Stadgar för Sjöhultets samfällighetsförening Organisationsnummer: 716436-6184 Antagna 2013-04-20 Stadgar för samfällighetsförening bildad enligt lagen (1973:1150) om förvaltning av samfälligheter. Lagens bestämmelser om förvaltningen skall gälla i den mån inte annat framgår av dessa stadgar. 1 Firma Föreningens firma är Sjöhultets samfällighetsförening. 2 Samfälligheter Föreningen förvaltar gemensamhetsanläggningen Örkelljunga Sjöhultet ga:2 stiftad genom anläggningsbeslut 1984-06-19. 3 Grunderna för förvaltningen Samfälligheten skall förvaltas i enlighet med vad som vid bildandet bestäms om dess ändamål. 4 Medlem Medlem i föreningen är ägare till fastighet eller därmed jämställd egendom, som har del i samfällighet upptagen under 2. 5 Styrelsesäte, sammansättning För föreningen skall finnas en styrelse med säte i Örkelljunga kommun, Skånes län. Styrelsen skall bestå av minst 3 och högst 7 ledamöter och motsvarande antal suppleanter. Valberedningen (om sådan är vald), skall före ordinarie årsmöte, inhämta råd av sittande styrelse gällande den storlek hos kommande styrelse som skall föreslås årsmötet. 6 Styrelse Val Styrelsen utses vid årsmötet för tiden mellan två årsmöten. Stämman utser ordförande och kassör, övriga befattningar utser styrelsen inom sig. Konstituerande styrelsemöte skall hållas i direkt anslutning till årsmötet. 1
7 Styrelse kallelse till sammanträde, föredragningslista Kallelse till styrelsesammanträde, vilken skall innehålla uppgift om förekommande ärenden, skall tillställas ledamöterna och revisorerna minst 14 dagar före sammanträdet. Suppleanterna skall inom samma tid tillställas underrättelse om sammanträdet och förekommande ärenden. Ledamot som är förhindrad att närvara, skall genast meddela detta till ordföranden, som har att omedelbart kalla suppleant i ledamotens ställe. Suppleant som ej tjänstgör i ledamotens ställe har rätt att närvara vid sammanträdet men har ej rösträtt. 8 Styrelse beslutförhet protokoll Styrelsen är beslutför när kallelsen skett i behörig ordning och minst halva antalet styrelseledamöter är närvarande. Utan hinder härav skall styrelsesammanträde anses behörigen utlyst om samtliga ordinarie ledamöter infunnit sig till sammanträdet. Som styrelsens beslut gäller den mening om vilken de flesta förenar sig. Vid lika röstetal avgörs personval genom lottning. I andra frågor gäller den mening som biträdes av ordföranden. Utan att ha angivits i kallelsen får ärende avgöras om minst två tredjedelar av styrelseledamöterna är närvarande och ense om beslutet. Fråga får utan hinder av bestämmelserna i första stycket avgöras utan kallelse om samtliga ordinarie ledamöter är ense om beslutet Den som deltagit i avgörandet av ärende äger anföra reservation mot beslutet. Sådan reservation skall anmälas före sammanträdets slut. Över ärenden i vilka styrelsen fattat beslut skall föras protokoll som upptar datum, deltagande ledamöter och suppleanter, kort beskrivning av ärendet, styrelsens beslut samt anförda reservationer. Protokollet anses vara godkänt om ingen av de närvarande styrelsemedlemmarna anmält invändningar en vecka efter att protokollet skickats ut. 9 Styrelse förvaltning Styrelsen skall 1 förvalta samfälligheten och föreningens tillgångar, 2 föra redovisning över föreningens räkenskaper, 3 ansvara för att protokoll förs vid föreningsstämma och styrelsemöten, 4 hålla debiteringslängd uppdaterad avseende delägande fastigheter samt deras andelstal och ägare, 2
5 besluta om ändring av andelstal på grund av att en fastighets användningssätt ändras stadigvarande (villkorat mot att sådan rätt finns inskriven i anläggningsbeslut), 6 årligen till ordinarie stämma avge förvaltningsberättelse över föreningens verksamhet och ekonomi, 7 om förvaltningen är uppdelad på olika verksamhetsgrenar och medlemmarnas andelar inte är lika stora i alla verksamhetsgrenarna, föra särskild redovisning för varje sådan gren, 8 i övrigt fullföra vad lagen föreskriver om styrelsens handhavande av föreningens angelägenheter. 