Verksamhetsåret 2012
SKOGSBYNS SAMFÄLLIGHETSFÖRENING Verksamhetsåret 2012 Innehåll: Styrelsens verksamhetsberättelse för 2012 Balansräkning Resultaträkning Revisionsberättelse Budgetuppföljning 2012 och budgetförslag 2013 Stadgar Medlemsförteckning Skötsel kvartersgårdar Arbetsbeskrivning för tillsynsman Riktlinjer för parkering inom Skogsbyn Underhållsplan Fondering På omslaget Karta över området 2
STYRELSENS VERKSAMHETSBERÄTTELSE FÖR 2012 1. STYRELSE OCH FUNKTIONÄRER Den av årsmötet 2012-03-19 valda nya styrelsen konstituerade sig 2012-04-16. Ordinarie ledamöter: Tomas Adebäck gul nyval* ordförande Rolf Lönnberg röd nyval* kassör Anette Jansson gul vald 2011 sekreterare Lennart Signahl grå nyval* ledamot Karin Alberts-Nordgren röd vald 2011 ledamot Christer Berg blå nyval* ledamot Suppleanter och tillsynsmän: Ulrika Andersson röd nyval tillsynsman/suppleant Kjell Lindblom grå omval tillsynsman/suppleant Lars Casseland blå nyval tillsynsman/suppleant Jan Lidback gul nyval tillsynsman/suppleant Revisorer Peter Blomdahl gul omval Magnus Elmquist grå omval Revisorssuppleanter Allan Unestrand** gul omval Jan Ericsson grå omval Valberedning Mårten Norgren grå omval sammankallande Per Persson röd nyval Marie Thurfors blå omval Camilla Ström gul omval * 2 år gäller vid nyval av ordinarie ledamöter. ** Allan Unestrand avled beklagligtvis under hösten, ny revisorssuppleant väljs vid årsmötet 2013. 3
2. ARBETSFORMER Styrelsen har haft 13 protokollförda sammanträden under 2012: 16 januari, 30 januari, 13 februari, 27 februari, 19 mars (årsmöte), 16 april, 14 maj, 18 juni, 20 augusti, 17 september, 15 oktober, 12 november och 10 december. 3. EKONOMI Uttaxering med 6,000 kr per delägare, uppdelat vid 4 tillfällen, har skett under året. Betalning ska ske utan skriftlig uppmaning från styrelsen senast den 27:e februari, 27:e maj, 27:e augusti respektive 27:e november. Detta system har överlag fungerat bra även om en del påminnelser behöver skickas ut vid varje betalningstillfälle. Några fastighetsägare får enligt egen begäran ett inbetalningskort inför varje betalningstillfälle. Intäkterna som redovisats under året omfattar, förutom den normala uttaxeringen, en eluttaxering för de som önskat ha möjlighet till extra uttag av el i sitt garage, t.ex. kupévärmare, motorvärmare, frys eller uppvärmning av förrådsdelen. Den största delen av årets utgifter har varit planerade löpande kostnader där trädfällning, upprustning av kvartersgårdarna, el, kabel-tv och snöröjning utgör de största posterna. Den från 2011 uppskjutna trädfällningen utfördes under februari 2012. Upprustningen av kvartersgårdarna inleddes med byte av undertaksskivor på städdagen i oktober. Knappt hälften av budgeterad kostnad för Planerade reparationer och underhåll utnyttjades. Elkostnaden ligger väl under budget, om man utöver de 11 redovisade avgifterna 2012 även räknar in avgiften för november 2011. Totalt redovisades 13 avgifter under 2011 (se not 3). Årskostnaden för vatten är enligt budget, trots en läckande toalett i röda området. Den redovisade kostnaden gäller tre kvartal. Fakturan för kv. 4/2012 var försenad från kommunen, betalning går via autogiro och drogs i januari 2013. VAkostnaden är normalt till mer än 90 % en fast kostnad för dagvatten (se not 4). Kostnaderna för kabel-tv ligger årsvis på samma nivå som budgeterat, men den redovisade kostnaden gäller fem kvartal (se not 5). Snöröjningskostnaderna var avsevärt lägre än föregående år. För att i fortsättningen få löpande kostnader bokförda mer rättvisande per kalenderår har autogirots betalningsdag för elkostnaden tidigarelagts, från tidigt i månaden till den 28:e i månaden innan. Årets resultat innan avsättningar är högt över budget. Vi avsätter, förutom de 20 000 kr som budgeterades, ytterligare 145 000 kr till vår förnyelsefond för underhåll av våra gemensamma anläggningar (se not 1). Resultat efter avsättning blir 4163 kr (se not 2). Styrelsen kommer att fortsätta med att försöka att hålla våra gemensamma kostnader låga, och ha marginaler för ökade kostnader på t.ex. el och snöröjning. 