Promemoria 2012-10-22 UHR-kommittén U 2012:07 Sekreterare Magnus Hjort Mobil 072 713 21 03 E-post magnus.hjort@education.ministry.se Detaljorganisation för Universitets- och högskolerådet Inledning Den 20 juni 2012 beslutade den särskilde utredaren Ulf Melin om en övergripande organisationsstruktur för Universitets- och högskolerådet (UHR). Med utgångspunkt i detta beslut, samt vad som framkommit i budgetpropositionen för 2013, beskrivs i denna PM hur UHR ska organiseras på detaljnivå, dvs. vilka enheter och andra organisatoriska strukturer som ska finnas på respektive avdelning. I promemorian finns också en kompletterande och mer fullständig beskrivning av de uppgifter som ligger på respektive avdelning. De uppgifter om antal medarbetare som beräknas finnas i varje organisatorisk struktur är fortfarande ungefärliga. UHR kommer, när det inrättas den 1 januari 2013, att vara en ny myndighet som tar över verksamhet som i dag bedrivs inom flera andra myndigheter. UHR kommer att ha en komplicerad finansieringsstruktur och det kommer att vara en stor utmaning att bygga en ny och sammanhållen myndighet med en gemensam myndighetskultur. Till stöd för detta har generaldirektören en stab och en ledningsgrupp. Samtidigt är det viktigt att betona att varje avdelningschef har ett övergripande ansvar för kvalitetssäkring och verksamhetsutveckling inom sitt verksamhetsområde. Avdelningen för antagning och studentstöd Avdelningen ansvarar för samordnad produktionsstyrning och produktionssamordning i de nationella antagningsomgångarna, i lokala omgångar, samt för hanteringen av anmälningar, internationell mastersantagning, sökandeinformation och sökandesupport på
2 uppdrag av universitet och högskolor och andra myndigheter som har antagning till olika utbildningsformer. Avdelningen ansvarar vidare för information om högre utbildning i syfte att studenter och andra målgrupper ska kunna göra välavvägda val i fråga om högre utbildning samt i syfte att stimulera intresset för högre utbildning. I uppgiften ingår att informera muntligt och skriftligt om utbildningsutbud och antagning till sökande, studie- och yrkesvägledare samt till andra berörda målgrupper. Vid avdelningen ska finnas ca 45 befattningar och tre enheter: Enheten för studieinformation (ca 8 befattningar), enheten för produktionssamordning och produktionsstyrning (ca 10 befattningar) samt enheten för antagningshandläggning (ca 23 befattningar). Varje enhet ska ledas av en enhetschef med personalansvar. Avdelningen för antagning och studentstöd (ca 45) Enheten för studieinformation (ca 8) Enheten för produktions- styrning (ca 10) Enheten för antagningshandläggning (ca 23) Enheten för studieinformation Enheten ansvarar för myndighetens arbete med information om högre utbildning. I detta ingår bland annat ansvar för redaktionellt arbete med webbplatserna Antagning.se, Universityadmissions.se, Studera.nu och andra webbplatser som är inriktade mot information om högre utbildning. Enheten producerar också information och nyhetsbrev för studie- och yrkesvägledare. Enheten för produktionsstyrning Enheten samordnar och planerar samtliga antagningsomgångar i det för UHR och lärosätena gemensamma antagningssystemet NyA. I det
