Granskning av plan- och byggfrågor vid Miljö- och byggnadsnämnden och Miljö- och byggnadsförvaltningen, Orust kommun

Granskning av plan- och byggfrågor vid Miljö- och byggnadsnämnden och Miljö- och byggnadsförvaltningen, Orust kommun Genomförd på uppdrag av kommunchefen i Orust kommun Datum: 2014-06-16 Advokatfirman Stangdell & Wennerqvist AB, Box 111 65, 404 24 Göteborg Tfn: 031 15 14 90 Fax: 031 15 14 71 E-post: kontakt@swlaw.se Hemsida: www.swlaw.se Bankgiro: 5277-2530

2 Sammanfattning Advokatfirman Stangdell & Wennerqvist AB har på uppdrag av kommunchefen i Orust kommun genomfört denna rapport med syfte att granska kvaliteten på levererade tjänster inom Miljö- och byggnadsnämnden och Miljö- och byggnadsförvaltningen. Vår bedömning är att verksamheten i huvudsak fungerar bra. Utifrån de utvalda problemärenden som granskats har vi dock kunna identifiera vissa förbättringsområden. De mest prioriterade förbättringsområdena för Miljö- och byggnadsnämnden bedömer vi vara följande. Skriv mer utförliga och sakligt motiverade beslut. Återremittera inte fullständiga ansökningar till förvaltningen. Öka kunskapsnivån avseende både plan- och byggfrågor och allmänna förvaltningsrättsliga och kommunalrättsliga frågor genom utbildningsinsatser. De mest prioriterade förbättringsområdena för Miljö- och byggnadsförvaltningen bedömer vi vara följande. Enhetlighet både vad gäller praktisk hantering av ärenden och avseende materiell bedömning. En mer enhetlig hantering inom förvaltningen ger ett tydligare externt bemötande. Få kontroll över handläggningstiden för att kunna korta ner den. Förbättra dokumentationen avseende muntligt lämnade uppgifter och uppgifter som rör ärendets yttre gång, t.ex. uppgifter om möten och platsbesök. Det skulle underlätta både Miljö- och byggnadsnämndens och Miljö- och byggnadsförvaltningens arbete om detaljplaner och Q-märkta områden uppdateras av kommunen och anpassas efter dagens behov.

3 Innehållsförteckning 1 Inledning... 5 1.1 Bakgrund... 5 1.2 Metod och avgränsning... 5 1.3 Nämndens och förvaltningens arbetsuppgifter... 6 2 Handläggarfrågor... 7 2.1 Enhetlig hantering... 7 2.1.1 Tendenser i handläggarnas agerande... 8 2.1.2 Tendenser vid handläggarnas materiella prövning... 9 2.1.3 Problem... 10 2.1.4 Förslag på åtgärder... 10 2.2 Muntliga kontakter/möten... 11 2.2.1 Tendenser... 12 2.2.2 Förslag på åtgärder... 12 2.3 Besvarande av frågor... 13 2.3.1 Tendenser... 13 2.3.2 Förslag på åtgärder... 14 3 Tillsynsverksamhet enligt 11 kap. 5 PBL... 14 3.1 Tendenser... 16 3.2 Förslag på åtgärder... 17 4 Formell handläggning enligt PBL... 17 4.1 Grannehörande... 17 4.1.1 Tendenser... 18 4.1.2 Förslag på åtgärder... 18 4.2 Handläggningstider... 19 4.2.1 Allmänt... 19 4.2.2 Tendenser... 21 4.2.3 Förslag på åtgärder... 21 4.3 När är en ansökan fullständig?... 22 4.3.1 Ansökningshandling... 22 4.3.2 Kopplingen bygglov strandskyddsdispens... 23 4.3.3 Kopplingen bygglov marklov... 24 4.3.4 Tendenser... 24 4.3.5 Förslag på åtgärder... 24 5 Beslut... 25 5.1 Beslutsunderlag/beslutsmotivering... 25

4 5.1.1 Vilka krav ställs?... 25 5.1.2 Tendenser... 26 5.1.3 Förslag på åtgärder... 27 5.2 Återremittering till förvaltningen... 27 5.2.1 Kan återremittering ske av en fullständig ansökan?... 27 5.2.2 Tendenser... 27 5.2.3 Förslag till åtgärder... 28 5.3 Självrättelser... 28 5.3.1 Förutsättningar för självrättelser... 28 5.3.2 Tendenser... 30 5.3.3 Förslag på åtgärder... 30 5.4 Laga kraft... 30 5.4.1 Krav för laga kraft och överklagandetider... 30 5.4.2 Tendenser... 31 6 Överklagandeärenden... 32 6.1 Tendenser... 32 6.2 Förslag åtgärd... 32 7 Övrigt... 32 7.1 Mindre avvikelse... 32 7.1.1 Vad är en mindre avvikelse?... 32 7.1.2 Tendens... 35 7.1.3 Förslag på åtgärder... 36 7.2 Skadestånd... 36 7.2.1 Vad är skadeståndsgrundande?... 36 7.2.2 Tendenser... 36 7.2.3 Förslag på åtgärder... 37 7.3 Jäv... 37 7.3.1 Jävsregler... 37 7.3.2 Tendenser... 38 7.3.3 Förslag på åtgärder... 38 8 Rekommendationer... 39 8.1 Förbättringsområden för nämnden... 39 8.2 Förbättringsområden för förvaltningen... 39

5 1 Inledning 1.1 Bakgrund Kommunstyrelsen vid Orust kommun beslutade den 27 februari 2014 att uppdra till kommunchefen att tillse att det snarast genomförs en genomlysning av Miljö- och byggnadsförvaltningen i syfte att identifiera förbättringsområden för ledning och styrning, organisering, processer och arbetssätt. Genomlysningen ska också omfatta det strukturella, såväl som det mjuka, ledarskapet, kvaliteten på levererade tjänster samt områden med risk för gränssnittsproblematik. Advokatfirman Stangdell & Wennerqvist AB fick den 11 mars 2014 i uppdrag av kommunchefen att genomföra en granskning rörande kvaliteten på levererade tjänster inom Miljö- och byggnadsnämnden, nämnden, och Miljö- och byggnadsförvaltningen, förvaltningen. I denna rapport redogörs för resultatet av denna granskning. 1.2 Metod och avgränsning Vi har granskat handläggningen i 14 utvalda ärenden. Kommunchefen har tillsammans med jurist inom kommunstyrelseförvaltningen tagit ut tio särskilt komplicerade/komplexa ärenden, varefter förvaltningschefen kompletterat med ytterligare fyra ärenden för att underlaget ska vara mer representativt gentemot de handläggare som varit föremål för granskningen. Granskade ärenden är påbörjade under åren 2009 2013. I en del av granskade ärenden har således den äldre plan- och bygglagen (1987:10), förkortad ÄPBL, varit tillämplig. I rapporten utgår vi dock enbart från den nya plan- och bygglagen (2010:900), förkortad PBL, som trädde i kraft den 2 maj 2011. Granskningen omfattar således en del ärenden som påbörjades före den nya PBL trädde i kraft och då miljö- och byggnadsenheten ingick i kommunstyrelseförvaltningen. Under 2011 2012 har Miljö- och byggnadsförvaltningen varit föremål för en personal- och kompetensuppbyggnad. Från och med juni 2012 fick man i uppdrag att organisera verksamheten med samordningsansvariga. Nuvarande organisation och verksamhet/rutiner har därför utvecklats från juni 2012.

