Protokoll fört vid årsmöte för Sverok Väst Protokoll fört vid årsmöte för Sverok Väst 2010-01-30, 17:00, Halmstad 1. Mötets öppnande Distriktsordförande Johan Herrnsdorf förklarade mötet öppnat. 2. Val av mötesordförande Jesper Berglund valdes till mötesordförande. 3. Val av mötessekreterare David Gustavsson valdes till mötessekreterare. 4. Val av två justerare Vargman Bjärsborn och Mikael Ölmestig valdes till justerare och tillika rösträknare på mötet. 5. Mötets behörighet Man fann att mötet var utlyst och behörigt. 6. Fastställande av röstlängd 1. Rasmus Palm, Eldar 2. Mikael Ölmestig, HUG 3. Jimmy Jonasson, Hemska Monster 4. Kristian Svensson, Airsoft Varberg 5. Aron Albäck, Sennans Spelgrotta 6. Tommy Nilsson, Airsoft Varberg 7. Johan Cronquist, Airsoft Varberg 8. Anton Fors, Bolg Drau 9. Jennie Carlsson, Eldar 10. Erik Stärnå, Dize 11. Michael Reason, FLUFF 12. Samuel Karlsson, Hikari-Kai 13. Christian Haag, Grottcon 14. Alfred Andersson, SSG 15. Willhelm Sundström, SSG 16. Johanna Jäderberg, EvE 17. Nicole Schneider, SF Blotet 7. Adjungeringar Samtliga närvarande adjungerades med yttrande- och förslagsrätt. 8. Dagordning Man fastställde dagordningen. 9. Verksamhetsberättelse 2009 Distriktsordförande Johan Herrnsdorf redogjorde för verksamhetsberättelsen och mötet lade den till handlingarna (bilaga 1). Sid 1 (av 4)
Protokoll fört vid årsmöte för Sverok Väst 10. Ekonomisk berättelse med resultat och balansräkning Mötet lade den ekonomiska berättelsen till handlingarna (bilaga 2). 11. Revisionsberättelse Frida Aronsson läste upp revisionsberättelsen och mötet la den till handlingarna (bilaga 3). 12. Frågan om ansvarsfrihet för den avgående styrelsen Mötet beslutade att ge den avgående styrelsen ansvarsfrihet. 13. Stadgemässiga val Mötet beslutade att 9 personer skall väljas till styrelsen. Mötet beslutade att genomföra valet på samma sätt som förbundsstyrelsen väljs på Sveroks Riksmöte. Mötet beslutade att Jesper Berglund och David Gustavsson under punkten övertar rösträkningen. Styrelse Robert Tiinus valdes till ordförande. Rasmus Palm valdes till kassör. Jennie Carlsson, Vargman Bjärsborn, Anton Fors, Johan Herrnsdorf, Mikael Ölmestig, Kristian Svensson och Tommy Nilsson valdes till ledamöter. Revisorer och suppleanter Mötet beslutade att välja Frida Aronsson till revisor med Annika Persson som personlig ersättare samt Anna Malmer till revisor med Melinda Lundquister som personlig ersättare. Valberedning Mötet beslutade att välja Alv Wassfeldt (Sammankallande), Johanna Jäderberg (Vice sammankallande), Jonathan Rhodin, Johan Lindh och Nicklas Johansson. I en ordningsfråga beslutade mötet att kommentarer från närvarande inte skall läggas till protokollet. 14. Motion om distriktets geografiska gränsdragning Mötet beslutade att ta upp motionen trots att den inte lagts av en medlemsförening utan från distriktsstyrelsen i SKuD. Mötet beslutade att bordlägga motionen till nästa årsmöte. 15. Fastställande av verksamhetsplan för 2010 Mötet fastställde verksamhetsplanen (bilaga 4). Tillägg till förslaget i handlingarna: -Verka för att identifiera och arbeta med/mot sponsorer som kan bistå föreningar och distriktet i sin verksamhet genom att bistå med resurser i olika former. 16. Fastställande av budget Mötet fastställde budget för 2010 (bilaga 5). 17. Fastställande av avgifter Sid 2 (av 4)
