Matchfunktionärernas uppgifter och ansvarsområden

FUNKTIONÄRSHANDBOK JIK VOLLEY SÄSONGEN 2013-2014

VÄLKOMMEN TILL JIK VOLLEY JIK:s volleybollsektion är en pigg 50-åring där verksamheten växer. Vi har i dagsläget flera träningsgrupper som tränar 2-3 gånger per vecka. Vi spelar seriespel i svenska Superettan och division 1. En aktiv volleybollklubb med andra ord! Vårt motto är att erbjuda roliga, omväxlande och givande träningar, spännande matcher och en härlig gemenskap. Till detta behöver vi din hjälp! Även om du spelar för motionens skull, spelar i något av våra serielag, är förälder till en av våra spelare eller annars är otroligt intresserad av volleyboll så behöver vi din hjälp med både smått och stort! INSTRUKTIONENS SYFTE OCH ANVÄNDNING Funktionärsinstruktionen syftar till att enkelt och snabbt sprida information om hur vi gör i JIK-volley och vad det är som gäller i klubben. Vi vill på detta sätt på ett enhetligt sätt beskriva olika arbetsuppgifter och ansvarsområden för att få en kontinuitet i verksamheten och undvika onödig administration och kunna lägga tid på det som är viktigt - Volleybollen! Matchfunktionärernas uppgifter och ansvarsområden ALLMÄNT JIK-volleys funktionärer arbetar ideellt med klubbens stödfunktioner med syfte att klubbens aktiva får de bästa förutsättningarna för sitt idrottsutövande genom att ha tillgång till en välfungerande organisation. Som ansvarig funktionär tar du ett stort eget ansvar för att den uppgift som du lovat att göra blir gjord på ett bra sätt inom den utlovade tiden, utan påminnelser. Med det menas att det är du som skall se till att jobbet blir gjort, antingen genom att du själv gör jobbet eller ser till att någon annan gör det. Du behöver således INTE göra allting själv men du skall ordna och övervaka att det blir gjort. Vid förhinder anskaffar du själv en vikarie och meddelar till klubbens övriga berörda ansvarspersoner vem vikarien är och personens kontaktuppgifter. ANSVARSPERSONER MATCHANSVARIG/TÄVLINGSCHEF Tävlingschefen är den person som har det övergripande ansvaret för arrangemangen kring JIK-volleys hemmamatcher. Du håller reda på funktionärschemat och tillsätter spelare och/eller ansvariga för de olika posterna, för närvarande: domaransvarig, sekreterare, poängvikare, ev. statistikförare och bollrullare (Allsvenska matcher), cafeföreståndare och cafepersonal, matchsponsoransvarig, speaker och DJ, arenariggare och biljettförsäljare. Skriver ut och hänger upp schemat i hallen samt delar det i lagens facebook-grupper. Du ansvarar för att de tillsatta funktionärerna känner till och har accepterat sitt uppdrag och att de finns på plats senast 45 minuter före matchstart. Du organiserar det så att funktionärer som får förhinder själva skaffar en vikarie och att den ordinarie funktionären meddelar dig vem vikarien blir. Du organiserar tillsammans med domaransvarig domaroch protokollskrivarkurser. Du ansvarar för att det anskaffas material för sekretariatet, såsom protokoll, rotationslappar, poängtavlor, visselpipor samt färdigt frankerade och adresserade kuvert

