ARBETSMATERIAL Föreningsguide Hörnefors IF
Verksamhetsidé och ändamål...3 Organisation...4 Kansli...4 Beslut och delegationer...4 Medlemskap...4 Årsmöte...4 Den demokratiska processen...5 Förtroendevalda...5 Ledare...5 Hur påverkar man verksamheten...5 Jobba som ledamot i huvudstyrelse eller idrottsstyrelse...5 Jobba som ledare...5 Lämna förslag/synpunkter till huvudstyrelse eller styrelse för en viss idrott...5 Ekonomi...6 Kostnader...6 Hall- och planhyror...6 Förutsättningar senior- och juniorlag...6 Förutsättningar ungdomslag...6 Deltagande i länslag...6 Bidrag till nystartade lag...7 Bidrag för deltagande i slutspel...7 Bidrag till medicinska skydd...7 Ersättning för utbildning...7 Intäkter...7 Statliga och kommunala bidragsregler...7 Ersättning för föreningsgemensamma arbeten...8 Samarbetspartners...8 Sponsorer och avtal...8 Förväntansdokument Reg. Nr: 1:1 Giltig från: 2010-02-23 Ersätter: Fastställd av: styrelsen HIF
Verksamhetsidé och ändamål För att bli framgångsrika och uppskattade av ungdomar och övriga idrottsaktiva inom kommundelen Hörnefors med omnejd har vi inställningen att egna förutsättningar är grunden för deltagande. Dessutom vill vi att verksamheten ska ledas av kompetenta och utbildade ledare. För att bli framgångsrika måste vi vara en uppskattad samverkanspartner till föräldrar och ledare genom ett socialt ansvarstagande, en väl fungerande organisation och välformulerade utvecklingsplaner. Gentemot idrottsföreningar, idrottsförbund, specialförbund, den offentliga sektorn och näringslivet ska vi ha ett utvecklat samarbete samt följa regler, bestämmelser, stadgar och upprättade avtal. Hörnefors IF vill på alla nivåer bedriva sin idrott så att den utvecklar människor såväl fysiskt och psykiskt som socialt och kulturellt. Därför vill vi utforma vår idrott så att: Vi erbjuder tränings- och tävlingsmöjligheter i idrottsgrenarna fotboll, simning, ishockey och innebandy för i huvudsak barn, ungdomar och vuxna inom kommundelen Hörnefors med omnejd. Den i alla led ständigt utvecklas och förbättras avseende form och innehåll. Alla som vill, oavsett nationalitet, religion, ålder, kön, fysiska och psykiska förutsättningar, får vara med i föreningsdriven idrottsverksamhet. Den ger upplevelser och skapar kontakt mellan människor ur olika samhällsgrupperingar. De som deltar får vara med och bestämma om och ta ansvar för sin verksamhet. Den ger alla som deltar en kamratlig och trygg social gemenskap. Vi vill bedriva vår idrott så att den medverkar till spelarnas utveckling såväl fysiskt och psykiskt som socialt och kulturellt. Vi ska i vår verksamhet aktivt verka för en dopingfri idrott. HIF har som ändamål att bedriva sin idrottsliga verksamhet i enlighet med Idrottsrörelsens verksamhetsidé. Förväntansdokument Reg. Nr: 1:1 Giltig från: 2010-02-23 Ersätter: Fastställd av: styrelsen HIF
Organisation Hörnefors IF består av en styrelse och följande idrotter: fotboll, innebandy, ishockey, simning och senior. Föreningens styrelse, som väljs på årsmötet, är Hörnefors IF:s beslutande organ och den ansvarar för klubbgemensamma angelägenheter. Styrelsen består av ordförande, vice ordförande, kassör samt två övriga ledamöter. Adjungerade till styrelsen är en person från varje idrott samt de personer som styrelsen anses behöva. För ytterligare information om HIF Organisation och uppgifter se bilaga 1. Kansli Kansliet är en samlande och serviceinriktad funktion för Hörnefors IF och dess verksamhet. Kansliet finns på Långedsvägen 2, ingång från gården. Den som vill bli medlem eller har frågor om föreningen kan kontakta kansliet på telefonnummer 0930-201 32, fax 0930-205 01, epost adress: hornefors.if@telia.com Beslut och delegationer Styrelsen är huvudansvarig för HIF:s verksamhet och leder denna. Vissa uppgifter delegeras