Protokoll fört vid årsmöte för Sverok Väst Mötet fastställde att inga avgifter skall tas ut från medlemsföreningarna. 18. Motion angående stadgeparagraf 9 Mötet beslutade att paragraf 9 i stadgarna stryks med 2/3 majoritet. 19. Motion angående ändring av paragraf 12 Mötet beslutade att avslå motionen. 20. Motion angående utslagsröster på möten Mötet beslutade med 2/3 majoritet i enlighet med förslagen i handlingarna. Att 18 ändras till: "Distriktsstyrelsen är beslutsmässig när samtliga ledamöter är kallade och minst minst hälften (avrundat uppåt), däribland ordföranden eller vice ordföranden, är närvarande. Styrelsebeslut fattas med enkel majoritet, vid lika röstetal skall slumpen avgöra. Kallelsen skall skickas senast en vecka innan mötet." Att 35 ändras till: "Vid omröstning fattas beslut med enkel majoritet om stadgarna inte föreskriver något annat. Nedlagda röster räknas inte. Beslut som tas under övriga frågor måste ha 2/3 majoritet. Vid ekonomiska beslut under övriga frågor krävs ett enhälligt distriktsårsmöte. Vid lika röstetal avgörs frågan med slumpens hjälp." 21. Motion 1 angående ändring av paragraf 25 Mötet beslutade att avslå motionen. 22. Motion 2 angående ändring av paragraf 25 Mötet beslutade att avslå motionen. 23. Motion angående ändring av paragraf 27 Mötet beslutade med 2/3 majoritet i enlighet med förslaget i handlingarna. Att 27 ändras till: "Distriktsårsmötet är distriktets högsta beslutande organ. Mötet skall hållas varje år senast 31 april, på tid och plats som distriktsstyrelsen bestämmer." 24. Motion angående ändring av paragraf 28 Mötet beslutade att bifalla Robert Tiinus förslag med 2/3 majoritet. Att 28 ändras till: "Distriktsårsmötet skall ge tillfälle till samvaro och kontakt mellan föreningarnas medlemmar och distriktets representanter" 25. Motion angående ändring av paragraf 30 Mötet beslutade att bifalla motionen med 2/3 majoritet i enlighet med förslaget i handlingarna. Att 30 ändras till: "Till distriktsårsmötet får varje förening sända ombud i nedanstående omfattning: 1 ombud för upp till och med 9 medlemmar Sid 3 (av 4)
Protokoll fört vid årsmöte för Sverok Väst 2 ombud för 10-24 medlemmar 3 ombud för 25-59 medlemmar 4 ombud för 60-144 medlemmar 5 ombud för 145 medlemmar Till grund för denna räkning ligger det medlemsantal, som vid föregående års utgång meddelats till förbundet." 26. Motion angående ändring av paragraf 31 Mötet beslutade att avslå motionen. 27. Motion angående ändring av paragraf 34 Mötet beslutade med 2/3 majoritet i enlighet med förslag från Robert Tiinus. Att 34 ändras till: "Inför distriktsårsmötet har medlemsföreningar och dess medlemmar, distriktsstyrelsen, revisorerna och valberedningen rätt att lämna motioner. Motion ska ha inkommit senast tre veckor före distriktsårsmötet." 28. Övriga frågor Inga övriga frågor hade inkommit. 29. Mötets avslutande Mötesordförande Mötessekreterare Jesper Berglund Justerare David Gustavsson Justerare Vargman Bjärsborn Mikael Ölmestig Sid 4 (av 4)
Bilaga 1 Verksamhetsberättelse för Sverok Väst Styrelsen för Sverok Väst har under 2009 Ekonomi Sökt verksamhetsbidrag från Västra Götalandsregionen och Halland för 2008 Förberett inför sökning av verksamhetsbidragen för 2009 Information Byggt om hemsidan Skickat ut ett nyhetsbrev våra föreningar Haft ett bord på Majornadagen - Majornadagen arrangeras för att lyfta fram föreningslivet i Majorna och vi var där för att spela spel och informera om Sverok Haft en monter på Science Fictionmässan - för att informera om Sverok Haft ett bord på "Den Magiska Biodagen" i Alingsås - för att informera om Sverok Skapat en grafisk verkstad med inköp av vår nya skrivare Deltagit på Geekmeet Externa samarbeten Samarbetat med följande organisationer: 1. Majornas Samverkansförening 2. Göteborgs Stadsbibliotek Interna samarbeten Lånat ut kansliet till Spelveckan Lånat ut radioutrustning och kansliet till Gothcon Lånat ut kansliet till föreningar Samarbetat med flera av våra föreningar för att arrangera CON-Trole 2010 Hjälpt till att starta upp en förening i Alingsås då de ville ha någon som såg till att det gick rätt till Utvecklingsarbete Anordnat en visionshelg, där vi pratade om vad Sverok Väst är och bör vara. Detta låg sedan till grund för verksamhetsplanen. Distriktsresor Satt ihop en ny typ av distriktsresor efter ett beslut från årsmötet 2009 och har efter denna mall arrangerat ett antal resor till olika lajv och spelkonvent Göteborg, den 11 januari 2010 Johan Herrnsdorf Sid 1 (av 1)
