Tomelilla kommun Kommunstyrelsens arbetsutskott OBS Ledamöter kallas Ersättare kallas till styrgruppsmöte med start i simhallen kl. 08.00 Tid: Onsdagen den 24 juni 2015, kl. 08.00 Plats: Simhallen och därefter Äppelkriget i kommunhuset Kallelse med föredragningslista Ärenden 1 Ändringar i föredragningslistan 2 Information/dialoger: 2015/4 3 - Kommunchef Stefan Larsson, - personalchef Maria Wihlborg, - ekonomichef Eva Lundberg, - samhällsbyggnadschef Jörgen Prahl, - simhallsbyggnationen Beslutsärenden 3 Personalärende 4 Medborgarinitiativ - Förslag att kommunen avbryter 2015/170 4 den pågående planprocessen rörande biogasanläggningen i Everöd 8:14 5 Medborgarinitiativ - Ny kommunslogan 2015/173 5 6 Teknisk säkerhet 2015/174 6 7 Förslag till ändring av Ystad-Österlenregionens 2012/124 7-23 miljöförbunds förbundsordning och reglemente 8 Intern kontrollplan 2016 - kostenheten 2015/135 24-27 9 Särskild medlemsinsats till Kommuninvests 2011/435 28-40 ekonomiska förening 2015 10 Förslag om redovisning av ekonomiska förmåner till förtroendevalda 2015/175 41 1
Tomelilla kommun Kommunstyrelsens arbetsutskott 11 Avveckling av kultur- och fritidsnämnden - Jerker 2015/176 42 Ottosson (-) 12 Planeringsanvisningar budget 2015/2016 (handlingar delas ut på sammanträdet) 13 Förslag till beslut gällande nyanslutningar till VAnätet 2015/180 43-44 under 2015 14 Anmälningsärenden ksau 24 juni 2015 2015/5 45 Leif Sandberg (C) Ordförande Christian Björkqvist Sekreterare Meddela förhinder i god tid till Kommunledningskontoret som kallar ersättare. Telefon 0417-182 53 Christian Björkqvist Telefon 0417-182 45 Britt Ekstrand E-post: kommun@tomelilla.se 2
Tomelilla den 10 juni 2015 Dnr KS 2015/4 Kommunledning, Samhällsbyggnad, Kultur- och fritid Besöksadress: Gustafs torg 16 273 80 Tomelilla Växel 0417-180 00 Fax 0417-144 00 Postgiro 126 88-8 Bankgiro 5346-0465 www.tomelilla.se Kanslienheten Information/dialoger ksau den 24 juni 2015 Handläggare: Britt Ekstrand Assistent Direkt AnsvarigTlfn Mobil AnsvarigMobil britt.ekstrand@tomelilla.se Förvaltningens förslag till beslut Skriv beslutsförslag här. Texten kan flyttas till beslutsdokument Ärendebeskrivning 1. Kommunchef Stefan Larsson 2. Personalchef Maria Wihlborg 3. Ekonomichef Eva Lundberg 4. Samhällsbyggnadschef Jörgen Prahl 5. Simhallsbyggnationen Kommunledningskontoret Britt Ekstrand Assistent 3 1 (1)
4
Tomelilla komm4nmelilla KOMMUN Insändes till: Kommunfullmäktige Tomelilla kommun 273 80 Tomelilla Besöksadress: Gustafs torg 16 Telefon: 041 7-1 80 00 ifter..... För- och efternamn Kommunstyrelsen 2015-06- 12 Ofta ---jr,g, 0 cj e 52 Z4/102/ Adress70/44 Telefon (även riktnummer) Förslag Y or/7-43 S'Sr- 160 ) 1ren wn s hfia. De lämnade uppgifterna dataregistreras enligt Personuppgiftslagen (PUL) 10. Dataregistret används för administration av kommunfullmäktiges diarium. För information och rättelse i registret vänder man sig till adressen till vänster på blanketten. Förslaget kommer att publiceras på vwvw.tomelilla.se. Diarienr Med borgarinitiativ Postadress E-postadress Z 743 9.2-- 01-17d Med 7 /4,7 er75-7 42// 5Ver/ t 9,S7401771 /:,ṟ-e i i 0-,7/71 772~-7 7;7'9e 6Y4 a/-774,--- 4'77 /77 y/ 4 _Skm3e,i d», /c11--r29 - '21-r 3-k/e'? s'reo Motivering )'e-r fr /67 met» - A y 4-71/4:. -vnit kel 'd Eoer6Ajardein ( 7 '1d vira r 64 kepe 11 4 K;7 0 i 7 2 5 (.7.-,----...-.~-- -----...--. 9 i 4,-- 4Ydre oriz(4,, Sa,2971-- lopprzo 712-2 /129 GI 74f Å Namnteckning Ort och datum -77;i27e // Namnteckning (obligatorisk), aiä /9A) 699»()A/M i 5
Tomelilla 2015-06-15 Dnr Ks Kommunstyrelses arbetsutskott Team Samhällsbyggnad Gustavs torg 16 273 80 Tomelilla Växel 0417-180 00 Fax 0417-181 21 Postgiro 126 88-8 Bankgiro 5346-0465 www.tomelilla.se Standard Teknisk säkerhet i Tomelilla kommun Handläggare: Direkt Mobil Ärendebeskrivning Kommunstyrelsen beslutade vid sammanträdet den 29 september 2010 Ks 206 om standard för teknisk säkerhet. Standarden omfattar brand, inbrottslarm och passersystem. Kommunförvaltningen har uppmärksammat att beslutet om en gemensam standard för alla fastigheter haft en tendens att driva kostnaderna vid våra investeringar. I och med att all teknisk säkerhet har legat som en sidoentreprenad har det varit svårt att få en klar kostnadsbild vid de olika projekten. Frågan har varit föremål för många dialoger med Ksau och här har funnits en samstämmighet att en standard känns onödigt byråkratisk för Tomelillas del. Det finns endast ett femtontal objekt och skydddsbehovet för dessa varierar väldigt mycket varför en gemensam standard i många fall innebär en onödigt hög och dyr säkerhetslösning. Då det gäller brandskydd styrs detta via brandskyddsdokumentationen, lagkrav, varför en speciell standard känns onödig. Vad avser inbrotts- och passersystem bör dessa lösas specifikt för varje fastighet i dialog mellan förvaltning och ansvarig politisk nämnd. Förslag till beslut Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutar att föreslå Kommunstyrelsen att upphäva beslutet om Teknisk säkerhet i Tomelilla kommun Jörgen Prahl Samhällsbyggnadschef Ulrika Olsson Fastighetschef 1 (1) 6
Tomelilla den 15 juni 2015 Dnr KS 2012/124 Kommunledning, Samhällsbyggnad, Kultur- och fritid Besöksadress: Gustafs torg 16 273 80 Tomelilla Växel 0417-180 00 Fax 0417-144 00 Postgiro 126 88-8 Bankgiro 5346-0465 www.tomelilla.se Handläggare: Christian Björkqvist Kanslichef Direkt 0417-182 53 Mobil AnsvarigMobil christian.bjorkqvist@tomelilla.se Kommunstyrelsen Förslag till ändring av Ystad-Österlenregionens miljöförbunds förbundsordning och reglemente Förvaltningens förslag till beslut Kommunfullmäktige föreslås godkänna de föreliggande förändringarna av Ystad-Österlenregionens miljöförbunds reglemente. Kommunfullmäktige föreslås godkänna de föreliggande förändringarna av Ystad-Österlenregionens miljöförbunds förbundsordning. Ärendebeskrivning Ystad-Österlenregionens Miljöförbunds medlemsmöte har lämnat förslag till ändring av dess reglemente och dess förbundsordning. Förslaget innebär bland annat egenfinansieringsgraden, det vill säga den del av förbundets finansiering som sker genom avgifter, ska uppgå till minst 50 procent. Förslaget innebär också att medlemsavgifterna mellan medlemskommunerna förändras. Fördelningsnyckeln som väsentligen baseras på antalet kommunmedlemmar kommer nu att vara Ystads kommun 43,1% Simrishamns kommun 33,7% Tomelilla kommun 23,2% Förslaget medför härutöver följande ändringar: Till miljöförbundets ansvarsområden ska även tillsyn enligt smittskyddslagen, lagen om tillsyn av receptfria läkemedel och viss tillsyn enligt alkohollagen höra. Ersättare som inte är tjänstgörande har rätt att yttra sig under sammanträdet och då få sin mening antecknad till protokollet. 7 1 (2)
