Revisionsrapport Mat- och måltidspolicy - förstudie Gotlands kommun Ramona Numelin
Innehållsförteckning 1 Sammanfattning...1 2 Bakgrund och metod...1 3 Revisionsfrågan...2 4 Granskningens resultat...2 4.1 Den goda måltiden...2 4.2 Ny måltidsorganisation...5
1 Sammanfattning Vi bedömer att nämndernas arbete med att realisera mat- och måltidspolicyn Den goda måltiden till stora delar är ändamålsenlig. Nedan redovisas några iakttagelser och rekommendationer - I policyn uppdras till nämnderna att formulera framgångsfaktorer och styrtal vilket leder tanken till att policyn ska ha en egen plats i styrkortet. Mat- och måltidspolicyn är en självständig policy men samtidigt en del av både miljöprogram och folkhälsoprogram. Hur dessa policys och program ska samverka när det gäller uppföljning kan göras tydligare. - Nämndernas riktlinjer måste kommuniceras med serviceförvaltningen i de delar de kan förväntas påverka produktionen, t ex alternativa matsedlar. Nämndernas riktlinjer bör inte benämnas policy, det begreppet bör reserveras för strategiska målsättningar. - I policyn framgår att Gotlands kommun, genom upphandlingen, ska arbeta aktivt för att öka andelen närproducerade och ekologiskt producerade livsmedel. Man har även börjat diskutera en rättvisemärkning Fairtrade. Dessa faktorer kan ibland stå emot varandra och det vore önskvärt med en prioritering av vad som är viktigast. Man kan också fundera över vad som anses närproducerat är det 5 mil eller 25 mil? - För att öka andelen närproducerade livsmedel (gotländska producenter) bör kommunen överväga att satsa mer pengar på inköp av råvaror så att kvalitet kan viktas högre än pris åtminstone för vissa varor eller varugrupper. - Det finns en medvetenhet om policyn hos beställare och utförare och i vissa delar har även utbildning av måltidspersonal skett utifrån policyn. Det är dock viktigt att alla medarbetare som hanterar mat får samma information, även de som är anställda av beställande nämnd på t ex förskolor. - Information kan förbättras t ex om vilka lokala leverantörer som finns i kommunens livsmedelsupphandling. På veckans matsedel kan med fördel anges vilka leverantörerna är till de råvaror som serveras och även vilka råvaror som är ekologiska. Restaurang Strandgärdet gör så idag. 2 Bakgrund och metod Varje dag serveras drygt 11000 portioner lunch och knappt 600 middag/kvällsportioner i Gotlands kommun. Utöver det serverar även kommunen frukost och mellanmål inom sjukhus, äldreomsorg, förskolan och fritidsverksamheten samt ansvarar för utbudet i cafeterior eller i automater på skolor, fritidsgårdar, daglig verksamhet, arbetsplatser etc. Gotlands kommun köper råvaror till måltidsförsörjningen för ungefär 40 mnkr per år. 1
I november 2009 antog kommunfullmäktige en mat- och måltidspolicy. Av policyn framgår att nämnder och styrelser ansvarar för att: mat- och måltidspolicyn implementeras genom att framgångsfaktorer och styrtal för matoch måltidsarbetet formuleras och följs upp inom nämndens ansvarsområde. riktlinjer och rutiner utarbetas i berörda verksamheter för att policyn ska efterlevas. policyn följs i upphandlingar och avtal och med leverantörer av livsmedel och entreprenörer som erbjuder måltider i verksamheter inom kommunens ansvarsområde. Granskningen har genomförts med hjälp av intervjuer med 10-12 personer, studier av dokument samt deltagande i seminarium Närodlat till kommunen? den 17 juni. Rapporten innehåller även en kort beskrivning av utredningen kring en ny måltidsorganisation, som löper parallellt med införandet av mat- och måltidspolicyn och där kommunstyrelsen vid budgetavstämningen i oktober bl a ska ta ställning till behövliga investeringar. 3 Revisionsfrågan Är nämndernas arbete med att implementera mat- och måltidspolicyn ändamålsenlig? Granskningen genomförs i en förstudie som kan ge svar på frågan hur nämnderna arbetar med policyn samt hur serviceförvaltningen följer upp policyn i upphandlingar och avtal. Granskningen har avgränsats till serviceförvaltningen, barn- och utbildningsnämnden samt hälso- och sjukvårdsnämnden 4 Granskningens resultat 4.1 Den goda måltiden Den goda måltiden är för den enskilda individen tilltalande och hälsosam och intas i en trivsam miljö. Den är miljö- och klimatanpassad, energieffektiv och bidrar till en hållbar utveckling. Så definieras den goda måltiden i policyn som är fastställd av kommunfullmäktige i november 2009. Av dokumentet, som finns tillgängligt på kommunens hemsida framgår inte när den är fastställd, av vem eller från när den gäller. Denna brist borde enkelt kunna rättas till. I arbetsgruppen för den nya policyn ingick representanter från serviceförvaltningen (måltidsservice och upphandling) och ledningskontoret samt BUN, HSN, SN och KFN. Dialogmöten om policyn och om förändringar i köksorganisationen har genomförts för 2
