BESLUT HSN 2011-10 - 25 1 (16) Hälso- och sjukvårdsförvaltningen INTERN KONTROLLPLAN 2011 HSN 1109-0997 Vision för Hälso- och sjukvårdsförvaltningen: Rätt, säker och mesta vård för insatta resurser Politiska mål för hälso- och sjukvården Övergripande mål för Stockholms läns landsting, sett ur ett medborgarperspektiv, är att medborgarna är nöjda med verksamheten. För hälso- och sjukvården innebär det att befolkningens förtroendet för hälso- och sjukvården ska öka. Ur ett patientperspektiv är det övergripande målet att tillgängligheten ska vara sådan att vårdgarantin uppfylls till alla delar. HSN-förvaltningens mål och mått: 1. De politiska uppdragen i fokus. Tillgänglighet, väntetid till specialist, antal dagar, väntetid till operation 30/90. Antal levererade uppdrag i tid (ärenden). 2. Utveckla styrningen av hälso- och sjukvården. 50 procent av beslutade aktiviteter ska vara genomförda 2011. 3. Kostnadskontroll. Avvikelse från budget i kronor på totalen 4. Engagerat chefs- och medarbetarskap. NMI oförändrat jämfört med föregående år. Sjukfrånvaron i antal sjukdagar per anställd är lägre eller oförändrad jämfört med föregående år Syfte med intern kontroll: Att skapa mervärde genom att identifiera och åtgärda risker Riskbedömning Bedömning av sannolikheten för att en oönskad händelse ska inträffa och konsekvenserna av att detta sker Riskvärdering Värdering dels av konsekvenserna av att en oönskad händelse inträffar och dels av olika åtgärder för att förhindra att så sker Vad är det som ska följas upp/frågeställning När sker uppföljning Hur genomförs uppföljning 1 = Mycket liten 2 = Liten 3 = Stor 4 = Mycket stor
2 (16) Processområden Uppföljningsområde Frekvens Metod 1 Budgetprocessen 2 Verksamhetsplanering 3 Ärendeprocessen 4 Avtalsprocessen 5 Ekonomisk redovisning 6 Leverantörsuppföljning, analys och utvärdering av hälso- och sjukvården 7 Intern styrning 8 Internt administrativt stöd och e-förvaltning 9 HR-funktionen
3 (16) 1 Budgetprocessen 1. Upprätta budget enligt fastställd budgetprocess 2. Uppdrag i budget fastställda av HSN 3. Uppdrag i budget fastställda av landstingsfullmäktige 4. Budgetram för hälso- och sjukvården 5. Budgetramen för intern organisationen 6. Avstämningar mot budget punkt 5 5 Beräkning av kostnader som säkerställer beslutsunderlag tas alltid fram när nya objekt ska finansieras inom budgetramen för den interna organisationen 31 december 2011 Förutsättningar vid uppföljning av kontrollmoment: Rutiner för beräkningsunderlag finns. Beräkning av kostnader ligger alltid som grund för beslut när ett nytt objekt ska påbörjas. Kostnadstäckning, vid objekt som ligger utanför budgetram, säkerställs före beslut. Uppföljning av samtliga nya objekt som påbörjats under budgetåret och som inte återges inom budgetramen. Mål: Alla nya objekt som eskas under budgetåret prioriteras i förhållande till den interna målportföljen och budget.