ingår att svara för innehållet i antagningstjänsten inom ramen för överenskommelserna mellan UHR och lärosätena. Vidare ingår att ansvara för tilläggstjänster och valbara tjänster. Utöver detta ingår även användarsupport för användare av NyA, ansvar för kontakter mellan UHR och lärosätenas produktionsansvariga och att tillhandahålla information på kundsidorna på UHR:s webbplats. Enheten ansvarar för ledning och styrning av antagningssystemets contact center samt för administration, ledning och organisation av dess virtuella organisationer. Vidare arbetar enheten tillsammans med enheten för studieinformation med information på Antagning.se och Universityadmissions.se. 3 Enheten för antagningshandläggning Enheten har inom antagningsverksamheten operativt ansvar för postöppning, skanning, contact center, registrering och granskning. Inom enheten tillhandahålls expertkunskap inom regelverk för antagning och bedömning. Enheten ansvarar för handläggning av svenska utbildningsmeriter. Enheten ansvarar vidare för det redaktionella arbetet med den svenska bedömningshandboken samt genomför handläggning och antagning åt kunder utanför högskolesektorn såsom Skolverket, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap samt Rikspolisstyrelsen. Enheten gör vidare äkthetskontroller och polisanmälningar samt tillhandahåller utbildningar för underleverantörer, extraanställda, lärosäten och kommuner. Enheten administrerar betygsdatabasen Beda samt hanterar anmälningsavgifter som tas ut av medborgare från tredje land. Vidare arbetar enheten tillsammans med enheten för studieinformation med information på Antagning.se och Universityadmissions.se. Avdelningen för bedömning av utländsk utbildning Avdelningen ansvarar för UHR:s arbete med att genomföra bedömningar av utländska gymnasiebetyg och utländsk högre utbildning och bedöma hur utländska utbildningar motsvarar svensk utbildning. Avdelningen ska informera sökande, studie- och yrkesvägledare, universitet, högskolor och arbetsgivare om hur utländsk utbildning erkänns i Sverige. Avdelningen ska fungera som ENIC/NARIC-kontor i Sverige och i övrigt fullfölja de uppgifter som följer av den så kallade Lissabonkonventionen om erkännande av bevis avseende högre
4 utbildning. Avdelningen ska i den rollen bedöma och erkänna utländska högre utbildningar för användning på arbetsmarknaden samt utgöra ett expertstöd till högskolor, andra myndigheter, organisationer och arbetsgivare om erkännande av utländsk högre utbildning. Avdelningen ska vidare vara kontaktpunkt för direktiv 2005/36/EG om erkännande av yrkeskvalifikationer och behörig myndighet för arkitektyrket samt ansvara för föreskrifter och information om examensbilagan (Diploma Supplement). Avdelningen ansvarar vidare för uppgiften att lämna yttrande över utländska lärarutbildningar till Skolverket i ärenden om lärar- och förskollärarlegitimation samt för arbetet med att besluta om vilka utländska utbildningar på eftergymnasial nivå som kan anses ha en godtagbar standard enligt studiestödsförordningen (2000:655). Regeringen har i budgetpropositionen för år 2013 aviserat att den avser att samla all bedömning av utländsk utbildning vid UHR. Det innebär bland annat att uppgiften att bedöma utländska eftergymnasiala utbildningar som inte motsvarar utbildningar enligt högskolelagen (1992:1434), som i dag ligger på Myndigheten för yrkeshögskolan förs över till UHR och avdelningen för bedömning av utländsk utbildning. 1 Vid avdelningen ska också placeras uppgiften att bedöma utländsk yrkesutbildning på gymnasienivå om regeringen beslutar att UHR ska ha den uppgiften. Vid avdelningen samlas därmed bedömning av utländsk utbildning som hittills bedrivits vid tre olika myndigheter. För att möjliggöra en effektiv ledning av verksamheten bör avdelningen indelas i enheter. Samtidigt ska avdelningen när det är ändamålsenligt kunna arbeta flexibelt och integrerat över enhetsgränserna i många processer. Exempel på detta kan vara: Utveckling av landkunskap Arbetet med kopplingen mellan erkännande och kvalifikationsramverken Förvaltning och utveckling av ärende- och dokumenthanteringssystem Information/utbildning till sökande, lärosäten, myndigheter, organisationer, arbetsgivare, vår internationella omvärld med flera 1 Prop. 2012/13:1, utgiftsområde 16, s. 81-82 och s. 201.