6 Utvalda ärenden är som nämnts av mer komplicerad/komplex karaktär i vilka det har uppstått olika typer av problem. Granskade ärenden är således inte några normalärenden och därmed inte helt representativa för nämndens/förvaltningens verksamhet i stort. Vi har granskat handläggningen enbart utifrån den dokumentation som finns i utvalda ärenden. Vi har således inte haft tillgång till fullständigt material såsom detaljplaner, områdesbestämmelser, delegationsordning eller handlingar i relaterade ärenden. Vi har inte heller talat med berörda handläggare eller politiker i nämnden gällande varje enskilt ärende. Den 19 maj 2014 presenterades huvuddragen i denna rapport muntligen för nämnden och förvaltningen. Vid denna presentation fick vi in en del synpunkter på de generella tendenser som vi sett. Vid detta tillfälle diskuterades dock inte de enskilda ärendena. Detta innebär att vi inte alltid kan göra en fullständig prövning av handläggningen eller av gjorda bedömningar. Vi kan dock ändå se vissa tendenser i handläggningen, företrädesvis avseende formella handläggningsfrågor. I rapporten går vi igenom olika kategorier av frågor som dykt upp återkommande under granskningen. 1.3 Nämndens och förvaltningens arbetsuppgifter I varje kommun ska det finnas en byggnadsnämnd (12 kap. 1 PBL). Bestämmelserna i kommunallagen (1991:900), förkortad KL, gäller för byggnadsnämnden (15 kap. 5 PBL). Nämndens uppgifter avser såväl myndighetsutövning som verksamhet av servicekaraktär. Myndighetsutövningen omfattar frågor om lov m.m. enligt 9 kap. PBL, tillsyn och kontroll i byggprocessen enligt 10 kap. samt påföljder och ingripanden enligt 11 kap. Nämndens verksamhet av servicekaraktär framgår både av PBL och av förvaltningslagen (1986:223), förkortad FL. Enligt 4 FL ska myndigheter lämna upplysningar, vägledning och råd i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. Av 12 kap. 2 4 PBL ska byggnadsnämnden lämna råd och upplysningar i frågor som rör nämndens verksamhet. Vidare ska byggnadsnämnden, enligt 12 kap. 3 PBL, ge skriftliga

7 upplysningar om planläggning, byggande och fastighetsbildning, om någon begär det. Förvaltningen förbereder ärenden för nämnden eller kan själva ha fått delegerat till sig att fatta beslut för nämndens räkning. Nämnden får uppdra åt bl.a. en anställd hos kommunen att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden med vissa angivna undantag, bl.a. ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt (6 kap. 33 och 34 KL). Beslut som fattats med stöd av delegation ska anmälas till nämnden, som bestämmer i vilken ordning detta ska ske (6 kap. 35 KL). 2 Handläggarfrågor 2.1 Enhetlig hantering Enligt 1 kap. 9 regeringsformen ska förvaltningsmyndigheter, till vilket Miljö- och byggnadsnämnden räknas, i sin verksamhet beakta allas likhet inför lagen samt iaktta saklighet och opartiskhet. Kraven på saklighet innebär att förvaltningsorganen i sin verksamhet inte får låta sig vägledas av andra intressen än dem de är satta att tillgodose och inte heller grunda sina avgöranden på hänsyn till andra omständigheter än sådana som enligt gällande författningar får beaktas vid prövningen av ett ärende (se 2007/08:KU6 s. 14 f. med hänvisningar). Bestämmelsen i 1 kap. 9 regeringsformen omfattar inte bara hur en sak rent faktiskt har handlagts och vilka verkliga skäl som ligger bakom ett beslut eller ett annat handlande från en förvaltningsmyndighet. Även hur förvaltningsmyndighetens agerande har uppfattats är av betydelse. Nämnden har en upplysningsskyldighet enligt 12 kap. 2 och 3 PBL. Vid sidan av dessa bestämmelser finns regler om serviceskyldighet i FL, som gäller för nämnden. Av motiven till den sistnämnda bestämmelsen framgår att det i ärenden där det finns

8 flera enskilda parter kan tilltron till myndighetens opartiskhet skadas om myndigheten lämnar den ena parten hjälp och detta är till nackdel för motparten. Det framhålls vidare att serviceskyldigheten begränsas med tanke på fall av det slaget (prop. 1985/86:80 s. 20 f.). Serviceskyldigheten är med andra ord underordnad kravet på opartiskhet, något som ju även följer av att det senare stadgas i grundlag. 2.1.1 Tendenser i handläggarnas agerande Sättet att agera gentemot sökande/anmälare varierar från handläggare till handläggare och från fall till fall. I vissa fall finns en tendens att handläggaren kan bli lite för personligt engagerad och i princip börjar agera som ombud för sökanden. Detta är inte lämpligt mot bakgrund av vad som ovan angetts angående kravet på opartiskhet, eftersom det i de flesta ärenden som nämnden/förvaltningen har att hantera finns mer än en part och då dessa parter ofta har motstående intressen. Handläggningen får inte utformas så att den ger intryck av att handläggaren tar parti för en av parterna. Man bör t.ex. vara observant på hur man uttrycker sig i e- postkorrespondens. Sådan korrespondens får inte vara utformad på ett sätt som för en utomstående är ägnat att ge upphov till misstro till partiskhet. Här har vi sett vissa tendenser på att handläggare i vissa fall uttryckt sig på ett sätt som kan ge upphov till misstro till partiskhet, t.ex. att handläggaren håller tummarna för att nämnden ska bifalla en ansökan. Det finns även många exempel på mycket bra agerande från handläggares sida. Exempelvis finns skrivelser till sökanden där handläggaren på ett sakligt sätt redogör för förvaltningens tolkning av vad som är tillåtet och/eller otillåtet enligt detaljplanen eller områdesbestämmelserna, vad lagen säger och vad som är problem med den ansökta åtgärden. Serviceskyldigheten innebär inte att nämnden/förvaltningen ska tillåta allting som sökanden vill, utan att handläggarna ska hjälpa till att förklara vad som krävs för att en åtgärd ska vara tillåten och varför en viss åtgärd är otillåten. Det finns vissa exempel på där handläggaren, innan denne fått ta del av ritningar m.m. uttalat sig om att det antagligen ska kunna meddelas bygglov, eller att bygglov inte behövs. Det är lämpligt att man som handläggare tar in så mycket underlag som