till de olika idrotterna samt till kansliet. Se bilaga beslutsordning. Styrelsen står som firmatecknare och arbetsgivare vilket innebär att den tecknar alla avtal. Vissa avtal utarbetas av idrotterna enligt fastställda ramar innan de beslutas i styrelsen. Medlemskap Styrelsen behandlar ansökningar om medlemskap. Läs även HIF:s stadgar 13-17. Aktuella medlemsavgifter finns på hemsidan www.horneforsif.se eller kontakta kansliet för information. Den som har betalat medlemsavgiften betraktas som medlem. Förutsatt att man har åldern inne har man som medlem i Hörnefors IF möjlighet att deltaga inom någon av föreningens aktiviteter. För deltagande krävs också att medlemmen betalar den träningsavgift som beslutats av styrelsen.. För att få spela i något av föreningens representationslag krävs att man kvalificerat sig för respektive lags spelartrupp. Med aktiviteten följer oftast även åtaganden för medlemmen att utföra för föreningens räkning. Principer kring dessa framgår av bilaga XX Årsmöte Årsmötet hålls före utgången av mars varje år. Senast en vecka före mötet ska medlemmarna ha tillgång till verksamhets- och förvaltningsberättelser, revisorernas berättelser, verksamhetsplan med budget, samt förslag och inkomna motioner med styrelsens yttrande. Medlemmar och styrelse får ge förslag att behandlas av årsmötet. Ett förslag från en medlem Förväntansdokument Reg. Nr: 1:1 Giltig från: 2010-02-23 Ersätter: Fastställd av: styrelsen HIF
ska vara styrelsen tillhanda senast fyra veckor före årsmötet. Alla medlemmar som under verksamhetsåret fyller minst 15 år har rösträtt på mötet. Rösträtten är personlig och får inte utövas genom ombud. Medlemmar som inte har rösträtt har yttrande- och förslagsrätt på mötet. Den demokratiska processen Föreningen är beroende av att samhället engagerar sig i verksamheten. Rekrytering av ledamöter och ledare sker ju i huvudsak från Hörnefors med omnejd. För att det skall vara tydligt hur man kan påverka verksamheten redovisas nedan principerna för den demokratiska processen. Förtroendevalda I föreningen finns en huvudstyrelse samt styrelser för respektive idrott. Val till dessa sker årligen vid årsmötet. Huvudstyrelsen ansvarar för den övergripande verksamheten och de beslut som avser föreningens verksamhet i stort. Huvudstyrelsen ansvarar även för att besluta kring ramarna för den idrottliga verksamheten. Styrelsen för respektive idrott ansvarar för att genomföra den idrottliga verksamheten för den specifika idrotten utifrån de ramar som huvudstyrelsen angivit. Ledare Till varje idrott rekryteras ledare som ansvara för den idrottsliga utbildningen av barnen och ungdomarna. Ansvar för rekryteringen ligger hos styrelsen för respektive idrott. Hur påverkar man verksamheten Man kan vara med och påverka föreningens verksamhet på flera olika sätt: Jobba som ledamot i huvudstyrelse eller idrottsstyrelse Genom att arbeta i styrelse kan man direkt påverka verksamheten. Val till huvudstyrelse sker vid ordinarie årsmöte och där utses även ledamöter i styrelserna för respektive idrott. Styrelserna för de olika idrotterna kan påverka huvudstyrelsens arbete genom att vid huvudstyrelsemöten så finns adjungerade ledamöter från de idrottsliga styrelserna närvarande. Alla styrelsemöten protokollförs. Jobba som ledare Genom att jobba som ledare kan man påverka den idrottliga utbildningen av barn och ungdomar. Ledaren skall jobba utifrån den utbildningsplan för respektive idrott, som finns fastställd av föreningen. Ledare lämnar synpunkter på verksamheten huvudsakligen genom att kommunicera mot styrelsen för respektive idrott. Lämna förslag/synpunkter till huvudstyrelse eller styrelse för en viss idrott Såväl föräldrar som ledare och andra intresserade kan lämna förslag på förändringar eller kompletteringar av verksamheten. Detta kan avse alla led i föreningens verksamhet. Förslag och synpunkter lämnas lämpligen på två olika sätt: Förväntansdokument Reg. Nr: 1:1 Giltig från: 2010-02-23 Ersätter: Fastställd av: styrelsen HIF
