ARBETSORDNING FÖR SUNNE KOMMUNS REVISORER Syftet med Arbetsordningen är att, i enlighet med God Revisionssed, formalisera och dokumentera de förtroendevalda revisorerna för perioden 2011 2014 uppdrag, organisation och rutiner. Uppdraget Uppdraget är att årligen granska all verksamhet, som bedrivs inom Sunne kommun styrelse, nämnder, bolag och stiftelser som är formulerat i kommunallagen, aktiebolagslagen och stiftelselagen samt av kommunfullmäktige fastställt reglemente. Revisorernas uppdrag är att pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande och om den interna kontrollen är tillräcklig och att uttala sig om detta till kommunfullmäktige inför deras beslut i ansvarsfrågan. Granskningsuppdraget - som det är formulerat i kommunallagen är medlet att nå fram till denna ansvarsprövning. Revisionsreglemente Sunne kommun Gällande reglemente fastställdes av kommunfullmäktige 2006-11-27. Revisionens organisation Revisorerna var för sig är att betrakta som myndigheter med eget förvaltningsansvar. Förtroendevalda revisorer: Ordförande Anders Ramström Revisor Inger Axelsson (vice ordförande) Revisor Karl-Erik Larsson Revisor Marianne Andersén Revisor Bernth Johnson Lekmannarevisorer i bolag och revisorer i stiftelser: Sunne Bostads AB: Bernth Johnson, ersättare Inger Axelsson Svenska Flexografiinstitutet AB: Karl-Erik Larsson, ersättare Anders Ramström Sunne Turism AB: Inger Axelsson, ersättare Marianne Andersén Rottneros Park Trädgård AB:Inger Axelsson, ersättare Marianne Andersén Stiftelsen Sundsbergs Gård:Bernth Johnson, ersättare Marianne Andersén Sakkunnigt biträde för revision av nämnder och styrelser, lekmannarevision samt revision i stiftelser KPMG AB Roller och arbetssätt Ordförande är sammankallande, svarar för dagordning, mötets genomförande och upprättande av protokoll. Revisorerna ersätter ordförande med vice ordförande. Revisorerna är självständiga i förhållande till varandra. Detta förhindrar inte att de samarbetar i det löpande revisionsarbetet och vid olika ställningstaganden. Revisorerna strävar efter att 1
fatta beslut om revisionsarbetet i enighet och att i största möjliga mån arbeta gemensamt och samordnat. Den enskilda revisorns rätt att i ett läge av oenighet kunna agera och uttrycka sin egen uppfattning kan dock inte undanröjas eller röstas bort. Varje revisor är beträffande revisionsuppdraget självständig och kan avge eget yttrande efter granskning. Lekmannarevisorer och revisorer i stiftelser ansvarar självständigt för sina uppdrag och ansvarar för att hålla övriga förtroendevalda revisorer informerade. KPMG ansvarar för all dokumentation och på uppdrag av ordföranden för kallelser och förslag till dagordning inför revisionens möten. Arbetsfördelning mellan revisorerna Revisorerna ansvarar för att följa nedanstående fokusområden inom kommunens verksamhet. För ansvarsfördelning se bilaga. Fokusområden: Personal Redovisning, ekonomi statistik, jämförelse IT/data Strategier och organisationsutveckling Kommunens nyttjande och deltagande i organisationer och projekt Kommunens kommunikation internt/externt Revisorerna ansvarar för att följa styrelse och nämnder. För ansvarsfördelning se bilaga. Revisorerna ska läsa protokollen för den nämnd de ansvarar för och följa verksamheten så att de kan hålla övriga revisorerna uppdaterade på det viktigaste. En stående punkt på dagordningen är att rapportera kring större händelser och reflektioner. Det kan vara bra att begära att få dagordning och handlingar inför nämndens möte. Respektive nämndsansvarig revisor har kontakt med ordförande i nämnden rörande nya granskningsinsatser samt överlämnande av granskningsrapporter. Revisorerna ska minst en gång per år ha kontakt med de i kommunfullmäktige representerade politiska partierna. För ansvarsfördelning se bilaga. Tidsplaner och former för möten, överläggningar och andra aktiviteter Revisionens möten utgörs av informations-, planerings- och beslutsmöten. Kallelse till möten utsänds på uppdrag av ordföranden i regel senast fem dagar före mötet. Revisions- och mötesplan för verksamhetsåret fastställs inför varje år. Arbetsordning, revisionsstrategi och eventuell revidering av reglemente för mandatperioden upprättas. Revisionens verksamhet och beslut dokumenteras i mötesanteckningar eller protokoll. Beslutsmöten skall protokollföras och justeras. Mötesanteckningar och protokoll ska skickas ut till revisorerna senaste en vecka efter sammanträdet. 2
