Slutrapport över Erasmus-mobiliteten 2012 2013 Anvisningar för rapporteringen och användningen av det elektroniska rapporteringsprogrammet

INNEHÅLL CIMO / 28.8.2013 Slutrapport över Erasmus-mobiliteten 2012 2013 Anvisningar för rapporteringen och användningen av det elektroniska rapporteringsprogrammet Allmänt 1 1. Det elektroniska rapporteringssystemet 2 2. Inmatning av uppgifter i det elektroniska systemet 4 2.1. Inmatning av uppgifter en i taget på den elektroniska blanketten 4 2.2. Sammantagen överföring av uppgifter som excel-tabeller 5 3. Ändra och radera uppgifter 6 4. Rapporternas utskrift ur systemet och underteckning 7 5. Övriga rapporter som skickas till CIMO 8 Bilagor: Anvisningar för att fylla i excel-tabeller 9 som överförs till systemet samt koder som behövs vid rapporteringen ALLMÄNT Högskolorna och praktikkonsortierna ska rapportera genomförd Erasmus-mobilitet och användningen av Erasmus-medel för läsåret 2012 13 till CIMO. I dessa anvisningar ges råd för rapporteringen och speciellt för användningen av det elektroniska rapporteringsprogrammet. Slutrapporten ska inlämnas senast fredagen den 15.11.2013. I slutrapporten ingår: ELEKTRONISK RAPPORT I den elektroniska slutrapporten ges slutliga uppgifter över alla student-, praktikant-, lärar- och personalutbyten från högskolan samt alla lärarutbyten inbjudna från företag till högskolan. CIMO rapporterar uppgifterna vidare till Europeiska kommissionen som finansierar programmet Erasmus. När alla uppgifter är inmatade i systemet, utskrivs följande rapporter: 1. Statistik- och ekonomirapporterna (sammanfattningssidorna som underskrivs). På dessa framgår det totala antalet deltagare per funktion och det slutliga använda bidraget. Sidorna undertecknas av högskolans juridiska representant. 2. Excel-tabeller som visar detaljerade uppgifter ÖVRIGA RAPPORTER Slutrapporten inkluderar också fyra övriga rapporter. De görs på följande sätt: på word-blankett: 3. Meddelande om utförda överföringar mellan funktionerna 4. Rapport över användning av OM-bidraget (bidrag för organisation av mobiliteten) på webb-blankett (webropol): 5. Inkommande studerande och praktikanter 6. Skriftlig rapport 1

över alla enskilda mobiliteter som matats in i systemet. Även de två första av dessa (3 4) skrivs ut och skickas med slutrapporten till CIMO. De utskrivna rapporterna skickas senast den 15.11.2013 (poststämpelns datum) till Erasmus Centret för internationell mobilitet och internationellt samarbete CIMO PB 343 00531 Helsingfors ************************************************************************************************ 1. Det elektroniska rapporteringssystemet Inloggningen till rapporteringssystemet görs på följande webbadress: https://erasmusreporting.cimo.fi/ Systemet fungerar med de flesta vanliga webbläsare. Systemet är helt på engelska. 1.1. Användarnamn och inloggning CIMO skapar ett användarnamn till systemet åt alla Erasmus-kontaktpersoner. Det går också att be att få användarnamn för flera än en person. Användaren får meddelande om sitt lösenord automatiskt via e-post. Efter att man loggat in i systemet kan man om man vill byta lösenord vid Profile Change password. Användarnamnet gäller till den 15.11.2013. Alla uppgifter behöver inte matas in på en gång, utan man kan logga ut ur systemet och fortsätta föra in uppgifter senare. Med användarnamnet går det att mata in uppgifter om högskolans mobilitet i systemet och ändra och radera uppgifter. Erasmus-kontaktpersonerna kan dessutom se IPrapporterna över högskolans Erasmus-intensivkurser, eftersom samma system används för att rapportera intensivkurserna. IP-koordinatorerna får egna separata användarnamn för detta. Det finns en egen användartyp för praktikkonsortierna. Konsortieanvändaren 2

rapporterar praktikantutbytena för konsortiets alla högskolor. 1.2. Navigering När du loggar in, kommer du till förstasidan (Front page). På förstasidan finns uppgifter om bl.a. kontaktpersonerna för rapporteringen vid CIMO. Via punkten Mobility / Start page i den övre menyraden kan du börja fylla i rapporten. Vid punkten Mobility i den övre menyraden kommer du till följande sidor för de olika mobilitetstyperna: o o o Student Mobility (Student Mobility Studies / Student Mobility Placements) Teaching assingments Staff Training OBS! Student- och praktikantutbytena rapporteras alltså vid samma punkt. Vid varje mobilitetstyp finns fyra funktioner som man kommer till antingen via sidan Mobility/Start page eller via den gråa boxen som syns till höger på de olika sidorna. Add a new (student/teacher/staff) mobility Import (student/teacher/staff) mobilities from a file List (student/teacher/staff) mobilities View (student/teacher/staff) mobility report Gå till den elektroniska blanketten för att fylla i uppgifter för mobiliteter en i taget Ladda upp sammanfattade uppgifter med hjälp av excel/csv-tabeller Bläddra bland eller ändra uppgifter som redan matats in i systemet Gå till att skriva ut uppgifterna inmatade i systemet (sammanfattningssida per mobilitetstyp/excel-tabell med alla uppgifter om mobiliteterna) 3

