Processkartläggning av begravningsverksamheten
1 Syfte... 4 2 Definitioner och förkortningar... 4 3 Processer... 5 4 Process 1 Hantera gravrätt... 5 4.1 Processbeskrivning... 5 4.2 Input... 5 4.3 Processflöde... 6 4.4 Output... 6 4.5 Aktivitet Förelägga dödsbo anmälan av gravrättsinnehavare... 6 4.6 Aktivitet Hantera anmälan... 6 4.7 Aktivitet Utfärda gravbrev... 6 4.8 Aktivitet Hantera ansökan om gravanordning... 7 4.9 Aktivitet Hantera ansökan om rättelse i gravbok... 7 4.10 Aktivitet Överlåta... 8 4.11 Aktivitet Förlänga... 8 4.12 Aktivitet Förnya... 9 4.13 Aktivitet Hantera gravrättens upphörande... 9 4.14 Handlingstyper som hanteras i processen Hantera gravrätt... 9 5 Processen 2 Begrava... 10 5.1 Processbeskrivning... 10 5.2 Input... 10 5.3 Processflöde... 10 5.4 Output... 10 5.5 Aktivitet Kontrollera folkbokföring och pröva om tjänster kan utföras... 10 5.6 Aktivitet Ta emot och förvara stoft... 10 5.7 Aktivitet Kräva att tillstånd finns från Skatteverket... 11 5.8 Aktivitet Upplåta ceremonilokal... 11 5.9 Aktivitet Hantera beställning av kremering... 11 5.10 Aktivitet Kremera... 12 5.11 Aktivitet Förvara aska... 12 5.12 Aktivitet Lämna ut aska... 12 5.13 Aktivitet Förbereda för gravsättning... 13 5.14 Aktivitet Gravsätta... 13 5.15 Handlingstyper som hanteras i processen Begrava... 13 6 Processen 3 Medla... 14 6.1 Processbeskrivning... 14 6.2 Input... 14 6.3 Processflöde... 14 6.4 Output... 14 1
6.5 Aktivitet Ge efterlevande information om medling... 14 6.6 Aktivitet Förbereda medling... 15 6.7 Aktivitet Genomföra medling... 15 6.8 Aktivitet Yttra sig till länsstyrelsen... 15 6.9 Aktivitet Ta emot beslut från länsstyrelsen... 15 6.10 Aktivitet Fastställa överenskommelse... 16 6.11 Handlingstyper som hanteras i processen Medla... 16 7 Process 4 Hantera flyttningsärenden... 16 7.1 Processbeskrivning... 16 7.2 Input... 17 7.3 Processflöde... 17 7.4 Output... 17 7.5 Aktivitet Hantera ansökan om flytt... 17 7.6 Aktivitet Verkställa flytt... 17 7.7 Aktivitet Avslå flytt... 18 7.8 Handlingstyper som hanteras i processen Hantera flyttningsärende... 18 8 Process 5 Ta fram förslag till begravningsavgift... 18 8.1 Processbeskrivning... 18 8.2 Input... 18 8.3 Processflöde... 18 8.4 Output... 19 8.5 Aktivitet Budgetera kostnader och intäkter... 19 8.6 Aktivitet Bereda och besluta om förslag till avgiftssats... 19 8.7 Aktivitet Skicka förslag till begravningsavgift... 19 8.8 Handlingstyper som hanteras i processen Ta fram förslag till begravningsavgift... 20 9 Process 6 Anlägga begravningsplats... 20 9.1 Processbeskrivning... 20 9.2 Input... 20 9.3 Processflöde... 20 9.4 Output... 20 9.5 Aktivitet Utreda... 20 9.6 Aktivitet Samråda... 21 9.7 Aktivitet Projektera... 21 9.8 Aktivitet Säkerställa tillstånd... 22 9.9 Aktivitet Bygga begravningsplats... 22 9.10 Handlingstyper som hanteras i processen Anlägga begravningsplats... 22 10 Process 7 Hålla begravningsplats... 22 10.1 Processbeskrivning... 23 10.2 Input... 23 2
10.3 Processflöde... 23 10.4 Output... 23 10.5 Aktivitet Planera skötsel... 23 10.6 Aktivitet Genomföra drift- och underhållsåtgärder... 23 10.7 Handlingstyper som hanteras i processen Hålla begravningsplats... 24 11 Process 8 Anlägga krematorium... 24 11.1 Processbeskrivning... 24 11.2 Input... 24 11.3 Processflöde... 24 11.4 Output... 24 11.5 Aktivitet Utreda... 24 11.6 Aktivitet Samråda... 25 11.7 Aktivitet Söka miljötillstånd... 25 11.8 Aktivitet Projektera... 25 11.9 Aktivitet Säkerställa tillstånd... 26 11.10 Aktivitet Bygga krematorium... 26 11.11 Handlingstyper som hanteras i processen Anlägga krematorium... 27 12 Process 8 Hålla krematorium... 27 12.1 Processbeskrivning... 27 12.2 Input... 27 12.3 Processflöde... 27 12.4 Output... 27 12.5 Aktivitet Skapa egenkontrollprogram... 27 12.6 Aktivitet Genomföra drift- och underhållsåtgärder... 28 12.7 Handlingstypers om hanteras i processen Hålla krematorium... 28 3
1 Syfte Detta dokument beskriver begravningsverksamheten som den bedrivs vid Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar. Syftet med dokumentet är att beskriva de processer som leder till att allmänna handlingar bildas i ärenden inom den verksamhet som bedrivs enligt begravningslagen (1990:114). Beskrivningen sker i enlighet med 6 kap. 15 Riksarkivets föreskrifter och allmänna råd (RA-FS 1991:1) om arkiv hos statliga myndigheter. 1 I och med detta fullgör dokumentet 4 i RA-MS 2013:11 Riksarkivets föreskrifter om arkivredovisning hos Svenska kyrkan och dess organisatoriska delar. Dokumentet ska också underlätta det praktiska arkivredovisningsarbete som utförs hos de kyrkliga församlingarna. Detta dokument är kompletterat med en arkivbildningsplan som visar hur de olika handlingstyperna kan hanteras. 