Nr 342/2004 Kommunal författningssamling för Staden Jakobstad ------------------------------------------------------------------------------------ - ARBETSORDNING FÖR STADSFULLMÄKTIGE I JAKOBSTAD Godkänd av stadsfullmäktige 18.2.1997 Ändring 9, stfm 25.1.2000 Tillägg 16 a, stfm 18.4.2000 Ändringar i stfm 17.2.2004 9 KAPITEL 1 SAMMANTRÄDEN OCH ÄRENDENAS BEHANDLING 1 Val av ordförande och viceordförande Stadsfullmäktige väljer inom sig för en mandatperiod, som fastställs av stadsfullmäktige ordförande samt I, II och III viceordförande. Om val av fullmäktiges ordförande och viceordförande stadgas i kommunallagen. 2 Kallelse till sammanträde Kallelse till fullmäktiges första sammanträde under mandatperioden utfärdas av stadsstyrelsens ordförande. Föreskrifter om vem som utfärdar kallelse till sammanträde, kallelsens innehåll och kallelsetiden finns i kommunallagen. Tid och plats för sammanträde skall minst fyra dagar före sammanträdet meddelas genom anslag på den officiella anslagstavlan och genom annons i de tidningar som fullmäktige bestämmer. 3 Konstaterande av fullmäktiges beslutförhet De närvarande fullmäktigeledamöterna och ersättarna konstateras genom att de anmäler sig med hjälp av röstningsapparaten eller genom namnupprop.
2 Därefter skall ordföranden konstatera, huruvida fullmäktige är lagligen sammankallade och beslutföra. 4 Fullmäktig som infinner sig senare till sammanträde och avlägsnar sig under sammanträde 5 Sittordning 6 Föredragningslista 7 Behandlingsordning Fullmäktig, som inte är närvarande vid sammanträdets början, antecknas i protokollet som frånvarande. Infinner fullmäktig sig senare till sammanträde eller avlägsnar sig fullmäktig under pågående sammanträde, skall han/hon anmäla sig till ordföranden. Som närvarande anses de fullmäktige, som enligt protokollet infunnit sig vid sammanträdet och inte meddelat att de avlägsnar sig från detta eller som av fullmäktige inte på annat sätt konstaterats vara frånvarande. Då det för konstaterande av de närvarande är nödvändigt kan ordföranden förordna om ny anmälan eller nytt namnupprop också under pågående sammanträde. Fullmäktige sitter vid sammanträde gruppvis enligt ordförandens anvisningar. Gruppens inre sittordning bestäms av fullmäktigegruppen. För varje sammanträde uppgörs föredragningslista över de ärenden som skall behandlas av fullmäktige. Föredragningslistan skall innehålla en redogörelse för ärendena med nödvändiga bilagor samt stadsstyrelsens och av fullmäktige eventuellt tillsatt utskotts förslag till fullmäktiges beslut. Föredragningslistan jämte bilagor skall, om särskilda skäl inte utgör hinder, utdelas till fullmäktige och stadsstyrelsemedlemmarna samt stadsdirektören minst sju dagar före fullmäktiges sammanträde. Fullmäktiges föredragningslista uppgörs på svenska och finska. Föredragningslistans bilagor uppgörs på båda språken. Ärendena föredras för fullmäktige i den ordning ordföranden bestämmer. Till grund för behandlingen läggs stadsstyrelsens förslag eller, då ett särskilt utskott har tillsatts för granskning av förvaltningen, utskottets förslag. Om ett ärende är brådskande, kan fullmäktige besluta att ta upp ärendet till behandling trots att det inte har nämnts i kallelsen till sammanträde. Stadsfullmäktige kan enhälligt besluta uppta ärende till behandling, utan att stadsstyrelsen berett ärendet. Har stadsstyrelsen, innan fullmäktige fattat beslut i ärende som är upptaget på föredragningslistan, återtagit sitt förslag, skall ärendet avföras från föredragnings-