2. Inmatning av uppgifter i det elektroniska systemet I det elektroniska rapporteringssystemet matar högskolan in uppgifterna över alla Erasmus-mobiliteter som uppfyller programmets behörighetskrav (se Erasmus-guide för högskolorna 2012 2013). Rapporteringen omfattar också Erasmus-utbyten som genomförts med högskolans egen finansiering. För stipendiernas del rapporteras dock bara Erasmus-bidraget som CIMO beviljat. Det går att mata in mobilitetsuppgifterna i systemet på två olika sätt: - en i taget för hand med hjälp av den elektroniska blanketten - sammantaget genom att överföra uppgifterna per kategori med hjälp av excel- /csv-tabeller. Modeller för datainsamling Modellerna för datainsamling är poster som Europeiska kommissionen har definierat och datahelheter i tabellform som dessa utgör. De visar vilka uppgifter som samlas in för Erasmus-mobiliteten och i vilken form de ska anges i rapporten. Det finns tre modeller för datainsamling: a. Slutrapportmodell för student- och praktikantutbyte (SMS & SMP) b. Slutrapportmodell för lärarutbyte (STA) c. Slutrapportmodell för personalutbyte (STT) I slutet av dessa anvisningar finns tabellbilagor som innehåller detaljerade beskrivningar av uppgifterna som samlas in för respektive kategori. Automatisk kontroll av uppgifterna 4

Rapporteringsprogrammet gör automatiska kontroller för att säkerställa att de inmatade uppgifterna är korrekta och överensstämmer med modellen för datainsamling. Avsikten är att underlätta kontrollen av uppgifter och att förebygga eventuella felskrivningar eller andra fel. Kontrollen består av två nivåer: Systemet kan spärra sparandet av uppenbart felaktiga uppgifter. Systemet kan varna om en uppgift verkar felaktig: varningen hindrar dock inte att uppgiften sparas i systemet. 2.1. Inmatning av uppgifter en i taget på den elektroniska blanketten Den här metoden rekommenderas om det inte finns särskilt många utbyten inom en viss kategori. Det är enkelt och säkert att mata in uppgifterna eftersom blanketten ger färdiga svarsalternativ. Börja inmatningen genom att välja den önskade mobilitetskategorin vid Mobility i den övre menyraden. (T.ex. vid Add student kan du mata in uppgifterna för ett nytt studenteller pratikantutbyte på blanketten.) Blanketten sparas till sist genom att klicka på Save. Om du försöker mata in felaktiga uppgifter på blanketten, varnar systemet för eventuellt fel (orange meddelande = varning) eller spärrar att de sparas (rött meddelande = spärr). Du får anvisningar för ifyllandet genom att klicka på?. Det går att spara blanketten först när uppgifterna är korrekta. 2.2. Sammantagen överföring av uppgifter som excel-tabeller Det kan underlätta rapporterarens arbete att föra in uppgifterna som färdiga tabeller, i synnerherhet om rörlighetsmängderna är stora. Börja inmatningen av tabeller genom att välja Mobility i den övre menyraden och vid önskad kategori öppna sidan Import (Student/Teacher/Staff Mobilities). Användning av excel-modeller Det går att från systemet ladda ned färdiga excel-tabellmallar på vilka det går att samla uppgifter från överföring till systemet. Spara dem på din egna datorn i excel-format innan du fyller i dem. Tabellerna finns för respektive kategori vid punkten Import : 5

klicka Download an example Excel file (with help notes). Att fylla i tabellen Det finns en färdig rubrikrad i excel-tabellmallen. Den ifyllda tabellen måste innehålla alla kolumner som finns i mallen och med samma namn. Kolumnernas ordningsföljd spelar ingen roll. Det finns också kommentarer i excel-mallen som hjälper att fylla i tabellen. För musen på den lilla röda triangeln i rubrikernas övre hörn så får du fram texten med anvisningar. Uppgifterna för varje deltagare i utbytet sparas på en egen rad i tabellen. OBS! - Ta bort modellraderna som finns färdigt i tabellen innan du för över tabellen till systemet! - Filernas utformning får inte ändras. Utformningen är medvetet enkel för att detta underlättar överföringen av uppgifterna till systemet. - Onödiga punkter lämnas tomma. (T.ex. för studentutbyte ska kolumnerna som gäller praktikplats inte fyllas i). Överföring av tabellen till systemet När tabellen för en viss kategori är helt klar, ska du spara den på din egen dator innan du överför den till rapporteringssystemet. Det går att överföra uppgifterna direkt från excel-tabellen. Rekommendationen är att använda excel-tabeller med filändelsen xlsx (nyaste versionerna av excel). Systemet accepterar dock också tabeller i xls-format. Om det uppstår problem vid överföringen av uppgifter kan man spara excel-tabellen i formatet CSV (Comma Delimited). Men då identifierar systemet kanske inte specialtecken t.ex. i personers namn. För att överföra tabellen till systemet välj funktionen Students/Teachers/Staff Import och Browse. För hantering av fel ger systemet tre alternativ av vilka du ska välja ett innan du laddar upp filen i systemet. Alternativen är följande (se också bilden ovan): How should we handle errors? 1. All or nothing: import the file only if all rows in the file are valid. Det första alternativet sparar uppgifterna bara om de är helt korrekta. 2. Check only: don t import anything just check whether the file is valid. Det andra alternativet bara kontrollerar uppgiften, men sparar den inte. 3. Save erranous: Import all rows and flag invalid rows for manual correction. Det tredje alternativet sparar alla (också felaktiga) uppgifter i systemet. I början är det bästa att välja det första eller andra alternativet. Då kontrollerar systemet i förväg uppgifterna som ska överföras, men sparar inte uppgifterna. När systemet har hittat felen, är det bäst att korrigera dem i excel-tabellen innan den slutliga överföringen görs. När det bara finns mycket få eller inga fel kvar, är det bäst att välja det tredje alternativet. 6