9 möjligt innan man uttalar sig i sådana frågor och inte baserar sitt svar på något allmänt tyckande. Vidare finns det tendenser att handläggaren uttalar sig positivt till åtgärder, även då det är ytterst tveksamt om det är tillåtet enligt gällande regelverk. Det finns t.o.m. exempel på att handläggare har sagt att en sökande kan bli beviljad bygglov, men om någon överklagar beslutet så kommer det inte att hålla. Även om någon part inte har något att invända mot en specifik åtgärd får åtgärden inte beviljas om det inte är tillåtet enligt gällande rätt. Det är nämnden som avgör om sökt åtgärd följer gällande rätt, inte parterna. 2.1.2 Tendenser vid handläggarnas materiella prövning Det verkar finnas olika uppfattning hos handläggarna i olika sakfrågor, t.ex. vad som utgör en liten avvikelse från detaljplanen. För många materiella frågor inom PBL finns ett visst bedömningsutrymme, så det är i och för sig inte konstigt att handläggarna ibland gör olika materiella bedömningar. Det finns dock en tendens att bedömningarna spretar lite väl mycket mellan de olika handläggarna, vilket eventuellt kan bero på att handläggarna har olika utgångspunkter för sin bedömning. I vissa fall verkar utgångspunkten vara att man ska göra en så välvillig tolkning som möjligt till förmån för sökanden. Handläggarna, och även nämndledamöterna, ska ha en neutral inställning och utgå från vad gällande rätt anger i varje enskilt fall. Det kan mycket väl vara så att den generösa tolkningen av vad som omfattas av begreppet liten avvikelse beror på välvilja. Man ska dock beakta att bygglovsärenden ofta har flera parter med olika intresse och en välvillig inställning till en tolkning innebär en extra sträng tolkning för den andra parten. Vidare kan nämnas att en alltför välvillig tolkning i längden inte heller alltid är positiv för den sökanden. Risken att ett sådant beslut upphävs av överprövande instans är stor och då har den sökande förlorat både tid och pengar. Vi har vidare sett vissa tendenser till att en sökande efter visst tjat/påtryckning fått byta handläggare för att det ska bli den utgång som sökanden vill ha.

10 Det förekommer även att sökanden i pågående ärenden vänder sig till annan handläggare på förvaltningen än den som handlägger ärendet och då fått annan information från denne än vad ansvarig handläggare lämnat besked om. 2.1.3 Problem Om handläggarna ger olika besked i samma ärende framgår det inte tydligt för de som kommer i kontakt med nämnden/förvaltningen vad som utgör gällande rätt, utan sökanden får uppfattningen om att det rör sig om ett godtyckligt tyckande från olika handläggares sida. Även om handläggarna i ett tidigt skede ger någon typ av positivt besked i ärendet innan denne har tillgång till komplett underlag kan det ge sökanden en felaktig uppfattning om vad som är gällande rätt och att handläggaren ändrat uppfattning om vad som är tillåtet. Om det finns en enhetlig hantering av handläggarna, både i den praktiska hanteringen och i den materiella prövningen, är det lättare för sökandena att förstå vad som utgör gällande rätt och att acceptera ett negativt besked. För den allmänna förståelsen är det vidare betydelsefullt att handläggarna motiverar sakligt varför en åtgärd är tillåten eller inte. 2.1.4 Förslag på åtgärder Diskutera internt inom handläggargruppen hur det är lämpligt att agera gentemot kunderna. Var går gränsen till att agera som ombud och var går gränsen till att agera enbart som tillsynsorgan. Fortsätt med veckovisa interna möten inom handläggargruppen där svårare ärenden och olika materiella frågor och nyheter diskuteras. Om konsensus inte kan uppnås inom gruppen i olika handläggningsfrågor eller i materiella frågor bör dessa frågor lyftas till en högre nivå. Det beslut som fattas på den högre nivån ska därefter följas av handläggarna. Det är viktigt att förvaltningen framstår som en sammanhållen enhet utifrån sett. När besked lämnas i en fråga ska det även lämnas en saklig motivering till beskedet.

11 Om en handläggare är utsedd i ett ärende, be sökanden kontakta denne med sina frågor eftersom det är den utsedde handläggaren som är den som är mest insatt i ärendet och har tillgång till det kompletta underlaget. Upprätta och uppdatera riktlinjer, rutinbeskrivningar och checklistor som måste följas så att alla hanterar ärenden på samma sätt. 2.2 Muntliga kontakter/möten Den muntliga information och de kontakter och övriga åtgärder som förekommer under ett ärendes handläggning måste dokumenteras fortlöpande. Dokumentationen ska vara utförd på ett sådant sätt att den inte lätt kan utplånas samt vara daterad och signerad. I vissa fall följer dokumentationsskyldigheten direkt av lag. I 15 FL föreskrivs att uppgifter som en myndighet får på annat sätt än genom en handling och som kan ha betydelse för utgången i ärendet ska antecknas av myndigheten, om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild. Denna dokumentationsskyldighet ska trygga parters rätt att enligt 16 FL få ta del av uppgifter i ett ärende och rätten för sökanden och fastighetsägare att enligt 9 kap. 26 PBL att, innan ett ärende om lov eller förhandsbesked avgörs, underrättas om och få tillfälle att yttra sig över vad andra har tillfört ärendet. Det är från rättssäkerhetssynpunkt viktigt att alla uppgifter som behövs för ärendets bedömning redovisas i akten. Även uppgifter som bara rör ärendets yttre gång och som inte direkt tillför ärendet sakuppgifter måste i stor utsträckning dokumenteras. Som exempel på sådana uppgifter kan nämnas att kontakt förekommit med parterna eller myndigheter eller att handläggaren besökt den plats ärendet gäller. Även om denna information inte har betydelse för ärendets utgång är den ändå av stort värde. Den har betydelse för insyn i och kontroll av verksamheten. Vidare kan ett byte av handläggare försvåras vid brister i beskrivningen av vad som hänt i ärendet.

12 2.2.1 Tendenser Vi har noterat att i flera av de granskade ärendena finns det påståenden om att sökanden fått muntliga, för denne, positiva besked. Det finns dock inte något dokumenterat hos nämnden/förvaltningen angående dessa påstådda kontakter. Vi har vidare noterat att det emellanåt saknas dokumentation från olika möten och platsbesök. Även om det i dessa fall inte har framkommit något vid mötena som har betydelse för ärendets utgång så är det ändå lämpligt att mötesprotokoll eller liknande görs eller i vart fall att det dokumenteras att ett möte eller platsbesök har ägt rum. Det finns dock en hel del exempel på mötesanteckningar, tjänsteanteckningar eller sammanfattande e-postkorrespondens innehållande mycket utförlig information om vad som uppgetts av de olika parterna, hur nämnden/förvaltningen ser på olika frågeställningar som dykt upp och om vissa uppgifter som lämnats av någon part vid mötet dementeras eller vitsordas. I flera fall uppmanas dessutom mötesdeltagarna att återkomma om handläggaren missuppfattat någonting. På så sätt reds oklarheter ut redan i ett tidigt skede och man ser på så sätt till att missuppfattningarna inte byggs på efter hand. När handläggaren måste nedteckna vad som sagts på ett möte eller liknande blir det också mer påtagligt för handläggaren om det är något som eventuellt kan tolkas på olika sätt av mötesdeltagarna. 2.2.2 Förslag på åtgärder Upprätta rutinbeskrivningar för vad som bör dokumenteras och hur man ska dokumentera muntligt lämnade besked under handläggningen. Skicka över gjorda anteckningar från möten eller telefonsamtal för synpunkter. Dementera påståenden som inte stämmer omgående. Lämna inte muntliga besked som kan uppfattas som beslut från nämnden/förvaltningen.

