PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2016-10-19 Sida 1 (14) Paragrafer 147-156 Plats och tid Kommunhuset i Klippan, Sessionssalen, kl. 13.30-16.25 Beslutande Övriga närvarande Utses att justera Justeringens plats och tid Sekreterare Ordförande Justerare Kerstin Persson (S), ordförande Carl-Axel Wilhelmsson (C), 1:e vice ordförande Johan Pettersson (S) Kenneth Dådring (M), 2:e vice ordförande Robert Larsson (KD) Charlotta Gudmundsson (S), ej tjg ersättare Boris Svensson (S), ej tjg ersättare Jörgen Bjerknäs (MP), ej tjg ersättare Tommy Cedervall (L), ej tjg ersättare Torsten Johansson, Plan- och byggnämndens presidium 147 Kent Lodesjö, Plan- och byggnämndens presidium 147 Eva Larsson, kommunsekreterare Tomas Rikse, kommundirektör 147-149 Jan Tingecz, ekonomichef Göran Lönnqvist, stadsarkitekt 147 Martin Tång, planarkitekt 147 Björn Pettersson, teknisk chef 147-148 Monica Johansson, teknisk förvaltning 147-148 Ulf Bengtsson, vd. Treklövern Bostads AB 147 Arne Amnér, kultur- och fritidschef 148 Kenneth Dådring Kommunledningsförvaltningen 2016-11-02 Eva Larsson Kerstin Persson Kenneth Dådring ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Organ Klippans kommun, Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2016-10-19 Datum för anslags uppsättande 2016-11-03 Datum för anslags nedtagande 2016-11-25 Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kommunledningsförvaltningen i Klippan Eva Larsson
PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2016-10-19 Sida 2 (14) Innehållsförteckning: 147 Tema 2016- planfrågor 148 Tema 2016- Sågen 149 It-samverkan- gemensam driftsorganisation 150 Internbudget 2017 för Kommunstyrelsen 151 Beslutsattestanter 2017 152 Intern kontrollplan 2017 för Kommunstyrelsen 153 Begäran om detaljplanuppdrag- Uttern 10 154 Begäran om detaljplanuppdrag- Polstjärnan 1 155 Begäran om detaljplanuppdrag Klippan 3:15 samt 3:13 156 Tema 2016 Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2016-10-19 Sida 3 (14) 147 Tema 2016- planfrågor KS 2016.1245.214 Ärendet Planfrågor för Klippans kommun diskuteras. Planarkitekt Martin Tång redogör tillsammans med stadsarkitekt Göran Lönnqvist för aktuella detaljplaneområden. Ulf Bengtsson, vd för Treklövern Bostads AB, informerar Arbetsutskottets om bostadsbolagets förslag på eventuell nybyggnation. Beslutsunderlag Planarkitekt Martin Tångs skrivelse 2016-10-04. Arbetsutskottets beslut Informationen noteras. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2016-10-19 Sida 4 (14) 148 Tema 2016- Sågen KS 2014.1315.280 Ärendet Fastigheten Sågen har överförts till kommunens ägo från Treklövern Bostads AB. Kommunstyrelsen har inte fattat beslut om hur fastigheten Sågen 8 ska förvaltas framöver och inte heller vem som ska förvalta, i den mening att driftsbudgeten har justerats med anledning av fastighetens inverkan. Byggnadsarean är cirka 10 100 m 2. Cirka 46 % av arean är uthyrd, varav 3 890 m 2 hyrs av kommunens verksamheter och enskilda hyr 765 m 2. Det innebär att ca 5 500 kvm av den totala arean för närvarande är outhyrd. Vid överflyttningen från Treklövern Bostads AB medföljde två hyreskontrakt med Kultur- och fritidsförvaltningen, och några kontrakt med förening och företag. Någon förvaltningsplan för fastigheten, med budget och underhållsplan som viktiga komponenter, finns inte. Bland större hyresgäster kan följande nämnas: Friidrott med hyra om 917 000 kr för 2600 kvm. Rocksågen med hyra om 350 000 kr för 1300 kvm. Miniracing med hyra om 160 000 kr för 650 kvm. Servicegruppen med hyra om 160 000 kr för 640 kvm. Nuvarande hyresintäkter täcker löpande driftskostnader men inte underhåll. Det innebär att om exempelvis tak måste läggas om täcks inte dessa kostnader av hyresintäkter. Tekniska förvaltningen förvaltar lokaler för kommunens verksamheter och strävar efter självkostnadshyra, så långt variationer i budgetanslagen tillåter. En detalj är att föreningar inte bör vara hyresgäst, utan Kultur- och fritidsförvaltningen ska vara mellanhand för att hantera den näst intill alltid förekommande subventionsfrågan. Byggnaderna är i allt väsentligt avsedda för industriellt bruk. Våren 2015 fördes omfattande diskussioner om kommunens större investeringar 2016-2025. Sågen kom på sista prioriteringsplats med