POLITISK ORGANISATION I ULRICHAMNS KOMMUN

Strategi Program Plan Policy Riktlinjer Regler Styrdokument POLITISK ORGANISATION I ULRICHAMNS KOMMUN ANTAGET AV: Kommunfullmäktige DATUM: 2015-03-26, 43 ANSVAR UPPFÖLJNING/UPPDATERING: GÄLLER TILL OCH MED: 2018

Våra styrdokument [Normerande] Policy Vår hållning, övergripande Riktlinjer Rekommenderade sätt att agera Regler Absoluta gränser och ska-krav [Aktiverande] Strategi Avgörande vägval och strategiområden från fullmäktigeberedningar Program Avgörande vägval och programområden från andra än fullmäktigeberedningar Plan Uppdrag, tidsram och ansvar 1

Innehållsförteckning 3. Bakgrund och syfte 4. Förändringar och utvärdering 5. Kommunfullmäktige 8. Samlat presidium (SP) 9. Revisorer 9. Kommunstyrelsen 12. Samverkansnämnd miljö och bygg Ulricehamn och Tranemo 12. Individnämnd 13. Gemensam nämnd IT Ulricehamn och Tranemo 13. Krisledningsnämnd 13. Valnämnd 13. Överförmyndare Bilagor Arbetsordning kommunfullmäktige Reglemente kommunstyrelsen 2

Bakgrund Mandatperioden 2011-2014 infördes en förändrad politisk organisation. Huvudsyftet med den nya politiska organisationen är, förutom att stärka kommunfullmäktiges roll, även att förbättra dialogen med kommunens medborgare. Ett led i detta är att vi gått från den tidigare organisationen med nämnder till fullmäktigeberedningar, som har ett uttalat syfte att föra en mer aktiv dialog med medborgarna. Kommunfullmäktiges roll stärks det är de som beslutar om vad som ska uppnås. Kommunstyrelsen är enda verksamhetsnämnd och beslutar om vad som ska göras. Hela den kommunala verksamheten samlas i en förvaltning, som har uppdraget att besvara frågan hur det ska göras. Utöver kommunstyrelsen finns samverkansnämnd miljö och bygg Ulricehamn och Tranemo, individnämnd, gemensam nämnd IT Ulricehamn och Tranemo, valnämnd och krisledningsnämnd. Syfte Syftet med detta dokument är att beskriva Ulricehamns kommuns politiska organisation och arbetsformer inför mandatperioden 2014-2018 utifrån de förändringar och justeringar som gjorts under resans gång. 3

Förändringar och utvärdering Inför mandatperioden 2014-2018 har en utvärdering gjorts av den politiska organisationen. Kommunfullmäktige noterade att denna överlag visar att de förtroendevalda ser positivt på den politiska organisationen och att det politiska arbetet utvecklats i enlighet med det som var utgångspunkten för förändringen. När kommunfullmäktige 2010 beslutade om en förändrad politisk organisation, gavs det samlade presidiet (SP) uppdraget att fortsätta arbetet med detaljutformningen av organisationen. Utifrån detta har vissa smärre justeringar och förtydliganden gjorts. Även när kommunfullmäktige 2014 behandlade utvärderingen av organisationen, gavs SP uppdraget att genomföra de förändringar som lyfts fram i utvärderingen. Syftet med detta dokument är att beskriva Ulricehamns kommuns politiska organisation och arbetsformer inför mandatperioden 2014-2018 utifrån de förändringar och justeringar som gjorts under resans gång. Målet med organisationen är att, med siktet inställt på framtiden, utveckla den demokratiska processen och kommunfullmäktiges ledande roll, uppnå helhetssyn och samordning och utveckla medborgarkontakterna med insyn och delaktighet. Kommunstyrelsen ges ett direkt verksamhetsansvar. Kommunstyrelsen ansvarar för att konkretisera de strategi- och programområden som kommunfullmäktige fastställt och för att utifrån ett helhetsperspektiv, styra förvaltningens mot dessa. Kommunstyrelsen ska följa upp/utvärdera beslutade strategi- och programområden. 4

