Rektor BESLUT 2009-12-02 Dnr SU 602-1515-09 Handläggare: Ann-Charlotte Östblom Personalavdelningen Handläggningsordning för rekrytering till anställning som lärare Handläggningsordningen är fastställd av rektor att gälla fr.o.m. 2010-01-01. Den ersätter handläggningsordning fastställd 2005-04-07 (dnr SU 601-0720-05) och senare reviderad 2008-04-16 (dnr SU 601-1110-08). Handläggningsordningen ansluter sig till högskolelagen, högskoleförordningen och anställningsordningen för anställning av lärare vid Stockholms universitet (AOSU). Fakultetsnämnden har enligt AOSU rätt att utfärda kompletterande anvisningar inom det egna verksamhetsområdet. Handläggningsordningen innehåller beskrivning av de olika stegen samt handläggningsansvar dels vid nyrekrytering av lärare där sakkunnigförfarande tillämpas, dels vid ansökan om befordran till anställning som professor. Fakultetsnämnden kan vidaredelegera beslutanderätten vid flera av stegen i samband med rekrytering och befordringsärende. Fakultetsnämndens beslut om vidaredelegering framgår av respektive nämnds delegationsordning. 1) Nyrekrytering av lärare med sakkunnigförfarande Efter det att fakultetsnämnden fattat beslut om en utlysning genom fastställande av anställningsprofil gäller följande handläggningsordning. Åtgärd 1 Handläggaren utformar i samråd med prefekten ledigkungörelse enligt mall. Ledigkungörelsen anslås på universitetets officiella anslagstavla. Den e- postas till institutionen, arbetsförmedlingen samt till övriga högskolor och universitet i Sverige och i övriga nordiska länder. Vid behov görs ytterligare internationell spridning. Ansökningstiden bör normalt vara minst tre veckor. Ledigkungörelsen publiceras även på SU:s hemsida under Lediga anställningar. Länk skapas från ledigkungörelsen till ett webbaserat formulär för ansökan till anställning som lärare. 2 diarieför ansökningarna och skickar dem fortlöpande till handläggaren. 3 Handläggaren kontrollerar att ansökningarna är fullständiga. Vid behov begärs komplettering. Ansvar för handläggningen Personalavd 1
4 Handläggaren skriver till prefekten med begäran om förslag på sakkunniga. När en presumtiv sakkunnig kontaktas ska tydlig information ges om uppdragets innebörd, ersättning, preliminär tidplan och förväntat deltagande i sammanträden. Tidplanen anpassas bl.a. till antalet sökande. De sakkunnigas arbete med yttrandena bör inte ta mer än fyra månader i anspråk. Prefekten 5 Prefekten skickar förslaget om sakkunniga till fakultetsnämnden. Prefekten 6 Fakultetsnämnden utser de sakkunniga. 7 Tidplan för hela ärendet fastställs av handläggaren tillsammans med prefekten och lärarförslagsnämndens (LFN) ordförande. Handläggaren ska sedan kontinuerligt följa upp och rapportera eventuella avvikelser från tidplanen till ordföranden. 8 Gallring bland de sökande inför sakkunnigas beredning: om det bland de sökande finns personer som att döma av ansökningshandlingarna helt uppenbart inte kan komma ifråga för anställningen, kan LFN-ordföranden, eller annan av ordföranden utsedd vetenskapligt kompetent person, i samråd med handläggaren göra bedömningen att de sakkunniga inte behöver få tillgång till dessa handlingar i första hand. Prefekten LFN-ordf LFN-ordf Sakkunniga ska dock alltid få en förteckning över samtliga sökande samt CV och publikationsförteckning ur sådana ansökningar som ej översänts i sin helhet. De sakkunniga ska självfallet ges möjlighet att begära in ytterligare ansökningar för granskning. 9 Brev skickas till de sökande med uppmaning att senast inom två veckor skicka sina vetenskapliga, pedagogiska och ev. andra arbeten till de sakkunniga, vars namn, postadresser och e-postadresser anges. Av brevet ska framgå att om sökanden inte skickar sina arbeten till de sakkunniga kommer bedömningen att grundas enbart på inkomna ansökningshandlingar. I brevet informeras de sökande också om att all kommunikation i övrigt med sakkunniga ska ske genom handläggaren. Handläggaren kontrollerar att de sakkunniga fått materialet från de sökande. 