Polisstyrelsen INFORMATIONS- 1 (11) SKYDDSBESKRIVNING Kombinerad register- och informationsskyddsbeskrivning samt informationsdokument Personuppgiftslagen (523/1999) 10 och 24 Offentlighetslagen (621/1999) 18 Offentlighetsförordningen (1030/1999) 8 2.1.2013 2020/2012/3738 1. Informationssystemets namn (datasystemet och dess uppgiftskategorier) INFORMATIONSSYSTEMET FÖR FÖRVALTNINGSÄRENDEN, som består av följande uppgiftskategorier: 1. Uppgifter om vapentillstånd 2. Uppgifter om identitetskort och pass 3. Bilduppgifter 4. Fingeravtrycksuppgifter i pass 5. Uppgifter om den lokala polisens säkerhetsutredningar 6. Uppgifter för tillsynen över säkerhetsbranschen 7. Uppgifter för identifiering av utlänningar 8. Uppgifter för tillsynen över penninginsamlingar Uppgifter i informationssystemet för förvaltningsärenden finns sparade i följande registerprogram: Vapenregistersystemet - innehåller uppgifter om vapentillstånd och tillsyn Vapentillståndskartoteket (manuellt arkiv) Systemet för säkerhetsuppgifter - innehåller uppgifter om tillstånd och tillsyn för säkerhetsbranschen - tas i bruk 2013 och ersätter då säkerhetsbranschens tillsynsregister VAHTI och Registret för tillsyn över säkerhetsbranschen HALTI Turval PoliTRIP Systemet för uppgifter om penninginsamling (tas i bruk 2013) - innehåller uppgifter om tillstånd och tillsyn för penninginsamlingar Identitetskorts- och passregistret (HALTI Heko-Passi)innehåller uppgifter om identitetskort och pass, bilduppgifter samt om fingeravtrycksuppgifter i pass HALTI Ulkokuva - innehåller identifieringsuppgifter för utlänningar för fotografi samt övriga signalement som hör under identifieringsuppgifterna i 131 i utlänningslagen (301/2004) HALTI UlkoAFIS - innehåller identifieringsuppgifter för utlänningar för uppgifter om fingeravtryck som hör under identifieringsuppgifterna i 131 i utlänningslagen (301/2004) Lokalpolisens register för säkerhetsutredningar (HALTI Tursel PoliTrip) - innehåller uppgifter om lokalpolisens säkerhetsutredningar 2. Registeransvarig POLISSTYRELSEN Postadress: PB 302, 00101 Helsingfors Besöksadress: Berggatan 20, 00100 Helsingfors Telefon: 071 878 0181 (växeln) E-post: kirjaamo.poliisihallitus@poliisi.fi
Polisstyrelsen 2 (11) 3. Ansvarsperson för registerföringen Chef för registerföring Jari Råman Polisstyrelsen, Teknikenheten, Ansvarsområdet för registerföring (Kontaktuppgifter ovan) 4. Informationssystemets placering (Administration) 5. Person som sköter informationssystemets registerärenden vid den registerförande enheten 6. Grund på vilken informationssystemet förs 7. Användningssyftet med informationssystemet Förvaltningens IT-central HALTIK Postadress: PB 56, 96301 Rovaniemi Besöksadress:Kemijoen itäpuolentie 63, 96400 Rovaniemi Telefon: 071 878 0151 (växeln) E-post: kirjaamo@haltik.fi Servicechef Tomi Martti Förvaltningens IT-central HALTIK(Kontaktuppgifter ovan) Lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet (761/2003) 3. Därtill följande som bestämmer om informationen i och användningsändamålet för informationssystemet för förvaltningsärenden: polislagen (493/1995), polisförordningen (1112/1995), personuppgiftslagen (523/1999), skjutvapenlagen (1/1998), lagen om identitetskort (829/1999), passlagen (671/2006), lagen om säkerhetsutredningar (177/2002), lagen om privata säkerhetstjänster (282/2002), lagen om ordningsvakter (533/1999), utlänningslagen (301/2004), överenskommelsen om upphävande av passkontrollen vid de internordiska gränserna (FördrS 10/1958) samt lagen om penninginsamlingar (255/2006) jämte i dessa senare gjorda ändringar. Informationssystemet för förvaltningsärenden är ett permanent informationssystem som är avsett för polisens riksomfattande bruk och förs med hjälp av automatisk databehandling. Informationssystemet har inrättats för utförandet av de uppgifter som anges i 1 3 mom. polislagen Användningsändamålet för uppgiftskategorierna i informationssystemet för förvaltningsärenden är följande: 1. uppgifter om vapentillstånd hanteras för skötseln av polisens uppgifter enligt skjutvapenlagen, 2. uppgifter om identitetskort och pass används för skötseln av polisens uppgifter enligt lagen om identitetskort och för skötseln