2 Definitioner och förkortningar Begravningsplats Allmänna begravningsplatser med ett tillräckligt antal gravplatser och andra gravanläggningar av allmänt förekommande slag skall anordnas och hållas av de territoriella församlingarna inom Svenska kyrkan. (2 kap 1 Begravningslagen (1990: 1144)). Begravningsverksamhet - I denna lag avses med begravningsverksamhet: de olika åtgärder som har direkt samband med förvaltningen av allmänna begravningsplatser (1 kap 1 Begravningslagen (1990: 1144)). Gravrätt den rätt som uppkommer när en bestämd gravplats på en allmän begravningsplats upplåts av den som förvaltar gravplatsen till någon för gravsättning (1 kap1 Begravningslagen (1990: 1144)). Gravsättning placering av stoft eller aska inom en bestämd gravplats eller inom ett gemensamt gravområde utan bestämda gravplatser eller utströende av aska i minneslund eller på annan plats än begravningsplats (1 kap1 Begravningslagen (1990: 1144)). Huvudman - församling inom Svenska kyrkan eller kommun som ska anordna och hålla allmänna begravningsplatser för dem som är folkbokförda inom ett visst geografiskt avgränsat förvaltningsområde (1 kap1 Begravningslagen (1990: 1144)). 1 Se sid 2 i RA-MS 2013:11. 4
3 Processer 1. Hantera gravrätt 2. Begrava 3. Medla 4. Hantera flyttningsären den 5. Ta fram förslag till begravningsavgift 6.Anlägga begravningsplats 7.Hålla begravningsplats 8. Anlägga krematorium 9. Hålla krematorium Begravningsverksamheten består av följande processer. 1. Hantera gravrätt 2. Begrava 3. Medla 4. Hantera flyttningsärenden 5. Ta fram förslag till begravningsavgift 6. Anlägga begravningsplats 7. Hålla begravningsplats 8. Anlägga krematorium 9. Hålla krematorium Varje process beskrivs närmare under respektive avsnitt nedan. 4 Process 1 Hantera gravrätt 4.1 Processbeskrivning Processen Hantera gravrätt definierar hur gravrätten hanteras från början till slut. Rätten till gravplats kallas gravrätt. Det är huvudmannen, normalt en församling i svenska kyrkan, som beslutar om var och när upplåtelse av gravplats kan ske. Upplåtelsen sker i samband med att ett dödsfall har inträffat. Gravrätten upplåts för viss tid, minst 15 och högst 50 år, eller för alltid (den är kostnadsfri i 25 år). Gravsätts flera på samma gravplats räknas gravrätten från när den sista gravsättningen gjordes. När gravrätten har gått ut finns oftast möjlighet till förnyelse. Behörigt organ hos huvudmannen beslutar om upplåtelsetid och avgift för förnyelse. 4.2 Input Processen startar när gravrättsinnehavare avlidit, eller när någon har avlidit och den som ordnar med gravsättning väljer gravplats. 5
4.3 Processflöde Förelägga dödsbo anmälan av gravrättsinnehavare Hantera anmälan Utfärda gravbrev Hantera ansökan om gravanordning Hantera ansökan om rättelse i gravbok Överlåta Förlänga Förnya Hantera gravrättens upphörande 4.4 Output Processen avslutas när gravrätten upphör. 4.5 Aktivitet Förelägga dödsbo anmälan av gravrättsinnehavare 4.5.1 Syfte och beskrivning Syftet med Förelägga dödsbo anmälan om gravrättsinnehavare är att säkerställa att dödsboet fullgör sin skyldighet att anmäla gravrättsinnehavare. 4.5.2 Input Gravsättning som kräver att en ny gravrätt upplåts, alternativt att gravrättsinnehavare avlidit och gravsättning utförts. 4.5.3 Uppgifter Kontakta dödsbo och informera om gravrätt Ge dödsboet blankett om gravrättsinnehav att fylla i 4.5.4 Output Dödsbo har information om skyldigheten att anmäla gravrättsinnehavare. 4.6 Aktivitet Hantera anmälan 4.6.1 Syfte och beskrivning Syftet med Hantera anmälan är att se till att en ny gravrättsinnehavare blir utsedd. 4.6.2 Input Dödsbo har information om gravrätt och hur man anmäler gravrättsinnehavare. 4.6.3 Uppgifter Påminna dödsbo om anmälan om gravrättsinnehavare Förelägga om anmälan Utse gravrättsinnehavare Registrera gravrättsinnehavare i gravregistret 4.6.4 Output Gravrättsinnehavare utsedd. 4.7 Aktivitet Utfärda gravbrev 6
4.7.1 Syfte och beskrivning Aktiviteten syftar till att utfärda ett bevis på gravrätten, vilken gravplats den avser och vem som är gravrättsinnehavare. 4.7.2 Input Gravrättsinnehavare utsedd. 4.7.3 Uppgifter Upprätta gravbrev Skicka gravbrev till gravrättsinnehavare 4.7.4 Output Gravbrev utfärdat. 4.8 Aktivitet Hantera ansökan om gravanordning 4.8.1 Syfte och beskrivning Aktiviteten syftar till att se till att de gravanordningar som sätts upp följer de regler som gäller på begravningsplatsen. 4.8.2 Input Gravrättsinnehavaren önskar uppföra gravanordning. 4.8.3 Uppgifter Informera om regler för gravanordning Ta emot ansökan om gravanordning Besluta om gravanordning och delge parterna beslutet Informera parterna om att beslutet kan överklagas Anteckna delgivningsdatum Kontrollera uppsatt gravanordning och att utformning och innehåll är enligt beslut Vid överklagande, rättidspröva samt överlämna överklagandet och övriga handlingar i ärendet till länsstyrelsen 4.8.4 Output Godkänd och säkert monterad gravanordning är uppförd på gravplatsen. 4.9 Aktivitet Hantera ansökan om rättelse i gravbok 4.9.1 Syfte och beskrivning Aktiviteten syftar till att införa rättelse i gravbok så att gravrättsinnehavare och uppgifter om dessa är riktiga. 4.9.2 Input Person som önskar rättelse i gravbok ansöker om detta. 4.9.3 Uppgifter Ta emot ansökan om rättelse Begära yttrande från befintlig gravrättsinnehavare Besluta om rättelse ska ske eller inte och delge parterna beslutet 7
