Beslut Diarienr 2014-05-07 585-2013 Omvårdnadsnämnden Solna stad Omvårdnadsförvaltningen 171 86 Solna Beslut efter tillsyn behörighetsstyrning och loggkontroll inom kommunal hälso- och sjukvård Datainspektionens beslut Omvårdnadsnämnden, Solna stad (nämnden) föreläggs att genomföra en dokumenterad behovs- och riskanalys enligt 2 kap.6 andra stycket andra meningen SOSFS 2008:14 1 för Procapita Vård- och omsorg (VoO). Datainspektionen förutsätter att nämnden ser till att det finns loggar i Procapita VoO i enlighet med 2 kap. 11 SOSFS 2008:14 att det finns skriftliga riktlinjer till befattningshavare som utför loggkontroller, så att dessa befattningshavare på ett systematiskt sätt kan kontrollera om någon har kommit åt patientuppgifter obehörigen enligt 4 kap. 3 första stycket andra meningen patientdatalagen att de anställda får information om att loggning och logguppföljning görs samt under vilka omständigheter som de får ta del av patientuppgifter. Ärendet avslutas, men kan komma att följas upp. Redogörelse för tillsynen Datainspektionen inledde under 2013 tillsyn för att granska om man inom den kommunala hälso- och sjukvården skyddar patientuppgifter genom att dels 1 Socialstyrelsens föreskrifter Informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården. Postadress: Box 8114, 104 20 Stockholm E-post: datainspektionen@datainspektionen.se Besöksadress: Drottninggatan 29, plan 5 Telefon: 08-657 61 00 Webbplats: www.datainspektionen.se Telefax: 08-652 86 52
begränsa den elektroniska åtkomsten till patientuppgifter genom behörighetsstyrning, dels genom loggar kontrollera om någon anställd obehörigen kommit åt patientuppgifter. Tillsynen genomfördes genom att 18 slumpvis utvalda Socialnämnder eller motsvarande (vårdgivare) skriftligen fått besvara frågor om det ovanstående. Nämnden svar inkom den 20 maj 2013. Nämnden beskriver i korthet sin verksamhet enligt följande. Nämnden bedriver hälso- och sjukvård genom ett vård- och omsorgsboende. I den hälso-och sjukvårdsverksamhet som nämnden bedriver används verksamhetssystemet Procapita Vård och omsorg (VoO). I Procapita VoO har 25 anställda åtkomst till uppgifter om 1680 patienter. Nämden bedriver endast ett omvårdnadsboende i egen regi. Övriga boenden drivs av privata vårdgivare som har egna verksamhetssystem. De kategorier av anställda som har åtkomst till patientuppgifter i Procapita VoO är sjuksköterskor, arbetsterapeuter och sjukgymnaster. Samtliga arbetar på ett och samma omvårdnadsboende. Skäl för beslutet Behovs- och riskanalys inför tilldelning av behörighet Vårdgivarens skyldigheter som rör behörighetsstyrning framgår av 4 kap. 2 patientdatalagen och 2 kap. 6 SOSFS 2008:14. Bestämmelserna kompletterar bestämmelsen om inre sekretess i 4 kap. 1 patientdatalagen samt omfattar även uppgifter om avlidna enligt 1 kap. 1 andra stycket. Datainspektionen har när det gäller behörighetsstyrning begränsat bedömningen till frågan om vårdgivaren har gjort en behovs- och riskanalys enligt 2 kap. 6 SOSFS andra stycket andra meningen som kan läggas till grund för tilldelningen av behörigheter enligt 4 kap. 2 patientdatalagen. På frågan om tilldelningen av behörigheter har föregåtts av en behovs- och riskanalys har nämnden inte svarat tydligt, utan endast uppgett att tilldelning av behörigheter sker beroende på roll, funktion, organisation och regelverk. Nämnden har uppgett att hälso- och sjukvårdspersonal som arbetar på det aktuella boendet har åtkomst till patientuppgifter för samtliga boende som är i behov av hälso- och sjukvårdsåtgärder. Nämnden har också uppgett att sjukgymnaster och arbetsterapeuter ansvarar för samtliga boende, medan Sida 2 av 6