av polisens, utrikesministeriets och Finlands beskickningars uppgifter enligt passlagen, 3. bilduppgifter hanteras för identifiering av en person och för utarbetande av en handling som styrker identiteten; med personens samtycke får bilduppgifterna även användas för något annat förvaltningstillstånd eller beslut som personen ansökt om än för den handling som uppgifterna har lämnats för, 4. fingeravtrycksuppgifter i pass används för skötseln av polisens, utrikesministeriets och Finlands beskickningars uppgifter enligt passlagen, 5. uppgifter om den lokala polisens säkerhetsutredningar används i det syfte som anges i 4 kap. i lagen om säkerhetsutredningar,
Polisstyrelsen 3 (11) 6. uppgifter för tillsynen över säkerhetsbranschen används för skötseln av polisens uppgifter enligt lagen om privata säkerhetstjänster och lagen om ordningsvakter, 7. uppgifter för identifiering av utlänningar används för att utföra de uppgifter som fastställs i 131 i utlänningslagen, 8. uppgifter från tillsynen över penninginsamlingar används för att utföra de uppgifter som fastställs i 131 i utlänningslagen. Polisen har rätt att använda uppgifterna i informationssystemet för förvaltningsärenden för andra ändamål än de som uppgifterna har samlats in och registrerats för, om uppgifterna behövs för: 1. tryggande av statens säkerhet, 2. avvärjande av fara som omedelbart hotar liv eller hälsa eller avvärjande av en betydande egendomsskada, 3. förebyggande eller utredning av ett brott på vilket kan följa fängelse, 4. utredning av identitet i samband med ett visst uppdrag som hör till polisen och som nödvändigt kräver att identiteten styrks, 5. beslut eller utlåtande som gäller beviljande eller giltighet av ett tillstånd, när tillståndet enligt gällande bestämmelser är beroende av sökandens eller tillståndshavarens tillförlitlighet, lämplighet eller någon liknande egenskap, och det för bedömningen av egenskapen krävs uppgifter om sökandens eller tillståndshavarens hälsotillstånd, bruk av rusmedel, brottslighet eller våldsamma uppträdande. Uppgifter i polisens personregister får användas även för polisens forsknings- och planeringsverksamhet. Uppgifter får också användas för polisens utbildningsverksamhet, om de är nödvändiga för att genomföra utbildningen. Polisen får använda fingeravtrycksuppgifter i pass för andra ändamål än de som uppgifterna har samlats in och registrerats för endast om det är nödvändigt för att identifiera ett offer för en naturkatastrof, storolycka eller någon annan katastrof eller för ett brott eller ett offer som annars förblivit oidentifierat. Uppgifter som tagits för jämförelse av fingeravtrycksuppgifter i registrerade pass får användas endast när jämförelsen görs och ska därefter förstöras omedelbart. 8. Informationssystemets innehåll och dess uppgiftskategorier Av de uppgifter som gäller en persons identitet får i informationssystemet för förvaltningsärenden registreras fullständigt namn, födelsedatum, personbeteckning, kön, modersmål, nationalitet, civilstånd, födelsestat, födelsehemkommun, hemkommun, yrke, adress och telefonnummer eller annan kontaktinformation, uppgifter om att personen avlidit samt uppgifterna i en utländsk persons resedokument. I informationssystemet får även annan behövlig information som inhämtats för utförandet av de uppgifter som anges i 1 kap. 3 1 mom. i polislagen registreras enligt följande: 1. bland uppgifter om vapentillstånd information som avses i skjutvapenlagen om tillståndsansökan, tillstånd, polisens åtgärder, beslut, hinder, anmärkning, anmälan och inspektion, 2. bland uppgifter om identitetskort och pass information som avses i