Om uppgifterna matas in i flera omgångar, kan man välja om systemet ska ersätta data som överförst tidigare, eller om tidigare sparade data ska blir oförändrade: How should we handle duplicates? - Om du vill ersätta tidigare sparade uppgifter med den nya tabellen, välj överskrivning: Overwrite duplicates. Vid hantering av tabeller på Macintosh-dator sparas tabellen i csv-format i programmet Numbers iworks-paketet för Mac enligt följande: - Välj File -> Export (Fil -> Exportera) - Välj CSV - Välj UTF-8 i menyn Text Encoding (Textkodning). - Välj Next (Nästa), ge filen ett namn och spara den. 3. Ändra och radera uppgifter När uppgifterna har sparats i systemet kan man bläddra i dem, ändra eller radera dem. Detta göra man genom att välja önskad kategori och List (students/teachers/staff). Du ser en förteckning över tabeller som matats in i systemet. Du kan också söka uppgifter enligt olika kriterier. OBS! Slutrapporten ska inte lämnas in till CIMO så länge det finns röda rader i systemet. Rader som innehåller felaktiga uppgifter visas med rött. Du kommer åt att ändra uppgifterna på en enskild blankett med edit-knappen (ikonen med penna/förstoringsglas/block i den vänstra kanten). Korrigeringarna görs direkt på blanketten. De ändrade uppgifterna sparas till slut genom att klicka på Save i blankettens nedre kant. Det går också att radera felaktiga rader. Välj den önskade raden på listskärmen och klicka på Delete selected nere på sidan. Du kan också välja flera felaktiga rader på en gång och skapa en separat excel-tabell av dem för bearbetning (Select all with errors Download selected as excel-file). Därefter kan du spara filen på din dator och sedan överföra den korrigerade versionen till systemet (det är bäst att då välja overwrite duplicates). Det går att ändra på uppgifterna så länge användarnamnet är i kraft (till den 15.11). Det går att bläddra i uppgifterna också efter att användarnamnets giltighet har upphört. OBS! Försök aldrig ändra i uppgifterna efter att du har skrivit ut de slutliga versionerna som ska skickas till CIMO! 4. Rapporternas utskrift ur systemet och underteckning 7

När alla slutliga uppgifter har sparats i systemet och felen korrigerats, ska du skriva ut uppgifterna som matats in i systemet. För att skriva ut rapporterna, gå till den aktuella kategorins (Students/Teachers/Staff) sida och välj View Student/Teacher/Staff report. Två olika rapporter skrivs ut för alla tre kategorier. 1. Statistik- och ekonomirapporter (sammanfattningssidor som underskrivs) Välj vid respektive kategori Display printable report. Systemet adderar utbetalda stipendier, tilläggsbidrag, antal utresande med och utan stipendium samt utbytenas sammanlagda längd. Kontrollera att totalbeloppen stämmer överens med högskolans bokföring och med Erasmus-bidraget som CIMO beviljat. OBS! Det rapporterade använda bidraget får inte överhuvudtaget vara större än det tillgängliga Erasmus-bidraget. (Om högskolan har finansierat Erasmus-utbyten också med egna medel, ska endast det använda bidraget från CIMO anges i slutrapporten, för övriga är stipendium = 0). Å andra sidan rekommenderas att det använda bidraget rapporteras i sin helhet och exakt till varje cent, inte exempelvis 5 cent mindre. Detta underlättar CIMOs kontroll av rapporten. Den utskrivna rapporten undertecknas av högskolans juridiska representant. De undertecknade raporterna bifogas till slutrapporten som postas till CIMO. 2. Excel-tabeller med uppgifter över mobiliteterna Välj vid önskad kategori Download report excel file. Systemet skapar en excel-fil av export data, spara denna fil genast på din egen dator. Innan du skriver ut tabellen, försök ställa in tabellen så att alla uppgifter syns i sin helhet på utskriften. Rubrikraderna behöver inte synas i sin helhet, men de inmatade uppgifterna måste göra det. Det lönar sig att justera kolumnbredderna och minska på marginalerna. Välj vågrätt pappersformat i sidoinställningarna och minska vid behov fontstorleken. Rapporten över student- och praktikantutbytet måste troligen skrivas ut på ett A3-ark för att alla kolumner ska rymmas på en vågrät sida. Vid behov kan du också skriva ut tabellen på två parallella vågräta A4-ark. De utskrivna tabellerna bifogas till slutrapporten som postas till CIMO. Innan du skickar rapporten kontrollera följande: Statistik- och ekonomirapporterna (sidorna för underskrift): Den totala mängden mobiliteter är korrekt. Det rapporterade använda bidraget överskrider inte i någon kategori högskolans beviljade bidrag från CIMO. (Använt bidrag = ursprungligt bidrag + ev. tilläggsbidrag + rörlighet utan 8