Följdändringar i förbundsordningen i anledning av Högsta förvaltningsdomstolens dom HFD 2013 ref. 80 så att det inte bara anges i reglementet utan även i förbundsordningen att avgifterna ska bestämmas av kommunfullmäktige i medlemskommunerna. Kommunledningskontoret Christian Björkqvist Kanslichef Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen 8 2 (2)
TOMELILLA KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Nr C 09:2 Kf 213/2008 Dnr Ks 2012/124 Förbundsordning Ystad-Österlenregionens miljöförbund 1. Medlemmar Förbundsmedlemmar är kommunerna Simrishamn, Tomelilla och Ystad. 2. Namn och säte Förbundets namn är Ystad-Österlenregionens miljöförbund och har sitt säte i Tomelilla. 3. Ändamål Förbundsmedlemmarna lämnar över till Förbundet vården av den kommunala angelägenheten avseende Förbundsmedlemmarnas myndighetsuppgifter inom miljöoch hälsoskyddsområdet samt de övriga uppgifter som enligt lag ska fullgöras av kommunala miljönämnder. Förbundet kan i övrigt åtaga sig uppgifter i nära anslutning till dess lagstadgade verksamhet. Dessa verksamheter ska finansieras genom avgifter och ersättningar från aktuell Förbundsmedlem. C 09:2 Förbundsordning för Ystad-Österlenregionens miljöförbund 9
Förbundet skall besvara remisser från Medlemskommunerna, svara för information inom verksamhetsområdet, bistå Medlemskommunerna med expertkunskap inom verksamhetsområdet samt delta i Medlemskommunernas krisberedskapshantering. I Förbundets uppgifter ingår inte, utan särskilt uppdrag, sådant internt miljöarbete som varje Förbundsmedlem inom den egna organisationen har att samordna och hantera. För fullgörande av uppdrag som ej åvilar Miljöförbundet skall ersättning erläggas av den Förbundsmedlem eller de Förbundsmedlemmarna som begärt uppdraget. 4. Varaktighet Förbundet är bildat för obestämd tid. 5. Organisation Förbundet är ett Förbund med förbundsdirektion, som tillika är förbundsstyrelse och miljönämnd för förbundsmedlemmarna. Direktionen får inrätta de utskott som den finner lämpligt. För direktionen gäller reglemente enligt bilaga till förbundsordningen. 6. Förbundsdirektionens sammansättning, mandatperiod, beslutsförhet m.m. Förbundsdirektionen skall bestå av nio ordinarie ledamöter och nio ersättare. Ystads, Simrishamns och Tomelilla kommuner utser vardera tre ordinarie ledamöter och tre ersättare. Förbundsdirektionen väljs för fyra år. Mandatperioden räknas fr.o.m. den 1 januari året efter det år då val till kommunfullmäktige ägt rum i hela landet. Det första valet till förbundsdirektion skall avse resterande del av nuvarande mandatperiod. Förbundsdirektionen väljer inom sig en ordförande, en förste vice ordförande och en andre vice ordförande. Ordföranden och de båda vice ordförandena väljs för samma mandatperiod som direktionen i övrigt. Om ordförande eller vice ordförandena är förhindrade ett fullgöra uppdraget skall den till åldern äldste ledamoten fullgöra ordförandeuppdraget. Vid förfall för ledamot skall denne alltid ersättas med en ersättare från samma kommun. Respektive fullmäktige skall besluta om ersättarnas tjänstgöring. C 09:2 Förbundsordning Ystad-Österlenregionens miljöförbund 10
Icke tjänstgörande ersättare har närvarorätt och yttranderätt vid direktionssammanträdena, samt har rätt att få sin mening antecknad till protokollet. För samtliga beslut skall enkel majoritet krävas, samt att minst fem ledamöter är närvarande. Direktionen fastställer delegationsordning för sin verksamhet. Direktionen skall inom hela verksamhetsområdet fastställa taxor och avgifter för tjänster som förbundet inte författningsenligt skall tillhandahålla utan avgift. Direktionen skall inom hela verksamhetsområdet lämna förslag på taxor och avgifter för tjänster som förbundet inte författningsenligt skall tillhandahålla utan avgift till respektive ägarkommun. Taxor och avgifter för förbundets verksamhetsområden fastställs av kommunfullmäktige i medlemskommunerna. Innan beslut av principiell eller strategisk betydelse eller som annars är av större vikt, fattas av Direktionen ska samråd ske med samtliga Förbundsmedlemmar samt Förbundsmedlemmarna beredas möjlighet att yttra sig över förslag till beslut. 7. Revisorer m.m. Förbundet skall ha tre revisorer. Förbundsmedlemmarna nominerar vardera en revisor. Revisorer väljs formellt av kommunfullmäktige i Tomelilla kommun. Revisorer väljs för samma mandatperiod som direktionen. Revisionsberättelse och revisionsrapporter skall avges till samtliga Förbundsmedlemmars fullmäktige. Varje fullmäktige skall besluta om ansvarsfrihet för direktionen i dess helhet. Revisorerna har rätt till biträde av sakkunniga. 8. Rätt att anhängiggöra ärenden i förbundsdirektionen m.m. Utöver ledamot av förbundsdirektionen äger varje förbundsmedlem, var för sig eller flera i förening, rätt att anhängiggöra ärenden i direktionen, genom framställan av förbundsmedlems kommunfullmäktige eller kommunstyrelse. Kommunstyrelserna i Förbundsmedlemmarna har rätt att begära in uppgifter, upplysningar och yttranden från förbundet. C 09:2 Förbundsordning Ystad-Österlenregionens miljöförbund 11
