Svenska Judoförbundet Arbetsordning för Svenska Judoförbundets styrelse. Fastställd av förbundsstyrelsen 2016-04-03
1. INLEDNING Styrelsens uppgifter och arbete i Svenska Judoförbundet regleras av Svenska Judoförbundets och Riksidrottsförbundets stadgar. För sitt arbete har styrelsen fastställt föreliggande arbetsordning som skall gälla såsom obligatorisk för styrelsens arbete från och med denna dag till dess den revideras genom styrelsens beslut. Styrelsens ledamöter erhåller inte arvode för sitt arbete utan bara ersättning för resa och logi. Räkning skall sändas till kansliet och hanteras enlig gällande attestregler. 2. KONSTITUERANDE STYRELSESAMMANTRÄDE Konstituerande styrelsesammanträde skall hållas i omedelbar anslutning till ordinarie förbundsmöte vilken skall vara under mars månad eller, om ny styrelse valts vid extra förbundsmöte, i omedelbar anslutning till sådant förbundsmöte. Vid konstituerande styrelsesammanträde skall följande ärenden upptas till behandling. a) Val av styrelsens vice ordförande. b) Val av styrelsens sekreterare. c) Beslut beträffande firmateckningsrätt i Förbundet. d) Beslut beträffande rätt att lösa ut värdeförsändelser adresserade till Förbundet. e) Fastställande av attestinstruktion. Attestinstruktion enligt ovan, kan upprättas i särskilda dokument av allmän karaktär om avsikten är att de skall ha en längre giltighetstid än ett år. Upprättas sådana särskilda dokument skall de i berörda delar, såsom vid förändringar, underställas styrelsen vid konstituerande sammanträde enligt denna punkt. Förbundet tecknas, i enlighet med stadgarna, endast av styrelsen eller av dem som styrelsen bemyndigar för detta ändamål. 3. ÖVRIGA STYRELSESAMMANTRÄDEN Styrelsesammanträden i Förbundet skall, utöver konstituerande styrelsesammanträden enligt punkten 2 ovan, hållas regelbundet och i övrigt när det behövs, ett av dessa möten skall hållas vid Judogymnasiet i Lindesberg. Kallelse till ordinarie styrelsesammanträden skall ske skriftligen senast 7 dagar före sammanträdet via e-post. En sammanträdesplan över ordinarie styrelsesammanträden skall fastställas vid första ordinarie styrelsesammanträdet efter förbundsmötet. Generalsekreteraren skall inför detta styrelsesammanträde lägga fram ett förslag till sådan sammanträdesplan. Sammanträdesplanen skall ange tid och plats för ordinarie styrelsesammanträden fram till nästa årsmöte. Tidpunkt och ärenden att behandla: April - Strategimöte - Fastställande av arbetsordning för styrelsen och Arbetsinstruktion för generalsekreteraren. Revidering av SJF:s kris- och beredskapsplan. Plan och förslag till strategi och mål för kommande två till tre år samt väsentliga policys för Förbundet. Augusti/september - Budgetmöte. Ge ramar för kommande år (budgetdirektiv till kommittéerna). Beslut om halvårsbokslut och försäkringsfrågor och redovisning av samtliga Förbundets avtal.
November generalsekreteraren anmodar kommittéer till att leverera sina texter till verksamhetsberättelsen, generalsekreteraren skriver förbundets del i verksamhetsberättelsen. Januari - fastställande av förslag till bokslutet för föregående år och förslag till budget för innevarande år samt till årsavgiften för nästkommande år. Förbundet skall tillämpa en standarddagordning: A. Formalia 1. Mötets öppnande 2. Val av mötessekreterare 3. Val av protokoll justerare som jämte ordförande justerar protokollet 4. Fastställande av dagordningen 5. Föregående protokoll B. Ekonomi 1. Ekonomi C. Beslut D. Information/rapporter och verksamhetsärenden Utskotten - Arbetsgrupper och projekt - GS rapport - Möteskalendarium - Representation E. Diskussion och planeringsärenden F. Övriga frågor G. Nästa sammanträde H. Mötet avslutas. Generalsekreterare skall vid varje styrelsesammanträde lämna en redogörelse (GS rapport) för Förbundets utveckling och väsentliga frågor samt de projekt som för tillfället bedrivs. Kassören skall se till att månadsvis upprättade ekonomiska rapporter tillställs samtliga styrelseledamöter via elektronisk post. Denna rapportering skall ske även för sådana månader där inga styrelsesammanträden hålls. Önskvärt är att Förbundets revisor skall delta vid styrelsesammanträdet direkt före förbundsmötet. Vid detta sammanträde skall revisorn föredra sina slutsatser, observationer och förslag efter genomförd revision. Utöver vad som anges ovan skall styrelsesammanträden hållas när styrelsens ordförande eller generalsekreteraren så begär, liksom när så begärs av två eller flera övriga styrelseledamöter (extra styrelsesammanträden). Kallelse till sådana extra styrelsesammanträden bör, i den mån det är möjligt, ske skriftligen senast en vecka före sammanträdet. 4. PROTOKOLL Generalsekreteraren skall föra protokoll. Om generalsekreterare ej kan närvara skall ska en protokollförare utses vid styrelsesammanträdet. Generalsekreteraren skall svara för att protokollen förvaras på betryggande sätt. Protokollen skall föras i nummerföljd.