Anteckna delgivningsdatum Utföra rättelse i gravbok Utfärda nytt gravbrev Informera parter om att beslutet kan överklagas Vid överklagande, rättidspröva samt överlämna överklagandet och övriga handlingar i ärendet till länsstyrelsen 4.9.4 Output Ansökan om rättelse hanterad. 4.10 Aktivitet Överlåta 4.10.1 Syfte och beskrivning Aktiviteten syftar till att hantera överlåtelse av gravrätt från befintlig gravrättsinnehavare till annan. 4.10.2 Input Gravrättsinnehavaren önskar överlåta gravrätten. 4.10.3 Uppgifter Hantera ansökan om överlåtelse Pröva om överlåtelse är möjlig Fatta beslut Om överlåtelse är möjligt, utfärda gravbrev med ny gravrättsinnehavare Om överlåtelse inte är möjlig, delge gravrättsinnehavare beslutet och informera om möjligheterna att överklaga Anteckna delgivningsdatum Vid överklagande, rättidspröva samt överlämna överklagandet och övriga handlingar i ärendet till länsstyrelsen 4.10.4 Output Önskan om överlåtelse prövad. 4.11 Aktivitet Förlänga 4.11.1 Syfte och beskrivning Aktiviteten syftar till att hantera förlängning av gravrätten när ny gravsättning sker på gravplatsen. Gravrätten förlängs automatiskt. Om det är gravrättsinnehavaren som gravsätts så fattas beslut om ny gravrättsinnehavare. 4.11.2 Input Ny gravsättning sker på redan upplåten gravplats. 4.11.3 Uppgifter Eventuellt besluta om ny gravrättsinnehavare Registrera uppgifter om förlängning och ny gravsättning i gravbok Upprätta nytt gravbrev Skicka gravbrev till gravrättsinnehavare 8
4.11.4 Output Gravrätten förlängd. 4.12 Aktivitet Förnya 4.12.1 Syfte och beskrivning Aktiviteten syftar till att förnya gravrätt vars upplåtelsetid går ut. 4.12.2 Input Gravrätten är på väg att gå ut. 4.12.3 Uppgifter Skicka erbjudande om förnyelse till gravrättsinnehavare Registrera förnyelse i gravbok Administrera avgift för förnyelse Upprätta nytt gravbrev Skicka gravbrev till gravrättsinnehavare 4.12.4 Output Gravrätten förnyad. 4.13 Aktivitet Hantera gravrättens upphörande 4.13.1 Syfte och beskrivning Aktiviteten syftar till att hantera gravrättens upphörande. Gravrätten upphör när upplåtelsetiden gått ut och ingen förnyelse görs, när gravrätten återlämnats till upplåtaren, när gravrätten förverkats eller när den upphör efter beslut av länsstyrelse. 4.13.2 Input Skäl för gravrättens upphörande. 4.13.3 Uppgifter Hantera återlämnande Hantera förverkande Hantera länsstyrelsebeslut om upphörande Registrera upphörande i gravbok 4.13.4 Output Gravrätten har upphört. 4.14 Handlingstyper som hanteras i processen Hantera gravrätt Anmälningar om gravrättsinnehavare Förelägganden till dödsbo om att anmäla gravrättsinnehavare Gravbok Gravbrev Korrespondens med gravrättsinnehavare Ansökningar om gravanordning Ansökningar om rättelse Ansökningar återlämnande av gravrätt 9
Dokumentation över gravplatsen Överklaganden 5 Processen 2 Begrava 5.1 Processbeskrivning 5.2 Input Beställning av begravning. 5.3 Processflöde Kontrollera folkbokföring och pröva om tjänster kan utföras Ta emot och förvara stoft Kräva att tillstånd finns från Skatteverket Upplåta ceremonilokal Kremering? Ja Nej Hantera beställning av kremering Kremera Förvara aska Lämna ut aska Förbereda för gravsättning Gravsätta 5.4 Output Stoft eller aska är gravsatt. 5.5 Aktivitet Kontrollera folkbokföring och pröva om tjänster kan utföras 5.5.1 Syfte och beskrivning Syftet med aktiviteten är att kontrollera om gravsättning av den avlidne kan utföras eller inte. 5.5.2 Input Beställning av begravning. 5.5.3 Uppgifter Kontrollera var den avlidne var folkbokförd Pröva om gravsättning kan ske, om beställning av begravning görs hos annan huvudman än där den avlidne var folkbokförd. Pröva om gravsättning, om den avlidne inte var folkbokförd i Sverige. Meddela kostnader till den/de som ska betala, då inte clearingsituation råder 5.5.4 Output Den avlidne kan gravsättas hos huvudmannen under förutsättning att intyg om gravsättning/kremering har utfärdats. 5.6 Aktivitet Ta emot och förvara stoft 5.6.1 Syfte och beskrivning Aktivitet syftar till att ta emot och förvara stoft. 10