9. Närvaro- och yttranderätt Respektive Förbundsmedlems kommunstyrelseordförande, eller av denne utsedd ersättare, har närvaro- och yttranderätt i direktionen. 10. Protokoll och kungörelser m.m. Tillkännagivande av justerade protokoll och kungörelser skall ske på Förbundets anslagstavla och hemsida. På Förbundsmedlemmarnas respektive hemsida skall finnas en länk till Förbundets hemsida. Sammanträde vid vilket budgeten skall fastställas skall vara offentligt och skall kungöras genom anslag på Förbundsmedlemmarnas och Miljöförbundets anslagstavlor. 11. Lån, borgen m m. Förbundet äger rätt att uppta lån till totalt 1 miljon kronor. Borgensförbindelse eller annan liknande ansvarsförbindelse får ej ingås utan Förbundsmedlemmarnas godkännande. Förbundet får inte bilda bolag eller stiftelser. 12. Budgetprocess m.m. Årsbudget för nästkommande år för Förbundet skall årligen fastställas av Direktionen senast under april månad, om inte synnerliga skäl föreligger. Denna skall innehålla årsbudget och plan för verksamheten och ekonomin de två därefter följande budgetåren. I årsbudgeten ska summan av de intäkter förbundet kan påräkna i form av bidrag från Förbundsmedlemmarna och övriga intäkter överstiga de upptagna kostnaderna. Överläggningar skall ske mellan Direktionen och förbundsmedlemmarna innan budgetram för verksamheten fastställs. Förbundet skall tillställa Förbundsmedlemmarna budgetunderlaget senast tre veckor före sammanträdet. Detaljbudget för förbundet skall fastställas av förbundsdirektionen senast under november månad om inte synnerliga skäl föreligger. Direktionen skall fastställa finansiella mål och verksamhetsmål. Ekonomisk rapport skall lämnas till Förbundsmedlemmarna minst två gånger per år, utöver rapportering av årsredovisning. De ekonomiska rapporterna skall innehålla budgetuppföljning med förväntat utfall, angivet i belopp vad avser det förväntade resultatet jämfört med budget. Årsredovisning skall godkännas och lämnas senast under mars månad året efter det år som redovisningen avser till Förbundsmedlemmarnas fullmäktige för beslut om ansvarsfrihet. C 09:2 Förbundsordning Ystad-Österlenregionens miljöförbund 12
13. Andel i tillgångar och skulder Förbundsmedlemmarna har vid varje tidpunkt andel i förbundets tillgångar och skulder i förhållande till vad varje förbundsmedlem tillskjuter i medlemsbidrag till förbundet. Denna fördelningsgrund skall även tillämpas vid skifte av förbundets behållna tillgångar och skulder med anledning av förbundets upplösning eller förbundsmedlems utträde ur förbundet. 14. Kostnadstäckning Kostnaderna för Förbundets myndighetsverksamhet regleras genom avgifter från Förbundsmedlemmarna, i den mån kostnaderna inte täcks genom avgiftsfinansiering enligt taxa för verksamheten eller på annat sätt. Förbundet skall verka för en ökad egenfinansiering och effektivisering genom samordning. Egenfinansieringsgraden ska minst uppgå till 50%. Medlemsavgifterna har sedan starten av förbundet varit fördelat mellan kommunerna enligt följande: Ystads kommun 43,1% Simrishamns kommun 33,7% Tomelilla kommun 23,2% Förbundets ökning av eget kapital får maximalt uppgå 1% av inbetalda medlemsavgifter, därefter ska återbetalning ske till medlemskommunerna utifrån medlemsavgiftsandelarna. Avgifterna ska följas upp och kontrolleras i samband med ny mandatperiod. Kostnadsfördelningen kan komma att revideras utifrån av förbundet framtagen verksamhetsplan. Förbundsmedlem äger rätt att påkalla omförhandling av bidragen och fördelningsprincipen om förutsättningarna för förbundsmedlemmen väsentligen förändras. 15. Ersättning till förtroendevalda i förbundet Arvoden och andra ekonomiska förmåner till förtroendevalda i förbundet, d v s ledamöter, ersättare och revisorer, skall vid varje tillfälle utgå i enlighet med de regler som gäller för förtroendevalda i Tomelilla kommun. Arvode, utöver sammanträdesersättning, skall uppgå till ett inkomstbasbelopp för ordförande och med ett halvt inkomstbasbelopp till vice ordförande. C 09:2 Förbundsordning Ystad-Österlenregionens miljöförbund 13
16. Uppsägning och utträde m.m. Förbundsmedlem har rätt att begära utträde ur förbundet. Uppsägning kan ske till det årsskifte som infaller efter att ett år förflutit från uppsägningstillfället. Regleringen av de ekonomiska mellanhavandena mellan förbundet och den utträdande förbundsmedlemmen skall ske i omedelbart samband med utträdestidpunkten med tillämpning av den i 13 angivna fördelningsgrunden, varvid antingen förbundet skall erlägga utträdande medlems andel i nettoförmögenhetsmassan eller att utträdande medlem skall erlägga sin andel av negativ nettoförmögenhetsmassa. De kvarvarande Förbundsmedlemmarna skall upprätta ett fullständigt bokslut per utträdesdagen med tillämpning av de redovisningsprinciper som tillämpades vid upprättandet av det senast innan uppsägningen upprättade bokslutet. Bokslutet skall upprättas i samråd med Miljöförbundets revisorer. Utträdande Förbundsmedlem äger rätt att inom 30 dagar från det att denne fick del av Utträdesbokslutet skriftligen invända däremot med angivande av vilka invändningar som riktas mot dokumentationen. Gör utträdande Förbundsmedlem inte inom denna tid sådan invändning skall utträdande Förbundsmedlem anses ha accepterat Utträdesbokslutet. Kan parterna ej enas i fråga rörande Utträdesbokslutet, skall denna fråga hänskjutas till två auktoriserade revisorer, av vilka Utträdande Förbundsmedlem och Förbundet utser en var, för slutligt avgörande. Har den ena parten utsett en revisor skall den andra parten inom 10 dagar utse den andre revisorn. Försummelse att utse revisor innebär att frågan hänskjutes till den ende utsedde revisorn. Har de sålunda utsedda revisorerna ej inom 90 dagar från Utträdesdagen avgivit ett gemensamt skriftligt utlåtande i vilket den omtvistade frågan fått en entydig lösning, skall denna med för parterna bindande verkan på parts begäran avgöras av en av Sveriges Kommuner och Landsting utsedd auktoriserad revisor. Den sålunda utsedde värderingsmannen skall avge sitt utlåtande skriftligen. Parterna skall svara för kostnaderna för förfarandet med hälften vardera. När den Utträdande Förbundsmedlemmen erlagt dess andel av eventuell negativa nettoförmögenhetsmassa upphör dennes ansvar för förbundets skulder. De kvarvarande förbundsmedlemmarna skall anta de ändringar av förbundsordning, samverkansavtal och reglemente som behövs med anledning av förbundsmedlems utträde ur förbundet. C 09:2 Förbundsordning Ystad-Österlenregionens miljöförbund 14