en ombyggnad 2025. Man ska vara medveten om att byggnadernas enkla konstruktion kan medföra höga ombyggnadskostnader. För att ta fram en förvaltningsplan med budget behövs en beskrivning från kommunstyrelsen, som anger syfte med och ambitionsnivå på förvaltningen framöver. Signatur justerare Tekniska utskottet beslutade 2015-11-10, 70, uppdra åt Kommunledningsförvaltningen att i samråd med tekniska förvaltningen och Kultur- och fritidsförvaltningen utarbeta olika förslag till inriktning av förvaltning av Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2016-10-19 Sida 5 (14) fastigheten Sågen 8. Kultur- och fritidsnämnden har av Kommunstyrelsen 2016-06-08, 93, erhållit medel om 75 000 kronor för förstudie av Möjligheternas hus, Sågen. Under 2013 och 2014 har flera inventeringar genomförts kring de lokaler som kommunen hyr av privata fastighetsägare. Kultur- och fritidsförvaltningen har sedan tidigare i uppdrag att tillsammans med Treklövern utarbeta förslag kring möjligheter att kunna samla all idrottsverksamhet från Storgatan 47 till kv. Sågen. Syftet med Möjligheternas hus Sågen är dels att minimera behovet av att hyra externa lokaler för föreningslivet men även att skapa en mötes- och upplevelseplats för en mängd olika verksamheter. För framtida förvaltning av Sågen krävs ett tydligt underlag för hur fastigheten ska användas med tydliga kostnadsberäkningar. Avgörande för framtida förvaltning är fastighetens nyttjande. För att ta ställning till detta behövs underlag från Kultur- och fritidsnämnden samt tekniska förvaltningen. Man bör således avvakta Kultur- och fritidsnämndens redovisning av uppdraget samt tekniska förvaltningens underlag. Bedömningen är att komplett underlag redovisas under våren 2017 i arbetet med 2018 års budget. Såvida fastigheten Sågen inte ianspråktas för egna verksamheter kommer det att behövas ytterligare intäkter, utöver nuvarande hyror, för att långsiktigt täcka kostnader för fastighetens underhåll. Beslutsunderlag Kanslichef Lars-Åke Svenssons skrivelse 2016-10-19. Arbetsutskottets beslut 1. Uppdrar åt Kultur- och fritidsnämnden att arbeta vidare med plan för hur Sågen ska användas framöver. 2. Noterar redovisning avseende inriktning av förvaltning av fastigheten Sågen. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2016-10-19 Sida 6 (14) 149 It-samverkan- gemensam driftsorganisation KS 2014.0677.005 Ärendet Kommunerna i 6K har under lång tid samverkat på it-området. Arbetet har lett till att det idag finns ett bra it-kommunikationsnät mellan kommunerna, med mycket hög kommunikationskapacitet, där också varje kommun av säkerhetsskäl är sammankopplad med två olika andra kommuner. På detta nät samverkar i dagsläget kommunerna kring gemensam telefoni, gemensamt Internet med dubbla ingångar, gemensamt kartsystem, och en rad andra system som delas mellan två eller flera kommuner. 2009 gjordes det på kommundirektörernas initiativ en förstudie kring gemensam itdrift inom 6K, utförd av extern konsult. Rapporten förordade gemensam it-drift, särskilt med hänsyn till effekter som minskad sårbarhet och minskad kostnadsökningstakt genom stordriftsfördelar och standardisering. Rapporten tryckte särskilt på att också mindre kommuner måste kunna leverera samma slags tjänster som större kommuner, t ex e-tjänster gentemot medborgarna. Förslaget gick inte till ett genomförande. 2013 tog kommundirektörerna initiativ till en förnyad förstudie kring itdriftsamverkan, också denna gång med extern konsult. Rapporten var färdig till halvåret 2014, och förordade gemensam it-drift. Liksom rapporten från 2009 tryckte förstudien särskilt på samverkansfördelar som minskad kostnadsökningstakt för it, stärkt förmåga att hantera volymökningar genom standardisering, och också förmåga till it-support dygnet runt. Studien tryckte också på tanken att även mindre kommuners it-drift måste ha förmåga att svara mot nya samhällskrav som t ex e- tjänster, digitalisering, etc. Rapporten blev under slutet av 2015 underlag till förslag till beslut om inrättande av gemensam it-driftorganisation. Frågan om beslut har skjutits upp till hösten 2016 i väntan på bättre konkretisering av några frågor. Efter beslut i styrelsen för 6K har undertecknad upprättat förslag till avsiktsförklaring avseende gemensam it-drift och gemensam it-organisation. Klippans kommun fick av styrelsen för 6K uppdraget att parallellt med beslutsprocessen kring avsiktsförklaringen rekrytera en chef för den nya organisationen. Den tjänsten, med kringkostnader, ska finansieras gemensamt av deltagande kommuner efter befolkningstal. För övrigt gäller att samtliga kommuner går in i samarbetet med den tekniska plattform och de ekonomiska ramar som gäller för respektive kommun. I nuläget har endast Svalövs kommun valt att stå utanför samverkan men önskar att eventuellt inträda i samverkan vid en senare tidpunkt. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2016-10-19 Sida 7 (14) Kommunstyrelsen föreslås godkänna Avsiktsförklaring om it-samverkan och gemensam it-organisation inom 6K. Beslutsunderlag Kommundirektör Tomas Rikses skrivelse 2016-10-13. Avsiktsförklaring IT- gemensam driftorganisation 2016-10-05, bilaga Au 149/16. Yrkande Kerstin Persson (S) och Kenneth Dådring (M) yrkar bifall till förslaget. Arbetsutskottets förslag till Kommunstyrelsen Godkänner Avsiktsförklaring om it-samverkan och gemensam it-organisation inom 6K. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2016-10-19 Sida 8 (14) 150 Internbudget 2017 för Kommunstyrelsen KS 2016.1261.041 Ärendet Förslag till internbudget 2017 för Kommunstyrelsens verksamhet föreligger. Internbudgeten är en nedbrytning av den totalbudget som Kommunfullmäktige beslutat om för Kommunstyrelsens verksamhet och innefattar kommunledningsförvaltningen och teknisk förvaltning. Utvecklingsstrateg Anna Ilirzon redogör för förslag till nämndsmål för 2017. Beslutsunderlag Ekonomikontorets skrivelse 2016-10-12 Internbudget 2017 för Kommunstyrelsen, bilaga a Au 150/16. Utvecklingsstrateg Anders Ebbessons skrivelse 2016-10-12, bilaga b Au 150/16. Arbetsutskottets förslag till Kommunstyrelsen Godkänner internbudget med nämndsmål för 2017 för Kommunstyrelsens verksamhet omfattande kommunledningsförvaltning och teknisk förvaltning. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2016-10-19 Sida 9 (14) 151 Beslutsattestanter 2017 KS 2016.1262.002 Ärendet Förslag till beslutsattestanter och ersättare 2017 för Kommunstyrelsen föreligger. Beslutsunderlag Ekonomikontorets skrivelser 2016-10-12, bilaga Au 151/16. Arbetsutskottets förslag till Kommunstyrelsen Beslutsattestanter och ersättare 2017 för Kommunstyrelsen fastställs. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2016-10-19 Sida 10 (14) 152 Intern kontrollplan 2017 för Kommunstyrelsen KS 2016.1263.040 Ärendet Kommunstyrelsen har, enligt det av Kommunfullmäktige fastställda reglementet för intern kontroll, skyldighet att utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll. Kommunstyrelsen ska, i de fall behov av förbättring uppstår, vidta nödvändiga åtgärder. Kommunstyrelsen ska för sina förvaltningar (kommunlednings- och teknisk förvaltning), i likhet med nämnder för sina förvaltningar, fastställa områden för internkontroll för 2017. Intern kontrollplan ska upprättas och antas senast under december månad före kontrollåret. Utvecklingsstrateg Anna Ilirzon har utifrån riskanalys upprättat förslag till intern kontroll för Kommunstyrelsens förvaltningar (kommunlednings- och teknisk förvaltning) för år 2017. Uppföljning av intern kontroll sker genom besluts- och stödsystemet Stratsys. Beslutsunderlag Kanslichef Lars- Åke Svenssons skrivelse 2016-10-19. Intern kontrollplan kommunledningsförvaltning 2016-10-12, bilaga a Au 152/16. Intern kontrollplan teknisk förvaltning 2016-10-12, bilaga b Au 152/16. Arbetsutskottets förslag till Kommunstyrelsen 1. Fastställer redovisade områden för intern kontroll för Kommunstyrelsens kommunledningsförvaltning och teknisk förvaltning 2017. 2. Inför varje nytt år ska berörda förvaltningar göra en risk- och konsekvensanalys och inte alltid ha samma projekt år efter år. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2016-10-19 Sida 11 (14) 153 Begäran om detaljplanuppdrag- Uttern 10 KS 2016.1246.214 Ärendet Ägaren till fastigheten Uttern 10, Klippancentrum Fastighets AB, har inkommit med en begäran om planbesked. Fastighetsägaren vill omvandla våning 2 i befintlig byggnad till bostäder vilket strider mot gällande plan. Plangruppen ställer sig positiv till planerna och föreslår att Kommunstyrelsen i samband med positivt planbesked även ger plangruppen i uppdrag att ändra detaljplanen. Kommunen har enligt Plan- och bygglagen rätt att ta ut en avgift för att täcka kostnader som har uppstått vid planläggning med detaljplan, antingen genom planavgift eller genom avtal om planersättning. Planavgift får endast tas ut i samband med lov och anmälan, om den nya planen är till nytta för fastigheten. Beräknad planavgift enligt taxan är 94 502 kronor, exklusive eventuella utredningar. Kommunen har dock för avsikt att reglera sin självkostnad via avtal om planersättning med den sökande (ca. 95 000 kronor exklusive eventuella utredningar). Beslutsunderlag Plangruppens tjänsteskrivelse 2016-09-05. Plangruppens bild, bilaga Au 153/16. Arbetsutskottets förslag till Kommunstyrelsen Uppdrar åt Plan- och byggkontoret att revidera detaljplan för Uttern 10. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2016-10-19 Sida 12 (14) 154 Begäran om detaljplanuppdrag- Polstjärnan 1 KS 2016.1247.214 Ärendet Fastighetsägaren till Polstjärnan 1 har begärt planbesked för fastigheten. Gällande detaljplan från 1986-02-14 tillåter handel och småindustri. Fastighetsägaren vill genom om- och tillbyggnader skapa ett antal bostäder, för detta krävs ändring av detaljplanen. Plangruppen ställer sig positiv till planerna och föreslår att Kommunstyrelsen i samband med positivt planbesked även ger plangruppen i uppdrag att ändra detaljplanen. Syftet med planen är att möjliggöra bostäder och centrumverksamhet inom befintlig fastighet, i och med detta försvinner möjligheterna för småindustri. Kommunen har enligt Plan- och bygglagen rätt att ta ut en avgift för att täcka kostnader som har uppstått vid planläggning med detaljplan, antingen genom planavgift eller genom avtal om planersättning. Planavgift får endast tas ut i samband med lov och anmälan, om den nya planen är till nytta för fastigheten. Beräknad planavgift enligt taxan är 191 744 kronor, exklusive eventuella utredningar. Kommunen har dock för avsikt att reglera sin självkostnad via avtal om planersättning med den sökande (ca. 190 000 kronor exklusive eventuella utredningar). Beslutsunderlag Plangruppens tjänsteskrivelse 2016-08-23. Plangruppens bild, bilaga au 154/16. Arbetsutskottets förslag till Kommunstyrelsen Uppdrar åt Plan- och byggkontoret att revidera detaljplan för Polstjärnan 1. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2016-10-19 Sida 13 (14) 155 Begäran om detaljplanuppdrag Klippan 3:15 samt 3:13 KS 2016.1248.214 Ärendet Behovet av bostäder är stort och samtidigt är utbudet av planerad mark för flerbostadshus lågt. Möjliga platser att förtäta inom befintlig tätort börjar också sina, därför föreslås i Bostadsförsörjningsprogram för Klippans kommun 2015-2018 vilken antogs av Kommunfullmäktige 2016-05-24, 59, att området söder om Fabriksallén planeras för bostadsbebyggelse. Enligt en preliminär bedömning skulle området kunna rymma ca. 400 bostäder med blandad bebyggelse och därmed bidra till en avsevärt förbättrad planberedskap. Gällande plan för fastigheterna medger handel, industri och kontor. Det är också detta som anges i kommunens översiktsplan. Då den nya planen strider mot översiktsplanen samt bedöms vara av betydande intresse för allmänheten, eller i övrigt av stor betydelse, ska planen handläggas enligt reglerna om utökat förfarande i Plan- och bygglagen. Plangruppen föreslår även att ett planprogram upprättas för att i ett tidigt skede översiktligt utreda förutsättningar och möjligheter i området. Kostnaderna för planarbetet bedöms till ca. 200 000 kronor exklusive utredningskostnader som uppskattas till ca. 500 000 kronor. Beslutsunderlag Plangruppens tjänsteskrivelse 2016-10-05. Plangruppens bild, bilaga Au 155/16. Arbetsutskottets förslag till Kommunstyrelsen Uppdrar åt Plan- och byggkontoret att revidera detaljplan för Klippan 3:15 samt 3:13. Signatur justerare Utdragsbestyrkande
PROTOKOLL Kommunstyrelsens arbetsutskott Sammanträdesdatum 2016-10-19 Sida 14 (14) 156 Tema 2016 KS 2016.1463.000 Ärendet Tema-Au för november diskuteras. Arbetsutskottets beslut Tema-Au i november ägnas åt bolagsfrågor samt ägardirektiv avseende Treklövern Bostads AB, NÅRAB och Söderåsens Miljöförbund. Signatur justerare Utdragsbestyrkande