5 Arbetsmarknadsfrågor, samarbete med Arbetsförmedlingen med mera Gemensamma metodik- och processfrågor Uppföljningar och redovisningar av bedömningsverksamheten Undersökningar om de sökande Projekt (t.ex. bedömning utan dokument) Vid avdelningen ska finnas ca 46 befattningar och tre enheter: Enheten för bedömning av gymnasial utbildning (ca 20 befattningar), enheten för bedömning av akademisk utbildning (ca 15 befattningar) samt enheten för bedömning av yrkesutbildning (ca 10 befattningar). Varje enhet ska ledas av en enhetschef med personalansvar. Eftersom regeringen i budgetpropositionen för år 2013 har aviserat att den avser att förstärka resurserna för bedömningsverksamheten i syfte att korta ärendetider och klara en ökad ärendetillströmning så kan inriktning och dimensionering av enheterna behöva förändras efter det att myndighetens regleringsbrev beslutats. Avdelningen för bedömning av utländsk utbildning (ca. 46) Enhet för bedömning av gymnasial utbildning (ca. 20) Enhet för bedömning av akademisk utbildning (ca. 15) Enheten för bedömning av yrkesutbildning (ca. 10 ) Enheten för bedömning av gymnasial utbildning Enheten ska ansvara för bedömning av utländska gymnasiebetyg för sökande utanför antagningsomgångarna. Enheten bidrar på uppdrag av avdelningen Antagning och studentstöd med resurser i den virtuella organisationen för hantering av sökande med utländsk förutbildning i de olika antagningsomgångarna. Enheten för bedömning av akademisk utbildning Enheten ska ansvara för bedömning av utländska akademiska examina, för ENIC/NARIC-uppgiften, vara kontaktpunkt för
6 yrkeskvalifikationsdirektivet, samt för föreskrifter och information om examensbilagan (Diploma Supplement). Enheten för bedömning av yrkesutbildning Enheten ska ansvara för bedömningsyttranden till Skolverket över utländska lärarutbildningar, bedömning av godtagbar standard, samt, under förutsättning att regeringen beslutar att UHR ska ansvara för detta, bedömning av eftergymnasiala yrkesutbildningar och bedömning av gymnasiala yrkesutbildningar. Avdelningen för systemförvaltning och systemdrift Avdelningen ansvarar för arbetet med att utveckla och förbättra lärosätenas verksamhet med hjälp av IT-system. Detta omfattar verksamhetsförvaltning samt teknisk förvaltning av såväl egenutvecklade som outsourcade system. Med verksamhets- och teknikförvaltning avses här hela utvecklingskedjan från kravinsamling till utveckling, test och leverans. I arbetet ingår att vara såväl systemägare som teknisk förvaltare av antagningssystemet samt drift av systemet. Avdelningen ansvarar även för den tekniska förvaltningen av studiedokumentationssystemet Ladok samt för drift och utveckling av vissa av myndighetens stödsystem. Avdelningen ansvarar vidare för att tillhandahålla systemutvecklingsresurser för myndigheten samt för att tillhandahålla den gemensamma systemdriftverksamheten. Vid avdelningen ska finnas ca 30 befattningar och tre enheter: Enheten för verksamhetsförvaltning (ca 10 befattningar), enheten för teknisk förvaltning (ca 10 befattningar) och enheten för systemdrift (ca 10 befattningar). Varje enhet ska ledas av en enhetschef med personalansvar.
7 Avdelningen för system- förvaltning och systemdrift (ca 30) Enheten för systemdrift (ca 10) Enheten för verksamhetsförvaltning (ca 10) Enheten för teknisk förvaltning (ca 10) Enheten för verksamhetsförvaltning Enheten ansvarar för verkställande förvaltningsledning, kravhantering, beredning, förstudier, användbarhetsfrågor och acceptanstest av de system som förvaltas inom avdelningen. Enheten ansvarar också för att löpande informera lärosäten och övriga intressenter om arbetet inom respektive förvaltningsobjekt. Vidare ansvarar enheten för kundkontakter inom ramen för sitt ansvarsområde. Enheten för teknisk förvaltning Enheten ansvarar för att tillhandahålla systemutvecklingsresurser för myndigheten samt för den tekniska förvaltningen av de system som förvaltas inom avdelningen. I detta ingår utvecklingsarbete, antingen i egen regi eller via underleverantörer, systemtest samt tekniska utredningar. Enheten ansvarar vidare för att hålla samman de utvecklingsprojekt och den basförvaltning som bedrivs samt för styrning och ledning av underleverantörer och konsulter. Enheten för systemdrift Enheten ansvarar för att tillhandahålla den gemensamma systemdriften samt för drift och avtal av de system som förvaltas av avdelningen. I detta ingår övervakning, kontakter med driftleverantören (Logica/CGI), verksamhetsstöd i form av urvalskörningar och felsökningar. Enheten genomför uttag för statistikändamål, XML-support, simuleringar av olika slag, driftsättning av systemen i test och produktionsmiljöer samt stöd till acceptanstest och loggkontroller.
