PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2016-09-22 Sida 1 (18) Paragrafer 119-131 Plats och tid Kommunhuset i Klippan, Sessionssalen, kl. 13.30-17.10 Beslutande Övriga närvarande Utses att justera Justeringens plats och tid Sekreterare Ordförande Justerare Kerstin Persson (S), ordförande Carl-Axel Wilhelmsson (C), 1:e vice ordförande Jörgen Bjerknäs (MP), tjg ersättare för Johan Pettersson (S) Kenneth Dådring (M), 2:e vice ordförande Robert Larsson (KD) Charlotta Gudmundsson (S), ej tjg ersättare Boris Svensson (S), ej tjg ersättare Eva Larsson, kommunsekreterare Tomas Rikse, kommundirektör Jan Tingecz, ekonomichef Jonathan Viksten, flyktingsamordnare 126 Anders Ebbesson, utvecklingsstrateg 122 Lars-Olov Strand, Söderåsens Miljöförbund 120 Kenneth Dådring Kommunledningsförvaltningen 2016-09-27 Eva Larsson Kerstin Persson Kenneth Dådring ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Klippans kommun, Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2016-09-22 Datum för anslags uppsättande 2016-09-28 Datum för anslags nedtagande 2016-10-19 Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kommunledningsförvaltningen i Klippan Eva Larsson
PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2016-09-22 Sida 2 (18) Innehållsförteckning: 119 Kurser och konferenser 2016 120 Kaolinbrytning Klippans kommun 121 Rönne å 122 Nämndsmål för Kommunstyrelsens 2017 123 Delårsrapport för Kommunstyrelsen 2016 124 Delårsbokslut för Klippans kommun 2016 125 Bostadsbyggande Elfdalen 126 Internkontrollplan 2016 för Kommunstyrelsen 127 Mobilitetsplan för Skåne 128 LUPP Ungdomsenkät 129 Dokumenthanteringsplan för Kommunstyrelsen 130 Teknik vid möten och konferenser 131 Redovisning av motioner 2016 Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2016-09-22 Sida 3 (18) 119 Kurser och konferenser 2016 KS 2016.0024.000 Ärendet Kommunförbundet Skåne - Dialogmöte riksdagsledamöter, Lund, 2016-10-14. Helsingborgs stad - Helsingborg Talks-styrelsemöte, 2016-10-05. Länsstyrelsen Skåne - Barns rätt i sitt nationella minoritetsspråk, Malmö, 2016-10-04 Länsstyrelsen Skåne - Kommunledningsmöte 2016, Malmö, 2016-10-04, 2016-10-11. Beslutsunderlag Kurser och inbjudningar. Arbetsutskottets beslut 1. Godkänner deltagande för Kerstin Persson vid Dialogmöte för riksdagsledamöter, Lund, 2016-10-14. 2. Godkänner deltagande för Kerstin Persson och Kenneth Dådring vid Helsingborg Talks- styrelsemöte, Helsingborg 2016-10-05. 3. Godkänner deltagande för Kenneth Dådring vid Barns rätt till sitt nationella minoritetsspråk, Malmö, 2016-10-04. 4. Godkänner deltagande för Kerstin Persson och Kenneth Dådring vid Kommunledningsmöte 2016, Malmö, 2016-10-04. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2016-09-22 Sida 4 (18) 120 Kaolinbrytning Klippans kommun KS 2016.1154.436 Ärendet Svenska Kaolin AB har inkommit med ansökan till Mark- och miljödomstolen vid Växjö tingsrätt om tillstånd enligt 9 och 11 kapitlet miljöbalken för brytning av kaolinråvara och behandling genom anrikningsverk. Ansökan omfattar i huvudsak Eslöv kommun men även Klippan och Svalövs kommuner är berörda. Miljöinspektör Lars-Olov Strand vid Söderåsens Miljöförbund informerar Arbetsutskottet om ärendets aktuella status. Det noteras att det för Klippans del i huvudsak är ev. påverkan på Rönne å, ökad andel tunga transporter på väg 13 och grundvattennivå vid Jällabjär som är intressant. Arbetsutskottet är angelägna om att få yttra sig över ansökan från Svenska Kaolin AB varför detta ska behandlas vid Arbetsutskottets sammanträde under hösten 2016. Arbetsutskottets beslut Informationen noteras. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2016-09-22 Sida 5 (18) 121 Rönne å KS 2016.0031.371 Ärendet Skånska Energi Rönne å Kraft AB har vid Växjö tingsrätt, mark- och miljödomstolen ansökt om ändring av villkoren i tillstånd meddelat i dom. Bolaget yrkar på förlängning av genomförandetiden för installation av fingaller, avledningsanordningar och flyktvägar för fisk. Kommunledningsförvaltningen yttrande: Klippans kommun stödjer bolagets yrkande om förlängd genomförandetid för installation av fingaller, avledningsanordingar och flyktvägar för fisk, dock endast med 1,5 år, d.v.s. till 2,5 års (Forsmöllans kraftverk) respektive 3,5 års (Klippans och Stackarps kraftverk) genomförandetid från det att respektive dom vunnit laga kraft. Bakgrunden till ställningstagandet är att Klippans kommun och bolaget har inlett diskussioner med målsättningen att nå en överenskommelse om inlösen av verken. Syftet med en inlösen är att riva ut verken och återställa den ursprungliga åfåran. Diskussionerna pågår men någon överenskommelse har ännu inte nåtts. Både bolaget och kommunen bedömer dock att det är möjligt att nå en överenskommelse inom 1-1,5 år vilket också tydligt har deklarerats i avsiktsförklaringar från både bolaget och kommunen (Arbetsutskottet 2016-06-15, 100). Om en förlängning inte beviljas tvingas bolaget påbörja arbetet med att installera fingaller tämligen omgående vilket försvårar möjligheterna att nå en överenskommelse och dessutom är förenat med betydande förgäveskostnader. Klippans kommun vill i sammanhanget framhålla både de ekologiska och samhällsekonomiska fördelarna med en utrivning och återställning jämfört med installation av fingaller. Beslutsunderlag Kommunledningsförvaltningen yttrande 2016-09-15. Yrkande Kenneth Dådring (M) yrkar bifall till förslaget. Arbetsutskottets förslag till Kommunstyrelsen Godkänner kommunledningsförvaltningens yttrande som eget svar till Växjö tingsrätt, mark- och miljödomstolen. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2016-09-22 Sida 6 (18) 122 Nämndsmål för Kommunstyrelsens 2017 KS 2016.0910.042 Ärendet Utvecklingsstrateg Anders Ebbesson informerar om förslag avseende nämndsmål för Kommunstyrelsen för år 2017. Förslaget har gemensamt arbetats fram vid målseminarium under hösten och kommer, inför beredning i Arbetsutskottet, att diskuteras i partigrupperna. Förslaget kommer att beredas vid Arbetsutskottets sammanträde 2016-10-19. Beslutsunderlag Förslag till Nämndsmål för Kommunstyrelsen 2017, bilaga Au 122/16. Arbetsutskottets beslut Informationen noteras. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2016-09-22 Sida 7 (18) 123 Delårsrapport för Kommunstyrelsen 2016 KS 2016.0845.042 Ärendet Ekonomikontoret överlämnar härmed delårsrapport per 2016-08-31. Delårsrapporten visar ett resultat på +6,2 mnkr Årsprognosen för 2016 visar på +1,2 mnkr Avvikelsen mot budget inkl. kompletteringsbudget per 2016-12-31 är fördelad enligt: Kommunledningsförvaltningen + 0,7 mnkr Tekniska förvaltningen +0,5 mnkr Tekniska förvaltningen har inkommit med komplettering angående ekonomisk prognos nedan. Avvikelsen i förhållande till årsbudget efter andra tertialet är cirka + 3,5 mnkr. I flera av förvaltningens verksamheter är utgifter och intäkter ojämnt fördelade över året. Särskilt gäller detta kostnader för omfattande underhåll av byggnader och för gatubeläggningar. Dessa belastar redovisningen koncentrerat vid få tillfällen. Prognosen för årsresultatet är + 450 tkr. Beslutsunderlag Delårsrapport Kommunstyrelsen 2016-08-31 (rev. 160927 för tillägg av kommentar från teknisk förvaltning samt rättning av stavfel), bilaga Au 123/16. Arbetsutskottets beslut 1. Uppmanar samtliga avdelningar/förvaltningar att hålla budget för 2016. 