sjuksköterskor är omvårdnadsansvariga för ett begränsat antal patienter. Sjuksköterskorna har dock under vissa arbetspass, till exempel kvällar och helger, ansvar för samtliga boende på enheten. Datainspektionen gör följande bedömning En vårdgivare är enligt nu aktuella bestämmelser skyldig att begränsa en användares behörigheter till vad som behövs för att användaren ska kunna fullgöra sina arbetsuppgifter inom hälso- och sjukvården och till vad som är nödvändigt för att ge en god och säker vård. Vårdgivarens beslut om tilldelning av behörighet ska föregås av en behovs- och riskanalys. I propositionen 2007/08:126 Patientdatalag m.m. uttalar regeringen (s 148 f) att syftet med 4 kap. 2 patientdatalagen är att inpränta skyldigheten för den ansvariga vårdgivaren att göra aktiva och individuella behörighetstilldelningar utifrån analyser av vilken information olika personalkategorier och olika slags verksamheter behöver. Det framgår också att riskanalyser måste göras där man tar hänsyn till olika slags risker som kan vara förknippade med en alltför vid tillgänglighet avseende vissa slags uppgifter. Regeringen uttalar vidare att en mer vidsträckt eller grovmaskig behörighetstilldelning bör även om den skulle ha poänger utifrån effektivitetssynpunkt anses som en obefogad spridning av journaluppgifter inom en verksamhet och bör som sådan inte accepteras. Nämnden har inte svarat på frågan om man har gjort en behovs- och riskanalys för Procapita VoO. Nämnden har inte heller uppgett om en sådan analys planeras. Det har inte heller framkommit om nämnden gjort analyser som lett till att nämnden har begränsat användarnas behörigheter. Det har således inte framkommit i vilken omfattning som nämnden har analyserat vilken information olika personalkategorier behöver, eller beaktat riskerna med att låta all hälso- och sjukvårdspersonal ha åtkomst till samtliga patienters uppgifter. En generös behörighetstilldelning innebär ofta en obefogad spridning av personuppgifter (aa s. 240). Datainspektionen konstaterar därför att behovsoch riskanalyser har en avgörande betydelse för en väl avvägd behörighetstilldelning. Mot bakgrund av det ovanstående förelägger Datainspektionen nämnden att genomföra en dokumenterad behovs- och riskanalys enligt 2 kap. 6 andra stycket andra meningen SOSFS 2008:14 för Procapita VoO. Sida 3 av 6
Loggkontroll Vårdgivarens skyldigheter som rör kontroll av elektronisk åtkomst till patientuppgifter framgår av 4 kap. 3 patientdatalagen och 2 kap. 11 SOSFS 2008:14. Bestämmelserna kompletterar bestämmelsen om inre sekretess i 4 kap. 1 patientdatalagen och omfattar även uppgifter om avlidna enligt 1 kap. 1 andra stycket. På frågan om det finns dokumentation om åtkomst (loggar) i Procapita VoO har nämnden svarat ja. Nämnden har inte svarat på frågan om vilken information som framgår av loggarna, utan endast hänvisat till ett loggutdrag som getts in i ärendet. Av loggutdraget framgår dock inte att andra åtgärder än läst loggas. Enligt 4 kap. 3 första stycket patientdatalagen ska en vårdgivare se till att åtkomst till sådana uppgifter om patienter som förs helt eller delvis automatiserat dokumenteras och kan kontrolleras. Av loggarna ska framgå vilka åtgärder som har vidtagits med patientuppgifterna, vid vilken vårdenhet och vid vilken tidpunkt åtgärderna har vidtagits, samt användarens och patientens identitet. Detta framgår av 2 kap. 11 SOSFS 2008:14. Av loggen ska alltså framgå om anställda till exempel har läst, ändrat, kopierat, upprättat eller skrivit ut vårddokumentation. Det har inte framkommit att det finns sådana loggar i Procapita VoO som föreskrivs ovan. Datainspektionen förutsätter därför att nämnden ser till att det finns sådana loggar. När det