Datum Diarienr 2014-12-04 1318-2014 Socialnämnden för barn och unga Uppsala kommun 753 75 Uppsala Tillsyn enligt personuppgiftslagen (1998:204) socialtjänstens behandling av personuppgifter om etniskt ursprung Datainspektionens beslut Datainspektionen konstaterar att det vid inspektionen inte framkommit något som visar att Socialnämnden för barn och unga i Uppsala kommun behandlar personuppgifter som avslöjar etniskt ursprung i strid med lagen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten och dess förordning eller personuppgiftslagen. Datainspektionen avslutar ärendet. Redogörelse för tillsynsärendet Bakgrund Regeringen har uppdragit åt Datainspektionen att genomföra tillsyn över hur personuppgiftslagen och aktuella registerförfattningar följs inom socialtjänsten och på bostadsmarknaden, med avseende på behandling av känsliga personuppgifter som avslöjar etniskt ursprung, i första hand med inriktning på uppgifter om romer och i andra hand med inriktning på uppgifter om annat etniskt ursprung. Datainspektionens uppdrag kompletterar det uppdrag som regeringen gett till kommissionen om åtgärder mot antiziganism. Syftet med kommissionen är att åstadkomma en kraftsamling i arbetet mot antiziganism och att Postadress: Box 8114, 104 20 Stockholm E-post: datainspektionen@datainspektionen.se Besöksadress: Drottninggatan 29, plan 5 Telefon: 08-657 61 00 Webbplats: www.datainspektionen.se Telefax: 08-652 86 52
överbrygga den förtroendeklyfta som finns mellan den romska gruppen och samhället i övrigt. Datainspektionen har inom ramen för regeringens uppdrag genomfört en inspektion hos Socialnämnden för barn och unga (nämnden) den 5 juni 2014. Syftet med tillsynen var att granska hur personuppgiftslagen respektive lag och förordning om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten följs med avseende på känsliga personuppgifter som avslöjar etniskt ursprung. Tillsynen har i första hand inriktat sig på uppgifter om romer inom individoch familjeomsorgen. Protokoll har upprättats och översänts till nämnden för synpunkter. Nämnden har vid inspektionen och den efterföljande skriftväxlingen uppgett bland annat följande. Individ- och familjeomsorgen använder ärendehanteringssystemet Procapita. Förutom personakter på papper finns inga manuella sammanställningar av personuppgifter, exempelvis i pärmar. Behandlingen av personuppgifter skiljer sig inte åt när det gäller romer, jämfört med personer med annat etniskt ursprung. Nämnden för inte några särskilda register eller sammanställningar över romer, eller personer med ett visst annat etniskt ursprung, varken elektroniskt eller i pappersform. Det förekommer ingen registrering av släktförhållanden, utöver att det av grundbilden i Procapita framgår om man har gemensamt hushåll. Mellan åren 1994-2007 hade socialtjänsten en Romerenhet. Individ- och familjeomsorgen har idag inte organiserat sitt arbete utifrån de registrerades etniska ursprung. Det finns inte längre särskilda handläggare för ärenden som rör romer. Nämnden har inte haft särskilda insatser eller uppsökande verksamhet gentemot romer. Socialtjänsten har haft arbetsmarknadsprojekt med syfte att hjälpa romer att komma ut i arbete, utbildning och egenförsörjning. Det senaste projektet, Romané Bucá, avslutades i somras. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden i Uppsala kommun är troligen personuppgiftsansvarig för personuppgiftsbehandlingen som sker inom ramen för projektet. Nämnden för inga anteckningar med anledning av projektet i Procapita, förutom att det kan finnas uppgift i journaler eller utredningar om att barnets föräldrar deltagit i projektet. Sida 2 av 6
Uppgift om etniskt ursprung, exempelvis uppgift om att någon har romsk bakgrund, kan förekomma i löpande text i Procapita, exempelvis i journalanteckningar eller utredningar. Uppgiften kommer i så fall från personen själv. Uppgift om språk kan registreras exempelvis i utredningar om ensamma flyktingbarn och när det finns behov av tolk. Det är inte möjligt att använda uppgifter om språk eller etniskt ursprung som sökbegrepp vid sökning efter uppgifter i Procapita. I Procapita kan handläggarna bara söka på namn, personnummer eller del av personnummer. Det är således inte möjligt att i Procapita söka fram och sammanställa uppgifter om romer eller personer med ett visst annat etniskt ursprung. Nämnden lämnar inte ut känsliga personuppgifter som avslöjar etniskt ursprung och har en dokumenterad bevarande- och gallringsplan. Individ- och familjeomsorgen har ingen skriftlig vägledning som rör behandling av personuppgifter. Nyanställda får en introduktion och därefter hålls löpande utbildningar. Vid utbildning och uppföljning av verksamhetssystemet Procapita går de som utbildar igenom vad som gäller avseende känsliga personuppgifter. Information har gått ut till medarbetarna om att inga egna listor som rör personer ska skapas, utan detta ska tas ur verksamhetssystemet. Socialtjänsten dokumenterar utifrån Barns behov i Centrum (BBIC) med formulär med färdiga rubriker, exempelvis familjehistorik och social integrering. Rubriken social integrering är dock en gammal rubrik. Socialstyrelsen håller utbildningar om BBIC. Datainspektionens kontroller Datainspektionen har utfört kontroller i Procapita i syfte att granska förekomsten av personuppgifter som avslöjar etniskt ursprung. Datainspektionen har vid kontrollerna genomfört sökningar på ett tjugotal namn som är vanligt förekommande bland personer med romskt ursprung, varav omkring 15 akter har granskats närmare i relevanta delar, exempelvis utredningar och journalanteckningar. Vid kontrollerna i Procapita har Datainspektionen påträffat uppgifter som avslöjar etniskt ursprung i två ärenden. I en utredning från år 2005, där en socialsekreterare från Romerenheten är vidtalad, finns följande uppgifter om etniskt ursprung (Datainspektionen har Sida 3 av 6