2. Godkänner bifogad delårsrapport för Kommunstyrelsen. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2016-09-22 Sida 8 (18) 124 Delårsbokslut för Klippans kommun 2016 KS 2016.0845.042 Ärendet Ekonomikontoret överlämnar härmed delårsrapport per 2016-08-31. Delårsrapporten visar ett resultat på +13.4 mnkr. Årsprognosen för 2016 visar på -9,2 mnkr. Avvikelsen mot budget inkl. KB per 2016-12-31 är fördelad enligt: Kommunstyrelsen +1.2 mnkr, Barn och utbildningsnämnden +1,5 mnkr, Finansförvaltningen +3,3 mnkr Socialförvaltningen -22,5 mnkr Kultur och fritid +0,2 mnkr Plan och bygg + 0,2 mnkr Revision 0 Årsprognosen aktualiserar fortsatt behov av genomlysning av verksamheten inom socialförvaltning. Ett absolut måste för att komma i balans med kommunens ekonomi är att genomföra genomgripande förändringar inom socialförvaltningen. Planer har tagits fram i omgångar och effekterna har tyvärr inte avspeglats i resultatet. Tekniska förvaltningen har inkommit med komplettering angående ekonomisk prognos nedan. Avvikelsen i förhållande till årsbudget efter andra tertialet är cirka + 3,5 mnkr. I flera av förvaltningens verksamheter är utgifter och intäkter ojämnt fördelade över året. Särskilt gäller detta kostnader för omfattande underhåll av byggnader och för gatubeläggningar. Dessa belastar redovisningen koncentrerat vid få tillfällen. Prognosen för årsresultatet är + 450 tkr. Beslutsunderlag Delårsrapport Kommunstyrelsen 2016-08-31 (rev. 160927 för tillägg av kommentar från teknisk förvaltning samt rättning av stavfel), bilaga Au 124/16. Arbetsutskottets förslag till Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige beslutar 1. Uppmanar samtliga nämnder att hålla budget för 2016. 2. Godkänner bifogad delårsrapport för Klippans kommun. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2016-09-22 Sida 9 (18) 125 Bostadsbyggande Elfdalen KS 2016.1047.250 Ärendet Acrinova Bostadsutveckling AB (AcriBo) uppför för närvarande 20 enklare marklägenheter på del av fastigheten Klippan 3:107 intill Kapellet i Klippan. Lägenheterna blockförhyrs under en övergångstid av kommunen för att klara bostadsförsörjningen till flyktingar och ensamkommande flyktingbarn. På sikt ska dessa lägenheter ut på den ordinarie bostadsmarknaden. I samband med AcriBo:s etablering har en diskussion påbörjats om fortsatt bostadsbyggande på den aktuella fastigheten Klippan 3:107 och del av Klippan 3:115. AcriBo AB har presenterat en vision om att bygga sammanlagt 192 hyresrätter enligt ett nytt koncept, Tillsammans. Konceptet innefattar olika lägenhetsstorlekar i fyra olika hustyper för såväl unga som äldre Klippanbor. AcriBo och Acrinova har vid två olika tillfällen presenterat projektet för Kommunstyrelsen och dess arbetsutskott. Ett antal förtroendevalda från Kommunstyrelsen och Plan- och byggnämnden har också tillsammans med tjänstemän varit i Malmö och Helsingborg för att titta på de aktuella hustyperna. Kommunstyrelsen har nu att ta ställning till huruvida man ska gå vidare med bostadsbyggnadsprojektet eller ej. Beslutsunderlag Kommundirektör Tomas Rikse s skrivelse 2016-09-15. AcriBo s illustrationsmaterial, bilaga Au 125/16. Arbetsutskottets förslag till Kommunstyrelsen 1. Ställer sig bakom förslaget till nyproduktion av hyresrätter på del av fastigheterna Klippan 3:107 och Klippan 3:115, invid Kapellet i Klippan. 