17. Likvidation och upplösning av förbundet Om de kvarvarande förbundsmedlemmarna inte kan enas om förutsättningarna för förbundets fortsatta verksamhet, genom antagande av ny förbundsordning skall förbundet omedelbart träda i likvidation. Förbundet skall träda i likvidation om mer än hälften av Förbundsmedlemmarna genom samstämmiga beslut i respektive fullmäktige fattat beslut härom. Likvidationen skall verkställas av förbundsdirektionen i dess egenskap av likvidator. Vid skifte av förbundets behållna tillgångar och skulder i anledning av likvidation skall den i 13 angivna fördelningsgrunden tillämpas. När förbundet trätt i likvidation skall dess egendom i den mån det behövs för likvidationen förvandlas till penningmedel genom försäljning eller på annat lämpligt sätt. Verksamheten får tillfälligt fortsätta om det behövs för en ändamålsenlig avveckling. När förbundsdirektionen fullgjort sitt uppdrag som likvidator skall direktionen avge slut-redovisning för sin förvaltning. Redovisningen sker genom en förvaltningsberättelse som avser likvidationen i sin helhet med särskild redovisning av skiftet av behållna tillgångar. Till förvaltningsberättelsen skall bifogas redovisningshandlingar för hela likvidationen. Till slutredovisningen skall också bifogas förbundsdirektionens beslut om vilken av förbundsmedlemmarna som skall överta och vårda de handlingar som hör till förbundets arkiv. När förvaltningsberättelsen och redovisningshandlingarna delgivits samtliga förbundsmedlemmar är förbundet upplöst. Förbundsmedlem som ej är nöjd med redovisning eller skifte som förrättats av förbundsdirektionen får väcka talan om detta mot de övriga förbundsmedlemmarna inom ett år från det att slutredovisningen delgavs förbundsmedlemmen. Om det framkommer någon tillgång för förbundet efter dess upplösning eller om talan väcks mot förbundet eller om det på annat sätt uppkommer behov av ytterligare likvidationsåtgärder skall likvidationen fortsättas. 18. Tvist Tvist mellan förbundet och en eller flera förbundsmedlemmar skall avgöras av allmän domstol. 19. Arkiv C 09:2 Förbundsordning Ystad-Österlenregionens miljöförbund 15
Förbundet är arkivmyndighet inom förbundets verksamhetsområde. 20. Bildande m.m. Förbundet träder i kraft fr.o.m. den 1 juni 2009. Medlemskap i förbundet förutsätter antagande av förbundsordningen av respektive Förbundsmedlems fullmäktige. Förbundsordningen kan ändras efter samstämmiga beslut i varje Förbundsmedlems fullmäktige. C 09:2 Förbundsordning Ystad-Österlenregionens miljöförbund 16
Förslag till ändringar 23 april 2014 - Gulmarkerat TOMELILLA KOMMUN KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Nr A 09:2 Kf 213/2008 Dnr Ks 2008.10273 Reglemente för förbundsdirektionen Ystad- Österlenregionens miljöförbund Utöver vad som framgår av förbundsordning och vad som i lag stadgas om kommunalförbund skall bestämmelserna i detta reglemente gälla för förbundsdirektionen ( Direktionen ) i kommunalförbundet Ystad-Österlenregionens miljöförbund ( Förbundet ). 1. Direktionens uppgifter Simrishamns, Tomelilla och Ystads kommuner ( Kommunerna ) har överlämnat samtliga sina författningsreglerade uppgifter inom miljö- och hälsoskyddsområdet till Förbundet Ystad-Österlenregionens miljöförbund, som skall svara för de samverkande kommunernas myndighetsutövning och de övriga uppgifter som enligt lag eller annan författning skall fullgöras av den kommunala nämnden inom miljö- och hälsoskyddsområdet. Verksamheten omfattar både myndighetsutövning och rådgivning. Förbundet skall i Förbundsmedlemmarnas kommunområden svara för prövning och tillsyn enligt vid varje tidpunkt gällande författningar inom miljö- och hälsoskyddsområdet som ankommer kommun, såsom miljöbalken, livsmedelslagen, djurskyddslagen, tobakslagen, strålskyddslagen, smittskyddslagen, lagen om tillsyn av receptfria läkemedel, alkohollagen (viss tillsyn) och angränsande lagar, förordningar och A 09:2 Reglemente för förbundsdirektionen Ystad-Österlenregionens miljöförbund 1 (7) 17
föreskrifter, såsom lokala hälsoskyddsföreskrifter till skydd för människors hälsa och miljön. Förbundet kan i övrigt åtaga sig uppgifter i nära anslutning till dess lagstadgade verksamhet. Delar av kommunernas miljöstrategiska arbete samt miljöövervakning kan efter särskild överenskommelse överlämnas till Förbundet. Förbundet skall besvara remisser från Förbundsmedlemmarna, svara för information inom verksamhetsområdet, bistå Förbundsmedlemmarna med expertkunskap inom verksamhetsområdet samt delta i kommunernas krisberedskapshantering. Direktionen är tillika förbundsstyrelse och miljönämnd för förbundsmedlemmarna. Direktionens roll är att vara beslutande församling och samtidigt ha hand om och ytterst ansvara för verkställande och förvaltande angelägenheter i Förbundet i enlighet med Förbundsordningens ändamål. Det åvilar Direktionen att svara för de uppgifter och ansvarsområden som fastställts i avtal och förbundsordning och inom ramen för detta åliggande även för sådana särskilda uppgifter som överlämnats av Förbundsmedlem. Inom ramen för Förbundets verksamhet ansvarar Direktionen för att tillgängliga resurser organiseras på ett rationellt och effektivt sätt, att samordningsfördelar i organisationen tillvaratas, att den samlade kompetensen i organisationen utvecklas samt att annat utvecklingsarbete bedrivs. Direktionen ansvarar för att uppföljning fortlöpande sker av verksamheten. I uppföljnings- och utvecklingsarbetet ingår fortlöpande revidering och anpassning interna rutiner, regelbestånd, lokala föreskrifter och därmed effektivisering av verksamhetsområdet. Samverkan med berörda kommunala förvaltningar inom främst plan- och byggområdet skall särskilt beaktas. Direktionen svarar för att årlig verksamhetsplan för verksamheten upprättas och genomförs på ett effektivt sätt med bästa möjliga resursfördelning inom ramen för tillgängliga medel. Direktionen har möjlighet att ingå i samverkan med verksamheter utanför förbundsmedlemmarnas geografiska område. Direktionen skall bedriva verksamheten i enlighet med det samverkansavtal som upprättats mellan Förbundsmedlemmarna. Direktionen skall tillse att det upprätthålls en aktiv och fungerande relation till Förbundsmedlemmarna, att samråd fortlöpande sker med förbundsmedlemmarna i frågor som berör dessa samt att rapporter lämnas till förbundsmedlemmarna angående den verksamhetsmässiga och ekonomiska utvecklingen i Förbundet. Verksamhetsuppföljning och ekonomisk uppföljning skall ske i enlighet med förbundsordningen. Direktionen för Förbundets talan och tillvaratar Förbundets intressen inom verksamhetsområdet. A 09:2 Reglemente för förbundsdirektionen Ystad-Österlenregionens miljöförbund 2 (7) 18
