CASE # 7 STORA SKÖNDAL TAR TÄTEN I DEN DIGITALA LÅS- REVOLUTIONEN! Läs om hur stiftelsen Stora Sköndal öppnar dörren till framtiden och samlar alla låspunkter under ett digitalt system. En oerhört varierad verksamhet med stora krav på trygghet, säkerhet, frihet, tillgänglighet och ekonomi med 300 fastigheter under 45 olika låssystem. Följ med på resan till hur de blir sin egen låssmed, om hur de går från 1000-tals nycklar på drösvis med knippor, till att alla kan ha EN nyckel var, och alltid kunna komma in där man behöver.
LÅS FÖR EN NY TID. Många av våra viktigaste områden i samhället är i förändring. Arbetsmarknad och näringsliv omformas. Vi ser fler och fler projektanställningar; nya arbetssätt och behov av högre säkerhet på arbetsplatser. Inom skola, vård och omsorg ökar flödet av människor som går i och ur funktioner och ansvarsområden och trygghet är på många sätt högprioriterat. För att möta samtidens krav på mer flexibla lås bör man ersätta traditionella mekaniska låssystem med en digital lösning som styrs av behörighet och tid, där man kan avläsa vem som har använt vilken nyckel var och när. Tack vare internetbaserade säkra programvaror får kunden själv kontroll över hela systemet var man än befinner sig. Enkelt. Mindre utryckningar, mindre krångel. Färre nycklar och byten av låskolvar. Bättre ekonomi, högre säkerhet och trygghet. För alla. Så nu kan man bestämma tid och behörighet för nycklar till underleverantörer på byggarbetsplatser. Få ett bostadsbestånds alla låspunkter under ett och samma system. Genom att välja rätt system kan man nu inte bara ha koll på huvudnyckel, nycklar till lägenhetsdörrar och förråd, utan även medicinskåp, personalutrymmen, knivlådor och städskåp Och det spelar ingen roll om du är i en byggfas, har ett stort fastighetsbestånd att rusta upp eller är en liten bostadsrättsförening som behöver hjälp. På Samuelsson & Partner är vi oberoende konsulter som har arbetat med lås i över 30 år. Och nu hjälper vi till att driva utvecklingen med att ersätta traditionella mekaniska låssystem med digitala lösningar. Vi hjälper dig att ta kontroll över säkerhet och trygghet på det sätt som är bäst för dig. Flexibla låslösningar för en ny tid. Här följer nu ett unikt case där man har maximerat nyttan av digitala lås och infört ETT system som tar hand om ett oerhört brett spektra av behov. Med vänliga hälsningar Petter Samuelsson, VD
Strax söder om Stockholm, ca tio minuter med buss från Gullmarsplan, ligger Stora Sköndal. En stiftelse som utan vinstsyfte arbetar med stöd, vård, omsorg, utbildning och forskning. Här finns bl.a förskola, högskola, äldreboende, asylboende och neurologisk rehabilitering. ETT LÅSSYSTEM FÖR ALLA LÅSPUNKTER Stora Sköndal har verkat i människans tjänst i 120 år. Nu bygger vi för att stå stabila i 120 år till och med iloq ser vi inga begränsningar för våra behov, säger Christer von Essen som är vice vd på stiftelsen. Säkerhet och tillgänglighet, i kombination med kostnadseffektivitet, är en förutsättning för att kunna skapa stabilitet i den växande organisationen. Därför påbörjade man arbetet med att se över stiftelsens dörr- och låsmiljö. Visionen var att samla alla låspunkter under ett och samma system. Detta är en stor utmaning i en mycket diversifierad verksamhet med oerhört skilda behov. Behoven sträcker sig från läkemedelskåp till gemensamma utrymmen och lägenheter och det i fastigheter från många olika tidsperioder. Totalt sett hade man ca 2000 låspunkter som hanterades genom 45 olika system, en del 50 år gamla. Tidigare har stiftelsens nyckelhantering varit en enda