Polisstyrelsen 4 (11) lagen om identitetskort om tillståndsansökan, beslut, tillstånd, polisens åtgärder, hinder, anmärkning och anmälan samt uppgifter om passansökningar och beslut i passärenden, uppgifter om pass eller andra resedokument som har utfärdats av en finsk myndighet, uppgifter om pass som förkommit, blivit stulna eller omhändertagits samt uppgifter om hinder mot utfärdande av pass och anmärkningar som hänför sig till passärenden, 3. bland bilduppgifterna ett fotografi av personen och personens namnteckningsprov, som personen lämnat till polisen eller till en myndighet inom utrikesförvaltningen vid ansökan om ett tillstånd eller beslut som fotografiet och namnteckningsprovet behövs för, 4. bland fingeravtrycksuppgifterna de fingeravtryck som tagits i samband med ansökningssituationen av den som ansöker om pass som avses i 6 a i passlagen, 5. bland uppgifterna om den lokala polisens säkerhetsutredningar information om att en person har varit föremål för en begränsad säkerhetsutredning som avses i lagen om säkerhetsutredningar samt den tidpunkt då utredningen lämnades och andra uppgifter som behövs för att specificera utredningen, 6. bland uppgifterna för tillsynen över säkerhetsbranschen information om ansökan, beslut, kort, polisens åtgärder, hinder, anmärkning, anmälan och inspektion som avses i lagen om privata säkerhetstjänster och noggrannare bestämmelser som getts på basis av denna samt om information om ansökan, beslut, tillstånd, kort, polisens åtgärder, hinder, anmärkning och anmälan som avses i lagen om ordningsvakter och noggrannare bestämmelser som getts på basis av denna, 7. bland identifieringsuppgifterna för utlänningar signalement samt uppgifter i resedokument för de utlänningar som avses i 131 i utlänningslagen, 8. bland uppgifter för tillsynen över penninginsamlingar uppgifter om tillståndsansökan, tillstånd, återtagande av tillstånd, varningar och redovisningar samt uppgifter om den som ansöker om tillstånd och tillståndshavare, de praktiska anordnarna av penninginsamlingen och ansvarspersonerna för dessa samt tillsynsåtgärder. 9. Källor som i regel används för informationssystemet Uppgifter om en persons identitet i informationssystemet för förvaltningsärenden samlas in för att polisen ska kunna utföra de uppgifter som anges i 1 kap. 3 1 mom. i polislagen. Annan nödvändig information samlas enligt uppgiftsklass in på följande sätt: 1. uppgifter om vapentillstånd erhålls i samband med tillståndsförvaltningsåtgärder som rör skjutvapen från de myndigheter som sköter ärendet och ur de uppgifter som den som ansöker om tillstånd själv har meddelat, 2. uppgifter om identitetskort och pass erhålls i samband med tillståndsförvaltningsåtgärder som rör identitetskort och pass från de myndigheter som sköter ärendet och ur de uppgifter som den som ansöker om tillstånd själv har meddelat,bilduppgifter erhålls från de fotografier och namnteckningsprov som sökanden lämnat till polisen, utrikesministeriet eller till en myndighet inom
Polisstyrelsen 5 (11) utrikesförvaltningen i samband med ett tillstånds- eller beslutsärende, 4. fingeravtrycksuppgifter i pass tas av den som ansöker om pass i samband med ansökningssituationen genom försorg av den myndighet som har hand om ärendet, 5. uppgifter om den lokala polisens säkerhetsutredningar erhålls ur de uppgifter som hänför sig till en begränsad säkerhetsutredning och som samlas i samband med denna åtgärd, ur de uppgifter som sökanden meddelat och ur utredningens identifieringsuppgifter, 6. uppgifter om tillsynen över säkerhetsbranschen erhålls vad gäller privata säkerhetstjänster och ordningsövervakare i samband med tillståndsförvaltnings- och tillsynsåtgärder i verksamheten hos den myndighet som har hand om ärendet samt ur de uppgifter som den som ansöker om tillstånd själv har meddelat, 7. uppgifter för identifiering av utlänningar inhämtas genom polisens och passkontrollmyndigheternas försorg ur de uppgifter som erhållits i samband med myndighetsåtgärder som utlänningar som söker asyl eller uppehållstillstånd, som avvisas eller utvisas är föremål för, 8. uppgifter om penninginsamling erhålls i samband med tillståndsförvaltnings- och tillsynsåtgärder genom försorg av de myndigheter som sköter ärendet och ur de uppgifter som den som ansöker om tillstånd själv har meddelat, Gränsbevakningsväsendet överlåter de uppgifter i sina personregister och system åt polisen som behövs för att de uppgifter som anges i 1 kap. 3 1 mom. i polislagen ska kunna utföras. Lagen om behandling av personuppgifter vid gränsbevakningsväsendet (579/2005) 28 ; Lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet (761/2003) 14. Tullstyrelsen överlåter den information i tullens personregister åt polisen som behövs för att