10 Handläggaren skickar allt övrigt underlag för uppdraget till de sakkunniga (kopior av ansökningarna, ledigkungörelse, anställningsprofil, AOSU). I 4 kap. 22 och 23 HF föreskrivs hur yttrandet ska utformas. Noggranna instruktioner ges, liksom tidplan för hela den fortsatta proceduren. Yttrandena begärs in i elektronisk form. Två veckor innan uppdragstiden löper ut bör handläggaren stämma av med de sakkunniga att yttrandet kommer att levereras inom utsatt tid. Om yttrande inte kommer in i tid kontaktar handläggaren eller kanslichefen den sakkunnige. 11 diarieför yttrandena och skickar dem till handläggaren. 12 LFN-ordföranden sammankallar LFN i samråd med handläggaren. Utskick av handlingar sker elektroniskt så långt möjligt. 2
av handlingar sker elektroniskt så långt möjligt. Det är önskvärt att de sakkunniga deltar i LFN:s sammanträden åtminstone per telefon. De sakkunniga deltar inte i besluten men kan anteckna sin mening till protokollet. 13 I normalfallet beslutar LFN om provföreläsningar och/eller intervjuer av en tätgrupp samt tar referenser. Om LFN finner att provföreläsningar och intervjuer inte behövs för ett välgrundat beslut kan LFN avstå från dessa och redan vid sitt första sammanträde (p. 12) besluta att föreslå innehavare av anställningen. I 4 kap 26 HF föreskrivs hur LFN ska redovisa sin bedömning. Om beslutet avviker från den uppfattning som majoriteten av de sakkunniga förordar, ska beslutet klart och tydligt motiveras. 14 Handläggaren, som är föredragande, skriver protokollet. När protokollet har justerats av LFN-ordföranden skickas det i elektronisk form tillsammans med sakkunnigutlåtandena till samtliga sökande. 15 Handläggaren förbereder i förekommande fall (p. 13) provföreläsningar och/eller intervjuer genom att kalla tätgruppen och beskriva vad som förväntas av dem i enlighet med LFN:s beslut. 16 Provföreläsningar och/eller intervjuer genomförs av LFN helst inom en månad efter det första sammanträdet. LFN sammanträder omedelbart efter provföreläsningarna/intervjuerna och beslutar att föreslå innehavare av anställningen. I 4 kap 26 HF föreskrivs hur LFN ska redovisa sin bedömning. Om beslutet avviker från den uppfattning som majoriteten av de sakkunniga förordar, ska beslutet klart och tydligt motiveras. 17 Handläggaren skriver protokollet. När protokollet har justerats av LFNordföranden skickas det i elektronisk form till samtliga sökande. 18 Berörd prefekt (dekanus vid professorsanställning) diskuterar lön, ev. övriga anställningsvillkor samt tillträdesdatum med den person som föreslagits för anställningen. Betänketid ska meddelas kandidaten. 19 Handläggaren skickar information om anställningsvillkor till SACO och Fackförbundet ST/Lärarförbundet och väntar sedan fem arbetsdagar med att utfärda anställningsbeslut. Under denna tid kan den fackliga organisationen påkalla förhandling. 20 Handläggaren gör underlag för anställningsbeslutet. Rektor beslutar om anställning av professor. Vid anställning av annan lärare än professor fattas beslut enligt fakultetsnämndens delegationsordning. 21 Handläggaren anslår på universitetets officiella anslagstavla information om vem som anställts. Av anslaget ska framgå hur man överklagar beslutet. Samtidigt informeras de sökande om beslutet samt om tidpunkt och plats för anslaget. Prefekt/Dekanus 3
Beslutet vinner laga kraft tre veckor efter anslagsdatum under förutsättning att det inte överklagas. 22 Handläggaren skickar efter överklagandetidens utgång anställningsbeslutet i original till den anställde, en kopia av beslutet till prefekten och till lönehandläggaren vid Personalavdelningen, som också ska få kopia av bevis på högsta examen, i förekommande fall docentbevis samt CV. Handläggaren skickar även information om anställning av en professor till promotionshandläggaren vid universitetet. Handläggaren ombesörjer att rektors välkomstbrev skickas till den nyanställda professorn samtidigt med beslutet. 