GRANSKNINGSRAPPORT 2014-10-21 Revisorskollegiet Sid 1 (8) Dnr 14REK7 Handläggare: Per Mårsell Eva Sundin Gävle kommuns delårsrapport 2, 2014 Vi bedömer att delårsrapporten i stort uppfyller de lagstadgade kraven och därmed också god redovisningssed. Avvikelser från regelverk och god redovisningssed. RKR 13.1 Redovisning av hyres- och leasingavtal. All leasing redovisas som operationell leasing. RKR 8.2 Sammanställd redovisning. Det delägda kommunala försäkringsbolaget Kommungaranti Skandinavien Försäkring AB redovisas utifrån faktiskt ägd substans i stället för proportionell ägarandel. RKR 11.4 Materiella anläggningar. Ingen anpassning av redovisningen till komponentavskrivningar har gjorts inom Gävle kommun. RKR 21 Redovisning av derivat och säkringsredovisning. Gävle kommun har anpassat redovisningen till denna rekommendation med ett undantag, tre ränteswappar i kommunen relaterar till externa lån i Gävle Stadshus AB. Arbete pågår att överföra dessa tre ränteswappar från kommunen till Gävle Stadshus AB, i syfte att kunna uppfylla rekommendationen i årsbokslut 2014. KOMMUNREVISIONEN Gävle kommun, 801 84 Gävle. Besöksadress Stadshuset, Drottninggatan 22 Tfn 026-17 83 41, Mobil 070-167 54 11 per.marsell@gavle.se

Sid 2 (8) Redovisningsprinciper koncernbolagen: Följande bolag har inte anpassat sin finansiella rapportering till K3- regelverket: Gästrike Vatten, Gävle Vatten, Gästrike Återvinnare samt Gästrike Ekogas. Detta har ingen materiell effekt för redovisningen. De mest väsentliga iakttagelserna från granskningen kommenteras nedan. Balansräkning Bokslutsdokumentationen överlämnades till revisorerna enligt tidplan. Helhetsintrycket är gott vad gäller underlagens kvalitet. Variationerna i underlagens kvalitet mellan förvaltningarna är ganska stor. Ansvaret för dokumentationen av respektive balanskonto har dock tydliggjorts. Den vanligaste bristen är att verifierande underlag inte bifogas specifikationen eller att förklarande text med hänvisning till verifierande underlag saknas på bokslutsbilagan. Lån utan säkerhet I årsbokslutet hade kommunen en lånefordran på Bomhus Folket Hus förening på 15,4 mnkr. Enligt reversen var någon säkerhet inte ställd. Sett till låntagarens ekonomiska förhållanden var kommunens fordran kraftigt övervärderad. En värdering av fastigheten gjordes 2013. Bedömt värde var 4,2 mnkr. En nedskrivning gjordes vid delårsrapport 1 2014 med 9,5 mnkr. Kommunfullmäktige beslutade i september 2014 att efterge de i kommunens räkenskaper redan nedskrivna beloppet. Beslutet innebär att en likvidationsplikt för Bomhus Folketshusförening undanröjs. En ny lånehandling har upprättats men har ännu inte diarieförts i daterat och underskrivet skick. Avklippsproblematik Dagbokföringsrutinen påverkas av att systemet är öppet för bokföring efter månadsskiftet. I föreliggande delårsbokslut kom ca 68,6 mnkr felaktigt in på perioden beroende på att bankinbetalningar automatiskt bokförs på månaden då den fortfarande är öppen. Detta borde gå att hantera i systemet och vara åtgärdat inför årsbokslutet. Samma fel uppstod vid delårsbokslutet 2013, men hanterades korrekt i årsbokslutet. Kontot i balansräkningen är bank slag 1922.