10 Definition av en fastighets användningssätt Enligt anläggningsbeslutet finns fyra olika typer av fastigheter inom samfälligheten med olika andelstal: - Obebyggd tomt - Fritidsboende utan vatten - Fritidsboende - Permanent boende Det är medlemmens skyldighet att till styrelsen, senast två veckor innan budgetstämman, anmäla ändring av fastighets användningssätt. Det finns två gränsdragningar som då måste förtydligas: 1) Obebyggd tomt versus bebyggda typer: Från och med beviljat bygglov räknas en tomt som bebyggd. Om bygglovet inte skulle utnyttjas är det medlemmens avsvar att anmäla detta till styrelsen så beslut om fastighetens användningssätt kan ändras tillbaka till obebyggd tomt. 2) Fritidsboende versus permanent boende: Är medlem folkbokförd på sin fastighet inom samfälligheten så räknas man också permanent boende där. (Styrelsen må besluta om undantag i de fall medlemmen har dubbelt boende och primärt utnyttjar det andra boendet.) 11 Revision För granskning av styrelsens förvaltning skall medlemmarna på ordinarie föreningsstämma utse 2 revisorer och 1-2 suppleanter. Byte av båda revisorerna samtidigt bör, om möjligt, undvikas. Revisorerna skall under ett verksamhetsår bland annat granska: 3
- att stadgarna följs - att verifikationer är korrekta och att de bokförts rätt - att bokförningen i övrigt stämmer med verkligheten - att budgetuppföljning görs - årsberättelse med resultat- och balansräkning samt verksamhetsberättelse upprättas - att debiteringslängden hålls kontinierligt uppdaterad - att föreningen har ett adekvat försäkringsskydd - styrelsens förvaltning, dvs att nödvändiga beslut tas samt att dessa verkställts. Revisionsberättelse skall överlämnas till styrelsen senast fyra veckor före ordinarie stämma. 12 Räkenskapsperiod Föreningens räkenskapsperiod omfattar tiden 1 Jan 31 dec 13 Underhålls- och förnyelsefond För att säkerställa att föreningens vattenförsörjning, vägar och andra gemensamma anläggningar hålls i bra skick över tiden, och bevarar sitt värde, skall en underhålls- och förnyelsefond finnas. Till denna avsätts i budgeten högst ett prisbasbelopp per år för att tillgodose framtida behov för akuta större underhållsutgifter som inte kunnat förutses, eller renovering, som inte kan täckas inom den årliga underhållsbudgeten. Fondens får vara högst 8 prisbasbelopp och skall finnas på ett separat bankkonto som tecknas av ordföranden och kassören i förening. Styrelsen utarbetar och uppdaterar löpande en underhållsplan som är ett av underlagen vid budgetering. 14 Föreningsstämmor Föreningen har två ordinarie stämmor, årsmötet och bugetstämman. Årsmöte skall årligen hållas under tredje helgfria lördagen i april kl. 10.00 i gemensamhetslokalen. Budgetstämman skall hållas under november månad. Styrelsen kan när den finner det erforderligt utlysa extra stämma. I fråga om medlemmars rätt att begära att extra stämma utlyses gäller 47 3 st. lagen om förvaltning av samfälligheter. Före årsmötet skall förvaltningsberättelse och revisionsberättelse för den avslutade räkenskapsperioden finnas tillgänglig för 4
granskning från det kallelseåtgärd vidtagits. Inför budgetstämman skall styrelsen bereda medlemmarna tillfälle att från det kallelseåtgärd vidtagits ta del av budget samt debiteringslängd (utvisande de belopp som skall uttaxeras, vad som belöper på varje medlem och när betalning skall ske). 15 Kallelse till stämma Kallelse till stämma skall utfärdas av styrelsen och ske via postförsändelse samt på föreningens webbplats. www.sjohultet.se Kallelseåtgärd skall vidtas senast en månad före sammanträdet. I kallelsen skall anges vilka ärenden som skall förekomma på stämman och var de i 13 angivna handlingarna finns tillgängliga. Styrelsen skall tillse att andra meddelanden kommer till medlemmarnas kännedom genom anslag på föreningens anslagstavla vid badplatsen, i gemensamhetslokalen samt på föreningens webbplats, www.sjohultet.se. 16 Motioner Medlem kan genom motion väcka förslag rörande föreningens verksamhet. Motioner behandlas på årsmötet och skall vara styrelsen skriftligen tillhanda senast den 31 januari. Styrelsen skall bereda angivna motioner och hålla dem tillgängliga för medlemmarna tillsammans med förvaltningsberättelsen. 17 Dagordning vid årsmöte Vid årsmötet skall följande ärenden behandlas: 1 Val av ordförande för stämman 2 Val av sekreterare för stämman 3 Val av två justeringsmän tillika rösträknare 4 Frågan om stämman har utlysts stadgeenligt 5 Godkännande av dagordningen 6 Fastställande av röstlängd 7 Styrelsens och revisorernas berättelse samt årsredovisningen 8 Ansvarsfrihet för styrelsen 9 Disposition av årets resultat 10 Propositioner från styrelsen och/eller motioner från medlemmarna. Varje proposition/motion skall ha en egen underpunkt. 11 Ersättning till styrelsen och revisorerna 5