5.6.2 Input Beslut om att den avlidne ska begravas hos huvudmannen. 5.6.3 Uppgifter Ta emot stoft Förvara stoft Visa stoft i särskild lokal 5.6.4 Output Stoft förvaras av huvudmannen. 5.7 Aktivitet Kräva att tillstånd finns från Skatteverket 5.7.1 Syfte och beskrivning Aktiviteten syftar till att säkerställa att Skatteverket utfärdat ett intyg om att stoft får gravsättas eller kremeras. Anstånd från Skatteverket krävs om inte kremering eller gravsättning sker inom 30 dagar från dödsfallet. 5.7.2 Input Stoft förvarat av huvudmannen. 5.7.3 Uppgifter Ta emot och hantera tillstånd från Skatteverket Påminna dödsbo, Skatteverket och andra intressenter om intyg inte finns 5.7.4 Output Tillstånd från Skatteverket om att stoft får gravsättas eller kremeras finns. 5.8 Aktivitet Upplåta ceremonilokal 5.8.1 Syfte och beskrivning Aktiviteten syftar till att upplåta ceremonilokal enligt begravningslagen och säkerställa transporter till och från ceremonilokal. 5.8.2 Input Beställning av ceremonilokal utan religiösa symboler. 5.8.3 Uppgifter Transportera stoft till och från ceremonilokal inom förvaltningsområdet Upplåta ceremonilokal utan religiösa symboler 5.8.4 Output Transport utförd och ceremonilokal upplåten. 5.9 Aktivitet Hantera beställning av kremering 5.9.1 Syfte och beskrivning Aktiviteten syftar till att genomföra beställning av kremering. 11
5.9.2 Input Beställning av kremering. 5.9.3 Uppgifter Kontrollera att tillstånd från Skatteverket finns Hantera beställning av kremering Planera in kremering i eget eller annan huvudmans krematorium 5.9.4 Output Tid och plats för kremering bestämd. 5.10 Aktivitet Kremera 5.10.1 Syfte och beskrivning Aktiviteten syftar till att genomföra kremering. 5.10.2 Input Tid och plats för kremering finns. 5.10.3 Uppgifter Transportera till krematorium Kremera Föra kremationsjournal Transportera från krematorium (i vissa fall) 5.10.4 Output Kremering genomförd. 5.11 Aktivitet Förvara aska 5.11.1 Syfte och beskrivning Aktiviteten syftar till att förvara aska till gravsättning kan ske. Enligt begravningslagen får aska förvaras hos innehavaren av krematoriet, huvudman på den ort gravsättning ska ske eller huvudman på den ort där den avlidne senast var folkbokförd. 5.11.2 Input Aska förvarad i urna eller annat hölje. 5.11.3 Uppgifter Förvara aska Påminna de anhöriga om att gravsättning ska ske senast ett år efter kremering 5.11.4 Output Förvarad aska. 5.12 Aktivitet Lämna ut aska 5.12.1 Syfte och beskrivning 12
Aktiviteten syftar till att lämna ut aska enligt reglerna i begravningslagen. Aska kan lämnas ut för gravsättning hos annan huvudman, gravsättas på annan plats än begravningsplats eller om den ska föras ut ur Sverige och gravsättas i annat land. 5.12.2 Input Önskan från anhöriga att förvarad aska lämnas ut. 5.12.3 Uppgifter Pröva om aska kan lämnas ut Kvittera utlämnande 5.12.4 Output Utlämnad aska. 5.13 Aktivitet Förbereda för gravsättning 5.13.1 Syfte och beskrivning Aktiviteten syftar till att förbereda för gravsättning av stoft eller aska. 5.13.2 Input Tid för gravsättning bokad. Gravrättsinnehavarens medgivande. 5.13.3 Uppgifter Kontrollera att gravrättsinnehavare har lämnat medgivande till gravsättning Planera gravsättning Registrera i bokningsprogram Hantera gravöppningsorder Utföra praktiska förberedelser 5.13.4 Output Förberedelser för gravsättning genomförda. 5.14 Aktivitet Gravsätta 5.14.1 Syfte och beskrivning Aktiviteten syftar till att genomföra gravsättning. 5.14.2 Input Förberedelser för gravsättning genomförda. 5.14.3 Uppgifter Genomföra gravsättningen Återställa graven 5.14.4 Output Gravsatt stoft eller aska. 5.15 Handlingstyper som hanteras i processen Begrava Beställningar om begravning 13
Tillstånd för gravsättning eller kremering Anstånd från Skatteverket (i förekommande fall) Gravrättsinnehavares medgivande till gravsättning Gravbok Bokning av gravsättning Gravöppningsorder Intyg om gravsättning 6 Processen 3 Medla 6.1 Processbeskrivning Undantag från normalflödet i processen begrava. Om de efterlevande inte kan enas om kremering eller gravsättning ska ske ska huvudmannen på den ort den avlidne är folkbokförd medla. 6.2 Input Efterlevande är oense om gravsättning eller kremering. 6.3 Processflöde Ge efterlevande Information om medling Förbereda medling Genomföra medling Överens? Ja Fastställa överenskommelse Nej Yttra sig till Länsstyrelsen Ta emot beslut från Länsstyrelsen 6.4 Output Beslut om gravsättning eller kremering. 6.5 Aktivitet Ge efterlevande information om medling 6.5.1 Syfte och beskrivning Aktiviteten syftar till att ge efterlevande som inte är överens om hur medlingsprocessen fungerar. 6.5.2 Input Efterlevande som inte är överens om kremering eller gravsättning. Avliden är folkbokförd inom huvudmannens verksamhetsområde. 6.5.3 Uppgifter Informera om hur medling fungerar 6.5.4 Output De efterlevande har fått information om hur medling fungerar. 14
