Verksamhetsberättelse med årsredovisning för Svensk Rotaryservice Ideell Förening 802004-4981 Verksamhetsåret 2015 07 01 2016 06 30 SRS Verksamhetsberättelse 2015-2016 Sidan 1
Styrelsen för Svensk Rotaryservice Ideell Förening år 2015/2016 får härmed avge årsredovisning för räkenskapsåret 2015-07-01-2016-06-30. Information om verksamheten Svensk Rotaryservice Ideell Förening (nedan kallad SRS ) är en ideell förening som följer svensk lagstiftning och reglerna i Rotarys internationella procedurhandbok. Medlemmar i föreningen är de tio (10) distrikten 2320-2410 representerade genom sina respektive distriktsguvernörer (DG). Lettland ingår som en del av distrikt 2410. Ändamålet med SRS är att leda och samordna medlemsservice till de svenska rotaryklubbarna. Medlemsservicen omfattar bland annat att driva och vidareutveckla den distriktsgemensamma databasen och tillhandahålla andra tjänster som klubbarna efterfrågar samt att ha överinseende över stiftelser, fonder och andra distriktsgemensamma verksamheter. Obligatoriska möten är höstmötet, tillika årsmöte, och vårmötet, där de flesta val sker. Höstmötet avhölls fredagen den 13 november 2015 och vårmötet avhölls fredagen den 13 maj 2016, båda på Radisson Blu Arlandia Hotel, Stockholm. Under året höll styrelsen 12 protokollförda möten. De flesta genomfördes över GoToMeeting, som är ett mötesprogram på Internet. Verksamheten under 2015-2016 har haft sin tyngdpunkt i införandet av det nya IT-systemet och projektet med den utökade medlemsservicen. Styrelsen har ägnat mycket tid åt dessa områden samt åt stadgefrågan. Verksamhetsplanen Följande verksamhetsplan antogs av styrelsen för år 2015-2016: 1. Revidera SRS stadgar 2. Följa upp införandet av det nya IT-systemet 3. Utvärdera IT-verksamheten och föreslå framtida utformning 4. Utvärdera medlemsservice och föreslå framtida utformning 5. Utvärdera PR-verksamheten och föreslå framtida utformning 6. Utreda hur man kan höja engagemanget hos klubbarna 7. Utreda möjligheten att ha gemensamma nationella projekt 8. Utreda förutsättningarna för att Rotary Norden ersätts med en Svensk nationell e-tidning 9. Samverka med befintliga stiftelser och föreningar som bedriver verksamhet i Rotarys namn 10. Införa digitala möten som huvudalternativ för styrelsen samt SRS arbetsgrupper och kommittéer 11. Genomföra SRS höstmöte fredagen den 13 november 2015, på Arlanda, och SRS vårmöte preliminärt fredagen den 13 maj 2016, på Arlanda. 12. Genomföra sex digitala styrelsemöten, där samtliga DGE inbjuds att delta. 13. Samverka även med DGN för att säkerställa kontinuitet i verksamheten. SRS Verksamhetsberättelse 2015-2016 Sidan 2
1. Revidera SRS stadgar Årets DG hade tillsammans med föregående års DG tillsatt en framtidsgrupp som bland annat utarbetade förslag till nya stadgar inför vårmötet 2015. Detta förslag kom ej upp på dagordningen. Stadgeförslaget togs åter upp som fråga på höstmötet 2015, men röstades där ner. En ny stadgegrupp bildades, som utarbetade ett reviderat stadgeförslag till vårmötet 2016. Där godkändes de nya stadgarna första gången. För att bli giltiga krävs ytterligare ett beslut på höstmötet 2016. 2. Följa upp införandet av det nya IT-systemet SRS styrelse utsåg ett IT-utskott för att hantera ärenden kring IT-systemet. När året startades fanns en projektgrupp för införandet av IT-systemet. Denna grupp avslutade sitt arbete den 31 december 2015, då SRS ansåg att systemet var i drift, och levererade då en slutrapport. Leverantören, Aero IT, hade under maj 2015 fått ett förlängt avtal för att slutföra vissa delar innan IT-systemet kunde anses helt infört enligt avtal från 2013. I december tecknades ett nytt avtal där SRS ansåg att systemet var slutlevererat 31 december 2015 och man gick in i en driftsfas. Under hela året har IT-rådet, bestående av distriktens