8 Avdelningen för internationellt samarbete Avdelningen ansvarsområde avser internationellt samarbete och mobilitet inom utbildningsområdet. I detta ingår UHR:s uppgift att vara det svenska programkontoret för de EU-program och andra internationella program inom utbildningsområdet som regeringen i ett enskilt fall beslutar. Avdelningen ska informera och ge råd om programmen, handlägga projektansökningar och projektbidrag, följa upp användningen av bidrag samt sprida resultat och andra erfarenheter från programmen i syfte att öka kvaliteten inom utbildningsområdet. Avdelningen ska samverka med berörda myndigheter och organisationer samt ha kontakt med Europeiska kommissionen och institutioner i andra länder. Ansvaret innebär att särskilt verka för ett brett deltagande i programmen från aktörer inom alla utbildningsnivåer. Regeringen har i budgetpropositionen för år 2013 meddelat att den har för avsikt att avveckla Kompetensrådet för utveckling i staten (Krus) till den 31 december 2012. Regeringens avsikt är vidare att delar av verksamheten vid Krus ska föras över till UHR. Det handlar om uppgifter inom området tjänster och anställningar inom EU:s institutioner samt att administrera och informera om nordisk och europeisk utbytestjänstgöring. 2 Utredarens bedömning är att under förutsättning att regeringen fattar beslut om att dessa verksamheter ska föras över till UHR, bör de placeras vid avdelningen för internationellt samarbete. Vid avdelningen ska finnas ca 52 befattningar och tre enheter: Två enheter i Stockholm med ett i huvudsak europeiskt perspektiv (ca 24 + 13 befattningar) samt Visbyenheten, som i sin helhet är lokaliserad till Visby, med fokus på Sida-finansierade program m.m. (15 befattningar). Varje enhet ska ledas av en enhetschef med personalansvar. Chefen för enheten för globala program ska tillika vara platschef för den del av UHR som är lokaliserad i Visby. 2 Prop. 2012/13:1, utgiftsområde 2, s. 73.
9 Avdelningen för internationellt samarbete (ca 52) Enheten "Stockholm A" (ca 24) Enheten "Stockholm B" (ca 13) "Visbyenheten" ( 15) Enheten Stockholm A Enheten har ansvar för LLP-programmen Comenius, Leonardo, Grundtvig, Erasmus och studiebesöksprogrammet. Enheten Stockholm B Enheten har ansvar för Nordplus, Europass, etwinning, Euroguidance. Tempus, Erasmus Mundus. Enheten bör också ha ansvar för den verksamhet som regeringen avser att föra över från Krus till UHR. Visbyenheten Enheten ansvarar för den SIDA-finansierade verksamheten samt Atlasoch ettårsprogrammen. Avdelningen för analys, främjande och tillträdesfrågor Avdelningen ansvarar för uppföljning och analys av frågor inom myndighetens verksamhetsområde. I detta ingår att på regeringens uppdrag bistå med utredningar, utvärderingar och uppföljningar. Avdelningen ansvarar för arbete med den tillståndsgivning och föreskriftsrätt som Högskoleverket i dag har i fråga om tillträde bl.a. enligt högskoleförordningen, förordningen (2010:2021) om tillträde till utbildning som leder till en yrkeslärarexamen och förordningen för Sveriges lantbruksuniversitet. I ansvaret ingår att tillhandahålla expertkompetens och samordning av frågor som rör tillämpning av bestämmelser för tillträde till högskoleutbildning och bevakning av