4. MEDLEMMAR Alla medlemmar i samfälligheten finns upptagna i medlemsförteckningen i slutet av denna årsbok. Under verksamhetsåret har två fastigheter bytt ägare. 4
5. HÄNDELSER OCH AKTIVITETER 5.1 Arbetsdagarna Vårens arbetsdag genomfördes den 5 maj och höstens den 20 oktober. Arbetsdagar 2013 blir lördag 27 april och lördag 19 okt. 5.2 Övriga underhållsarbeten, aktiviteter m.m. Trädfällning har genomförts under våren. Upprustningsåtgärder för kvartersgårdarna har påbörjats genom byte av undertaksplattor i alla kvartersgårdarna, målning av väggar har gjorts i ett par gårdar. Styrelsen har regelbunden kontakt med ComHem för att säkerställa god bildkvalitet för kabel TV. Kontakter har tagits med ComHem, Telia och Centralradio-Service gällande konceptförslag på en eventuell framtida installation av fiberkabel till fastigheterna. Föreningens hemsida är uppdaterad. Styrelsen har via sitt infoblad vid två tillfällen informerat alla boende i vårt område om sådant som hänt under den gångna perioden. Reparation av ett antal garageportar har utförts. Styrelsen bevakar regelbundet den samfällda elförbrukningen. Överlag är den påverkbara förbrukningen i balans med el-uttaxeringen. Samfällighetens påverkbara el-förbrukning har under år 2012 ökat med 31 %. Läs mer i bilaga Elutredning. De informationsmail som styrelsen får från Polisen angående grannsamverkan vidarebefordras till de medlemmar som anmält sig till detta. 5.3 Ansvarsområden inom styrelsen Styrelsens ambition är att skapa en god boendemiljö där både gammal som ung ska trivas och komma bra överens. Med samlade krafter ska boendes idéer och synpunkter behandlas på ett professionellt sätt. Det finns ett antal områden - uppgifter som styrelsen har ett ansvar för. Dessa är: Snöröjning och sandning, som innevarande år har skötts av AB C. Malms Trädgårdsanläggningar. Informera om Polisens Grannsamverkansprojekt. Information har mottagits från polisen under året och vidarebefordras via mail till de som anmält sin mailadress till styrelsen. Se till att lekplatserna har rätt funktion, såsom att de är hela att det finns sand i sandlådorna osv. Efterfölja att samfällighetens mark och byggnader används för vad de är avsedda för samt att de hålls i ett bra skick. 5
Representera samfällighetens medlemmar i kontakt med myndigheter, företag och andra samfällighetsföreningar, då uppgiften rör samfällighetens intressen. Säkerställa att föreningens byggnader och anläggningar är rätt försäkrade. Se till att det gemensamma kabel-tv nätet har rätt funktion och rätt basutbud samt följa upp att den leverantör föreningen valt att köpa tjänsten av uppfyller vad som avtalats. 5.4 Följande ansvarsområden vilar på medlem Avtal om sophämtning. Avtal om post och tidningsdistribution. Skötsel av vår gemensamt ägda samfällda mark och byggnader. Efterleva och respektera samfällighetens gemensamma direktiv och regler. Järfälla 2013-02-25 Tomas Adebäck Anette Jansson Rolf Lönnberg Ordförande Sekreterare/Ledamot Kassör/Ledamot Karin Alberts-Nordgren Lennart Signahl Christer Berg Ledamot Ledamot Ledamot 6