4 (16) 2 Verksamhetsplanering 1. Politiska beslut i budget 2. Politiska tilläggsuppdrag 3. Riskanalys görs vid alla politiska tilläggsuppdrag med koppling till ekonomi i balans 4. Direktörens beslut om uppdrag 5. Avdelningschefs beslut om uppdrag 6. Enhetschefs beslut om uppdrag 7. Alla uppdrag handläggs via verksamhetsplanen och verktyget verksamhetsnavigatorn 8. Ansvar och handläggning av uppdrag är definierat 7 Strategier, enligt beslut i Hälso- och sjukvårdsnämndens budget, handläggs i Hälso- och sjukvårdsförvaltningens verksamhetsplan. 30 november 2011 Avstämning av alla strategier i Hälso- och sjukvårdförvaltningens verksamhetsplan genom uppföljning via verksamhetsnavigatorn. 9. Uppföljning enligt fastställd plan, delårsrapporter, årsredovisning eller uppföljningsrapporter punkt 7
5 (16) Förutsättningar vid uppföljning av kontrollmoment: Hälso- och sjukvårdsförvaltningens verksamhetsplan är den gemensamma plattformen för ledning och styrning. Mål: Hälso- och sjukvårdsförvaltningens verksamhetsplan har tydligt fokus på strategier i budget 2011.
6 (16) 3 Ärendeprocessen 1. Beredning av ärenden till Hälso- och sjukvårdsnämnden 2. Beredning av ärenden till styrelser och beredningar 3. Beredning av ärenden till HSLG/direktören 1 Beredningar av beslutsärenden till hälsooch sjukvårdsnämnden följer rutinerna för den administrativa ärendeprocessen. 31 december 2011 Uppföljning av alla beslutsärenden till Hälso- och sjukvårdnämnden under 2011. punkt 1 Förutsättningar vid uppföljning av kontrollmoment: Definitionen av vad som är ett ärende är fastställd och enhetlig. Dokumenterade rutiner finns för ärendeprocessen vid beredning av ärenden till Hälso- och sjukvårdsnämnden, styrelser, beredningar samt hälsooch sjukvårdsdirektör. Mål: Samtliga ärenden till Hälso- och sjukvårdsnämnden bereds enligt Hälso- och sjukvårdsförvaltningen tidplan för ärendeprocessen.
7 (16) 4 Avtalsprocessen 1. Upphandlingar enligt lagar och regler samt landstingets upphandlingspolicy och miljöprogram. 2. Koppling till befolkningsbehov 3. Auktorisation 4. Direktavtal 5. Upphandlingar enligt LOU 6. Avauktorisation 7. Rutiner som säkerställer tilllämpning av LOU, LOV och direktavtal 8. Avtalsstyrning 9. Omvärldsbevakning 10. Ansvarsfördelning vid upphandling 7 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen har ändamålsenliga processer när avtal upprättas i samband med upphandling enlig LOV, LOU samt vid förlängning och när direktavtal tecknas. 30 november 2011 Urvalsgranskning av tre upphandlingar enligt LOU, tre nya vårdval enligt LOV, tre förlängningar av avtal och tre direktavtal som tecknats 2011. 11. Affärsmässiga kontakter
8 (16) 12. Fysisk tillgänglighet 13. Miljökrav 14. Jämlikhet 15. Implementering av avtal punkt 7 Förutsättningar vid uppföljning av processområdet 1. Uppdaterad beskrivning av avtalsprocessen finns tillgänglig. 2. Avtal har upprättats i enlighet med avtalsprocessens olika moment för vårdval/upphandling. 3. Grundprocessen, tidsplan och checklista upprättat. 4. Fas för uppdragsstart, projektplan skriven enligt fastställs mall. 5. Fas för kontroll och avstämning, uppdraget inlagt i verksamhetsplanen från start. 6. Fas för utredning och analys, vårdvalstest, mall för nulägesrapport, uppföljningsportalen, dialogmöten. 7. Fas för framtagande av dokument, allmänna villkor, avtalsmall för vårdval, avtalsmall för ej vårdval, auktorisationsvillkor, uppdragsbeskrivning, uppföljningsplan, uppföljning WIM, ersättningsbilaga, informationsförsörjning. 8. Fas för kvalitetsutveckling, patientsäkerhet. 9. Fas för beslut och avslut, sammanträdestider och tidsplan för politiskt beslut, utvärderingsmall. 10. Implementeringsprocessen. Mål: Hälso- och sjukvårdsförvaltningen har ändamålsenliga processer när avtal upprättas vid upphandling enligt LOV, LOU, förlängning av avtal och direktavtal.
