INFORMATIONS- OCH KOMMUNIKATIONSPOLICY FÖR LÄNSSTYRELSEN I VÄSTERNORRLAND
LEDSTJÄRNOR All information och kommunikation ska präglas av kunskap om Länsstyrelsen och aktuell sakfråga. Detta ska ske genom samordning av budskap, öppenhet, lyhördhet och dialog, snabbhet, begriplighet och vänlighet. SAMORDNING Information och kommunikation ska genomföras på ett planerat och samordnat sätt för att skapa en korrekt bild av Länsstyrelsen i Västern o rrland. Vi ska föra ut ett enat budskap i alla medier, både interna och externa. Länsvisionen Västern o rr l a n d ger möjligheter och mångfald ska prägla våra informationsinsatser och ambitioner att stärka länsidentiteten. Likaså ska vår arbetsplatsvision Off e n s i v länsutveckling genom bred kompetens, samarbete och lyhörd kommunikation tydligt framgå när vi kommunicerar via annonser som rör vår arbetsplats. Vid framställning av inform a t i o n s- material och annonsering ska vi följa den grafiska profilen. Logotypen är vårt kännetecken. Den ska därför finnas med på material som vi producerar. Det är viktigt att vi visar en enhetlig profil. När vi deltar i finansieringen av utvecklingspro j e k t eller liknande satsningar ska det tydligt framgå att vi är en av finansiäre rna. Därför ska Länsstyre l s e n s logotyp finnas på material och i annonser som produceras i projekten. Det ska finnas en uppsatt dekal eller skylt med vår logotyp där det framgår att Länsstyrelsen är finansiär. ÖPPENHET en självklarhet. Öppenhet och ärlighet skapar ett genomgående förtroende. Så få begränsningar som möjligt ska finnas. Meddelarfriheten ska respekteras. LYHÖRDHET OCH DIALOG Kommunikation ska bygga på en vilja att vara lyhörd för m o t t a g a rens situation och hur budskapet uppfattas. En levande dialog ger Länsstyrelsen möjlighet att utveckla verksamheten. Vi ska använda de utökade möjligheterna till dialog som ny informationsteknik ger. SNABBHET Vi ska sträva efter att informationen från oss till olika intressenter är snabb. De som kontaktar Länsstyrelsen ska snabbt få hjälp att hitta rätt i organisationen. Målet är att vi själva ska ge förstahandsinformation om den egna verksamheten. BEGRIPLIGHET Vi på Länsstyrelsen har en skyldighet att uttry c k a oss begripligt. Därför ska du som medarbetare hos oss i så stor utsträckning som möjligt använda ett lättbegripligt språk. Den information som du ger ska alltid vara saklig, korrekt, tillförlitlig, tydlig och väl underbyggd. Det är viktigt att du kontrollerar fakta noga innan de lämnas ut. VÄNLIGHET Eftersom vi är en servicemyndighet är vänlighet ett viktigt inslag när det gäller kontakterna med omvärlden. Genom vänligt bemötande underlättas vår dialog med omvärlden. Eftersom Länsstyrelsen är ett statligt organ som omfattas av offentlighetsprincipen är öppenhet
ÖVERGRIPANDE ANSVAR För att kommunikations- och inform a t i o n s a r b e t e t ska fungera väl krävs att vi alla är medvetna om vem som bär ansvaret i olika frågor. LEDNINGENS ANSVAR - att fatta beslut om policy- och profilfrågor. - att fastställa prioriterade informations- och kommunikationsmål. - att se till att informationsfunktionen har tillgång till den information som behövs för att kunna arbeta i den riktning som målen visar. INFORMATIONSFUNKTIONENS ANSVAR Informationen har som övergripande uppgift att beakta den kommunikativa aspekten i viktiga beslut och på så sätt utgöra en strategisk resurs för ledningen. Inform a t i o n s- funktionen ska också samord n a samt ge stöd och service i informations- och kommunikationsfrågor. AVDELNINGSCHEFERNAS ANSVAR Avdelningschefen har ett speciellt ansvar för att kommunikationen inom den egna avdelningen fungerar väl. Med detta menas att avdelningschefen ska underlätta för öppen kommunikation inom avdelningen och ett klimat som kännetecknas av att det är högt i tak. AVDELNINGSINFORMATÖRERNAS ANSVAR På Länsstyrelsen i Västern o rrland har varje avdelning en egen informatör på deltid. Av d e l n i n g s- i n f o rm a t ö re rnas ansvar är följande: - att lägga ut och uppdatera information på intranätet LISA samt på hemsidan. - att ansvara för publiceringen av de elektro n i s k a t i d n i n g a rna på LISA. - att ge de anställda på avdelningen viss service i inform a t i o n s f r å g o r. Av d e l n i n g s i n f o rm a t ö re rna ska även fungera som en länk mellan avdeln i n g a rna och inform a t i o n s f u n k t i o n e n. ALLA MEDARBETARES ANSVAR Alla medarbetare medverkar till den bild omvärlden får av Länsstyrelsen. Därför har du ett eget ansvar för: - att hålla dig välinformerad om vår verksamhet, arbetsplats, vår roll i samhället, visioner och framtidsplaner, både för Länsstyrelsen och länet. - att själv söka upp och ta del av tillgänglig information. - att kontrollera att information som finns på LISA och på hemsidan är aktuell. - att överlämna relevant information till avdelningsinformatörerna för publicering i avdelningarnas tidningar på LISA. - att ta ansvar för omvärldsbevakning inom ditt sakområde samt dela med dig av informationen. - att medverka till att sprida kunskap om Länsstyrelsens roll i samhället.