avidentifierat personuppgifter i texten för att undvika identifiering av inblandade personer och händelser). - Under rubriken synpunkter vid delgivning av anmälan anges att NN ska inte ha någon kontaktfamilj, NN ska inte bo hos en svensk familj. NN ska vara zigenare. Vi är zigenare. - Under rubriken familjehistorik anges att den ena föräldern har romsk-polskt ursprung och att den andra föräldern är rom från Sverige. - Under rubriken social integrering anges att Familjen, som är av zigenskt ursprung, umgås i stort sett endast med andra zigenare. - Under rubriken stimulans anges att föräldrarna ställer sig positiva till att barnet får kontaktperson, och att den ena föräldern var först negativ till att NN ska ha kontaktperson med tanke på att NN:s zigenska identitet kan påverkas negativt. I ett ärende från år 2014 finns i samband med uppsägning av hyreskontrakt antecknat att familjen har känt sig diskriminerade som Romer. Skäl för beslutet Tillämplig lag I lag (2001:454) respektive förordning (2001:637) om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten finns bestämmelser som ska tillämpas när personuppgifter behandlas inom socialtjänsten. Bestämmelserna gäller, enligt 1 lagen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten, även för så kallade manuella register som är sökbara på endast ett kriterium. I den mån som behandlingen av personuppgifter inte särskilt regleras av lagen eller förordningen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten gäller personuppgiftslagen. Känsliga personuppgifter som avslöjar etniskt ursprung får enligt 7 lagen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten endast behandlas om uppgifterna har lämnats i ett ärende eller om de är nödvändiga för verksamheten. Enligt 15 förordningen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten får en kommunal myndighet vid handläggning av ärenden bara använda uppgifter om namn eller uppgifter om person-, samordnings-, eller ärendenummer som sökbegrepp vid sökning efter uppgifter eller i samband med sammanställningar. Det är således inte tillåtet att vid ärendehandläggningen använda till exempel uppgift om födelseland eller medborgarskap som sökbegrepp vid sökning efter uppgifter i verksamhetssystemet. Sida 4 av 6
Datainspektionens bedömning Även om en uppgift om etniskt ursprung inte är sökbar i ärendehanteringssystemet, måste det finnas ett rättsligt stöd för att socialtjänsten ska få behandla uppgiften. Enligt 7 lagen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten finns det ett krav på nödvändighet när socialtjänsten dokumenterar sådana uppgifter i ärendena. Detta innebär att en uppgift om att någon exempelvis har romsk bakgrund, måste vara av betydelse för det enskilda ärendet. Uppgiften i fråga får inte dokumenteras slentrianmässigt, utan endast efter att socialtjänsten har gjort en prövning av behovet i varje enskilt ärende. Uppgifter som avslöjar etniskt ursprung som den registrerade i ett ärende själv har lämnat i samtal med socialtjänsten, får således antecknas om det har betydelse för ärendet. Datainspektionen har vid de kontroller som har gjorts i Procapita påträffat känsliga personuppgifter som avslöjar etniskt ursprung i två ärenden. Det första ärendet är ett äldre ärende från 2005 där den tidigare så kallade Romerenheten har varit inblandad. Utifrån uppgifterna i ärendet, där fråga om bland annat kontaktfamilj varit aktuell, förefaller frågan om etniskt ursprung ha haft betydelse för verksamheten eftersom detta framhållits av föräldrarna bland annat med anledning av att de inte velat ha en svensk kontaktfamilj och varit måna om barnets zigenska identitet. Föräldrarna har enligt anteckningarna kallat sig för zigenare. Enligt Datainspektionen kan därför de aktuella anteckningarna inte anses vara i strid med 7 lagen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten. Inte heller anteckningarna i det andra ärendet - att familjen uppgett att de känt sig diskriminerade som romer - kan anses vara i strid med bestämmelserna. Datainspektionen konstaterar att det vid inspektionen inte framkommit något som visar att nämnden behandlar personuppgifter som avslöjar etniskt ursprung i strid med lagen om behandling av personuppgifter inom socialtjänsten och dess förordning eller personuppgiftslagen. Ärendet kan därmed avslutas. Övrigt Efter det att Datainspektionen har beslutat i samtliga tillsynsärenden som ingår i projektet kommer uppdraget att redovisas till Regeringskansliet. Datainspektionen kommer i samband därmed att i en skriftlig rapport redovisa sina iakttagelser och även lämna eventuella synpunkter och råd mot Sida 5 av 6
bakgrund av det som framkommit vid tillsynen. Nämnden kommer att få del av rapporten i fråga. Detta beslut har fattats av generaldirektören Kristina Svahn Starrsjö efter föredragning av juristen Katarina Högquist. Vid den slutliga handläggningen har även chefsjuristen Hans-Olof Lindblom och enhetschefen Katarina Tullstedt deltagit. Kristina Svahn Starrsjö Katarina Högquist Sida 6 av 6