ett utlänningsärende ska kunna behandlas eller för att en utlännings inresa eller utresa ska kunna övervakas. Tullagen (1466/1994) 26 ; Lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet (761/2003) 14 1 mom. 2 punkten. Befolkningsregistercentralen överlåter åt polisen via teknisk anslutning de uppgifter i befolkningsdatasystemet som behövs för att kunna utföra de uppgifter som anges i 1 kap. 1 1 mom. i polislagen eller för att polisen ska kunna upprätthålla sitt riksomfattande personregister. Lagen om befolkningsdatasystemet och Befolkningsregistercentralens certifikattjänster (661/2009) 29, 55 och 58 ; Lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet (761/2003) 13 2 mom. 8 punkten. Fordonsförvaltningscentralen överlåter uppgifter i fordonstrafikregistret. Lagen om fordonstrafikregistret (541/2003) 15 och 17. Om polisens rätt att få uppgifter ur vissa register bestäms i 13 i lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet. Om uppgifter som andra myndigheter lämnar ut till polisen genom registrering eller för registrering i maskinläsbar form bestäms i 14 i lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet.
Polisstyrelsen 6 (11) 10. Normalt utlämnande och normal användning av uppgifterna i informationssystemet En polisenhet och en person som hör till polispersonalen har rätt att använda uppgifterna i informationssystemet för förvaltningsärenden på det sätt som bestäms i 15 16 a lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet. Polisen har rätt att använda informationen i informationssystemet för förvaltningsärenden för att kunna utföra de uppgifter som anges i 1 kap. 3 1 mom. i polislagen, om informationen behövs för skötseln av den uppgift för vilken informationen samlats in och registrerats. Endast de som måste ha tillgång till fingeravtrycksuppgifterna i pass för att kunna sköta sina arbetsuppgifter har tillstånd att använda dessa uppgifter. Uppgifter i informationssystemet för förvaltningsärenden överlåts via en teknisk anslutning eller i maskinläsbar form på basis av 19 i lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet åt: 1. försvarsmaktens huvudstab för i lagen om fullgörande av polisuppgifter inom försvarsmakten (1251/1995) avsedda säkerhetsoch övervakningsuppgifter samt för brottsutredning och för i lagen om säkerhetsutredningar (177/2002) avsedda säkerhetsutredningar, 2. gränsbevakningsväsendet för utförande av de åligganden enligt 1 3 mom. i polislagen som föreskrivs för gränsbevakningsväsendet i gränsbevakningslagen eller någon annanstans i lag, samt uppgifter som behövs för gränsövervakning, genomförande av gränskontroller och övervakning av personers inresa och utresa, 3. tullverket för övervakning av utlandstrafiken, för förebyggande och utredning av tullbrott samt för övervakning av personers inresa och utresa, 4. domstolarna för behandling av ärenden som gäller skjutvapen, vapendelar, patroner eller särskilt farliga projektiler, 5. utrikesministeriet och Finlands beskickningar för handläggning av ansökan om pass, visum och uppehålls- eller arbetstillstånd, 6. Migrationsverket för behandling av ärenden som gäller finskt medborgarskap, utlänningars inresa, vistelse och arbete i landet samt flyktingar och asyl, 7. en tjänsteman som har särskilda polisbefogenheter, för utförande av uppgifter som avses i 1 kap. 1 i polislagen; i fråga om utlämnande av uppgifter gäller 17 1 3 mom. och 18 1 och 2 mom. i denna lag, 8. Forststyrelsens jakt- och fiskeövervakare vid jakt- och fiskeövervakning som hör till deras behörighet. Fingeravtrycksuppgifter från pass överlåts endast åt gränsbevakningsväsendet, tullen, utrikesministeriet och Finlands beskickningar samt Migrationsverket för styrkande av identitet och konstaterande av ett dokuments äkthet, när det behövs för behandling av ärenden som gäller en persons inresa, vistelse i landet eller utresa. Den som tar emot uppgifterna får använda uppgifter som tagits för jämförelse av fingeravtrycksuppgifter i registrerade pass endast när jämförelsen görs och ska därefter förstöra uppgifterna omedelbart. Nödcentralsverket enligt 19 i lagen om nödcentralsverksamhet (692/2010) för utförande av de uppgifter som avses i lagen.
