REVISIONSPLAN 2015-2016
INNEHÅLL Sid Revisionens uppgift enligt lagstiftningen... 3 Öppenhet och kommunikation... 3 Revisionsprocessen... 4 Revisionsobjekt... 5 Finansiell revision... 5 Grundläggande granskning 2015... 5-6 Särskilda områden för revisionen år 2015... 6 Verksamhetsrevision utöver grundläggande granskning... 7 Samordnad revision... 8 Grunder för kritik... 9 Revisorernas förvaltning... 9 Revisorernas resurser... 9 2 av 9
Revisionens uppgift enligt lagstiftningen Revisorernas funktion och arbete regleras av följande: Kommunallagen (KL 9 kap 9 ) Aktiebolagslagen (ABL 10 kap 1,3 ) God revisionssed i kommunal verksamhet 2014 (utgiven av SKL) Revisionsstrategi 2015 2018 (fastställt av kommunrevisionen 2015-02-19) Kommunens revisionsreglemente (fastställt av KF 2007) Revisorerna granskar årligen i enlighet med kommunallagen och med iakttagande av revisionsreglementet och god revisionssed all verksamhet som bedrivs inom nämndernas verksamhetsområden. Revisorerna samordnar granskningen i kommunen och i kommunens aktiebolag. Upgifter Syfte Verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt. Räkenskaperna är rättvisande. Den kontroll som görs inom nämnderna är tillräcklig. Samordning med lekmannarevisiorn. Syftet med revisionsarbetet är att revisorerna skall få ett underlag till revisionsberättelsen för att kunna bedöma nämndernas och de enskilda ledamöternas ansvarstagande samt kunna uttala sig om huruvida fullmäktige bör godkänna årsredovisningen. Ett utlåtande avseende delårsrapport lämnas också årligen. Öppenhet och kommunikation Revisorerna eftersträvar öppenhet och kommunikation i sitt arbete. Att kommunicera och skapa en bra dialog är grundläggande för ett effektivt revisionsarbete. Revisorerna kommunicerar på flera olika sätt, genom skriftliga rapporter, muntlig kommunikation och dialog samt genom information på kommunens hemsida. Fullmäktige: Fullmäktiges presidium minst tre träffar pär år. Revisorerna deltar på fullmäkktiges samtliga sammanträden. Succesiv avrapportering och information om revisionsplan och granskningsresultat. Seminarier kring viktiga revisionsfrågor och särskilda riskområden. Styrelse och nämnder: 3 av 9
Styrelse och nämndernas presidium minst två träffar pär år. Revisorerna informerar om risker och ressultat av gjorda granskningar. Seminarier/träffar kring viktiga revisionsfrågor och särskilda riskområden. Partigrupper: Revisorerna håller kontinuerlig kontakt med respektive partigrupp. Kommunens medborgare: På kommunens hemsida informerar revisorerna om sitt uppdrag och sitt arbete. Revisionsplan, revisionsrapporter, svar/yttranden, revisionsberättelse samt grasnkningsrapporter i aktiebolagen läggs ut på kommunens webbplats. Media är en kanal att nå ut till medborgarna. Kontakt med media sköts av revisionsgruppens ordförande. Kommunikation med andra revisorer: Revisorerna deltar i träffar med revisorerna i överiga kommuner inom Region Halland vid minst två tillfällen per år. Revisionsprocessen Revisionsprocessen omfattar hela det arbete som revisorerna gör under ett revisionsår från riskanalys och planering av granskningsinsatser till uttalande i revisionsberättelsen. Revisionsprocessen är avslutad när fullmäktige fattas beslut i ansvarsfrågan. Revisionsprocessen är uppdelad i tre delar: Planera Granska Pröva Underlag för Falkenbergs kommuns revisionsplan år 2015 är de bedömningar avseende väsentlighet och risk (riskbedömning) som görs i samband med de årliga träffarna med kommunens nämnder. Utöver detta nyttjas protokoll och övriga handlingar från nämnder, minnesnoteringar från revisionsmöten samt övrig kunskap (t.ex. från tidigare år) och relevant material inklusive lagstiftning samt händelseutveckling. Revisorerna arbetar därmed processinriktat i syfte att öka revisorernas delaktighet och förbättra genomslaget i granskningsarbetet. Inför år 2015 har särskild riskanalys gjorts för revisionen. 4 av 9
Revisionsobjekt Övergripande kommungemensamma processer (ordning och reda) Kommunens revisorer har som strategi att under mandatperioden 2015 2018 granska och pröva hur den interna kontrollen fungerar i ett antal kommungemensamma processer. Varje granskning inom detta område kopplas revisionellt till ett eller flera revisionsobjekt nedan. Följande processer har bedömt som relevanta 2015: Område Policys och övriga styrdokument (riktlinjer) Upphandlingsverksamheten gemensamma med bolagen Projektstyrning av större investeringar Kontroll av dröjsmålsränta och kravrutin Verkställighet av gynnandebeslut Kommentar Förteckning, relevans, kunskap Löpande efter rapportering från nämnderna Finansiell revision Årsredovisning Delårsrapport Årligen årligen Grundläggande granskning av nämnderna 2015 Årets grundläggande granskning består av inläsning av kallelser, protokoll och övriga handlingar samt överläggningar med nämndernas presidier med strukturerade frågor utifrån nämndernas uppdrag. Genomförande definieras ytterligare i revisionsstrategi 2015-02-19. Under 2015 sker även särskild presentation av revisorernas roll och funktion för nämnderna under våren. 1 Revisorerna har möten med nämndernas presidier samt eventuellt de kommunala bolagens presidier. 2 Strukturerad metod för basgranskning (träffar med nämndernas presidier) nyttjas enligt särskild mall. 5 av 9