hinder-tilläggsbidrag som CIMO beviljat separat plus/minus öveföringar från en kategori till en annan). Alla sidor har undertecknats av högskolans juridiska representant. Excel-tabellerna: Alla mobiliteter uppfyller Erasmus-behörighetsvillkoren (bl.a. längd och Erasmus-dokument). Se Erasmus-guide för högskolorna 2012 2013. Stipendierna som har utbetalats till deltagarna är inom ramen för stipendiernas maximibelopp med beaktande av utbytets längd. Uppgifterna syns i sin helhet i alla kolumner på utskrifterna. Specialtecken i namn syns korrekt. 5. Övriga rapporter som skickas till CIMO Utöver den elektroniska mobilitetsrapporten ingår det också andra rapporter i slutrapporten. Dessa görs på antingen Word- eller internetblanketter beroende på rapport. Också dessa skrivs ut och postas till CIMO tillsammans med slutrapporten senast den 15.11.2013. Rapportblanketterna finns på Erasmus-sidorna på CIMOs webbplats: http://www.cimo.fi/program/erasmus/mobilitet/till_deltagarna/administration_och_avtalsbi lagor_2012-2013 Meddelande om överföringar Högskolorna kan göra överföringar mellan olika mobilitetskategorier. Även om överföringarna har meddelats till CIMO tidigare, ska alla utförda överföringar sammanställas på en separat blankett som skickas till CIMO tillsammans med slutrapporten. se Erasmus-guide för högskolorna 2012 2013. Rapport över OM-bidragets användning Rapporten över OM-bidraget (bidrag beviljat för organisation av mobiliteten) formuleras fritt. Rapporten ska undertecknas och i den ska framgå det totala OM-bidragsbeloppet som högskolan har använt. Det krävs ingen specifikation över OM-bidragets användningsändamål eller utdrag ur bokföringen. Efter att slutrapporten har inlämnats kontrollerar CIMO hur stort OM-bidrag högskolans genomförda slutliga mobilitet berättigar till. Om högskolan måste återbetala bidrag, skickas en faktura över beloppet i slutet av året. Inkommande studerande och praktikanter Antal inkommande Erasmus-studerande och -praktikanter till högskolan per land. Den färdiga rapporten skrivs ut innan den inlämnas elektroniskt på webropol-blanketten. Länken finns på ovan nämnda webbsida. Skriftlig Erasmus-slutrapport En skriftlig slutrapport ska göras över genomförandet av Erasmus-mobiliteten. Rapporten ger CIMO nyttig information om trender, utmaningar och god praxis inom mobiliteten som kan spridas vidare till andra. Det finns en separat word- och webropolblankett för rapporten. Det går lättare att fylla i blanketten om du först fyller i och sparar rapporten på word-blanketten och sedan kopierar svaren till webropol-blanketten (observera att svarsutrymmet är begränsat). Word-blanketten behöver inte skickas till CIMO. Svaren får formuleras fritt och kan utöver utgående mobilitet också omfatta den inkommande. Eftersom det görs en skriftlig rapport varje år, är det bäst att i svaren i 9

första hand behandla sådant som gäller närmast föregående år. Skriv ut den ifyllda blanketten innan du sparar den i webropol före sista datum för slutrapporteringen. BILAGOR Anvisningar för att fylla i excel-tabellerna per kategori samt koder som behövs vid rapporteringen a. Student- och praktikantutbyte modell för datainsamling Kolumnens rubrik (får inte ändras) Kommentarer Närmare information MobilityType HomeInstitution Surname Forename DateBirth Gender Nationality SubjectArea LevelStudy YearsPrior HostInstitution One of S (Mobility for Study), P (Mobility for Placement) or C (Combined placement). Home Institution Erasmus code Family name of Student Forenames of Student Date of Birth (dd-mm-yyyy) Gender [M] Male [F] Female Nationality If XX (Other), please specify the nationality in the comment field. Subject area Level of Study (choose one) [S] Short Cycle [1] First Cycle [2] Second Cycle [3] Third Cycle Välj en av följande: S = studentutbyte, P = praktikantutbyte, C = kombinerad period (studentutbyte + praktik) Avsändande högskolas Erasmuskod, t.ex. SF HELSINK77 Modell: dd-mm-yyyy eller dd.mm.yyyy eller dd/mm/yyyy eller ddmmyy Kön. Använd bokstavskoden. Använd ländernas ISO-koder med 2 bokstäver, t.ex. FI. Se tabellen i slutet av dessa anvisningar. Använd utbildningsområdets ISCED-sifferkod (alltså inte längre gamla områdeskoder i formen nn.n!) Tabellen finns i slutet av dessa anvisningar. S = short cycle (används inte i Finland) 1 = lägre högskoleexamen 2 = högre högskoleexamen 3 = doktors- eller licentiatexamen Years of HE Study Prior to Erasmus Study / Placement Period Totalt antal, 0 20. Host Institution. Leave empty in case of SMP. Mottagande högskolas Erasmuskod, t.ex. A WIEN39. Fylls i bara för studentutbyte eller kombinerad period. OBS! Om du inte vet eller inte hittar koden, välj Other i formen landskod XX (t.ex. UK XX), och skriv den kod och högskolans namn som du vet i kommentarrutan. 10