2. Uppdrar till kommunledningsförvaltningen att, i samråd med tekniska förvaltningen, upprätta förslag till marköverlåtelseavtal avseende det aktuella markområdet. Avtalet ska innefatta sedvanliga villkor för överlåtelse av mark jämte upplösning av nuvarande optionsavtal, överlåtelse av den mark de 20 marklägenheterna är belägna på samt överlåtelse av mark för en nästa etapp. Resten av området etappindelas efter samråd med exploatören och överlåts sedan successivt till exploatören. Kommunens samtliga kostnader för exploatering ska beaktas vid prissättning. 3. Uppdrar åt Plan- och byggkontoret att göra de anpassningar av detaljplanen som erfordras i enlighet med bifogad handling. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2016-09-22 Sida 10 (18) 126 Internkontrollplan 2016 för Kommunstyrelsen KS 2016.1158.040 Ärendet Enligt Kommunallagen ansvarar nämnderna själva för intern kontroll inom sina verksamhetsområden. Nedan redovisas en sammanställning över förslag till områden för Kommunstyrelsens interna kontroll 2016 avseende Kommunstyrelsens förvaltningar. Enligt kommunens reglemente för intern kontroll åvilar det Kommunstyrelsen enligt 8 att för varje år anta en intern kontrollplan. Klargörande av ansvarsfördelning och rutiner avseende återsökningar av statsbidrag från Migrationsverket - kanslichef. Flyktingsamordnaren Jonathan Viksten informerar om upprättat beskrivning av organisation och ansvarsfördelning avseende återsökningar av statsbidrag från Migrationsverket. Det är ett flertal förvaltningar och avdelningar inom kommunen som berörs av återsökningar av statsbidrag från Migrationsverket för nyanlända. Det är väsentligt att ansvarsfördelningen är tydlig och kvalitetssäkrad då det annars finns risk att kommunen inte erhåller berättigade statsbidrag. Då det ofta finns tidsfrister för ansökningar krävs det att kommunen löpande bevakar att ansökningar verkställs inom tidsfristerna. Det är avsevärda belopp som kommunen återsöker avseende statsbidrag. Hantering och uppdatering avseende investeringsrutin ekonomichef. Arbete med upprättande av investeringsrutin pågår och kommer att redovisas i samband med årsbokslutet i Kommunstyrelsens arbetsutskott d.v.s. våren 2017. Två arbetsdagars svarsgaranti på inkommande ärenden till Kundtjänst kanslichef. Det kommer att upprättas sammanställning av svarstider för olika typer av ärenden vilket redovisas till årsskiftet 2016/2017. Kontroll av att anställda som avslutat sin anställning avslutas i kommunens ITsystem IT- och personalchef. Det finns en semimanuell rutin för att säkerställa att personer som har avslutat sin anställning inte har kvar konto i kommunens IT-miljö. Rutinen körs med ojämna intervall. Rutinen kommer att ändras för att köras var xx dag, men intervall har ännu inte bestämts. Intervallet ska ta hänsyn till exempel-vis att timanställda kan avsluta sin anställning i kommunen på ett datum, men redan arbetsveckan därefter igen ha en ny anställning i kommunen. Signatur justerare I den långsiktiga strategin ingår att göra rutinen helautomatisk. Det bedöms inte föreligga tekniska hinder men en helautomatisk rutin medför kostnader som inte ryms inom nuvarande budget. Arbetet med förbättring av rutinerna avseende kontroll Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2016-09-22 Sida 11 (18) av att anställda som avslutat sin anställning avslutas i kommunen IT-system fortsätter. Ansvaret för det fortsatta arbetet åvilar kommunledningsförvaltningen Beslutsunderlag Kanslichef Lars-Åke Svenssons skrivelse 2016-09-13. Flyktingsamordnare Jonathan Vikstens skrivelse 2016-09-12, bilaga a Au 126/16. Organisation- och strukturbild, bilaga b och c Au 126/16. Arbetsutskottets förslag till Kommunstyrelsen 1. Antar ovan redovisade områden för intern kontroll för Kommunstyrelsens kommunledningsförvaltning 2016. 