6.6 Aktivitet Förbereda medling 6.6.1 Syfte och beskrivning Aktiviteten syftar till att förbereda för att genomföra medling. 6.6.2 Input De efterlevande har fått information om hur medling fungerar. De efterlevande begär medling. 6.6.3 Uppgifter Kontakta de efterlevande och sätta sig in i medlingsärendet Underrätta Skatteverket och ev andra huvudmän som berörs om att medling pågår 6.6.4 Output Förberedelser för medling genomförda. 6.7 Aktivitet Genomföra medling 6.7.1 Syfte och beskrivning Aktiviteten syftar till att genomföra medling. 6.7.2 Input Förberedelser för medling genomförda. 6.7.3 Uppgifter Genomföra medling, kommunicera ev yttranden med motpart Upprätta medlingsprotokoll 6.7.4 Output Medling genomförd. 6.8 Aktivitet Yttra sig till länsstyrelsen 6.8.1 Syfte och beskrivning Aktiviteten syftar till att yttra sig till länsstyrelsen för att låta länsstyrelsen avgöra tvisten. 6.8.2 Input Medling genomförd och de efterlevande är inte överens. 6.8.3 Uppgifter Sammanställa ärendet Skicka ärendet till länsstyrelsen med eget yttrande Skicka yttrandet till de efterlevande för kännedom 6.8.4 Output Yttrande till länsstyrelsen genomfört. 6.9 Aktivitet Ta emot beslut från länsstyrelsen 15
6.9.1 Syfte och beskrivning Aktiviteten syftar till att hantera länsstyrelsens beslut i medlingsärendet. 6.9.2 Input Länsstyrelsens beslut i medlingsärendet. 6.9.3 Uppgifter Ta emot länsstyrelsens laga kraftvunna beslut Meddela Skatteverket och ev annan huvudman att medlingen är avslutad Fortsätta processen begrava 6.9.4 Output Medlingen avslutad. 6.10 Aktivitet Fastställa överenskommelse 6.10.1 Syfte och beskrivning Aktiviteten Fastställa överenskommelse syftar till att dokumentera och fastställa överenskommelsen som medlingen resulterat i. 6.10.2 Input Medling genomförd och de efterlevande är överens. 6.10.3 Uppgifter Fastställa överenskommelsen Meddela Skatteverket och eventuellt annan huvudman att medlingen är avslutad Fortstätta processen begrava 6.10.4 Output Medlingen avslutad. 6.11 Handlingstyper som hanteras i processen Medla Begäranden om medling Meddelanden om tvist rörande kremering och gravsättning Medlingsprotokoll Fastställda överenskommelser Besked om att medlingen är avslutad Yttrande till länsstyrelsen Länsstyrelsens laga kraftvunna beslut 7 Process 4 Hantera flyttningsärenden 7.1 Processbeskrivning Processen Hantera flyttningsärenden handlar om att ta ställning till förfrågan från efterlevande som vill flytta redan gravsatt stoft eller aska. Huvudregeln, enligt begravningslagen, är att flyttning inte får ske utan att särskilda skäl föreligger. 16
7.2 Input Efterlevande vill flytta gravsatt stoft eller aska. 7.3 Processflöde Bifalles Verkställa flytt Hantera ansökan om flytt Beslut Avslås Avslå flytt 7.4 Output Genomförd flytt eller avslag av flyttningsärende. 7.5 Aktivitet Hantera ansökan om flytt 7.5.1 Syfte och beskrivning Aktiviteten syftar till att hantera efterlevandes begäran om flytt av gravsatt stoft eller aska. 7.5.2 Input Ansökan om flytt av gravsatt stoft eller aska. 7.5.3 Uppgifter Ta emot ansökan Skicka ansökan till intressenter som kan antas inte känna till att ansökan finns (gravrättsinnehavare och anhöriga) för yttrande Kommunicera eventuella yttranden med sökanden Ta ställning till om flyttning kan ske 7.5.4 Output Beslut om bifall eller avslag av ansökan. 7.6 Aktivitet Verkställa flytt 7.6.1 Syfte och beskrivning Aktiviteten syftar till att genomföra flytt efter beslut om bifall av ansökan. 7.6.2 Input Beslut om bifall av ansökan. 7.6.3 Uppgifter Förbereda flytt Verkställighetsbeslut 17
Genomföra flytt. Flytten kan avbrytas om det inte går att flytta utan att skada stoft eller aska. I så fall fattas ett nytt beslut som inte kan överklagas. 7.6.4 Output Flytt genomförd. 7.7 Aktivitet Avslå flytt 7.7.1 Syfte och beskrivning Aktiviteten syftar till att informera sökanden om att flytt inte beviljas. 7.7.2 Input Beslut om avslag av ansökan. 7.7.3 Uppgifter Delge sökanden avslagsbeslutet och informera om möjligheten att överklaga Anteckna delgivningsdatum Vid överklagande, rättidspröva samt överlämna överklagandet och övriga handlingar i ärendet till länsstyrelsen 7.7.4 Output Beslut om avslag kommunicerat. 7.8 Handlingstyper som hanteras i processen Hantera flyttningsärende Ansökningar om flytt av gravsatt stoft eller aska Remisser till gravrättsinnehavare och anhöriga Inkomna yttranden från gravrättsinnehavare och anhöriga Beslut med överklagandehänvisning Gravöppningsordrar Gravbok Överklaganden 8 Process 5 Ta fram förslag till begravningsavgift 8.1 Processbeskrivning Processen Ta fram förslag till begravningsavgift är en uppgift som huvudmannen årligen har enligt begravningslagen. Avgiftssatsen för begravningsavgiften fastställs av Kammarkollegiet. Förslaget ska vara hos Kammarkollegiet senast den 1 november varje år. 8.2 Input Underlag till budget. 8.3 Processflöde Budgetera kostnader och intäkter Bereda och besluta om förslag till avgiftsats Skicka förslag till begravningsavgift 18