ARBETSMATERIAL Möten: Genom att närvara på årsmöten, medlemsmöten eller möten som påkallas av respektive idrott så har man möjlighet att direkt lämna och diskutera de frågor som kan vara aktuella. Skriftliga förslag Förslag/synpunkt som lämnas skriftligen arkiveras och behandlas på kommande styrelsemöte. Resultatet dokumenteras i protokoll och meddelas därefter till den som lämnat förslaget/synpunkten. Viktigt är att notera var det är lämpligt att ställa sin fråga/synpunkt: Gäller det föreningens verksamhet i stort Huvudstyrelsen Gäller det en specifik idrott Styrelsen för den idrotten Gäller det rent idrottsligt utveckling Tränare Ekonomi För bedrivandet av den idrottliga verksamheten krävs en sund och balanserad ekonomi. Det ekonomiska resultatet är beroende av insatser från såväl spelare som föräldrar och givetvis föreningens ledare och administration. Kostnader Hall- och planhyror Det är viktigt att lagen avbokar de tider som de inte kommer att utnyttja, så föreningen inte behöver betala för tider i onödan. Ett lag som vill avboka en tid ska meddela senast tre arbetsdagar i förtid till badhuset i Hörnefors, tel 0930 291 91 eller 0930 291 90 eller på mejl till bokning.hornefors@umea.se. Föreningen kan söka lokalbidrag (60 % av kostnaden) för Idrottshuset och kansliet. Förutsättningar senior- och juniorlag Kompletteras senare. Förutsättningar ungdomslag Kompletteras senare. Deltagande i cuper Anmälningsavgifter till cuper betalas med max 3000 kr per lag och år av föreningen. Deltagaravgifter, resor, kost och logi betalas av den enskilde spelaren. (Enligt styrelseprotokoll nr 8/2009 2010-01-17). Samtliga kostnader utöver anmälningsavgiften ska (om de betalas via HIF) vara finansierade innan cupspel. Deltagande i länslag Nedanstående gäller i dagsläget. Kan komma att ändras i samband med att punkt 6 Ekonomi färdigställs. HIF Fotboll ersätter kostnader för lägeravgifter för spelare som blir uttagna i länslag. Övriga kostnader betalas av den enskilda spelaren. HIF Innebandy ersätter spelare som blir uttagna
till länslag med 300 kronor för inköp av overall. Övriga kostnader betalas av den enskilda spelaren. Bidrag till nystartade lag Föreningen tillhandahåller material, matchkläder och övrigt utrustning som ett lag kan behöva för att starta sin verksamhet. Bidrag för deltagande i slutspel Nedanstående gäller i dagsläget. Kan komma att ändras i samband med att punkt 6 Ekonomi färdigställs. Innebandylag som kvalificerar sig till finalspel i tävlingar arrangerade av SIBF, till exempel Junior-SM eller Ungdoms-SM kan ansöka om bidrag till resekostnader hos HIF Innebandy. För att HIF Innebandy ska kunna bevilja medel till detta ska en resbudget presenteras. För fotbollslag inom HIF finns i dagsläget ingen sådan policy. Bidrag till medicinska skydd Nedanstående gäller i dagsläget. Kan komma att ändras i samband med att punkt 6 Ekonomi färdigställs. Om en spelare behöver medicinska skydd betalar spelaren själv för detta. Ersättning för utbildning Nedanstående gäller i dagsläget. Kan komma att ändras i samband med att punkt 6 Ekonomi färdigställs. Hörnefors IF bekostar generellt tränarutbildningar som anordnas av Västerbottens Fotbollsförbund (VFF) och Västerbottens Innebandyförbund (VIBF). Vanligtvis bekostas även lokala utbildningar som arrangeras av Svenska Fotbollsförbundet (SvFF) och Svenska Innebandyförbundet (SIBF). Tränare eller ledare som vill gå fortsättningsutbildning på annan ort kan ansöka om ersättning hos HIF. Ersättningen täcker dock bara kostnaden för själva utbildningen, och inte resa, kost