Bilaga 2 Ekonomisk berättelse för Sverok Väst Med resultat och balansräkning Följande sidor är sammanställda av Andreas Hellberg, ekonom på Sveroks kansli. Göteborg, den 28 januari 2010 Robert Tiinus Sid 1 (av 4)
Resultatrapport Sid 1 (av 2) Sverok Väst, 864501-9376 (Väst1) Utskrifts-ID: 231 Period: 0901-0912 Senast reg verifikat: A:98 Utskriven: 100113 16:22 av ah Jämförelsen med föregående år är preliminär. Bilaga 2 Konto Benämning Föregående år Avvik Resultat Ackumulerat 0801-0812 0901-0912 0901-0912 (tkr) RÖRELSENS INTÄKTER Övriga rörelseintäkter 3989 Landstingsbidrag 376,2-25% 280 929,00 280 929,00 3990 Övr ersättn och intäkter 0,1-100% 0,00 0,00 Summa övriga rörelseintäkter 376,3-25% 280 929,00 280 929,00 SUMMA RÖRELSENS INTÄKTER 376,3-25% 280 929,00 280 929,00 RÖRELSENS KOSTNADER BRUTTOVINST 376,3-25% 280 929,00 280 929,00 Övriga externa kostnader 5010 Lokalhyra -51,5-2% -50 574,00-50 574,00 5020 El hyrd lokal -1,8 96% -3 480,00-3 480,00 5070 Reparation/underhåll lokaler 0,0 0% -295,00-295,00 5090 Övr kostnader hyrd lokal 0,0 0% -808,00-808,00 5220 Hyra inventarier -2,5-100% 0,00 0,00 5410 Förbrukningsinventarier 0,0 0% -6 630,44-6 630,44 5460 Förbrukningsmaterial -2,8 240% -9 680,00-9 680,00 5619 Övriga personbilskostnader -0,3 918% -3 195,00-3 195,00 5800 Resekostnader 0,0 0% -19 579,43-19 579,43 5810 Biljetter -0,8-40% -456,00-456,00 5831 Kost och logi Sverige -2,4 974% -26 160,44-26 160,44 5930 Reklamtrycksaker/direktreklam -3,6-100% 0,00 0,00 5940 Utställningar och mässor -7,0-50% -3 525,65-3 525,65 6150 Trycksaker -1,0-100% 0,00 0,00 6211 Fast telefoni -0,1-100% 0,00 0,00 6212 Mobiltelefoni 0,0 0% -2 067,00-2 067,00 6250 Porto -1,7 136% -4 113,50-4 113,50 6390 Övr kostnader -1,1-100% 0,00 0,00 6400 Förvaltningskostnader 0,0-100% 0,00 0,00 6530 Redovisningstjänster -5,5-100% 0,00 0,00 6570 Bankkostnader 0,0 0% -975,00-975,00 6980 Årsmötet 0,0 0% -250,00-250,00 6982 Föreningsavg, ej avdragsgilla -0,8 279% -3 031,00-3 031,00 6992 Övriga ej avdr gill kostn -3,4-100% 0,00 0,00 Summa övriga externa kostnader -86,5 56% -134 820,46-134 820,46 Personalkostnader 7370 Representationsersättning -1,7-100% 0,00 0,00 Summa personalkostnader -1,7-100% 0,00 0,00 Avskrivningar/nedskrivningar 7832 Avskrivn inventarier/verktyg -3,5 328% -15 000,00-15 000,00 Summa avskrivningar/nedskrivningar -3,5 328% -15 000,00-15 000,00 SUMMA RÖRELSENS KOSTNADER -91,7 63% -149 820,46-149 820,46 RÖRELSERESULTAT 284,6-54% 131 108,54 131 108,54 Resultat från finansiella investeringar 8300 Ränteintäkter 6,7-100% 0,00 0,00 Summa resultat från finansiella investeringar 6,7-100% 0,00 0,00 RES EFTER FINANSIELLA POSTER 291,3-55% 131 108,54 131 108,54 Sid 2 (av 4)
Bilaga 2 Resultatrapport Sid 2 (av 2) Sverok Väst, 864501-9376 (Väst1) Utskrifts-ID: 231 Konto Benämning Föregående år Avvik Resultat Ackumulerat 0801-0812 0901-0912 0901-0912 (tkr) Extarordinära intäkter 8710 Extraordinär intäkt 267,5-100% 0,00 0,00 Summa extarordinära intäkter 267,5-100% 0,00 0,00 RES FÖRE BOKSLUTSDISP & SKATT 558,8-77% 131 108,54 131 108,54 ÅRETS RESULTAT 558,8-77% 131 108,54 131 108,54 Sid 3 (av 4)
