AVTAL OM SAMVERKAN I A DA 1. PARTER Ålands landskapsregering, 0145076-7, Mariehamns stad, 0205071-4, Ålands hälso- och sjukvård, 1907542-4 och Ålands kommunförbund, 1449974-6 har kommit överens om att från och med undertecknandet av detta avtal, Avtalet samverka utgående från visionen i Digital agenda för landskapet Åland, antagen den 5 november 2012, på det sätt som följer nedan. Tillsammans med övriga åländska myndigheter, förvaltningsenheter och andra offentliga organisationer, vilka ansluter sig till Avtalet i efterhand benämns dessa Parterna. 2. BAKGRUND OCH PARTERNAS SYFTE Samhället står inför stora utmaningar samtidigt som den digitala tekniken spelar en allt större roll i människors vardag. I Digital agenda för landskapet Åland beskrivs den övergripande visionen för att omvandla det åländska samhället till ett modernt e-samhälle och för att uppfylla de förväntningar ålänningarna har om att få service och utföra sina ärenden digitalt. Enligt Digital agenda för landskapet Åland krävs en samverkan mellan lagtinget, landskapsförvaltningen och dess myndigheter samt kommunsektorn för att förverkliga e-förvaltning och it som är högkvalitativ och kostnadseffektiv. Parternas syfte med Avtalet är dels att uppnå samordning av e-tjänster, it-drift, it-utveckling samt itförvaltning för att uppnå kostnadseffektivitet och kvalitet, dels att skapa grund för ett gemensamt icke vinstdrivande aktiebolag, nedan Bolaget som per den 1 januari 2016, med stöd av självständig rättshandlingsförmåga, tar över den samordnade verksamheten. Bolagets ändamål ska vara att uppfylla målsättningarna enligt Digital agenda för landskapet Åland samt att tillgodose Parternas behov av e-tjänster, it-drift, it-utveckling och it-förvaltning samtidigt som Parterna tillsammans utövar kontroll över Bolagets verksamhet som om den vore en del av den egna förvaltningen. Detta avtal är ej avsett att inskränka behörigheten hos eller självständigheten för Parterna och deras respektive beslutande organ. 3. PARTERNAS HUVUDSAKLIGA ÅTAGANDE 3.1 Inledande samordning av verksamhet Utgående från visionen i Digital agenda för landskapet Åland medverkar Parterna till att bilda, driva och finansiera en för ändamålet skapad organisation, ÅDA på det sätt och på de villkor som framgår av detta avtal för perioden fram till dess att den samordnade verksamheten övertagits av 1
Bolaget. Part ska alltid analysera samverkansmöjligheter i god tid innan Part inleder it- eller systemutveckling. Ålands landskapsregering, Ålands hälso- och sjukvård, Mariehamns stad samt Ålands kommunförbund underställer all sin it-drift och -personal ÅDA:s ledning, utan dröjsmål efter avtalets undertecknande. Motsvarande möjlighet tillkommer övriga Parter på motsvarande villkor och enligt särskild överenskommelse enligt punkt 5. På Ålands landskapsregering ankommer att fastställa och verkställa beslut som är tagna av ÅDA. Ålands landskapsregering svarar för organisationens grundkostnader på det sätt som särskilt regleras nedan. Parterna ansvarar för och bär själva sina kostnader för it-drift och -personal och tillser att denna underordnas ÅDA:s ledning och tillsyn. 3.2 Avsikten att utveckla samordningen Parterna ska aktivt och i ljuset av Avtalet och härtillhörande beskrivning av ÅDA:s ändamål, förhandla om och förbereda bildandet av Bolaget liksom dess övertagande av Parternas e-tjänster, it-drift, itutveckling och it-förvaltning. Vid planeringen ska särskild vikt läggas vid att säkerställa ett ändamålsenligt uppfyllande av de s.k. verksamhets- och kontrollkriterierna enligt Teckal C-107/98 och därpå följande rättsutveckling. Förhandlingarna ska föras i en sådan ordning att Bolaget ska kunna överta den gemensamma verksamheten per den 1 januari 2016. 