälas till fullmäktiges eller nämndens sekreterare eller till annan som utsetts att ta emot dem. Arvode enligt 3 6 betalas ut utan föregående anmälan. 17 Yrkande om ersättning för förlorad arbetsinkomst ska framställas senast inom ett år från dagen för sammanträde eller motsvarande till vilken förlusten hänför sig. För utbetalning av förlorad arbetsinkomst enligt schablonberäkning fordras att den förtroendevalde lämnat intyg där det framgår gällande sjukpenninggrundande inkomst och den ordinarie arbetstiden per vecka samt uppgift från sammanträde/ förrättning på hur många timmar ersättning ska utgå (timantal som arbetsgivaren gjort löneavdrag). Yrkande om ersättning för förlorad pensionsförmån ska framställas senast inom två år från pensionstillfället. Yrkande om ersättning för förlorad semesterförmån ska framställas senast inom två år från dagen för sammanträde eller motsvarande till vilken förlusten hänför sig. Yrkanden om andra ersättning enligt dessa bestämmelser ska framställas senast inom ett år från dagen för sammanträde eller motsvarande till vilken kostnaden hänför sig. Tolkning av bestämmelserna 18 Frågor om tolkning och tillämpning av dessa bestämmelser avgörs av kommunstyrelsen. 19 Årsarvoden och begränsade årsarvoden betalas ut med en tolftedel per månad. Övriga ekonomiska förmåner betalas ut en gång per månad. 9

Bilaga till ersättningsbestämmelserna Samtliga arvoden knyts till grundarvodet för riksdagsledamöter och ska årligen omräknas utifrån angiven koefficient av riksdagsledamöternas grundarvode (riksdagsledamöternas grundarvode är 56.000 kronor per månad fr o m 2010 11 01.) 3, Årsarvode m m Ordförande m.fl. Kr/år Tjänstgöringsgrad % av Riksdagsled. Kommunstyrelsen 571.200 1,0 85% KS 1:e vice ordf. 228.480 0,4 34% KS 2: vice ordf (opp.råd) 228.480 0,4 34% De årsarvoderade har rätt till ledighet 32 dagar/år Ej uttagen ledighet kan ej ersättas med pengar. Vid ledighet för kommunstyrelsens 1:e och 2:e vice ordförande ska detta anmälas till kommunstyrelsens ordförande. Sistnämnde ska anmäla sin ledighet till kommunchefen. 5, Begränsat arvode fr o m. 1 januari 2011 Ordförande m.fl. Kr/år % av Riksdagsled. Kommunfullmäktige 168.000 25% 1:e vice ordförande 26.880 4% 2:e vice ordförande 26.880 4% Ordförande beredning 94.080 14% Revisorer Ordförande 20.160 3% Ledamot 13.440 2% Kommunstyrelsen Utskottsordförande 120.960 18% 1:e vice ordförande utskott 26.880 4% Ledamot utskott 26.880 4% Jävsnämnden Ordförande 20.160 3% Vice ordförande 6.720 1% Överförmyndare 67.200 10% Valnämnd Ordförande valår 20.160 3% Ordförande ej valår 0 0% Ordförande Båstadhem 67.200 10% Vice ordförande Båstadhem 33.600 5% 10

6, Sammanträdesersättning m m Timarvode för sammanträde 132: /timme Maximerat arvode per dag = timarvode x 10 h Undantaget från maximerat arvode per dag är valförrättare i samband med val. Kommunfullmäktige Arvode 330 kr/sammanträde. 7, Förlorad arbetsinkomst Begränsas till månadsinkomst motsvarande kommunstyrelsens ordförande. Månadsarvode kommunstyrelsens ordförande = ersättning/timme 165 timmar Maximalt utbetalas för ersättning för förlorad arbetsinkomst för 8 timmar/dag med timbelopp enligt ovanstående. 9, Förlorad semesterförmån a) Verifierat belopp: 1. förlorad semesterersättning 13% på utbetald ersättning maximalt: för förlorad arbetsinkomst 2. förlorade semesterdagar, samma som maximibeloppet för maximalt: förlorad arbetsinkomst b) Schablonberäknat belopp: procentpåslag med 13% på utbetald ersättning för förlorad arbetsinkomst 13, Barntillsynskostnader Barntillsynskostnader, 30 kr/tim, maximalt 120: per dag. 14, Handikappad förtroendevalds särskilda kostnader Handikappad förtroendevalds särskilda kostnader, maximalt 200: /dag. 11