BALANSRÄKNING 2012-12-31 Tillgångar 2010-12-31 2011-12-31 2012-12-31 Checkräkningskonto SEB 114 052,51 125 132,42 24 774,61 Företagskonto SEB 45 504,06 46 156,59 217 468,10 Sparkonto Marginalen 452 367,00 638 976,73 732 186,03 Fordran medlemsavgifter 0,00 0,00 3 000,00 Summa 611 923,57 810 265,74 977 428,74 Skulder och eget kapital 2010-12-31 2011-12-31 2012-12-31 Förnyelsefond (Not 1) 563 899,72 763 899,72 928 899,72 Eget kapital (Not 2) 48 023,85 44 366,02 48 529,02 Övrigt kortfristig skuld 2 000,00 Summa 611 923,57 810 265,74 977 428,74 Not 1 Förnyelsefond Avsättning enligt budget 2012 20 000,00 Uttag under 2012 0,00 Nettoavsättning enligt budget 2012 20 000,00 Avsättning utöver budget 145 000,00 Nettoavsättning till förnyelsefond 2012 165 000,00 Ingående balans 2012-01-01 763 899,72 Nettoavsättning under 2012 165 000,00 Utgående balans 2012-12-31 928 899,72 Not 2 Eget kapital Ingående balans 44 366,02 Årets resultat 4 163,00 Utgående balans 48 529,02 7
RESULTATRÄKNING 2012-12-31 2010-12-31 2011-12-31 2012-12-31 Intäkter Medlemsavgift 391 000,00 408 000,00 408 000,00 Eluttaxering 14 520,00 14 125,00 12 749,00 Övriga intäkter 178,00 Summa intäkter 405 698,00 422 125,00 420 749,00 Kostnader El (Not 3) 77 564,00 80 301,00 56 432,00 Vatten (Not 4) 12 174,00 12 216,00 9 421,00 Kvartersgårdar lokaltillbehör 2 209,50 3 947,00 2 824,00 Snöröjning 47 488,00 52 388,00 22 538,00 Löpande reparationer & underhåll 8 983,93 10 530,39 6 470,31 Arbetsdagar 11 769,00 13 214,80 13 421,10 Planerade reparationer & underhåll 75 993,00 0,00 67 301,00 Kabel-TV /Internet (Not 5) 53 121,00 40 839,00 69 241,00 Styrelsekostnader 7 254,00 15 006,50 15 884,40 Kontorsmaterial och hemsida 1 551,00 2 572,40 1 243,00 Trycksaker 3 251,00 4 039,00 2 867,00 Bankkostnad/Kansli 2 700,00 2 700,00 2 700,00 Porto/Postbox 0,00 60,00 0,00 Försäkringar 4 903,00 5 136,00 5 764,00 Övrigt 0,00 95,00 0,00 Summa kostnader 308 961,43 243 045,09 276 106,81 Resultat före finansiella poster 96 736,57 179 079,91 144 642,19 Ränteintäkter (Not 6) 3 236,49 17 262,26 24 520,81 Resultat efter finansiella poster 99 973,06 196 342,17 169 163,00 Bokslutsdispositioner Nettoavsättning till förnyelsefond (Not 7) 99 007,00 200 000,00 165 000,00 Redovisat årsresultat 966,06-3 657,83 4 163,00 Noter, se nästa sida 8
Not 3 El Kostnaden gäller för 11 månader, förbrukning december 2011 t.o.m. oktober 2012. (Förbrukning för november 2011 bokfördes i december 2011, blev då för 13 månader 2011) Not 4 Vatten Kostnaden gäller för tre kvartal. Fakturan för kv. 4/2012 var försenad från kommunen, går via autogiro och drogs i januari 2013. Verklig årskostnad är enligt budget, trots att en läckande toalett i röda området förbrukade 35 kbm innan det upptäcktes. Not 5 Kabel-TV / Internet Kostnaden gäller för fem kvartal, kv. 1/2012 t.o.m. kv. 1/2013, och ska betalas månaden innan. (Kostnaden för kv. 1/2012 betalades i januari 2012.) Verklig årskostnad är enligt budget. Not 6 Ränteintäkter Merparten av förnyelsefonden är placerad på 1 mån. bundet sparkonto till bra ränta. Under 2012 var räntan 3,05%. Not 7 Förnyelsefond Uttag ur förnyelsefond har inte gjorts under 2012. Bruttoavsättning enligt budget 2012 20 000,00 Uttag under 2012 0,00 Nettoavsättning enligt budget 2012 20 000,00 Avsättning utöver budget 2012 145 000,00 Total nettoavsättning till förnyelsefond 165 000,00 2012 9
NY VERSION KOMMER 10