allmänheten i Visby, Hemse och Slite med stor uppslutning och starkt engagemang från deltagarna. Nationella näringsrekommendationer och riktlinjer ska följas vid planering och tillagning av samtliga måltider såsom livsmedelslagen och livsmedelsförordningen, livsmedelsverkets föreskrifter om livsmedelhygien, Svenska Näringsrekommendationer, Bra mat i förskolan respektive skolan (Livsmedelsverkets råd) samt Mat och näring för sjuka inom vård och omsorg. Lokalt tar mat- och måltidspolicyn sin utgångspunkt i miljöprogrammet för Ekokommun Gotland och det folkhälsopolitiska programmet 2009-2013. Syfte och innebörd i policyn kan exemplifieras i följande nyckelord: - Urval av livsmedel ska säsongsanpassas - Genom upphandlingen ska andelen närproducerade och ekologiskt producerade livsmedel öka - Svinnet ska minska - Motsvarande kvalitet ska gälla då måltidstjänster upphandlas på entreprenad - Policyn gäller även i sådan verksamhet som kommunen handlar upp på entreprenad - Medarbetare som hanterar mat ska ha goda kunskaper om matens innehåll och livsmedelshygien - Brukarinflytande ska finnas i form av matråd eller andra former för dialog. Nämnderna har ansvar för att inarbeta framgångsfaktorer och styrtal i styrkortet, utarbeta riktlinjer samt följa upp policyn i upphandlingar och avtal med leverantörer och entreprenörer. Iakttagelser Mat- och måltidspolicyn är en självständig policy men samtidigt en del av både miljöprogram och folkhälsoprogram. Hur dessa policys och program ska samverka när det gäller uppföljning kan göras tydligare. Arbetet med styrkortet för 2011 pågår både hos beställande nämnder och hos serviceförvaltningen. Här bör en dialog föras mellan dem för att klara ut vem som följer upp vad i mat- och måltidspolicyn. Det kan anses rimligt att nämnderna följer upp policyn i sina brukarundersökningar. Serviceförvaltningens utformning av sitt styrkort berör alla perspektiv och när det gäller kundperspektivet är det nämnderna som är kunder. Barn- och utbildningsnämnden har gjort en egen policy som tar sikte på att främja goda kostvanor och integrera maten som en viktig del i den pedagogiska verksamheten. Man skriver också om måltidsordning, serveringstider, serveringsalternativ och delaktighet. Policyn diskuteras nu i organisationen för att få genomslag ända ut i kök och matsalar och enligt uppgift har beställningen till serviceförvaltningen ännu inte behövt förnyas. 3
Mat- och måltidspolicyn uppges ha sitt ursprung inom hälso- och sjukvårdsnämnden vilket borgar för att policyns syfte är väl känt i verksamheten. På lasarettet finns ett nutrationsteam där man fångar upp synpunkter från patienterna och vidarebefordrar dem direkt till köket. Avdelningarna beställer måltiderna komponentvis genom ett elektroniskt beställningssystem. Köket på lasarettet levererar också mat till flera verksamheter inom socialförvaltningen och man har regelbundna kundmöten och har även gjort egna kundundersökningar gentemot externa kunder. Nuvarande avtal gällande livsmedel ligger i huvudsak hos ett gotländskt grossistföretag och en gotländsk brödleverantör. Av bilaga till respektive avtal framgår vilka leverantörer som är antagna för respektive produkt/produktgrupper. Ordningen med grossisten som mellanled upplevs som effektiv; t ex kan transporter från grossistens lager ut till enheterna kombineras med hämtning av varor hos producenterna. I policyn framgår att Gotlands kommun, genom upphandlingen, ska arbeta aktivt för att öka andelen närproducerade och ekologiskt producerade livsmedel. Man har även börjat diskutera en rättvisemärkning Fairtrade. Dessa faktorer kan ibland stå emot varandra och det vore önskvärt med en prioritering av vad som är viktigast. Man kan också fundera över vad som anses närproducerat är det 5 mil eller 25 mil? Av de varor kommunen köpte 2009 var 18 % ekologiska (målet är 25 % 2012) och 16 % producerade på Gotland. Några produkter som mellanmjölk, köttbullar, pannkaka och kaffe är ekologiska till 100%. Vid seminariet den 17 juni informerade miljöstyrningsrådet om Upphandling av lokalt odlade livsmedel möjligheter och begränsningar och gavs goda exempel från Borlänge kommun, som sedan 10 år arbetar med en delad upphandling; livsmedel för sig och distribution för