Polisstyrelsen 7 (11) Uppgifter överlåts också åt andra myndigheter, samfund och privata, på så sätt som rätt till uppgifter föreskrivs i lag. Om behandling av personuppgifter i samband med internationellt polissamarbete föreskrivs i kap. 6 i lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet. 11. Informationssystemets art samt principerna för sekretessen Informationssystemet för förvaltningsärenden är ett permanent personregister som är avsett för polisens riksomfattande bruk och förs med hjälp av automatisk databehandling. Utomstående användning av informationssystemet är förhindrad. Användaren har i sin arbetsuppgift personlig användningsrätt och ett personligt lösenord som har beviljats i enlighet med den registeransvariges anvisningar. Användningsrätten beviljas endast i den omfattning som tjänste- eller arbetsuppgifterna förutsätter. Användningen av informationssystemet för förvaltningsärenden övervakas i enlighet med tidigare överenskommen praxis. Systemet och hur informationen i det används liksom antalet användare följs upp bl.a. genom den logguppföljning som uppstår vid användning, för att kontrollera lagenligheten i användningen. Lagenligheten i användningen av informationssystemen övervakas också i samband med lagenlighetsgranskningar. Polisens informationssäkerhetspolicy (2020/2010/4157) utgör grunden för polisens tekniska, administrativa och organisatoriska informationssäkerhet. I policyn fastställs målen och ansvaret för samt förverkligandet av informationssäkerheten inom polisförvaltningen. Informationssäkerhetspolicyn preciseras i skilda föreskrifter och anvisningar. 12. Sökvillkor 1. Uppgifter om vapentillstånd - personbeteckning, förnamn, efternamn, samfundets namn, adressuppgifter, tillståndshandlingens nummer och vapnets serienummer 2. Uppgifter om identitetskort och pass - personbeteckning, förnamn, efternamn och tillståndshandlingens nummer 3. Bilduppgifter - personbeteckning, förnamn, efternamn och tillståndshandlingens nummer 4. Fingeravtrycksuppgifter i pass - tillståndshandlingens nummer 5. Uppgifter om den lokala polisens säkerhetsutredningar - personbeteckning, förnamn, efternamn och fri textsökning 6. Uppgifter för tillsynen över säkerhetsbranschen - fri textsökning 7. Uppgifter för identifiering av utlänningar - personbeteckning, förnamn, efternamn och fri textsökning 8. Uppgifter för tillsynen över penninginsamlingar - samfundets namn och fri textsökning
Polisstyrelsen 8 (11) 13. Informationssystemets storlek 14. Den tid registeruppgifterna bevaras och uppdateringsintervall Riksomfattande informationssystem Kompletteras fortgående för utförande av de polisuppgifter som avses i 1 3 mom. i polislagen. Ur informationssystemet för förvaltningsärenden ska uppgifter enligt uppgiftskategori utplånas på följande sätt: 1. av uppgifterna om vapentillstånd, uppgifter om beslut då tio år har förflutit sedan beslutet fattades eller förföll eller den i beslutet angivna giltighetstiden gick ut, tillståndsuppgifter då tio år har förflutit sedan utgången av tillståndets giltighetstid, uppgifter om hinder och anmärkningar samt andra registrerade uppgifter då tio år har förflutit sedan uppgiften antecknades, 2. av uppgifterna om identitetskort och pass, av fingeravtrycksuppgifterna i pass, av uppgifterna för tillsynen över säkerhetsbranschen och av uppgifterna för tillsynen över penninginsamlingar, uppgifter om beslut då tio år har förflutit sedan beslutet fattades eller förföll eller den i beslutet angivna giltighetstiden gick ut och uppgifter om hinder, anmärkningar och kontroll samt andra registrerade uppgifter då tio år har förflutit sedan uppgiften antecknades,bilduppgifter då tre år har förflutit sedan utgången av giltighetstiden för det av polisen eller en myndighet inom utrikesförvaltningen beviljade tillståndet eller för det förvaltningsbeslut för vars beredning fotografiet eller namnteckningsprovet av en person senast användes; om ett tidigare tillstånd eller beslut har en längre giltighetstid än det tillstånd eller beslut som senast tillkommit ska dock uppgifterna utplånas då tre år har förflutit sedan utgången av giltighetstiden för det tillstånd eller beslut som har tillkommit tidigare men som