BUDGETFÖRSLAG 2013 Budget 2011 Utfall 2011 Budget 2012 Utfall 2012 Budget 2013 Intäkter Medlemsavgift 408 000 408 000 408 000 408 000 408 000 Eluttaxering 15 000 14 125 15 000 12 749 13 000 Övriga intäkter Summa intäkter 423 000 422 125 423 000 420 749 421 000 Kostnader El 80 000 80 301 80 000 56 432 69 000 Vatten 12 500 12 216 12 500 9 421 13 000 Kvartersgårdar 8 000 3 947 6 000 2 824 6 000 Snöröjning 60 000 52 388 60 000 22 538 60 000 Löpande reparationer & 15 000 10 530 15 000 6 470 15 000 underhåll Arbetsdagar 15 000 13 215 15 000 13 421 15 000 Planerade reparationer & 50 000 0 150 000 67 301 100 000 underhåll Kabel-TV /Internet 55 000 40 839 55 000 69 241 57 000 Styrelsekostnader 15 000 15 007 15 000 15 884 15 000 Kontorsmaterial och 2 500 2 572 2 500 1 243 2 500 hemsida Trycksaker 3 500 4 039 4 000 2 867 3 500 Bankkostnad/Kansli 3 000 2 700 2 700 2 700 2 800 Porto 0 60 0 0 0 Försäkringar 5 000 5 136 5 300 5 764 6 000 Övrigt 0 95 0 0 0 Summa kostnader 324 500 243 045 423 000 276 106 364 800 Resultat före finansiella poster 98 500 179 080 0 144 643 56 200 Ränteintäkter 9 000 17 262 20 000 24 520 24 000 Resultat efter finansiella poster 107 500 196 342 20 000 169 163 80 200 Bokslutsdispositioner 50 000 0 150 000 0 100 000 Uttag ur förnyelsefond Avsättning till 156 000 200 000 170 000 165 000 180 000 förnyelsefond Nettoavsättning 106 000 200 000 20 000 165 000 80 000 Redovisat årsresultat 1 500-3 658 0 4 163 200 11
STADGAR Stadgar för samfällighetsförening, bildad enligt lagen (1 973:1150) om förvaltning av samfälligheter. Lagens bestämmelser om förvaltning skall gälla i den mån inte annat framgår av dessa stadgar. 1 FIRMA Föreningens firma är SKOGSBYNS Samfällighetsförening. 2 SAMFÄLLIGHETER Föreningen förvaltar anläggningssamfällighet tillkommen genom anläggningsbeslut 1981-01-08 (dnr AB3: 257 79 0). 3 GRUNDERNA FÖR FÖRVALTNINGEN 4 MEDLEM Samfälligheten skall förvaltas i enlighet med vad som vid bildandet bestämts om dess ändamål. Medlem i föreningen är ägare till fastighet eller därmed jämställd egendom, som har del i samfällighet upptagen under 2. 5 STYRELSE, Säte, sammansättning 6 STYRELSE, Val För föreningen skall finnas en styrelse med säte i Järfälla kommun. Styrelsen skall bestå av minst fem och högst åtta ledamöter och fyra suppleanter. Minst en ledamot och en suppleant skall väljas från varje kvartersdel. En av dessa skall tillika vara Tillsynsman för denna. Styrelsen utses vid ordinarie föreningsstämma. Mandattiden för ledamot är två år och för suppleant ett år. Hälften av ledamöterna väljs vid jämnt årtal och andra hälften vid udda årtal. Stämman utser ordförande på ett år bland styrelsens ledamöter. Övriga befattningar utser styrelsen inom sig. Vid valet av ledamöter år 2010 väljs halva styrelsen på ett år och andra halvan på två år. 7 STYRELSE, Kallelse till sammanträde, föredragningslista Kallelse till styrelsesammanträde, vilken skall innehålla uppgifter om förekommande ärenden, skall tillställas ledamöterna minst åtta dagar före sammanträdet. Suppleanterna skall inom samma tid tillställas underrättelse om sammanträdet och förekommande ärenden. Ledamot, som är förhindrad att närvara, skall genast meddela till ordföranden, som har att omedelbart kalla suppleant i ledamotens ställe. Suppleant som ej tjänstgör i ledamots ställe har rätt att närvara vid sammanträdet men har ej rösträtt. 8 STYRELSE, Beslutförhet, protokoll Styrelsen är beslutför när kallelse skett i behörig ordning och minst halva antalet styrelseledamöter är närvarande. Utan hinder härav skall styrelsesammanträde anses behörigen utlyst om samtliga ordinarie ledamöter infunnit sig till sammanträdet. Som styrelsen beslut gäller mening om vilken de flesta röstande förenar sig. Vid lika röstetal avgörs val genom lottning. I andra frågor gäller den mening som biträdes av ordföranden. Utan att ha angivits i kallelsen får ärenden avgöras om minst två tredjedelar av styrelseledamöterna är närvarande och ense om beslutet. Fråga får utan hinder av bestämmelserna i första stycket avgöras utan kallelse om samtliga ordinarie ledamöter är ense om beslutet. 12