Kommunfullmäktige Antal: 49 ledamöter och oförändrat antal ersättare Presidium: Ordförande och vice ordförande Kommunfullmäktige, med fasta och tillfälliga beredningar, utgör den strategiska nivån i den politiska organisationen med ansvar för utvecklingsfrågor vision, strategier, program som stakar ut den långsiktiga utvecklingen av kommunen. Kommunfullmäktige beslutar också om budgeten. I budgeten prioriteras och fördelas resurser för uppdrag från strategier och program. På kommunfullmäktiges föredragningslista tillförs Kommunstyrelsens information som en punkt. På detta sätt ges samtliga partier och samtliga ledamöter/ersättare i fullmäktige en löpande information om aktuella frågor i kommunstyrelsen. Eftersom fullmäktiges sammanträden har en mer formell karaktär, utgör detta en ren informationspunkt. Fasta fullmäktigeberedningar är beredning för välfärd, beredning för samhällsutveckling, beredning för lärande och beredning för val och arvoden. Därutöver kan kommunfullmäktige tillsätta tillfälliga beredningar. Beredningen för val och arvoden utgör formellt en fullmäktigeberedning och ges ett uppdrag med tidplan och budget. I uppdraget för denna beredning ingår dock inte att föra en medborgardialog. Det uppdrag som ges till denna beredning har inte heller karaktären av strategi på samma sätt som övriga beredningar. Beredningarna arbetar utifrån särskilda uppdrag och har alltså inget löpande uppdrag. Beredningarna ska arbeta med övergripande mål strategi och strategiområden. Strategier kan bara tas fram av fullmäktigeberedningar utifrån ett uppdrag och ett processhjul från kommunfullmäktige. Dokumentet ska som huvudregel innehålla något eller ett antal strategiområden, där övergripande inriktning/inriktningar för området pekas ut. I något fall kan mål användas, t ex om en beredning får uppdraget att ta fram kommunala miljömål utifrån de nationella miljömålen. Förslag till uppdrag till beredningarna, tas fram av kommunfullmäktiges presidium, avstämning sker med det samlade presidiet. Uppdraget ska kompletteras med ett PM från förvaltningen som ger en aktuell omvärldsanalys och nulägesbeskrivning av den aktuella frågeställningen. Beredningarnas förslag ska ha med ordet strategi i benämningen av dokumentet. Det kan finnas undantag från benämningen, t ex översiktsplan och vision, förutsatt att dessa är framtagna av fullmäktigeberedningar. I annat fall kategoriseras de som program. Strategin ska innehålla långsiktiga perspektiv, prioriteringar och avgörande val som är av kritisk betydelse och som bidrar till att bygga upp den profil som politiken vill ha. Det innebär samtidigt att man väljer bort något annat. För att vara ett fungerande dokument måste strategin ge ledning i detta val. Strategin ska utmynna i en plan där strategiområdena konkretiseras i uppdrag. Planen fastställs av kommunstyrelsen. 5

Kommunfullmäktiges beslut om uppdrag till en beredning, bereds av kommunstyrelsen. Uppdragen ska vara tydliga och tidssatta och baseras på ett så kallat processhjul. Viktiga delar är bland annat: en systematisk dialog med medborgare, intresseorganisationer med mera ett aktivt politiskt fotarbete genom hela processen, det vill säga beredningsledamöternas förankringsarbete i sina partigrupper. Det är viktigt att beredningarnas arbete löpande förs upp för diskussion i partigrupperna. Detta och ett bra underlag från beredningen, ger en grund för en bra debatt i kommunfullmäktige. vägledande debatter i kommunfullmäktige under arbetets gång (med skriftlig dokumentation från beredningen som går med kommunfullmäktiges handlingar ut). 6