sig. Borlängemodellen kan sägas motsvara den ordning som Gotlands kommun har idag med en grossist för de flesta varugrupperna. Vid seminariet diskuterades också möjligheten att öka andelen gotländska producenter och några av dem var företrädda på plats. Bl a föreslogs att det ska vara möjligt för flera leverantörer att dela på samma behov och att presumtiva leverantörer uppvaktas och uppmuntras att lämna anbud. Troligen har även priset betydelse för viljan att lämna anbud till kommunen det betalar sig kanske bättre att leverera till Stockholm? Om kommunen satsar mer pengar på inköp av råvaror så kan kvalitet viktas högre än pris åtminstone för vissa varor eller varugrupper. En synpunkt som framkommit vid intervjuerna är att upphandlingen i vissa varugrupper är för smal, man önskar fler alternativ samt att det fanns möjlighet till provlagning för att se hur det fungerar i praktiken. Det finns en medvetenhet om policyn hos beställare och utförare och i vissa delar har även utbildning av måltidspersonal skett utifrån policyn. Det är dock viktigt att alla medarbetare som hanterar mat får samma information, även de som är anställda av beställande nämnd på t ex förskolor. På lasarettet har personal på vårdavdelningarna utbildats och där finns också utnämnda kostombud. 4
Information kan förbättras t ex om vilka lokala leverantörer som finns i kommunens livsmedelsupphandling. På veckans matsedel för sjukvård och skola anges idag vilka råvaror/produkter som är gotländska alternativt ekologiska 4.2 Ny måltidsorganisation Den 26 oktober 2009 beslutade kommunstyrelsen om direktiv för måltidsförsörjningen inom Gotlands kommun. Direktiven innebar en helomvändning från principen produktion och transport av kyld mat till lokal tillagning och en blandning av driftformer. Serviceförvaltningen fick i uppdrag att komma med en plan för genomförandet. Detta arbete går hand i hand med förverkligandet av den nya mat- och måltidspolicyn inom serviceförvaltningen. Direktiven var: hög kvalitet på maten, god driftekonomi, lokal tillagning mer från grunden, ekologiska, närproducerade livsmedel, korta varmhållningstider, blandade driftformer, ingen produktion av kyld mat i stor skala m m. Axplock ur genomförandeplanens avsnitt för kvalitet, effektivitet och arbetsglädje: - Det finns en stor medvetenhet i organisationen om måltidens betydelse för hälsa och välbefinnande. - Satsning på att skapa en kultur där köken mer uppfattas som välbesökta restauranger med stolta medarbetare som känner arbetsglädje. - Arbetsplatsdemokratin ska utökas rutiner ska standardiseras för att säkra jämn kvalitet - Nya titlar; 1:e kock, kock och restaurangbiträden - Måltidsförsörjningen kommer att vara en av de prioriterade verksamheterna i SF:s satsning på Lean. Se vidare informationsblad Till er service Maj 2010. Utredningen föreslår vidare bl a - 4-5 nya produktionskök, upprustning av en del befintliga - 9 kök kan konkurrensutsättas. Beslut finns om Garda och Fårösund. Förslag finns på både Solberga och Södervärn i Visby - Solklintsköket i Slite blir enda kök som levererar kylda komponenter eftersom dom är specialiserade på det, c 300 portioner om dan. Avtalet med Sala om kyld mat sägs upp - Norrbacka specialinriktar produktionen mot skolan - Produktion av förskolemat i Visby koncentreras till Säveskolan - Investeringar totalt 82 mnkr till 2014 - Till 2014 en utökning i köken med 7 årsarbetare 5
- Priset per måltid uppräknas med 2 kronor - Transport av varma måltidskomponenter med utökat antal fordon som kör kortare sträckor vardagar mellan kl 10 och 12 - En chefsnivå tas bort Under våren 2010 har miljö- och hälsoskyddsnämnden genomfört en inspektion av 20 produktionskök/serveringskök. Inspektionen visade att egenkontrollen var bristfällig och underhållet eftersatt. Serviceförvaltningen arbetar nu med en åtgärdsplan för att rätta till bristerna. Kommunstyrelsen har den 27 maj beslutat godkänna förslaget till inriktning av måltidsförsörjningen och gett serviceförvaltningen i uppdrag att till budgetavstämningen i oktober komma med specificerade kalkyler och förslag till genomförande samt att investeringarna önskas genomföras under perioden 2011-2015. Kommunstyrelsen beslutade även att omgående inleda konkurrensutsättning av 30 % av måltidsförsörjningen och 30 % av logistiktjänsterna såsom transporter, städning, lagerhållning m m. Den förändrade måltidsorganisationen innebär ett omfattande arbete och serviceförvaltningens plan för genomförande ger intryck av att vara väl utredd. Anders Haglund Ramona Numelin 6