10 ändringar i berörda författningar. Avdelningen ansvarar vidare för att ta fram högskoleprovet. Avdelningens ansvarar även för arbetet med UHR:s uppgift att inom högre utbildning motverka diskriminering och på andra sätt främja lika rättigheter och möjligheter oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning eller ålder. Till avdelningens uppgifter ska även föras ansvaret för Forum för internationalisering, Bolognaexpertgruppen, för uppdraget att främja breddad rekrytering samt för Eurydice, som är ett nätverk för analys och information om utbildningssystem och utbildningspolitik i Europa. Högskoleverket ansvarar idag för uppgifterna att tillhandahålla och uppdatera en svensk-engelsk ordbok inom högskoleområdet samt för att översätta högskoleförfattningarna till engelska. Utredarens bedömning är att under förutsättning att regeringen fattar beslut om att dessa verksamheter ska föras över till UHR, bör de placeras vid avdelningen för analys, främjande och tillträdesfrågor. Avdelningen för analys, främjande och tillträdesfrågor (ca 15) Stab/Administrativ avdelning I avdelningens ansvar ingår att tillhandahålla dels ett strategiskt ledningsstöd och bidra till en effektiv styrning av myndigheten, dels ett ändamålsenligt stöd till kärnverksamheten inom områden som ekonomi, löner och IT. Staben ska ansvara för att leda och samordna UHR:s planeringsprocess med fokus på strategisk planering och analys, uppföljning och verksamhetsutveckling, koordinering av arbetet med omvärldsanalyser samt beredning och kvalitetssäkring av yttranden och remisser. Som en viktig del i detta ska ingå att ansvara för strategisk kommunikation, för att samordna UHR:s kommunikation externt och internt samt för
11 myndighetens gemensamma webbplats och intranät. Ytterligare en viktig del är att staben ska stödja generaldirektören och avdelningarna i arbetet med kvalitetssäkring av beslut, rapporter, utvärderingar, utredningar. Staben ska bidra till att det finns väl genomarbetade underlag inför beslut i strategiska frågor och inför dialog med viktiga aktörer. Staben ska även ansvara för styrning, samordning och kvalitetssäkring av myndighetens juridiska frågor, för UHR:s författningssamling, samt ge stöd till avdelningarna i juridiska frågor. Staben ska vidare ha ett övergripande ansvar för HR-frågor inklusive strategisk kompetensförsörjning (t.ex. ledarförsörjning) samt stödja avdelningarna i rekryterings- och andra personalfrågor. Staben ska även ansvara för myndighetsövergripande säkerhetsfrågor, verksamhetsstöd, ekonomi- och personaladministration, användarstöd inom IT och telefoni, växel, reception, posthantering, registratur och arkiv (inkl PUL), internservice och lokaler. Vid staben ska finnas ca 30 befattningar och två enheter: Enheten för ekonomi- och personaladministration (ca 6 befattningar) och enheten för verksamhetsstöd (ca 9 befattningar). Varje enhet ska ledas av en enhetschef med personalansvar. Direkt under stabschefen finns även UHR:s informations- och kommunikationsstrateg som har personalansvar för de medarbetare som arbetar med myndighetsgemensamma informationsuppgifter (webb, presstöd och intranät). Stab/Administrativ avdelning (ca 25) Enheten för ekonomi- och personaladministration (ca 6) Enheten för verksamhets- stöd (ca 9)
12 Enheten för ekonomi- och personaladministration Enheten ansvarar för myndighetens löpande ekonomihantering och personaladministration. Stödja avdelningscheferna med budget- och uppföljningsarbete samt med ekonomisk rapportering. Uppföljning av driftsmedel, avgifter och bidragsmedel. Samordning av inköp och avtalshantering. Enheten ska även ansvara för uppgiften att för högskolornas räkning teckna personskadeförsäkring för studenterna med Kammarkollegiet. Enheten för verksamhetsstöd Enheten ansvarar för IT-användarstöd till hela myndigheten, telefoni, växel och reception, registratur och arkiv (inkl PUL), internservice, lokaler och säkerhetsfrågor.