Åtgärda en faktura När du har fakturor hos dig för åtgärd ser du det genom att klicka på menyn Under Uppgifter arbetsflöde visas de antal fakturor som finns för behandling. Antalet fakturor framgår inom parentes efter rubriken. Om det inte visas någon parentes, betyder det ändå att det finns en (1) faktura att behandla (har du inga fakturor kommer ordet Granskare inte att vara synligt). Klicka på för att komma till listan med de fakturor som finns för behandling. Följande bild kommer upp: När en faktura har förfallit visas en röd triangel med utropstecken kommentar till fakturan visas en pratbubbla. och när det finns en 1
Öppna fakturadetaljer Klicka på den faktura som ska behandlas. Fakturadetaljerna blir synliga i olika fält och vissa fält ska du själv fylla i eller ändra, enligt följande: - Information leverantörsfaktura Här framgår fakturans uppgifter. - Logg arbetsflöde Här framgår vem eller vilka som haft fakturan före, när de haft fakturan samt eventuella kommentarer. - Skriv in kommentar Här kan du ange en kommentar som kommande användare i flödet kan se. Dessa kommentarer sparas i systemet tillsammans med fakturauppgifterna. Du kan även använda knappen för att kopiera kommentaren om flera konteringsrader på samma faktura ska ha identisk kommentar. Långa kommentarer kan göra att EFHwebben kraschar när man sparar vald åtgärd. - Detaljer leverantörsfaktura 2
Här framgår konteringen. För att ändra något fält på raden ska raden först markeras ljusgrön. Genom att klicka på som finns bredvid varje ruta, har du möjlighet att söka efter konton, org.enheter etc. Du använder dig av tabb -tangenten för att flytta dig mellan fälten. Konteringens fält är dessutom försedda med type ahead, vilket innebär att du får förslag på möjliga värden om du anger en eller flera siffror. Titta på fakturabilden - Om fakturan är skannad kan du klicka på fakturabilden så visas den i ett separat fönster från vilket du kan zooma, skriva ut och spara ner bilden. - Om fakturan är en e-faktura klickar man på någon av rutorna ovanför fakturabilden så visas den i ett separat fönster från vilket du bl.a. kan skriva ut. 3
Åtgärdsknappar För att skicka en faktura vidare i systemet måste den markeras med en åtgärd. Följande åtgärder finns i avancerat läge. Ta bort Vidarebefordra Används när en faktura har delats upp på flera rader och du vill ångra en sådan rad. Markera raden med ett kryss i ruta och klicka sedan på Ta bort Används när fakturan ska skickas till annan användare/beställare eller tillbaka till din produktionsekonom. Dela upp raden Delar upp raden och beloppet till flera konteringsrader om kostnaden t. ex. ska delas mellan olika projekt. Parkera Avvisa Godkänna Ångra Används när du vill behålla fakturaraden i din Uppgiftslista. Åtgärden kräver att en kommentar anges och fakturan markeras med en stopphand som symbol. Fakturan skickas tillbaka till ankomstregistreringen, dvs. till ekonomiavdelningen. Åtgärden kräver att en kommentar anges. Skickar fakturan vidare i flödet. Används när du vill ångra en åtgärd, statusen återställs. När en åtgärd valts blir raden markerad med vald åtgärd i kolumnen för Status. Avsluta med att välja. Nu går fakturan vidare i flödet. OBS! När fakturan består av flera rader måste alla raderna konteras. När fakturan inkl. konteringsraderna är klara klickar du i markerad ruta för att få en bock på längst till vänster på raderna. Trycker därefter på Godkänn och Spara. 4