4. ÅDA:S ÄNDAMÅL OCH RÄTTSLIGA STATUS ÅDA:s verksamhetsområden är huvudsakligen att till förmån för Parterna för Parternas räkning planera och leda Parternas e-tjänster, it-drift, it-utveckling samt it-förvaltning. ÅDA bedriver sin verksamhet utan vinstsyfte och tillhandahåller Parterna sina tjänster på likvärdiga grunder och villkor. Eftersom ÅDA inte har någon egen rättshandlingsförmåga är Ålands landskapsregering värdorganisation och fattar i enlighet med Avtalet beslut och verkställer rättshandlingar för ÅDA:s räkning. Ålands landskapsregering säkerställer genom beslut eller fortlöpande fullmaktsarrangemang till förmån för ÅDA att syftet med Avtalet kan uppfyllas. Rättigheter och skyldigheter mellan ÅDA och Ålands landskapsregering enligt detta avtal utövas, fullgörs och dokumenteras av landskapsregeringen, på ett sätt som säkerställer erforderlig transparens i förhållande till övriga Parter. Fakturering, liksom överföring av uppgifter, materiella eller immateriella tillgångar sker transparent och på samma motsvarande sätt som i förhållande till annan Part. 5. TILLTRÄDANDE PARTER Övriga åländska myndigheter, förvaltningsenheter och andra offentliga organisationer kan med styrelsens godkännande ansluta sig till detta Avtal. 2
6. LEDNING OCH ORGANISATION ÅDA leds av en styrelse. Chefen för ÅDA är föredragande inför styrelsen. Chefen ansvarar för att bereda och verkställa styrelsens beslut samt planera och administrera verksamheten. ÅDA:s styrelse och ledning ska arbeta för att uppnå syftet med Avtalet och Digital agenda för landskapet Åland. Styrelsen ansvarar för att ÅDA:s verksamhet drivs i enlighet med detta avtal och härför antagen budget. Ålands landskapsregering tillsätter respektive avsätter ÅDA-chefen på förslag av styrelsen för ÅDA. 7. STYRELSENS SAMMANSÄTTNING OCH MANDAT För att leda verksamheten tillsätter Ålands landskapsregering en styrelse enligt följande 1 : - två personer på förslag av Ålands landskapsregering - två personer på förslag av Ålands hälso- och sjukvård, - två personer på förslag av Mariehamns stad samt - en alternativt två personer på förslag av Ålands kommunförbund, företrädande de kommuner på landsbygden och i skärgården samt de kommunalförbund som anslutit sig till Avtalet. Ålands kommunförbund har två ledamöter i styrelsen förutsatt att fler än hälften av landskommunerna och kommunalförbunden har anslutit sig till Avtalet. Om hälften eller färre än hälften av landskommunerna har anslutit sig till Avtalet har Ålands kommunförbund en ledamot och därmed en röst i styrelsen. Om ingen av landskommunerna har anslutit sig till Avtalet har Ålands kommunförbund rätt till en observatörsplats utan rösträtt. Anslutande kommuner och kommunalförbund accepterar vid anslutandet till Avtalet att Ålands kommunförbund utser personer till styrelsen för deras räkning. Ålands landskapsregering utser ordförande bland de valda ledamöterna. Vice ordförande utses inom styrelsen. Styrelsens mandatperiod är fortlöpande. Styrelsens sammansättning, storlek och mandatfördelning kan dessutom justeras av Ålands landskapsregering efter överenskommelse mellan Parterna. 8. BESLUTSFATTANDE Styrelsen beslutar om årliga verksamhetsplaner 2 och budgeterade medels användning. Styrelsen beslutar dessutom om prioriteringsprinciper och antar en arbetsordning för sin verksamhet samt vid behov en instruktion för ÅDA-chefen. 1 Ålands landskapsregering (exklusive ÅHS), Ålands- hälso- och sjukvård, Mariehamns stad och de parter Ålands kommunförbund företräder har ungefär lika många anställda vardera. 2 Begreppet verksamhetsplan ersätter den handlingsplan som används i Digital agenda för landskapet Åland. 3
Styrelsen är beslutför då minst två tredjedelar av ledamöterna är närvarande. Ledamöterna har var sin röst i styrelsen. Vid lika röstetal, vinner det beslutsförslag som omfattas av ordföranden. Kvalificerad majoritet (2/3) krävs däremot i frågor som rör väsentlig förändring av ÅDA:s budget och fördelningsnycklar samt styrelsens verksamhetsplaner. Ålands landskapsregering har vetorätt i frågor gällande grundkostnaden som definieras i punkt 10 och kan utan avtalsrättsliga konsekvenser neka till att fastställa beslut gällande denna. 9. VERKSAMHETSOMRÅDEN ÅDA:s verksamhetsområden består tills vidare av följande delar. E-kontor E-kontoret fokuserar på att möta invånarnas behov genom att erbjuda e-tjänster som är tillgängliga alla dagar dygnet runt. E-kontoret arbetar även aktivt för att underlätta införandet av e-tjänster och ge tekniskt stöd vid förankring och anpassning av tjänsterna. It-drift För att effektivisera och reducera kostnader standardiserar ÅDA arbetsplatsutrustning. Ålands landskapsregering, Ålands hälso- och sjukvård, Mariehamns stad samt Ålands kommunförbund utan dröjsmål underställer sin it-drift i enlighet med punkt 3. ÅDA erbjuder gemensam it-drift och tekniksupport för