Det åligger Direktionens ordförande att närmast under Direktionen - ha inseende över verksamhetsområdet, med uppmärksamhet följa frågor av betydelse för verksamheten och om så erfordras ta initiativ i dessa frågor - främja samverkan mellan Förbundet och Förbundsmedlemmarna - representera Förbundet vid uppvaktningar hos myndigheter samt att föra förbundets talan vid konferenser och sammanträden om inte Direktionen bestämt annat i ett särskilt fall - besluta om frågor som rör de förtroendevalda i förbundet som inte beslutas av Direktionen Direktionen fastställer budgetram och detaljbudget i enlighet med förbundsordningen och de ramar som Förbundsmedlemmarna angett samt före utgången av juni månad årligen upprätta förvaltningsberättelse och årsredovisning för föregående kalenderår. I årlig verksamhetsplan och verksamhetsberättelse redovisas planerade respektive genomförda åtgärder. Direktionen äger rätt att fastställa taxor och avgifter för de tjänster som inte enligt författning skall vara avgiftsfria. Direktionen skall inom hela verksamhetsområdet lämna förslag på taxor och avgifter för tjänster som förbundet inte författningsenligt skall tillhandahålla utan avgift till respektive ägarkommun. Taxor och avgifter för förbundets verksamhetsområden fastställs av kommunfullmäktige i medlemskommunerna. (denna ändring har tidigare genomförts under 2014) Direktionen skall besluta om delegationsbestämmelser. Direktionen har rätt att delegera beslutsfattande till ledamot eller anställd i förvaltningsorganisationen. Vidare skall Direktionen utfärda attest- och utanordningsregler samt utse attestanter. Direktionen skall tillse att ett tillfredsställande försäkringsskydd tecknas och vidmakthålls. Direktionen är arkivansvarig och personuppgiftsansvarig inom förbundets verksamhetsområde. Direktionen beslutar och ansvarar för den egna förvaltningsorganisationen som är underställd Förbundet. Förvaltningsorganisationen benämns Ystad-Österlenregionens miljöförvaltning. Förvaltningen har ansvaret för beredning och verkställighet av förbundets beslut samt för att planera, administrera och utföra den verksamhet som förbundet ansvarar för. Förvaltningsorganisationen är Direktionens sekretariat med kansli i Tomelilla där förbundet har sitt säte. Förvaltningsorganisationen leds av en verkställande chef som har befattningen miljöchef. Direktionen är anställningsmyndighet och svarar därmed för allt vad som följer i förhållandet mellan arbetsgivare och arbetstagare. A 09:2 Reglemente för förbundsdirektionen Ystad-Österlenregionens miljöförbund 3 (7) 19
Direktionen svarar för den ekonomiska och personaladministrativa förvaltningen i förbundet. Direktionen äger rätt att träffa avtal med annan huvudman om biträde med tjänster inom dessa områden. Direktionen skall se till att verksamheten bedrivs i enlighet med lagar, förordningar och föreskrifter, de mål och riktlinjer som redovisas i ett särskilt handlingsprogram samt bestämmelser i detta reglemente. 2. Direktionens sammansättning Direktionen består av nio ordinarie ledamöter och nio ersättare. Dessa utses på sätt som framgår av förbundsordningen. Direktionen väljer inom sig en ordförande, en förste vice ordförande och en andre vice ordföranden. Vid lika röstetal har ordförande utslagsröst. Om ordförande eller de båda vice ordförandena är förhindrade ett fullgöra uppdraget skall den till åldern äldste ledamoten fullgöra ordförandeuppdraget. Om ordförande eller vice ordföranden på grund av sjukdom eller av annat skäl är förhindrad att fullgöra uppdraget för en längre tid får Direktionen utse en annan ledamot att vara ersättare för ordförande eller vice ordförande. Ersättare för ordföranden fullgör ordförandens samtliga uppgifter. Presidiet skall bestå av ordförande och de båda vice ordförandena och kan utökas med ytterligare ledamot som Direktionen finner lämpligt. Presidiet har endast beredande uppgifter. Direktionen får inrätta de utskott som den finner lämpligt. Utskott kan besluta i frågor som Direktionen har delegerat dit. 3. Ersättarnas tjänstgöring Ersättare skall kallas på samma sätt som ordinarie ledamöter. Ledamot som inställer sig under pågående sammanträde har rätt att tjänstgöra även om dennes ersättare påbörjat tjänstgöring. Dock skall pågående ärende avgöras innan byte sker. Ersättare som avbrutit tjänstgöring på grund av jäv har åter rätt att tjänstgöra sedan handläggningen av ärendet slutförts. A 09:2 Reglemente för förbundsdirektionen Ystad-Österlenregionens miljöförbund 4 (7) 20
Ersättare som inte är tjänstgörande har rätt att delta i överläggning men inte beslutet. Någon rätt att få sin mening antecknad i protokollet medges inte. Ersättare som inte är tjänstgörande har rätt att yttra sig under sammanträdet och få sin mening antecknad till protokollet. 4. Sammanträden Direktionen sammanträder på tid och plats som Direktionen bestämmer. Sammanträde kan även hållas när ordföranden eller minst en tredjedel av Direktionens ledamöter begär det. En ledamot eller ersättare som är förhindrad att delta i ett sammanträde eller i en del av ett sammanträde skall snarast anmäla detta till Direktionens sekretariat. 5. Kallelse Ordförande ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena med Direktionen. Kallelse skall vara skriftlig och innehålla uppgift om tid och plats för sammanträde. Kallelsen skall på lämpligt sätt tillställas varje ledamot och ersättare, senast fem dagar före sammanträdesdagen. Kallelse bör åtföljas av föredragningslista. Ordförande bestämmer på vilket sätt och i vilken omfattning handlingar som tillhör ärende på föredragningslistan skall bifogas kallelsen. I undantagsfall får kallelse ske på annat sätt. 6. Justering och anslag av protokoll Protokoll från sammanträdena skall justeras av ordförande och ytterligare en ledamot eller tjänstgörande ersättare. Direktionen kan besluta att en paragraf i protokollet skall justeras omedelbart. Paragrafen bör redovisas skriftligt innan den justeras. A 09:2 Reglemente för förbundsdirektionen Ystad-Österlenregionens miljöförbund 5 (7) 21
Tillkännagivande av justerade protokoll skall ske senast andra dagen efter justering på sätt som framgår av förbundsordningen. 7. Reservation Om ledamot eller tjänstgörande ersättare reserverar sig mot ett beslut och vill motivera reservationen skall detta ske skriftligen. Motiveringen skall lämnas före den tidpunkt som har fastställts för justering av protokollet. Direktionen beslutar huruvida särskilt uttalande till protokollet skall få göras. Sådant uttalande skall föreligga skriftligt vid sammanträdet och avse ärende som behandlas av Direktionen. 8. Delgivning Delgivning med Direktionen sker med ordförande eller den anställde som Direktionen bestämmer. 9. Undertecknande av handlingar Avtal, andra handlingar och skrivelser vilka beslutas av Direktionen skall undertecknas av ordförande, eller vid förfall för denne av vice ordförande, med kontrasignering av anställd som Direktionen bestämmer. I övrigt bestämmer Direktionen vem som skall underteckna handlingar. A 09:2 Reglemente för förbundsdirektionen Ystad-Österlenregionens miljöförbund 6 (7) 22