En enkel handbok för beredningarnas arbete har tagits fram - Från nuläge via medborgardialog till önskat läge liksom en kommunikationsplan för beredningarnas arbete. Beredningarnas information på kommunens webbplats bör utvecklas. Vid medborgardialoger kan beredningen tydligt marknadsföra webben och informera om att här sker en löpande återkoppling. När beredningen lämnar sitt förslag till kommunfullmäktige kan beredningen genom webbsändningen rikta sig särskilt till medborgarna. Detta blir ett tydligt sätt att återkoppla till de medborgare som varit aktiva i medborgardialogen. Webbsidorna kan öppnas upp för att lämna synpunkter/kommentarer. Även kommunstyrelsens handlingsplan ska läggas ut på beredningens webbsidor. Det är allmänt en uppgift för kommunstyrelsens förvaltning att utveckla delen demokrati/påverkan på kommunens webb. Det är också en uppgift för kommunfullmäktiges presidium att framhålla webbens betydelse i ledningen av beredningarnas arbete. De verksamhetsrelaterade frågor som dyker upp vid medborgardialogerna, kan till stor del styras till webben. Men givetvis måste de även tas om hand direkt vid möten med medborgare på lämpligt sätt. Kan t ex av beredningsledaren styras till att tas i slutet av mötet för att inte avleda fokus från beredningens huvuduppdrag. Beredningarnas förslag ska ha med ordet strategi, men det kan finnas undantag (exempelvis översiktsplan, vision och förslag från beredningen för val och arvoden). Initiativ till uppdrag till en fast beredning och uppdrag till en tillfällig beredning kan väckas av en enskild ledamot i kommunfullmäktige genom en motion. I början av varje mandatperiod bör kommunfullmäktige ta ett beslut om vilka uppdrag (en preliminär bedömning 3-4 stycken) under perioden som bedöms vara aktuella för respektive beredning. Nya uppdrag kan komma till under mandatperioden. När kommunfullmäktige antar en strategi från en beredning, tas också beslut om när beredningens strategi ska utvärderas - Är strategin och strategiområden relevanta? Utvärderingen bör ske max efter fyra år. Inför arbetet med utvärderingen ger fullmäktige ett nytt och avgränsat uppdrag till beredningen. Beredningarna kan också av kommunfullmäktige ges uppdrag i en mer avgränsad, konkret fråga där just dialogen med medborgarna är en central del. Detta är en särskild typ av uppdrag och beredningens förslag utgör i dessa fall inte en strategi utan syftet är att beredningen kommer med ett förslag i en specifik fråga, bland annat baserat på medborgardialog. En fullmäktigeberedning lämnar sitt förslag till kommunfullmäktige, som lämnar det till kommunstyrelsen för beredning avseende laglighet, ekonomi och konsekvenser. Kommunstyrelsen lämnar ett yttrande till kommunfullmäktige - ingen ändring görs direkt i beredningens förslag. Såväl fasta som tillfälliga beredningar ska bestå av 9 ledamöter (inga ersättare). Beredningen för val och arvoden ska dock ha det antal ledamöter som motsvarar antalet partier i kommunfullmäktige (inga ersättare). 7

