Protokoll Zonmöte zon3 2013-09-02 ZO Johnny Berggren öppnade mötet och hälsade alla närvarande välkomna. Närvarande LC Borgholm 1 LC Färjestaden 4 LC Mörbylånga 1 LC Nybro 3 LC Kalmar 1 LC Kalmar U 2 LC Torsås 2 LC Emmaboda 1 Dessutom medverkade distriktets 1:e vice DG Anders Eriksson LC Ronneby. Inledningen av kvällen genom ett kort Zonmöte och rapporter. Projektet för HLR - gav c:a 95 000 kronor i insamlade medel. (Mål var 100 000 kronor) Initiativtagare LC Nybro Peter Tator. Mycket bra alla klubbar Logdans för funktionshindrade genomfördes den 31 augusti på Skälby loge. Några klubbar har bidragit med 1000 kronor/klubb. Julfesten för ungdomar med funktionsnersättning kommer att hållas även denna jul. Klubbarna ombeds att bidra med 1500 kronor/klubb. Sinnenas rum på den palliativa vårdavdelningen är nästan färdigställt. Lite pengar finns kvar att ge till rummet av de insamlade medlen. Bollen är hos sjuksköterskorna som var initiativtagare till rummet. Rolf Halle är kontaktperson. Från Tall till Pall - en zonaktivitet som hålls på Capellagården varje sommar. Fortsätta? Beslut om detta på nästa zonmöte? Optikerstudenter stipendium efter genomförd utbildning. Bidrag med 3000 kronor/klubb till resa där de får fältpraktik. Världens Barn - den 12 oktober är den stora insamlingsdagen. TV-gala m.m. Lions Lyfter Heter den stora kampanj som distriktet förordar detta verksamhetsår. Det handlar om lionklubbens inre liv- trivsel, ha roligt, meningsfull insamlingsverksamhet, aktiva medlemmar som känner att de gör nytta
Från distriktet erbjuder vi oss att komma ut till era klubbar, men bra om ni själva vill det. Känner ni att ni behöver en nytändning låt oss komma och bli en aktivitet på något av era allmänna möten. Kalmar och Emmaboda har bokat efter att ha sett vad som hände på distriktsmötet i Sölvesborg. Övriga frågor och diskussioner Diskussion kring Lions Quest. Varför driva en olönsam produkt vidare? Klubbarna kan föreslå, enskilt eller gemensamt, att Lions Quest läggs ner och stiftelsen avvecklas. Det måste starta med att en klubb skriver en motion. MJF - det finns en massa pengar som väntar på att man ska hämta ut sina MJF. Bl a byggs detta upp av de 40 kr/medlem. Var finns listan? Johnny undersöker hur läget är för klubbarna i zonen. (från distriktsinfo kan man läsa att det finns 169 st MJF för klubbar att hämta) Vi välkomnar Anders Eriksson, vdg från LC Ronneby. Dessutom distriktssamordnare för "Global Leadership Team", GLT. Anders känner att han fått en nytändning genom att ta ett uppdrag till högre poster inom Lions. Några korta stödpunkter från den presidieutbildning som Anders genomförde under kvällen; Lions Clubs var 18000 medlemmar i Sverige för ett antal år sedan, nu c:a 11 800. Sverige var först utanför USA att starta Lions Club, 1948. Därav MD101. Antal delegater som klubben får/bör utse till DM och RM är 1/10 + en om man är fler än 5 utöver grundantalet. Nedan skrivning om de olika befattningarnas uppgifter är till största delen saxade från materialet som användes i samband med presidieutbildningen;
LP's ansvar är bl a att göra en målformulering och årsplan. Nomineringskommitté och medlemskommitté är obligatoriska. Allmänna möten - teknik - Var formell - Led mötet - debattera inte - Tänk på tiden - Håll talarna till ämnet - Försök att förutse konflikter & blindskär Ställ kontrollfrågor så att du vet att du fattat rätt - Sammanfatta förslag till beslut Ställ proposition Kontrollera att mötet uppfattat propositionen. Markera hur du uppfattat mötets inställning i frågan. - Markera med klubbslag att beslut fattats. Följ upp i protokollet. Styrelsemötet - Leds av presidenten - Ska förbereda ärende som ska upp på månadsmötet och följa upp beslut från föregående månadsmöte. - Behandla inkomna skrivelser - Lägga förslag till beslut - Utse föredragande vid månadsmötet - agenda - Fastställa agenda till månadsmötet. Månadsmötet
