Kristianstad Certifieringsunderlag
Vad är Säker & Trygg förening? Säker & Trygg förening är en kvalitetsmärkning för de föreningar som genomgått certifieringsunderlaget. Det är ett sätt för föreningen att få koll på viktiga bitar i verksamheten. Att vara certifierad som en Säker & Trygg förening innebär att ni i er förening värnar om era egna medlemmars och även andras säkerhet och trygghet. Det betyder att er förening arbetar aktivt för att ständigt utveckla föreningen så att såväl aktiva medlemmar som ledare ska kunna träna, tävla och glädjas under säkra och trygga former. Oavsett vem du är och vilken förening du tillhör vinner du på att arbeta för en Säker & Trygg förening. Vad har föreningen för nytta av att vara en Säker & Trygg förening? - Positivt vid kontakt med företag gällande sponsring - Lättare att rekrytera medlemmar och ledare - Tydliga ansvarsområden och rutiner inom föreningen - Säkerhet och trygghet i föreningen - Ökad kontakt och samarbete med andra föreningar Vad erbjuds de föreningar som genomgått och blivit certifierade som Säker & Trygg förening? - 10 000 kronor extra i ett stimulansbidrag året efter föreningen blivit certifierad första gången. Bidraget ska gå till utbildning inom föreningen - Gratis deltagande på de utbildningar som erbjuds genom kultur- och fritidsförvaltningen - Tillgång till logotypen Säker & Trygg förening som kan användas vid marknadsföring av föreningens verksamhet - Årligt träff med övriga föreningar som blivit certifierade Tips! Arbetet med certifieringsunderlaget kan göras i studiecirkel-/lärgruppsformat och därmed generera resurser i form av studiematerial och liknande tillbaka till föreningen. För idrottsföreningar anslutna till Riksidrottsförbundet finns det också möjlighet att få hjälp av Skåneidrotten med processledning vid framtagandet av olika policydokument. Vilka föreningar kan certifiera sig? Alla föreningar som sysslar med barn- och ungdomsverksamhet i Kristianstad har möjlighet att certifiera sig, och därmed bli en Säker & Trygg förening. Föreningens namn: År: Vad krävs av en förening för att bli certifierad? Det som krävs är följande: 1. Ett styrelsebeslut på att föreningen ska jobba med denna certifieringsmodell. Styrelsen utser då en huvudansvarig person för detta. 2. Genomgång av- och avklarade minimikrav i alla block som finns i certifieringsunderlaget. 3. Godkännande av Kultur & fritid. 4. Policydokumenten antas på nästkommande årsmöte efter godkännande av kontaktperson för respektive block. 5. Krisstödsplan och eventuell dokumentation av brandskyddet, utrymningsplan, uthyrningskontrakt och energiplan antas på ett styrelsemöte efter godkännande av kontaktperson för respektive block. 6. Ny certifiering vart tredje år. Certifieringsunderlaget är ett levande dokument som behöver uppdateras, förändras och utvecklas. Det kan handla om att vidareutveckla några block och även att börja arbeta med ytterligare block. Föreningens certifieringsansvarige person stämmer av samtliga punkter i detta underlag och garanterar att nödvändiga åtgärder har genomförts. Certifieringsansvarigs namnteckning: Namnförtydligande: Telefonnummer: E-post: 2 3
1. Policy Policy ska finnas för två områden inom föreningen, trafiksäkerhet och ANTI-DANT (droger, alkohol, narkotika och tobak). Så här kan ni jobba för att ta fram en policy 1. Bjud in medlemmarna i föreningen för att diskutera en policy med utgångspunkt i den checklista som finns för respektive policyområde. Alternativt 1. Diskutera en policy inom styrelsen, bland aktiva och bland ledare var för sig. Detta med utgångspunkt i den checklista som finns för respektive policyområde. 2. Utifrån de synpunkter som inkommit, formulera en policy med handlingsplan. Den ska innehålla: - riktlinjer - ansvarig person för varje riktlinje - åtgärd om någon bryter mot riktlinjen 3. Anta policyn på nästkommande årsmöte efter godkännande av kontaktperson för respektive block. 