Beslut Diarienr 2014-05-07 584-2013 Socialnämnden Skellefteå kommun Socialkontoret 931 85 Skellefteå Beslut efter tillsyn behörighetsstyrning och loggkontroll inom kommunal hälso- och sjukvård Datainspektionens beslut Datainspektionen förutsätter att Socialnämnden, Skellefteå kommun (nämnden) ser till att det finns en dokumenterad behovs- och riskanalys enligt 2 kap. 6 andra stycket andra meningen SOSFS 2008:14 1 för Procapita Vård- och omsorg (VoO) och andra informationssystem som innehåller vårddokumentation enligt 2 kap. 4 första stycket 1 och 2 patientdatalagen att det i respektive system finns loggar i enlighet med 2 kap. 11 SOSFS 2008:14 att det finns en dokumenterad rutin för logguppföljning som används i verksamheterna att det finns skriftliga riktlinjer till befattningshavare som utför loggkontroller, så att dessa befattningshavare på ett systematiskt sätt kan kontrollera om någon har kommit åt patientuppgifter obehörigen enligt 4 kap. 3 första stycket andra meningen patientdatalagen. Ärendet avslutas, men kan komma att följas upp. 1 Socialstyrelsens föreskrifter Informationshantering och journalföring i hälso- och sjukvården. Postadress: Box 8114, 104 20 Stockholm E-post: datainspektionen@datainspektionen.se Besöksadress: Drottninggatan 29, plan 5 Telefon: 08-657 61 00 Webbplats: www.datainspektionen.se Telefax: 08-652 86 52
Redogörelse för tillsynen Datainspektionen inledde under 2013 tillsyn för att granska om man inom den kommunala hälso-och sjukvården skyddar patientuppgifter genom att dels begränsa den elektroniska åtkomsten till patientuppgifter genom behörighetsstyrning, dels genom loggar kontrollera om någon anställd obehörigen kommit åt patientuppgifter. Tillsynen genomfördes genom att 18 slumpvis utvalda Socialnämnder eller motsvarande (vårdgivare) skriftligen fått besvara frågor om det ovanstående. Nämnden svar inkom den 13 juni 2013. Nämnden beskriver i korthet sin verksamhet enligt följande. Nämnden bedriver hälso- och sjukvård för personer som bor i en särskild boendeform för äldre, i en bostad med särskild service för personer med funktionshinder, särskilda boenden inom socialpsykiatrin, korttidsvistelseplatser, samt dagverksamhet eller daglig verksamhet. I den hälso-och sjukvårdsverksamhet som nämnden bedriver används verksamhetssystemet Procapita Vård och Omsorg (VoO) och ytterligare sex system. Såvitt framgår av handlingarna som getts in i ärendet har cirka 2762 anställda åtkomst till uppgifter om cirka 9518 patienter i Procapita VoO. De kategorier av anställda som har åtkomst till patientuppgifter i Procapita VoO är, såvitt framgår av handlingarna som getts in i ärendet, legitimerad personal, verksamhetschefer, boendechefer, biträdande boendechef, chef daglig verksamhet, biståndshandläggare, vård- och omsorgspersonal, MAS, Boendeplanerare, Systemförvaltare och systemförvaltare. Skäl för beslutet Behovs- och riskanalys inför tilldelning av behörighet Vårdgivarens skyldigheter som rör behörighetsstyrning framgår av 4 kap. 2 patientdatalagen och 2 kap. 6 SOSFS 2008:14. Bestämmelserna kompletterar bestämmelsen om inre sekretess i 4 kap. 1 patientdatalagen samt omfattar även uppgifter om avlidna enligt 1 kap. 1 andra stycket. Datainspektionen har när det gäller behörighetsstyrning begränsat bedömningen till frågan om vårdgivaren har gjort en behovs- och riskanalys enligt 2 kap. 6 SOSFS andra stycket andra meningen som kan läggas till grund för tilldelningen av behörigheter enligt 4 kap. 2 patientdatalagen. Sida 2 av 6