och boende. Hörnefors IF bekostar också föreningsdomarkurs som anordnas av VIBF. Övriga domarkurser bekostas av den enskilde. Kontakta HIF Utbildning om du är intresserad av att gå någon utbildning Intäkter Statliga och kommunala bidragsregler HIF:s verksamhet finansieras i stor utsträckning av aktivitetsbidrag. Det är därför viktigt att lagen fyller i närvaro vid alla sammankomster, träningar och matcher. För sent registrerad närvaro berättigar inte till bidrag. Kontakta kansliet för aktuella bestämmelser avseende statliga och kommunala bidragsregler samt rutiner för hur aktiviteter skall föras. Kontakta kansliet för att få aktuella summor för statligt och kommunalt aktivitetsstöd. FöreningsguideHIF Reg. Nr: 3:1 Giltig från: 2010-02-23 Ersätter: Fastställd av: Styrelse HIF
Träningsavgift/deltagaravgift samtliga idrotter 2010 7 år gratis första året 8-12 år 500kr, 13-17 år 800kr, 18- uppåt 1200kr. Dessa träningsavgifter gäller samtliga idrotter och gäller from det år man fyller. (Enligt styrelseprotokoll nr 10/2009 2010-02-11). From 8 år ingår profilvaror i form av ett par shorts och ett par strumpor i träningsavgiften. Ersättning för föreningsgemensamma arbeten Ersättning för föreningsgemensamma arbeten (exempelvis idrottsrabatten och SverigeLotteriet) fastställs av styrelsen. Kontakta kansliet för information om aktuella gällande ersättningar. Samarbetspartners Hörnefors IF har idag avtal med ett flertal samarbetspartners. Kontakta kansliet för aktuell information om samtliga gällande avtal. För att vi inte ska gå miste om dessa avtal och därmed förlora nödvändiga intäkter är det oerhört viktigt att vi beaktar innehållet i avtalen. Det är varje ledares ansvar att se till att detta sker. Alla avtal och överenskommelser som görs direkt mellan lag och företag måste omgående rapporteras in till kansliet för dokumentation. Bilaga, Rutiner för sponsring Hörnefors kommundel Avtalet med Hörnefors kommundel innebär i korthet att vi, mot årlig ersättning, ansvarar för fikaförsäljning och städning under helg av läktare, omklädningsrum och cafeteria. ICA Nära, Hörnan Avtalet med ICA Nära, Hörnan innebär bland annat att HIF i första hand gör sina inköp där. Vi ska packa kassar och genomföra inventering enligt överenskommen årsplan. Vi kan också få utföra andra arbeten på ICA Nära, Hörnan. STADIUM Avtalet med Stadium innebär att föreningen har 10 % i återbäring på inköp hos Stadium. För inköp till laget måste alltid material beställas via kansliet eller via HIF Inköpsansvariga. Sponsorer och avtal Tidigare kunde en betydande del av föreningens totala intäkter härledas till Bingolotto. Idag är dock situationen en annan. Bingolotto är inte alls lika populärt som tidigare, vilket innebär att föreningen inte säljer lika många lotter, vilket i förlängningen innebär minskade intäkter för föreningen. Idag utgör istället sponsorintäkter en betydande del av föreningens totala FöreningsguideHIF Reg. Nr: 3:1 Giltig från: 2010-02-23 Ersätter: Fastställd av: Styrelse HIF
intäkter. Utan dessa avtal skulle det inte vara möjligt att bedriva en verksamhet i samma utsträckning. En anledning till den ökade sponsringen är naturligtvis representationslagens framgångar i sina respektive serier. Från HIF:s sida ska vi värna om relationerna med våra sponsorer, men det är viktigt att poängtera att även sponsorerna har förpliktelser gentemot föreningen. Målsättningen är att sponsoravtalen ska gagna båda parter. Samtliga sponsorer som HIF skriver avtal med ska uppfylla följande kriterier: De ska bedriva laglig verksamhet De ska inte ha någon koppling till alkohol, tobak eller andra droger De får inte vara diskriminerande i sin organisation eller i sin verksamhet FöreningsguideHIF Reg. Nr: 3:1 Giltig från: 2010-02-23 Ersätter: Fastställd av: Styrelse HIF