13 2.3 Besvarande av frågor I 4 första stycket FL föreskrivs att en myndighet ska lämna upplysningar, vägledning, råd och annan sådan hjälp till enskilda i frågor som rör myndighetens verksamhetsområde. Hjälpen ska lämnas i den utsträckning som är lämplig med hänsyn till frågans art, den enskildes behov av hjälp och myndighetens verksamhet. Enligt 4 andra stycket FL ska frågor från enskilda besvaras så snart som möjligt. Bestämmelsen innebär att en myndighet måste lämna någon form av svar. Om myndigheten finner att den inte kan eller bör stå till tjänst med t.ex. en begärd upplysning, ska den i varje fall tala om detta (jfr Hellners och Malmqvist, Förvaltningslagen med kommentar, 2010, s. 86 samt JO 2002/03 s. 147). Skulle myndigheten anse att en förfrågan är för omfattande för att rymmas inom serviceskyldigheten, ska den enskilde underrättas om den saken. Om en myndighet även bedriver olika typer av verksamhet är det angeläget att den enskilde får klart för sig i vilken egenskap myndigheten agerar. 2.3.1 Tendenser I merparten av granskade ärenden har frågor besvarats omgående av handläggarna. Svaren har dessutom varit utförliga i flertalet fall. Handläggaren har i många fall svarat på det som ligger på dem att bemöta och har i sådana frågor som inte ligger på denne att bemöta hänvisat till vem den enskilde ska vända sig till i dessa frågor, t.ex. att det rör sig om en civilrättslig fråga grannar emellan. Det finns dock ett fåtal fall där man inte fått något svar förrän efter upprepade påpekanden och till och med fall där något svar inte alls har erhållits eller där sökanden inte anser sig ha erhållit svar på allting man frågat om. Detta är naturligtvis inte acceptabelt. Som framgår ovan måste man i vart fall återkoppla på något sätt, även om man inte kan eller ska svara på alla ställda frågor. I några ärenden har vi sett att handläggaren bemött alla frågeställningar i en skrivelse, men där de enskilda inte har förstått att de fått svar på allting. I sådana fall är det lämpligt att handläggaren i vart fall påtalar för den enskilde att nämnden/förvaltningen i tidigare skrivelse redan svarat på dennes frågor.

14 I något ärende hade det enligt vår uppfattning varit bättre att nämnden/förvaltningen kallat till ett möte för att reda ut alla otydligheter, speciellt när detta framförts som önskemål från sökanden. I ett annat fall har nämnden/förvaltningen självmant tagit initiativ till att kalla till ett möte där det förelåg flera oklarheter, vilket enligt vår uppfattning var ett lämpligt sätt att hantera den uppkomna situationen på. 2.3.2 Förslag på åtgärder Upprätta riktlinjer innehållande vilka olika typer av frågor som ligger på nämnden/förvaltningen att bemöta och vart man kan hänvisa olika typer av frågor som inte ligger på nämnden/förvaltningen att bemöta. I ärenden där kommuniceringen av någon anledning har låst sig kan det vara lämpligt att kommuniceringen lyft upp till en högre befattningshavare som kan sammanfatta den dittills gjorda kommuniceringen och göra tillägg vid behov. Kalla till möten i större utsträckning för att reda ut oklarheter i ärenden som av någon anledning blivit röriga. 3 Tillsynsverksamhet enligt 11 kap. 5 PBL Enligt 11 kap. 5 PBL ska en tillsynsmyndighet pröva förutsättningarna för och behovet av att ingripa eller besluta om en påföljd enligt detta kapitel, så snart det finns anledning att anta att någon inte har följt en bestämmelse i denna lag, i föreskrifter, domar eller andra beslut som har meddelats med stöd av lagen eller i EU-förordningar som rör frågor inom lagens tillämpningsområde. Om det finns skäl för ett tillsynsingripande ska byggnadsnämnden enligt 10 kap. 37 andra stycket PBL handlägga frågan skyndsamt. Tillsyn är en självständig granskning av om ett tillsynsobjekt uppfyller krav som följer av lag eller andra bindande föreskrifter. Tillsynen är inte valbar utan en skyldighet när det finns anledning anta att en avvikelse skett. Sådan anledning kan uppkomma såväl efter egeninitierad kontroll, som efter anmälningar från sakägare eller annan.

15 Om en begäran om ingripande enligt 11 kap. 5 PBL har framställts till nämnden ska den således föranleda ett beslut om antingen ingripande eller att ingripande inte kommer att ske. En sakägare har alltid rätt till formligt beslut med besvärshänvisning. Partsbegreppet är centralt i FL. Den som är part har rätt att ta del av det som tillförts ärendet (16 ), att lämna uppgifter muntligt (14 ), att bli kommunicerad (17 ) och att bli underrättad om beslut (21 ). Den som är sökande eller klagande har alltid partsställning. Däremot anses den som tar ett faktiskt initiativ till ett ärende genom en anmälan utan att ha någon närmare anknytning till ärendet inte ha partsställning (SOU 2010:29 s. 246). JO har dock i flera beslut ansett att en person i egenskap av ägare till en grannfastighet har rätt att påfordra prövning i sak av en begäran om ingripande mot en olovlig byggnadsåtgärd (se t.ex. JO 1990/91 s. 337). En sådan person ska alltså anses som part i förvaltningslagens mening. Den som är part har också rätt att överklaga myndighetens beslut, om det gått honom eller henne emot (22 ). I sådana fall där anmälaren inte är ägare till en grannfastighet eller sakägare av annan anledning kan däremot nämnden avsluta ärendet formlöst. Självfallet bör dock nämnden ge anmälaren besked om ärendets utgång eftersom den enskilde annars förtas möjligheten att överklaga beslutet i ingripandefrågan och därmed få partsfrågan och talerätten prövad i högre instans (jfr JO 2012/13 s. 384). I de fall en anmälare är sakägare i ärendet åligger det nämnden att meddela beslut i ärendet. Om beslutet går sakägaren emot ska nämnden dessutom ge denne besked om hur han ska göra för att överklaga beslutet. Om anmälaren däremot inte utgör sakägare har nämnden ingen skyldighet att meddela denne beslut med överklagandehänvisning i ärendet (jfr JO:s beslut den 17 januari 2013 med dnr 6563-2011). Tillsyn enligt 11 kap. 5 PBL ska skiljas från ingripandebesked enligt 11 kap. 7 PBL. Syftet med sådana besked är något helt annat och dessa är inte heller överklagbara enligt 13 kap. 2 7 PBL. Enligt 11 kap. 7 PBL är byggnadsnämnden skyldig att på begäran i ett skriftligt ingripandebesked redovisa om det är fråga om ett visst byggnadsverk har vidtagits någon åtgärd som enligt nämndens bedömning motiverar ett ingripande enligt