9 (16) 5 Ekonomisk redovisning 1. Löpande redovisning, månads- delårs- och årsbokslut 2. Kontering och kontroll av vårdfakturor 1 Korrekt bokföring och periodisering säkerställs varje månad innan ekonomisystemet stängs. 30 april och 30 november 2011 Uppföljning av vårdfakturor som betalats i april och november 2011. 3. Kontering och kontroll av vårdfakturor i vårdfakturasystemet 4. Upprätta system och anvisningar för löpande ekonomisk redovisning inom HSNförvaltningen på förvaltningsavdelnings- och enhetsnivå 5. Avstämning av interna mellanhavanden och motparter 6. Säkerställa månadens resultat 7. Avstämningar i rapporter till SLL:s koncernredovisning 8. Underlag för utanordning och utbetalning
10 (16) punkt 1 Förutsättningar vid uppföljning av processområdet: Rutiner finns som säkerställer att granskning av bokförda vårdfakturor sker varje månad innan ekonomisystemet stängs. Granskning görs alltid för att säkerställa rätt konto och frikod. Bokföringsorder upprättas alltid vid felbokföring så att felet rättas till innan ekonomisystemet stängs. Enhetscontroller säkerställer korrekt bokföring och periodisering av vårdfakturor varje månad utifrån rätt kostnad på rätt konto innan ekonomisystemet stänger. Mål: Hälso- och sjukvårdsförvaltningen ska ha gemensam redovisningskultur.
11 (16) 6 Leverantörsuppföljning analys och utvärdering av hälsooch sjukvården 1. Avtalsförutsättningar 2. Registrering av vårdproduktionen 3. WIM 4. Åtgärdsplaner 5. Uppföljning handlingsplaner 6. Riskanalyser 7. Konsekvensbeskrivningar 6 Hälso- och sjukvårdsförvaltningens gör alltid en risk- och konsekvensanalys av huruvida avtalen följs inom olika vårdområden. 30 november 2011 Uppföljning inom två vårdområden om i vilken utsträckning risk- och konsekvensanalys genomförts vid avtalsuppföljning 2011. 8. Hälsoeffekter 9. Kvalitet 10. Patientsäkerhet 11. Uppföljningsmodeller 12. Återkoppling till vårdgivare 13. Handlingsplaner 11 Befintliga nyckeltal används när nya regelböcker tas fram 31 oktober 2011 Uppföljning av regelböcker för reumatologi, ögonsjukvård, kataraktoperationer och specialiserad gynekologisk vård. punkt 6 och 11 Förutsättningar vid uppföljning: Nyckeltal återanvänds, standardiseras och förenklas. Gemensamma nyckeltal i regelböcker så att jämförelser kan göras.
12 (16) Mål: Hälso- och sjukvårdsförvaltningen gör alltid risk- och konsekvensanalys vid avtalsuppföljning. Hälso- och sjukvårdsförvaltningen ska ha en gemensam uppföljningskultur för jämförelser av vårdens kvalitet.
13 (16) 7 Intern styrning 1. Ansvar o befogenheter 2. Fastställd organisation 3. Delegationsordning 4. Attestinstruktion och förteckning 5. Policys och styrdokument 3 Delegationsordning och fördelningen av verkställighetsbeslut följs vid inköp av tjänstedator, mobil och liknande. 30 november 2011 Uppföljning av delegationsordningen och följsamheten till Stockholms läns landstings riktlinjer vid beställning av PC-arbetsplatser och IT-utrustning för anställda. 6. Informationssäkerhet 6 Anvisningar för informationssäkerhet följs upp och rapport skrivs per säkerhetsområde. 31 december 2011 Uppföljning av följsamheten till arbetet med informationssäkerhet enligt anvisningarna. punkt 3 och 6 Förutsättningar vid uppföljning: Stockholms läns landsting riktlinjer för inköp av PC-arbetsplatser och IT-utrustning är kända inom organisationen. Enligt anvisningarna för informationssäkerhet sammanställs arbetet med informationssäkerhet årligen i en rapport.