IT-samordnare, gjort ett stort arbete genom att testköra alla delar av systemet innan det satts i drift 3. Utvärdera IT verksamheten och föreslå framtida utformning Parallellt med införandet har även pågått utvärderingar av IT-systemet. Sommaren 2015 sammanfattade Stellan Larsson, Lomma-Bjärred Rotaryklubb, i en rapport hur han uppfattade införandet. Under våren 2016 anlitades en extern konsult, KnowIT, för att göra en genomlysning av systemet. Under våren 2016 gjorde Stellan Larsson en ny sammanfattande rapport. Rapporterna har efterhand skickats till IT-rådet för att de skall kunna se hur man uppfattar systemet utifrån. KnowIT skriver i sin rapport bland annat: Fokusera mindre på historiken och vad som skulle ha köpts ursprungligen, Fokusera hellre på att styra framtida utveckling mot en förankrad arkitektur och strategi, samt att säkra nödvändiga och korrekta avtal för de ingående tjänsterna, SRS bör även hitta ett sätt att få en långsiktig strategisk linje för ITfrågor som sträcker sig längre än mandatperioden för SRS styrelse 4. Utvärdera medlemsservice och föreslå framtida utformning Medlemsservicen har under året utvärderats och fått till följd att nuvarande styrelse föreslagit en förändring. Styrelsen har undersökt vilka möjligheter som står till buds för att på ett tillfredställande sätt fortsatt kunna ge en god service till medlemmarna. Styrelsen beslutade att avveckla verksamheten i dess nuvarande form, vilket innebar att lokalen i Limhamn sades upp. Styrelsen anser det uteslutet att anställa en person för att driva verksamheten i dess nuvarande form. Det innebär i så fall en kraftig ökning av kostnaderna. I stället anser vi att den samlade kompetens som finns ute i distrikten, och med stöd från våra anställda i Zürich, kan lösa de frågor som medlemmarna ställer kring organisationen. Tekniska frågor som berör IT-systemet kan även fortsättningsvis hanteras av befintlig support. Göran Samuelsson, DG 2340, och Viveca Serder DG 2390 samt Lars Bjurström. DGE 2390 har arbetat fram underlaget för beslutet. SRS Verksamhetsberättelse 2015-2016 Sidan 3
5. Utvärdera PR verksamheten och föreslå framtida utformning Den struktur som vi har i organisationen där ansvarstagare för olika verksamheter bytts varje år ställer speciella krav när det gäller kontinuitet. Vi startar på nytt varje år vilket innebär att vi behöver tillfredsställa behovet som finns i klubbar och distrikt när det gäller kunskap och erfarenheter. Rotary International vill att vi ska synas och höras mer i samhället, det i sin tur kräver samordning, ett exempel på detta är Almedalen och våra insatser där. 6. Utreda hur man kan höja engagemanget hos klubbarna SRS styrelse har, genom Nils-Fredrik Salén, DG 2380, diskuterat med flera andra länder hur man kan aktivera klubbarna och identifierat Club Visioning, http://rivisionfacilitation.org/, som ett möjligt sätt. Under året har distrikten erbjudits möjlighet att vara med att införa Club Visioning i Sverige. Sex distrikt och 22 facilitatorer har utbildats och certifierats. En svensk hemsida har öppnats på www.clubvisioning.se. 7. Utreda möjligheten att ha gemensamma nationella projekt SRS styrelse har diskuterat hur man skall genomföra nationella projekt inom Rotary. Två olika projekt där Rotary redan varit med och några där man tidigare inte varit med diskuterades. Under året har SRS varit med och bidragit i två nationella projekt, Bokmässan i Göteborg hösten 2015 och Almedalsveckan sommaren 2016. 