16 kapitlet. Bestämmelsen ger den som t.ex. står i begrepp att förvärva fast egendom eller bevilja lån mot säkerhet av panträtt i fastighet eller tomträtt, möjlighet att få skriftliga upplysningar från byggnadsnämnden i fråga om ett ingripande enligt 11 kap.pbl kan komma att beslutas. Även andra kan begära sådant besked och det krävs alltså inte att vederbörandes rätt ska vara berörd för att nämnden ska vara upplysningsskyldig. En byggnadsnämnd får enligt 12 kap. 8 1 PBL ta ut en avgift för ingripandebesked. 3.1 Tendenser Nämnden ska vid sin tillsynsprövning göra en självständig bedömning av om vidtagen åtgärd är laglig. I ett tillsynsärende enligt 11 kap. 5 PBL synes nämnden inte ha gjorts någon självständig bedömning av om vidtagen till- och ombyggnad var bygglovspliktig. Beslutet baserades i princip endast på att den som vidtagit om- och tillbyggnaden enligt egen utsaga tidigare fått muntligt besked från en handläggare om att bygglov inte behövdes. Även för det fall det skulle vara så att nämnden i ett tidigare skede lämnat ett muntligt besked om att vissa åtgärder inte krävt bygglov ska nämnden ändå göra en självständig prövning om åtgärden har gjorts i enlighet med gällande rätt. Om nämnden haft alla förutsättningar för handen redan i det tidigare skedet blir utfallet normalt sett densamma, men många gånger kan det antagligen röra sig om att åtgärden inte har utförts på det sätt som tidigare diskuterats. I det ovan nämnda tillsynsärendet kan man ifrågasätta om tillsynsbeslutet formulerats på ett korrekt sätt. För det första är beslutet tvetydigt. Rubriken är Beslut om bygglov, fastän det i realiteten i princip torde röra sig om ett beslut att inte vidta några åtgärder gentemot fastighetsägaren. Nämnden motiverade inte heller i sak varför bygglov inte behövdes för vidtagna åtgärder. I några av granskade bygglovsärendena kan man ifrågasätta om inte en del påståenden från enskilda i olika roller om att andra utförda åtgärder på fastigheten har utförts utan lov borde ha hanterats som en begäran om ingripande enligt 11 kap. 5 PBL. Här bör handläggaren ställa klargörande frågor. Vi har sett att handläggningstiden i tillsynsärenden enligt 11 kap. 5 PBL kan vara så pass lång att det inte kan anses skyndsamt hanterat i enlighet med 10 kap. 37

17 andra stycket PBL. Skälet till att långa handläggningstider uppstår i vissa tillsynsärenden är enligt uppgift från förvaltningen helt beroende på otillräckliga resurser. Även nämndens bedömning är att tillsynen inom byggverksamheten utöver ordinarie verksamhet inte kan uppfyllas med mindre än ett ekonomiskt resurstillskott. Här kan nämnas att någon granskning av kommunens tillsynsplan för byggverksamheten inte har skett, utan granskningen har endast avsett hur handläggningen i enskilda ärenden har gått till. 3.2 Förslag på åtgärder Upprätta och uppdatera riktlinjer/rutinbeskrivning för hur tillsynsärenden ska hanteras praktiskt i enskilda ärenden. Skicka ut bekräftelse till anmälaren och informera berörd fastighetsägare omgående. Se över hantering av anmälningar om tillsyn som t.ex. uppkommer i samband med grannehöranden vid bygglovsansökningar. 4 Formell handläggning enligt PBL 4.1 Grannehörande Enligt 9 kap. 25 PBL finns krav på att byggnadsnämnden ska underrätta vissa berörda boende och sakägare redan när en ansökan om lov kommer in om den avser åtgärder utanför detaljplanelagt område eller vid avvikelser från detaljplan/områdesbestämmelser. Underrättelse behöver dock inte ske om ansökan ska avslås. Även sökanden ska enligt 9 kap. 26 PBL beredas tillfälle att yttra sig över vad grannar kommit in med. Även om grannar enligt ovan har rätt att få komma med synpunkter inför ett bygglov så är det aldrig dessa som bestämmer, utan det är alltid nämnden som bestämmer om bygglov ska medges eller ej.

18 4.1.1 Tendenser En kontroll av vilka grannar som ska höras och att dessa hörs synes regelmässigt göras. I ett av de granskade ärendena hördes dock en tidigare ägare till fastigheten i stället för den nya ägaren, vilket i slutändan ledde till att länsstyrelsen upphävde nämndens beslut på grund av formell brist i handläggningen. I aktuellt ärende hade nämnden kontrollerat vilka grannar som skulle höras, men lantmäteriet släpade efter i sin registrering. Att sådant sker är dock svårt att undvika. Man kan inte kräva mer än att nämnden gör sin kontroll mer än strax före utskicket. Om nämnden däremot får några indikationer på att ett ägarbyte skett innan tidpunkten för grannehörandet så kan det dock krävas att en mer långtgående efterforskning sker. I några ärenden finns det invändningar från hörda grannar om att de anser att de erhållit för få handlingar med i grannehörandet. Det har t.ex. framförts att det inte kan utläsas av bifogade ritningar om åtgärderna är i enlighet med detaljplan. Det finns inget uttryckligt reglerat om vad som ska skickas med i ett grannehörande, men det bör bifogas tillräckligt med underlag för att grannen ska kunna ta ställning till om åtgärden är förenlig med detaljplan eller områdesbestämmelser. Av granskade ärenden framgår att förvaltningen använder sig av en blankett som skickas ut vid grannehörande. Omfattning av information som ges i blanketten varierar. I vissa fall anges endast vilka åtgärder som ansökan avser, såsom t.ex. byggande av altan, medan det i vissa fall även specificeras vilka avvikelser från detaljplan eller översiktsplan som åtgärden innebär. Den först nämnda varianten är enligt vår uppfattning för knapphändig och ger i princip ingen vägledning till grannen avseende vad denna bör uttala sig om. Användningen av blanketten skulle kunna utvecklas ytterligare. 4.1.2 Förslag på åtgärder Utveckla den blankett som i dag används vid sökt lov till grannar vid avvikelse från detaljplan eller områdesbestämmelser. Blanketten bör innehålla information om sökt lov, en redogörelse av vad detaljplanen säger i det avseende som rör aktuell avvikelse och kommunens tolkning av detaljplanen eller områdesbestämmelserna i dessa delar. Ritningar bör skickas med. Detaljplan eller områdesbestämmelser behöver inte skickas med från början,