Balansrapport Sid 1 (av 1) Sverok Väst, 864501-9376 (Väst1) Utskrifts-ID: 232 Period: 0901-0912 Senast reg verifikat: A:98 Utskriven: 100113 16:22 av ah Ingående balanser är preliminära. Bilaga 2 Konto Benämning Ingående balans Förändring Utgående balans 090101 0901-0912 091231 TILLGÅNGAR ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR Materiella anläggningstillgångar 1210 Maskiner och andra tekn anl 0,00 75 000,00 75 000,00 1220 Inventarier 17 543,00 0,00 17 543,00 1229 Ack avskrivn inventarier -17 543,00-15 000,00-32 543,00 Summa materiella anläggningstillgångar 0,00 60 000,00 60 000,00 SUMMA ANLÄGGNINGSTILLGÅNGAR 0,00 60 000,00 60 000,00 OMSÄTTNINGSTILLGÅNGAR Kortfristiga fordringar 1680 Andra kortfristiga fordringar 0,00 234,75 234,75 1710 Förutbetalda hyror 4 209,00-4 209,00 0,00 Summa kortfristiga fordringar 4 209,00-3 974,25 234,75 Kassa och bank 1930 Bank, Checkräkningskonto 335 061,97 74 407,79 409 469,76 Summa kassa och bank 335 061,97 74 407,79 409 469,76 SUMMA OMSÄTTNINGSTILLGÅNGAR 339 270,97 70 433,54 409 704,51 SUMMA TILLGÅNGAR 339 270,97 130 433,54 469 704,51 EGET KAPITAL OCH SKULDER EGET KAPITAL 2010 Eget kapital 220 447,16 0,00 220 447,16 EGET KAPITAL VID RÄKENSKAPSÅRETS SLUT 220 447,16 0,00 220 447,16 EGET KAPITAL 2069 Årets resultat -558 822,13-131 108,54-689 930,67 SUMMA EGET KAPITAL -558 822,13-131 108,54-689 930,67 Kortfristiga skulder 2820 Kortfr skulder till anställda 0,00-221,00-221,00 2990 interimsskulder -896,00 896,00 0,00 Summa kortfristiga skulder -896,00 675,00-221,00 SUMMA EGET KAPITAL OCH SKULDER -339 270,97-130 433,54-469 704,51 Sid 4 (av 4)
Bilaga 3 Revisionsberättelse för Sverok Väst Verksamhetsåret 2009 Undertecknade revisorer, av föreningen utsedda att granska räkenskaper och förvaltning, får efter fullgjort uppdrag avge följande revisionsberättelse. Vi har granskat föreningens räkenskaper och gått igenom protokoll och andra handlingar som lämnar upplysningar om föreningens ekonomi och förvaltning. Det är styrelsen som har ansvaret för räkenskapshandlingarna och förvaltningen. Vårt ansvar är att uttala oss om årsredovisningen och förvaltningen på grundval av vår utförda revision. Vi har planerat och genomfört revisionen för att med hög men inte absolut säkerhet försäkra oss om att årsredovisningen inte innehåller väsentliga felaktigheter. Upprättade räkenskaper är förda med ordning och noggrannhet, samt styrkta med verifikationer. Vi har inte funnit någon anledning till att inte bevilja styrelsen ansvarsfrihet. Vi föreslår därför att årsmötet beviljar den avgående styrelsen ansvarsfrihet för verksamhetsåret 2009 Falkenberg resp Göteborg, den 26 januari 2010 Jesper Berglund Frida Aronsson Sid 1 (av 1)
Bilaga 4 Verksamhetsplan Styrelsen för Sverok Väst ska under 2010 Öka samarbete med föreningar Färdigställa arrangemangsmodellen Färdigställa informationsmaterial om Sverok Väst riktat till föreningar Samarbeta med våra föreningar och ge dessa praktisk och ekonomisk hjälp Öka synligheten bland våra föreningar Se över våra kommunikationskanaler och verka för att öka medvetenheten om vad som händer i distriktet Öka Sverok Västs närvaro bland våra föreningar och dess arrangemang Öka våra resurser gentemot våra föreningar Se över efterfrågan på utbildningar och eftersträva att genomföra de som har stor efterfrågan Öka antalet prylar som föreningar kan låna av distriktet Fortsätta undersöka möjligheten att skapa ett spelets hus i Göteborg Öka samarbetet med andra distrikt Se över vilka resurser som går att dela på mellan Sveroks olika distrikt Se över möjlighet till gemensamma projekt mellan distrikten Öka samarbetet med förbundet Följa med och vara en aktiv del i Sveroks arbete med att förtydliga distriktens roll i förbundet Därutöver skall styrelsen också Söka verksamhetsbidrag från Västra Götalandsregionen och Region Halland Arrangera distriktsresor till arrangemang som våra medlemmar vill åka på Arrangera Con-Trole 2011 Arrangera en visonshelg inför årsmötet 2011 Styrelsen för Sverok Väst bör under 2010 Medverka på marknadsförande event och mässor Arbeta för att kommuner och landsting får en större förståelse för Sverok Väst och vår verksamhet Öka samarbetet med andra organisationer Verka för att identifiera och arbeta med/mot sponsorer som kan bistå föreningar och distriktet i sin verksamhet genom att bistå med resurser i olika former. Sid 1 (av 1)