23 Handläggaren informerar de sakkunniga, tackar för deras medverkan och ombesörjer utbetalning av ersättning för uppdraget. 24 avslutar ärendet i diariesystemet. Handläggaren skickar till registrator alla i ärendet relevanta handlingar i original, som t.ex. ledigkungörelse, yttranden, protokoll, beslut om anställning (kopia), hela ansökan från den person som anställts och från en eventuell överklagande part, liksom ansökningsbrev med CV:n (hophäftat) från alla övriga sökande. Övriga ansökningshandlingar läggs i ett separat kuvert med referensnummer och gallringsdatum (innevarande års utgång + 2 kalenderår) påskrivet och skickas samtidigt till registrator. Dessa handlingar gallras av arkivarien efter arkiveringstiden. Innan handlingarna gallras kan en sökande på begäran återfå sina handlingar. De sakkunniga anmodas skicka tillbaka de vetenskapliga, pedagogiska och ev. andra arbetena till de sökande då ärendet avslutats. När ett anställningsbeslut överklagas: 1 diarieför överklagandeskrivelsen och skickar den till handläggaren. 2 Handläggaren skickar inom en vecka överklagandeskrivelsen (original) till Överklagandenämnden för högskolan (ÖNH) tillsammans med alla relevanta handlingar i ärendet (kopior) och gör en prövning av om klagoskrivelsen kommit in i rätt tid (tre veckor). I missivet till ÖNH ska redovisas att prövningen gjorts. 3 ÖNH remitterar normalt ärendet till lärosätet för yttrande. ÖNH 4 Handläggaren gör tillsammans med dekanus en bedömning av hur yttrandet ska utformas, om LFN bör sammankallas osv. 5 Rektor avger yttrande till ÖNH i ärenden rörande anställning av professor. I övriga överklagandeärenden avges yttrande av den nivå, t.ex. fakultetsnämnden, som fattade beslut om anställningen. 6 ÖNH behandlar ärendet och delger universitetet beslutet (som inte kan överklagas). ÖNH 4
7 ÖNH:s beslut kan antingen innebära: 1) Avslag, varvid universitetets beslut vinner laga kraft. 2) Bifall, varvid universitetet ska ändra sitt tidigare beslut. 3) Undanröjande av universitetets beslut, varvid LFN ska göra förnyad prövning. 8 Handläggaren avslutar ärendet. Se ovan under p. 24. 2) Ansökan om befordran från anställning som universitetslektor till anställning som professor 1 diarieför ansökan och skickar den till handläggaren. 1a Om fakultetsnämnden med stöd av 4 kap 25 HF beslutar att det är uppenbart obehövligt att inhämta yttranden för en prövning av frågan, om befordran ska ske eller inte, bortses från pp 2-4 nedan. 2 Handläggaren skickar ansökan till prefekten med begäran om förslag på sakkunniga. Rutin enligt motsvarande handläggningsordning vid nyrekrytering av lärare med sakkunnigprövning. 3 Handläggaren skickar allt övrigt underlag för uppdraget till de sakkunniga (kopia av ansökan, ev. anvisningar från fakultetsnämnden i befordringsärenden, AOSU). Instruktioner och tidsplan anges för uppdraget, som normalt inte bör ta mer än två månader i anspråk. 4 diarieför yttrandena och skickar dem till handläggaren. 5 LFN bereder ärendet. I 4 kap 26 HF föreskrivs hur LFN ska redovisa sin bedömning. Vid behov kan sakkunniga delta i sammanträdet. 6 Handläggaren skriver protokollet och gör vid förslag om befordran av den sökande underlag för anställningsbeslutet. Rektor fattar beslut om befordran till professor. Om ansökan avslås bifogar handläggaren överklagandehänvisning vid expediering av beslutet till den sökande. 7 Handläggaren skickar beslutet om befordran till den sökande, prefekten, lönehandläggaren och promotionshandläggaren. Handläggaren ombesörjer att rektors välkomstbrev skickas till den nyanställda professorn samtidigt med beslutet. 8 Handläggaren informerar de sakkunniga, tackar för deras medverkan och ombesörjer utbetalning av ersättning för uppdraget. 9 Handläggaren avslutar ärendet. Arkivering: se ovan under avsnitt 1) p. 24. 10 Om ett beslut om avslag på ansökan om befordran överklagas, handläggs det på samma sätt som vid överklagande av ett ärende om nyrekrytering. 5