Till samtliga beredningar ska beredningsledare och vice beredningsledare utses. För att skilja mellan kommunfullmäktige som den strategiska nivån och kommunstyrelsen som den verkställande nivån, förutsätts att kommunstyrelsens ledamöter/ersättare inte ingår i någon fullmäktigeberedning. Det förutsätts vidare att de som är ledamöter i en beredning bara väljs till en beredning. Dock kan ledamöter i en fast beredning, samtidigt ingå i en tillfällig beredning. Vidare kan ledamöter i val- och arvodesberedningen ingå i en annan fast beredning och även väljas bland ledamöter/ersättare i kommunstyrelsen. Det förutsätts att kommunfullmäktiges presidium inte är ledamöter/ersättare i kommunstyrelsen. Kommunfullmäktiges presidium har ansvaret för att leda och hålla samman beredningarnas arbete och härigenom också det övergripande ansvaret för att utveckla den lokala demokratin. I den politiska organisation som infördes 2011, gjordes bedömningen att beredningarnas systematiska dialog med intresseorganisationer, medborgare etc. delvis skulle komma att ersätta den funktion som bland annat pensionärsrådet tidigare haft. Mer verksamhetsanknutna frågor från medborgare och intresseorganisationer, bedömdes höra hemma i förvaltningen. I den utvärdering som under 2014 gjordes av den politiska organisationen, konstaterades dock att behovet kvarstår av en mer systematiserad/ formaliserad dialog med pensionärs- och handikapporganisationer. Kommunfullmäktige har därför gett kommunstyrelsen i uppdrag att skapa former för en formaliserad dialog med dessa föreningar/ råd för informationsutbyte och dialog - kommunalt pensionärsråd och kommunalt handikappråd. I råden kan kommunen representeras av de politiker som företräder kommunstyrelsen i frågor inom välfärdsområdet, d v s biträdande kommunal- och oppositionsråd. Arbete pågår inom kommunstyrelsen med att utforma reglemente och arbetsformer för dessa råd. Samlat presidium (SP) Ett samlat presidium bestående av ordförande och vice ordförande i kommunfullmäktige och kommunstyrelsen (samt tjänstemän) utgör en politisk samordningsgrupp mellan den strategiska och den verkställande nivån. Denna grupp är inget beslutsorgan utan en grupp för samråd och dialog. Gruppen ansvarar för att lotsa den nya organisationen rätt, ta initiativ till utbildningar/information och till förändringar/justeringar som kan behöva göras. Det samlade presidiet (SP) utgör en samordningsgrupp mellan den strategiska och den verkställande nivån. Kommunstyrelsen ska löpande under budgetprocessen stämma av förslag till budgetmål och målnivåer samt prioriterade uppdrag med SP. Kommunfullmäktiges ordförande är sammankallande. Minnesanteckningar förs. 8

Revisorer Fem revisorer utan ersättare. Bland revisorerna utser kommunfullmäktige en ordförande från oppositionen och en vice ordförande från majoriteten. Kommunstyrelsen Antal: 15 ledamöter och 15 ersättare Presidium: Ordförande och vice ordförande Kommunstyrelsen med två arbetsgrupper och två utskott (beredande utskottet BU och budgetutskottet) utgör den verkställande nivån i den politiska organisationen. Utifrån kommunfullmäktiges beslut om vad som ska uppnås, arbetar kommunstyrelsen med vad som ska göras. Enligt kommunens styrmodell antar kommunstyrelsen planer, policy, riktlinjer och regler. I vissa fall kan också kommunfullmäktige besluta om dessa styrdokument. Förvaltningen besvarar därefter frågan hur det ska göras. Två arbetsgrupper finns inom kommunstyrelsen: lärande/välfärd och samhällsutveckling. Dessa arbetsgrupper existerar bara inom ramen för kommunstyrelsens sammanträden det innebär att under sammanträdet delar kommunstyrelsen upp sig i dessa grupper under ca 1,5-2 tim. Arbetsgrupperna som kollektiv ska vara verksamhetens bollplank. I övergripande frågor informeras hela kommunstyrelsen under rubriken gemensamt för alla arbetsgrupper. Arbetsgrupperna utses inom kommunstyrelsen med 15 ledamöter i varje grupp ges alla kommunstyrelsens ledamöter/ersättare plats i någon arbetsgrupp. Till varje arbetsgrupp utser kommunstyrelsen en samtalsledare och en vice samtalsledare. Deras uppdrag är att leda dialogen mellan gruppen och verksamhetsföreträdarna att bevaka att förvaltningen landar ärenden i ett tidigt skede i gruppen och att det är från arbetsgruppen den politiska färdriktningen ges i deras frågor inför kommande behandling i kommunstyrelsen. Samtalsledare och vice samtalsledare har också uppdraget att företräda kommunstyrelsen i frågor inom respektive område, externt och internt. Kommunstyrelsens ordförande och vice ordförande förutsätts ingå i arbetsgruppen samhällsutveckling och utgöra samtalsledare och vice samtalsledare i denna grupp. I sina uppdrag som kommunstyrelsens ordförande och vice ordförande leder och företräder de naturligt kommunen i dessa frågor. 9