8.4 Output Förslag om begravningsavgift är framtaget. 8.5 Aktivitet Budgetera kostnader och intäkter 8.5.1 Syfte och beskrivning Aktiviteten syftar till att budgetera kostnader och intäkter för det kommande året. 8.5.2 Input Underlag för budget. 8.5.3 Uppgifter Analysera underlag Ta fram förslag till budget Revidera budget Ta fram förslag till avgiftssats 8.5.4 Output Förslag till budget. 8.6 Aktivitet Bereda och besluta om förslag till avgiftssats 8.6.1 Syfte och beskrivning Aktiviteten syftar till att bereda och besluta om förslag till avgiftssats. 8.6.2 Input Förslag till budget och förslag till avgiftssats. 8.6.3 Uppgifter Kommunicera förslag till budget och avgiftssats med revisorer och begravningsombud Eventuellt revidera förslag avgiftssats Föredra förslag till avgiftssats i kyrkoråd Föredra förslag till avgiftssats i kyrkofullmäktige Besluta om avgiftssats i kyrkofullmäktige 8.6.4 Output Beslut om förslag till avgiftssats. 8.7 Aktivitet Skicka förslag till begravningsavgift 8.7.1 Syfte och beskrivning Aktiviteten syftar till skicka förslag till begravningsavgift till Kammarkollegiet för beslut. 8.7.2 Input Beslut om förslag till avgiftssats. 19
8.7.3 Uppgifter Skicka beslutet om förslag till avgiftssats till Svenska kyrkan för vidarebefordran till Kammarkollegiet. 8.7.4 Output Beslutat förslag till avgiftssats skickad till Svenska kyrkan. 8.8 Handlingstyper som hanteras i processen Ta fram förslag till begravningsavgift Budgetunderlag Särredovisning Förslag till budget Förslag till avgiftssats Korrespondens med revisorer Korrespondens med begravningsombud Beslutsprotokoll förslag till avgiftssats 9 Process 6 Anlägga begravningsplats 9.1 Processbeskrivning Processen anlägga begravningsplats beskriver utredning och projektering av ny begravningsplats, omläggning av befintlig eller anlägga särskilda gravplatser. Detta innefattar också begravningsplatsens byggnader. 9.2 Input Behov av gravplatsmark. 9.3 Processflöde Utreda Samråda Projektera Säkerställa tillstånd Bygga begravninsgplats 9.4 Output Behov av gravplatsmark uppfyllt. 9.5 Aktivitet Utreda 9.5.1 Syfte och beskrivning Aktiviteten handlar om att närmare utreda behovet av gravplatsmark och ta fram ett eller flera förslag till hur behovet kan uppfyllas. 9.5.2 Input Behov av gravplatsmark 20
Prognoser Utredningsunderlag 9.5.3 Uppgifter Konsultera extern expertis Analysera befintligt material Komplettera materialet Utreda Dokumentera ett eller flera förslag 9.5.4 Output Ett eller flera förslag om hur behov av gravplatsmark kan uppfyllas. 9.6 Aktivitet Samråda 9.6.1 Syfte och beskrivning Aktiviteten syftar till att samråda med intressenter (t.ex. begravningsombud och företrädare för andra trossamfund) och ta fram ett förslag som kan projekteras. 9.6.2 Input Ett eller flera förslag om hur behov av gravplatsmark kan uppfyllas. 9.6.3 Uppgifter Skicka utredningsmaterialet till intressenter Samråda med berörda intressenter Revidera förslag Beslut om att reviderat förslag ska projekteras 9.6.4 Output Förslag som ska projekteras. 9.7 Aktivitet Projektera 9.7.1 Syfte och beskrivning Aktiviteten syftar till att fram detaljerade förutsättningar och kostnader för det förslag som togs fram i föregående aktivitet. 9.7.2 Input Förslag som ska projekteras. 9.7.3 Uppgifter Konsultera extern expertis Undersöka möjligheter att realisera förslaget Ta fram detaljerade tekniska förutsättningar för begravningsplatsen Uppskatta kostnader för att bygga Fatta beslut om att gå vidare och säkerställa tillstånd och finansiering 9.7.4 Output Projekteringsunderlag för att bygga begravningsplats. 21
9.8 Aktivitet Säkerställa tillstånd 9.8.1 Syfte och beskrivning Aktiviteten syftar till att säkerställa tillstånd och beslut för att kunna bygga begravningsplatsen. 9.8.2 Input Projekteringsunderlag för att bygga begravningsplats. 9.8.3 Uppgifter Ansöka om bygglov Ansöka om tillstånd hos länsstyrelse Fatta beslut som berör befintliga gravrätt och gravrättsinnehavare 9.8.4 Output Projekteringsunderlag för att bygga begravningsplats. Tillstånd och beslut som krävs för att bygga begravningsplats. 9.9 Aktivitet Bygga begravningsplats 9.9.1 Syfte och beskrivning Aktiviteten syftar till att bygga begravningsplats enligt projekteringsunderlag. 9.9.2 Input Projekteringsunderlag för att bygga begravningsplats. Tillstånd och beslut som krävs för att bygga begravningsplats. 9.9.3 Uppgifter Upphandla entreprenörer Bygga Besiktiga 9.9.4 Output Övertagande av ny/omlagd begravningsplats. 9.10 Handlingstyper som hanteras i processen Anlägga begravningsplats Utredningsmaterial Projektering Beslut Tillstånd Upphandlingsdokumentation Entreprenadhandlingar Teknisk dokumentation Färdigställande-/relationshandlingar 10 Process 7 Hålla begravningsplats 22
