1 Ägardirektiv för Sollentuna Energi AB Antagna av Sollentuna kommunfullmäktige 2010-06-09, 44 Fastställda av bolagsstämman 2010-06-22 att gälla från och med 2011-01-01 Antagna av Sollentuna kommunfullmäktige 2011-09-21, 107 Fastställda av bolagsstämman 2011-10-10 Reviderade av fullmäktige 2012-12-12, 134 Fastställda av bolagsstämman 2012-xx-xx Reviderade av fullmäktige 2013-11-13, 157, dnr 2013/0631 KS.000 Reviderade av fullmäktige 2014-06-16, 87, Dnr 2013/0560 KS 024 Fastställda av bolagsstämman 201x-xx-xx
2 Innehållsförteckning 1 Principer för styrning... 3 1.1 Kommunen och dess bolag... 3 1.2 Kommunallagens krav... 3 1.3 Offentlighets- och sekretesslagens krav... 3 1.4 Kommunfullmäktiges roll... 4 1.5 Kommunstyrelsens roll... 4 1.6 Bolagsstyrelsens roll... 4 2 Grundläggande ägardirektiv... 5 2.1 Föremålet för bolagets verksamhet... 5 2.2 Ändamålet med bolagets verksamhet... 5 2.3 Kommunens och bolagets policyer och övriga styrdokument... 5 2.4 Grunder för verksamheten... 5 2.5 Nyttan för kommunen... 5 2.6 Samordning av budget, beslutsprocesser m.m.... 6 2.7 Samordnad revision... 6 2.8 Riktlinjer för avkastning... 6 2.9 Centralkonto... 6 2.10 Delårsrapport, årsredovisning m.m.... 7 2.11 Arvode och andra ersättningar... 7 2.12 Antagande av taxor... 7 2.13 Arkivreglemente... 7 2.14 Taxa för utlämnande av allmänna handlingar... 7 2.15 Anställning av verkställande direktör... 7 2.16 Anställning av ungdomar i sommarjobb... 7 2.17 Fastställande av ägardirektiv... 7
3 1 Principer för styrning 1.1 Kommunen och dess bolag De kommunala bolagen har tillkommit för att tillgodose kommunala behov och utgör därmed delar av den kommunala organisationen. Bolagsformen gör att kommunens styrning av verksamheterna skiljer sig från styrformerna för de verksamheter som bedrivs i förvaltningsform. Det är viktigt att de verksamheter som bedrivs i bolagsform styrs och bedrivs så att de bidrar till att uppfylla de politiska målen. 1.2 Kommunallagens krav Kommunallagen anger att kommunen som ägare till ett bolag ska fastställa det kommunala ändamålet med verksamheten se till att det fastställda kommunala ändamålet och de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten anges i bolagsordningen utse samtliga styrelseledamöter och minst en lekmannarevisor se till att det anges i bolagsordningen att fullmäktige får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas Av kommunallagen framgår även att kommunstyrelsen ska ha uppsikt över kommunal verksamhet som bedrivs i bolagsform. Styrelsen ska i årliga beslut för varje bolag pröva om bolagets verksamhet under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna. 1.3 Offentlighets- och sekretesslagens krav 1.3.1 Offentlighet och sekretess Av offentlighets- och sekretesslagen följer att ett kommunalt bolag omfattas av samma regler om handlingars offentlighet och sekretess som en kommunal myndighet. 1.3.2 Meddelarfrihet Av offentlighets- och sekretesslagen följer att anställda i ett kommunalt bolag omfattas av samma regler om rätten att meddela och offentliggöra uppgifter som de anställda i en kommunal myndighet. Denna rätt gäller dock inte för verkställande direktören, vice verkställande direktören, styrelsens ledamöter och suppleanter.