8. Utreda förutsättningarna för att Rotary Norden ersätts meden en Svensk nationell e- tidning Denna fråga har SRS styrelse inte lyckats arbeta med under innevarande år. 9. Samverka med befintliga stiftelser och föreningar som bedriver verksamhet i Rotarys namn I början av Rotaryåret skickades information till alla stiftelser och föreningar som bedriver verksamhet i Rotarys namn med verksamhetsplan för SRS, SRS budget samt kontaktpersoner, för att bidra till transparens, ökad förståelse och samarbete. Vi har under året haft kontakter med följande organisationer/personer Organisation Rotary Doctors Shelterbox Rotary Ungdomsutbyte + Georgiastipendiet Rotary Hjälper Kurt Belfrages Jubileumsfond U-fonden Rotary Norden Rotary Peace Center Uppsala Kontakt Sven Åke Hedström Anders Lindberg Birgitta Arnving Friberg Per Dahlqvist Lena Hokfeldt Bo Mazetti Nissen Bengt Gerger Magnus Öberg SRS Verksamhetsberättelse 2015-2016 Sidan 4
Kontakten har varit god under året och nedan följer summering kring viktiga händelser Rotary Norden (RN) Stöd/Bollplank för RN i framtagandet av ny organisations form för RN Möte med ordförande genomgång av RN strategiska plan Marknadsföring och uppmuntran att gå över till onlineversionen till våra medlemmar Rotary Hjälper Säkerställt att man finns synlig på rotary.se Rotary Ungdomsutbyte (RU) Erhållit och återkopplat på RU:s framtagna marknadsplan DGN utbildningsdag i Stockholm 21 april genomfördes för att säkerställa kompetens och engagemang för Rotarys Ungdomsutbyte i tidig fas Webbinar med DG samt RU Ordförande genomfördes under året 10. Införa digitala möten som huvudalternativ för styrelsen samt SRS arbetsgrupper och kommittéer Under året har vi använt mötesprogrammet GoToMeeting för att kunna ha digitala möten. Vi kan konstatera att det kräver viss tillvänjning att ha möten över GoToMeeting. Vid några tillfällen har styrelsen och arbetsgrupper därför valt fysiska möten. 11. Genomföra SRS höstmöte fredagen den 13 november 2015, på Arlanda, och SRS vårmöte preliminärt fredagen den 13 maj 2016, på Arlanda. Genomfört enligt plan 12. Genomföra sex digitala styrelsemöten, där samtliga DGE inbjuds att delta. Genomfört enligt plan. 13. Samverka även med DGN för att säkerställa kontinuitet i verksamheten SRS har bjudit in DGN att närvara vid höst och vårmötet. Dessutom har SRS genomfört en särskild DGN-utbildning, för att förbereda alla DGN på sitt DGE- och DG-år. Utbildningen var mycket uppskattad, enligt den utvärdering som genomfördes. Verksamheten under året IT-verksamheten Under året har IT-rådet, bestående av distriktens IT-samordnare under ledning av Kent Vesterberg, haft möte varje onsdag via GoToMeeting. För att öka dialogen mellan DITS- och DG-grupperna har IT-rådet inbjudit till en timmas extra möte, innan IT-rådets ordinarie möte, sista onsdagen i varje månad under våren 2016. Här har det funnits utrymme för att ställa frågor direkt om systemet. Styrelsens IT-utskott har haft tre möten varav ett fysiskt heldagsmöte. SRS har ett pågående avtal med Zolv om Semda, ett system som varje natt för över data från den SRS Verksamhetsberättelse 2015-2016 Sidan 5
svenska till den internationella persondatabasen, så att klubbarna slipper rapportera in medlemmar i två olika system. PR-verksamheten I publika sammanhang är det betydelsefullt att vårda varumärket Rotary International, vilket främst sker genom att uppvisa en enad front, där alla drar åt samma håll även om de lokala klubbarna gör egna prioriteringar när det gäller deras bidrag till förverkligandet av RI:s Strategiska Plan med sikte på år 2020. Under verksamhetsåret har ett mycket uppskattat seminarium genomförts med 25 deltagare från olika distrikt och klubbar. Seminariet resulterade i spontana grupper som bildades, ett exempel är en grupp som har tagit fram förbättringsförslag när det gäller innehållet på hemsidan. Bokmässan Bokmässan genomfördes under 2015 som ett gemensamt projekt för Rotary Sverige. Alla distrikt inbjöds att delta. Distrikt 2360 skötte projektledning, bemanning och ekonomihantering. SRS bidrog med 10 kkr, distrikt 2360 bidrog med 10 kkr och rotaryklubbar bidrog med 14 kkr. Resultatet blev ett par