stor röra med flera olika lås- och passersystem, borttappade nycklar och bristfällig kontroll. Värst har det varit för fastighetsskötarna som dagligen behöver tillträde till fastigheterna. Förut behövde de bära omkring på flera stora nyckelknippor och råkade de ha fel nyckelknippa fick de åka tillbaka och hämta en annan. Nu slipper de såna problem, de har sin egen nyckel och kommer in överallt, säger Christer. Samuelsson & Partner gjorde en omfattande behovsanalys och rekommenderade slutligen det digitala låssystemet iloq. Projektet är löpande under utveckling och i dagsläget är det cirka 2000 lås med 1000 nycklar i 300 fastigheter som är i drift. Vi växer så det knakar och med iloq ser vi inga begränsningar för våra behov, avslutar Christer von Essen. Stora Sköndal i människans tjänst Stora Sköndal är till ytan dubbelt så stort som Gamla stan. Visionen är att inom 20 år utvecklas till en modern stadsdel med 4000-6000 nya bostäder och 2000-3000 arbetsplatser Stiftelsen bildades redan 1898 för att utbilda diakoner. Idag arbetar omkring 500 anställda i Sköndal, Nacka och Hökarängen med äldreomsorg, förskola, neurologisk rehabilitering, asylmottagning, högskola, flyktingmottagning samt människor med funktionsnedsättning. Inom stiftelsens område finns 150-200 villor för senior boende och cirka 100 lägenheter för studenter. Stora Sköndal är en icke vinstdrivande stiftelse.
FRÅN 1000 TILL 1 NYCKEL Ta bara en sån sak som att slippa ha tusen olika nycklar som man tidigare inte hade helt hundra koll på, säger driftteknikern Mats Bergmalm. Riksbyggen förvaltar Stora sköndals fastigheter och Mats Bergmalm, är en av driftteknikerna för Stora Sköndal. Så fort någonting behöver fixas på området är han en av dem som ser till att rätt person är på plats. Mats bekräftar att det nya låssystemet förenklat driften av Stora Sköndal. Ta bara en sån sak som att slippa ha tusen olika nycklar som man inte tidigare hade helt hundra koll på. Om någon tappade bort en nyckel då så behövde man stifta om eller byta alla cylindrar i hela systemet och det var inga roliga utgifter för stiftelsen. Nu är det enkelt att plocka bort en borttappad nyckel så att den blir obrukbar. Petter Samuelsson, vd för Samuelsson & Partner och med cirka 25 år i låsbranschen, bekräftar att den svagaste länken i ett säkerhetssystem är den klassiska nyckeln. Nycklar försvinner ju ständigt och det leder ibland till en katastrof. Dessutom är vanliga mekaniska nycklarna relativt enkla att kopiera och omöjliga att spåra, det skapar luckor i säkerheten, säger Petter och fortsätter: Just nu pågår en revolution i låsbranschen precis som i samhället i stort. Digitaliseringen driver fram nya lösningar på gamla problem och vi vill leda den utvecklingen och göra alla till sina egna låssmeder med den bästa tekniken. Mats från Riksbyggen är glad att nyckelhanteringen tar mindre tid i anspråk sedan Samuelsson & Partner kom in i bilden och tog bort allt tidigare strul med osäkerheten. Förut hade vi stora kassaskåp med nycklar. Och det var så många nycklar att snart hade ingen längre koll på vart alla gick eller hur många som var ute i drift, eller ska man säga på drift. Det var inte kul, och all extra tid man fick lägga ned har troligen redan nu betalat igen kostnaderna för skiftet till det nya systemet iloq. Riksbyggen Grundades år 1940 och är ett kooperativt företag som utvecklar bostäder i nyproduktion, både bostads- och hyresrätter. Sveriges största fastighetsförvaltare för bostadsrättsföreningar samt kommersiella och offentliga fastighetsägare. Förvaltar Stora Sköndals fastigheter.