4 1.4 Kommunfullmäktiges roll 1.4.1 Kommunfullmäktiges ställningstagande Av bolagsordningen framgår att kommunfullmäktige ska ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas. Bolagets styrelse ansvarar för att detta sker. Till denna beslutskategori hör bl.a: Planer som gäller ändrad inriktning av bolagets verksamhet Förvärv av eller försäljning av företag Bildande eller avveckling av dotterbolag Köp eller försäljning av fast egendom samt andra investeringar vilka är av sådan omfattning att de påverkar bolagets långsiktiga ekonomi eller medför risk för bolaget eller ägaren 1.4.2 Information Kommunfullmäktige ska årligen informeras om bolagets verksamhet. Därutöver kan kommunfullmäktiges ordförande kalla styrelsens ordförande till kommunfullmäktiges sammanträde för att besvara frågor om bolagets verksamhet. 1.5 Kommunstyrelsens roll Bolagets verksamhet står under uppsikt av kommunstyrelsen. Bolaget ska lämna kommunstyrelsen fortlöpande information om bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga utveckling. Kommunstyrelsen följer årligen upp bolagets ekonomiska utveckling bolagets verksamhetsutveckling om bolaget fastställt de särskilda ägardirektiv som fullmäktige beslutat ska gälla för bolaget om bolagets verksamhet under föregående kalenderår har varit förenlig med det fastställda kommunala ändamålet och utförts inom ramen för de kommunala befogenheterna Kommunstyrelsens uppföljning sker genom: fortlöpande dialog med kommunstyrelsens arbetsutskott årlig rapport till kommunstyrelsen i samband med årsstämma Kommunstyrelsens insynsrätt gäller ej handlingar eller information hos bolaget som där omfattas av sekretess. 1.6 Bolagsstyrelsens roll Bolagets styrelsens allmänna roll framgår av aktiebolagslagen. Genom valet att driva vissa verksamheter i bolagsform har också ställning tagits till att styrelsearbetet ska präglas av ansvaret för bolagets förvaltning och utveckling. Varje styrelseledamot har juridiskt och formellt ett
5 personligt ansvar för bolagets verksamhet på ett annat sätt än en ledamot i en politisk nämnd. Alla styrelseledamöter och suppleanter ska genom bolagets försorg få en grundläggande utbildning i styrelsearbete och styrelseansvar. Kommunfullmäktige utser styrelsens ledamöter och suppleanter samt ordförande och vice ordförande. Styrelsesammansättningen noteras i protokoll från bolagsstämma. Styrelsen ska årligen upprätta en arbetsordning för styrelsen samt utfärda en instruktion för den verkställande direktören. 2 Grundläggande ägardirektiv 2.1 Föremålet för bolagets verksamhet I bolagsordningen anges föremålet för bolagets verksamhet. 2.2 Ändamålet med bolagets verksamhet I bolagsordningen anges ändamålet med bolagets verksamhet. 2.3 Kommunens och bolagets policyer och övriga styrdokument Sollentuna kommun har fastställt och fastställer fortlöpande övergripande direktiv och policyer samt ett antal andra styrdokument för den primärkommunala verksamheten. Samtliga i kommunen beslutade policyer som gäller generellt för kommunens verksamheter ska fastställas av bolagets styrelse att gälla för bolaget. Kommunfullmäktige anger för respektive policy i vilket omfattning denna gäller för bolaget. Om inga undantag är angivna gäller policyn i sin helhet. Bolaget ska följa övriga styrdokument i den omfattning som kommunfullmäktige beslutar. 2.4 Grunder för verksamheten Bolagets verksamhet ska grundas på: Affärsmässighet Långsiktig ekonomisk planering och styrka Verksamheten måste bedrivas med minst den lönsamhet som krävs för att klara investeringar och reinvesteringar. 2.5 Nyttan för kommunen På samma sätt som att ett privat bolag ofta har att beakta koncernnyttan för den organisation man tillhör har Sollentuna Energi AB en särskild roll som kommunägt bolag. Bolaget ska i sin verksamhet anlägga en helhetssyn och sträva efter att tillämpa ett agerande som är till nytta för kommunen och dess medlemmar. Detta ska ske inom ramen för bolagets självständighet. Samordning av