Den som deltagit i avgörandet av ärende äger framföra reservation mot beslutet. Sådan reservation skall anmälas före sammanträdets slut. Över ärenden i vilka styrelsen fattat beslut skall föras protokoll som upptar datum, deltagande ledamöter och suppleanter, kort beskrivning av ärendet, styrelsens beslut samt anförda reservationer. Protokollet skall justeras av ordföranden eller annan ledamot som vid förfall för ordföranden lett sammanträdet. 9 STYRELSE, Förvaltning 10 REVISION Styrelsen skall: 1. Förvalta samfälligheten och föreningens tillgångar. 2. Föra redovisning över föreningens räkenskaper. 3. Föra förteckning över delägande fastigheter, dess andelstal och ägare. 4. Årligen till ordinarie stämma avge förvaltningsberättelse över föreningens verksamhet och ekonomi. 5. Om förvaltningen omfattar flera samfälligheter eller annars är uppdelade på olika verksamhetsgrenar och medlemmarnas andelar inte är lika stora i alla verksamhetsgrenar, föra särskild redovisning för varje sådan gren. 6. I övrigt fullgöres vad lagen föreskriver om styrelsens handhavande av föreningens angelägenheter. För granskning av styrelsens förvaltning skall medlemmarna på ordinarie föreningsstämma utse två revisorer och två suppleanter. Revisionsberättelse skall överlämnas till styrelsen senast tre veckor före ordinarie stämma. 11 RÄKENSKAPSPERIOD Föreningens räkenskapsperiod omfattar tiden 1 januari 31 december. 12 FÖRENINGSSTÄMMA Ordinarie stämma skall årligen hållas före mars månads utgång på tid och plats som styrelsen bestämmer. Styrelsen kan när den finner det erforderligt utlysa extra stämma. Om stämman skall godkänna uttaxering skall styrelsen bereda medlemmar tillfälle att från det kallelseåtgärd vidtagits ta del av debiteringslängd, utvisande det belopp som skall uttaxeras, vad som belöper på varje medlem och när betalning skall ske. Före ordinarie stämma skall dessutom förvaltningsberättelse och revisionsberättelse för den avslutande räkenskapsperioden samt utgifts- och inkomststat finnas tillgänglig för granskning under samma tid. 13 KALLELSE TILL STÄMMAN Kallelse till stämman skall utfärdas av styrelsen och ske genom skriftlig kallelse till varje delägarfastighet. Kallelseåtgärd skall vidtas senast 14 dagar före sammanträdet. I kallelsen skall anges vilka ärenden som skall förekomma på stämman och lämnas uppgift om plats där i 12 angivna handlingar finns tillgängliga. Andra meddelanden skall genom styrelsens försorg bringas till medlemmarnas kännedom genom skriftligt meddelande till varje delägarfastighet. 13
14 MOTIONER Medlem kan genom motion väcka förslag rörande föreningens verksamhet. Motion, som skall behandlas på ordinarie stämma, skall vara styrelsen tillhanda senast under januari månad. 15 DAGORDNING VID ORDINARIE STÄMMA Vid ordinarie stämma skall följande ärenden behandlas: 1. Val av ordförande för stämman 2. Val av två justeringsmän 3. Styrelsen och revisorernas berättelser 4. Ansvarsfrihet för styrelsen 5. Framställning från styrelsen eller motioner från medlemmarna 6. Ersättning till styrelsen och revisorerna 7. Styrelsens förslag till utgifts- och inkomststat samt debiteringslängd 8. Val av styrelse och styrelseordförande 9. Val av revisorer 10. Fråga om val av valberedningen 11. Övriga frågor 12. Meddelande av plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt 16 DISPOSITION AV AVKASTNING Fördelning av överskott skall ske efter medlemmarnas andelar i samfälligheten. 17 STÄMMOBESLUT Beslut fattas med acklamation om inte omröstning begärs. I fråga om omröstning m.m. gäller 48, 49, 51, och lagen om förvaltning av samfälligheter. När omröstning företas skall till protokollet antecknas de omständigheter angående rösträtt, andelstal, ombud m.m. som har betydelse för bedömandet av röstresultatet. Val skall ske med slutna sedlar om någon begär det. Varje delägare äger en röst. 18 PROTOKOLLSJUSTERING TILLGÄNGLIGHÅLLANDE Stämmoprotokollet skall justeras inom två veckor efter stämman och därefter hållas tillgängligt för medlemmarna. 19 REPARATIONSFOND Till föreningens underhålls- och förnyelsefond skall årligen avsättas en summa uppgående till minst två stycken prisbasbelopp. 14