för insändning av protokollen till SVBF. Materialet förvaras i eller i anslutning till sekreterarportföljen. Nuvarande ansvarsperson är: Tina Danielsson 0400605891 Tina.danielsson.7@facebook.com DOMARANSVARIG Du tillsätter domare till hemmamatcher i SVBF:s serier. Du ansvarar för att domarna blir kallade till klubbens hemmamatcher enligt reglerna. Du ordnar ersättare vid förhinder och uppdaterar klubbens tävlingskalender vid förändringar. Du kan ha en assistent som du i så fall informerar klubbens tävlingschef om. Du ansvarar för att underlag för domarersättning ges till kassören senast en vecka efter avslutad termin/serie/säsong. Du arrangerar vid behov domarutbildning och protokollskrivarkurser. Nuvarande ansvarsperson är: Börje Fellman 358 (0) 457 3135 279 info@bmcare.com MATCHSPONSOR- och MEDIAANSVARIG Göromålen gäller främst A-lagens hemmamatcher men kan i valda delar tillämpas även på övriga lag. Du ansvarar för att A-lagens hemmamatcher annonseras ut genom annonser hos mediasponsorn (för närvarande Ålandstidningen). Vid samtidiga matcher tas även B- lagets matcher med i annonsen. Annonserna skall normalt införas i fredagstidningen. Materialet skall vara klart och inlämnas senast på torsdag förmiddag. Du samarbetar med andra berörda ansvarspersoner för riktiga faktauppgifter. Du ansvarar för att det i varje A-lags hemmamatch finns en matchsponsor som donerar tippningsvinster och som nämns i annonsen. Man kan även fråga efter bäste-spelare priser. Dessa priser bör speakern informeras om. Du mailar matchinformation även till Ålandstidningens och Nya Ålands Sportkalendrar för införande i fredagens tidningar (för närvarande senast torsdag kl 14.00). Det kan även vara bra att lägga ut denna info på JIK-volleys facebook sida. Du kan anlita medhjälpare, men har huvudansvaret. Vid förhinder anskaffar du själv en vikarie och meddelar till klubbens matchansvarige vem vikarien är och personens kontaktuppgifter. Uppgifterna i korthet vid match lördag/söndag, i tidsföljd (senast) Måndag Begär namn och spelarnummer av motståndarlagen, per mail. (varje lag har en ansvarig för kontakterna med motståndarlaget, samarbete med denna rekommenderas) Onsdag Maila pressinfo till TÅ, NÅ och Radion (och facebook) Onsdag Ordna/kolla att matchsponsor samt vinster till Tippa 3 set finns. Onsdag Maila annonsinnehåll för fredagstidningen till TÅ Onsdag Informera funktionärerna via Sportkalendern i TÅ:s och NÅ:s hemsidor Torsdag Godkänn TÅ:s annonskorrektur senast kl 14.00 Torsdag Skriv programbladsinstick

Fredag Kopiera programbladsinstick, se till att det kommer till hallen. Nuvarande ansvarsperson är: Pernilla Rönnberg 04573433282 Pernilla_1995@hotmail.com CAFÉFÖRESTÅNDARE Du ansvarar för att klubbens café i Vikingahallen är öppet med god service i samband med A-lagens hemmamatcher. Du hjälper insatt personal och ser till att de kan utföra arbetsuppgifterna. Du köper in varor och organiserar ideella varuleveranser och prissätter enligt riktlinjer givna av styrelsen. Du håller reda på nycklar och kassa (även inträdeskassan). Du sköter även om att det finns tippningslappar som ska tas emot i cafeét samt biljetter till inträde. Nuvarande ansvarsperson är: Annette Karlsson +358 40 8293352 anette.k@live.se MATCHFUNKTIONÄRER Tillsätts av matchansvarig enligt rullande schema. Lagets funktionärsansvarige ser till att alla dennes lagkompisar som är insatta är medvetna om sin uppgift, vad den innebär och när de ska arbeta samt bekräftar detta till matchansvarig senast tisdag innan match. ARENARIGGARE OCH BILJETTFÖRSÄLJARE Skall vara på plats 60 min före matchstart. Du ansvarar för att tävlingsområdet är i reglementsenligt skick inför alla hemmamatcher. Du kan anlita medhjälpare, men har huvudansvaret. I uppgifterna ingår att: placera ut reklamskyltar (3 st: 2 vid planens kortsida (5 m från baslinjen så att båda lag har lika mycket utrymme), 1 framför sekretariatet) Handduk att torka svett på planen med ska finnas i sekretariatet Se till att den elektroniska poängtavlan fungerar (utan ljud) placera ut läktarförhöjning och publikstolar ta fram biljettförsäljningsbord, stol ta fram bollkorgar, bytespaddlar (alt sekretariatet), mätsticka Sätta upp och spänna nätet och kontrollera antenner och näthöjd, samt ta ner nätet efteråt om det är helgens sista match kontrollera friområdet, t ex vid spelarbänkarna Sköta videokameran om JIK:s coach ber om det Städa undan efteråt! Du ansvarar även för biljettförsäljningen efter att planen riggats. Ta fram ett bord och stol samt biljetter och kassa. Du bör även ta fram roll-upen med alla våra sponsorer så den syns när publiken kommer. Roll-upen bör också användas som intervjubakgrund. MATCHSEKRETERARE Du är på plats senast 45 minuter före matchstart. Observera att domaren sedan hösten 2012 ska notera i matchprotokollet om sekreteraren inte är på plats 30 min före matchstart! Skriver matchprotokollet enligt regelboken. Till din hjälp finns skriftliga instruktionen Att skriva matchprotokoll i sekreterarportföljen som förvaras i förrådet invid trappan. I portföljen finns också övrigt material du behöver för uppgiften. Du inleder med att också ta fram poängtavlan och de två uppsättningarna med bytespaddlarna som du placerar vid vardera spelarbänkarna.