14 (16) Mål: Hälso- och sjukvårdsförvaltningen följer riktlinjerna vid inköp av PC-arbetsplatser och IT-utrustning för anställda. Hälso- och sjukvårdsförvaltningen följer anvisningarna för informationssäkerhet.
15 (16) 8 Internt administrativt stöd och e-förvaltning 1. Internt administrativt stöd inom HSN-förvaltningen. Intranät, e-post. Hjälpmedel och verktyg som Word, Excel, Power Point, EDIT, verksamhetsnavigatorn, LUD, Contempus med mera. 2. e-tjänstekort 3. e-tjänster till befolkningen, Medborgardialog 4. e-tjänster till patienter, Vårdguiden 5. e-tjänster till vårdgivare, Uppdragsguiden 1 EDIT, Elektronisk Dokumenthantering I Tiden, används vid diarie-, dokument- och ärendehantering. 1 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen har riktlinjer för säker diarieföring. 31 oktober 2011 Uppföljning genom enkät till samtliga chefer och medarbetare om hur man ser på EDIT som administrativt stöd vid handläggning/beredning av ärenden samt vilka utbildningsbehov som finns. Uppföljning av statistik via registrator om i vilken utsträckning EDIT används vid handläggning/beredning av ärenden. Uppföljning av akter enligt urval. punkt 1 Förutsättningar vid uppföljning av kontrollmoment: Samtliga chefer och medarbetare har genomgått utbildning för handläggning av ärenden via EDIT. Diarie-, dokument- och ärendehantering handläggs via EDIT. Mål: Samtliga chefer och medarbetare på hälso- och sjukvårdsförvaltningen har erbjudits och genomgått utbildning i EDIT. Handläggning av ärenden och tjänsteutlåtanden sker alltid via EDIT.
16 (16) 9 HR-funktionen 1. Kompetensförsörjning 2. Samverkan 3. Jämlikhet 4. Ledar- och medarbetarskap 3 Jämställdhets- och mångfaldsplanen är känd i organisationen. 31 oktober 2011 Uppföljning genom enkät till samtliga medarbetare. 5. Lönesättning 6. Arbetsmiljö och hälsa 6 Riktlinjer och rutiner för systematiskt arbetsmiljöarbete. 31 oktober 2011 Uppföljning genom fasta frågor till samtliga enhetschefer om i vilken utsträckning arbetsplatsträffar genomförs och minnesanteckningar skrivs samt närvaro vid arbetsplatsträffarna. punkt 3 och 6 Förutsättningar vid uppföljning av kontrollmoment: Hälso- och sjukvårdsförvaltningens jämställdhets- och mångfaldsplan är känd av samtliga medarbetare. Hälso- och sjukvårdsförvaltningen följer riktlinjer och rutiner för systematiskt arbetsmiljöarbete. Hälso- och sjukvårdsförvaltningen följer riktlinjer för arbetsplatsträffar enligt upprättat Samverkansavtal. Mål: Samtliga medarbetare har fått information om och känner till hälso- och sjukvårdsförvaltningens jämställdhets- och mångfaldsplan. Hälso- och sjukvårdsförvaltningen bedriver systematiskt arbetsmiljöarbete enligt fastställda riktlinjer för arbetsplatsträffar.