Förbereda formella delen: - Kallelse ute i god tid innan mötet - Ev. gäster - Agenda - Viktiga beslutspunkter skriftligen med i kallelsen. - Rapporter från: - Styrelsen och kommittéer - Zon-, distrikts- och riksmöte - Övriga möten där representant från klubben deltagit Styrelsens förslag till beslut i olika frågor - utse föredragande (max 3 minuter) Protokollet - Trivseldel - Mat - Program Kassörens uppgifter är bl. a; - Lämna en kassarapport vid varje klubbsammanträde - Ansvara för att hjälpkassa och dess avkastningen hålls åtskild från administrativa medel - Hjälpkassa o insamlade medel och avkastning av dessa sänd in medel så fort beslut finns - Klubbkassa/administrativ kassa o medlemsavgifter o ev lotterier vid klubbmöten
o används till avgifter (nationella och internationella medlemsavgifter m.m.) o kostnad för klubbmöten o bekostar deltagande i möten (zon-, distrikts- och riksmöten) - Kassören måste dela upp inbetalningar för distriktets beslutade avgifter. I betalningarna eller genom en detaljerad specifikation. Och så måste avsändande klubb anges med hela namnet. Utan dessa uppgifter får distriktskassören en närapå omöjlig uppgift att bokföra inbetalningarna till rätt ändamål. o Vissa av de föreslagna avgifterna till DK är valbara och andra obligatoriska. - Gör bokslut direkt efter verksamhetsårets slut och överlämna handlingar m m till revisorerna och nästa kassör. - Revisorerna skall vid septembermötet kunna lämna sin rapport. Sekreterarens uppgifter; o Vem/vilka tycker Du att protokollet är till för? Kassörer för utbetalningsunderlag, medlemmarna, historiker, överordnade organisationer. Var alltså tydliga med de beslut som tagits på mötet o likn. o Hur vill Du läsa ett protokoll? Kortfattade sammandrag, tydligt markerade beslut, rak vänstermarginal, styckevis, inga förkortningar, rättstavade (främst vad gäller namn), o Vilka formella regler tycker Du att ett protokoll skall ha? Sparas på papper, underskrifter med namn och befattning, signaturer på varje sida av de som skriver under, en eller två
justerare, skickas ut enligt fastställda distributionslistor senast inom en vecka efter mötet o Vilka olika typer av protokoll tycker Du ska finnas? Styrelseprotokoll, månadsmötesprotokoll, minnesanteckningar från kommittéarbeten, o Hur bör man förfara med namn på de som söker stöd? I styrelseprotokoll skall/kan de finnas, under det att i månadsmöte skall de absolut inte finnas o Vilka skall få protokollet Styrelseprotokoll stannar inom styrelsen och arkiveras Månadsmöten arkiveras och skickas inom av DR fastställda distributionslistor, dvs alla klubbmedlemmar, egen ZO, hela DR. Adressen är: zon2-protokoll@lions-sm.nu ( NB Protokoll från zonmöten och DR/DM läggs även in på distriktets och klubbarnas hemsidor. Därav anledningen till försiktighet med namn på sökanden.) o Hur skrivs ut i protokoll och andra handlingar? Om man menar organisationen skrivs Lion med versaler, om man menar medlem används gemener. lion (medlem i en klubb) och en lion ej ett lion. lionpresident lionaktivitet lionklubb (tex lionklubben i Gagnef-Floda) Däremot heter det:
Lions Club (tex Lions Club Gagnef-Floda) Lions loppmarknad Noteringarna gjordes av Jan Falk, vzo