3 listan. I övriga fall beslutar fullmäktiges ordförande om avförande av ärende från föredragningslistan. 8 Anföranden Sedan diskussion utlysts i ärende kan fullmäktig begära ordet med hjälp av röstningsapparaten eller på annat tydligt sätt. Fullmäktig kan tidigast femton minuter före sammanträdets början skriftligt anhålla om ordet i ett visst ärende. Anhållan inlämnas till stadsfullmäktiges sekreterare av vederbörande fullmäktig personligen och den som på detta sätt anhållit om ordet erhåller det före dem, som på annat sätt anhållit om ordet. Ordet fördelas i den ordning anmälningarna inlämnats. Har stadsstyrelsens ordförande eller stadsdirektören begärt ordet, skall han/hon erhålla det före andra. Önskar fullmäktig svara på anförande och har han/hon anhållit om detta antingen under ifrågavarande anförande eller omedelbart efter detsamma avslutats, kan ordföranden berättiga honom/henne att hålla ett högst två minuter långt anförande, som hålls från ledamotens egen plats, före de talare, som tidigare begärt ordet. I ett dylikt replikanförande får inte framföras annat än förklaringar och rättelser med anledning av det andra anförandet eller bemötande av däri gjort påstående. I särskilda fall kan ordföranden, med avvikelse från vad i denna paragraf är föreskrivet, i början av ett ärendes behandling ge ordet åt en företrädare för varje fullmäktigegrupp i den ordning gruppernas storlek förutsätter. 9 Hur anföranden skall hållas Den som fått ordet, skall tala från i sessionssalen för ändamålet uppställd talarstol om ordföranden inte annorlunda bestämmer. Talare skall hålla sig till det ärende som behandlas, och en enskild fullmäktigeledamots anförande får vara högst 10 minuter långt. För fullmäktigegruppernas gruppanförande gäller inte nämnda tidsbegränsning. Om talare avviker från det ärende som behandlas, skall ordföranden uppmana honom/henne att återgå till detsamma. Om talarens anförande överskrider den härför tillåtna tiden, skall ordföranden avbryta anförandet. Om talaren uppför sig otillbörligt, har ordföranden rätt att utfärda varning. Om talaren inte låter tillrättavisa sig av varningen, har ordföranden rätt att bestämma att han/hon skall avlägsnas. Utöver ordföranden har ingen rätt att avbryta talare. Ordföranden får, efter att ha utfärdat varning, bestämma att person som uppför sig otillbörligt skall avlägsnas. Uppstår oordning som ordföranden ej kan bemästra, skall han/hon avbryta eller avsluta sammanträdet.
10 Avbrytande av behandlingen 4 11 Skriftligt förslag Framställs under diskussionen förslag om att ärende skall bordläggas eller annat förslag, vars godkännande skulle avbryta sakbehandlingen av ärendet, och förslaget understötts, skall de följande talarna inskränka sina uttalanden till detta förslag, och om detta skall beslutas, innan vidare diskussion i själva saken tillåts. Godkänns förslaget, skall ordföranden avbryta sakbehandlingen; förkastas förslaget, fortsätter behandlingen. Ärende som första gången föredras för fullmäktige, skall bordläggas till följande sammanträde, om minst åtta av fullmäktiges närvarande medlemmar därom anhåller. Med undantag från bestämmelserna i 9 får understöd för bordläggning avges muntligen från sittplatsen. I övriga fall besluts om ärendets bordläggning med enkel majoritet. Bordläggs ärende, eller företas i 2 mom. avsedd omröstning, skall dessförinnan framställda förslag, som avviker från stadsstyrelsens eller eventuellt tillsatt utskotts förslag, förnyas vid ärendets fortsatta behandling om förslagsställaren önskar vidmakthålla sitt förslag. Under pågående diskussion framställt förslag, som berör annat än bordläggning, återförvisning av ärende eller förkastande, skall framföras skriftligt, om ordföranden så yrkar. 