Sid 3 (8) Kundreskontran I delårsbokslutet har en uppskattning och reservering gjorts av osäkra fordringar på 5,3 mnkr. En princip för reservering av osäkra kundfordringar är under framtagande. Anläggningsreskontran Avvikelse mellan anläggningsreskontran och balansräkningen. En differens på 41 tkr har noterats. Den är under utredning och Agresso har kopplats in för att rätta till felet. Kommunbidraget Kommunbidraget bör vara exkluderat i balansrapporterna eftersom det inte berör det externa bokslutet. Anvisningarna till förvaltningarna för bokslutsbilagorna är att specificera och periodisera kommunbidraget på balansräkningen. Övrigt Iakttagelserna från granskningen av bokslutsbilagorna kommer i detalj att tas upp med kommunledningskontorets ekonomiavdelning. Resultaträkningen Det är önskvärt att det går att få fram standardiserade rapporter ur systemet, som utgör underlag för delårsrapport och även för årsbokslutet, som stämmer utan att justeringar behöver ske. Övriga granskningsområden Markbyggarna Den 28/2 2014 övergick verksamheten Markbyggarna från Tekniska nämnden Gävle kommun till ett dotterbolag under Gavlefastigheter Gävle kommun AB. Verksamheten lades i ett nytt dotterbolag. De faktiskt bokförda värdena per den 28 februari 2014 ligger till grund för köpeskillingen.

Sid 4 (8) Det saknas ett formellt köpeavtal mellan Tekniska nämnden/kommunstyrelsen och Markbyggarna AB. Exempel på sådant som inte är reglerat är pensionsåtaganden och övertagna garantiåtaganden. Pensionsskulden för tiden 1998-2014 fanns inte i Markbyggarnas balansräkning, utan redovisas centralt i kommunen. Pensioner intjänade före 1998 finns i kommunens totala ansvarsförbindelse. Av personalen var vid övertagandet 47 % över 50 år och andelen över 60 år var 18 %. Avsatt belopp för garantiåtaganden för arbeten gjorda i kommunens regi kan vara för lågt eller för högt beräknade. Det underskott på -2,2 mnkr som Tekniska nämnden har upparbetat under januari-februari 2014 har Kommunstyrelsen ålagt nämnden att inarbeta i sitt resultat. Det framgår inte av delårsrapporten hur det ska göras. Vid årsskiftet kommer ytterligare två verksamheter att läggas som dotterbolag till Gavlefastigheter Gävle kommun AB. Det gäller parkeringsverksamheten från Tekniska nämnden samt Rörbergs flygplats från Kommunstyrelsen. Revisionen rekommenderar att köpeavtal som reglerar parternas åtaganden skrivs. Fördelning av statsbidrag för flyktingmottagning mellan nämnder och år I delårsrapporten tillämpas ett beslut från Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden från 2013 om fördelning av statsbidrag från Migrationsverket. Beslut har nu tagits i Näringslivs- och arbetsmarknadsnämnden om en annan fördelningsmodell som kommer att gälla för 2014 i sin helhet. Det innebär en höjning med 25 % per elev för samtliga skolformer +100/person för vuxenutbildningen. Det innebär att ytterligare 5,7 mnkr kommer att omfördelas till Utbildningsnämnden för helåret 2014. Periodiseringsfrågan mellan åren är ännu inte löst. Den kommer enligt Näringslivs- och Arbetsmarknadsnämnden att lösas innan årsskiftet. Statsbidraget utbetalas under 2 år, men kostnaderna sträcker sig betydligt längre så. Enligt god redovisningssed fördelas bidraget i takt med att kostnaderna tas. Enligt SKL ska de statliga bidragen täcka kostnader för 3,5 år.