KOMMUNIKATION DEN INTERNA KOMMUNIKATIONEN Information och kommunikation är grunden till en positiv kunskapsspridning på vår arbetsplats. Alla medarbetare ska ha tillgång till samma information när det gäller övergripande frågor. Kanaler som står till buds för den interna kommunikationen och informationen är främst regelbundna personalträffar, personliga kontakter, intranätet LISA och e-post. Personliga kontakter bör ständigt utvecklas och användas. Ledningens allmänna personalträffar, ledningsmöten, avdelningsmöten och möten inom sakområden är viktiga forum för att skapa dialog. Intranätet LISA är en viktig kanal för vår interna information och kommunikation. Genom intranätet blir den interna informationen tillgänglig på ett samlat sätt. En grundregel i den elektroniska kommunikationen är att LISA alltid ska användas när det handlar om information som rör alla anställda. E-post är utmärkt vid kommunikation inom grupper eller mellan enskilda tjänstemän. DEN EXTERNA KOMMUNIKATIONEN Vår externa kommunikation ska svara mot omvärldens behov samt vår vilja att skapa en positiv attityd till länet/länsstyrelsen och insikt i Länsstyrelsens roll. Kommunikationen syftar till att skapa och vidmakthålla fört roende för Länsstyrelsen. Alla medarbetare ska vara väl bekanta med hela Länsstyrelsens verksamhet och fungera som ambassadörer för vår arbetsplats. Det finns en lång rad målgrupper eller kunder för den externa kommunikationen. Länsinvånare, massmedia, kommuner, företag, intre s s e o rg a n i s a- t i o n e r, centrala verk, departement och regionala myndigheter är viktiga grupper för oss att informera och kommunicera med. Högskolor, universitet, forskare och studenter är också viktiga målgrupper. Kanaler för den externa kommunikationen är annonsering i dagspress, hemsidan, broschyrer och annat informationsmaterial, seminarier och utbildningar, personliga kontakter samt massmediala relationer. Personliga kontakter och nätverk är effektiva och överlägsna kanaler då det gäller att påverka attityder och sprida kunskap. D ä rför ska du alltid aktivt arbeta för att skapa och bibehålla personliga relationer med våra målgrupper eller kunder.
RELATIONER RELATIONER TILL MASSMEDIA De grundlagsfästa reglerna för informationsspridning, främst offentlighetsprincipen, ska vara kända utgångspunkter vid massmediek o n t a k t e r. Yttrandefriheten och meddelarf r i h e t e n tillhör grundstenarna i den svenska demokratin varför efterforskningar av anställdas kontakter med massmedier inte får förekomma inom Länsstyrelsen. Massmedia kan spela en viktig roll, inte bara som förmedlare av information och som opinionsbildare utan även som kritisk granskare av vår verksamhet. Det är viktigt att komma ihåg att media också är en kanal för att nå andra målgrupper. Det ligger i vårt intresse att massmedia får tillgång till korrekt och saklig information om vår verksamhet. Genom massmedia kan vi lyfta fram Länsstyrelsen som en organisation med bred kompetens inom en rad viktiga samhällsområden och samtidigt skapa en positiv bild av Länsstyrelsen. De kanaler som vi ska använda för att nå ut till media är främst presskonferenser, pressm e d- delanden och personliga kontakter. Inform at i o n s- funktionen samordnar mediekontakter, kallar t i l l p re s s k o n f e re n s e r, skriver och bedömer innehåll i p re s s m e d d e l a n d e n efter förslag från den sakkunnige.
871 86 HÄRNÖSAND Tel. 0611-34 90 00 www.y.lst.se Antagen av landshövding Gerhard Larsson december 2001