befintliga system i den takt tillträdande Parter underställer dessa ÅDA. ÅDA leder Parternas drift av nya gemensamma system och applikationer redan från start. Applikationsförvaltning och -utveckling Utveckling och förvaltning av systemstöd inom ÅDA ska vara verksamhetsdrivna och i första hand baserade på färdiga lösningar. ÅDA leder redan från start förvaltning, utveckling och applikationssupport för nya gemensamma system och applikationer för alla Parter. ÅDA erbjuder sig också att leda förvaltning, utveckling och applikationssupport för befintliga applikationer i den takt Parterna underställer dessa ÅDA. Projektkoordinering ÅDA tillhandahåller kompetens inom projektledning och en gemensam modell för projektledning. För varje projekt utser styrelsen en styrgrupp. Styrelsen utser även projektägare och projektledare samt fattar beslut om projektets budgetramar, inklusive Parternas finansiella insatser. Biträde vid upphandling ÅDA biträder Parterna eller sammanslutning härav vid upphandling, föregående analys, formulering av kravspecifikationer och anbudsförfrågan, liksom vid t.ex. utvärdering av anbud. Organisation och verksamhetsområden kan förändras i verksamhetsplan och budget. 4
Särskilda fokusområden under uppbyggnadsfasen 2014 2015 Etablera ÅDA:s organisation, struktur och arbetsformer E-tjänster PA-system Ekonomisystem It-drift Hemsidor, intranät och extranät 10. FINANSIERING OCH KOSTNADSFÖRDELNING Alla kostnader för ÅDA betalas av och är transparenta för Parterna. Om ekonomiskt ansvar för Parternas personal och it-drift stadgas i punkt 3.1. ÅDA:s budgetering och redovisning följer Ålands landskapsregerings regelverk. Uppkomna över- och underskott balanseras inom ÅDA till efterföljande år. Resurser som samverkande Parter ställer till ÅDA:s eller styrelsens förfogande är bara faktureringsbara om styrelsen särskilt beslutat så. Ålands landskapsregering finansierar organisationens grundkostnad, vilken innefattar de fyra befattningarna: ÅDA-chef, e-tjänstansvarig, utvecklings- och förvaltningsansvarig samt driftsansvarig, inkl. deras kompetensutveckling, lokalkostnader och s.k. overheadkostnader under avtalets giltighet. Kostnader utöver ovan nämnda fördelas mellan Parterna enligt grundprincipen att ÅDA fakturerar Parterna för det man använder. Verksamheten består av ÅDA-tjänster som i sin tur delas in i bastjänster, tilläggstjänster och specialtjänster. Styrelsen beslutar om vilka tjänster som är bas- och tilläggstjänster och kan dessutom besluta om specialtjänster. Tjänsternas kostnader kan variera under deras livscykler, dvs. anskaffning, uppbyggnad, förvaltning och avveckling. Parter som väljer andra lösningar och leverantörer än de ÅDA erbjuder står själva för hela den merkostnad som detta medför. Bastjänster Bastjänster är tjänster som kan användas av alla Parter. Kostnaderna för bastjänster delas av Parterna enligt en fördelningsnyckel som styrelsen beslutar om. Alla samverkande Parter står för sina egna kostnader vid implementering, exempelvis driftsättning, kopplingar och överföring av eventuell historik. Kostnadsfördelning av gemensamma bastjänster sker i efterskott baserat på utfall. Förskottsbetalning görs mot faktura tre gånger per år. Styrelsen äger rätt att besluta om förändringar av betalningsperioder. Tilläggstjänster En bastjänst kan utökas med tilläggstjänster. Tilläggstjänsterna är tjänster som bara vissa Parter har behov av. Även tilläggstjänsterna är standardiserade. Parterna är fria att välja bland dessa tilläggstjänster utgående från sina egna behov. 5
För tilläggstjänsterna upprättas prislistor och tjänsterna avropas genom separata överenskommelser. Specialtjänster Tjänster som inte är bastjänster eller tilläggstjänster är specialtjänster, som efter styrelsebeslut kan omfattas och stödjas av ÅDA. De Parter som har underställt ÅDA hela sin it-drift har rätt att få sina specialtjänster godkända. För specialtjänsterna upprättas separata överenskommelser. 11. PERSONAL Personalen som hör till ÅDA, d.v.s. ÅDA-chefen, e-tjänstansvarige, utvecklings- och förvaltningsansvarige samt driftsansvarige står i anställningsförhållande till Ålands landskapsregering. På deras anställningsförhållande tillämpas Ålands landskapsregerings tjänstekollektivavtal och allmänna regelverk. 