12 Förslag som förfaller 12 a Omröstningssätt Förslag, som inte fått understöd eller som framställts alternativt liksom också förslag som ordförande konstaterat att faller utom ramen för det ärende som behandlas, upptas inte till omröstning. Om förslag som ligger till grund för behandlingen skall dock röstas även om detta inte blivit understött. Omröstning sker med röstningsapparat eller om ordförande så anser genom namnupprop. 13 Omröstningsproposition Om flera förslag skall upptas till omröstning, förelägger ordföranden fullmäktige för godkännande omröstningssättet och en omröstningsproposition, vid vars uppgörande bör beaktas, att 1. då ärendet inte gäller beviljande av anslag upptas först till omröstning de två förslag, som mest avviker från det till grund för behandlingen lagda förslaget; det segrande förslaget ställes därefter mot det kvarvarande förslag, som mest avviker från det till grund för behandlingen lagda förslaget, och så fortsätts, tills ett slutligt motförslag till det till grund för behandlingen lagda förslaget föreligger; dock med beaktande av att om till omröstning skall upptas förslag som betyder totalt förkastande av det till grund för behandlingen lagda
14 Uttalande 15 Hemställningskläm 16 Frågetimme 16 a 5 förslaget, skall sagda förslag som sista upptas till omröstning mot det förslag, som bland de övriga förslagen utgått som segrare; 2. då ärendet gäller beviljande av anslag, röstas först om godkännande eller förkastande av det förslag, som avser det största beloppet, och sålunda fortsätts enligt förslagens storleksordning tills något förslag fått majoritet för godkännande; varefter förslag till lägre anslag icke upptages till omröstning; 3. då förslaget är sådant, att dess godkännande eller förkastande inte är beroende av andra förslag, skall om dess godkännande eller förkastande röstas separat. Då beslut fattats i ärende, som förelagts fullmäktige för handläggning, kan fullmäktige till stadsstyrelsen rikta ett uttalande, som bör ansluta sig till det handlagda ärendet. Då beslut fattats i ärende, som förelagts fullmäktige för handläggning, kan fullmäktige till stadsstyrelsen rikta en kläm, som bör ansluta sig till det handlagda ärendet och som inte får strida mot fullmäktiges beslut eller ändra och utvidga detta. För behandling av frågor framställda av fullmäktigeledamöter anordnas frågetimmar. Frågetimme kan ordnas antingen i anslutning till ett ordinarie sammanträde eller som ett särskilt sammanträde. Frågan skall i kort, skriftlig form tillställas stadskansliets registratorskontor. Fullmäktiges ordförande gör en sammanställning av de frågor som skall besvaras vid frågetimmen. Stadsstyrelsens ordförande och stadsdirektören bestämmer vem som skall besvara frågan. I anslutning till svaret kan hållas diskussion. Fullmäktige underrättas skriftligt om frågetimmarna. Frågetimme är offentlig. Stadsstyrelsens ordförande kan vid en tidpunkt som denna avtalat med stadsfullmäktiges ordförande ge en upplysning i en angelägenhet som hör till stadsstyrelsens behörighetsområde. Upplysningen kan också ges av någon annan person som stadsstyrelsens ordförande därtill förordnat. Stadsfullmäktiges ordförande ger ordet efter prövning utan hinder av 7 och 8. Då ordförande anser att saken har diskuterats tillräckligt, förklaras diskussionen avslutad. Stadsfullmäktige fattar inte beslut med anledning av en upplysning.