BESLUT HSN 2011-10 - 25 1 (17) Hälso- och sjukvårdsförvaltningen INTERN KONTROLLPLAN 2012 HSN 1109-0997 Vision för Hälso- och sjukvårdsförvaltningen: Arbetet med att ta fram en vision pågår Politiska mål för hälso- och sjukvården Övergripande mål för Stockholms läns landsting, sett ur ett medborgarperspektiv, är att medborgarna är nöjda med verksamheten. För hälso- och sjukvården innebär det att befolkningens förtroendet för hälso- och sjukvården ska öka. Ur ett patientperspektiv är det övergripande målet att tillgängligheten ska vara sådan att vårdgarantin uppfylls till alla delar. Långsiktiga målen för Stockholms läns landsting en förbättrad tillgänglighet och kvalitet inom hälso- och sjukvården samt en ekonomi i balans. Hälso- och sjukvårdsförvaltningens mål och mått: Arbete med att ta fram Hälso- och sjukvårdsförvaltningens mål kommer att bygga på den framtida visionen och målbilden för Framtidsplan för Hälso- och sjukvården. Syfte med intern kontroll: Att skapa mervärde genom att identifiera och åtgärda risker Riskbedömning Bedömning av sannolikheten för att en oönskad händelse ska inträffa och konsekvenserna av att detta sker Riskvärdering Värdering dels av konsekvenserna av att en oönskad händelse inträffar och dels av olika åtgärder för att förhindra att så sker Vad är det som ska följas upp/frågeställning När sker uppföljning Hur genomförs uppföljning 1 = Mycket liten 2 = Liten 3 = Stor 4 = Mycket stor
2 (17) Processområden Uppföljningsområde Frekvens Metod 1 Budgetprocessen 2 Verksamhetsplanering 3 Ärendeprocessen 4 Avtalsprocessen 5 Ekonomisk redovisning 6 Leverantörsuppföljning, analys och utvärdering av hälso- och sjukvården 7 Intern styrning 8 Internt administrativt stöd och e-förvaltning 9 HR-funktionen
3 (17) 1 Budgetprocessen Upprätta budget enligt fastställd budgetprocess 1. Uppdrag i budget fastställda av HSN 2. Uppdrag i budget fastställda av landstingsfullmäktige 3. Budgetram för hälso- och sjukvården 4. Budgetramen för intern organisationen 5. Avstämningar mot budget 6. Alla uppdrag handläggs via verksamhetsplanen och verktyget verksamhetsnavigatorn 6 Ekonomiska förutsättningarna och formulerade satsningar i budget 2012 är i balans. Delårsbokslut och årsredovisning 2012 Uppföljning av de 32 satsningarna i budgetdokumentet och koppling till ekonomiska förutsättningar under budgetperioden 2012 till 2014. punkt 6 Förutsättning vid uppföljning av kontrollmoment: Avstämning av ekonomiska förutsättningar görs före beslut om satsning. Mål: Det är balans mellan satsningar och ekonomiska förutsättningar i Hälso- och sjukvårdsnämndens budget.
4 (17) 2 Verksamhetsplanering 1. Politiska beslut i budget 2. Politiska tilläggsuppdrag 3. Riskanalys görs vid alla politiska tilläggsuppdrag med koppling till ekonomi i balans 4. Direktörens beslut om uppdrag 5. Avdelningschefs beslut om uppdrag 6. Enhetschefs beslut om uppdrag 5 Hälso- och sjukvårdsnämndens budgetdirektiv säkerställs på avdelningsnivå. 31 oktober 2012 Avstämning av Landstingsfullmäktiges budget på avdelningsnivå i verksamhetsplanen genom uppföljning via verksamhetsnavigatorn. 7. Alla uppdrag handläggs via verksamhetsplanen och verktyget verksamhetsnavigatorn 8. Ansvar och handläggning av uppdrag är definierat 9. Uppföljning enligt fastställd plan, delårsrapporter, årsredovisning eller uppföljningsrapporter punkt 5 och 9 9 Fastställd tid- och handlingsplan finns för satsningar och övriga direktiv i budget 2012. Delårsbokslut och årsredovisning Uppföljning av de 32 satsningarna samt textinnehåll i budgetdokumentet 2012. Avstämning mot de politiska direktiven.