På frågan om tilldelningen av behörigheter har föregåtts av en behovs- och riskanalys har Nämnden svarat att Äldre- och handikappomsorgens ledningsgrupper har, tillsammans med systemförvaltare och systemutvecklare, i en behovs- och riskanalys inventerat hur åtkomst ska begränsas till patientuppgifter. Även för övriga system har nämnden uppgett att man har gjort behovs- och riskanalyser. Nämnden har för Procapita VoO uppgett att åtkomsten är begränsad genom att varje kategori/roll i systemet har en beslutad behörighet. Nämnden har när det gäller behörighetsnivåer i Procapita VoO hänvisat till två dokument som getts in i ärendet: Fastställda roller och behörigheter i verksamhetssystemet Procapita VoO för äldreomsorgens användare och Fastställt dataurval per användarprofil i verksamhetssystemet Procapita HO samt rutin för användarprofiler. Datainspektionen gör följande bedömning En vårdgivare är enligt nu aktuella bestämmelser skyldig att begränsa en användares behörigheter till vad som behövs för att användaren ska kunna fullgöra sina arbetsuppgifter inom hälso- och sjukvården och till vad som är nödvändigt för att ge en god och säker vård. Vårdgivarens beslut om tilldelning av behörighet ska föregås av en behovs- och riskanalys. I propositionen 2007/08:126 Patientdatalag m.m. uttalar regeringen (s 148 f) att syftet med 4 kap. 2 patientdatalagen är att inpränta skyldigheten för den ansvariga vårdgivaren att göra aktiva och individuella behörighetstilldelningar utifrån analyser av vilken information olika personalkategorier och olika slags verksamheter behöver. Det framgår också att riskanalyser måste göras där man tar hänsyn till olika slags risker som kan vara förknippade med en alltför vid tillgänglighet avseende vissa slags uppgifter. Regeringen uttalar vidare att en mer vidsträckt eller grovmaskig behörighetstilldelning bör även om den skulle ha poänger utifrån effektivitetssynpunkt anses som en obefogad spridning av journaluppgifter inom en verksamhet och bör som sådan inte accepteras. Nämnden har uppgett att man har gjort en behovs- och riskanalys för Procapita VoO och övriga system. Av dokumenten som getts in framgår dock inte att nämnden har genomfört en behovs- och riskanalys, eller i vilken omfattning nämnden har analyserat vilken information olika personalkategorier och olika slags verksamheter behöver. Det har inte heller framkommit att nämnden har gjort riskanalyser och exempelvis beaktat riskerna med de läs- och skrivbehörigheter som anges. En generös behörighetstilldelning innebär ofta en obefogad spridning av personuppgifter (aa s. 240). Datainspektionen konstaterar därför att behovs- Sida 3 av 6
och riskanalyser har en avgörande betydelse för en väl avvägd behörighetstilldelning. Mot bakgrund av det ovanstående förutsätter Datainspektionen att nämnden ser till att det finns en dokumenterad behovsoch riskanalys enligt 2 kap. 6 andra stycket andra meningen SOSFS 2008:14 för Procapita VoO och andra informationssystem som innehåller vårddokumentation enligt 2 kap. 4 första stycket 1 och 2 patientdatalagen. Loggkontroll Vårdgivarens skyldigheter som rör kontroll av elektronisk åtkomst till patientuppgifter framgår av 4 kap. 3 patientdatalagen och 2 kap. 11 SOSFS 2008:14. Bestämmelserna kompletterar bestämmelsen om inre sekretess i 4 kap. 1 patientdatalagen och omfattar även uppgifter om avlidna enligt 1 kap. 1 andra stycket. På frågan om det finns dokumentation om åtkomst (loggar) i Procapita VoO och i övriga system har Nämnden svarat ja för Procapita VoO och ett ytterligare system. På frågan om vilken information som framgår av loggarna, har Nämnden svarat att i Procapita skapas en logg vid läst, sparat, tagit bort, urval, makulerad och felmarkerad. Vilka urvalsparametrar som användaren angett vid sökning kan också spåras. Nämnden har vidare hänvisat till loggutdrag som getts in i ärendet. Av loggutdraget framgår dock inte att patientens identitet loggas. Det framgår inte att det av loggarna framgår andra åtgärder än läst och sparat. Enligt 