19 men en hänvisning till var man kan få tag på sådana handlingar bör anges, t.ex. i de fall de finns på kommunens hemsida bör man hänvisa dit. 4.2 Handläggningstider 4.2.1 Allmänt Av 9 kap. 27 första stycket PBL framgår att byggnadsnämnden ska handlägga ärenden om lov och förhandsbesked skyndsamt och meddela sitt beslut om lov eller förhandsbesked inom tio veckor från det att den fullständiga ansökningen kom in till nämnden. Om det är nödvändigt på grund av utredningen i ärendet, får tiden förlängas en gång med högst tio veckor utöver de ursprungliga tio veckorna. Sökanden ska informeras om förlängningen och skälen för den innan den ursprungliga tidsfristen gått ut. Tio veckors fristen för prövning av ansökningar om bygglov och förhandsbesked infördes genom den nya PBL den 2 maj 2011. Skälet var att byggnadsnämnderna i många fall hade dragit ut på tiden oacceptabelt länge med avgöranden i ärenden om bygglov och förhandsbesked. Bl.a. hade JO under årens lopp haft anledning att rikta kritik mot flera byggnadsnämnder för långsam handläggning. Den grundläggande principen i 7 FL, att varje ärende där någon enskild är part ska handläggas så enkelt, snabbt och billigt som möjligt utan att säkerheten eftersätts hade med andra ord inte fått fullt genomslag i varje fall inte när det gällde kravet på snabbhet i processen (SOU 2008:68 s. 180 f.). Den nya regeln i PBL om en tio veckors frist tillämpas parallellt med 7 FL. Av den sistnämnda paragrafen följer att förvaltningen när en ansökan kommer in så snart som möjligt ska granska den för att undersöka om det behövs några kompletteringar. Om så är fallet, ska förvaltningen från sökanden begära in nödvändiga kompletteringar. Skyndsamhetskravet i 7 FL innebär alltså att denna inledande granskning inte får anstå till slutet av tio veckors fristen. I 9 kap. 22 PBL föreskrivs att om ansökningen är ofullständig, får byggnadsnämnden förelägga sökanden att avhjälpa bristerna inom en viss tid. Föreläggandet ska innehålla en upplysning om att ansökan kan komma att avvisas eller att ärendet

20 kan komma att avgöras i befintligt skick om föreläggandet inte följs. Om föreläggandet inte följs, får byggnadsnämnden avvisa ansökan eller avgöra ärendet i befintligt skick. Av 9 kap. 23 PBL framgår att om byggnadsnämnden finner att en åtgärd som avses med ansökningen också kräver tillstånd av eller anmälan till någon annan myndighet, ska nämnden upplysa sökanden om detta. I 9 kap. 27 andra stycket PBL finns en upplysning om att bestämmelser om att ett mottagningsbevis ska skickas till sökanden när en fullständig ansökan har kommit in och om innehållet i ett sådant bevis finns i 8 lagen (2009:1079) om tjänster på den inre marknaden. Ett sådant bevis ska innehålla information om: - Tidsfristen för att avgöra ärendet - Möjligheterna till rättslig prövning av beslutet - Följden av att ett beslut inte fattas inom tidsfristen (jfr prop. 2009/10:170 s. 374) Det räcker med att mottagningsbeviset skickas i ett vanligt brev. Med hänsyn till såväl innehållet i 7 förvaltningslagen och det skyndsamhetskrav beträffande handläggningen av lovärenden som kommit till uttryck i 9 kap. 27 PBL, åligger det nämnden att driva ärendet framåt på ett aktivt sätt. Även om den lagreglerade tidsfristen löper från det att en fullständig ansökan kommit in, kan nämnden inte lägga över ansvaret för handläggningen dessförinnan på sökanden. Då en komplettering begärs bör anges den tid inom vilken komplettering ska ske. I detta sammanhang bör också påpekas att för att det ska gå lätt att få en överblick över handläggningen i ärendena bör såväl utsändande av mottagningsbevis, begäran om komplettering och information om beslut om förlängning av tidsfristen dokumenteras i ärendena.

21 4.2.2 Tendenser Av det underlag vi tagit del av framgår att det skickas ut en ärendebekräftelse i vilken bekräftas att det har kommit in en ansökan, att en handläggare kommer ta kontakt med sökanden om något är oklart eller ärendet behöver kompletteras, att ett meddelande kommer att skickas ut när nämnden bedömt att ärendet är komplett och att ansökan eventuellt kommer att skickas ut till grannar för yttrande. I vissa fall anges även att handläggningstiden är tio veckor från det att ansökan är komplett. Inte i något ärende har vi dock sett att något meddelande har gått ut med uppgift om att ärendet har bedömts vara komplett. En sådan ärendebekräftelse som i dagsläget skickas ut till sökanden är enligt vår uppfattning inte tillräcklig. Mottagningsbevis ska som huvudregel skickas ut relativt omgående med uppgift om att ansökan bedöms vara komplett. Om så inte är fallet ska komplettering begäras in omgående. När kompletteringar därefter kommit in och ansökan anses komplett ska mottagningsbevis innehållande uppgifter om att ansökan bedöms vara komplett och handläggningstid skickas ut till sökanden. Vi har inte sett att förvaltningen använt sig av förlägganden att avhjälpa brister vid risk att ansökan avvisas eller avgörs på befintligt underlag. I flera av granskade ärenden är det svårt att se när förvaltningen ansett ansökan vara fullständig. Tiden innan en begäran om komplettering sänds ut synes i flera ärenden vara för lång. Även handläggningstiden från komplett ansökan till beslut är i flera av granskade ärenden längre än tio veckor, även längre än 20 veckor. Det finns endast i ett av de granskade ärendena besked utsänt till sökanden om att handläggningstiden är förlängd med tio veckor. Hög personalomsättning eller hög arbetsbelastning utgör inte skäl till förlängning. Informationsskyldigheten avseende krav på andra tillstånd och liknande synes följas. 4.2.3 Förslag på åtgärder Ta fram klara riktlinjer för hur handläggningen vid inkomna ansökningar ska gå till och följ dessa.

