HUVUDREGLEMENTE FÖR KOMMUNSTYRELSE OCH NÄMNDER

1(12) HUVUDREGLEMENTE FÖR KOMMUNSTYRELSE OCH NÄMNDER Antagen av Kommunfullmäktige Beslutsdatum/paragraf 2014-09-10, 114 Giltighetstid Tills annat beslut fattas Uppföljningsdatum Senast 2015-02-15 Beteckning KS2014/187-003, 2014.1807 Kategori Reglemente Ansvarig handläggare Sektorschef för samhälle och verksamhetsstöd Uppföljningsansvarig Kommunsekreterare KS

2(12) INNEHÅLLSFÖRTECKNING SIDA Inledning 4 Sammansättning, ledamöter, mm 1 Allmänt 4 2 Val 4 3 Sammansättning 4 4 Valbarhet. 5 5 Kommunalråd och oppositionsråd 5 6 Ordförande och vice ordförande 5 7 Inkallande av ersättare 5 8 Ersättares tjänstgöring 5 9 Jäv och avbruten tjänstgöring 6 Sammanträden 10 Föredragningslista 6 11 Kallelse 6 12 Tid och plats 6 13 Beredning av ärenden 7 14 Justering av protokoll 7 15 Yrkande 7 16 Reservation 7 17 Öppna sammanträden 7 18 Medborgarförslag 8 19 Rätt att delta i överläggningar 8 - Ersättare i nämnd 8 - Vid behandling av medborgarförslag 8 - Kommunfullmäktiges och kommunstyrelsens ordförande 8 Ansvar 20 Verksamhetsområde 8 21 Samverkan 9 22 Budgetprocessen 9 23 Revision 9 24 Personalansvar 9 25 Arbetsmiljöansvar 9 26 Informationsansvar 9 27 Åtgärder inför extraordinära händelser 10 28 Åtgärder enligt lagen om skydd mot olyckor 10

3(12) Befogenheter 29 Kommunens talan inom nämnden förvaltningsområde 10 30 Undertecknande av handlingar 10 31 Taxor 10 32 Delegeringsbestämmelser 10 33 Delgivning 11 34 Utdelning ur stiftelser och donationsfonder 11 Legalitet 35 Administrativa regler 11 36 Personuppgiftsansvarig 11 37 Laglighetsprövning 11 Administration 38 Förvaring av handlingar 11 Utskott 39-43 12 Översyn av reglementen 44 12

4(12) INLEDNING Detta reglemente innehåller bestämmelser som är gemensamma för kommunens nämnder inklusive kommunstyrelsen och i förekommande fall även kommunens revisorer. När ordet nämnd används i reglementet avses både kommunstyrelsen och nämnderna. Utöver detta reglemente finns ett särskilt reglemente för varje nämnd. SAMMANSÄTTNING, LEDAMÖTER, MED MERA 1 Allmänt Kommunallagen (1991:900) ger de grundläggande reglerna för ansvar och beslutanderätt i en kommun. Vissa uppgifter handhas av kommunfullmäktige, kommunstyrelsen och nämnderna enligt annan lag, författning eller myndighets beslut. 2 Val Ledamöter och ersättare i kommunstyrelsen väljs för fyra år, räknat från och med 1 januari året efter det år då val av kommunfullmäktige har ägt rum i hela landet. Fullmäktige får dock besluta att styrelsens mandattid ska räknas från och med det sammanträde då valet görs till och med det sammanträde där nytt val görs. I ett sådant fall ska nyvalda fullmäktige välja styrelsen vid fullmäktiges första sammanträde. Antalet ledamöter i styrelsen får inte vara mindre än fem och antalet ersättare bör vara lika många. Styrelsens mandattid är fyra år. (kommunallagen 6 kap) Fullmäktige bestämmer vilka nämnder (utöver de lagreglerade) kommunen ska ha och hur många ledamöter och ersättare de ska bestå av. Fullmäktige bestämmer nämndernas mandattider. 3 Sammansättning Kommunen har följande nämnder: Nämnder Antal Antal ledamöter ersättare Kommunstyrelsen 11 11 Revisorer 5 - Överförmyndare(ingen nämnd) 1 1 Valnämnd 5 5 Krisledningsnämnd 5 5 Bildningsnämnd 7 7 Bygg- och miljönämnd 7 7 Kultur- och fritidsnämnd 7 7 Socialnämnd 7 7 Gemensam nämnd med Motala kommun: Motala-Vadstena vatten- och avfallsnämnd 5 5 ( väljer två ledamöter, två ersättare och förste vice ordförande.)