Bilaga 5 Budget 2010 Budget 2009 Inkomster Regionsbidrag: 300000 300000 Distriktsresor 15000 10000 Sponsring 5000 0 320000 310000 Utgifter Löpande utgifter Hyra Kansli 75000 66000 El 3500 2500 Internet 3000 2500 Telefon 5000 1500 Förbrukningsvaror 2000 2000 Försäkringar 3000 0 91500 74500 Verksamhet Årsmöte och Konvent (CON-Trole 2011) 35000 35000 Samarbetsmodellen 0 50000 Riktat arrangemangsstöd 50000 0 Distriktsresor 40000 35000 Utbildningar 10000 0 Sponsring 5000 0 140000 120000 Information och kommunikation Nyhetsbrev 10000 10000 Visionsmöte 4000 3000 Föreningsmöten 20000 10000 Profilmaterial 5000 31000 Mässor och Event 10000 10000 Mässmaterial 20000 0 Regionskontakter 0 1000 69000 65000 Styrelse och övrigt ideellt arbete Ersättning för mat, resor o dyl i samband med arbete för Sverok Väst 20000 20000 Möteskostnader 9000 9000 Möteskostnader Hallandsgruppen 4000 4000 Styrelsevård och kickoff 1500 2000 34500 35000 Inventarier Skrivare 0 75000 Inköp av inventarier för utlåning 10000 0 10000 75000 Utgifter totalt 345000 369500 Summa -25000-59500 Sid 1 (av 1)
Bilaga 6 Stadgar Distriktet, dess syfte, verksamhet och verksamhetsområde 1 Sverok Väst är en regional sammanslutning av föreningar inom Sveriges roll- och konfliktspelsförbund. Distriktet är en ideell organisation. 2 Distriktets syfte är att genom organiserad fritidsverksamhet främja intresset för sällskapsspel, med tonvikt på rollspel och konfliktspel. 3 Distriktet är religiöst och politiskt obundet och tar inte emot medlemskap från politiska eller religiösa organisationer. 4 Distriktets verksamhetsområde är Västra Götalands län och Hallands län. 5 Bidrag från landsting skall i första hand stanna inom länsgränserna för att gynna distriktsverksamhet inom det länet. Verksamhetsår 6 Verksamhetsår för distriktet är kalenderår. Föreningar och medlemmar 7 Distriktets medlemmar är föreningar, som är anslutna till Sveriges roll och konfliktspelsförbund med säte i distriktets verksamhetsområde. 8 Varje förening ska föra register över sina medlemmar och ta ut medlemsavgift av dessa. Medlemsavgiften beslutas av föreningen. 9 Distriktet har rätt att ta ut årsavgifter från föreningarna. Avgiften bestäms av distriktsårsmötet. 10 Föreningarna utformar fritt sin verksamhet och råder själva över sina tillgångar. 11 Efter förslag från distriktsstyrelsen kan distriktsårsmötet för att hedra personer utse dem till hedersmedlemmar i distriktet. Styrelsen 12 Styrelsens säte är Göteborg kommun. 13 Styrelsen som utses av distriktsårsmötet, ska utöver distriktets ordförande och kassör bestå av fem till tio ledamöter. 14 Styrelsen fördelar de övriga styrelseposterna inom sig. Posterna vice ordförande och sekreterare måste alltid utses. Samma person kan inte ha mer än en av posterna ordförande, vice ordförande, sekreterare eller kassör. 15 Valbar är straffmyndig person skriven eller bosatt inom distriktet. 16 Styrelsen tillträder direkt efter distriktsårsmötet. Sid 1 (av 4)
Bilaga 6 17 Distriktsstyrelsen är beslutsmässig när samtliga ledamöter är kallade och minst minst hälften (avrundat uppåt), däribland ordföranden eller vice ordföranden, är närvarande. Styrelsebeslut fattas med enkel majoritet, vid lika röstetal skall slumpen avgöra. Kallelsen skall skickas senast en vecka innan mötet. 18 Styrelsen utser två personer som tecknar distriktets firma, var för sig. 19 Distriktsstyrelsen bör ha en god geografisk och intressemässig spridning. 20 Alla i styrelsen måste ange vilka sverokanslutna föreningar de är medlemmar i, oavsett om de sitter i föreningens styrelse eller inte. De anses sedan jäviga i frågor som specifikt berör dessa föreningar. Tjänstemän 21 Distriktsårsmötet utser två revisorer, jämte personliga suppleanter. Revisorerna granskar distriktets räkenskaper och handlingar. Revisorsberättelsen skall finnas styrelsen tillhanda senast två veckor innan distriktsårsmötet. 