2. Fastställer organisation och struktur för arbetet med återsökning av statsbidrag från Migrationsverket. 3. Godkänner redovisning för Kommunstyrelsens förvaltningar. Arbetet med investeringsrutin redovisas i samband med årsbokslutet i Kommunstyrelsens arbetsutskott dvs våren 2017. Sammanställning av svarstider för olika typer av kundtjänstärenden redovisas till årsskiftet 2016/2017. 4. Inför varje nytt år ska berörda förvaltningar göra en risk- och konsekvensanalys och inte alltid ha samma projekt år efter år. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2016-09-22 Sida 12 (18) 127 Mobilitetsplan för Skåne KS 2016.0912.501 Ärendet Region Skåne har 2016-06-03 inkommit med remiss avseende Mobilitetsplan för Skåne. Förslaget fokuserar på användandet av infrastrukturen och är en fördjupning av remissversionen Strategi för ett hållbart transportsystem i Skåne 2015 vilken är tänkt att vara vägledande för framtida satsningar och prioriteringar i Skånes transportsystem. Familjen Helsingborg har yttrat sig avseende remissen. Kommunstyrelsens föreslås ställa sig bakom Familjen Helsingborg s yttrande avseende mobilitetsplan för Skåne. Beslutsunderlag Familjen Helsingborgs yttrande avseende mobilitetsplan för Skåne, bilaga Au 127/16. Region Skåne s remiss. Arbetsutskottets förslag till Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens ställer sig bakom Familjen Helsingborgs gemensamma yttrande avseende Mobilitetsplan för Skåne. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2016-09-22 Sida 13 (18) 128 LUPP Ungdomsenkät KS 2016.1123.106 Ärendet Klippans kommun har enligt beslut i Kommunstyrelsens arbetsutskott 2016-01-20, 6, ansökt om deltagande i ungdomsenkäten Lupp (Lokal uppföljning av ungdomspolitiken) 2016 för åldersgruppen 19-25 år. Detta efter en bedömning att det finns ett intresse av att delta i Lupp med anledning av tydliga kopplingar till flera av kommunens utvecklingsområden såsom folkhälsa, ungdomsdemokrati, utbildning, samverkan kring förebyggande arbete och tidiga insatser. Myndigheten för ungdoms- och civilsamhällesfrågor har bifallit ansökan. I samband med startkonferens 2016-04-12 och vid kontakter inom kommunen har det framkommit att det finns betydande svårigheter att genomföra enkäten mot ungdomar i åldersgruppen 19-25 år. Detta framförallt på grund av att de inte finns i våra skolor och är svåra att nå. Arbetsutskottets föreslås därför ändra beslutet avseende målgrupp för enkäten 2016. Kommunledningsförvaltningen bedömer i samråd med Barn- och utbildningsförvaltningen att Lupp 2016 bör inriktas på yngre ungdomar som vi har i grundskolan och gymnasieskolan. För att begränsa omfattningen kan enkäten förslagsvis riktas till åk 8 i grundskolan och år 2 i gymnasiet. Beslutsunderlag Utvecklingsstrateg Anders Ebbessons skrivelse 2016-08-11. Arbetsutskottets beslut Godkänner genomförande av ungdomsenkäten Lupp 2016 för åk 8 i grundskolan och år 2 i gymnasiet. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2016-09-22 Sida 14 (18) 129 Dokumenthanteringsplan för Kommunstyrelsen KS 2016.1006.004 Ärendet Enligt Klippan kommuns arkivreglemente 1995-12-19 KF, 107 ska varje myndighet upprätta en dokumenthanteringsplan med arkivbeskrivning som ger information om vilka slags handlingar som kan finnas i myndighetens arkiv och hur arkivet är organiserat. Dokumenthanteringsplanen och arkivbeskrivningen bör revideras när större organisationsändringar genomförs så att den överensstämmer med organisationen, förslagsvis vart annat år. Arkivreglementets krav att ha en arkivbeskrivning och dokumenthanteringsplan grundas på bestämmelser i arkivlag och offentligrättslig lagstiftning. Arkivarien har utarbetat förslag till ny dokumenthanteringsplan som beaktar organisationsförändringar och gällande lagstiftning. Beslutsunderlag Arkivarie Janicke Schreuder s skrivelse 2016-07-12. Dokumenthanteringsplan med arkivbeskrivning för Kommunstyrelsen 2016, bilaga Au 129/16. Arbetsutskottets förslag till Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige beslutar Godkänner dokumenthanteringsplan för Kommunstyrelsen. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2016-09-22 Sida 15 (18) 130 Teknik vid möten och konferenser KS 2015.1517.005 Ärendet Helena Dådring (M) och Tonny Svensson (M) har för moderaterna i Klippan inkommit med motion 2015-11-24 om nyttjande av teknik vid möten och konferenser. Motionärerna föreslår att kommunen skapar förutsättningar som gör att orten för möten och konferenser inte är avgörande för deltagande samt att detta sker skyndsamt eftersom tekniken redan finns Kommunfullmäktige har 2016-04-26, 39, beslutat 1. Uppdra åt kommunledningsförvaltningen att utreda riktlinjer för förtroendevaldas deltagande på konferenser och andra möten i nämnd-/kommunstyrelse- och kommunfullmäktigesammanträden på distans. 2. Motionen anses besvarad. Teknisk utrustning Det ska noteras att den tekniska utrustningen i kommunhusets sessionssal uppgraderades 2015 för att uppfylla krav på en civil ledningscentral. I uppgraderingen ingick bl.a. videokonferensutrustning som hitintills använts i begränsad omfattning. Det finns således teknik tillgänglig i kommunhuset för att den fysiska orten inte ska vara avgörande för deltagande på distans. Därutöver finns tillgång till datorer, telefonkonferensutrustning för deltagande på distans vid konferenser via webb och telefonmöten. Deltagande på distans vid sammanträde med Kommunstyrelsen respektive nämnder och utskott. Av 5 kap. 38 a kommunallagen (KL) följer att ledamöter får delta i fullmäktiges sammanträden på distans, om fullmäktiges har beslutat det och det sker genom ljudoch bildöverföring i realtid på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra och delta på lika villkor. En ledamot som deltar på distans ska anses vara närvarande vid fullmäktiges sammanträde. Om fullmäktiges har beslutat att ledamöter får delta i fullmäktiges sammanträden på distans, ska arbetsordningen enligt 5 kap. 64 KL innehålla föreskrifter om i vilken utsträckning sådant deltagande får ske. Mot bakgrund av att fullmäktiges sammanträden är offentliga och öppna för besök samt mot bakgrund av svårigheter som uppstår vid webb-sändning finns för närvarande inte förutsättningar att på ett bra sätt hantera deltagande på distans vid fullmäktiges sammanträden. Signatur justerare Av 6 kap. 32 KL följer att fullmäktiges ska besluta i vilken utsträckning ledamöter får delta i en nämnds sammanträden på distans. Deltagande på distans ska enligt samma bestämmelse ske på det sätt som anges i 5 kap. 38 a KL. En ledamot som deltar på distans ska anses närvarande vid nämndens sammanträde. För nämnder finns det skäl att öppna upp möjligheten till närvaro på distans och det finns teknisk utrustning för ändamålet. För kommunstyrelsens sammanträden är det mot bakgrund Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2016-09-22 Sida 16 (18) av antalet ledamöter dock inte samma behov vilket dock kan föreligga vid sammanträden med Kommunstyrelsens utskott och beredningar. Deltagande på distans vid konferenser och andra möten Godkännande av förtroendevaldas deltagande i konferenser och kongresser ska prövas av respektive nämnd och styrelse. Vid en sådan prövning ska respektive nämnd och styrelse ta ställning till om ledamoten kan delta på distans. Om så är fallet ska