CountryOfPlacement Placement EnterpriseSize TypePlacementSector LengthStudyPeriod LengthPlacement ShortDuration StudyStartDate PlacementStartDate Country of Placement. Leave empty in case of SMS. Placement Enterprise (the original name of the company/organisation) Leave empty in case of SMS. Size of the Enterprise [S] Small (1-50 staff) [M] Medium (51-250 staff) [L] Large (> 250 staff) Leave empty in case of SMS. Type of Placement Sector Leave empty in case of SMS. Length of Study Period in Months (including combined placement and EILC). Leave empty in case of SMP. Length of Placement in Months (including EILC) Leave empty in case of SMS or combined mobility. Early return - Reason for duration under three months [T] University term less than 3 months [X] Other Date on which the study period commenced, including EILC period (mm-yyyy). Leave empty in case of SMP. Date on which the placement period commenced, including EILC period (mm-yyyy) Observera också kodens mellanslag: Om landskoden består av 1 bokstav (t.ex. Österrike = A) följs den av 2 mellanslag. Om koden har 2 bokstäver (t.ex. Polen = PL) följs den av 1 mellanslag. Om koden har 3 bokstäver (Irland = IRL) skrivs inga mellanslag före stadens namn. Använd ländernas ISO-koder med 2 bokstäver, t.ex. FI. Se tabellen i slutet av dessa anvisningar. Fylls i bara för praktikantutbyte eller kombinerad period. Fylls i bara för praktikantutbyte eller kombinerad period. Fylls i bara för praktikantutbyte eller kombinerad period. Praktikplatsens arbetslivssektor, använd kod med 1 bokstav, se tabellen i slutet av anvisningarna. Fylls i bara för praktikantutbyte eller kombinerad period. Längd med 0,25 månaders noggrannhet. T.ex. 4 eller 3,25. Kan också anges i hela månader. OBS: Inkludera också EILC-kurs eller för kombinerad period utbytets hela längd. Fylls i bara för studentutbyte och kombinerad period. Längd med 0,25 månaders noggrannhet. T.ex. 4 eller 3,25. Kan också anges i hela månader. OBS: Inkludera också EILC-kurs. Fylls i bara för praktikantutbyte. Om den den totala längden är under 3 mån, välj orsak. Använd de bifogade koderna. I annat fall lämnas punkten tom. Studentutbytets startmånad i formen mm-yyyy eller mm.yyyy eller mm/yyyy. Fylls i bara för studentutbyte och kombinerad period. Praktikantutbytets startmånad i formen mm-yyyy eller mm.yyyy eller mm/yyyy. 11

ECTSCreditsStudy ECTSCreditsPlacement SNSupplement TaughtHostLang LanguageTaught LingPreparation StudyGrant PlacementGrant PreviousParticipation Leave empty in case of SMS or combined mobility. Number of ECTS credits / Study. Leave empty in case of SMP. Number of ECTS credits for placement. Leave empty in case of SMS or combined mobility. Supplement for special needs Taught in Host Language (Y/N) Training Language The language in which the student has undergone the training Linguistic Preparation of Student Whether the student has attended a language course (including EILC course) in the host country or other language courses in the home or host country, which is specifically related to Erasmus. [EC] EILC [HS] Host Country [HM] Home Country [NN] None Study Grant The amount of grant the student received for study period excluding disability supplement but including EILC. Leave empty in case of SMP. Placement Grant The amount of grant the student received for placement period excluding disability supplement but including EILC. Leave empty in case of SMS or combined mobility. Previous participation in the Erasmus programme Fylls i bara för praktikantutbyte. Helt tal. Fylls i bara för studentutbyte och kombinerad period. För kombinerad period räknas här ihop ECTSpoängen från både studentutbytet och praktiken. Helt tal. Fylls i bara för praktikantutbyte. Tidigare: DisabilitySupplement. Fylls i bara om personen har fått rörlighet utan hinder-tilläggsbidrag från CIMO. Helt eller decimaltal. Var studie- eller praktikspråket ett officiellt språk i värdlandet? Y / N Studie- eller praktikspråk, använd kod med 2 bokstäver. Se tabellen i slutet av dessa anvisningar. Språkkurs i nära anslutning till student- eller praktikantutbytet. NN = ingen kurs EC = EILC-språkkurs HM = arrangerad av avsändande högskola HS = arrangerad av mottagande högskola eller företag Det totala beloppet för Erasmusstipendium medräknat EILCstipendium och borträknat specialbidrag (som antecknas vid egen punkt). Helt eller decimaltal. Fylls i bara för studentutbyte och kombinerad period. Det totala beloppet för Erasmusstipendium medräknat EILCstipendium och borträknat specialbidrag (som antecknas vid egen punkt). Helt eller decimaltal. Fylls i bara för praktikantutbyte. Har studenten tidigare deltagit i Erasmus-utbyte? 12