5 (17) Förutsättningar vid uppföljning av kontrollmoment: I hälso- och sjukvårdsförvaltningens verksamhetsplan finns tidplan och handlingsplan som säkerställer återkoppling av satsningarna och övriga direktiv i budget 2012. Mål: Tidplaner och handlingsplaner är upprättade.
6 (17) 3 Ärendeprocessen 1. Beredning av ärenden till Hälso- och sjukvårdsnämnden 2. Beredning av ärenden till styrelser och beredningar 3. Beredning av ärenden till HSLG/direktören 1 Beredningar av beslutsärenden till hälsooch sjukvårdsnämnden följer Hälso- och sjukvårdsförvaltningens administrativa ärendeprocessen. Delårs- och årsredovisning 2012 Uppföljning av alla beslutsärenden till Hälso- och sjukvårdnämnden under 2012. punkt 1 Förutsättningar vid uppföljning av kontrollmoment: Definitionen av vad som är ett ärende är fastställd och enhetlig. Kriterierna för vad som ska diarieföras är fastställda, dokumenterade, enhetliga och kända. Dokumenterade rutiner finns för ärendeprocessen vid beredning av ärenden till Hälso- och sjukvårdsnämnden, styrelser, beredningar samt direktören. Mål: Samtliga ärenden till Hälso- och sjukvårdsnämnden bereds enligt Hälso- och sjukvårdsförvaltningen tidplan för ärendeprocessen.
7 (17) 4 Avtalsprocessen 1. Upphandlingar enligt lagar och regler samt landstingets upphandlingspolicy och miljöprogram. 2. Koppling till befolkningsbehov 3. Auktorisation 4. Direktavtal 5. Upphandlingar enligt LOU 6. Avauktorisation 7. Rutiner som säkerställer tilllämpning av LOU 8. Avtalsstyrning 9. Omvärldsbevakning 10. Ansvarsfördelning vid upphandling 7 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen har ändamålsenliga processer när avtal upprättas i samband med upphandling enlig LOV, LOU samt vid förlängning och när direktavtal tecknas. 30 november 2012 Urvalsgranskning av tre upphandlingar enligt LOU, tre nya vårdval enligt LOV, tre förlängningar av avtal och tre direktavtal som tecknats 2012. 11. Affärsmässiga kontakter 12. Fysisk tillgänglighet
8 (17) 13. Miljökrav 14. Jämlikhet 15. Implementering av avtal punkt 7 Förutsättningar vid uppföljning av processområdet 1. Uppdaterad beskrivning av avtalsprocessen finns tillgänglig. 2. Avtal har upprättats i enlighet med avtalsprocessens olika moment för vårdval/upphandling. 3. Grundprocessen, tidsplan och checklista upprättat. 4. Fas för uppdragsstart, projektplan skriven enligt fastställs mall. 5. Fas för kontroll och avstämning, uppdraget inlagt i verksamhetsplanen från start. 6. Fas för utredning och analys, vårdvalstest, mall för nulägesrapport, uppföljningsportalen, dialogmöten. 7. Fas för framtagande av dokument, allmänna villkor, avtalsmall för vårdval, avtalsmall för ej vårdval, auktorisationsvillkor, uppdragsbeskrivning, uppföljningsplan, uppföljning WIM, ersättningsbilaga, informationsförsörjning. 8. Fas för kvalitetsutveckling, patientsäkerhet. 9. Fas för beslut och avslut, sammanträdestider och tidsplan för politiskt beslut, utvärderingsmall. 10. Implementeringsprocessen. Mål: Hälso- och sjukvårdsförvaltningen har ändamålsenliga processer när avtal upprättas vid upphandling enligt LOV, LOU, förlängning av avtal och direktavtal.