5(12) 4 Valbarhet I princip är den som har rösträtt i val till kommunfullmäktige valbar som ledamot eller ersättare i en nämnd. Reglerna för valbarhet regleras i kommunallagens fjärde kapitel. 5 Kommunalråd och oppositionsråd Då val av kommunstyrelse skett utser kommunfullmäktige kommunalråd och oppositionsråd till det antal som fullmäktige vid varje tillfälle bestämmer. Kommunfullmäktige bestämmer vilken tjänstgöringsgrad kommunalråd och oppositionsråd ska ha. 6 Ordförande och vice ordförande Kommunfullmäktige väljer bland ledamöterna i nämnden en ordförande, en förste vice ordförande och en andre vice ordförande att tjänstgöra den tid som kommunfullmäktige bestämt ska gälla för nämnden. Ordföranden tillsammans med första och andre vice ordföranden utgör nämndens presidium. Avgår ordförande eller första eller andre vice ordförande under denna tid, förrättas nytt val för återstoden av tiden. Om varken ordförande eller första eller andre vice ordföranden kan delta i ett helt sammanträde eller i en del av ett sammanträde fullgör den till åldern äldste ledamoten ordförandens uppgifter. Om ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får nämnden utse en annan ledamot att vara ersättare för ordföranden. Vid frånvaro som beräknas bli längre än en månad bör nämnden överväga om ersättare för ordförande ska utses. Ersättaren fullgör ordförandens samtliga uppgifter och får samma ekonomiska förmåner som gäller för ordinarie ordförande. 7 Inkallande av ersättare Om en ledamot är förhindrad att komma till ett sammanträde eller måste lämna sammanträdet innan det avslutats ska en ersättare tjänstgöra i ledamotens ställe. En ledamot som är hindrad att delta i ett sammanträde ska snarast anmäla det till sin partigrupp och till kommunens medborgarservice. Det är respektive partigrupps ansvar att se till att ersättare kallas. 8 Ersättares tjänstgöring En ledamot som inställer sig under ett pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om en ersättare har trätt in i ledamotens ställe. Byte bör ske i samband med nytt ärende. Om ersättarna inte valts proportionellt ska de tjänstgöra enligt den av fullmäktige mellan dem bestämda ordningen.

6(12) En ersättare som har börjat tjänstgöra har alltid företräde oberoende av turordningen. Om styrkebalansen mellan partierna därigenom påverkas får en ersättare som inställer sig under pågående sammanträde träda in i stället för en ersättare som kommer längre ner i ordningen. Byte bör ske i samband med nytt ärende. 9 Jäv och avbruten tjänstgöring En ledamot eller tjänstgörande ersättare som avbrutit sin tjänstgöring på grund av jäv i ett ärende får åter tjänstgöra när ärendet avslutats. En ledamot som har avbrutit tjänstgöringen en gång under ett sammanträde på grund av annat hinder än jäv får därefter under samma dag inte tjänstgöra vid sammanträdet. Undantag kan göras vid ärenden av vikt då ersättares inträde har medfört partiväxling. Detta får endast tillämpas vid ett tillfälle under sammanträdet. SAMMANTRÄDEN 10 Föredragningslista På ordförandens ansvar upprättas föredragningslista till varje sammanträde. Nämnden kan på sammanträden besluta att lägga till ytterligare ärenden. 11 Kallelse Ordföranden ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena. Kallelsen ska vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträdet. Kallelsen ska på ett lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare, samt annan förtroendevald som får närvara vid sammanträdet, senast 7 dagar före sammanträdesdagen. Kallelsen ska åtföljas av föredragningslista. Ordföranden bestämmer i vilken utsträckning handlingar som tillhör ett ärende på föredragningslistan ska bifogas kallelsen. När varken ordförande eller förste vice ordförande eller andre vice ordförande kan kalla till sammanträde ska den till åldern äldste ledamoten göra detta. 12 Tid och plats för sammanträde Nämnden sammanträder på tid och plats som nämnden bestämmer och när minst en tredjedel av nämndens ledamöter begär det eller ordförande anser att det behövs. Begäran om extra sammanträde ska göras skriftligen hos ordföranden och ska innehålla uppgift om det eller de ärenden som önskas behandlade på det extra sammanträdet.