ANVÄNDNING OCH SKÖTSEL AV SKOGSBYNS KVARTERSGÅRDAR 1. Villkor Den som vill reservera kvartersgården för något ändamål ska alltid boka den på gårdens bokningslista, med sitt husnummer. Man bör också göra en bokning för att säkert kunna använda t.ex. pingisbordet en viss tid. Annars gäller i princip att ingen kan neka någon annan att samtidigt utnyttja gården. Bordtennis är det enda tillåtna bollspelet i kvartersgårdarna. 2. Bokning Anteckna dag och tid inkludera eventuell förberedelsetid tid för städning, samt ansvarig vuxen person på boknings-listan. Om bokningslista saknas kan man skriva på en lapp som sätts upp på gårdens anslagstavla. Detta gäller också lån av möbler för större arrangemang i kvartersgård, eller egen bostad, som får ske också mellan gårdarna, men kontrollera så att gården ni lånar från inte är bokad. Då måste kontakt tas med den som bokat! 3. Avbokning Kom ihåg att stryka din bokning så snart du vet att du inte kommer att utnyttja gården som planerat. Det finns kanske någon annan som vill använda gården vid denna tidpunkt. 4. Skador mm Så fort det blir några skador på kvartersgården, dess inredning eller andra gemensamma saker, ska detta genast anmälas till kvarterets Tillsynsman eller någon annan i styrelsen. Den som bokat gården är medveten om att man har det fulla ansvaret för eventuellt uppkomna skador och för att inget kommer bort m.m. Dessutom ansvaret för att inte grannarnas nattro störs av arrangemanget. 5. Städning Gården ska alltid lämnas ren och prydlig efter allt användande. Efter bokat kvällsarrangemang ska gården vara städad senast förmiddagen efter tillställningen. Kom ihåg att ställa ned värmeelementen, så att vi inte slösar med energi i gården. Föräldrar till barn, som använder gården ansvarar för att dessa regler efterföljs. 6. Till sist Använd kvartersgården så ofta du vill och kan. Men kom ihåg att du också äger gården. Vårda den därför som din enskilda egendom. 15
ARBETSBESKRIVNING FÖR TILLSYNSMAN 1. Leda arbetet på städdagarna Förbereda städdagen och notera behov av underhåll. Ta upp gemensamma frågor på städdagen och förmedla information från styrelsen. Leda och fördela arbetsuppgifter, även organisera kaffe och tilltugg vid lunchavbrottet. 2. Delta i styrelsens arbete Närvara vid styrelsens sammanträden eller på annat sätt hålla sig informerad om styrelsens arbete. 3. Sköta löpande underhåll Årligen informera husgruppens boende om kvarterets gemensamma rutiner såsom skötsel av husgruppens utemiljö och kvartersgård. Årligen anslå kvartersgårdens bokningslista i kvartersgården. Årligen uppdatera egna kvartersgårdens inventarieförteckning. Organisera byte av trasiga lampor på garage- och gångvägsbelysning inom husgruppen. Se till så att samfälld ägd gräsklippare, röjsåg och häcksax fungerar, har bensin och rätt nivå av olja. Byta trasiga säkringar i kvartersgårdens elskåp. 4. Organisera tillfälliga arbetsinsatser Samla folk och organisera arbetsinsatser om behov uppkommer mellan arbetsdagarna. 5. Göra inköp till kvartersgården Köpa in diskmedel, rengöringsmedel, toalettpapper mm. efter anmälan från den som använt gården senast eller för tillfället har ansvaret för städningen av kvartersgården. 