Biträdande kommunalråd och biträdande oppositionsråd förutsätts ingå i arbetsgruppen lärande/välfärd och utgöra samtalsledare och vice samtalsledare i denna grupp. Förutom uppgiften som samtalsledare/vice samtalsledare i denna arbetsgrupp, har de ett särskilt utpekat uppdrag att företräda kommunstyrelsen i frågor som rör dessa områden. Det är en uppgift för kommunstyrelsen att närmare fastställa arbetsformer och rutiner för grupperna. Dessa arbetsgrupper lägger inga förslag till beslut. De diskuterar ärenden/utgör ett bollplank för verksamhetsföreträdare. Inför kommunstyrelsens sammanträde mailas ärendelista och i förekommande fall handlingar, till arbetsgrupperna. Det ska dock inte finnas något tvång/krav att ett ärende ska ha diskuterats i en arbetsgrupp för att kunna avgöras i kommunstyrelsen ibland medger helt enkelt inte tiden detta. När fullmäktige antagit en strategi från en beredning beslutar kommunstyrelsen därefter om en handlingsplan för hur förvaltningen ska arbeta med att genomföra strategin. Inför kommunstyrelsens beslut om denna handlingsplan, bör beredningsledare och vice beredningsledare träffa berörd arbetsgrupp i kommunstyrelsen. Syftet är att öka kunskapsoch informationsöverföringen mellan fullmäktige och kommunstyrelsen. Även berörd del av förvaltningen ska finnas med vid denna punkt på arbetsgruppen. Då finns också möjligheten att de verksamhetsrelaterade frågor som kommit fram under medborgardialogerna, kan lämnas till förvaltningen. För att även i nästa led stärka detta informationsflöde, ska kommunstyrelsens beslut och den antagna handlingsplanen, delges samtliga ledamöter i den beredning som tagit fram strategin. Ärendeflödet mellan förvaltningen och kommunstyrelsen och arbetsgrupper och beredande utskott, kan illustreras på följande sätt: 10

Inom kommunstyrelsen finns två utskott. Det beredande utskott (BU) har två ledamöter (avsikten är att kommunstyrelsens ordförande och vice ordförande utgör ledamöter i det beredande utskottet). Utskottet har två ersättare (avsikten är att biträdande kommunalråd och biträdande oppositionsråd utgör ersättare i det beredande utskottet). Till detta utskott kan vissa ärenden delegeras. Det beredande utskottet går igenom ärenden som är på väg till kommunstyrelsen. Utskottet avgör om analys, förvaltningens beslutsunderlag med mera är tillräckligt. I förvaltningens underlag ska ingå en tjänsteskrivelse, som utformas enligt fastställd mall och som innehåller ett tydligt förslag till beslut från förvaltningen. Om utskottet till exempel bedömer att beslutsunderlaget inte är tillräckligt, lämnas ärendet åter till förvaltningen. Inom kommunstyrelsen finns vidare ett budgetutskott med uppgift att arbeta inför kommande års budget, men också att följa den ekonomiska utvecklingen under innevarande budgetår. Inriktningen är att budgetutskottet bör bestå av representanter från samtliga partier i kommunstyrelsen och det är en fördel om samtliga partiers gruppledare samt kommunstyrelsens presidium ingår i utskottet. Ersättare ska utses, men dessa deltar/närvarar endast vid frånvaro för ordinarie ledamot. Inför 2015 har förvaltningen fått uppdraget att ta fram förslag för hur budgetutskottets arbete kan formaliseras/struktureras. I detta uppdrag ingår bl a att redovisa förslag till en årsplan för utskottets arbete (från november innevarande år till november följande år) och även hur återkopplingen från utskottet till kommunstyrelsen ska ske. Ärenden från budgetutskottet till kommunstyrelsen passerar inte det beredande utskottet utan går direkt till kommunstyrelsen. Varken det beredande utskottet eller budgetutskottet ger förslag till beslut till kommunstyrelsen. Utifrån diskussionerna i utskotten, utformar sedan ordföranden ett förslag till beslut, som finns med i de handlingar som går ut inför kommunstyrelsens sammanträde. Genom detta nya budgetutskott upphör arbetsgruppen ekonomi/personal i kommunstyrelsen. I samband med detta beslut betonades vikten av att personalfrågorna även fortsättningsvis blir belysta i kommunstyrelsen. Även inom kommunstyrelsen samt mellan kommunstyrelsen och det beredande utskottet, finns behov av att öka informationsflödet och skapa arenor för information där samtliga partier deltar. Punkten 4 på kommunstyrelsens dagordning - kommunstyrelsens information - utvecklas. Ordföranden ger aktuell information under denna punkt vid kommunstyrelsens sammanträden. Vidare kan det göras till en uppgift för respektive samtalsledare i arbetsgrupp, att löpande redovisa aktuella/kommande ärenden från ärendelistan för beredande utskottet till sin arbetsgrupp. Det ger arbetsgrupperna möjlighet att anmäla de ärenden som gruppen vill diskutera i ett tidigt skede av förvaltningens beredning. Ledamöterna i arbetsgrupper ska alltid ha möjlighet att till respektive samtalsledare lyfta frågor som de vill diskutera. 11