12 Val av styrelseordförande och kassör. Nyval av båda dessa på samma årsmöte bör undvikas. Beslut om antal styrelsemedlemmar och styrelsesuppleanter samt val av dessa. 13 Val av revisorer och revisorssuppleant(-er) 14 Fråga om val av valberedning 15 Övriga frågor (utan möjlighet till beslut) 16 Meddelande av plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt. 18 Dagordning vid budgetstämma 19 Dagordning vid extrastämma Vid budgettämman skall följande ärenden behandlas: 1 Val av ordförande för stämman 2 Val av sekreterare för stämman 3 Val av två justeringsmän tillika rösträknare 4 Frågan om stämman har utlysts stadgeenligt 5 Godkännande av dagordningen 6 Fastställande av röstlängd 7 Styrelsens förslag till budget och underhållsplan samt framläggande av debiteringslängd. 8 Övriga frågor (utan möjlighet till beslut) 9 Meddelande av plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt. Vid extrastämma skall ordinarie stämmas punkt 1 6 finnas med, det eller de förslag som har föranlett extrastämman samt meddelande av plats där stämmoprotokollet hålls tillgängligt. 20 Disposition av resultat Positivt resultat i en sektion disponeras i enlighet med beslut på årsmöte. Om stämman beslutar om återbetalning fördelas det efter medlemmarnas andelstal i respektive sektion. Visar resultaträkningen i en sektion underskott är medlemmarna förpliktade att täcka underskottet efter deras andelstal i respektive sektion. Ett belopp som säkrar en minsta nödvändig likviditet för föreningen ska dock alltid förbli innestående. 6
21 Stämmobeslut och rösträtt Beslut fattas med acklamation om inte omröstning begärs. Ifråga om omröstning m m gäller 48, 49, 51 och 52 lagen om Förvaltning av samfälligheter. När omröstning genomförs skall omständigheter angående rösträtt, andelstal, ombud mm, som har betydelse för bedömning av resultatet, protokollföras. Val skall ske med slutna röstsedlar om någon begär det. Varje medlem har oavsett hur många fastigheter han eller hon äger i Samfällighetsföreningen bara en röst. Varje fastighet har oavsett hur många ägare det finns på lagfarten bara en röst. Rösträtten för en fastighet med flera ägare kan inte delas mellan delägarna. Vidare skall skriftlig fullmakt finnas för den eller de delägare som inte själv deltar vid föreningsstämman. Medlems rösträtt kan utövas genom ombud förutsatt att det finns fullmakt från fastighetens ägare. Ett ombud kan endast företräda en(1) annan medlem. Ombud behöver ej vara medlem och ett ombud som själv är medlem med rösträtt har då två röster. Medlemmar som ej betalt medlemsavgift fullt ut har ej heller rösträtt. Den (juridiska) person som äger en fastighet inom samfälligheten är betalningsansvarig för aktuella fakturor samt solidariskt ansvarig med förre ägaren för fakturor upp till ett år innan tillträdet. 22 Flera verksamhetsgrenar Skall omröstning ske i fråga som berör flera verksamhetsgrenar gemensamt har vid tillämpning av huvudtalsmetoden varje medlem en röst även om han har del i flera verksamhetsgrenar. Vid tillämpning av andelsmetoden skall i motsvarande fall varje medlemsröstetal framräknas på följande sätt. Först reduceras medlemmens röstetal inom varje verksamhetsgren i förhållande till verksamhetsgrenens andel i den gemensamma verksamhet omröstningen avser. Därefter sammanlägges de reducerade röstetalen för varje medlem. Verksamhetsgrenarnas andelar i verksamhet som är gemensam för samfälligheten(erna) utgör: Sektion I 60 % Sektion II 30% 7
Sektion III 10% 23 Protokollsjustering tillgänglighållande Stämmoprotokollet skall justeras inom två veckor efter stämman och därefter hållas tillgängligt för medlemmarna. Dessa stadgar har antagits vid sammanträde enligt datum på första sidan. 8