4. Synliggör policyn bland medlemmarna men även utåt. Låt den finnas uppsatt i klubblokalen och finnas tillgänglig på er hemsida. OBS! Diskussioner om både trafiksäkerhet och ANTI-DANT kan tas vid samma tillfälle. Trafiksäkerhetspolicy Checklista Förarkrav - Vi ställer krav på att föraren har godkänt körkort - Vi kräver efterlevnad av hastighetsgränser och trafikregler - Vi kräver nyktra och drogfria bilförare - Vi kräver att föraren inte druckit alkohol minst 24 timmar före färd - Vi kräver att föraren är ansvarig för att alla i bilen bär bälte - Vi kräver att föraren anpassar hastighet efter väglag - Vi kräver att föraren är utvilad - Vi kräver att någon i varje fordon har utbildning i hjärt- och lungräddning - Ålderskrav för föraren Fordonskrav - Vi kräver att det ska finnas säkerhetsbälte i alla fordon - Våra fordon ska året runt ha ett mönsterdjup av minst 3 mm - Vi kräver att fordonet är besiktigat - Vi kräver att fordonet har en gällande försäkring - Vi kräver att fordonet har brandsläckare och brandfilt - Vi kräver att fordonet har första förbandslåda - Vi kräver att fordonet har ABS-bromsar - Vi kräver att fordonet har airbag - Vid inköp av egna fordon inom föreningen ska vi beakta miljöperspektivet Utbildning - Vi erbjuder utbildning i säkra transporter - Vi erbjuder utbildning i hjärt- och lungräddning Egna resor - Vi planerar resandet till matcher med god tidsmarginal - Vi lastsäkrar vår utrustning Transport till och från anläggning - Vi uppmuntrar resor till träning med cykel, kollektivt eller samåkning - Vi uppmuntrar användning av cykelhjälm, cykellyse och reflexer - Vi uppmuntrar resor med kollektivtrafik till våra egna tävlingar/arrangemang, detta genom tydlig information till våra deltagare 4 5
En inledande beskrivning om varför en trafiksäkerhetspolicy behövs i föreningen. En framtagen policy som innehåller områdena förarkrav, fordonskrav, egna resor, utbildning och transport till och från anläggning enligt följande: o riktlinje o ansvarig person för varje riktlinje o åtgärd om någon bryter mot riktlinjen Policyn ska synliggöras bland medlemmarna men även utåt Policyn godkänns av kontaktperson för policyn Policydokumentet med tillhörande handlingsplan lämnas in tillsammans med övrigt certifieringsunderlag till Kultur & fritid Kontaktperson Charlotte Karlsson, Skåneidrotten, charlotte.karlsson@skaneidrotten.se, 040-600 59 36. ANTI-DANT-policy (dopning/alkohol/narkotika/tobak) Checklista Dopning Dopning inom idrotten är förbjudet och innebär avstängning av olika slag. Hur ser vi i föreningen på att använda kosttillskott? Bör vi ge ut rekommendationer vad gäller användandet av kosttillskott? Alkohol Är det tillåtet att alkohol förtärs på föreningens anläggning? Är det tillåtet att alkohol, i föreningssammanhang, förtärs i ungdomars närvaro av förälder/ledare/aktiv? Är det tillåtet att alkohol förtärs på föreningsfester? Är det tillåtet att komma påverkad till träning/match som förälder/ledare/aktiv? Har vi koll på att ungdomsfester bland föreningsmedlemmar är alkoholfria? Har vi något ansvar för att ungdomar i föreningen inte dricker alkohol utanför föreningen? Narkotika Narkotika är olagligt att använda och sälja enligt lag. Vad gör vi om vi upptäcker att någon medlem använder eller säljer narkotika? Tobak Är det tillåtet att röka på föreningens anläggning? Är det tillåtet att, i föreningssammanhang, röka i ungdomars närvaro som förälder/ledare/aktiv? Är det tillåtet att snusa på föreningens anläggning? Är det tillåtet att snusa i ungdomars närvaro som förälder/ledare/aktiv? Har vi koll på att ungdomsfester bland föreningsmedlemmar är tobaksfria? Har vi något ansvar för att ungdomar i föreningen inte använder tobak utanför föreningen? 6 7