EN SMART NYCKEL GER SMIDIG ACCESS VID ALLA BYGGNATIONER EBAB sköter projekteringen av om- och nybyggnationerna som ett led i utvecklingen av Stora Sköndal mot att bli en ny större stadsdel. Här upplevde man ofta att det blev det på tok för många nycklar att hålla ordning på när under entreprenörerna skulle ha tillgång till alla olika lokaler. Redan vid nybyggnation installeras iloq-cylindrar med personlig behörighet så att byggare och underentreprenörer får tillträde till rätt utrymmen. När byggnadsarbetet är klart programmeras cylindrarna om så att de passar sin tilltänkta verksamhet. Det skapar en bra ekonomi för stiftelsen. Man slipper dyra kostnader för tillfälliga byggcylindrar som sedan måste bytas ut, säger Jan Skald på EBAB, produktionschef för Stora Sköndal i dess nya utvecklingsfas. På stora anläggningar som den här blir det extra smidigt. Våra underleverantörer behöver komma in i många olika dörrar och nu kan de det med endast en nyckel istället för att vi ska beställa gammeldags mekaniska nycklar som man ibland inte har koll på var de passar, tillägger Alvaro Brito och fortsätter: Om vi skulle behöva komma in någonstans där vi som entreprenörer saknar tillträde så programmeras just den behörigheten in via en enkel programvara i datorn, och sedan uppdaterar vi vår nyckel via en hotspot som sitter på väggen och som är uppkopplad mot systemet dygnet runt. Och vet man att någon entreprenör inte har lämnat tillbaka sin nyckel efter slutfört arbete, ja då är det väldigt enkelt att plocka bort den nyckeln ur systemet. Det kunde man ju inte göra förut, då var man tvungen att plocka om stiften i cylindrarna och dela ut nya nycklar till alla användare. Här talar vi alltså om stora besparingar och ökad säkerhet. Det kan också läggas in tidsstyrning så att nyckeln endast fungerar det antal dagar den ska ha en viss behörighet. Det är en väldig trygghet, för sig själv också, om det skulle ske en stöld till exempel. Ebab Ett av Sveriges största fristående konsultbolag inom projekt- och fastighetsutveckling med över 30 år i branschen. Företaget hjälper sina kunder att utveckla fastigheter och projekt och till och med hela städer. De driver uppdrag i alla storlekar från idé till verklighet. Allt från planering och projektering till nybyggnation, samt renoveringar och ombyggnationer. Ebabs uppdrag för Stora Sköndal innefattar 4000-6000 nya bostäder, med stadsnära service och arbetsplatser för 2000-3000 personer. Stadsdelen ska integreras med redan etablerade verksamheter som förskolor, vård, omsorgsboende och högskola.
DIGITALA LOGGAR SKYDDAR LÄKEMEDEL Ett starkt skäl till att stiftelsen valde att ge Samuelsson & Partners förtroendet att bli huvudleverantör till det nya låssystemet var att de tog ett totalansvar vilket jag förstod skulle minska kostnaderna långsiktigt samt öka tryggheten, förklarar Christer von Essen, vice vd på stiftelsen. Vi har ju verksamheter som hanterar läkemedel så det är viktigt för oss att kunna plocka bort tappade nycklar ur systemet, hantera behörigheter och att ibland kunnat se vem som passerade genom en dörr sist, säger Christer. En verksamhet som hanterar läkemedel är Johannesgården. Niclas Jonsson, samordnande sjuksköterska, berättar att det nu är mycket enklare att kontrollera inköp och åtgång av receptbelagda mediciner. Allt fungerar mycket smidigare sedan Samuelsson & Partner blev huvudansvarig över driften på inlogg och låssäkerhet. Man kan till och med logga in på sjukvårdens beställning, dvs min privata patient-sida, via iloq:s system. Det skapar maximal trygghet för mig i mitt yrkes utövande. Det ger mig också som ansvarig kontroll och översikt över de nycklar som är ute och vilka personer som har vilken behörighet. När det behövs kan jag även ändra direkt. Det är skönt att vara sin egen låssmed och kunna ta det ansvar som faktiskt ligger på mig, säger han. För att ytterligare öka säkerheten är det endast Niclas och en annan legitimerad sjuksköterska som via låssystemets mjukvara kan lägga till nya behörigheter på nycklar och inlogg till läkemedelsrummet. Administrationssystemet är alltså byggt så att endast behöriga personer kan tilldela passage till olika lås och utrymmen. Det är skönt att som ansvarig vara sin egen låssmed och ha total kontroll och översikt över de nycklar som är ute. Och vilka personer som har vilken behörighet, säger Niclas Jonsson.