7(12) 13 Beredning av ärenden Ordföranden ansvarar för att de ärenden som ska handläggas av nämnden bereds och föredras i vederbörlig ordning. 14 Justering av protokoll Protokollet justeras av ordföranden och den ledamot som vid sammanträdet utses att justera protokollet. Nämnden kan besluta att en paragraf i protokollet ska justeras omedelbart. Paragrafen ska då redovisas skriftligt innan justering. 15 Yrkanden Yrkanden ska lämnas skriftligt till nämndens sekreterare. 16 Reservation Om en ledamot reserverat sig mot ett beslut och vill motivera reservationen ska det göras skriftligt. Motiveringen ska lämnas till nämndens sekreterare före justeringen. 17 Öppna sammanträden Kommunfullmäktige har beslutat att medge kommunstyrelsen och övriga nämnder att besluta om att ha öppna sammanträden. Beslutar nämnden att ha öppna sammanträden ska riktlinjer för detta antas. Kommunfullmäktige har antagit allmänna riktlinjer för s öppna sammanträden. Enligt kommunallagen kap 6 19a ska en nämnds sammanträden alltid hållas inom stängda dörrar i ärenden som gäller myndighetsutövning eller i vilka det förkommer uppgifter som hos nämnden omfattas av offentlighets- och sekretesslagen. Möjligheten att hålla offentliga sammanträden gäller endast själva nämndsammanträdet, inte utskottssammanträden, presidiemöten eller beredningar. Vid öppna sammanträden är huvudregeln att allmänheten har närvarorätt men inte har rätt att delta i överläggningarna. Nämnden har dock rätt att i enskilda fall tillåta att allmänheten får yttra sig och därmed delta i överläggningarna. Önskar nämnden ge allmänheten yttranderätt krävs ett enhälligt nämndbeslut. Ett sådant beslut måste upprepas vid varje nytt ärende och vid varje nytt sammanträde. Möjligheten att ge allmänheten yttranderätt vid offentliga sammanträden bör tillämpas restriktivt. Om en ledamot eller ersättare i ett visst ärende känner sig besvärad av närvarande allmänhet ska ärendet behandlas inom stängda dörrar.

8(12) 18 Medborgarförslag Ett medborgarförslag ska alltid ställas till kommunfullmäktige. Gäller förslaget ett ärende som ligger inom en nämnds ansvarsområde kan fullmäktige överlåta till nämnden att besluta i frågan utom i de fall som anges i kommunallagen 3 kap 9 (ärenden av principiell vikt eller annars av större vikt för kommunen). När kommunfullmäktige beslutat att låta nämnd svara ska förslagsställaren underrättas om vilken nämnd som i fortsättningen kommer att handlägga ärendet. Nämnden ska meddela förslagsställaren när beslut i ärendet väntas tas. När nämnden besvarar medborgarförslag har den som väckt ärendet (förslagsställaren) rätt att delta i nämndens överläggningar när beslut ska fattas med anledning av förslaget. (Se kommunallagen 6 kap 19 a.) En kopia på nämndens beslut ska lämnas till kommunfullmäktige. Nämnden ska en gång per år redovisa de medborgarförslag som inte avgjorts inom ett år från det att förslagen väcktes i kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige ska informeras om anledningen till att ärendena inte avgjorts och när beslut beräknas fattas. Redovisningen ska göras på kommunfullmäktiges ordinarie sammanträde i april. 19 Rätt att delta i överläggningarna Ersättare i nämnd. Ersättare i nämnd som inte tjänstgör har rätt att delta i överläggningarna och få sin mening antecknad till protokollet. Vid behandling av medborgarförslag Se 18 tredje stycket. Kommunfullmäktiges och kommunstyrelsens ordförande Kommunfullmäktiges och kommunstyrelsens ordförande får närvara vid sammanträde med kommunens nämnder och styrelser. Ordföranden får delta i överläggningarna men inte i besluten. Närvarorätten gäller inte vid myndighetsutövning eller vid sekretess. ANSVAR 20 Verksamhetsområde Nämnden har hand om den verksamhet som redovisas i nämndens reglemente, eller som följer av gällande lagstiftning, samt i övrigt de uppgifter som kommunfullmäktige eller kommunstyrelsen överlämnar till nämnden. Nämnden ska med uppmärksamhet följa de frågor som faller inom nämndens verksamhetsområde. lämna kommunfullmäktige och kommunstyrelsen den hjälp och det stöd som de begär. i sitt arbete beakta kommunfullmäktiges mål, planer, program, policyer och beslut.