Efter matchen ansvarar du för att protokollen distribueras till hemmalaget, gästande lag samt till SVBF. Till SVBF skickas protokollen per post i det färdigt adresserade och frankerade kuvert i sekretariatsportföljen. Ställ tillbaka portföljen, poängtavlan och bytespaddlarna. Städa bordet. POÄNGVIKARE Du bistår matchsekreteraren och viker poängen på den manuella poängtavlan. Vid A- lagens spel på stor plan sköter du även den elektroniska ljustavlan. Manöverpanelen för ljustavlan finns hos vaktmästaren. Den manuella tavlan finns i förrådet vid trappan. Du hämtar materialet före matchen och ställer tillbaka det efter matchen. Du ska vara i hallen 45 min innan matchstart. BOLLRULLARE Du rullar bollarna enligt reglerna för det s.k. trebollsystemet. Före matchen får du instruktioner av domarna. Du skall helst vara klädd i JIK-volleys träningsjacka. Var på plats 45 min innan matchstart. SPEAKER Du ansvarar för speakerfunktionen. Till speakerfunktionen hör att ta fram information om båda lagen. Före match kontrollerar du ljudet. Du skall vara på plats 45 min före matchstart. I samband med match hälsar du publik och gäster välkomna och genomför presentationen av spelarna. Under matchen förklarar du vad som händer samt medverkar till en god stämning. Du sköter aktiviteter under matchen såsom tippa andra set och pris till bästa spelare. Du avannonserar och informerar om följande matcher. DJ Du ansvarar för musiken på A-lagens matcher. Före match kontrollerar du ljudet. Du skall vara på plats 45 min före matchstart. Som DJ ser du till att din dator och playlist/klubbens dator och din minnessticka eller liknande fungerar innan matchen, kanske på träningen innan. Du ser till att det lilla övergångsuttaget alltid är sätts tillbaka i datorväskan i förrådet så nästa DJ hittar den. Plocka fram och undan själv. Justera ljudnivån så det blir lagom! CAFEPERSONAL Kontaktar cafeföreståndaren i god tid inför uppdraget och tar reda på vad som ingår i arbetsuppgifterna. Eventuellt måste nycklar och kassa hämtas och återlämnas. Man reder alltid upp efter sig noggrant, torkar alla bord och tömmer sopisar. Var på plats 45 min innan matchstart. Var trevlig mot kunderna! LAGENS ANSVARSPERSONER Dessa ansvarspersoner utses inom respektive lag vid säsongstart på hösten (inom september). Ansvarspersonerna är ansvariga tills nästa ansvarsperson utses vid säsongstart följande år. Posterna kan innehas av en eller flera personer om man inom laget vill utse en ordinarie- samt en viceansvarig. Uppgifterna kan också delas på flera personer, men var i så fall uppmärksamma på att fördela alla uppgifter. Lagledaren informerar JIK:s styrelse vilka ansvarspersonerna i laget är.

LAGLEDARE Lagledaren är tillsammans med tränaren länken mellan laget, klubben och föräldrarna. Du ansvarar för att lagets verksamhet utanför träningarna fungerar. Din huvuduppgift är information i alla riktningar samt administration. Du ansvarar för administrationen av klubbens/lagens matcher, spelschemat. Du tar hänsyn till lagens önskemål och resetider vid matchtidsbestämmelser. Du håller kontakten med motståndarna och välkomnar dem hit, hjälper dem med frågor om att ta sig hit. Lagledare HERRAR: Lagledare DAMER: Melina Mangs 04573430176 RESELEDARE Du ansvarar för att boka resa, logi, mat med mera vid ditt lags bortamatcher, i enlighet med de riktlinjer som klubbens styrelse fastställt. Du bokar även JIK-volleys bil Yellow genom att kontrollera med de andra lagen om de har bortamatch samtidigt. Är Yellow upptagen bokar du en hyrbil via St1. Under resan fungerar du som reseledare. Sam Karlsson ansvarar för Yellow, du ringer och kollar med honom: 04575483521. Du samarbetar med lagledaren, övriga lags resebokare och övriga lagfunktionärer. Reseledare HERRAR: Hinken (Henrik) (resebokare) 0408314397, Tobbe (Tobias Nordlund) (reseledare) 04573438789 Reseledare DAMER: Jenny Areschoug MATCHFUNKTIONÄRSANSVARIG Inom september månad behöver en lista över spelare samt deras telefonnummer och huruvida de kan skriva protokoll eller ej meddelas till matchsansvarig. När funktionärsschemat kommer ut kontrollerar ansvarig att matchtiderna stämmer och att inget funktionerande krockar med bortamatcher. Sedan stämmer du av med alla insatta spelare om de kan eller ej, byten meddelas matchansvarig. Varje tisdag innan match behöver du ha påmint funktionärerna och bekräftat matchansvarig att de fortfarande kan ställa upp. Du kan bistå funktionärerna med information om vad de ska göra. Du behöver också påminna de i laget att fylla i sina telefonnummer i funktionärskontaktlistan som kommer finnas på anslagstavlan. Herrar:Oskar Flodin Damer: Elin B 04573434781 TA UT SPELKLARLISTA OCH SER TILL ATT ALLA SPELARE ÄR LIENSIERADE Herrar: Damer: Bim Svensson 0400391060 PRESSKONTAKTER Samarbetar med matchsponsoransvariga och hjälper denna med annonser och facebook. Tar ansvar för att prata med pressen tillsammans med lagkaptenen. Herrar: Damer: Ida Wiklöf 04573430650