22 Till revisor är myndig person bosatt i Sverige, som ej ingår i distriktsstyrelsen, valbar. 23 Valberedningen består av fem ledamöter, varav en är sammankallande och en är vice sammankallande, utsedda av distriktsårsmötet. 24 Valberedningens uppgift är att lägga fram förslag på personer till de av stadgarna föreskrivna valen. Förslagen skall vara distrikts styrelsen skriftligen tillhanda senast tre veckor innan distriktsårsmötet. 25 Valbar till valberedningen är straffmyndig person bosatt i distriktet, som ej ingår i distriktsstyrelsen. Distriktsårsmötet 26 Distriktsårsmötet är distriktets högsta beslutande organ. Mötet skall hållas varje år senast 31 april, på tid och plats som distriktsstyrelsen bestämmer. 27 Distriktsårsmötet skall ge tillfälle till samvaro och kontakt mellan föreningarnas medlemmar och distriktets representanter. 28 Vid distriktsårsmötet har alla medlemsföreningars ombud, distriktsstyrelsen, revisorerna och valberedningen rätt att närvara, yttra sig och ställa förslag. Övriga medlemmar i distriktets föreningar äger rätt att närvara i mån av plats. Mötet kan besluta att ge ytterligare personer rätt att närvara, yttra sig och eller ställa förslag. 29 Till distriktsårsmötet får varje förening sända ombud i nedanstående omfattning: 1 ombud för upp till och med 9 medlemmar 2 ombud för 10-24 medlemmar 3 ombud för 25-59 medlemmar 4 ombud för 60-144 medlemmar 5 ombud för 145 medlemmar Till grund för denna räkning ligger det medlemsantal, som vid föregående års utgång meddelats till förbundet. 30 Endast befullmäktiga ombud med giltigt röstkort är röstberättigade vid distriktsårsmöte. Varje ombud har en röst. Röstning per post eller per fullmakt är inte Sid 2 (av 4)
Bilaga 6 tillåten. 31 Mötet är beslutsmässigt om skriftlig kallelse via brev eller epost sänts till föreningarna 4 till 8 veckor före mötet. Möteshandlingarna skall sänts till föreningarna två veckor före mötet. 32 Följande ärenden skall alltid behandlas av distriktsårsmötet: Mötets öppnande Mötets behörighet Fastställande av röstlängd Fastställande av dagordning Val av mötesordförande Val av mötessekreterare Val av två justeringsmän och två rösträknare Verksamhetsberättelse Ekonomisk berättelse med resultat och balansräkning Revisionsberättelse Frågan om ansvarsfrihet för den avgående styrelsen Stadgemässiga val Fastställande av verksamhetsplan Fastställande av budget Fastställande av avgifter Motioner Övriga frågor Mötets avslutande 33 Inför distriktsårsmötet har medlemsföreningar och dess medlemmar, distriktsstyrelsen, revisorerna och valberedningen rätt att lämna motioner. Motion ska ha inkommit senast tre veckor före distriktsårsmötet. 34 Vid omröstning fattas beslut med enkel majoritet om stadgarna inte föreskriver något annat. Nedlagda röster räknas inte. Beslut som tas under övriga frågor måste ha 2/3 majoritet. Vid ekonomiska beslut under övriga frågor krävs ett enhälligt distriktsårsmöte. Vid lika röstetal avgörs frågan med slumpens hjälp. 35 Mötesprotokollet bör finnas tillgängligt senast en månad efter mötet och ska då också vara rikskansliet tillhanda. Extra årsmöte 36 Extra distriktsårsmöte ska utlysas av styrelsen om denna beslutar det, om revisorerna eller minst en tiondel av medlemmarna kräver det. 37 Extra distriktsårsmöte får endast besluta i de frågor som uttryckligen angivits i kallelsen. Kallelse och beslutsunderlag ska ha utsänts till föreningarna senast fyra veckor i förväg. Stadgetolkning och stadgeändring 38 Om dessa stadgars betydelse är oklar gäller distriktsstyrelsens tolkning tills klargörande ändring införs av distriktsårsmöte. 39 Ändring av dessa stadgar kan endast ske med 2/3 majoritet på distriktsårsmötet, undantaget 4 som kan ändras även på extra årsmöte. 40 Stadgeändring kan ske i de ärenden som uttryckligen angivits i handlingarna, samt i de ärenden som enhälligt årsmöte beslutar uppta. Sid 3 (av 4)