Comment QualificationAtHost [N] No [S] Study [W] Work Placement [M] Mundus Comment Please specify nationality if XX (Other). Qualification received at the Host Country [D] Double [J] Joint [O] Other [N] None N = nej S = har deltagit i Erasmusstudentutbyte W = har deltagit i Erasmuspraktikantutbyte M = har deltagit i Erasmusstudentutbyte som del av Erasmus Mundus-magisterprogram Plats för kommentarer. Om studentens nationalitet har angetts som XX (=annan), specificeras nationaliteten här. Om Erasmus-koden för den mottagande högskola är okänd eller har ändrats, anges den tidigare koden och högskolans namn här. Avlade studenten/praktikanten en examen eller annan kvalifikation under utbytet? D = Dubbelexamen J = Gemensam examen O = Annan examen eller kvalifikation N = Ingen examen 13

b. Lärarutbyte modell för datainsamling Kolumnens rubrik (får inte ändras) Kommentarer Närmare information MobilityType HomeInstitution Surname Forename DateBirth Gender Nationality HomeSubject Seniority HostInstitution Mobility type [hei2hei] From HEI to HEI [en2hei] From Enterprise to HEI Home Institution. Leave empty in case of en2hei. Surname of Teacher Forenames of Teacher Date of Birth Gender [M] Male [F] Female Nationality If XX (Other), please specify the nationality in the comment field. Subject Area of Teacher in Home Institution Principal teaching subject area of the teacher at Home University. Seniority of Teacher [J] Junior (< 10 years of experience ) [I] Intermediate (> 10 and < 20 years of experience) [S] Senior (> 20 years of experience) Host Institution Typ av lärarutbyte. Välj en av följande: hei2hei = från högskola till högskola, en2hei = från företag till högskola (utbyte på inbjudan) Avsändande högskolas Erasmus-kod, t.ex. SF HELSINK77 Fylls inte i för person som inbjudits från företag. Modell: dd-mm-yyyy eller dd.mm.yyyy eller dd/mm/yyyy eller ddmmyy Kön. Använd bokstavskoden. Använd ländernas ISO-koder med 2 bokstäver, t.ex. FI. Se tabellen i slutet av dessa anvisningar. Använd utbildningsområdets ISCEDsifferkod (alltså inte längre gamla områdeskoder i formen nn.n!) Fylls också i för person som inbjudits från företag. Lärarens position eller expertisnivå vid den avsändande högskolan Mottagande högskolas Erasmus-kod, t.ex. A WIEN39. OBS! Om du inte vet eller inte hittar koden, välj Other i formen landskod XX (t.ex. UK XX), och skriv den kod och högskolans namn som du vet i kommentarrutan. Obsverara också kodens mellanslag: Om landskoden består av 1 bokstav (t.ex. Österrike = A) följs den av 2 mellanslag. Om koden har 2 bokstäver (t.ex. Polen = PL) följs den av 1 mellanslag. Om koden har 3 bokstäver (Irland = IRL) skrivs inga mellanslag före stadens namn. 14

HostSubject LengthDays LengthHours StartMonth LevelTeachingST LangTeaching HomeEnterprise HomeEnterpriseSize HomeEnterpriseType HomeEnterpriseCountry CategoryWorkEnterprise Host Subject Area Principal Subject area of teaching at the Host Institution Duration of Teaching assignment (days) How many days the teacher has been abroad Duration of Teaching (hours) How many hours taught abroad Mobility Start Month (mm-yyyy) Level of Teaching (choose one) [1] First Cycle [2] Second Cycle [3] Third Cycle [S] Short Cycle [M] Multiple Cycles Language of Teaching Home Enterprise (the original name of the company/organisation). Leave empty in case of hei2hei. Size of Home Enterprise [S] Small (1-50 staff) [M] Medium (51-250 staff) [L] Large (>250 staff) Leave empty in case of hei2hei. Type of the home enterprise Leave empty in case of hei2hei. Country of the home enterprise Leave empty in case of hei2hei. Category of work at Home Enterprise [M] Manager [R] Researcher/Teacher/Trainer [T] Technical [A] Administrative Leave empty in case of hei2hei. Använd utbildningsområdets ISCEDsifferkod (alltså inte längre gamla områdeskoder i formen nn.n!) Lärarutbytetets längd i dagar (medräknat resedagarna). Helt tal mellan 1 och 42. Antal undervisningstimmar under lärarutbytet. Helt tal, minst 5. Lärarutbytets startmånad i formen mmyyyy eller mm.yyyy eller mm/yyyy. Nivå på vilken undervisning under utbytet gavs 1 = lägre högskoleexamen 2 = högre högskoleexamen 3 = doktors- eller licentiatexamen S = short cycle M = flera olika utbildningsnivåer Undervisningsspråk utomlands, använd kod med 2 bokstäver. Se tabellen i slutet av dessa anvisningar. Det avsändande företagets namn. Fylls i bara för utbyte från företag till högskola. Det avsändande företagets storlek. Fylls i bara för utbyte från företag till högskola. Använd bokstavskoden. Det avsändande företagets arbetslivssektor, använd kod med 1 bokstav, se tabellen i slutet av anvisningarna. Fylls i bara för utbyte från företag till högskola. Använd ländernas ISO-koder med 2 bokstäver, t.ex. FI. Se tabellen i slutet av dessa anvisningar. Fylls i bara för utbyte från företag till högskola. Personens arbetsuppgift vid det avsändande företaget. Fylls i bara för utbyte från företag till högskola. 15