EN PERSONLIG NYCKEL SKAPAR TRYGGHET PÅ ÄLDREBOENDE En annan verksamhet med läkemedel är Villa Tollare, ett äldreboende som även tar hand om demenssjuka. Här hade varje anställd tidigare ett flertal olika nycklar, såsom huvudnyckel, nycklar till lägenhetsdörrar, medicinskåp, personalutrymmen, knivlådor, städskåp osv. Numera har alla i personalen endast en nyckel som följer med under hela anställningen. Nyckeln blir personlig och får inte lånas ut till andra. Den registrerar ju vem som har låst upp vilket lås, förklarar Linda Grip, verksamhetschef. Än så länge är det Samuelsson och Partner som hanterar Villa Tollares nyckelsystem. Men efter avslutad utbildning blir det Lindas uppgift att sköta hanteringen. Något som kommer att förenkla mycket jämfört med vanliga mekaniska lås, menar Linda. Det är så skönt att slippa skramla med nycklar, plocka ihop knippor och ha hand om massor av nycklar och nyckelskåp. Det gjorde mig inte trygg inom mitt ansvarsområde, säger hon. Det kan också läggas in tidsstyrning så att nyckeln endast fungerar det antal dagar den ska ha en viss behörighet. Det är en väldig trygghet, för sig själv också, om det skulle ske en stöld till exempel. PÅ VILLA TOLLARE BEHÖVDE DE ANSTÄLLDA HANTERA EN UPPSJÖ AV NYCKLAR NU BEHÖVS BARA EN TILL LÄGENHETER, STÄDSKÅP OCH T O M KNIVLÅDOR.
SMARTA LÅS ÖKAR FRIHETEN Med nya systemet har det blivit enkelt för Malin som teamledare att dela ut en nyckel utan att behöva känna sig orolig över felaktiga nyckelkvittenser och stora nyckelskåp. Även ute i andra verksamheter är man glad åt att slippa den tidigare så omfattande nyckelhanteringen. Flest lås på hela Stora Sköndal har Björkgården, ett boende för yngre med demenssjukdom. För de boendes säkerhet, men också frihet, finns det lås på allt ifrån staket, ytterdörr och fönster till garderober, medicinskåp och toalettlådor. Malin Fjällborg som är teamledare på Björkgården berättar att alla personal, boende och anhöriga får kvittera ut sin egen personliga nyckel som följer med under hela tiden på boendet och som man absolut inte får låna ut till andra. På så vis med den nya registreringen blir det lätt att hålla koll på vem som har tillgång till boendets olika utrymmen, förklarar hon. På Björkgården, precis som i vården i allmänhet, är det ibland många tillfälligt anställda och vikarier. Med nya systemet har det blivit enkelt för Malin som teamledare att dela ut en nyckel utan att behöva känna sig orolig över felaktiga nyckelkvittenser och stora nyckelskåp. Dessutom kan hon tidsinställa en viss nyckel om hon vet att en person ska arbeta på boendet temporärt. DET ÄR EN FRIHET ATT VARA SIN EGEN LÅSSMED, BEVITTNAR HON LIKSOM MÅNGA ANDRA SOM KOMMIT IN I DET NYA LÅSSYSTEMET
ENKEL & SNABB NYCKELHANTERING GER TRYGGHET ÅT NYANLÄNDA På stora Sköndals asylboende för vuxna har det nya låssystemet underlättat verksamheten att administrera lägenheterna åt nyanlända. Frida Gustafsson är teamledare och hon sammanfattar nyttan med fem ord: Det går fort att göra! Tidigare har nyckelhanteringen krävt mycket energi, förklarar hon. Totalt har asylboendet ett femtiotal rum och plats för närmare etthundra personer, och till skillnad från vanliga boenden är omsättningen på människor stor. Folk flyttar in och ut för jämnan, tidigare skapade det oro om någon tappade bort en nyckel. I dag går det väldigt enkelt att säkra en borttappad genom att spärra den och dela ut en ny. Det var också vissa problem med att vissa ibland kunde komma in i någon annans lägenhet, säger Frida. Frida minns särskilt en kväll under fjolårets flyktingkris då verksamheten ställdes på prov. Under en kväll kom det mellan 50 och 70 personer som skulle inackorderas i olika rum. Då var det skönt att kunna dela ut rätt nyckel till rätt rum samt enkelt att skaffa sig en trygg överblick över situationen. Djwan som är boendeassistent fyller i att det är skönt att nycklarna i det nya systemet är personliga. Tidigare var det vanligt att boende lånade ut nycklar mellan varandra och om nyckeln försvann var det svårt att veta vem det var som hade den sist. I dag vet man hur nycklarna har använts vilket gör det lättare att gardera sig mot stölder eller eventuella inbrott. Folk flyttar in och ut för jämnan. Tidigare skapade det oro om någon tappade bort en nyckel. I dag går det väldigt enkelt att säkra en borttappad nyckel genom att spärra den och dela ut en ny. Det var tidigare också problem med att vissa ibland kunde komma in i någon annans lägenhet, säger Frida.