UPPRÄTTHÅLLA EN AKTUELL FÖRTECKNING ÖVER LAGETS MEDLEMMAT INKL KONTAKTUPPGIFTER Herrar:Sebastien Damer: Sebastien MATERIALFÖRVALTARE Du ansvarar för lagets/klubbens material som behövs för träning och tävling hanteras på ett bra och ekonomiskt sätt och du för register över material i lager och över utlämnat material. Framförallt handlar det om att räkna bollar före och efter träning/turnering, se till att förrådet låses samt hålla reda på matchställ (vem har vad). Du hjälper också till med kläder/väskor etc som säljs till medlemmarna. Du har ansvar för medicinväskan i samband med träning, matcher och resor, samt påfyllning av dess innehåll. Du planerar och genomför nyanskaffningar i samarbete med klubbens kassör och styrelse. Herrar:Edvard Nordlund 04573445900 Damer:Tazmin Bland 0401614120 LAGKAPTEN Du representerar ditt lag på och utanför planen. Det är du som tar ev. time-outs, byten samt sköter snacket med domaren på planen. Du uttalar dig för media som representant för hela laget. Du medverkar till en god social samvaro inom laget och arrangerar teambuildingaktiviteter. Du representerar laget i kontakter till lagledaren, tränaren och till klubbens styrelse. Herrar: Verneri Vetriö Damer: Maria Sundblom 04573428137 VERKSAMHETSSTATISTIKER Alla aktiviteter skall statistikföras. Uppgifterna behövs för klubbens egen uppföljning, verksamhetsberättelsen, bidragsansökningar till ÅI och Mariehamns stad mm. Du ansvarar för att statistikuppgifter noteras och sparas enligt givna direktiv. För säsongen 2012-2013 kommer Membra (JIK Volleys medlemsregister) att användas. Statistikern ska få ett lösenord till Membra och bör efter varje träningstillfälle föra in uppgifterna. Utbildning erhålls för uppgiften. Följande uppgifter skall statistikföras och samlas in: Gruppens namn Ledarens och statistikansvariges namn Datum för aktiviteten Typ av aktivitet (träning, match) Antal deltagare sammanlagt samt uppdelat på kön och åldersgrupper Medeltal deltagare per tillfälle och sammanlagt per period (termin, kalenderår) Deltagarnas namn, adress, ålder, telefon, mailadress, hemkommun Deadline för statisiken kan vara den 1 december, kontrollera detta. Herrar: Hinken (reserv: Lucas) 0408314397 (0400655017) Damer: Sebastien

PROJEKTANSVARIG Du ansvarar för att bemanna olika tillfälliga projekt som åläggs ditt lag, såsom talkaarbeten, butiksinventeringar, lott och kalenderförsäljningar m m. Din uppgift är att vara kontaktperson mellan klubbens projektansvariga och dina lagkamrater, ordna tillräckligt antal personer som deltar och förmedla information. Du ser till att informationen i slutet av detta dokument (om ÅM och nattcupen) är up-to date. Herrar och damer turas om att arrangera ÅM och nattcupen. Denna säsong har herrarna hand om ÅM och damerna nattcupen. Herrar: Toffe (Christoffer Eriksson) 04573424055 Damer: Maria Sundblom 04573428137