6 17 Skriftligt spörsmål 18 Motion Fullmäktigeledamot eller fullmäktigeledamöter kan till stadsstyrelsen ställa skriftligt spörsmål i ett ärende som berör stadens förvaltning. Spörsmålet skall inlämnas till stadskansliets registratur. Stadsstyrelsen skall avge sitt svar på spörsmålet senast vid det första fullmäktigesammanträde, som hålls sedan 3 veckor förflutit från det spörsmålet ställts, eller i annat fall vid detta sammanträde meddela orsaken till att svar inte kunnat avges. Spörsmålet och det avgivna svaret eller sagda meddelande delas ut fullmäktigeledamöterna till kännedom. Fullmäktigegrupp eller fullmäktigeledamöter kan, i skriftlig form, avfatta motioner i ärenden rörande stadens förvaltning och inlämna dessa till fullmäktiges sekreterare. Motioner upptas dock inte omedelbart till avgörande, utan översändes till stadsstyrelsen för beredning. Stadsstyrelsen skall årligen inom mars månad till fullmäktige inlämna en förteckning över de motioner, som fullmäktige inte slutligt behandlat före utgången av föregående år. Stadsstyrelsen skall samtidigt meddela, vilka åtgärder som vidtagits med anledning av dessa motioner. Fullmäktige beslutar om en motion som finns upptagen på listan skall förfalla eller fortsättningsvis beredas. Om fullmäktigebeslutet innebär fortsatt beredning, fastställer fullmäktige en fataljetid, inom vilken motionen skall behandlas i fullmäktige. Fullmäktige bör ha tagit ställning till alla inlämnade motioner före utgången av sin mandatperiod. Under mandatperiodens tre sista månader kan motioner inte inlämnas. 19 Medborgarinitiativ Om medborgarinitiativ, som berör stadsfullmäktiges kompetensområde, bör meddelas stadsfullmäktige vid följande sammanträde. 20 Handlingsprogram Stadsstyrelsen bör ha ett av stadsfullmäktige godkänt handlingsprogram. 21 Stadsstyrelsens förtroende Stadsstyrelsen skall åtnjuta stadsfullmäktiges förtroende. 22 Konstaterande av förtroende
7 Det förtroende som stadsstyrelsen skall åtnjuta, konstateras genom en förtroendefråga till fullmäktige. Denna anhängiggörs i fullmäktige genom en skrivelse riktad till fullmäktige. Skrivelsen skall lämnas till stadskansliets registratur minst åtta dagar före fullmäktiges sammanträde. I annat fall behandlas den vid därnäst följande sammanträde. Skrivelsen skall vara undertecknad av minst tio fullmäktigeledamöter. 23 Förfarande vid förtroendeomröstning Vid förtroendeomröstning konstaterar man om stadsstyrelsen åtnjuter fullmäktiges förtroende. Behandlingen inleds genom att fullmäktiges sekreterare läser upp förtroendefrågan vid det sammanträde där den skall behandlas. Förtroendeomröstningen kan föregås av en debatt. Förtroendedebatten inleds med att stadsstyrelsens ordförande eller annan av stadsstyrelsen utsedd styrelsemedlem ger stadsstyrelsens svar på förtroendefrågan. Efter det att stadsstyrelsens inlägg hållits har förtroendefrågans första undertecknare rätt att erhålla ordet. Därefter har fullmäktigegrupperna rätt att anföra sina åsikter om förtroendefrågan i fullmäktigegruppernas storleksordning. Sist har samtliga fullmäktigemedlemmar rätt att framföra sina åsikter om förtroendefrågan i den ordning de har begärt ordet. Sedan alla, som velat yttra sig under förtroendedebatten, har uttalat sig, skall fullmäktiges ordförande förklara diskussionen avslutad. 24 Förtroendeomröstning Sedan fullmäktiges ordförande har förklarat förtroendedebatten avslutad, skall han/hon föreslå omröstningsalternativ. Förtroendedebatten skall slutbehandlas vid ett och samma fullmäktigesammanträde. Förtroendefrågan kan inte remitteras eller bordläggas. Om flera förtroendefrågor inlämnats, upptas envar av dessa till förtroendeomröstning i den ordning stadsfullmäktiges ordförande bestämmer. Fullmäktiges ordförande skall föreslå, att de som anser att stadsstyrelsen åtnjuter fullmäktiges förtroende skall rösta "ja" och de som anser att stadsstyrelsen inte åtnjuter fullmäktiges förtroende skall rösta "nej". Om ja-rösterna vinner skall den valda stadsstyrelsen fortsätta sin verksamhet. Om nej-rösterna vinner skall stadsstyrelsen fortsätta sin verksamhet tills ny har blivit vald. KAPITEL 2 VAL