SNSupplement Subsistence Travel IsFirstTV Comment Supplement for severe disability Erasmus Subsistence Costs The overall subsistence costs excluding the additional funding for disabilities Erasmus Travel Costs The overall travel costs excluding the additional funding for disabilities Erasmus [N] No [Y] Yes Comment Please specify nationality if XX (Other). Fylls i bara om personen har fått rörlighet utan hinder-tilläggsbidrag från CIMO. Helt eller decimaltal. Uppehållskostnader. Här antecknas HELA Erasmus-stipendiet som betalts ur EU-medel (borträknat specialbidrag). Helt eller decimaltal. Resekostnader. Dessa antecknas som NOLL. (Bidragets klumpsumma anges i sin helhet vid punkten Subsistence). Var detta första gången personen deltog i Erasmus-lärarutbyte? Y / N Plats för kommentarer. Om lärarens nationalitet har angetts som XX (=annan), specificeras nationaliteten här. Om Erasmus-koden för den mottagande högskola är okänd eller har ändrats, anges den tidigare koden och högskolans namn här. c. Personalutbyte modell för datainsamling Kolumnens rubrik (får inte ändras) Kommentarer Närmare information Mobility type MobilityType HomeInstitution [hei2hei] From HEI to HEI [hei2en] From HEI to Enterprise Home Institution Typ av personalutbyte. Välj en av följande: hei2hei = från högskola till högskola, hei2en = från högskola till företag Avsändande högskolas Erasmus-kod, t.ex. SF HELSINK77. Surname Forename DateBirth Gender Nationality CategoryWorkHome Surname of Staff member Forenames of Staff member Date of Birth Sex [M] Male [F] Female Nationality If XX (Other), please specify the nationality in the comment field. Category of Work at Home HEI [I] International Office [F] Finance [G] General Admin and Technical [T] Academic Staff [S] Student Information [C] Continuing Education Modell: dd-mm-yyyy eller dd.mm.yyyy eller dd/mm/yyyy eller ddmmyy Kön. Använd bokstavskoden. Använd ländernas ISO-koder med 2 bokstäver, t.ex. FI. Se tabellen i slutet av dessa anvisningar. Personens arbetsuppgift vid den avsändande högskolan. 16

[O] Other Seniority TypeActivity HostInstitution HostEnterprise EnterpriseHostSize HostEnterpriseType CountryOfEnterprise LengthDays Seniority of Staff Member [J] Junior (< 10 years of experience ) [I] Intermediate ( > 10 and < 20 years of experience) [S] Senior ( > 20 years of experience) Type of activity carried out by the member of staff at the host institution/enterprise. [W] Workshop [T] Training [S] Work Shadowing [O] Other Host Institution Erasmus ID code of the Institution in the host country where staff training took place Leave empty in case of hei2en. Host Enterprise (the original name of the company/organisation). Leave empty in case of hei2hei. Size of Host Enterprise [S] Small (1-50 staff) [M] Medium (51-250 staff) [L] Large (>250 staff) Leave empty in case of hei2hei. Type of the Host Enterprise Leave empty in case of hei2hei. Country of the Host Enterprise Leave empty in case of hei2hei. Duration of Working (days) Personens position eller expertisnivå vid den avsändande högskolan Personalutbytets huvudsakliga syfte. Använd bokstavskoden. Mottagande högskolas Erasmus-kod, t.ex. A WIEN39. Fylls i bara för utbyten från högskola till högskola. OBS! Om du inte vet eller inte hittar koden, välj Other i formen landskod XX (t.ex. UK XX), och skriv den kod oc högskolans namn som du vet i kommentarrutan. Obsverara också kodens mellanslag: Om landskoden består av 1 bokstav (t.ex. Österrike = A) följs den av 2 mellanslag. Om koden har 2 bokstäver (t.ex. Polen = PL) följs den av 1 mellanslag. Om koden har 3 bokstäver (Irland = IRL) skrivs inga mellanslag före stadens namn. Det mottagande företagets namn. Fylls i bara för utbyte från högskola till företag. Det mottagande företagets storlek. Fylls i bara för utbyte från högskola till företag. Använd bokstavskoden. Det mottagande företagets arbetslivssektor, använd kod med 1 bokstav, se tabellen i slutet av anvisningarna. Fylls i bara för utbyte från högskola till företag. Använd ländernas ISO-koder med 2 bokstäver, t.ex. FI. Se tabellen i slutet av dessa anvisningar. Fylls i bara för utbyte från högskola till företag. Personalutbytets längd i dagar (medräknat resedagarna) Helt tal mellan 17