hundra kontakter och 40 personer som anmälde intresse att delta i Rotarys verksamhet. Almedalen Eftersom vår närvaro under Almedalsveckan måste kunna ses som en gemensam angelägenhet för Rotary Sverige, initierades en projektorganisation där alla distrikt i Sverige erbjöds möjlighet att delta. Distrikt 2370 ordnade med projektledning och projektorganisation. SRS svarade för ekonomihanteringen. Medlemsservice Medlemsservice inom SRS har bedrivits under samma förutsättningar som förgående verksamhetsår, d v s med Bo Olsén som ansvarig och med Kent Vesterberg som resurs. Verksamheten har finansierats för Bo Olséns del med bidrag från Arbetsförmedlingen, och Kent Vesterberg, som arvoderats från SRS. Verksamheten har bedrivits i hyrt kontor i Limhamn. Arbetsförmedlingens engagemang i dess nuvarande form upphör i anslutning till verksamhetsårets slut, bl a orsakat av ändrade förutsättningar för bidrag. Kent Vesterberg har valt att avsluta sitt arvoderade uppdrag den 30 juni 2016. Medlemsservice tog under året emot ca 1100 telefonsamtal och 4800 ärenden hanterades i Rotarys ärendehanteringssystem. Ärendehanteringssystemet fångar upp alla epostmeddelanden till medlemsservice@rotary.se, webmaster@rotary.se, support@rotary.se samt funktionsadresser till distriktens IT-samordnare. Medlemsservice tillhandahöll varor för klubbarna och distrikten. Under 2015-2016 kom det in ca 130 beställningar till ett värde av ca 50 kkr som packades skickades och fakturerades. Under året har Medlemsservice haft kontakt med våra sk Vendors och succesivt utökat deras utbud av varor till Rotary. Man har också varit behjälpliga att ta fram original till diverse trycksaker och till ett 30 tal klubbar som ville ha nya standar till sina klubbar. Medlemsservice har fungerat som redaktör/webmaster för vår Svenska sida www.rotary.se, samt deltagit vid rättningar och felhanteringar som funnits i medlemsdatabasen. SRS Verksamhetsberättelse 2015-2016 Sidan 6
Information om ekonomin Ekonomisk redovisning Flerårsöversikt (tkr) 2015/16 2014/15 2013/14 2012/13 Nettoomsättning 906 1 689 1 253 1 609 Resultat efter finansiella poster -27 76-77 117 Balansomslutning 838 626 639 860 Eget kapital 530 557 481 557 Förslag till vinstdisposition Styrelsen för år 2015/2016 föreslår att till förfogande stående vinstmedel (kronor): balanserad vinst 436 644 årets förlust -26 864 409 780 disponeras så att i ny räkning överförs 409 780 Föreningens resultat och ställning i övrigt framgår av efterföljande resultat- och balansräkning med tilläggsupplysningar. SRS Verksamhetsberättelse 2015-2016 Sidan 7
Resultaträkning Not 2015-07-01-2016-06-30 2014-07-01-2015-06-30 Nettoomsättning 906 207 1 689 182 Övriga rörelseintäkter 53 685 54 900 959 892 1 744 082 Rörelsens kostnader Handelsvaror -389 219-1 196 005 Övriga externa kostnader -598 413-480 013 Personalkostnader 1 0 0 Avskrivningar och nedskrivningar av materiella och immateriella anläggningstillgångar 2 0 0-987 632-1 676 018 Rörelseresultat -27 740 68 064 Resultat från finansiella poster Finansiella intäkter och kostnader 876 7 735 Resultat före skatt -26 864 75 799 Årets resultat -26 864 75 799 SRS Verksamhetsberättelse 2015-2016 Sidan 8
Balansräkning Not 2016-06-30 2015-06-30 TILLGÅNGAR Finansiella anläggningstillgångar Värdepappersinnehav 3 500 000 500 000 Kortfristiga fordringar Kundfordringar 2 857 3 869 Övriga fordringar 13 690 30 798 Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter 23 336 21 801 39 883 56 468 Kassa och bank 298 401 69 134 Summa omsättningstillgångar 338 284 125 602 SUMMA TILLGÅNGAR 838 284 625 602 EGET KAPITAL OCH SKULDER Eget kapital 4 Bundet eget kapital Reservfond 120 000 120 000 Fritt eget kapital Balanserad vinst eller förlust 436 644 360 845 Årets resultat -26 864 75 799 409 780 436 644 Summa eget kapital 529 780 556 644 Kortfristiga skulder Leverantörsskulder 242 378 22 008 Övriga skulder 41 126 19 070 Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter 25 000 27 880 Summa kortfristiga skulder 308 504 68 958 SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER 838 284 625 602 SRS Verksamhetsberättelse 2015-2016 Sidan 9