4 kap. 3 första stycket patientdatalagen ska en vårdgivare se till att åtkomst till sådana uppgifter om patienter som förs helt eller delvis automatiserat dokumenteras och kan kontrolleras. Av loggarna ska framgå vilka åtgärder som har vidtagits med patientuppgifterna, vid vilken vårdenhet och vid vilken tidpunkt åtgärderna har vidtagits, samt användarens och patientens identitet. Detta framgår av 2 kap. 11 SOSFS 2008:14. Av loggen ska alltså framgå om anställda till exempel har läst, ändrat, kopierat, upprättat eller skrivit ut vårddokumentation. Det har inte klart framkommit att det finns sådana loggar som föreskrivs ovan. Datainspektionen förutsätter därför att nämnden ser till att det finns sådana loggar. När det gäller rutinerna för loggkontroll har Datainspektionen begränsat bedömningen till om nämnden har en dokumenterad rutin för logguppföljning samt om rutinen innebär att nämnden vägleder de Sida 4 av 6
befattningshavare som utför loggkontrollerna om vad som kan utgöra obehörig åtkomst enligt 4 kap. 3 första stycket andra meningen patientdatalagen. På frågan om det finns rutiner för logguppföljning har Nämnden svarat ja för Procapita VoO och hänvisat till dokumentet Rutin för Logghantering i socialkontorets verksamhetssystem Procapita. När det gäller övriga system finns enligt uppgift inga rutiner för logguppföljning. Enligt 4 kap. 3 första stycket andra meningen patientdatalagen ska vårdgivare göra systematiska och återkommande kontroller av om någon obehörigen kommer åt patientuppgifter. Regeringen har uttalat att vårdgivarna för att främja patientsäkerheten bör åläggas att systematiskt och fortlöpande företa kontroller av om obehörig åtkomst till uppgifter om patienter förekommer. Vidare uttalar regeringen att en sådan bestämmelse inte bara innebär att faktiska dataintrång med större säkerhet kommer att beivras, utan också bör få en starkt avhållande verkan på personal som, om risken för upptäckt är liten, kan frestas att olovligen läsa uppgifter (aa s. 149 f). Datainspektionen förutsätter att nämnden ser till att det finns dokumenterade rutiner för logguppföljning för respektive system. Av dokumentet som avser Procapita VoO framgår inte om befattningshavare som utför loggkontroller har fått vägledning om exempelvis i vilka situationer som fortsatta utredningar behöver göras och vad som kan utgöra anmärkningar. Datainspektionen anser att loggkontrollerna inte blir verkningsfulla om det saknas riktlinjer till befattningshavare som utför loggkontroller om vad som kan utgöra obehörig elektronisk åtkomst. I sådant fall riskerar en vårdgivare att åsidosätta den inre sekretessen. Datainspektionen förutsätter därför att nämnden ser till att det finns skriftliga riktlinjer till befattningshavare som utför loggkontroller, så att dessa befattningshavare på ett systematiskt sätt kan kontrollera om någon har kommit åt patientuppgifter obehörigen enligt 4 kap. 3 första stycket andra meningen patientdatalagen. Ärendet avslutas, men kan komma att följas upp. Sida 5 av 6
Hur man överklagar Om ni vill överklaga beslutet skall ni skriva till Datainspektionen. Ange i skrivelsen vilket beslut som överklagas och den ändring som ni begär. Överklagandet skall ha kommit in till Datainspektionen senast tre veckor från den dag beslutet meddelades för att kunna prövas. Datainspektionen sänder överklagandet vidare till Förvaltningsrätten i Stockholm för prövning om inspektionen inte själv ändrar beslutet på det sätt ni har begärt. Detta beslut har fattats av tf enhetschefen Anna Hörnlund efter föredragning av juristen Katarina Högquist. Vid den slutliga handläggningen har även IT-säkerhetsspecialisten Magnus Bergström deltagit. Anna Hörnlund Katarina Högquist Kopia till: Personuppgiftsombudet Sida 6 av 6