Volleyboll-ÅM Arrangör: Jomala IK Volley, huvudansvarig Herrlaget vartannat år, damlaget vartannat år. Tävlingschef säsongen 2012-2013 Maria Sundblom Lagen själva agerar domare och poängräknare. Plats Vikingahallen, Jomala. Spel på 3 planer samtidigt. Café JIK-volleys café är öppet Klasser: Beror på deltagare... Elit, Motion, Ungdom,...? Herrar, damer, mixed Tid: Första match kl. 10.00, finaler ca kl. 14-15 Anmälan och avgift: Till, tel:, eller e-mail volley@jik.ax. Senast (3 vardagar före). Anmälningsavgift 40 euro per lag betalas senast i samband med anmälan till JIK Volley, 660100-2306330.. (IBAN: FI70 6601 0002 3063 30 BIC: AABAFI22) Spelform: Bäst av 3 set, 3:e set till 15? Serieform (alla möter alla), med finalspel. Vinnare: Den som vinner finalen. Till final går de 2 lag som i tur och ordning har flest vunna matcher, bästa setskillnad, bästa bollskillnad och i sista hand avgör lotten. Priser: Pokal till Elitklass, damer och herrar. Övriga priser beroende av deltagarantal. Tidtabell att göra för arrangör: - 1,5 månad: Bestäm tävlingschef (ansvarsperson), dag, avgift, vem som tar emot anmälningar och svarar på frågor, boka hall. - - 1 månad: Lägg ut info på hemsidan samt i tidningarnas sportkalendrar, maila till alla kontakter - - 2 veckor: Sänd ut påminnelser (mail), annonsera, info i sportkalendrarna - - 1 vecka: upprepa påminnelserna (dock ej annonsen). Kontrollera att caféet är bemannat för öppethållning. - - 3 dagar. Kolla anmälningar och betalningar - 3 dagar: gör upp matchprogram, distribuera det till deltagande lag samt till media, hemsidan. Kolla vandringspriserna, ordna ev övriga priser. o Kommentar. Vandringsprispokal finns till följande klasser: Herr A - - 2 dagar: kopiera upp enkla matchprotokoll, matchprogram, plannumrering o annat som behövs. Kontrollera att det finns tillräckligt med poängtavlor, visselpipor. - +/-0: Genomför turneringen. Lägg in alla resultat på hemsidan. Distribuera till media på e.m, för publicering följande dag.

- + 1 dag: Dokumentera och följ upp. Spara till nästa år, för årsberättelsen och för statistik till ÅI (antal lag, antal spelare enl. kön o ålder, antal matcher). Nattcupen - Se skild pärm. Pärmen överlämnas till laget som ska ha Nattcupen året efter med uppdaterat material.

Priser och utmärkelser inom JIK-volley. Dessa delas ut vid säsongsavslutningen. En ansvarig som sköter om gravering bör utses. UTMÄRKEL SE Årets herrspelare Årets damspelare Årets flickjunior Årets pojkjunior Årets kronprinses sa Årets kronprins Årets pärla Sven-Eriks vandringspr is Årets Teammate i B- laget Största framsteg i B-laget Årets Teammate i C- laget Största framsteg i C-laget PRIS NAMN, INSKR. VAD STARTAT MOTIVERING JIK Volley Bästa A-herr Pokal 1997 JIK Volley Bästa A-dam Jomala IK Vandringspris Junior Flickor Nytt vandringspris köpt 2011 JIK Volley 1:a Kronprinsessa (2009 och 2010 individuella priser utdelade). Nytt vandringspris inköpt 2011) Pokal 1997 Pokal 1975 Pokal 2011 Pokal 1997 Pokal 2011 Bästa spelare i dam A-laget Bästa spelare i dam A-laget Säsongens spelare i B-laget Säsongens bästa junior < 18 år Den spelare som knackar på dörren till A-sexan. Uppmuntran att fortsätta så. Den spelare som knackar på dörren till A-sexan. Uppmuntran att fortsätta så. (2011 JIK Volley Årets Pärla Pokal 1997 Den spelare i dam A-laget som gjort en speciell insats under säsongen, även en enskild handling. (2011: Är Både tränare o spelare, lagets bästa poängblockare, bästa även totalt i Allsvenskan) Sven-Eriks vandringspris Volleyboll Nytt pris varje år Nytt pris varje år Nytt pris varje år Nytt pris varje år Kann a 1977 Den spelare i damernas A-lag som utvecklats mest under säsongen

Uppmuntra n, tack Uppmuntra n, tack Uppmuntra n, tack Uppmuntra n, tack Stipendium Presentkort Presentkort Presentkort Tränarverksamhet Funktionär Styrelseuppdrag (avg.) Allt möjligt