En inledande beskrivning om varför en ANTI-DANT-policy behövs i föreningen. En framtagen policy som innehåller områdena alkohol, narkotika, tobak och doping enligt följande: o riktlinje o ansvarig person för varje riktlinje o åtgärd om någon bryter mot riktlinjen Policyn ska synliggöras bland medlemmarna men även utåt Policyn godkänns av kontaktperson för policyn Policydokumentet med tillhörande handlingsplan lämnas in tillsammans med övrigt certifieringsunderlag till Kultur & fritid Kontaktperson Maria Asklund, drogförebyggande samordnare Kristianstads kommun, maria.asklund@kristianstad.se, 044-13 55 90. 2. Säker anläggning Om föreningen inte har en egen anläggning/lokal och inte hyr en anläggning/lokal, gå vidare till block 3. Brandskydd Föreningar som bedriver verksamhet i egna lokaler bör sammanställa en enkel dokumentation över brandskyddet. De föreningar som bedriver verksamhet i hyrda lokaler bör antingen sammanställa en enkel dokumentation över brandskyddet, alternativt ta del av och se till att bli informerade av de brandskyddsrutiner som gäller i den aktuella lokalen. Beskrivningen av brandskyddet behöver inte omfatta mer än vad som ryms på en A4-sida. Viktiga punkter att ta upp är: Brandskyddsansvarig Fastighetsansvarig och kontaktperson/er Om inte föreningen äger lokalerna, ta reda på hur brandskyddsansvaret är fördelat mellan fastighetsägaren och föreningen Uppsamlingsplats vid utrymning Fastställda brandskyddsrutiner/regler såsom, Åtgärder vid brand- eller utrymningslarm Vad som gäller då lokalerna lämnas, t ex avstängning/kontroll av belysning, tvättmaskin, torktumlare, bastu, kompressor, spis, kaffekokare med mera Grillning, placering av grill, hantering av kol vid avslutad grillning Sophantering, placering av sopkärl Förvaring av brandfarlig vara såsom bensin, tändvätska, gasol Övernattning i föreningens lokaler Uthyrning av föreningens lokaler Kontroll av brandskyddet i lokaler som hyrs för övernattning t ex vid deltagande i cuper Egenkontroller av Larm eller brandvarnare Utrymningsvägar, tillgänglighet, öppningsbara, skyltning Släckutrustning - handbrandsläckare, brandfilt Brandcellsgränser, branddörrar Information om var och ens ansvar Ledarnas ansvar i den dagliga verksamheten 8 9
Vidare bör det finnas en utrymningsplan som tydligt anger utrymningsvägar, nödutgångar och placering av släckutrustning. Saknas utrymningsplan kan en kopia av planritningen över byggnaden/lokalen tjäna som utrymningsplan förutsatt att den kompletteras med ovanstående anvisningar. På planritningen bör även en Här är du punkt markeras. För föreningar som upprättar en egen brandskyddsdokumentation En upprättad dokumentation av brandskyddet, innehållande de punkter som beskrivs ovan En upprättad utrymningsplan Dokumentationen av brandskyddet och utrymningsplanen finns lättillgänglig för besökare i anläggningen, exempelvis uppsatt vid entrén En eventuell internutbildning av brandskyddet för ledare och medlemmar, diskuteras med räddningstjänsten från fall till fall Brandskyddet godkänns av kontaktperson för brandskyddet Dokumentation av brandskyddet och utrymningsplan lämnas in tillsammans med övrigt certifieringsunderlag till Kultur & fritid För föreningar som tar del av befintlig dokumentation av brandskydd Ta del av befintlig dokumentation av brandskyddet och informera medlemmarna att också ta del av den Kontaktpersoner Räddningstjänsten genom Andreas Bengtsson, Dan Svensson, Jonas Nilsson och Johan Sjöberg. Samtliga nås på 044-20 04 00 eller e-post: fornamn.efternamn@kristianstad.se Uthyrning av anläggning/lokal Om föreningen hyr ut anläggningen/lokalen ska det finnas ett uthyrningskontrakt med tillhörande regler vid uthyrning. Exempel på saker att tänka på är: Vet vi vilka vi hyr ut till? Vem har ansvaret för brandskyddet vid uthyrning? Ålder på de som hyr lokalen? Förhållningsregler kring alkohol och tobak vid uthyrning? Vem ansvarar för att