Uppföljning av utförare i kundvalsmodellen för hemtjänst i ordinärt boende i Stockholms stad för äldre 2018 Basuppgifter Hemtjänstenhet: Verksamhetens regiform: Adress: Verksamhetschef/enhetschef: Skarpnäcks kommunala hemtjänst Kommunal regi Privat regi Rusthållarvägen 6, 121 17 Johanneshov Anna Lagher och Linn Bodèn Telefon: 08-508 15 525, 08-508 15 521 Antal hemtjänstkunder totalt: 421 (180406) Varav antal från staden per stadsdelsnämnd: Antal Bromma Enskede-Årsta-Vantör Farsta 1 Hägersten- Liljeholmen Hässelby-Vällingby Kungsholmen Norrmalm Rinkeby-Kista Skarpnäck 419 Skärholmen Spånga-Tensta Södermalm 1 Älvsjö Östermalm Uppföljningen utförd av: Från utföraren medverkade: Jessica Johansson, verksamhetscontroller Verksamhetscheferna Anna Lagher och Linn Bodén samt samordnare, administratör och undersköterskor. Datum för uppföljningen: 180406, 180612, 180613 samt 180619.
Metod Metod för uppföljningen: Besök i hemtjänstlokalen och intervju med ledning och personal. Granskning av utförarens ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete inkl. rutiner och övriga dokument. Sammanfattande bedömning Utföraren följer merparten av kraven i avtal, lagar och föreskrifter. Vissa avvikelser och brister har uppmärksammats i verksamheten och utifrån att en del av dessa kvarstår sedan föregående år så har en åtgärdsplan upprättats. I upprättad åtgärdsplan finns samtliga identifierade avvikeler/brister som ska åtgärdas (se bilaga 2). När planerade åtgärder vidtagits bedöms verksamheten utifrån en samlad bedömning av verksamheten att de har förutsättningar som krävs för en god och säker verksamhet. Följande avvikelser/brister finns som ska vara åtgärdade senast 181031. Kvarstående avvikelser/brister från föregående års uppföljning - Utföraren tillhandahåller inte arbetskläder och tvätt av kläder. Arbetskläder är inhandlade enligt gällande krav men kan ännu inte användas då tvättmöjligheter saknas. Möjligheten att kunna tvätta kläderna i lokalen ska åtgärdas för att personal ska kunna använda arbetskläder. - Rutiner för riskanalys saknas fortfarande och därmed även att riskanalyserna är gjorda enligt gällande rutin. Även rutiner för egenkontroll saknas fortfarande och därmed även att egenkontrollerna är utförda enligt gällande rutin. Identifiering och beskrivning av verksamhetens huvudprocesser är genomfört sedan föregående års uppföljning. Dock är inte personalens medverkan tydliggjord när det gäller medverkan i kvalitetsarbetet utifrån detta. - Rutiner för social dokumentation behöver kompletteras utifrån nuvarande rutiner som finns och vidare uppföljning samt åtgärder behöver vidtas för att den sociala dokumentationen ska uppfylla ställda krav. För vidare information se aktuellt avsnitt i rapport samt åtgärdsplan. - Rutiner för hur den externa samverkan ska ske saknas. Även rutiner för den interna samverkan saknas. Verksamheten åläggs att idenfiera vilka rutiner som behöver upprättas utifrån vilka samverkanpartners som verksamheten har behov av att samverka med samt vilken intern samverkan som är nödvändig inom den egna verksamheten för att säkerställa att verksamheten har förutsättningar att bedriva en verksamhet av god kvalitet. Verksamheten åläggs sedan upprätta nödvändiga rutiner gällande samverkan och sedan förankra rutinerna. Utifrån att avvikelser kvarstår sedan föregående år upprättas åtgärdsplan den 180619. Ledning, personal och lokaler Ansvarig för den dagliga driften överensstämmer med aktuell förteckning (avser endast verksamhet i privat regi) * Lokal rutin finns för arbetsledning under jourtid 2