ANPASSADE LÅSSYSTEM FÖR FÖRSKOLAN LILLA SKÖNDAL Petra Linde Månsson är ansvarig för stiftelsens förskoleverksamhet, Lilla Sköndal. Hon berättar: Det nya låssystemet har ökat tryggheten för både barn, personal och föräldrar. Vi har samma nyckel både till dörrar, leksaksbodar, och till och med soprummen. Att vi också fått dörrhandtagen monterade på en höjd dit småbarnen inte når är ju också en uppskattad fördel. Barnens närvaro och synpunkter är grunden i hur vi utvecklar arbetet. Det skall vara vårt ställe, säger Petra. Hon tillägger att Samuelsson & Partner till fullo har förstått förskolans profil estetik och etik. Det nya systemet har ökat tryggheten för både barn, personal och föräldrar. Vi har en och samma nyckel både till dörrar, leksaksbodar och till och med soprummen.
EN NYCKEL FÖR TUSENTALS LÅS Röriga nyckelskåp, borttappade nycklar och dyra kostnader för låssmeder. Nyckelhanteringen på Stora Sköndal var minst sagt kostsam och det saknades kontroll över alla de tusentals nycklar som var i drift för att verksamheten och dess säkerhetstänk någorlunda skulle fungera. I och med förra årets beslut att med hjälp av Samuelsson & Partner samla alla lås under ett och samma system, har man redan fått en avsevärt lägre kostnadsbild. Vi har haft väldigt mycket kostnader kring lås- och passersystem, nu blir det mycket enklare för alla inblandade, säger Christer von Essen, vice vd på Stora Sköndal. ILOQ ETT REVOLUTIONERANDE LÅSSYSTEM iloq är ett finskt företag som leder utvecklingen med att ersätta traditionella mekaniska låssystem med en digital lösning. Det första och enda elektroniska låssystemet i världen som alstrar den elenergi som systemet behöver genom nyckelns rörelse när den förs in i låset. Nycklarna och cylindrarna fungerar därför helt utan batterier och låscylindrarna installeras utan kabeldragning. Det starkt krypterade systemet ger maximal säkerhet och dessutom är det enkelt att hantera olika behörigheter inom t.ex. affärs center, kontorsverksamheter och bostadsfastigheter.
SAMUELSSON & PARTNER Samuelsson & Partner är en oberoende konsult inom moderna låssystem för en ny tid. Med ett nätverk av utvalda samarbetspartners, underleverantörer, samt de senaste produkterna hjälper företaget sina kunder att hitta den den bästa och mest kostnadseffektiva lösningen inom nya moderna låssystem för dörrar och passersystem. År 2016 tilldelades de en utmärkelse för flest sålda iloq-system. Läs mer på hemsidan www.samuelssonpartner.se Samuelsson & Partner AB Efraim Dahlins Väg 1, 128 64 Sköndal 08-120 46 110 info@samuelssonpartner.se