Bilaga 6 41 Vid ändring av paragraferna om ideellt distrikt ( 1), syfte ( 2), stadgeändring ( 41) eller upplösning ( 42, 43, 44 och 45), krävs att likalydande beslut antas med två tredjedelars majoritet av två på varandra följande distriktsårsmöten. Upplösning 42 Förslag om distriktets upplösning får endast framläggas på distriktsårsmöte och ska insändas skriftligen till styrelsen senast den 31 december året innan distriktsårsmötet. Fråga om upplösning ska uttryckligen anges i kallelsen. 43 Distriktet kan inte upplösas så länge minst 1/20 av ombuden motsäger sig upplösningen. 44 Vid upplösning ska distriktets tillgångar realiseras och skulder betalas. Efter detta skiftas kvarvarande tillgångar till föreningarna i proportion till medlemsantal vid föregående årsskifte eller går till ett av Sveroks riksmöte bestämt ändamål. 45 Till likvidatorer bör distriktets revisorer utses. Likvidatorerna genomför likvidationen. Sid 4 (av 4)
Bilaga 7 Kallelse till Sverok Västs Årsmöte samt visionshelg Dagarna blir kortare, kylan kryper närmre och man vill helst bara sova en eller ett par timmar längre när man väcks av väckarklockan och det fortfarande är svart ute Julen närmar sig med stora steg och det är snart dags att panikhandla julklappar till alla släktingar om man inte varit duktig och gjort detta redan. Året närmar sig alltså sitt slut och så gör även vår tid som styrelse för Sverok Väst 2009. Kallelse till Sverok Västs visionsmöte 2010-01-03 Förra årets visionshelg låg till stor grund för den verksamhetsberättelse som framställdes till årsmötet 2009. Söndagen den tredje januari klockan 11.00 16.00 Sverok Väst det nya året med en ny visionsmöte där vi vill att ni säger vad ni vill att distriktet skall göra under året. Distriktet bjuder under detta möte på fika och hoppas få många idéer. Vi vill nu kalla alla föreningar i distriktet till årsmöte för 2010. Ett årsmöte som likt föregående år omfattar konventet CON-Trole som i år arrangeras tillsammans med föreningen Sennans Spelgrotta och konventet Grottcon. Konventet är gratis för samtliga besökare. Datumet för konventet är satt till 29 31 januari 2010 och förlagt till Folkets hus i Halmstad. Datumet för själva årsmötet är på eftermiddagen lördagen den 30/1-2010. Vi vet att detta datum bryter mot stadgarna som säger att årsmötet skall hållas mellan 1 februari och 31 april men p.g.a. lokalens popularitet var det svårt att hitta ett datum inom det tidsspann som passade. Visst hade vi kunnat flytta till en annan lokal eller en annan stad men då vi i år har hört att SkuD har planer på att lägga en motion angående Hallands distriktstillhörighet vill vi i styrelsen ge hallänningarna chansen att säga sin mening om detta då det är deras distrikts-framtid som avgörs. Till distriktsårsmötet får varje förening sända ombud i nedanstående omfattning: 1 ombud för upp till och med 25 medlemmar 2 ombud för 26-50 medlemmar 3 ombud för 51-75 medlemmar 4 ombud för 76-100 medlemmar 5 ombud för 101 medlemmar och därutöver Till grund för denna räkning ligger det medlemsantal, som vid föregående års utgång meddelats till förbundet. Alla ombud skall anmälas via hemsidan (www.vast.sverok.se) minst tre veckor innan mötet. Anmälda besökare och ombud som har anmält sig senast den nionde januari bjuds på mat innan årsmötet. Sista datum för att skicka in motioner är den 9 januari 2010 och dessa skickas till info@vast.sverok.se. Alla handlingar (dagordning, motioner, verksamhetsberättelse, verksamhetsplan samt budget) kommer att läggas upp på hemsidan: www.vast.sverok.se senast två veckor före årsmötet. Sid 1 (av 2)