StartDate LanguageOfTraining SNSupplement Subsistence Travel IsFirstEV Comment How many training days the person has been abroad. Date on which mobility commenced (mm-yyyy) Language of Staff Training Supplement for severe disability Erasmus Subsistence Costs The overall subsistence costs excluding the additional funding for disabilities Erasmus Travel Costs The overall travel costs excluding the additional funding for disabilities Erasmus [N] No [Y] Yes Comment Nationality if XX (Other). 1 och 42. Personalutbytets startmånad i formen mm-yyyy eller mm.yyyy eller mm/yyyy. Arbetsspråk under utbytet, använd kod med 2 bokstäver. Se tabellen i slutet av dessa anvisningar. Fylls i bara om personen har fått rörlighet utan hinder-tilläggsbidrag från CIMO. Helt eller decimaltal. Uppehållskostnader. Här antecknas HELA Erasmus-stipendiet som betalts ur EU-medel (borträknat specialbidrag). Helt eller decimaltal. Resekostnader. Dessa antecknas som NOLL (Bidragets klumpsumma anges i sin helhet vid punkten Subsistence). Var detta första gången personen deltog i Erasmus-personalutbyte? Y / N Plats för kommentarer. Om personens nationalitet har angetts som XX (=annan), specificeras nationaliteten här. Om Erasmus-koden för den mottagande högskola är okänd eller har ändrats, anges den tidigare koden och högskolans namn här. Economic Sector codes NACE1 A B C D E F G H I J K L M N O Description AGRICULTURE, FORESTRY AND FISHING MINING AND QUARRYING MANUFACTURING ELECTRICITY, GAS, STEAM AND AIR CONDITIONING SUPPLY WATER SUPPLY; SEWERAGE, WASTE MANAGEMENT AND REMEDIATION ACTIVITIES CONSTRUCTION WHOLESALE AND RETAIL TRADE; REPAIR OF MOTOR VEHICLES AND MOTORCYCLES TRANSPORTATION AND STORAGE ACCOMMODATION AND FOOD SERVICE ACTIVITIES INFORMATION AND COMMUNICATION FINANCIAL AND INSURANCE ACTIVITIES REAL ESTATE ACTIVITIES PROFESSIONAL, SCIENTIFIC AND TECHNICAL ACTIVITIES ADMINISTRATIVE AND SUPPORT SERVICE ACTIVITIES PUBLIC ADMINISTRATION AND DEFENCE; COMPULSORY SOCIAL SECURITY 18

P Q R S T U EDUCATION HUMAN HEALTH AND SOCIAL WORK ACTIVITIES ARTS, ENTERTAINMENT AND RECREATION OTHER SERVICE ACTIVITIES ACTIVITIES OF HOUSEHOLDS AS EMPLOYERS; UNDIFFERENTIATED GOODS- AND SERVICES-PRODUCING ACTIVITIES OF HOUSEHOLDS FOR OWN USE ACTIVITIES OF EXTRATERRITORIAL ORGANIZATIONS AND BODIES Erasmus Countries and Codes Erasmus Country codes AT BENL BEFR BEDE BG CY CZ DE DK EE ES FI FR GR HU IE IS IT LI LT LU LV MT NL NO PL PT RO SE SI SK TR UK HR CH Country Austria Belgium (nl) Belgium (fr) Belgium (de) Bulgaria Cyprus Czech Republic Germany Denmark Estonia Spain Finland France Greece Hungary Ireland Iceland Italy Liechtenstein Lithuania Luxembourg Latvia Malta Netherlands Norway Poland Portugal Romania Sweden Slovenia Slovakia Turkey United Kingdom Croatia Swiss Confederation 19

MK FYRom (Former Yugoslav Republic of Macedonia) Erasmus Language codes (ISO) BG CS DA DE EL EN ES ET FI FR GA HU IS IT LT LV MT NL NO PL PT RO SK SL SV TR HR MK XX Bulgarian Czech Danish German Greek English Spanish Estonian Finnish French Irish Hungarian Icelandic Italian Lithuanian Latvian Maltese Dutch Norwegian Polish Portuguese Romanian Slovak Slovenian Swedish Turkish Croatia Macedonian Other List of subject area codes Fields of Education & Training (ISCED97) Code Description 0 General Programmes 01 Basic/broad, general programmes 010 Basic/broad, general programmes 08 Literacy and numeracy 080 Literacy and numeracy 09 Personal skills 090 Personal skills 1 Education 14 Teacher training and education science 140 Teacher training and education science (broad programmes) 141 Teaching and training 142 Education science 143 Training for pre-school teachers 144 Training for teachers at basic levels 145 Training for teachers with subject specialisation 146 Training for teachers of vocational subjects 20