9 (17) 5 Ekonomisk redovisning 1. Löpande redovisning, månads- delårs- och årsbokslut 2. Kontering och kontroll av vårdfakturor 3. Kontering och kontroll av vårdfakturor i vårdfakturasystemet 4. Upprätta system och anvisningar för löpande ekonomisk redovisning inom HSNförvaltningen på förvaltningsavdelnings- och enhetsnivå 5. Avstämning av interna mellanhavanden och motparter 6. Säkerställa månadens resultat 7. Avstämningar i rapporter till SLL:s koncernredovisning 8. Underlag för utanordning och utbetalning 6 Processen för kontering och attestering av vårdfakturor för att uppnå nollsaldo på balanskonto. 30 april och 30 november Avstämning av samtliga vårdfakturor på fil från vårdfakturasystemet balanskonto 2887.
10 (17) punkt 6 Förutsättningar vid uppföljning av processområdet: Rutiner finns på förvaltningsnivå för delegation i Contempus. Rutiner finns på enhetsnivå för delegation i Contempus. Rutiner finns som säkerställer att vårdfakturor betalas i rätt tid Mål: Hälso- och sjukvårdsförvaltningen har en attestförteckning som säkerställer nollsaldo på balanskonto och rätt period
11 (17) 6 Leverantörsuppföljning analys och utvärdering av hälsooch sjukvården 1. Avtalsförutsättningar 2. WIM 3. Åtgärdsplaner 4. Uppföljning handlingsplaner 5. Riskanalyser 6. Konsekvensbeskrivningar 7. Hälsoeffekter 8. Kvalitet 9. Kunskapsstyrning 10. Patientsäkerhet 11. Uppföljningsmodeller 12. Återkoppling till vårdgivare 13. Handlingsplaner punkt 8 och 9 8 Kvaliteten i inrapporterat underlag från vårdgivare. 9 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen har rutiner som säkerställer arr evidensbaserade riktlinjer och vårdprogram implementeras i hälso- och sjukvården 30 april 2012 31 mars, 30 juni, 30 september, 31 december 2012 Uppföljning av inrapporterat underlag från auktoriserade vårdgivare inom kataraktoperationer och höft- knäledsplastikoperationer. Uppföljning av inkomna handlingar till Hälso- och sjukvårdsförvaltningen som avser nya/förändrade riktlinjer och vårdprogram för hälso- och sjukvården.
12 (17) Förutsättningar vid uppföljning: Uppdaterad beskrivning av uppföljningsprocessen finns tillgänglig på avtalsnivå. Avtalet följer uppföljning enligt allmänna villkor. Uppföljningsplan upprättad med koppling till avtal. Wim-enkäten genomförd. Vårdgivaren fått återkoppling. Åtgärdsplan upprättad vid behov. Tidsplan för åtgärder finns. Uppföljning på systemnivå, befolkningsbehov, hälsoekonomi, patientsäkerhet, fysisk tillgänglighet, handikapprogram, jämlik och jämställd vård, samt publika jämförelser. Rapporter som tas fram finns tillgängliga, kommuniceras och används i uppföljnings och planeringsarbete vid beställning av hälso- och sjukvård. Mål: Hälso- och sjukvårdsförvaltningen har en gemensam uppföljningskultur. Hälso- och sjukvårdsförvaltningen har rutiner som säkerställer att nya/förändrade riktlinjer och vårdprogram implementeras i hälso- och sjukvården.
13 (17) 7 Intern styrning 1. Ansvar o befogenheter 2. Fastställd organisation 3. Delegationsordning 4. Attestinstruktion och förteckning 5. Policys och styrdokument 6. Informationssäkerhet 5 Hälso- och sjukvårdsförvaltningens interna kontrollsystem förhindrar oegentligheter och jäv. 31 december 2012 Uppföljning av den interna styrningen i interna kontrollsystem och kunskap om gällande regler genom fasta frågor till Hälso- och sjukvårdsförvaltningens chefer. punkt 5 och 6 5 Styrdokument, riktlinjer och rutiner för anskaffning av ITutrustning till PCarbetsplatser vid nyanställning. 30 oktober 2012 Uppföljning av rutiner vid nyanställning avgränsat till IT-utrustning, PC-arbetsplatser, behörigheter till konton mappar och filer för samtliga anställningar inom perioden 1 januari till 30 oktober 2012. 6 Anvisningar för informationssäkerhet följs upp och rapport skrivs per säkerhetsområde. 31 december 2012 Enligt anvisningarna för informationssäkerhet ska en rapport sammanställas om arbetet med informationssäkerheten.