8 A. Majoritetsval 25 Valbiträden 26 Röstsedel 27 Röstningsordning B. Proportionella val 28 Valnämnd Då majoritetsval förrättas med slutna sedlar skall fullmäktiges ordförande kalla minst två fullmäktige att biträda vid valförrättningen och fungera som rösträknare. Röstsedel som används vid val skall vara hopvikt så, att innehållet inte är synligt. Röstsedel som upptar obehöriga namnteckningar eller andra anteckningar kasseras. Röstsedlarna avlämnas till fullmäktiges ordförande i den ordning som namnuppropet förutsätter. För förrättande av proportionella val utser fullmäktige inom sig och för sin mandattid en valnämnd bestående av fem ordinarie medlemmar och lika många personliga ersättare. Fullmäktige förordnar en av de till valnämnden valda till ordförande och en till viceordförande med iakttagande av samma förfarande som vid val av fullmäktiges ordförande och viceordförande. Såsom valnämndens sekreterare fungerar fullmäktiges sekreterare, såvida fullmäktige inte annorlunda bestämmer. Nämnden kan som hjälp tillkalla sakkunniga. 29 Inlämnande av kandidatlistor och namnupprop för valförrättning Fullmäktige bestämmer den tidpunkt då kandidatlistorna senast skall inlämnas till fullmäktiges ordförande och då namnupprop för valförrättning skall börja. 30 Kandidatlistas innehåll Kandidatlista får uppta namnen på högst så många kandidater, som motsvarar antalet medlemmar och ersättare som skall utses vid valet. I kandidatlistans rubrik skall anges vid vilket val listan skall användas. Kandidatlista skall vara undertecknad. Den första undertecknaren fungerar som ombudsman för listan och inlämnar den till fullmäktiges ordförande samt är berättigad att däri göra i 31 avsedda rättelser. 31 Granskning och rättande av kandidatlistor
9 Sedan terminen för inlämnande av kandidatlistorna har utgått överlämnar fullmäktiges ordförande listorna till valnämnden, som prövar kandidaternas valbarhet och granskar om kandidatlistorna i övrigt är behörigen uppgjorda. Påvisas felaktighet i kandidatlista, bereds ombudet tillfälle att inom av valnämnden utsatt tid göra rättelse. 32 Sammanställning av kandidatlistorna 33 Valförrättning Sedan de ovan i 31 avsedda rättelserna gjorts uppgör valnämnden en sammanställning av de godkända kandidatlistorna, i vilken för varje kandidatlista antecknas ett ordningsnummer. Sammanställningen av kandidatlistorna skall framläggas till påseende i fullmäktiges sessionssal. Namnupprop för valet får inte verkställas förrän minst en kvarts timme förflutit från det sammanställningen framlagts till påseende. I den ordning namnuppropet förutsätter skall varje fullmäktig till fullmäktiges ordförande avlämna en röstsedel, där han/hon antecknat numret på den kandidatlista på vilken han/hon röstar. 34 Konstaterande av valresultatet Efter namnuppropet överlämnar fullmäktiges ordförande röstsedlarna till valnämnden, som granskar deras giltighet och uträknar valresultatet genom att i tillämpliga delar iaktta vad som stadgas om kommunala val. Sedan valresultatet konstaterats tillkännager valnämnden resultatet skriftligt för fullmäktiges ordförande, som avkunnar resultatet för fullmäktige. I val avgivna röstsedlar skall förvaras, tills beslutet i det val där de använts har vunnit laga kraft Det samma gäller lottsedlar som använts vid lottning. Om val har förrättats med slutna sedlar, skall de förvaras i slutet konvolut. KAPITEL 3 UTSKOTT 35 Tillsättande av utskott Fullmäktige kan inom sig utse tillfälliga utskott för att utreda och ge utlåtande över ärende, som fullmäktige vid utseende av utskottet fastställer. Då fullmäktige tillsätter ett sådant utskott, skall fullmäktige samtidigt utse ordförande för utskottet. KAPITEL 4 FULLMÄKTIGEGRUPPER 36 Bildande av fullmäktigegrupp Fullmäktiges medlemmar kan för sitt arbete i fullmäktige bilda fullmäktigegrupper. Även ersättare, som i stället för fullmäktig deltar i behandlingen av ett ärende, kan tillhöra fullmäktigegrupp.