6 funktioner ska ske där fördelar kan uppnås för bolaget och kommunen som helhet men där konkurrensneutraliteten ska beaktas. Utöver vad som anges i avsnitt 2.3 om policyer ska, i den omfattning som lagen om offentlig upphandling (LOU) medger, samordning med kommunen bland annat ske inom följande områden: Försäkringar Brandskydd Krishantering Säkerhetsarbete 2.6 Samordning av budget, beslutsprocesser m.m. Bolaget är en del i kommunens totala budget. Bolagets budgetprocess ska anpassas till kommunens budget- och verksamhetsplaneprocess. Bolagets rapportering av verksamhet och ekonomi ska anpassas till kommunens uppföljningsprocesser. Bolagets styrelsearbete ska planeras så att samordning kan ske med kommunens beslutsprocesser. 2.7 Samordnad revision Enligt 3 kap. 17 kommunallagen ska fullmäktige utse minst en lekmannarevisor i aktiebolag där kommunen direkt eller indirekt innehar samtliga aktier. Till lekmannarevisor ska utses någon av de revisorer som enligt 9 kap. 1 kommunallagen valts för granskning av kommunstyrelsens och övriga nämnders verksamhet. Enligt 9 kap. 9 kommunallagen ska kommunens revisorer årligen granska all den verksamhet som bedrivs av nämnderna och bolagen. Revisionen av kommunens bolag ska vara samordnad på så sätt att bolagen ska ha gemensam revisor, alternativt revisionsbolag. Upphandling av revisor/revisionsbolag ska samordnas av kommunens revisorer. 2.8 Riktlinjer för avkastning Inom ramen för vad tillämplig lagstiftning tillåter kan fullmäktige fatta beslut om avkastningens storlek och på vilket sätt den ska komma kommunen till del. 2.9 Centralkonto Kommunkoncernens kassaflöden ska samlas i ett centralkontosystem så att koncernens ut- och ingående betalningsflödesströmmar kan kvittas mot varandra. Koncernens gemensamma centralkontosystem ska användas av kommunen, bolaget och av övriga kommunala bolag. Bolaget får inte utan kommunfullmäktiges medgivande ha några andra centralkonton.
7 2.10 Delårsrapport, årsredovisning m.m. Bolagets delårsrapport, årsredovisning, revisionsberättelser och kommunrevisorernas granskningsrapporter ska enligt den av kommunstyrelsen varje år fastställda tidsplanen tillställas kommunfullmäktige så snart de föreligger. Bolaget ska tillhandahålla kommunstyrelsen det underlag och den information som erfordras för att kommunstyrelsen ska kunna upprätta den sammanställda redovisningen enligt lagen om kommunal redovisning. 2.11 Arvode och andra ersättningar Kommunfullmäktige fastställer arvode och andra ersättningar som ska utgå till styrelseledamöter, lekmannarevisorer och suppleanterna för dessa. Bolaget ska genom beslut i bolagsstämman följa kommunfullmäktiges beslut. 2.12 Antagande av taxor Kommunfullmäktige antar renhållningstaxa för Sollentuna kommun samt principer för taxa för Sollentuna kommuns allmänna vatten- och alloppsanläggning. Bolaget ska, vid behov, lämna förslag till revideringar i ovanstående taxor. 2.13 Arkivreglemente Det av kommunfullmäktige antagna och gällande arkivreglementet gäller för bolagets dokumenthantering. 2.14 Taxa för utlämnande av allmänna handlingar Bolaget ska tillämpa samma taxa för utlämnande av allmänna handlingar som antagits av kommunfullmäktige och som gäller för kommunens verksamheter. Bolaget ska genom beslut i bolagsstämma anta taxan. 2.15 Anställning av verkställande direktör Före beslut om anställning samt beslut om lön och andra anställningsförmåner av verkställande direktör, ska styrelsen samråda med kommundirektören i Sollentuna kommun. Samrådet ska ske genom en process som leds av kommundirektören. 2.16 Anställning av ungdomar i sommarjobb Bolaget ska eftersträva att erbjuda ungdomar sommarjobb. Bolaget ska rapportera detta till kommunstyrelsen på sätt som kommunstyrelsen bestämmer. 2.17 Fastställande av ägardirektiv Dessa direktiv fastställs på stämma i bolaget.
8