lokalen ställs i ordning före och efter uthyrning? Hur sker kontroll av skador som kan uppkomma vid uthyrning? Är det tillåtet att övernatta i lokalen ur säkerhetssynpunkt och vad finns i så fall för krav? Ska det alltid finnas vuxna närvarande vid övernattning? Ett uthyrningskontrakt med tillhörande regler, där föreningen tänkt till kring ovannämnda frågor Uthyrningskontraktet godkänns av kontaktperson för uthyrning av anläggning/lokal Uthyrningskontraktet lämnas in tillsammans med övrigt certifieringsunderlag till Kultur & fritid Kontaktpersoner Lars Jennfors, Kultur & fritid, lars.jennfors@kristianstad.se, 044-13 54 09. Räddningstjänsten genom Andreas Bengtsson, Dan Svensson, Jonas Nilsson och Johan Sjöberg. Samtliga nås på 044-20 04 00 eller e-post: fornamn.efternamn@kristianstad.se. 10 11
3. Olycksfall/krisstöd 4. Försäkringar Finns följande i föreningen: Bår (beroende på verksamhet)? Förbandsmaterial? Skylt vid sjukvårdande material? Fast eller mobil nödtelefon vid föreningens verksamhet? Utbildade ledare/funktionärer inom första hjälpen /hjärt- och lungräddning? Antal utbildade: Sker regelbunden uppdatering av ledare/funktionärer varje år? En upprättad krisstödsplan för allvarliga tillbud, innehållande: - Vem som kontaktar anhöriga - Vem som sköter mediekontakter - Vem som informerar barn, föräldrar och övriga medlemmar i föreningen - Vem som, från föreningens sida, har den fortsatta kontakten med de drabbade Ja Nej Genom medlemskapet i Riksidrottsförbundet omfattas föreningen automatiskt av RF:s Grundförsäkring som ger ett grundskydd för föreningen. Det är det skydd som RF anser att varje förening minst måste ha. Den innehåller: - Ansvarsförsäkring under idrottslig verksamhet - Förmögenhetsbrottsförsäkring - Rättsskyddsförsäkring - Patientförsäkring - Olycksfall- och krisförsäkring för ideella ledare, funktionärer, tränare och domare. Dock gäller den inte för aktiva idrottsutövare och arbetstagare RF har också en kompletteringsförsäkring där föreningen kan välja de delar som man anser sig behöva. Den innehåller valbara delar: - Egendomsförsäkring - Allriskförsäkring för lös egendom - Ansvarsförsäkring för annan verksamhet än den idrottsliga - Förmögenhetsbrottsförsäkring över två basbelopp - Idrottsreseförsäkring - Byggnadsförsäkring - Tjänstereseförsäkring Ovan nämnda frågor kan besvaras med ja, alternativt att föreningen har förklaringar till nej-svar Blocket godkänns av kontaktperson för blocket Krisstödsplanen lämnas in tillsammans med övrigt certifieringsunderlag till Kultur & fritid Kontaktperson Lars Jennfors, Kultur & fritid, lars.jennfors@kristianstad.se, 044-13 54 09. Föreningar som inte tillhör Riksidrottsförbundet bör kolla upp hur det ser ut inom respektive riksförbund. Finns följande i föreningen: - Ett grundskydd genom en grundförsäkring? Ja Nej - Vid ja, finns det kunskap om innehållet i grundgörsäkringen? Ja Nej - Vid nej, hur skyddas föreningen och dess medlemmar? - Har styrelsen kontrollerat om grundförsäkringen måste Ja Nej kompletteras? 12 13
Vad var i så fall resultatet av denna kontroll? De aktiva utövarna i föreningen täcks inte av grundförsäkring eller kompletteringsförsäkring. Är era aktiva utövare olycksfallsförsäkrade och krisförsäkrade genom ert specialförbunds licensförsäkringar? Ja Nej Vid nej, hur är era aktiva försäkrade? Hur är eventuella arbetstagare och avlönade ledare olycksfallsförsäkrade och krisförsäkrade? Görs regelbunden översyn av försäkringsskyddet? Ja Nej Hur informeras era medlemmar om vilka försäkringar de omfattas av? Föreningen har gått igenom sina försäkringar och känner sig trygga med de försäkringar de har Ovannämnda frågor kan besvaras med ja, alternativt att föreningen har förklaringar till nej-svar Kontaktperson Respektive förenings försäkringsbolag. (Kontakta även eventuellt riksförbund för vägledning). 