A 09:2 Reglemente för förbundsdirektionen Ystad-Österlenregionens miljöförbund 7 (7) 23
Intern Kontrollplan 2016 Intern kontrollplan för verksamhet: Kost Intern Kontrollplan (enligt Reglemente för intern kontroll ) Kommunstyrelsen ska årligen anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen Olika granskningsområden väljs med utgångspunkt från en väsentlighets- och riskbedömning. Kontrollplanerna upprättas per nämnd. Väsentlighets och riskbedömning Konsekvens Försumbar = obetydlig Lindrig = uppfattas som liten Kännbar = uppfattas som besvärade Allvarlig = får inte hända Sannolikhet Mindre sannolik = praktisk taget obefintlig Möjlig = kan uppstå Sannolik= mycket trolig Uppföljning av intern kontrollplan Resultatet av uppföljningen av den interna kontrollen ska, med utgångspunkt från antagen plan, löpande rapporteras till respektive nämnd. Kontrollansvarig rapporterar på separat kontrollrapport utfallet av kontrollen, mottagaren av kontrollrapportern ansvarar för att sammanställning och återrapportering t sker enligt överenskommelse. Rapportering ska ske till kommunchefen och till kommunens administrativt ansvarige för intern kontroll samt till kommunrevisorerna lämpligen samband med årsredovisningen. Se även separat process beskrivning för Intern Kontroll. EC = Enhetschef KoF = Kultur och fritidschef Nr Process/rutin/system Kontrollmoment Kontrollansvarig Rutiner för kontroll av smak Rutiner för portionsbeställning Rutiner för mätning av matsvinn Kontrollera att processen fungerar i juni Kontrollera att processen fungerar i juni Kontrollera att processen fungerar i juni EC EC EC Granskning utförd/ Kontroll frekvens Kontroll i juni och november. Kontroll i juni och november. Kontroll i april och november. Kontrollmetod Rapportering till Väsentlighetsoch riskbedömning Uppföljning och Ksau Lindrig utvärdering Möjlig Uppföljning och Ksau Kännbar utvärdering Uppföljning och utvärdering Ksau Möjlig Lindrig Möjlig 24
Kultur och Fritid (KoF) 5 KoF 1,21 4 Sannolikhet 3 2 KoF 5-7, 11,20,21 KoF 13 KoF 10, 12 KoF 8-9 KoF 4 KoF 2-3 1 KoF 16-18 KoF 15 KoF 14 1 2 3 4 5 Konsekvens 25
Risk Händelse Vilka blir konsekvenserna? Hur kan vi undvika risken, och begränsar konsekvenserna? Förslag till åtgärd! Konsekvens skala 1-5 Sannolik het skala 1-5 Matris nummer Hot mot personal Personal som inte vågar Utb, överfallslarm 4 4 jobba, mår dåligt KoF1 Inbrott/stöld/snatteri/ Kostnader, driftsstopp Larm, rondering 5 3 vandalisering KoF2 Drunkningsolyckor/ Dödsfall, personal mår Utb, säkerhetsrutiner 5 3 tillbud dåligt, förtroendekris KoF3 Dataintrång/virus/ Driftsavbrott, dålig Säkerhetsrutiner 4 3 sabotage reklam, mycket extra KoF 4 jobb Besökare akutsjukdom Osäker personal Utb, information 3 3 KoF 5 Ekonomi Sämre kvalitet/säkerhet. - 3 3 Inga investeringar KoF 6 Internetanslutning/telefo Mail, telefoni, vissa - 3 3 ni nere system KoF 7 Ensamarbete Problem att rekrytera Överfallslarm 4 2 personal, KoF 8 personalskador utsatta Arbetsplatsolyckor Personalskador Rutiner 4 2 KoF 9 Långvarigt elavbrott Produktionsstopp Reservkraft 3 2 Telefoni nere KoF 10 Telefoni Mobil nere Vissa verksamheter - 3 3 nere, vissa larm KoF 11 Vattenskador Produktionsstopp, extra - 3 2 kostnader KoF 12 Elavbrott Begränsad service Reservkraft 2 2 KoF 13 Brand/Utrymning Personskador, Utb, larm, rutiner 5 1 intäktsbortfall KoF 14 Produktionsstopp inventarier Skadedjur Vattenbrist alt förorenat vatten produktionsstopp Smittspridning, matförgiftning, icke godkänt kök, förstörda föremål Svårt att tillhandahålla kost till brukarna Leveransstopp av Produktionsstopp - 4 1 livsmedel KoF 15 Allergena ämnen Sjuka kunder Egenkontroll, 4 1 rutiner, utb KoF 16 Personalbrist eller Överarbetad personal, Förebygga, 3 1 sjukdom sjukanmälningar/stress prioriteraverksam- KoF 17 heter Rutiner 3 1 KoF 18 Nödvattenplan 5 1 KoF 19 26
Rutiner för kontroll av smak Process för portionsbeställning Missnöjda kunder Rutiner 3 3 KoF 20 Svårhanterad Rutiner 4 4 KoF ekonomi 21 Rutiner för mätning av matsvinn Svårhanterad ekonomi Rutiner 3 3 KoF 22 27
Tomelilla den 17 juni 2015 Dnr KS 2011/435 Kommunledning, Samhällsbyggnad, Kultur- och fritid Besöksadress: Gustafs torg 16 273 80 Tomelilla Växel 0417-180 00 Fax 0417-144 00 Postgiro 126 88-8 Bankgiro 5346-0465 www.tomelilla.se Handläggare: Eva Lundberg Ekonomichef Direkt 0417-18236 Mobil 0709-958236 eva.lundberg@tomelilla.se Eva Lundberg Särskild medlemsinsats till Kommuninvests ekonomiska förening 2015 Förvaltningens förslag till beslut För att uppnå de fördelar som erbjuds de medlemmar i Kommuninvests ekonomiska förening vars insatsbelopp överstiger miniminivå, föreslås att Tomelilla kommun under 2015 erlägger maximalt insatsbelopp, det vill säga 900 kr per invånare eller 8 169 419 kr. Inbetalningen, som bokföringsmässigt är likviditetspåverkande, innebär troligen att kommunen behöver låna motsvarande belopp. Räntekostnaden för detta torde understiga den ränta som kommunen kan erhålla i ränta på insatskapitalet. Denna ränta på insatskapitalet kommer då att få behållas av kommunen och inte som idag erläggas som årlig tillskott till insatskapitalet. Ärendebeskrivning EU har infört nytt regelverk med skärpta krav på kapital och likviditet för att upprätthålla bankernas och kreditinstitutens stabilitet i det finansiella systemet. Syftet med det nya EU regelverket är att öka motståndskraften i nya finansiella kriser. För Kommuninvests del innebär det att det så kallade bruttosoliditetskravet ska förbättras, det vill säga det egna kapitalet ska utgöra en större andel av totala tillgångar. Kommuninvests styrelse planerar för att kapitaluppbyggnaden ska vara genomförd den 1 januari 2018. Former för kapitalförstärkning och reformering av modellen för medlemsinsatser i Kommuninvest framgår av de nya stadgar som föreningsstämman beslutade om 2015-04-16. I stadgarna har bland annat tillkommit en möjlighet för medlemmarna att på eget initiativ och i egen takt erlägga en eller flera särskilda insatser för att snabbare fullgöra den obligatoriska insatsskyldighet som följer av medlemskapet. Många medlemmar har aviserat att man redan under 2015 har som avsikt att sätta in hela eller huvuddelen av den högsta insatsnivån. Detta innebär en stor fördel för Kommuninvests anseende. Medlemmarnas högsta insatsnivå uttrycks i kronor per invånare samt i två 1 (3) 28