Säkerheter och ansvarsförbindelser 2016-06-30 2015-06-30 Ställda säkerheter Inga Inga Ansvarsförbindelser Inga Inga Tilläggsupplysningar Redovisnings- och värderingsprinciper Allmänna upplysningar Årsredovisningen har upprättats i enlighet med årsredovisningslagen och Bokföringsnämndens allmänna råd. Fordringar har upptagits till de belopp varmed de beräknas inflyta. Övriga tillgångar och skulder har upptagits till anskaffningsvärden där inget annat anges. Intäktsredovisning Intäkter har tagits upp till verkligt värde av vad som erhållits eller kommer att erhållas och redovisas i den omfattning det är sannolikt att de ekonomiska fördelarna kommer att tillgodogöras bolaget och intäkterna kan beräknas på ett tillförlitligt sätt. Vid försäljning av varor redovisas normalt inkomsten som intäkt när de väsentliga förmåner och risker som är förknippade med ägandet av varan har överförts från företaget till köparen. Anläggningstillgångar Immateriella och materiella anläggningstillgångar redovisas till anskaffningsvärde minskat med ackumulerade avskrivningar enligt plan och eventuella nedskrivningar. Avskrivning sker linjärt över den förväntade nyttjandeperioden med hänsyn till väsentligt restvärde. Följande avskrivningsprocent tillämpas: Inventarier och datorer 20 Placeringar i värdepapper som är anskaffade med avsikt att innehas långsiktigt har redovisats till sina anskaffningsvärden. På balansdagen görs bedömning om eventuellt nedskrivningsbehov. SRS Verksamhetsberättelse 2015-2016 Sidan 10
Noter Not 1 Anställda och personalkostnader Föreningen har inte haft några anställda och några löner har ej utbetalats. Not 2 Avskrivningar och nedskrivningar Föreningen har inga anläggningstillgångar. Not 3 Värdepappersinnehav 2016-06-30 2015-06-30 Ingående anskaffningsvärde 500 000 0 Anskaffning 2014/2015 0 500 000 Utgående ackumulerade anskaffningsvärden 500 000 500 000 Utgående redovisat värde 500 000 500 000 Marknadsvärde bokslutsdagen: 501 473 SEK Not 4 Förändring av eget kapital Reservfond Balans. resultat Årets resultat Belopp vid årets ingång 120 000 360 845 75 799 Föregående års resultat 75 799-75 799 Årets resultat -26 864 Belopp vid årets utgång 120 000 436 644-26 864 SRS Verksamhetsberättelse 2015-2016 Sidan 11
Undertecknade, SRS styrelse 2015-2016, försäkrar härmed att årsredovisningen har upprättats i enlighet med årsredovisningslagen och god redovisningssed, att aktuella redovisningsnormer har tillämpats och att lämnade uppgifter stämmer med faktiska förhållanden. Stockholm den 6 oktober 2016 Ulf Andersson Ulf Andersson, DG 2360 Ordförande Lillemor Karlström har valt att inte underteckna verksamhetsberättelsen i enlighet med den motivering som finns i Bilaga 1 Lillemor Karlström, DG 2320 Göran Samuelsson Göran Samuelsson, DG 2340 Christer Harplinger Christer Harplinger, DG 2400 Skattmästare Suzan Stenberg Suzan Stenberg, DG 2330 Carin Johannesson har valt att inte underteckna verksamhetsberättelsen enligt motivering i Bilaga 1 Carin Johannesson, DG 2350 Pakizeh Holvander Pakizeh Holvander, DG 2370 Nils-Fredrik Salén Nils-Fredrik Salén, DG 2380 Viveca Serder Viveca Serder, DG 2390 Monica Bengtsson Monica Bengtsson, DG 2410 Revisorspåteckning Vår revisionsberättelse har lämnats den 22 oktober 2016 Christina Kennethsson Christina Kennethsson Auktoriserad revisor Marianne Waplan Marianne Waplan Lekmannarevisor SRS Verksamhetsberättelse 2015-2016 Sidan 12
SRS Verksamhetsberättelse 2015-2016 Sidan 13
BILAGA 1 SRS Verksamhetsberättelse 2015-2016 Sidan 14