5. Ledarförsörjning Ledarförsörjning innefattar de tre delarna rekrytering, utbildning/utveckling och att bibehålla ledare. Organisationsledare (t.ex. funktionärer och förtroendevalda) Totalt antal organisationsledare Fördelat på män och kvinnor män kvinnor Vilka utbildningar har era organisationsledare? Aktivitetsledare (t.ex. tränare och instruktörer) Totalt antal aktivitetsledare Fördelat på män och kvinnor män kvinnor Vilka utbildningar har era aktivitetsledare? Alla typer av ledare Hur arbetar ni för att rekrytera och introducera nya ledare? Hur jobbar ni för att få en så jämn könsfördelning som möjligt bland era ledare? 14 15
Finns det en särskild satsning på att rekrytera unga ledare och hur ser denna i sådana fall ut? Hur arbetar ni för att utveckla och bibehålla de ledare som finns i föreningen? Vilka utbildningar erbjuder ni era ledare? Hur planerar ni att arbeta vidare med ledarförsörjning kommande år? 6. Föreningsdemokrati Finns följande i föreningen: Ja Nej Kännedom om stadgarna hos medlemmarna? Stadgarna tillgängliga för medlemmarna? Sker regelbunden genomgång av stadgarna? Om ja, hur ofta? Protokoll från alla styrelse-/kommittémöten? Årsmötes-/styrelsemötenas protokoll tillgängliga för medlemmarna? På vilket sätt är era medlemmar med och påverkar föreningens utveckling? Ovanstående frågor kan besvaras med ett ja Blocket godkänns av kontaktperson för blocket Kontaktperson Lars Jennfors, Kultur & fritid, lars.jennfors@kristianstad.se, 044-13 54 09. Det finns en tanke i föreningen om hur man rekryterar, utbildar/utvecklar och bibehåller sina ledare Föreningen jobbar för en jämn fördelning mellan könen bland ledare i föreningen Blocket godkänns av kontaktperson för blocket Kontaktpersoner Lars Jennfors, Kultur & fritid, lars.jennfors@kristianstad.se, 044-13 54 09. Jenny Hellberg, Skåneidrotten, jenny.hellberg@skaneidrotten.se, 040-600 59 66. 16 17
7. Miljö Finns följande i föreningen: Någon som är miljöansvarig? En trafiksäkerhetspolicy där miljöhänsyn ingår? För föreningar med egen anläggning: En framtagen energiplan i föreningen, där det framgår vad föreningen bör genomföra för åtgärder för att på sikt minska sina energikostnader? Vi i vår förening: Har kollat upp så att vi har de tillstånd som ev. behövs för verksamheten Uppmanar våra aktiva att gå, cykla, åka kollektivt eller gemensamt till träningar Ställer miljökrav på produkter och leverantörer Eftersträvar att inte köpa eller använda engångsartiklar Försöker köpa varor märkta med erkänd miljömärkning Ser till att sopor kan källsorteras i våra lokaler eller vid våra arrangemang Informerar deltagare och åskådare om var de ska kasta sina sopor Försöker uppmuntra och engagera föreningens medlemmar i miljöarbetet För föreningar med egen anläggning: Försöker på olika sätt att kontinuerligt minska energiförbrukningen i vår anläggning/lokal Ja Nej För föreningar med egen anläggning: Föreningen har tagit fram en energiplan efter kontakt med kommunens energirådgivare Blocket godkänns av kontaktperson för blocket Energiplanen lämnas in tillsammans med övrigt certifieringsunderlag till Kultur & fritid Kontaktpersoner Katrine Svensson, miljö- och hälsoskyddskontoret, katrine.svensson@kristianstad.se, 044-13 54 02. Energiplan: Martin Holmén, energi- och klimatrådgivare, Kommunledningskontoret martin.holmen@kristianstad.se, 044-13 51 98. Alla föreningar: Föreningen har utsett en miljöansvarig Föreningen aktivt lever upp till gällande miljölagar Föreningen har de eventuella tillstånd som behövs för att driva verksamheten (miljö, livsmedel) Föreningen arbetar med minst en miljöaktivitet, ett grönt arrangemang eller ett tydligt miljömål per år Blocket godkänns av kontaktperson för blocket Täpp igen energihålet 18 19
Produktion: Kultur & fritid Kristianstads kommun Foto: Matts Premberg, Uno Sköld, Kristina Jungbeck, World Scout Jamboree, SXC Mars 2011