Styrelsens protokoll skall föras noggrant, varvid de beslut som styrelsen har fattat skall antecknas. Föredragningspromemorior och annat styrelsematerial till vilket hänvisning inte görs skall återges i tillämpliga delar i protokollet. Föredragningspromemorior och övrigt material som förekommit till behandling vid styrelsesammanträde eller som på annat sätt legat till grund för styrelsens överväganden och ställningstaganden skall biläggas protokollet varvid hänvisning till bilagan skall ske i protokollet, om inte sekretess skäl föranleder annan bedömning, Handlingar som bilägges protokollet skall anges i nummerföljd. Förbundets styrelse skall behandla och fatta beslut i bland annat följande ärenden med hänsyn tagen till reglerna i stadgarna enligt SJF stadgar 24 Åligganden. Styrelsen förutsätts fatta sina beslut enhälligt, i de fall beslutet inte är enhälligt skall det antecknas i protokollet att beslutet är fattat genom majoritetsbeslut. Ordföranden har utslagsröst vid lika röstetal. Styrelseledamöterna har rätt att få en avvikande mening antecknad till protokollet. Vid en reservation ska en skriftlig sådan lämnas in till kansliet inom sju arbetsdagar. Generalsekreteraren skall se till att protokoll skrivs omedelbart efter styrelsesammanträden och att det justeras så snart som möjligt och att beslut av allmänt intresse publiceras på förbundets hemsida inom 7 dagar. 5. BEREDNING AV ÄRENDEN Generalsekreteraren, skall i samråd med styrelsens medlemmar upprätta förslag till punkter B E på dagordningen inför varje styrelsesammanträde. Förslag till dagordning, innefattande eventuella föredragningspromemorior, beslutsunderlag och annat material som avses ligga till grund för styrelsesammanträdet skall senast sju arbetsdagar före sammanträdet vara styrelsen tillhanda. Det skall i dagordningen anges vilket material som hänför sig till respektive ärende. 6. BESLUTSFÖRHET För att styrelsen skall vara beslutsfattande måste minst 4 st styrelseledamöter vara närvarande. Vid beslutsfattande gäller enkel majoritet. Vid lika röstetal äger ordförande utslagsröst. Rösträtt får icke utövas medelst fullmakt och ej heller av hedersledamot, ständig ledamot eller adjungerad ledamot. Dessa har yttrande och förslagsrätt, men ej rösträtt. Om ordföranden finner erforderligt, kan brådskande ärenden avgöras genom skriftlig/elektronisk postomröstning eller via telefonbeslut. Beslut i sådant ärende skall rapporteras och protokollföras vid närmast följande styrelsesammanträde. 7. ANSVAR FÖR VERKSAMHETSOMRÅDEN Varje styrelse ledamot har till sin uppgift att ha ansvar för ett eller flera verksamhetsområden. Syftet är att föra en kontinuerlig dialog med utskottsordförande, arbetsgruppsledare, projektledare, personer med särskilda uppdrag och grupper med expertresurser. Att informera FS om verksamhetsområdets fortlöpande verksamhet. Att medverka vid minst ett av utskottens möten och/eller aktiviteter per år i de fall det finns utskott inom det verksamhetsområde som ledamoten ansvarar för. Att ha budgetansvar för alla projekt inom det verksamhetsområde som ledamoten ansvarar för.
8. SEKRETESS Styrelsens ledamöter, skall, med undantag för de skyldigheter som kan följa av lag eller annan författning, inte för utomstående yppa information rörande Förbundets verksamhet, pågående arbetsprojekt, kommittéer och deras verksamhet som ännu inte är allmänt känd. 9. PRESSKOMMUNIKÉER OCH OFFENTLIGA UTTALANDEN Styrelsens ledamöter, skall utan onödigt dröjsmål erhålla information om presskommunikéer som sänts ut av Förbundet via hemsidan. Styrelsens ledamöter skall även hållas informerade av Generalsekreterare via mail avseende frågor som rör Förbundet, vilka kan förväntas vara av allmänt intresse. Förbundets styrelseledamöter skall, med undantag för styrelsens ordförande, undvika att göra offentliga uttalanden om Förbundet och dess verksamhet (inklusive utskott, arbetsgrupper och pågående projekt) utan att samtycke först inhämtats från styrelsens ordförande. 2016-04-03