6. Bevaka behovet av sandning Följa upp behovet av sandning på gångvägar och parkeringsplatser i den egna husgruppen och om så behövs anmäla behovet till de ledamöter i styrelsen som ansvarar för beställning av sandning från entreprenören. 7. Frilägga brandposter Tillse att de hälls tillgängliga under året, t.ex. genom att friläggas från snö och is. 8. Inventera individuell elförbrukning i garage Tillfråga alla boende i den egna husgruppen en gång om året om de har debiterbar elförbrukning i garagen och lämna över resultaten till kassören. 9. Informera nyinflyttade husägare Hälsa nyinflyttade husägare välkomna och informera dem om hur samfälligheten fungerar. Överlämna senaste versionen av styrelsens välkomstblad till nyinflyttade Informera sig om vem/vilka hos den nye medlemmen som ska stå med i medlemsförteckningen. Utväxla föreningens elavtal. 10. Utföra överrenskomna uppdrag Utföra uppdrag som husgruppen gemensamt beslutat ska skötas av Tillsynsman t.ex. inköp av julgran om traditionen så bjuder. 11. Informera efterträdande tillsynsman I samband med att ny Tillsynsman tillträder sin tjänst är det den föregående Tillsynsmannens plikt att informera om vad som gäller. Efter formell överlämning, övergår arbetsuppgifterna till den nya Tillsynsmannen. 16
PARKERINGSREGLER INOM SAMFÄLLIGHETEN SKOGSBYN Regler för fordonsparkering inom Skogsbyns samfällighetsförening Samfällighetsföreningens parkeringsplatser är avsedda för trafikförsäkrade FORDON i trafikdugligt skick, ägda av eller upplåtna för boende i föreningen. Parkering får endast ske inom markerade platser. Parkering framför hushållens entréer är inte tillåten, annat än för i- och urlastning. Alla fastigheter i föreningen förfogar över en egen garageplats. Ingen av föreningens P- platser är knuten till någon specifik fastighet - undantaget de som kan parkera intill den egna garageporten utan att hindra andra från att parkera. P-platserna får disponeras av de boende fritt efter tillgång. Inget fordon får stå i mer än 1 vecka i sträck på samma plats. Om längre parkeringsperiod önskas, vid semester eller liknande, skall kvarterets Tillsynsman informeras. Lämpligen lämnas då fordonets nyckel till Tillsynsmannen, så att det kan flyttas vid eventuell snöröjning, städning etc. Skulle föreningens samtliga P- platser vara upptagna får gästparkeringens P-platser användas, dock maximalt 24 timmar i sträck. Kommentarer Fri väg skall finnas för räddningsfordon. Personbilar bör placeras i garagen. Med det antal P-platser som står till buds inom föreningen kan P-platser för långtidsparkering inte tillhandahållas. Den som har sådant behov, får lösa det på annat sätt. Vid längre bortavaro kan parkering tillåtas i längre tid än en vecka enl. ovan. Gästparkeringen är avsedd för besökandes bilar under max 24 timmar och i undantagsfall för de boendes bilar. Vänligen informera era besökare om att i första hand parkera på gästparkeringen! Några garage har exklusiva parkeringsmöjligheter för innehavarna framför sina respektive garageportar. Föreningen motsätter sig inte sådan parkering förutsatt att ingen annan hindras i sin bilkörning. El-anslutning till bil sker helt på garageinnehavarens/kabelinnehavarens ansvar. 17