Sid 5 (8) Två gemensamma nämnder som inte har berörts i delårsrapporten. Den ena är gemensam nämnd för verksamhetsstöd tillsammans med övriga gästrikekommuner. Gävle kommun är värdkommun för nämnden och ska redovisa budget och utfall. Det finns ingen budget för 2014. Nämnden befinner sig i ett uppstartskede. Den andra gemensamma nämnden gäller företagshälsovård där landstinget är huvudman. Under 2014 har landstinget Dalarna varit en part fram till 30 april. Avvecklingen innebär att ett underskott ska regleras av landstinget Dalarna. Från den 1 maj är Gävle kommun och landstinget de två parterna i nämnden. Från 2015 ansluts ytterligare tre kommuner. Gävle skall redovisa sina kostnader för verksamheten, vilket görs under Kommunstyrelsen. Måluppfyllelse Kommun- och nämndsmål Två mål inom Omvårdnadsnämnden bedöms inte bli uppnådda. Under ekonomiperspektivet finns två indikatorer som inte anses bli uppfyllda. Den ena är att Omvårdnad Gävle ska ha en ekonomi i balans vilket inte har uppfyllts för delåret-7,9(-29,9) mnkr och prognosen för helåret beräknas till - 20 mnkr. Den andra är kostnadsutvecklingen där målvärdet är -2 % och utfallet -0,9 %. Under perspektivet hållbart samhälle finns ett mål som bl. a handlar om en bra livskvalitet för äldre, där indikatorerna handlar om nattfasta samt bedömd munhälsa. Ingen av indikatorerna uppnås för delåret. På helårsbasis kommer andelen kunder på särskilt boende med kortare nattfasta än 11 timmar delvis att uppnås. Tekniska nämndens mål som handlar om att anläggningar underhålls på ett långsiktigt och ekonomiskt hållbart sätt kommer inte att uppfyllas. Indikatorerna hållbarhet asfaltsbeläggning, antal år där målvärde är 30 år och utfall 38. Trafiksignaler, maximal ålder mål 19 år och utfall 25. Socialnämndens ekonomimål, Socialtjänst Gävle ska aktivt samarbeta med andra möjliga aktörer för att minska förvaltningens kostnader.

Sid 6 (8) Indikatorn antalet externa placeringar av barn och unga, 0-20 år ligger på en hög nivå för perioden och målvärdet för helåret kommer inte att nås. Indikatorn för antalet externa vårddygn kommer heller inte nås. Under Näringslivs och arbetsmarknadsnämnden uppfylldes inte målet att Gävle ska uppfattas som en av Sveriges mest attraktiva platser för företag. Utfallet blev 235. Målvärdet var 198. Sjukfrånvaron totalt* för kommunen har ökat med 0,36 % procentenheter från 5,7 % till 6,06 % i jämförelse med motsvarande period förra året. För kvinnor så har sjukfrånvaron ökat med 0,4 procentenheter medan männens sjukfrånvaro har minskat något med 0,1 procentenheter. Av åldersgrupperna ökar sjukfrånvaron mest för gruppen 29 år eller yngre samt för gruppen 30-49 år. De förvaltningar som ökat sin sjukfrånvaro är Omvårdnadsnämnden och Socialnämnden. Utbildningsnämnden och Näringsliv - och arbetsmarknadsnämnden saknar jämförbar statistik från motsvarande period 2013 med anledning av den nya förvaltningsorganisationen 2014-01-01. Med ökande sjukfrånvaro är det en stor brist att inte kunna analysera. Det gör det omöjligt för arbetsgivaren att se om åtgärder kan vidtas för att vända utvecklingen. När det gäller ekonomiperspektivet kan vi konstatera att kommunstyrelsen och vissa nämnder saknar en övergripande målformulering om god ekonomisk hushållning och att verksamheten skall bedrivas inom tilldelad ram. Det innebär att redovisningen av måluppfyllelsen per nämnd i ekonomiperspektivet inte blir jämförbar nämnderna emellan. Med tanke på att god ekonomisk hushållning är ett krav enligt kommunallagen 8 kap 1 är det önskvärt att samtliga nämnder har detta som ett uttalat mål. * Sjukfrånvarons andel av den ordinarie arbetstiden för samtliga anställda, såväl tillsvidare- som visstidsanställda.