22 Ta fram och uppdatera befintliga mallar för mottagningsbevis, förelägganden avseende kompletterande handlingar och förlängning av tio veckors fristen. Alla ska använda sig av mallarna. Sänd alltid ut mottagningsbevis innehållande information om när ansökan bedömts som fullständig och vilken tidsfrist som nämnden har på sig att avgöra ärendet. Utsändande av mottagningsbevis, begäran om komplettering och information om beslut om förlängning av tidsfristen ska alltid dokumenteras i ärendena. Gör alltid en notering i ärendet om när ansökan bedöms vara komplett. Se över hur registrering ska göras i nuvarande system för att handläggningstiderna ska kunna följas upp. Upprätta någon form av kontrollsystem så att ärenden inte kan bli liggande för länge utan att beslut fattas. 4.3 När är en ansökan fullständig? 4.3.1 Ansökningshandling Enligt 9 kap. 21 PBL ska en ansökan om lov eller förhandsbesked vara skriftlig och innehålla de ritningar, beskrivningar och andra uppgifter som behövs för prövningen. En ansökan om lov ska dessutom innehålla 1. byggherrens förslag om vem eller vilka som ska vara kontrollansvariga enligt det som följer av 10 kap. 9 och 10, och 2. de handlingar som krävs för beslut om startbesked enligt 10 kap., om ansökningen avser tillbyggnad eller annan ändring av ett en- eller tvåbostadshus. En ansökan är fullständig när de handlingar kommit in som behövs för att den sökta åtgärden ska kunna prövas. Vilka handlingar som behövs skiljer sig åt beroende på vad det är man söker lov för. En ansökan är ofullständig när det saknas någon uppgift eller ritning som krävs för prövningen eller att ritningarna inte är utförliga nog eller av tillräckligt bra kvalitet.

23 En ansökan är ofullständig när det saknas sådant som sökanden själv förväntas tillföra ärendet, t.ex. ritningar. Vid detaljplanelagda områden ska ritningarna vara skalenliga, tydliga, entydiga, måttsatta och arkivbara. Man kan behöva redovisa ursprunglig marknivå och föreslagen marknivå invid byggnaden för samtliga fasader. Även våningshöjd, byggnadshöjd och takvinkel kan behöva anges. Sådant som byggnadsnämnden ska göra under handläggningen, t.ex. höra grannar eller kommunala interna remisser, räknas inte som ansökningshandlingar. Detta är sådant som byggnadsnämnden ska göra inom tio veckor. Tillstånd som sökanden måste ha på grund av annan lagstiftning är inte heller ansökningshandlingar i lovärendet, t.ex. strandskyddsdispens, tillstånd från eller anmälan till miljönämnden för olika verksamheter och tillstånd från väghållningsmyndigheten för utfart från en fastighet till allmän väg. 4.3.2 Kopplingen bygglov strandskyddsdispens Ett beslut om strandskyddsdispens ska alltid fattas i en separat prövning enligt miljöbalken, förkortad MB (prop. 1997/98:45 s. 190 f. samt MÖD 2013:29). Bestämmelsen om samordning av ärenden enligt MB och PBL i 9 kap. 24 PBL gäller endast anmälningsärenden enligt 9 kap. 6 MB (miljöfarlig verksamhet). Paragrafen berör således inte samordning av prövningen av strandskyddsdispens och bygglovsprövningar. Det finns således inte någon koppling mellan strandskyddsbestämmelserna och bestämmelserna om ansökan om bygglov enligt PBL varför ansökan om bygglov måste prövas inom tio veckor (som längst 20 veckor i vissa fall) trots att det skulle vara mer förmånligt för sökanden att strandskyddsdispensen prövas före bygglovet. Det nämnden/förvaltningen kan göra för att leva upp till den serviceskyldighet som åligger en nämnden/förvaltningen är att informera sökanden, helst före denne sökt bygglov, att det troligtvis är ekonomiskt mest fördelaktigt för denne att ansöka om strandskyddsdispens först. För det fall det sedan meddelas dispens från strandskyddet kan sökanden komma in med ansökan om bygglov.

24 Det här innebär dock att för det fall sökanden väljer att komma in med både ansökan om strandskyddsdispens och ansökan om bygglov samtidigt måste bygglovet prövas inom den tidsfrist som ställs upp i 9 kap. 27 PBL. Det går därför inte att vänta med att pröva bygglovet i väntan på att strandskyddsdispensen prövats, även om sökanden och kommunen kommer överens om det. Att man avvaktar ett beslut i strandskyddsdispensfrågan torde dock kunna vara skäl till att förlänga tidsfristen med ytterligare tio veckor. Om sökanden vill att strandskyddsdispensen prövas först, och bygglovet därför inte hinner prövas inom den tid som anges i 9 kap. 27 PBL, får sökanden dra tillbaka sin bygglovsansökan och vänta med att inge en ny tills det att strandskyddsdispensen prövats. 4.3.3 Kopplingen bygglov marklov Ansökan om bygg- och marklov kan göras i en gemensam ansökan och därmed prövas tillsammans. Det kan emellertid uppstå situationer där ansökan om bygglov och ansökan om marklov inte kommer in till kommunen samtidigt. Om det sökta bygglovet är avhängigt hur marklovet kommer att se ut torde marklovet prövas först och bygglovet därefter. Detta är dock inte ett skäl att låta bygglovet ligga vilande på grund av att marklovet ska prövas först och därmed ta längre tid än den lagreglerade tidsfristen enligt 9 kap. 27 PBL. Är inte sökanden villig att dra tillbaka sin ansökan om bygglov fram till dess att marklovet är prövat måste nämnden pröva bygglovet trots att ett nytt bygglov eventuellt kommer behöva sökas när marklovet är prövat. 4.3.4 Tendenser I ett flertal av de ärenden där handläggningstiden varit lång har det varit så att nämnden har vilandeförklarat bygglovsärendet i avvaktan på att frågan om bl.a. strandskyddsdispens eller marklov ska vinna laga kraft. Oftast har detta skett i samförstånd med sökanden, men i vissa fall har detta skett i strid med sökandens önskemål. 4.3.5 Förslag på åtgärder Vilandeförklara inte en bygglovsprövning i avvaktan på andra tillstånd som behövs, i vart fall inte i strid med sökandens önskemål.

25 Upprätta en rutinbeskrivning för hur man ska hantera lovärenden som är beroende av andra lov eller tillstånd. Ta fram en checklista för vad som krävs för att ansökan ska anses vara fullständig. 5 Beslut 5.1 Beslutsunderlag/beslutsmotivering 5.1.1 Vilka krav ställs? Bestämmelser om motivering av beslut saknas i PBL. Vid ett sådant förhållande gäller kraven i 20 FL. Av dessa framgår, såvitt nu är av intresse, följande. Ett beslut varigenom en myndighet avgör ett ärende ska innehålla de skäl som har bestämt utgången, om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild. Skälen får dock utelämnas helt eller delvis om beslutet inte går någon part emot eller om det av någon annan anledning är uppenbart obehövligt att upplysa om skälen. Av bestämmelserna följer alltså att motiveringsskyldighet i allmänhet föreligger om myndigheten har avslagit vad sökanden begärt. Om nämnden har beviljat vad sökanden har begärt men beslutet går andra parter emot föreligger också motiveringsskyldighet. För den som berörs av ett beslut är det viktigt att myndigheten redovisar hur den har kommit fram till sitt beslut. Endast om skälen redovisas öppet har den som beslutet rör möjlighet att förstå varför myndigheten har beslutat på ett visst sätt, hur fakta och bevisning värderats och hur gällande bestämmelser har tillämpats. En upplysande motivering kan antingen övertyga den som berörs om att beslutet är riktigt eller ge honom eller henne underlag för ett överklagande. Allmänhetens tilltro till myndigheternas kompetens och objektivitet kräver att myndigheterna kan visa att besluten är väl underbyggda. Kravet på att beslut måste motiveras främjar en noggrann och saklig prövning. Uttrycket de skäl som bestämt utgången markerar att det är de avgörande faktorerna som ska anges. Det är viktigt att understryka att det inte räcker som motivering att bara återge tillämpliga bestämmelser. Den egentliga