UNDERHÅLLSPLAN Föreningen har ett ansvar för att våra underhålla våra anläggningar, både ett löpande och planerat underhåll. För det planerade underhållet avsätts medel till en underhållsfond. För att kunna planera större åtgärder samt fonderingens storlek upprättas en underhållsplan som sträcker sig 10 år fram i tiden. Planen ses över och revideras årligen. kkr 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 Yttre miljö 100 50 50 Kvartersgårdar 250 100 100 50 Asfaltering 200 200 Garage 100 50 50 Belysning 150 100 50 Garageportar 750 750 Kabel-TV nät 100 100 VA-underhåll 200 200 SUMMA 1850 100 100 100 100 750 200 150 250 50 50 YTTRE MILJÖ Med yttre miljön avses allt som är mellan våra huslängor dvs.: Gångvägar och trafikmiljö, t.ex. skyltning och farthinder (inte asfaltering). Komplettering och föryngring av buskar, träd och gräsmattor. Underhåll skogsområden, t.ex. gallring. Lekredskap, upprustning och ökad säkerhet. Övrig utrustning, t.ex. parkbänkar, staket och belysning. KVARTERSGÅRDAR Åtgärder varierar i varje byggnad. Exempel på åtgärder: Ommålning/byte ytskikt väggar, snickerier och gipstak. Byte innerdörrar. Byte golv. Reparationer elinstallationer. Byte varmvattenberedare. Byte blandare. Byte element. Byte spis. Renovering köksinredning. ASFALTERING Asfaltering av skadade eller slitna ytor. GARAGE Byte av vindskivor och vattplåtar. Större reparationer av mellanväggar. Ev. lagningar av betongplatta. Byte av vissa elinstallationer. Den fuktiga miljön har påverkat livslängden. Förstärkning av elinstallationer för framtida behov av laddning av elbilar. BELYSNING Byte av armaturer till energisnålare teknik, exempelvis LED. De kvicksilverlampor vi använder idag kommer att förbjudas på marknaden 2015. 18
GARAGEPORTAR Byte av garageportar. KABEL-TV NÄT Föreningen äger de kablar och fördelare som finns i området fram till och med respektive uttag. Kablar och fördelare som går sönder byts efter behov av föreningen. VA-UNDERHÅLL Budgeterad post för hela perioden. VA-nätet åtgärdas då behov av reparationer uppstår. Kontroll av ventiler och rensning av brunnar utförs löpande på arbetsdagarna. Om ett antal år kan det dock komma att krävas en större genomgång av rören. FONDERING Kostnaderna för underhåll och reparationer beräknas uppgå till 1.85 miljoner under de närmaste 10 åren. Åtgärdernas fördelning över tiden är en avvägning mellan kalkylerat behov och föreningens nivå i underhållsfonden. Underhållsplanen tar inte hänsyn till kostnadsutvecklingen över perioden. Med en kostnadsökning på ca 3 % per år blir den totala summan ca 2 miljoner under perioden. Det genomsnittliga behovet av avsättning är därmed 200 000 kr per år. Våra stadgar ställer krav på en avsättning på minst 2 prisbasbelopp/år till underhållsfond vilket är långt under det faktiska behovet. Syftet med fonderingen är att undvika lån eller extra utdebiteringar. För att minska behovet av ökade avgifter är det viktigt att vi alla hjälps åt att vårda och underhålla våra gemensamma anläggningar. Det förutsätter även ekonomisk återhållsamhet, att de löpande kostnaderna inte stiger och att inte några "oväntade" större utgifter inträffar. En tydlig ekonomisk fördelning mellan löpande och periodiskt underhåll är viktig i budgetarbetet. Styrelsen bedömer att planen ger en realistisk bild av underhållsbehovet för att upprätthålla en godtagbar standard av anläggningarna. Att kontinuerligt utreda behovet och åtgärderna samt att följa en långsiktigt finansierad underhållsplan är en av styrelsens viktigaste uppgifter nu och framöver. 19
Postadress till Skogsbyns Samfällighetsförening Skogsbyns Samfällighetsförening Gitarrvägen 16 175 56 Järfälla (Lådan står utanför Blå kvartersgård) Mailadress styrelsen@skogsbyn.org Hemsida www.skogsbyn.org Vårt bankgiro 644 3048 Viktiga datum Inbetalning av samfällighetsavgiften ska vara föreningen tillhanda: 27 februari 27 maj 27 augusti 27 november Tänk på att avier inte delas ut (förutom för el-debiteringen i maj). Ange Husnummer och Namn vid betalning. 20