Styrning och samverkan med de sakkunniga, kvalitetssäkring Förhållandet mellan Revisionen och de sakkunniga, stödet från dessa samt krav på kvalitetssäkring genom certifiering regleras, utöver i arbetsordningen, i upphandlingsavtalet samt övergripande i kommunallagen. Ekonomi, administration och rutiner Revisionens budget och verksamhetsplan utarbetas i fas med Sunne kommuns budgetprocess och fastställs årligen före 1 maj. Hantering av alla upprättade och inkomna handlingar regleras av revisorernas antagna dokumenthanteringsplan. KPMG upprättar förslag till revisorernas verksamhetsberättelse inför delår och bokslut. KPMG stödjer enligt upphandling och avtal revisionen med sekreterarskap. För expeditionstjänst och diarium ansvarar kommunkansliet. Handlingar och arkiv svarar revisionens ordförande för. Beslut om utlämnande av revisorernas handlingar fattas av revisorerna. KPMG lämnar ut handlingar efter samråd med revisorerna. Mediakontakter, hemsida mm Ordförande eller i hans ställe vice ordföranden svarar för mediakontakter vad gäller frågor som rör hela kommunrevisionen. Varje revisor svarar, gentemot media, för egna revisionsinsatser i bolag och stiftelser. Revisionens hemsida upprättas och förvaltas av Sunne kommuns hemsideredaktör. Revisionens dokument, granskningar mm läggs fortlöpande ut på hemsidan genom KPMGs försorg i samverkan med ordförande. Attesträtt Ordföranden attesterar upphandlingar, beställningar, fakturor, reseräkningar mm. Vice ordföranden är i detta avseende ersättare för ordföranden. Kompetensutveckling Årligt uppföljnings- och kompetensutvecklingssamtal genomförs årligen som underlag för utbildningsplanering och budgetering. Ordförande är ansvarig för detta 3
Arbetsordningen revideras 2013-12-13 Marianne Andersén Inger Axelsson Bernth Johnson Karl-Erik Larsson Anders Ramström 4
Bilaga till arbetsordning för Sunne kommuns revisorer Ansvarsfördelning för fokusområden för Sunne kommuns verksamheter: Personal Inger Axelsson Kommunledning, personalkontoret, löpande kontakt med personalchef. Personalomsättning, sjukfrånvaro, finns nyckelpersoner vars eventuella frånvaro gör verksamheten sårbar, etc. Redovisning, ekonomi, statistik, jämförelser Bernth Johnson Ekonomiavdelningen. Vilka åtgärder vidtas vid underskott, hur duktig är man på att göra prognoser, underskott, SCB statistik, etc. IT/data Karl-Erik Larsson IT-avdelningen. Utveckling av IT-verksamheten, e-fact, bredbandsutbyggnad etc. Strategier och organisationsutveckling Anders Ramström Kommunstyrelsen, kommunledningsförvaltningen. Delta i ordförandeträffar. Framtidsfrågor. Hur håller sig kommunen à jour? Ledningsgruppens uppgifter. Vad gör representanterna i Region Värmland för Sunne? Kommunens nyttjande och deltagande i organisationer och projekt Marianne Andersén Inom länet, EU, landet etc. Vilka organisationer och projekt är kommunen med i? Läsa kommunstyrelseprotokoll för att se vart pengar går. Hur fonderar Sunne skattemedlen så att de fördubblas? Vem i kommunen följer upp om det kommit nya EU-medel att söka? Kommunens kommunikation internt/externt-anders Ramström Övergripande kommunikation i sociala medier, traditionell media, informationsöverföring inom och mellan förvaltningar, kontakt med informationsstrateg och webmaster. Ansvarsfördelning för att följa nämndens verksamhet: Kommunstyrelsen Anders Ramström Bildningsnämnden Inger Axelsson Socialnämnden Marianne Andersén Miljö- och byggnadsnämnden Karl-Erik Larsson Räddningsnämnden och Överförmyndarnämnden Bernth Johnson Ansvarsfördelning för kontakt med kommunfullmäktiges partier: Miljöpartiet Bernth Johnson Vänsterpartiet Marianne Andersén Sverigedemokraterna Anders Ramström Socialdemokraterna Karl-Erik Larsson Moderaterna Inger Axelsson Centerpartiet Anders Ramström Folkpartiet Bernth Johnson 5