detta särskilt anges i beslutet och om inget särskilt angetts godkänns deltagande genom fysisk närvaro. För att kunna delta på distans erfordras att den som anordnar konferens, sammanträde har tillgång till erforderlig teknik. I de flesta fall finns det goda möjligheter att hantera närvaro på distans. Det som i många fall blir begränsande för deltagande i videokonferenser är inte tillgänglighet till teknisk utrustning utan andra omständigheter såsom nätverksbyggande. Det kan dock inte bortses från att det även kan handla om att ändra inlärda vanor. Även om det i policys kan föreskrivas när man ska använda sig av video-konferens/ telefonkonferens kan ett sådant regelverk få oönskade konsekvenser. Det kan vara begränsande att utforma policys då den fysiska närvaron kan vara motiverad av flera olika skäl. Det förordas därför att ansvaret läggs på respektive berörd nämnd och styrelse att pröva om deltagande sker på distans eller genom fysisk närvaro. Såvida inget anges och godkännande av deltagande i konferens medges är det rimligt att man utgår ifrån fysiskt deltagande. Såvida någon nämnd anser att den tekniska utrustningen inte är tillräcklig ska kommunkansliet kontaktas och informeras om behovet. Kommunstyrelsen föreslås besluta: 1. Revidera reglementena för Kommunstyrelsen, barn- och utbildnings-nämnden, byggnadsnämnden, kultur- och fritidsnämnden och social-nämnden i enlighet med följande lydelser: Kommunstyrelsen Kommunstyrelsens utskott och beredningar får, om särskilda skäl före-ligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Lokalen ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som önskar delta på distans ska senast fem dagar i förväg anmäla detta till kommunkansliet. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Kommunstyrelsen får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans i utskotten och beredningarna. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2016-09-22 Sida 17 (18) Nämnd Nämnden får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Lokalen ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud. Ledamot som önskar delta på distans ska senast fem dagar i förväg anmäla detta till hos förvaltningens kansli eller nämndsekreteraren. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans. Nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans i nämnden. 2. Godkännande av förtroendevaldas deltagande i konferenser och kongresser ska prövas av respektive nämnd och styrelse. Vid prövningen ska respektive nämnd och styrelse ta ställning till om deltagande kan ske på distans. Om så är fallet ska detta särskilt anges i beslutet. Om inget anges godkänns deltagande genom fysisk närvaro. Beslutsunderlag Kanslichef Lars-Åke Svenssons yttrande 2016-09-08. Protokollsutdrag Kommunfullmäktige 2016-04-26, 39. Yrkande Kenneth Dådring (M) yrkar att ärendet återremitteras för förtydligande avseende skrivning om deltagande för Kommunstyrelsen då denna anses otydlig avseende krav om att ljud- och bildöverföring ska ske i realtid. Arbetsutskottets beslut Ärendet återremitteras för förtydligande om deltagande för Kommunstyrelsen då skrivningen anses otydlig avseende krav om att ljud- och bildöverföring ska ske i realtid. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2016-09-22 Sida 18 (18) 131 Redovisning av motioner 2016 KS 2016.0169.101 Ärendet Kommunkansliet har sammanställt redovisning av motioner vars beredning ännu inte slutförts. Beslutsunderlag Kansliets sammanställning 2016-09-15, bilaga Au 131/16. Arbetsutskottets förslag till Kommunstyrelsen Kommunfullmäktige beslutar Informationen noteras. Signatur justerare Utdragsbestyrkande