Bilaga 7 Vill ni vara med och arrangera någonting under konventet är ni välkomna att maila johan.bjarsborn@vast.sverok.se och informera om vad er förening vill göra. Förutom arrangemang så söker vi en del medhjälpare för olika delar under konventet. Valberedningen söker folk till olika uppdrag. Vill du ha chansen att sitta med i nästa års styrelse? Valberedning eller som revisor? Tag kontakt med valberedningen på valberedning@vast.sverok.se och nominera dig själv eller någon annan som du vet är intresserad. Hälsningar Styrelsen 2009 Genom Johan Bjärsborn Vice ordförande och ansvarig för CON-Trole Sid 2 (av 2)
Årsmöteshandlingar 2010 Sverok Väst Kulturhuset i Folkets Park, Halmstad 2010-01-30 Sid 1 (av 29)
Dagordning 1. Mötets öppnande 2. Mötets behörighet 3. Fastställande av röstlängd 4. Fastställande av dagordning 5. Val av mötesordförande 6. Val av mötessekreterare 7. Val av två justeringsmän och två rösträknare 8. Verksamhetsberättelse 9. Ekonomisk berättelse med resultat och balansräkning 10. Revisionsberättelse 11. Frågan om ansvarsfrihet för den avgående styrelsen 12. Stadgemässiga val 13. Fastställande av verksamhetsplan 14. Fastställande av budget 15. Fastställande av avgifter 16. Motioner 1. Motion om distriktets geografiska gränsdragning 2. Motion ang stadgeparagraf 9 3. Motion angående ändring av stadgarnas paragraf 12 4. Motion om utslagsröster på möten 5. Motion angående ändring av stadgarnas paragraf 25 - Valberedningens uppgift 6. Motion angående ändring av stadgarnas paragraf 25 - Valberedningens uppgift 7. Motion ang stadgeparagraf 27 8. Motion angående strykning av stadgarnas paragraf 28 9. Motion om remitterad motion ang. föreningarnas ombud 10. Motion ang ändring av stadgeparagraf 31 11. Motion ang stadgeändring av paragraf 34 17. Övriga frågor 18. Mötets avslutande Sid 2 (av 29)
Stadgar Distriktet, dess syfte, verksamhet och verksamhetsområde 1 Sverok Väst är en regional sammanslutning av föreningar inom Sveriges roll och konfliktspelsförbund. Distriktet är en ideell organisation. 2 Distriktets syfte är att genom organiserad fritidsverksamhet främja intresset för sällskapsspel, med tonvikt på rollspel och konfliktspel. 3 Distriktet är religiöst och politiskt obundet och tar inte emot medlemskap från politiska eller religiösa organisationer. 4 Distriktets verksamhetsområde är Västra Götalands län och Hallands län. 5 Bidrag från landsting skall i första hand stanna inom länsgränserna för att gynna distriktsverksamhet inom det länet. Verksamhetsår 6 Verksamhetsår för distriktet är kalenderår. Föreningar och medlemmar 7 Distriktets medlemmar är föreningar, som är anslutna till Sveriges roll och konfliktspelsförbund med säte i distriktets verksamhetsområde. 8 Varje förening ska föra register över sina medlemmar och ta ut medlemsavgift av dessa. Medlemsavgiften beslutas av föreningen. 9 Varje förening skall hålla distriktet underrättat om sin styrelses sammansättning, medlemsantal och stadgar. Distriktsstyrelsen får från föreningen inhämta de upplysningar som behövs för att distriktet skall kunna genomföra sin verksamhet. 10 Distriktet har rätt att ta ut årsavgifter från föreningarna. Avgiften bestäms av distriktsårsmötet. 11 Föreningarna utformar fritt sin verksamhet och råder själva över sina tillgångar. 12 Efter förslag från distriktsstyrelsen kan distriktsårsmötet för att hedra personer utse dem till hedersmedlemmar i distriktet. Styrelsen 13 Styrelsens säte är Göteborg kommun. 14 Styrelsen som utses av distriktsårsmötet, ska utöver distriktets ordförande och kassör bestå av fem till tio ledamöter. 15 Styrelsen fördelar de övriga styrelseposterna inom sig. Posterna vice ordförande och sekreterare måste alltid utses. Samma person kan inte ha mer än en av posterna ordförande, viceordförande, sekreterare eller kassör. Sid 3 (av 29)