Formellt läggs dock agendan för kommunstyrelsens arbetsgrupper av kommunstyrelsens ordförande i samråd med förvaltningsledningen. En ny politikerroll i kommunstyrelsen Kombinationen av att ärenden tidigt lyfts i kommunstyrelsens arbetsgrupper av verksamhetsansvariga och ett aktivt politiskt fotarbete lägger grunden för den nya organisationen som även för kommunstyrelsens ledamöter/ersättare medför en ny politikerroll. Kommunstyrelsen är i den nya organisationen den enda nämnden med direkt verksamhetsansvar. Kommunstyrelsen ansvarar för att konkretisera de strategier och program som fastställts av kommunfullmäktige och att utifrån ett helhetsperspektiv styra förvaltningarna mot dessa strategi- och programområden samt utvärdera och följa upp dessa. Kommunstyrelsen följer också upp de av kommunfullmäktige beslutade målen för god ekonomisk hushållning. Samverkansnämnd miljö och bygg Ulricehamn Tranemo Antal: 6 ledamöter och 6 ersättare. På grund av jäv kan nämndens ledamöter/ersättare inte sitta i kommunstyrelsen. Presidium: Ordförande och vice ordförande Samverkansnämnd miljö och bygg Ulricehamn Tranemo fullgör kommunernas uppgifter inom miljö- och hälsoskyddsområdet samt plan- och byggväsendet i ärenden och andra uppgifter som avser myndighetsutövning mot enskild. Samverkansnämnden miljö och bygg ansvarar också för tillsyn och kontroll enligt lagstiftning och förordningar som styr nämndens verksamhet. Individnämnden Antal: 3 ledamöter och 3 ersättare. Presidium: Ordförande och vice ordförande Individnämnden fullgör kommunens uppgifter enligt lagar och förordningar inom socialtjänsten och den kommunala hälso- och sjukvården som avser myndighetsutövning mot enskild. Individnämnden fullgör vidare uppgifter enligt lagar och förordningar inom utbildningsområdet som avser myndighetsutövning mot enskild. 12

Gemensamnämnd IT Ulricehamn och Tranemo Antal: 4 ledamöter och 4 ersättare. Presidium: Ordförande och vice ordförande Den gemensamma nämnden fullgör kommunernas uppgifter inom IT-området. Krisledningsnämnd Antal: 5 ledamöter Presidium: Ordförande och vice ordförande Den lagstiftning som ligger till grund för nämndens verksamhetsområde är främst lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. Valnämnd Antal: 7 ledamöter och 7 ersättare Presidium: Ordförande och vice ordförande Nämnden fullgör kommunens uppgifter enligt vad som föreskrivs i vallagen och övriga författningar som gäller allmänna val. Överförmyndare Enligt reglerna i 19 kap i föräldrabalken ska kommunfullmäktige utse en överförmyndare och ersättare för denna eller inrätta en överförmyndarnämnd. Intentionerna är att uppgiften som överförmyndare och ersättare utförs av en kommunal tjänsteman som ett förtroendeuppdrag. 13

2015-01-29 Anita Dalengren 14