Personalen bär identifikation synlig för den enskilde med dennes för- och efternamn, foto samt utförarens namn och telefonnummer Utföraren tillhandahåller arbetskläder, underdel och kortärmad överdel tvätt av arbetskläder Utförarens lokal Lokalens adress stämmer överens med äldreförvaltningens förteckning I lokalen finns Omklädningsrum Duschmöjlighet Verksamheten har inhandlat arbetskläder som uppfyller gällande krav. Arbetskläderna kan dock ännu inte användas då tvättmöjlighet fortfarande saknas. I lokalen finns tvättstuga med tvättmaskiner men tvättmaskinerna kan fortfarande inte användas för att tvätta arbetskläderna. Åtgärder ska vidtas för att medarbetarna ska kunna använda arbetskläder, se åtgärdsplan. Omvårdnadspersonal Antal omvårdnadspersonal: 135 st. Omräknat till heltidsanställningar: 66,63 Varav andel timanställd omvårdnadspersonal: 30,25 % Omvårdnadspersonalens kompetens totalt (oavsett anställningsform) 100 % har adekvat utbildning (vårdbiträde/undersköterska) Minst 90 % har adekvat utbildning (vårdbiträde/undersköterska) Minst 80 % har adekvat utbildning (vårdbiträde/undersköterska) Minst70 % har adekvat utbildning (vårdbiträde/undersköterska) Minst 60 % har adekvat utbildning (vårdbiträde/undersköterska) Minst 50 % har adekvat utbildning (vårdbiträde/undersköterska) Under 50 % har adekvat utbildning (vårdbiträde/undersköterska) 3
Rutiner/dokument finns för: Introduktion av nyanställd personal Tystnadsplikt Åtgärder vid misstanke om brott mot den enskilde Att uppmärksamma hot och våld riktat mot den enskilde Bestämmelser gällande muta, gåva och testamente Vad som ingår i kontaktmannens uppdrag Gemensam plan för kompetensutveckling Andel timanställd personal: När det gäller andel timanställd personal så har det ökat sedan föregående års uppföljning. En av anledningarna är att det beslutats om anställningsstopp för verksamheten sedan en tid tillbaka, vilket innebär att behov av timanställd personal ökat då det är oklart hur länge anställningsstoppet kvarstår för verksamheten. En annan orsak till att andel timanställd personal ökat är utifrån att verksamheten fått ett ökat antal kunder utifrån målgrupper inom hemtjänsten som kräver mer flexibilitet för att hemtjänstinsatserna ska kunna genomföras. Den ökade målgruppen för verksamheten med fler beställningar från socialpsykiatri och funktionsnedsättning innebär att timvikarier behövs i högre utsträckning när ordinarie personal inte kan utföra insatserna som planerat enligt gällande schema. Verksamheten har nu anställt visstidsvikarier i högre utsträckning vilket gör att andel timanställd personal därmed beräknas bli mindre under året vid en ny beräkningsperiod. Verksamheten har även fler antal kunder och fler anställda jämfört med föregående år. Angående omvårdnadspersonalens kompetens är 61 procent anställda som undersköterskor men betygsunderlag som styrker kompetensen finns endast för 47 procent av personalen. Därav uppfyller inte verksamheten kravet om att minst 50 procent av all anställd personal ska ha relevant utbildning, för att uppfylla stadens krav för omvårdnadspersonal inom hemtjänsten. Underlag som saknas för 13 anställda undersköterskor kommer begäras in av de anställda och ska vara förvaltningen tillhanda senast 20180901. Verksamhetens bedömning är att fler anställda bör vara behöriga för kompetenskraven samt att det framöver kommer att vara ett mindre behov av timvikarier, där endast 10 procent har godkända betygsunderlag idag. Andelen tillsvidareanställda är det 56 procent som enligt personalakterna styrkt sin kompetens. Utifrån detta bedöms kraven kunna uppfyllas om att minst 50 procent har godkänd utbildningsnivå. Gemensam plan för kompetensutveckling: Komptensutvecklingsplan för 2018/2019 ska upprättas, se åtgärdsplan. Verksamheten har kompetensutvecklingsplan för 2017 som fortgår. 4
Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9) Samverkan Rutiner för hur samverkan ska bedrivas inom den egna verksamheten (internt) Rutiner för hur samverkan med andra verksamheter/intressenter ska ske (externt) Rutiner för samverkan med Trygghetsjouren finns. Dock fungerar inte samverkan med Trygghetsjouren fullt ut vilket innebär att samverkan med Trygghetsjouren behöver vidareutvecklas under året. Externa avvikelser från Trygghetsjouren följdes upp vid verksamhetsbesöket där det framkom att en av avvikelserna inte kommit enhetscheferna tillhanda. Rutiner gällande externa avvikelser från Trygghetsjouren ska revideras. Rutiner för hur den externa samverkan ska ske saknas. Även rutiner för den