9(12) inom ramen för budgetarbetet utarbeta mål inom sitt verksamhetsområde (kommunfullmäktige beslutar om kommunövergripande mål). göra en långsiktig planering och strategisk utveckling av verksamheterna. ansvara för att följa upp och utvärdera verksamheterna. ansvara för att bevaka sina ansvarsområden i kommunens planarbete. se till att verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredställande sätt. se till att räkenskaperna är rättvisande. se till att den interna kontrollen är tillräcklig. Nämnden kan från kommunens övriga nämnder begära de yttranden och upplysningar som fordras för att den ska kunna fullgöra sina uppgifter. 21 Samverkan Innan en nämnd beslutar i ett ärende som berör en annan nämnds ansvar eller verksamhet, ska samverkan ske med berörd nämnd. Nämnden ska, i frågor som berör nämnden, samverka med de råd kommunfullmäktige och kommunstyrelsen beslutat om. 22 Budgetprocessen Nämndens verksamhetsplan, budgetförslag, budgetuppföljning, delårsrapport och årsredovisning inklusive verksamhetsberättelse ska lämnas till kommunstyrelsen inom den tid och följa de riktlinjer som kommunstyrelsen bestämmer. 23 Revision Nämnden ska vara kommunens revisorer behjälplig så att de kan genomföra sin revision. 24 Personalansvar Kommunstyrelsen är anställningsmyndighet för den personal som arbetar inom samtliga nämnders verksamhetsområden. Kommunstyrelsen är också kommunens löne- och pensionsmyndighet och har hand om kommunens centrala personalpolitik inklusive rätten att med bindande verkan teckna kollektivavtal för kommunen. 25 Arbetsmiljöansvar Nämnden är arbetsmiljöansvarig inom sitt verksamhetsområde. 26 Informationsansvar Nämnden ansvarar för information till allmänheten om den egna verksamheten.

10(12) 27 Åtgärder inför extraordinära händelser Nämnden ansvarar för att vidta åtgärder enligt lag (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap. 28 Åtgärder enligt lagen om skydd mot olyckor Nämnden ansvarar för att vidta förebyggande åtgärder enligt lag (2003:778) om skydd mot olyckor. Nämnden ska bistå räddningstjänst och räddningsnämnd i det förebyggande arbetet. Nämnden ska följa kommunens handlingsprogram för skydd mot olyckor. BEFOGENHETER 29 Kommunens talan inom nämndens förvaltningsområde Nämnden får själv eller genom ombud föra kommunens talan i mål och ärenden, som faller inom dess förvaltningsområde. Nämnden har också rätt att inom sitt verksamhetsområde avskriva fordran med den behörighet och begränsning som framgår av kommunfullmäktiges fastställda riktlinjer för avskrivning av fordringar (se Finanspolicyns bilaga). 30 Undertecknande av handlingar De avtal, skrivelser och andra handlingar som nämnden beslutar om ska undertecknas av ordföranden eller vid frånvaro av denne av vice ordförande och kontrasigneras av anställd som nämnden bestämmer. I övrigt bestämmer nämnden vem som ska underteckna handlingar. Beslut som fattas med stöd av delegering samt skrivelser, avtal och andra handlingar som upprättas med anledning av delegering, undertecknas av den som fattat beslutet eller den som utsetts att göra det. 31 Taxor Kommunfullmäktige fastställer alla taxor oavsett verksamhetsområde. Nämnderna har efter det att kommunfullmäktige fastställt en taxa rätt att justera dessa efter index. Kommunfullmäktige kan delegera rätt att besluta om avgifter till nämnderna, men endast i fall som saknar egentlig kommunalekonomisk betydelse och inte är av principiell vikt, till exempel priser i skolcaféer, vykort och påsar på bibliotek. 32 Delegeringsbestämmelser Nämnden får uppdra åt ett utskott eller åt en ledamot eller ersättare eller åt en anställd hos kommunen att besluta på nämndens vägnar i de ärenden som nämnden bedömer lämpliga. Förvaltningschef får vidaredelegera i enlighet med bestämmelserna i kommunallagen 6 kap 37.