10.1 Processbeskrivning Processen Hålla begravningsplats handlar om återkommande aktiviteter för att planera skötsel och genomföra drift- och underhållsåtgärder. Vilka åtgärder de är varierar mycket beroende på begravningsplatsens beskaffenhet. 10.2 Input Huvudmannen har ansvar för att hålla begravningsplatsen i ordnat och värdigt skick. 10.3 Processflöde Planera skötsel Genomföra driftoch underhållsåtgärd 10.4 Output Skötsel är genomfört enligt plan. 10.5 Aktivitet Planera skötsel 10.5.1 Syfte och beskrivning Aktiviteten syftar till att planera hur återkommande skötsel av begravningsplatsen ska utföras. 10.5.2 Input Tidigare skötselplaner. Kulturhistoriska och biologiska inventeringar. Tillgängliga resurser. 10.5.3 Uppgifter Planera Dokumentera Fastställa skötselplan 10.5.4 Output Fastställd skötselplan. 10.6 Aktivitet Genomföra drift- och underhållsåtgärder 10.6.1 Syfte och beskrivning Aktiviteten syftar till att genomföra drift- och underhållsåtgärder enligt skötselplan och att utföra andra akuta åtgärder som krävs. 10.6.2 Input Fastställd skötselplan. Rutiner och riktlinjer för hur drift- och underhållsåtgärder ska utföras. Maskiner, personal och resurser. 10.6.3 Uppgifter 23
Genomföra planerade drift- och underhållsåtgärder Genomföra inte planerade drift- och underhållsåtgärder 10.6.4 Output Skötsel genomförd enligt plan. Inte planerade åtgärder genomförda. 10.7 Handlingstyper som hanteras i processen Hålla begravningsplats Kulturhistorisk inventering Biologisk inventering Skötselplaner Trädvårdsplaner Vård- och underhållsplaner Avtal med leverantörer Drift och underhållsinstruktioner Avtal om särskilda gravplatser 11 Process 8 Anlägga krematorium 11.1 Processbeskrivning Processen anlägga krematorium handlar om att säkerställa att det finns kapacitet att kremera genom att bygga nytt krematorium eller bygga om befintligt krematorium. 11.2 Input Behov av kremering. 11.3 Processflöde Utreda Samråda Söka miljötillstånd Projektera Säkerställa tillstånd Bygga krematorium 11.4 Output Behov av kremering uppfyllt. 11.5 Aktivitet Utreda Aktiviteten utreda handlar om att närmare utreda behovet av kremering och ta fram ett eller flera förslag till hur behovet kan uppfyllas. 11.5.1 Input Behov av kremering Prognoser Utredningsunderlag 24
11.5.2 Uppgifter Konsultera extern expertis Analysera befintligt material Eventuellt komplettera materialet Utreda Dokumentera ett eller flera förslag 11.5.3 Output Ett eller flera förslag om hur behov av kremering kan uppfyllas. 11.6 Aktivitet Samråda Aktiviteten syftar till att samråda med intressenter (t.ex. begravningsombud, företrädare för andra trossamfund och andra huvudmän) och ta fram förslag som kan projekteras. 11.6.1 Input Ett eller flera förslag om hur behov av kremering kan uppfyllas. 11.6.2 Uppgifter Skicka utredningsmaterialet till intressenter Samråda med berörda intressenter Revidera förslag Beslut om att reviderat förslag ska projekteras 11.6.3 Output Förslag som ska användas för att söka miljötillstånd och projekteras. 11.7 Aktivitet Söka miljötillstånd 11.7.1 Syfte och beskrivning Aktiviteten syftar till att söka miljötillstånd för att anlägga ett nytt krematorium eller öka kapaciteten i befintlig anläggning. 11.7.2 Input Förslag som ska användas för att söka miljötillstånd och projekteras. 11.7.3 Uppgifter Ta fram underlag för att söka miljötillstånd Söka miljötillstånd Hantera miljötillstånd 11.7.4 Output Miljötillstånd för krematorium. 11.8 Aktivitet Projektera 11.8.1 Syfte och beskrivning Aktiviteten syftar till att ta fram detaljerade förutsättningar och kostnader för det förslag som togs fram i föregående aktiviteter. 25
11.8.2 Input Förslag som ska projekteras. Miljötillstånd för krematorium. 11.8.3 Uppgifter Konsultera extern expertis Undersöka möjligheter att realisera förslaget Ta fram detaljerade tekniska förutsättningar för krematoriet Uppskatta kostnader för att bygga Fatta beslut om att gå vidare och säkerställa tillstånd och finansiering 11.8.4 Output Projekteringsunderlag för att bygga eller bygga om krematorium. 11.9 Aktivitet Säkerställa tillstånd 11.9.1 Syfte och beskrivning Aktiviteten syftar till att säkerställa tillstånd och beslut för att kunna bygga begravningsplatsen. 11.9.2 Input Projekteringsunderlag för att bygga eller bygga om krematorium. Miljötillstånd. 11.9.3 Uppgifter Ansöka om bygglov Ansöka om tillstånd hos länsstyrelse 11.9.4 Output Projekteringsunderlag för att bygga eller bygga om krematorium. Miljötillstånd. Tillstånd och beslut som krävs för att bygga krematorium. 11.10 Aktivitet Bygga krematorium 11.10.1 Syfte och beskrivning Aktiviteten syftar till att bygga eller bygga om krematorium enligt projekteringsunderlag. 11.10.2 Input Projekteringsunderlag för att bygga eller bygga om krematorium. Miljötillstånd. Övriga tillstånd och beslut som krävs för att bygga begravningsplats. 11.10.3 Uppgifter Upphandla entreprenörer Bygga 11.10.4 Output 26