delnivåer som motsvarar halva respektive två tredjedelar av högsta nivån. När insatsnivån växer och passerar dessa nivåer är medlemmarna inte längre skyldiga att erlägga hela eller delar av den årliga insats som annars skulle betalas. För 2015 uppgick ny årsinsats för Tomelilla kommun till 579 688 kr. Förekommande ränta på insatskapitalet, får i takt med att kommunen uppnår högre insatsnivåer till större och större del behållas av medlemmen. Den årliga insats som är knuten till storleken på återbäringen och insatsräntan blir lägre och lägre, för att till sist bortfalla. Tomelilla kommuns kapitalsituation i Kommuninvest Kommuninvest har tagit fram underlag för beräkning hur mycket som Tomelilla kommun måste betala för att uppnå de olika nivåerna i insatsbeloppet. Kommunen uppfyller redan miniminivån på 200 kr per invånare. För att uppnå 50 % -nivå återstår 2 316 844 kr i insatsbelopp och för att komma upp till 75 % ska 5 243 419 kr erläggas. Högsta nivån 900 kr/invånare kräver 8 169 994 kr i nytt insatsbelopp. Invånarantalet bygger på SCB statistik 1 januari 2015. Kalendarium för beslut Tomelilla kommuns önskemål ska ha kommit föreningen tillhanda senast den 30 oktober2015 för att extra insatsbetalning ska kunna ske i år. Lämnas besked tidigare, kan föreningen hantera detta vid ett tidigare styrelsemöte och ge ett så snabbt besked som möjligt. Inbetalningen måste ha skett före 2015 års utgång för att få beaktas när 2016 års ordinarie föreningsstämma beslutar om medlemmen måste betala in en ny årlig insats baserad på insatsräntan/återbäringen eller inte. Efter 2016 års stämma kommer de medlemmar som ännu inte uppnått den högsta stadgemässiga insatsnivån att på nytt tillfrågas i samma ärende. Detta kommer sedan att ske efter varje stämma till dess alla medlemmar nått den högsta nivån. Kommunledningskontoret Eva Lundberg Ekonomichef Beslutet skickas till: Ange mottagare för beslutsdokument här 2 (3) 29
3 (3) 30
KOMMUNINVEST -491 (11P-- Svenska kommuner och landsting i samverkan För kännedom: Ekonomichefen eller motsv. 2015-05-21 Tomelilla kommun Styrelsen =_1.1LLA KOMMUN Komrnlinstyrelsen Diarienr 2015-06- 0 1 Förfrågan om särskild medlemsinsats år 2015 Inledning Föreningsstämman fastställde 2015-04-16 nya stadgar för Kommuninvest ekonomisk förening1273. I stadgarna har bl.a. tillkommit en möjlighet för medlemmarna att på eget initiativ och i egen takt erlägga en eller flera särskilda insatser för att snabbare fullgöra den obligatoriska insatsskyldighet som följer av medlemskapet. Med detta brev vill föreningen nu efterhöra hur ni som medlem vill utnyttja den nya möjligheten att erlägga en särskild medlemsinsats. Vi ber er därför att besvara bifogade formulär, bilaga 2, så vi vet om ni vill göra en extra insatsbetalning i år eller om ni väljer något annat alternativ. Kommuninvests behov av större kapital De nya lagkrav på bl.a. större kapital som växt fram i kölvattnet av finanskrisen påverkar också Kommuninvest i hög utsträckning. Den uppbyggnad av kapitalet som måste ske beskrivs närmare i "Plan för Kommuninvests kapitaluppbyggnad"i274. Planen syftar till att minimikravet på större kapital ska vara uppnått senast 2018 då kravet på viss lägsta bruttosoliditet träder i kraft. Många medlemmar har aviserat sin avsikt att redan under 2015 sätta in hela eller huvuddelen av den högsta insatsnivån. Om en stor del av medlemmarna gör verklighet av en sådan ambition är det till stor fördel för Kommuninvests anseende. Det är viktigt att i relation till myndigheter, ratinginstitut och andra marknadsaktörer kunna visa upp en hög grad av uppslutning kring kapitalfrågan och att vi håller vad vi lovat göra. 1273 Stadgarna framgår av stämmohandlingarna (bilaga 18) som kan laddas ned från Kommuninvests hemsida: http://kommuninvest.se/wp-content/uploads/2015/04/stammohand1-2015-samtliga-delar- TOTALFIL.pdf 1274 Planen framgår av stämmohandlingarna (bilaga 19). Se samman länk som anges i not 1. Kommuninvest i Sverige AB (publ). Org nr: 556281-4409. Styrelsens säte: Örebro Kommuninvest Ekonomisk förening. Org nr: 716453-2074. Styrelsens säte: Örebro Kommuninvest Fastighets AB. Org nr: 556464-5629. Styrelsens säte: Örebro Postadress: Box 124, 701 42 Örebro Besöksadress: Fenixhuset, Drottninggatan 2 Tel: 010-4708 700 Fax: 019-12 11 98 E-post: förnamn.efternamn@kommuninvest.se Internet: www.kommuninvest.se 31
KOMMUNINVEST Svenska kommuner och landsting i samverkan Att medlemmarna frivilligt och med tidsmässig framförhållning värnar den egna organisationen uppfattas som en oerhörd styrkesignal jämfört med om föreningen i ett sent skede skulle behöva tvinga fram inbetalning av kapital med stöd av stadgarna. Medlemmens fördelar av att öka medlemsinsatsen snabbare I de nya stadgarna införs en högsta insatsnivå uttryckt i kronor per invånare samt två delnivåer som motsvarar halva respektive tre fjärdedelar av den högsta insatsnivån. När en enskild medlems insatsnivå växer och passerar dessa nivåer, är medlemmen inte längre skyldig att erlägga delar eller hela den årliga insats som annars skulle betalas. Förekommande återbäring och ränta på insatskapitalet får - i takt med att kommunen uppnår de högre insatsnivåerna till större och större del behållas av medlemmen. Den årliga insats som är knuten till storleken på återbäring och insatsränta blir lägre och lägre, för att till sist bortfalla. Individuell kapitalsituation Kommuninvest ekonomisk förening har både medlemmar som deltagit i samarbetet i snart 30 år eller som blivit medlem på senare år. Medlemsstorleken varierar mellan 2 500 och 541 000 invånare. Vissa medlemmar har hög skuldsättning, andra har inte några lån alls. De stora skillnaderna mellan medlemmarna har också medfört att det är stora skillnader i respektive medlems storlek på insatskapitalet. Vi har sammanställt en aktuell uppgift från medlemsregistret för just er kommun/ landsting/region, bilaga 1. Uppgifterna om läget vid årets början har vi hämtat från vårt medlemsregister och omfattar den ursprungliga insats som gjordes när ni blev medlemmar, insatsemissioner1275 som ni deltagit i samt summan av gjorda årsinsatser till och med 2014-12-31. Till detta insatsbelopp har vi lagt den nya årsinsats för 2015 som stämman beslutat att ni ska erlägga. Beräkningarna av olika delbelopp nedan förutsätter att årsinsatsen för 2015 betalts in. Eventuellt förlagslånebelopp som belöper på er inräknas inte i erlagt insatskapital. Invånaruppgiften har vi hämtat från SCB och avser förhållandet 2015-01-01. Kapitalinsats som överstiger den högsta nivån blir överinsats En handfull medlemmar har efter det att den årliga insats som beslöts på den senaste stämman en insatsnivå som överstiger den nu beslutade högsta insatsnivån. Ni som tillhör denna grupp behöver bara besvara frågeformulärets fråga 3 och 5 (så att vi vet att ni fått samma information som övriga medlemmar). 