har en längre giltighetstid, 4. uppgifter om den lokala polisens säkerhetsutredningar då ett år har förflutit sedan en ny begränsad säkerhetsutredning lämnades, dock senast då tio år har förflutit sedan utredningen lämnades, 5. uppgifter om identifiering av utlänningar då tio år har förflutit sedan registreringen; om den registrerade har beviljats finskt medborgarskap utplånas dock uppgifterna då ett år har förflutit sedan den registeransvarige fått kännedom om medborgarskapet. Alla uppgifter om en person ska dock utplånas ur informationssystemet senast ett år efter den registrerades död, om det inte finns särskilda skäl att fortfarande bevara dem. Senast fem år efter att behovet av att bevara uppgifterna undersöktes ska en ny kontroll av behovet göras och den nya kontrollen antecknas. Uppgifter som tagits för jämförelse av fingeravtrycksuppgifter i registrerade pass för de situationer som avses i 16 a 1 mom. i lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet får användas endast när jämförelsen görs och ska därefter förstöras omedelbart. 15. Uppgifternas offentlighet Författningsgrund: Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) 24 Skjutvapenlagen (1/1998) 113
Polisstyrelsen 9 (11) Personuppgiftslagen (523/1999) 7 Offentlig, innehåller sekretessbelagd information. Informationen i informationssystemet är därtill begränsad med användarrättigheter. 16. Rätt till insyn Författningsgrund: Personuppgiftslagen (523/1999) 26 och 27 Lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet (761/2003) 44 och 45 Lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999) kapitel 3 Enligt 26 i personuppgiftslagen har var och en utan hinder av sekretessbestämmelserna rätt att, sedan han eller hon meddelat de fakta som behövs för att söka en uppgift, få veta vilka uppgifter om honom eller henne som har registrerats i ett personregister eller att registret inte innehåller uppgifter om honom eller henne. Var och en har rätt kontrollera registeruppgifter om ett barn han eller hon har vårdanden om. Även en minderårig, dvs. en person under 18 år, har rätt att kontrollera uppgifter om sig själv. En person under 15 år har dock rätt att kontrollera uppgifter om sig själv endast om denne med hänsyn till sin ålder, utvecklingsnivå och ärendets art förstår sakens betydelse. Den minderåriges självbestämmanderätt och huruvida de ovan nämnda kriterierna uppfylls baseras i första hand på den registeransvariges bedömning I sista hand avgörs ärendet av domstol. Även en intressebevakare har rätt att kontrollera uppgifter om sin huvudman om utövandet av rätten till insyn ingår i det uppdrag som anförtrotts intressebevakaren (källa: Publikationen Henkilörekisteriin talletettujen tietojen tarkastaminen, uppdaterad 27.7.2010, som getts ut av dataombudsmannens byrå. Rätten till insyn gäller dock enligt 27 i personuppgiftslagen inte om 1. informationen kan skada statens säkerhet, försvaret eller den allmänna ordningen och säkerheten eller försvåra förebyggande eller utredning av brott, 2. informationen kan medföra allvarlig fara för den registrerades hälsa eller vård eller för någon annans rättigheter, 3. de personuppgifter som ingår i registret används uteslutande för historisk eller vetenskaplig forskning eller statistiskföring, eller om 4. de personuppgifter som ingår i registret används för tillsyns- och kontrolluppgifter och vägran att lämna information är nödvändig för att trygga ett viktigt ekonomiskt eller finansiellt intresse för Finland eller Europeiska unionen. Enligt 45 1 mom. 5 punkten i lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet gäller rätten till insyn inte alls andra uppgifter om klassificering, observation, tillvägagångssätt eller informationskälla i fråga om en person eller gärning som har registrerats i polisens personregister. Dataombudsmannen kan på begäran av den registrerade kontrollera att de