12. TILLGÅNGAR Parterna äger sin befintliga it-utrustning även efter ingåendet av detta Avtal. Separat avtal tecknas mellan å ena sidan Ålands landskapsregering för ÅDA:s räkning och å andra sidan, Mariehamns stad om användningen av Mariehamns stads fibernät samt eventuell drift därav i ÅDA:s regi. Ny it-utrustning anskaffas för Parternas räkning inom ramen för ÅDA. 13. ÄGANDE- OCH NYTTJANDE ÅDA ska ha rätt att till förmån för Parterna använda den egna verksamhetens fasta och immateriella tillgångar, källkoder, lös egendom och inom ÅDA upparbetat intellektuellt kapital. Om tjänster utförs av extern part gäller motsvarande bestämmelser om huvudmannaskap och äganderätt istället ÅDA. ÅDA förbehåller sig rätten att utan ersättningskrav använda hela eller delar av samtliga tjänster som skapats inom ramen för ÅDA, oavsett för vilken Parts räkning tjänsten ursprungligen utförts. Undantag kan vara tredje parts (leverantörers) tjänster. Detta gäller även tjänster och materiella tillgångar som skapats av eller för Part som utträtt enligt punkt 17. 14. SEKRETESS ÅDA följer Parternas lagenliga krav på sekretess. Intern och extern personal samt konsulter tecknar sekretessförbindelser. 6
15. OMFÖRHANDLING Omförhandling av avtalet kan påkallas av Part om förutsättningarna väsentligen har förändrats. Omförhandling kan även påkallas av Part om Ålands landskapsregering väljer att inte fastställa eller verkställa beslut som fattats i enlighet med Avtalet eller av ÅDA:s styrelse. Parterna uppdrar genom Avtalet till ÅDA:s styrelse att pröva och besluta om ändring av Avtalet. Beslut om ändring av Avtalet kräver kvalificerad majoritet i styrelsen. Part som påkallat omförhandling utan att därefter få till stånd sådan eller Part som motsätter sig förändring av Avtalet är fri att frånträda detsamma i förtid enligt punkt 17. 16. AVTALETS GILTIGHETSTID Detta avtal gäller från och med undertecknandet och tillsvidare, under förutsättning att Parternas behöriga politiska organ har godkänt avtalet genom beslut som vunnit laga kraft. Avtalet upphör då Parterna enats om att låta den samordnade verksamheten överföras till Bolaget. Part som inte förnöjer sig med förhandlingsresultatet avseende Bolaget och dess övertagande av den samordnade verksamheten enligt punkt 3.2 är fri att frånträda Avtalet i förtid enligt punkt 17. 17. UTTRÄDE UR ÅDA OCH UPPSÄGNING AV AVTALET Part kan frånträda Avtalet genom skriftlig uppsägning som skickas till samtliga Parter. Utträdet förverkligas den 31 december det år som följer efter det år då Parten meddelade uppsägningen. För enskild Part kan förtida upphörande dock ske efter förändring av Avtalet på de grunder som anges i punkt 15 eller på grunder som anges i punkt 16. I sådant fall förverkligas utträdet omedelbart efter skriftlig uppsägning. För övriga Parter fortlöper avtalet i oförändrat skick. Part som utträder kan inte längre utnyttja ÅDA:s gemensamma resurser och ska under eget ansvar och med egna resurser återta ledningen av it-drift, -utveckling och -förvaltning. ÅDA ska mot självkostnad vara behjälplig vid Parts frånträde och medverka i mån av möjlighet till att överföra till Parten hänförliga licensrättigheter. Part som utträder ersätter ÅDA för till Parten hänförliga kostnader, vilka inte kunnat undvikas i samband med uppsägningen. ÅDA:s skyldighet att medverka i samband med Parts frånträde upphör den 31 december det år som följer det år under vilket uppsägning skett. Om endast en Part kvarstår i ÅDA, övertar Parten alla rättigheter och skyldigheter som uppkommit i anslutning till ÅDA i samband med övriga Parters utträde. Enas Parterna om att ÅDA ska upplösas eller att Avtalet ska upphöra utan att ersättas av annat avtal och utan att Bolaget övertar den samordnade verksamheten, ska Parterna särskilt förhandla och söka överenskomma om fördelningen av de rättigheter och skyldigheter som uppkommit i anslutning till ÅDA. 7
18. TVISTER Tvist rörande tolkning och tillämpning av detta avtal ska i första hand lösas mellan Parterna under medverkan av styrelsen. Om det misslyckas bör en lösning försöka nås genom förhandling mellan berörda samverkande Parter på politisk nivå. För det fall tvisten inte kan lösas därigenom, ska den avgöras av allmän domstol. Mariehamn den XX ÅLANDS LANDSKAPSREGERING MARIEHAMNS STAD ÅLANDS HÄLSO- OCH SJUKVÅRD ÅLANDS KOMMUNFÖRBUND 8