interna samverkan saknas. Verksamheten åläggs att idenfiera vilka rutiner som behöver upprättas utifrån vilka samverkanpartners som verksamheten har behov av att samverka med samt vilken intern samverkan som är nödvändig inom den egna verksamheten för att säkerställa att verksamheten har förutsättningar att bedriva en verksamhet av god kvalitet. Verksamheten åläggs sedan upprätta nödvändiga rutiner gällande samverkan och sedan förankra rutinerna. Se åtgärdplan för vidare information när åtgärder kring samverkan ska vara genomförda. Riskanalys Rutiner för riskanalys Riskanalys är genomförd enligt rutin Rutiner för riskanalys saknas fortfarande och därmed även att de är genomförda enligt gällande rutin. Åtgärdsplan finns upprättad, se denna för vidare information om riskanalys. Avvikelsehantering Rutiner för systematisk synpunkts- och klagomålshantering Rutiner för systematisk avvikelsehantering Rutiner för rapportering, utredning och anmälan av missförhållanden (Lex Sarah) Rutiner gällande avvikelsehantering finns inom verksamheten och personalen kan beskriva dessa och delaktighet gällande detta samt att det föregående år ökat med lex Sarah rapporter inom enheten. Medarbetarna redogör för avvikelser som skett och redogjorts för samt att de fått återkoppling om förbättringsarbetet som gjorts. Ett utvecklingsarbete som beskrivs av både ledning och medarbetare är att avvikelser inte alltid rapporteras av medarbetarna. När 5
det gäller externa avvikelser från Trygghetsjouren kan inte medarbetarna ge någon vidare beskrivning av arbetssätt, rutin samt ansvarsfördelning för hanteringen av externa avvikelser. Se upprättad åtgärdsplan för vidare arbete och åtgärder kring externa avvikelser. Egenkontroll Rutiner för egenkontroll Egenkontroller är genomförda enligt rutin Rutiner för egenkontroll saknas och därmed även att egenkontroller är utförda enligt gällande rutin. Åtgärdsplan finns upprättad, se denna för vidare information om egenkontroller. Rutiner/dokument finns för: Mottagande av ny kund Avslut av kund Rapportering av kunds förändrade behov Åtgärdskedja vid trygghetslarm Hantering av nycklar/motsvarande till den enskildes bostad Hantering av privata medel eller motsvarande Agerande om den enskilde inte öppnar dörren Agerande om den enskilde inte är hemma Agerande om den enskilde upptäcks vara svårt sjuk Agerande vid dödsfall Basala hygienrutiner i enlighet med SOSFS 2015:10 Delegering av hälso- och sjukvårdsuppgifter Uppmärksamma nutritionsproblem Omvårdnad i livets slut Hantering av privata medel eller motsvarande: Upprättad rutin följs inte alltid. Förvaltningen har under april månad genomfört intern kontroll inom hemtjänsten gällande egna medel där det som vid verksamhetsuppföljningen framkom att rutinen inte alltid följs. Återbesök för uppföljning gällande intern kontroll är bokat till juli 2018 då verksamheten ska säkerställa att rutinen följs och förankra rutinen i verksamheten samt kartlägga hur stor andel brukare som berörs av hanteringen gällande egna medel. med i åtgärdsplan för att följas upp 2018. 6
Delegering av hälso- och sjukvårdsuppgifter: Verksamheten har i nuläget ingen delegering av hälso- och sjukvård, vilket har ändrats sedan föregående års verksamhetsuppföljning. Uppmärksamma nutritionsproblem: Medarbetarna beskriver hur de gör när nutritionsproblem uppmärksammas men beskriver inte någon enhetlig rutin som är förankrad inom verksamheten, vilket är ett utvecklingsområde. Verksamheten ska upprätta rutin för att säkerställa detta, se vidare åtgärdsplan för när åtgärd ska vara gjord samt uppföljning. Rutiner som finns upprättade inom verksamheten är tydliga och utgår ifrån uppdraget samt kundens behov och äldreomsorgens värdegrund. Medarbetarna och ledningen beskriver hur rutinerna följs upp samt kring pågående och tidigare utvecklingsarbete inom verksamheten. Rutiner som finns upprättade bedöms överlag vara väl förankrade inom verksamheten. Beskrivning av kvalitetsarbete: Beskrivning av enhetens värdegrundsarbete finns Både ledning och personal samt i relevanta dokument