14 (17) Förutsättningar vid uppföljning: Stockholms läns landsting riktlinjer för inköp av PC-arbetsplatser och IT-utrustning är kända inom Hälso- och sjukvårdsförvaltningen. Stockholms läns landsting riktlinjer för inköp av PC-arbetsplatser och IT-utrustning följs inom Hälso- och sjukvårdsförvaltningen. Enligt anvisningarna för informationssäkerhet sammanställs arbetet med informationssäkerhet årligen i en rapport. Mål: Hälso- och sjukvårdsförvaltningens interna kontrollsystem förhindrar oegentligheter och jäv. Hälso- och sjukvårdsförvaltningen följer riktlinjerna vid inköp av PC-arbetsplatser och IT-utrustning för anställda. Rapport om arbetet med informationssäkerhet sammanställs per säkerhetsområde.
15 (17) 8 Internt administrativt stöd och e-förvaltning 1. Internt administrativt stöd inom HSN-förvaltningen. Intranät, e-post. Hjälpmedel och verktyg som Word, Excel, Power Point, EDIT, verksamhetsnavigatorn, LUD, Contempus med mera. 2. e-tjänstekort 3. e-tjänster till befolkningen, Medborgardialog 4. e-tjänster till patienter, Vårdguiden 5. e-tjänster till vårdgivare, Uppdragsguiden 1 EDIT, Elektronisk Dokumenthantering I Tiden, används vid diarie-, dokument- och ärendehantering. 1 Hälso- och sjukvårdsförvaltningen har regler och riktlinjer för diarieföring, dokumenthantering, arkivvård relaterat till offentlighet och sekretess. 31 oktober 2011 Uppföljning genom enkät till samtliga chefer och medarbetare avseende EDIT som administrativt stöd och utbildningsbehov. Uppföljning av statistik där handläggning sker via EDIT eller annan väg. Uppföljning av ett urval av akter. punkt 1
16 (17) Förutsättningar vid uppföljning av kontrollmoment: Samtliga chefer och medarbetare har genomgått utbildning för handläggning av ärenden via EDIT. Diarie-, dokument- och ärendehantering handläggs via EDIT. Mål: Samtliga chefer och medarbetare på hälso- och sjukvårdsförvaltningen har fått utbildning i EDIT. Handläggning av ärenden och tjänsteutlåtanden sker alltid via EDIT. Hälso- och sjukvårdsförvaltningen diarieför och arkiverar dokument och handlingar enligt regler och riktlinjer för offentlig förvaltning.
17 (17) 9 HR-funktionen 1. Kompetensförsörjning 2. Samverkan 3. Jämlikhet 4. Ledar- och medarbetarskap 5. Lönesättning 6. Arbetsmiljö och hälsa punkt 6 6 Riktlinjer och rutiner för systematiskt arbetsmiljöarbete. 31 oktober 2012 Uppföljning genom fasta frågor till samtliga avdelningschefer, avgränsat till riktlinjer gällande alkohol och droger samt handlingsplan för krisstöd på arbetsplatsen. Förutsättningar vid uppföljning av kontrollmoment: Chefer har genomgått utbildning i systematiskt arbetsmiljöarbete. Riktlinjer och rutiner gällande alkohol och droger samt handlingsplan för krisstöd är känt i organisationen. Mål: Hälso- och sjukvårdsförvaltningen bedriver systematisk arbetsmiljöarbete.