11(12) I kommunallagens 6 kap 34 anges vilka ärenden som inte får delegeras. Beslut som fattas med stöd av delegering enligt ovan ska anmälas till nämnden som bestämmer i vilken ordning och på vilket sätt detta ska ske. Beslut som fattas med stöd av vidaredelegering ska anmälas till förvaltningschefen och nämnden. Det är nämndens ansvar att kontrollera att förtroendevalda och anställda utövar sin beslutanderätt på korrekt sätt. Om så inte sker åligger det nämnden att se till att nödvändiga åtgärder vidtas. 33 Delgivning Delgivning från en nämnd sker med ordföranden eller nämndens chefstjänsteman eller annan anställd som nämnden bestämmer. 34 Utdelning ur stiftelser och donationsfonder Nämnd som är styrelse för en stiftelse eller donationsfond beslutar om utdelning. LEGALITET 35 Administrativa regler Nämnden ansvarar för att verksamhetens administration i alla avseenden fullt ut motsvarar de krav som kommer till uttryck i det offentligrättsliga regelverket som framgår av bland annat kommunallagen, förvaltningslagen, lagen om kommunal redovisning, tryckfrihetsförordningen, offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagen, upphandlingslagstiftningen samt personuppgiftslagen. Nämnden ska verka för att underlätta det administrativa arbetet nämnderna emellan. Nämnden ska verka för reformering och förenkling av regler inom sitt verksamhetsområde. 36 Personuppgiftsansvarig Nämnden är personuppgiftsansvarig enligt personuppgiftslagen för de personuppgifter som behandlas inom nämndens verksamhetsområde. 37 Laglighetsprövning Nämnden ska omgående underrätta kommunstyrelsen om nämndens beslut blivit upphävt efter laglighetsprövning enligt kommunallagen. ADMINISTRATION 38 Förvaring av handlingar Nämnden ansvarar för vård och förvaring av verksamhetens arkivhandlingar enligt arkivlagen, arkivreglemente och fastställd dokumenthanteringsplan. Värdehandlingar ska förvaras på betryggande sätt. Överlämnande av handlingar till kommunens slutarkiv sker enligt fastställd dokumenthanteringsplan eller efter överenskommelse med kommunarkivarien.

12(12) UTSKOTT 39 Fullmäktige får bestämma att nämnd ska ha ett eller flera utskott. Fullmäktige väljer då ledamöter och ersättare i dessa utskott, samt utser ordförande och vice ordförande. Om fullmäktige inte har bestämt något om utskott får nämnden själv bestämma att utskott ska finnas. Nämnden väljer då ledamöter och ersättare i dessa utskott. Ledamöter och ersättare i utskott väljs ur nämndens ledamöter och ersättare. (se kommunallagen 6 kap 20-22 ) 40 Nämnden väljer, för den tid nämnden bestämmer, bland utskottets ledamöter en ordförande och en vice ordförande. Om ordföranden i utskott på grund av sjukdom eller av annat skäl är hindrad att fullgöra sitt uppdrag för en längre tid får nämnden utse en annan ledamot i utskottet som ersätter ordföranden under denna tid. 41 Ersättare har rätt att närvara vid utskottssammanträden om inte nämnd beslutar annat. Ersättare ska inkallas till tjänstgöring i den ordning som nämnden bestämt vid valet. Avgår en ledamot eller en ersättare i utskott, som inte utsetts vid proportionella val, ska fyllnadsval snarast förrättas av nämnden. 42 Utskott sammanträder på dag och tid som varje utskott bestämmer. Sammanträden ska också hållas när ordföranden anser att det behövs. Utskott får handlägga ärenden bara när mer än hälften av ledamöterna är närvarande. 43 Ett utskotts sammanträden ska vara slutna. ÖVERSYN AV REGLEMENTEN 44 I samband med ny mandatperiod ska en översyn göras av huvudreglementet och samtliga nämndreglementen. I övrigt görs översyner vid behov.