ALLMÄNNA BESTÄMMELSER l ÄNDAMÅL Föreningen Barents Väg (eng. Barents Road) är en ideell organisation. Föreningens huvudsakliga syfte är att bygga mellanmänskliga relationer och utveckla verksamheter kring vägsträckningen mellan Murmansk och Bodö Barents väg. Föreningen ska verka för; - att främja ett utökat samarbete mellan medlemskommunerna och regionerna bl.a. genom att nyttja vänortssamarbeten. - att stimulera utbyte vad avser arbete, utbildning, språk, kultur, idrott med fokus på ungdomar i syfte att öka förståelse och fredlig samexistens genom att unga människor får möjlighet att förverkliga sina idéer och påverka samhällsutvecklingen - att arbeta för att Barents väg blir en viktig del av handels- och kommunikationsvägarna i Arktis. Längs vägsträckningen, Barent väg, finns kommunerna; - Bodö - Fauske - Saltdal i Salten region inom Nordland fylke i Norge, - Arjeplog Arvidsjaur - Älvsbyn - Luleå - Kalix Haparanda i Norrbottens län i Sverige, - Torneå - Keminmaa - Tervola - Rovaniemi - Rovaniemi MLK - Kemijärvi - Salla i Lappin lääni i Finland - Kandalaksha - Kovdor - Poliamy Zory - Apatity Kirovsk - Monchegorsk - Olenegorsk Murmansk i Murmansk Oblast i Ryssland. 2 FÖRENINGENS HEMVIST Föreningens hemvist ska vara i Luleå. 3 BESLUTANDE ORGAN Föreningens beslutande organ är årskongressen, extra årskongress och styrelsen. 4 VERKSAMHETS- OCH RÄKENSKAPSÅR Föreningens verksamhetsår och räkenskapsår är kalenderår. Föreningens räkenskaper avslutas per kalenderår och skall före mars månads utgång överlämnas till revisorerna. 5 STADGETOLKNING OCH STADGEÄNDRING Uppstår tvekan om tolkningen av dessa stadgar, eller om fall förekommer som inte är förutsedda i stadgarna, hänskjuts frågan till nästkommande årskongress. I brådskande fall får frågan avgöras av styrelsen. Ändring av stadgar kan ske genom beslut vid årskongress. För ändring av dessa stadgar krävs beslut på två på varandra följande möten, med minst en månads mellanrum, varav ett ska vara årskongress, med minst 2/3 av antalet avgivna röster. 1
Förslag till ändring av stadgarna får skriftligen avges av såväl medlem som styrelsen. 6 FÖRENINGENS UPPPLÖSNING Beslut om föreningens upplösning skall fattas vid två (2) på varandra följande ordinarie årskongresser. Befintliga tillgångar tillfaller de fullvärdiga medlemmarna utifrån erlagda insatser. 7 FÖRENINGENS EKONOMI Föreningens grundverksamhet finansieras genom medlemsavgifter eller motsvarande prestationer. Olika aktiviteter finansieras genom projektmedel alternativt bidrag från externa organisationer och myndigheter. Varje kommun svarar för sina ombudskostnader vid årskongress. FÖRENINGENS MEDLEMMAR 8 MEDLEMSKAP OCH BESLUTSFATTANDE Kommuner, regioner, företag och övriga som kan dra nytta av föreningens syfte kan ansöka om medlemskap till föreningen. Medlemskap skall vara antingen fullvärdig (kommuner och regioner) eller stödjande (företag, föreningar och övriga). Styrelsen ska godkänna alla medlemskap. 9 UTTRÄDE Medlem som vill utträda ur föreningen, skall skriftligen anmäla detta till styrelsen och anses därmed omedelbart ha lämnat föreningen. Medlem som inte har betalat medlemsavgift senast den 31 december får anses ha begärt sitt utträde ur föreningen. Medlemskapet upphör i sådant fall genom att medlem avförs från medlemsförteckningen. 10 UTESLUTNING Medlem får inte uteslutas ur föreningen av annan anledning än att denne har försummat att betala av föreningen beslutade avgifter, motarbetat föreningens verksamhet eller ändamål, eller uppenbarligen skadat föreningens intressen. Beslut om uteslutning eller varning får inte fattas utan att medlemmen inom viss tid, minst 14 dagar, fått tillfälle att yttra sig över de omständigheter som föranlett att medlemskapet ifrågasätts. I beslutet skall skälen härför redovisas samt anges vad medlemmen skall iaktta för överklagande. Beslutet skall inom tre dagar från dagen för beslutet skriftligen meddelas den berörde. 11 MEDLEMS RÄTTIGHETER OCH SKYLDIGHETER Medlem har rätt att delta i sammankomster som anordnas för medlemmarna har rätt till information om föreningens angelägenheter skall följa föreningens stadgar samt beslut som fattats av föreningen skall betala medlemsavgift samt eventuellt övriga avgifter som beslutats av föreningen 2