gäller rutinerna för loggkontroll har Datainspektionen begränsat bedömningen till om nämnden har en dokumenterad rutin för logguppföljning samt om rutinen innebär att nämnden vägleder de befattningshavare som utför loggkontrollerna om vad som kan utgöra obehörig åtkomst enligt 4 kap. 3 första stycket andra meningen patientdatalagen. På frågan om det finns rutiner för logguppföljning har Nämnden hänvisat till dokumenten Riktlinjer för loggkontroll enligt informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvårdsdokumentationen och Lokal rutin för loggkontroll. Sida 4 av 6
Enligt 4 kap. 3 första stycket andra meningen patientdatalagen ska vårdgivare göra systematiska och återkommande kontroller av om någon obehörigen kommer åt patientuppgifter. Regeringen har uttalat att vårdgivarna för att främja patientsäkerheten bör åläggas att systematiskt och fortlöpande företa kontroller av om obehörig åtkomst till uppgifter om patienter förekommer. Vidare uttalar regeringen att en sådan bestämmelse inte bara innebär att faktiska dataintrång med större säkerhet kommer att beivras, utan också bör få en starkt avhållande verkan på personal som, om risken för upptäckt är liten, kan frestas att olovligen läsa uppgifter (aa s. 149 f). Av dokumenten ovan framgår att befattningshavare som utför loggkontroller ska kontrollera vilka granskade användare som har ändamålsenliga behörigheter, det vill säga att användaren har den behörighet som krävs utifrån arbetsuppgifter och arbetsområde i förhållande till aktuell tjänstgöring. Det framgår dock inte om vägledning lämnas till stöd för utredning av om obehörig åtkomst har förekommit. Datainspektionen anser att loggkontrollerna inte blir verkningsfulla om det saknas riktlinjer till befattningshavare som utför loggkontroller om vad som kan utgöra obehörig elektronisk åtkomst. I sådant fall riskerar en vårdgivare att åsidosätta den inre sekretessen. Datainspektionen förutsätter därför att nämnden ser till att det finns skriftliga riktlinjer till befattningshavare som utför loggkontroller, så att dessa befattningshavare på ett systematiskt sätt kan kontrollera om någon har kommit åt patientuppgifter obehörigen enligt 4 kap. 3 första stycket andra meningen patientdatalagen. På fråga om de anställda har fått information om vilka personuppgifter som de får ta del av, samt att loggning och logguppföljning görs, har nämnden svarat att informationen sker vid varje nyanställning samt kontinuerligt vid APT, men dock varken gett in skriftlig information till de anställda, eller närmare beskrivit vilken information som lämnas. För att uppnå den preventiva effekten av logguppföljning behöver de anställda få information om såväl att loggning och logguppföljning görs, som under vilka omständigheter som de får ta del av patientuppgifter. Datainspektionen förutsätter därför att nämnden ser till att de anställda får sådan information. Sida 5 av 6
Ärendet avslutas, men kan komma att följas upp. Hur man överklagar Om ni vill överklaga beslutet skall ni skriva till Datainspektionen. Ange i skrivelsen vilket beslut som överklagas och den ändring som ni begär. Överklagandet skall ha kommit in till Datainspektionen senast tre veckor från den dag beslutet meddelades för att kunna prövas. Datainspektionen sänder överklagandet vidare till Förvaltningsrätten i Stockholm för prövning om inspektionen inte själv ändrar beslutet på det sätt ni har begärt. Detta beslut har fattats av tf enhetschefen Anna Hörnlund efter föredragning av juristen Katarina Högquist. Vid den slutliga handläggningen har även IT-säkerhetsspecialisten Magnus Bergström deltagit. Anna Hörnlund Katarina Högquist Kopia till: Personuppgiftsombudet Sida 6 av 6