Polisstyrelsen 10 (11) uppgifter om den registrerade som nämns ovan är lagenliga. 17. Tillgodoseende av rätten till insyn Författningsgrund: Personuppgiftslagen (523/1999) 26 och 28 Lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet (761/2003) 44 En registrerad som vill utöva sin rätt till insyn ska framställa en personlig begäran om detta till polisen samt styrka sin identitet. Personen kan ha ett biträde. För att underlätta tillgodoseendet av rätten till insyn har särskilda blanketter sammanställts. Att blanketterna används är emellertid ingen ovillkorlig förutsättning för tillgodoseendet av rätten till insyn. Begäran kan även göras med något annat dokument. Den som mottar blanketten eller motsvarande dokument vid polisenheten ska försäkra sig om identiteten på den som framställer begäran och införa en anteckning om detta i dokumentet. Uppgifter lämnas på begäran skriftligen. Om den registeransvarige vägrar lämna uppgifterna, ska han ge den registrerade ett skriftligt intyg om detta. I intyget ska också nämnas skälen till att insyn har förvägrats. Om den registeransvarige inte inom tre månader efter att begäran framställts har gett den registrerade ett skriftligt svar, jämställs detta med att insyn har förvägrats. Den registrerade kan efter detta föra saken till dataombudsmannen för behandling. Den registeransvarige kan uppbära en skälig ersättning för de direkta kostnaderna för utövandet av rätten till insyn om det har förflutit mindre än ett år sedan den registrerade senast utövade sin insynsrätt i registret i fråga. 18. Rättelse av en uppgift och hur rättelsen ska genomföras Författningsgrund: Personuppgiftslagen (523/1999) 29 och 40 Lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet (761/2003) 27 Den registrerade har rätt att fordra att den registeransvarige rättar, utplånar eller kompletterar en personuppgift som ingår i ett register och som med hänsyn till ändamålet är oriktig, onödig, bristfällig eller föråldrad. Ett detaljerat yrkande om rättelse ska riktas till den registeransvarige (adress ovan) eller personligen framläggas hos den registeransvarige. Även andra polisenheter tar emot yrkanden som gäller rättelse av uppgifter i polisens riksomfattande personregister och som framställs av en registrerad. I sådana fall ska den polisenhet som tagit emot yrkandet utan dröjsmål sända yrkandet och uppgifter om den som framställt det samt material som eventuellt behövs för att avgöra ärendet och finns tillgängligt till den registeransvarige (Polisstyrelsen, teknikenheten), som sänder svar direkt till den som framlagt yrkandet. Om den registeransvarige inte godkänner den registrerades yrkande på rättelse av en uppgift ska han eller hon ge ett skriftligt intyg om detta. I intyget ska också nämnas skälen till att yrkandet inte har godkänts. Den
Polisstyrelsen 11 (11) registrerade kan efter detta föra saken till dataombudsmannen för behandling. En uppgift som har konstaterats vara felaktig ska antecknas som felaktig och den får bevaras, om det är nödvändigt för att trygga de rättigheter som den registrerade, någon annan part eller en person som hör till polispersonalen har. En sådan uppgift får användas endast i syfte att trygga dessa rättigheter. En uppgift som konstaterats vara felaktig ska utplånas genast när den inte längre behövs för att trygga rättigheterna, dock senast då fem år har förflutit sedan den föreskrivna tiden för utplåning av uppgiften gått ut. 19. Hur dataskyddsbeskrivningen ska hållas tillgänglig Dataskyddsbeskrivningen över informationssystemet för förvaltningsärenden hålls allmänt tillgänglig på den registeransvariges verksamhetsställe och vid polisinrättningarna. Dataskyddsbeskrivningen finns också allmänt tillgänglig i polisens riksomfattande datanät (www.polisen.fi). 20. Anmälan till dataombudsmannen Författningsgrund: Lagen om behandling av personuppgifter i polisens verksamhet (761/2003) 8 Personuppgiftslagen (523/1999) 36 Ingen anmälningsplikt. 21. Bestämmelser som gäller ibruktagandet av och innehållet i informationssystemet samt föreskrifter, anvisningar och beslut som meddelats av den registeransvarige. Den registeransvarige har gett en föreskrift om förande av register vid polisen (2020/2011/1423, trätt i kraft 1.6.2011) Den registeransvarige har gett en anvisning om genomförande av den registrerades rättigheter hos polisen (2020/2012/66, trätt i kraft 1.2.2012) Den registeransvarige har gett en föreskrift om hantering av användarrättigheter inom polisen (2020/2012/946, trätt i kraft 22.11.2012)