STYRELSEN 11 STYRELSENS SAMMANSÄTTNING Föreningens angelägenheter handhas av en styrelse bestående av minst fem (5) ledamöter, samt fyra (4) ersättare. (minst en (1) från varje land gäller både ordinarie och ersättare). Vid årskongress väljs 5 ledamöter och 4 ersättare med mandatperiod på två respektive ett kalenderår med början året efter kongressval. Vid val av ordinarie ledamöter väljs de på olika mandatperioder. Ersättare väljs på ett år. Styrelsen bör bestå av kvinnor och män. Ordförande och vice ordförande skall ha olika mandatperioder. Styrelsen utser inom sig vice ordförande, sekreterare, kassör och övriga befattningshavare som behövs. Avgår ledamot före mandattidens utgång inträder suppleant i dennes ställe enligt samma ordning för tiden t.o.m. kommande årsmöte. Styrelsen får utse person till adjungerad ledamot. Sådan ledamot har inte rösträtt, men kan efter beslut av styrelsen ges yttrande- och förslagsrätt. Adjungerad får utses till befattning inom styrelsen. 12 STYRELSENS ÅLIGGANDEN Styrelsen skall - inom ramen för dessa stadgar - svara för föreningens verksamhet enligt fastställda planer samt tillvarata medlemmarnas intressen. Det åligger styrelsen särskilt att tillse att för föreningen gällande lagar och bindande regler iakttas verkställa av årskongressen fattade beslut planera, leda och fördela arbetet inom föreningen ansvara för och förvalta föreningens medel tillställa revisorerna räkenskaper m.m. förbereda årskongressen ÅRSKONGRESS OCH EXTRA ÅRSKONGRESS 13 TIDPUNKT, KALLELSE Årsmötet, som är föreningens högsta beslutande organ, hålls före 1 juli på tid och plats som styrelsen bestämmer. Kallelse till årskongress ska vara medlemmarna tillhanda senast sex veckor före mötet. Kallelsen kan ske via mail, via brev, i föreningens Dropbox, i föreningens Facebookgrupp och på hemsidan. Har förslag väckts om stadgeändring, nedläggning eller sammanslagning av föreningen med annan förening eller annan fråga av väsentlig betydelse för föreningen eller dess medlemmar skall det anges i kallelsen. Verksamhets- och förvaltningsberättelser, revisorernas berättelser, verksamhetsplan med budget samt styrelsens förslag och inkomna motioner med styrelsens yttrande skall finnas tillgängliga för medlemmarna senast tre veckor före årsmötet. I kallelsen skall anges var dessa handlingar finns tillgängliga. 3
14 FÖRSLAG TILL MOTIONER ATT BEHANDLAS AV ÅRSKONGRESSEN Såväl medlem som styrelsen får avge förslag att behandlas av årsmöte. Förslag från medlem skall vara styrelsen tillhanda senast sex veckor före årsmötet. Styrelsen ska till årskongressen avge skriftligt yttrande över förslaget. 15 RÖSTRÄTT Varje fullvärdig medlem har en röst. Stödjande medlemmar äger rätt att delta i överläggningar men ej i besluten. Alla beslut fattas genom enkel majoritet. Vid lika röstetal avgörs frågan av ordföranden. Val förrättas med slutna valsedlar då så påfordras. 16 BESLUTSFÖRHET Styrelsen är beslutsför då minst tre (3) ledamöter eller ersättare är närvarande. Årskongressen är beslutsmässigt med det antal röstberättigade medlemmar som är närvarande på mötet. 17 ÄRENDEN VID ÅRSKONGRESSEN Vid årskongressen ska följande behandlas och protokollföras: 1. Val av ordförande, sekreterare och protokolljusterare för årskongressen 2. Fastställande av röstlängd (vem som har rösträtt vid årskongressen) 3. Fråga om mötets utlysande 4. Fastställande av dagordning. 5. a) Styrelsens verksamhetsberättelse för det senaste verksamhetsåret. b) Styrelsens förvaltningsberättelse (balans- och resultaträkning) för det senaste räkenskapsåret. 6. Revisorernas berättelse över styrelsens förvaltning under det senaste verksamhets- /räkenskapsåret. 7. Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen. 8. Fastställande av medlemsavgifter. 9. Fastställande av verksamhetsplan samt behandling av budget för det kommande verksamhets-/räkenskapsåret. 4
10. Val av a) föreningens ordförande för en tid av 1 år. b) halva antalet övriga ledamöter i styrelsen för en tid av 2 år. c) 3 suppleanter i styrelsen med för dem fastställd turordning för en tid av 1 år. d) 2 revisorer för en tid av ett år. I detta val får inte styrelsens ledamöter delta. e) 3 ledamöter i valberedningen för en tid av ett år, av vilka en skall utses till sammankallande. 11. Behandling av styrelsens förslag (propositioner) och i rätt tid inkomna förslag från medlemmarna (motioner). 18 EXTRA ÅRSKONGRESS Styrelsen kan kalla medlemmarna till extra årskongress då styrelsen eller 1/3 av fullvärdiga medlemmar så finner påkallat. Sådan framställning ska göras skriftligen och innehålla skälen för begäran. När styrelsen mottagit en begäran om extra årskongress ska den inom 14 dagar utlysa sådant möte att hållas inom två månader från erhållen begäran. Kallelse med förslag till föredragningslista för extra årskongress ska tillställas medlemmarna senast sju dagar före mötet på det sätt styrelsen bestämt. Stadgarna är antagna vid extra kongressen i Murmansk den 1997-03-18, reviderade 2015-11-26, reviderade 2018 Jan Unga 2018-08-16 Styrelsemöte 2018-08-22 4 5