1275 En av föreningsstämman beslutad överföring av fria vinstmedel till medlemmarnas bundna insatskapital. Fördelas ut på respektive medlem i förhållande till medlemmens kapitalinsats. Insatsemissioner skedde varje år under perioden 2002-2011. 32
--411 KOM MUN Svenska kommuner och lan' dsting i samverkan Det belopp som skjuter över den högsta obligatoriska insatsnivån kommer att klassificeras som överinsats. Överinsats är en kapitaldel som medlemmen deltar frivilligt med. Det är alltså inte fråga om sparande i form av inlåning på räkning. Överinsats har inte tidigare förekommit i föreningen. Under 2015 kommer styrelsen därför att fastställa villkoren för överinsatser och hur uppsägning ska gå till om en medlem önskar få överinsatsen utbetald. Information om detta lämnas till er vid en senare tidpunkt. När kan man som medlem göra extra insatser? Föreningen sänder ut denna förfrågan till samtliga medlemmar om intresset för att i år göra en extra insatsbetalning. Varje medlem tar därefter beslut om den vill göra en extra insatsinbetalning i år eller om man vill göra på något annat sätt och meddelar föreningen. Svaret är bindande. Föreningsstyrelsen1276 fattar - med början vid junimötet och därefter löpande under hösten - beslut om med vilket belopp medlemmen får delta. Därefter sänder föreningen ut aviseringar om vilket belopp som ska inbetalas och när det ska ske. När behöver föreningen senast få medlemmarnas besked för inbetalning i år? Medlemmarnas önskemål ska ha kommit föreningen tillhanda senast den 2015-10-30 för att extra insatsbetalning ska kunna ske i år. Lämnas besked tidigare, kan föreningen hantera detta tidigare och ge ett så snabbt besked som möjligt. Hur och när sker betalning av extra insatser? Samtliga inbetalningar måste ha skett före 2015 års utgång för att få beaktas när 2016 års ordinarie föreningsstämma beslutar om medlemmen måste betala in en ny årlig insats baserad på insatsräntan/återbäringen eller inte. Då det handlar om mycket stora belopp är det viktigt att medlemmarna inväntar Kommuninvests avisering och betalar in beloppet på den angivna betalningsdagen. Kommuninvest har inte möjlighet att ta emot tidigare eller senare betalningar som sker på en medlems eget initiativ på ett säkert och effektivt sätt. Ränta på insatskapital Räntan på insatskapitalet under 2014 fastställdes av stämman 2015 till 2,5 procent. Ränta på insatskapital är inte att jämföra med räntan på ett skuldebrev. Den är i stället en form av överskottsutdelning som ska bekostas inom ramen för den ekonomiska föreningens utdelningsbara medel (samma utrymme som också ska räcka till för återbäring). Föreningen kan därför inte i förväg utlova vad räntenivån på insatskapital kommer att bli under kommande år. Nivån bestäms i efterhand på föreningsstämman. Föreningen 12761 de nya stadgarnas 5.5 sägs: "Styrelsen far besluta att medlem får välja att erlägga en eller flera särskilda insatser för att helt eller till viss del fullgöra den obligatoriska medlemsinsatsen 33
.."91 Svenska kommuner och landsting ' i samverkan eftersträvar dock att kompensera medlemmarna med en rimlig ränta på det kapital som belöper på var och en av dem. Att kunna ge ränta till de medlemmar som bidragit med kapitalinsats och som under en period inte utnyttjar lånemöjligheterna i Kommuninvest har ansetts särskilt viktigt eftersom dessa medlemmar under samma period inte får någon återbäring. Får medlemmarna någon ny möjlighet 2016 och senare? Stadgarna har utformats för att passa olika medlemmars behov och möjligheter. Efter 2016 års stämma kommer därför de medlemmar som då inte uppnått den högsta stadgemässiga insatsnivån att på nytt tillfrågas i samma ärende. Detta kommer sedan att ske efter vaije stämma till dess alla medlemmar nått den högsta nivån. Anmälan är bindande och sker på ett särskilt formulär Ert beslut om att delta med en kapitalinsats i år är bindande och ska ske på formuläret i bilaga 4. Hur beslut om att göra en extra insatsbetalning görs, varierar mellan olika medlemmar och bestäms av medlemmen. Kommuninvest behöver inte delges något protokollsutdrag eller lagakraftsbevis i detta ärende. Ett kalendarium för beslut Så här ser tidplanen ut. Reservation för att förändringar kan komma att ske. Aktivitet Föreningen sänder ut en förfrågan till alla medlemmar om intresset för att betala in en extra insats under 2015. Medlemmar som redan uppnått den högsta nivån kan dock inte betala in större kapital. Föreningsstyrelsen tar fortlöpande ställning till de medlemsbesked som inkommer och meddelar medlemmen om hur och när betalning ska ske. Sista dagen för medlemmarna att lämna ett bindande besked om intresset för att betala in extra kapital under 2015. Sista tillfället för föreningsstyrelsen att besluta om de medlemsbesked som inkommit tom oktober och att meddela medlemmen om hur och när betalning ska ske. Absolut sista dagen för inbetalning av kapital för att det ska kunna beaktas vid beräkning av skyldighet att betala årlig insats vid stämman 2016. Föreningsstämma som beslutar återbäring och ränta på insatskapital, årlig insats etc. enligt de nya stadgarna. Utbetalning av återbäring och ränta på insatskapital. Ny årlig insats vars storlek bestäms av medlemmens insatskapitalstorlek per invånare i relation till den högsta stadgeenliga nivån per invånare. Tid Maj månad 2015 Juniseptember 2015 31 oktober 2015 November 2015 31 december 2015 April 2016 April-maj 2016 Föreningen sänder ut en ny förfrågan till alla medlemmar om Maj 2016 34