26 motiveringen, slutsatsen, ska utgöras av en redovisning av myndighetens bedömning av betydelsefulla fakta i det enskilda fallet med utgångspunkt från rättsläget. Mark- och miljööverdomstolen, MÖD, fastslog i dom den 7 januari 2013, P 3161-12, att eftersom nämnden vid bygglovsprövningen inte hade tagit ställning till om den befintliga byggnadens avvikelse från plan kunde förklaras som en mindre avvikelse, och inte heller gjort en samlad bedömning av den avvikande åtgärd för vilken bygglov sökts och den avvikelse som den befintliga byggnaden redan utgjorde, skulle underinstansernas avgöranden upphävas och målet återförvisas till byggnadsnämnden för fortsatt handläggning. De grunder som beslutet motiverats med måste också framgå av det underlag som finns i ärendet. 5.1.2 Tendenser I ett flertal ärenden där nämnden har gått emot förvaltningens förslag är nämndens motivering av beslutet undermålig. I några ärenden kan konstateras att nämnden inte ens tagit ställning till om den befintliga byggnadens avvikelse från plan kan förklaras som en mindre avvikelse eller att nämnden inte ens har gjort en samlad bedömning av den avvikande åtgärd för vilken bygglov sökts och den avvikelse som den befintliga byggnaden redan utgjorde. I de fall förvaltningens förslag är utförligt motiverat räcker det med att nämnden uppger att den instämmer i förvaltningens bedömning, men i de fall nämnden går emot ett utförligt motiverat förslag från förvaltningen måste nämnden motivera varför den kommer fram till en annan bedömning än förvaltningen. I några av granskade ärenden synes det även föreligga bristfälligt underlag till besluten. I ett ärende gick nämnden emot förvaltningens förslag på avslag på en bygglovsansökan på grund av att aktuella åtgärder inte kunde anses utgöra en liten avvikelse från detaljplan. Nämnden beslutade att bifalla ansökan om bygglov. Den enda motivering som fanns var att en ledamot ansåg att nämnden skulle bevilja ansökan då flertalet hus i området har liknande byggnader. Något underlag för hur förhållandena såg ut för dessa andra byggnader fanns inte, t.ex. om dessa låg på punktprickad mark och om dessa överskred tillåten byggnadsarea.

27 Det finns till och med ärenden där länsstyrelsen återförvisat ärenden till nämnden på grund av bristfällig motivering av beslutet. 5.1.3 Förslag på åtgärder Ta fram en checklista på vad som ska finnas med i ett beslut. Utbildning inom plan- och byggfrågor samt förvaltnings- och kommunalrättsliga frågor. 5.2 Återremittering till förvaltningen 5.2.1 Kan återremittering ske av en fullständig ansökan? Enligt ordalydelsen i 9 kap. 22 första stycket PBL får ett föreläggande ges om ansökningshandlingarna är ofullständiga. Om underlaget är sådant att ansökan kan prövas är bestämmelsen däremot inte tillämplig. Nämnden har i det fallet en skyldighet att snarast möjligt ta upp ansökan till prövning även om det av handlingarna kan förutses att den inte kommer att bifallas. Det finns emellertid inte något hinder för myndigheten att, inom ramen för serviceskyldigheten, om det bedöms lämpligt, ta en underhandskontakt med sökanden för att ta reda på om denne vill ändra sin ansökan. Om sökanden i ett sådant fall inte hörs av eller ger beskedet att ansökan vidhålls, ska nämnden pröva ansökan i sak (JO 1994/95 s. 453). 5.2.2 Tendenser När förvaltningens förslag till avgörande kommuniceras med sökanden och detta förslag innebär ett avslag på ansökan informeras alltid sökanden om att denne har möjlighet att revidera sin ansökan eller dra tillbaka denna. Som framgår ovan är detta ett lämpligt sätt att agera för att den sökande inte ska belastas med onödiga kostnader. I ett flertal av granskade ärenden har nämnden i sitt beslut ställt sig positiv till bygglov i vissa delar och efter viss revidering av ansökan och återremitterat ärendet till förvaltningen. I realiteten torde sökanden i dessa fall fått ett avslag på sin ansökan i det skick som nämnden hade att ta ställning till, vilket borde ha kunnat överklagas av sökanden. Någon överklagandehänvisning har dock inte lämnats. Ansökningarna har

28 i dessa fall varit fullständiga och inga önskemål om revidering eller återkallelse har framförts av sökanden vid kommuniceringen. Nämnden har i dessa fall saknat grund för beslutet att återremittera ansökan och skulle därför ha prövat ansökan i sak i det skick man hade för handen. 5.2.3 Förslag till åtgärder Ta fram en checklista på vad som ska finnas med i ett beslut. Återremittera inte fullständiga ansökningar till förvaltningen i de fall komplett underlag föreligger för att nämnden ska kunna fatta ett beslut rörande ansökan i befintligt skick. 5.3 Självrättelser 5.3.1 Förutsättningar för självrättelser Enligt 26 FL får ett beslut som innehåller en uppenbar oriktighet till följd av myndighetens eller någon annans skrivfel, räknefel eller liknande förbiseende, rättas av den myndighet som har meddelat beslutet. Innan rättelse sker ska myndigheten ge den som är part tillfälle att yttra sig, om ärendet avser myndighetsutövning mot någon enskild och åtgärden inte är obehövlig. Bestämmelsen i 26 FL gäller, enligt 31 samma lag, inte sådana ärenden hos myndigheter i kommuner där besluten kan överklagas enligt 10 kap. kommunallagen, dvs. genom laglighetsprövning. Av förarbetena till 26 FL (prop. 1971:30 s. 503) framgår att med förbiseendefel avses sådana fel där myndigheten kommit fram till ett helt riktigt beslut men råkat ut för missödet att återge sitt resultat med oriktiga ord eller siffror. Även JO har berört saken (JO 2000/01 s. 434). JO återgav först propositionsuttalandet och tillade sedan: Det är emellertid inte bara sådana fel som avses, utan även uppenbara personförväxlingar och liknande faller in under lagbestämmelsen. Följande exempel på förbiseendefel har lämnats i litteraturen (Hellners och Malmqvist, Förvaltningslagen: med kommentarer, tredje upplagan, 2010). Rena