Särskilda områden för revisionen år 2015 att följa upp/bevaka inom ramen för den grundläggande granskningen: 1 Inventering av nämndernas internkontrollplaner och riskanalyser 2 Kommunens investeringsverksamhet. 3 Granskning av kommunens beredskapsplan föreslås genom möte med KS. Även hur samverkan avseende Räddningstjänst Väst bör granskas. 4 Personalförsörjning inledande samtal med personalchef kring kommunens strategier (basgranskning) Bör samordnas med granskningen av bolagen. 5 Kommunens miljöarbete samtal med KS presidium mfl hur Falkenberg arbetar i förhållande till nationella miljömål (basgranskning). 6 Lokalutredning gymnasieskolan (basgranskning). 7 Grundskoleutredning: framtida struktur (basgranskning). 8 Hemtjänst a) Kostnadsläge b) Trygghet c) Bemötande d) Tillräckligt med tid e) Hänsyn till åsikter och önskemål f) Möjligheter att framföra synpunkter och klagomål g) Arbetsmiljöfrågor hur säkerställer nämnden god arbetsmiljö 9 Resultatskillnader i skolan mellan olika enheter. 10 Förskolan klaras behovstäckningen? 11 Sjukfrånvaro och arbetsmiljö. 12 Integration och flyktingmottagande. 6 av 9
Verksamhetsrevision utöver grundläggande granskning 2015 Kommunstyrelsen Krisledningsnämnden Barn- och utbildningsnämnden Arbetsmiljö för elever och pedagoger Uppföljning av verksamhet som bedrivs i annan regi (förskola) Rutiner för insyn avseende externa grundskolor Kultur- och fritidsnämnden Miljö- och hälsoskyddsnämnden Socialnämnden Hemtjänsten kvalitetsarbete Uppföljning av verksamhet som bedrivs i annan regi (äldreomsorg och funktionshinder) Vilande till hösten 2015 Rutiner för återsökning av statsbidrag för flyktingverksamheten Riktlinjer för biståndsbedömning ÄO är de ändamålsenliga (vägledande bestämmelser)? Bygglovsnämnden Servicenämnden Tekniska nämnden Valnämnd 7 av 9
Valnämnd Trafiknämnd (ingår i Teknisk nämnd) Överförmyndarnämnd (gemensam med Varbergs kommun) Beredningar på uppdrag av fullmäktige Särskild granskning sker av beredningar via protokoll/noteringar via KS-gruppen. Uppföljningar av tidigare granskningar Genomgång av iakttagelser och nämnderna vidtagna åtgärder avseende granskningar utförda 2011 2014. Samordnad revision Den samordnade revisionen gör det möjligt att samlat granska och bedöma hela den kommunala koncernen. Kommunens revisorer granskar i förhållande till ägaren, medan lekmannarevisorn granskar inne i bolaget. Lekmannarevisoren samverkar aktivt med kommunens revisorer och med bolagets yrkerevisorer. Överenskommelse görs om hur de ska samarbeta för informationsutbyte och kommunikation med bolagets ledning. Resultatet av lekmannarevisorens granskning kommuniceras muntligt och skriftligt med bolagsledning och ägare. Särskild revisionsplan för lekmannarevisionen för de kommunala bolagen har upprättats. Löpande sker avstämning mellan lekmannarevisorn och kommunens revisorer kring planering, genomförande och rapportering. Samordning sker även med bolagens auktoriserade revisor. Samordnad revision ger gemensam koll på ägarstyrning. 8 av 9
Grunder för kritik Med resultatet av årets granskning som grund prövar revisorerna om styrelsen och nämnderna har fullgjort sitt uppdrag. Revisorernas bedömning ska vara väl underbyggd, opartisk och saklig. När revisorerna riktar anmärkning eller avstyrker ansvarsfrihet ska anledningen framgå i revisionsberättelsen. Grunder för revisorernas kritik: Bristande måluppfyllelse, ohörsamhet till mål och riktlinje fastlagda av fullmäktige eller i föreskrifter. Bristande styrning, ledning, uppföljning och konroll. Förtroendeskada eller annan immateriell skada. Ekonomisk skada. Obehörigt beslutsfattande. Icke lagenlig verksamhet, brottslig gärning. Otillräcklig beredning av ärenden. Ej rättvisande redovisning. Revisorerna avslutar årets granskning med att upprätta och lämna en revisionsberättelse till fullmäktige. Revisorernas förvaltning Revisorerna svarar själva för sin förvaltning. Revisorerna ansvarar för sina handlingar och sitt arkiv. I ansvaret ligger att registrera allmänna handlingar. Revisorerna dokumenterar sitt arbete inom revisionsprocessen liksom möten och överläggningar. Revisorernas handlingar blir som regel allmänna handlingar när granskningen är avslutad. Revisorernas resurser Revisorerna baserar sin anslagsframställning på att fullgöra uppdraget enligt lagstiftning och god revisionssed i kommunal verksamhet. Revisorerna uppmärksammar fullmäktige på uppdragets omfattning och räckvidd. Revisorerna lämnar sin anslagsframställning till fullmäktiges presidium och för en aktiv dialog om resursbehovet. Underlaget för samtalet är uppgifter om revisorernas olika uppdrag och revisorernas revisionsplan grundad på revisorernas riskanalys samt tidiagre och pågående granskning. 9 av 9