10 Angående bildande av fullmäktigegrupp samt dess namn, ordförande och övriga nödiga funktionärer skall fullmäktige tillställas ett skriftligt meddelande, som skall undertecknas av alla medlemmar i gruppen. Fullmäktigegrupp kan bildas av en enda fullmäktig. 37 Ändringar i fullmäktigegrupps sammansättning Om utträde ur eller anslutning till fullmäktigegrupp skall fullmäktig skriftligen meddela fullmäktige. Till anslutningsanmälan skall fogas vederbörande grupps skriftliga godkännande. Har fullmäktig uteslutits från fullmäktigegrupp, skall gruppen skriftligen meddela härom till fullmäktige. 38 Kallelse till sammanträde och sammanträdesutrymmen Stadskansliet anvisar utan ersättning de utrymmen som erfordras för fullmäktigegruppernas sammanträden. Kallelse till gruppsammanträde kan sändas i samband med kallelse till fullmäktiges sammanträde. 39 Fullmäktigegrupps uppgifter vid inkallande av ersättare Fullmäktigegruppen meddelar stadsfullmäktiges sekreterare om fullmäktig som har förfall. Sekreteraren inkallar den i ordningen riktiga ersättaren till mötet. 40 Förteckning över fullmäktigegrupperna Stadskansliet skall på basen av fullmäktigegruppernas meddelanden till fullmäktige föra en tidsenlig förteckning över fullmäktigegrupperna, deras medlemmar och gruppernas funktionärer. KAPITEL 5 PROTOKOLL OCH EXPEDITIONER 41 Protokollets innehåll I fullmäktiges protokoll skall antecknas: 1. de fullmäktige, som närvarit vid sammanträdet, liksom även de fullmäktige, som varit frånvarande eller avlägsnat sig från sammanträdet, sammanträdets ordförande och, om både fullmäktiges ordförande och viceordförande har lett ordet vid sammanträdet, vid vilka ärendens behandling envar av dem har fungerat som ordförande, samt de närvarande medlemmar av stadsstyrelsen, som inte är fullmäktigemedlemmar, stadsdirektören, stadsfullmäktiges tolkar och vaktmästare, de sakkunniga som kallats till sammanträdet samt protokollföraren, 2. konstaterande av sammanträdets lagliga sammankallande och beslutförhet,
3. sättet för justering av protokollet och, om protokolljusterare har valts, deras namn, samt 4. för varje ärende särskilt a. redogörelse för ärendets art och eventuell tidigare handläggning eller hänvisning till de handlingar som fogats till protokollet, b. fullmäktige som befunnits jäviga, c. framställda förslag, deras understöd eller eventuella förfallande, omröstningsordningen jämte omröstningsförfarande, omröstningar och beslut, med angivande av avgivna röstetal, såvida omröstningen skett genom röstningsapparat eller genom namnupprop eller rösterna eljest räknats, samt d. avvikande mening som eventuellt anmälts i fråga om beslutet. Omröstningsförteckningen skall fogas till protokollet. Protokollet skall uppgöras på svenska och finska. 42 Justering av protokollet 43 Protokollförare Fullmäktiges protokoll justeras av två för varje gång härför utsedda fullmäktige, såvida fullmäktige icke i fråga om ett visst ärende beslutat, att protokollet skall justeras på annat sätt. Vid fullmäktiges och dess utskotts sammanträden föres protokollet av stadssekreteraren, såvida fullmäktige inte annorlunda förordnar. 44 Fullmäktiges kansligöromål Fullmäktiges kansligöromål handhas av stadskansliet. 11