Sid 7 (8) Finansiella mål Av fem finansiella mål har endast två gått att bedöma i delårsbokslutet. De två mål som har kunnat mätas gäller kommunkoncernens soliditet samt att kommunkoncernens skuldsättningsnivå inte bör överstiga 100 000 kr. Båda dessa mål anses ha uppfyllts för perioden. Prognosen för helåret har lämnats på samtliga finansiella mål: 1) Verksamhetens nettokostnader, exklusive realisationsvinster/förluster får långsiktigt inte öka i snabbare takt än intäkterna från skatter, generella bidrag och utjämning. Bedömningen är att målet kommer att uppfyllas på helårsbasis. Bedömningen har prognosen som underlag. I helårsprognosen ökar verksamhetens nettokostnader med 4,9 % jämfört med föregående år medan skatteintäkter, generella bidrag och utjämning ökar med 5,9 % 2) Årets resultat exklusive realisationsvinster/förluster ska under planeringsperioden i genomsnitt uppgå till minst 2 procent av skatteintäkter, generella bidrag och utjämning. Målet bedöms på helårsbasis med prognosen som underlag. Bedömningen är att målet kommer att uppnås för året. I helårsprognosen uppgår årets resultat exklusive exploateringsresultat och reavinster till 151 mnkr vilket motsvarar 3,1 % av skatter, generella bidrag och utjämning. De senaste fyra åren uppgår dock årets resultat exklusive exploateringsresultat och reavinster till 1,9 % av skatter, generella statsbidrag och utjämning vilket innebär att målet 2 % inte uppnås. 3) Kommunkoncernen ska efterstäva en långsiktig tillväxt i balans och det övergripande målet är att bibehålla kommunkoncernens soliditet. Målet har uppfyllts för perioden t o m augusti. Kommunkoncernens soliditet inklusive ansvarsförbindelsen uppgick då till 19,3 %. Såväl primärkommunen som flertalet bolag visar ett förhållandevis högt resultat per augusti i jämförelse med helårsprognosens resultat. Resultatnivån kommer att sjunka markant under resten av året. Under hösten tillkommer investeringar och nyupplåning, vilket innebär en försämring av koncernens likviditet. Dock bedöms likviditeten kunna bibehållas på föregående års nivå, vilket innebär att målet sannolikt uppnås på helårsbasis.

Sid 8 (8) 4) Kommunkoncernens skuldsättningsnivå bör inte överstiga 100 000 kr per invånare. Målet har uppnåtts för augusti med en skuldsättningsgrad på 99 398 kr per invånare. Skuldsättningsgraden har påverkats positivt av minskade skulder och ansvarsförbindelser samt att antalet invånare ökat mer än planerat. Den långsiktiga upplåningen kommer att öka under hösten med anledning av pågående investeringar. Skuldsättningsnivån kommer dock inte öka i samma takt som budgeterat och målet bedöms därmed bli delvis uppfyllt. 5) Nettoinvesteringar, inklusive investeringar hos kommunala bolag, riktade mot kommunens skattefinansierade verksamhet bör till 100 procent vara självfinansierad sett över en femårsperiod. Självfinansieringsgraden uppgår till 85 % på årsbasis 2014 med prognoserna som underlag och 90 % under den senaste femårsperioden. Bedömningen är att målet kommer att ligga över budgeterad nivå, men att 100 % inte kommer att uppnås. Detta mål fokuserar på rent skattefinansierade investeringar där kostnaden för avskrivningar, räntor och drift för lång tid ska bäras av skatteintäkterna. Målet bedöms delvis uppnås. Resultatutvecklingen Resultatutvecklingen är väl beskriven i delårsbokslutet. Fem nämnder håller sig inte inom av kommunfullmäktige beslutade ramar. För helåret (prognos) visar fem nämnder underskott. Det är: Tekniska nämnden, Markbyggarna -2,2 mnkr, Utbildningsnämnden -20 mnkr, Socialnämnden -8 mnkr, Kultur- och fritidsnämnden -0,2 mnkr samt Omvårdnadsnämnden -20 mnkr. Tillsammans visar de ett underskott på -50,4 mnkr. Balanskravet Balanskravet, det lagstadgade kravet på ett positivt resultat, är uppfyllt. Per Mårsell Revisor Eva Sundin Revisor