Nytt eller ombyggt krematorium. 11.11 Handlingstyper som hanteras i processen Anlägga krematorium Utredningsmaterial Projektering Beslut Tillstånd Upphandlingsdokumentation Teknisk dokumentation 12 Process 8 Hålla krematorium 12.1 Processbeskrivning Processen Hålla krematorium handlar om återkommande aktiviteter för att planera egenkontroll, sköta och genomföra drift- och underhållsåtgärder av krematoriet. 12.2 Input Behov av att uppfylla miljötillstånd och sköta krematoriet. 12.3 Processflöde Skapa egenkontrollprogram Genomföra driftoch underhållsåtgärder 12.4 Output Gällande miljötillstånd och genomförda åtgärder för skötsel. 12.5 Aktivitet Skapa egenkontrollprogram 12.5.1 Syfte och beskrivning Aktiviteten syftar till att planera hur drift och underhåll av krematoriet ska utföras. Detta dokumenteras i ett egenkontrollprogram. 12.5.2 Input Tidigare egenkontrollprogram. Tillgängliga resurser. 12.5.3 Uppgifter Planera egenkontroll Dokumentera Fastställa egenkontrollprogram 12.5.4 Output Fastställt egenkontrollprogram. 27
12.6 Aktivitet Genomföra drift- och underhållsåtgärder 12.6.1 Syfte och beskrivning Aktiviteten syftar till att genomföra drift- och underhållsåtgärder enligt skötselplan och egenkontrollprogram och att utföra andra akuta åtgärder som krävs. 12.6.2 Input Fastställt egenkontrollprogram. Rutiner och riktlinjer för hur drift- och underhållsåtgärder ska utföras. Maskiner, personal och resurser. 12.6.3 Uppgifter Genomföra planerade drift- och underhållsåtgärder Genomföra inte planerade drift- och underhållsåtgärder 12.6.4 Output Skötsel genomförd enligt program. Inte planerade åtgärder genomförda. 12.7 Handlingstyper om hanteras i processen Hålla krematorium Egenkontrollprogram Miljörevision Dokumentation över kalibrering av utrustning Rutiner för hantering av anläggningen Loggar över genomförda kremationer Vård- och underhållsplaner Avtal med leverantörer Drift och underhållsinstruktioner 28
Handling Anmälningar om gravrättsinnehavare Förelägganden till dödsbo om att anmäla gravrättsinnehavare Gravbok Gravbrev Korrespondens med gravrättsinnehavare Ansökningar om gravanordning Ansökningar om rättelse Ansökningar återlämnande av gravrätt Dokumentation över gravplatsen Beställningar om begravning Tillstånd för gravsättning eller kremering Anstånd från Skatteverket (i förekommande fall) Gravrättsinnehavares medgivande till gravsättning Gravrättsinnehavares medgivande till gravsättning Bokningar av gravsättning Gravöppningsorder Intyg om gravsättning Begäranden om medling Meddelanden om tvist rörande kremering och gravsättning Medlingsprotokoll Fastställda överenskommelser Besked om att medlingen är avslutad Yttranden till länsstyrelsen Länsstyrelsebeslut Ansökningar om flytt av gravsatt stoft eller aska Remisser till gravrättinnehavare och anhöriga Inkomna yttranden från gravrättsinnehavare och anhöriga Beslut med överklagandehänvisning Budgetunderlag Särredovisning Förslag till budget Förslag till avgiftssats Korrespondens med revisorer Korrespondens med begravningsombud Beslutsprotokoll förslag till avgiftsats Utredningsmaterial Projektering Beslut Tillstånd Upphandlingsdokumentation Entreprenadhandlingar Teknisk dokumentation Färdigställande-/relationshandlingar Kulturhistorisk inventering Biologisk inventering Skötselplaner Trädvårdsplaner Vård- och underhållsplaner Avtal med leverantörer Drift och underhållsinstruktioner Teknisk dokumentation Egenkontrollprogram Miljörevision Dokumentation över kalibrering av utrustning Rutiner för hantering av anläggningen Loggar över genomförda kremationer Process Hantera gravrätt Hantera gravrätt Hantera gravrätt, Begrava, Hantera flyttningsärende Hantera gravrätt Hantera gravrätt Hantera gravrätt Hantera gravrätt Hantera gravrätt Hantera gravrätt Begrava Begrava Begrava Begrava Begrava Begrava Begrava, Hantera flyttningsärende Begrava Medla Medla Medla Medla Medla Medla Medla Hantera flyttningsärende Hantera flyttningsärende Hantera flyttningsärende Hantera flyttningsärende Ta fram förslag till begravningsavgift Ta fram förslag till begravningsavgift Ta fram förslag till begravningsavgift Ta fram förslag till begravningsavgift Ta fram förslag till begravningsavgift Ta fram förslag till begravningsavgift Anlägga begravningsplats, Anlägga krematorium Anlägga begravningsplats, Anlägga krematorium Anlägga begravningsplats, Anlägga krematorium Anlägga begravningsplats, Anlägga krematorium Anlägga begravningsplats, Anlägga krematorium Anlägga begravningsplats, Anlägga krematorium Anlägga begravningsplats Anlägga begravningsplats Anlägga begravningsplats Hålla begravningsplats Hålla begravningsplats Hålla begravningsplats Hålla begravningsplats Hålla begravningsplats, Hålla Krematorium Hålla begravningsplats, Hålla Krematorium Hålla begravningsplats, Hålla Krematorium Anlägga krematorium Hålla krematorium Hålla krematorium Hålla krematorium Hålla krematorium Hålla krematorium