finns enhetens värdegrundsarbete beskrivet. Medarbetarna redogör för att det finns tid avsatt för reflektion på vissa möten som utgår ifrån värdegrunden. Ett utvecklingsområde inom kvalitetsarbetet är att gemensamt definiera verksamhetens arbetssätt och utgångspunkt utifrån värdegrunden och uppdraget. Processer och förankring: Verksamhetens huvudprocesser är identifierade Personalens medverkan i kvalitetsarbetet är tydliggjord Verksamhetens huvudprocesser är identifierade och både ledning samt medarbetare beskriver under verksamhetsbesöken hur personalen till stor del är delaktig och medverkar i kvalitetsarbetet. Dock framgår detta inte i upprättade rutiner och dokument inom enheten vilket är ett utvecklingsarbete kopplat till det övriga arbetet som ska göras gällande ledningssystemet för systematiskt kvalitetsarbete, vidare information se åtgärdsplan. 7
Social dokumentation (SOSFS 2014:5) Lokal rutin för social dokumentation Den sociala dokumentationen uppfyller ställda krav Dokumentationsförvaring Personakt förvaras på ett betryggande sätt och så att obehöriga inte får tillgång till den samt att originalhandlingar skyddas mot förstörelse, skada och tillgrepp. Verksamheten har lokal rutin upprättad gällande den sociala dokumentationen men då rutinen inte bedöms vara heltäckande så ska åtgärder vidtas för att säkerställa dokumentationen i verksamheten. Den befintliga rutinen ska revideras och kompletteras samt så ska lokala anvisningar för kraven för dokumentationen inom verksamheten tas fram. Vidare ska personalen kompetensutvecklas och genomgå vidare utbildning under året för att dokumentationen ska förbättras. Även en mall för egenkontroll gällande den sociala dokumentationen kommer tas fram som enhetscheferna framöver ska använda sig av. När det gäller återkoppling kring egenkontroller som görs angående den sociala dokumentationen uppger anställda att de får individuell återkoppling av ansvarig chef. Granskning av den sociala dokumentationen genom stickprover (10 ärenden fördelat mellan de tre enheterna) är genomförd under verksamhetsbesöken. Ärendena som granskades var samtliga aktuella inom förvaltningens avdelning för äldreomsorg, beställarenheten för äldre. Sammanfattningsvis så visade granskningen att det fanns aktuella genomförandeplaner i nästan samtliga ärenden, endast ett ärende som saknade genomförandeplan. Endast hälften av genomförandeplanerna bedömdes ge tillräcklig med information och bara fyra av genomförandeplanerna var upprättade inom 15 dagar. I samtliga genomförandeplaner som var upprättade fanns datum för uppföljning av genomförandeplanerna. Även beskrivning av hjälpbehovet framkom tillräckligt tydligt i alla upprättade genomförandeplaner. Beskrivning av mål med insatserna saknades i nästan samtliga ärenden. Tydlig koppling kunde göras till att målen i beställningarna av insatsen inte framkom tydligt, där bedömningen även är att målen inte var individuellt uppsatta utifrån den enskilde brukaren. Vid granskningen framkom även att vissa beställningar innehöll önskemål till utföraren som inte var möjliga att utföra. Ett identifierat utvecklingsområde gällande den sociala dokumentationen är förbättrad samverkan mellan utförare och beställare inom avdelningen och förvaltningen i övrigt. När det gäller den löpande dokumentationen så bedömdes det inte finnas tillräcklig dokumentation eller aktuell bild av den enskildes situation i merparten av ärendena som granskades. Vissa ärenden saknade i princip helt löpande dokumentation, där det blev tydligt att brukare som hade få insatser med fåtal timmar per månad saknade löpande dokumentation. Styrkor som framkom gällande den löpande dokumentationen var att nästan samtliga ärenden som hade löpande dokumentation så var den väsentlig, saklig/objektiv samt respektfull. 8
Granskningen kunde inte uttyda några direkta skillnader på förbättringsområden utifrån enheterna gällande den sociala dokumentationen, utan samtliga enheter inom verksamheten har samma utvecklingsbehov för att uppnå ställda krav. Se vidare upprättad åtgärdsplan. 9