Teknisk specifikation SIS-TS 53:2017 Publicerad/Published: 2017-05-19 Utgåva/Edition: 1 Språk/Language: svenska/swedish ICS: 03.080.20 Tullombudstjänst Certifieringsordning för tullombudtjänster baserat på kompetens enligt SS-EN 16992:2016 Customs Representative Services Certification scheme for Customs Representative Services based on the competency according to SS-EN 16992:2016
Standarder får världen att fungera SIS (Swedish Standards Institute) är en fristående ideell förening med medlemmar från både privat och offentlig sektor. Vi är en del av det europeiska och globala nätverk som utarbetar internationella standarder. Standarder är dokumenterad kunskap utvecklad av framstående aktörer inom industri, näringsliv och samhälle och befrämjar handel över gränser, bidrar till att processer och produkter blir säkrare samt effektiviserar din verksamhet. Delta och påverka Som medlem i SIS har du möjlighet att påverka framtida standarder inom ditt område på nationell, europeisk och global nivå. Du får samtidigt tillgång till tidig information om utvecklingen inom din bransch. Ta del av det färdiga arbetet Vi erbjuder våra kunder allt som rör standarder och deras tillämpning. Hos oss kan du köpa alla publikationer du behöver allt från enskilda standarder, tekniska rapporter och standardpaket till handböcker och onlinetjänster. Genom vår webbtjänst e-nav får du tillgång till ett lättnavigerat bibliotek där alla standarder som är aktuella för ditt företag finns tillgängliga. Standarder och handböcker är källor till kunskap. Vi säljer dem. Utveckla din kompetens och lyckas bättre i ditt arbete Hos SIS kan du gå öppna eller företagsinterna utbildningar kring innehåll och tillämpning av standarder. Genom vår närhet till den internationella utvecklingen och ISO får du rätt kunskap i rätt tid, direkt från källan. Med vår kunskap om standarders möjligheter hjälper vi våra kunder att skapa verklig nytta och lönsamhet i sina verksamheter. Vill du veta mer om SIS eller hur standarder kan effektivisera din verksamhet är du välkommen in på www.sis.se eller ta kontakt med oss på tel 08-555 523 00. Standards make the world go round SIS (Swedish Standards Institute) is an independent non-profit organisation with members from both the private and public sectors. We are part of the European and global network that draws up international standards. Standards consist of documented knowledge developed by prominent actors within the industry, business world and society. They promote cross-border trade, they help to make processes and products safer and they streamline your organisation. Take part and have influence As a member of SIS you will have the possibility to participate in standardization activities on national, European and global level. The membership in SIS will give you the opportunity to influence future standards and gain access to early stage information about developments within your field. Get to know the finished work We offer our customers everything in connection with standards and their application. You can purchase all the publications you need from us - everything from individual standards, technical reports and standard packages through to manuals and online services. Our web service e-nav gives you access to an easy-to-navigate library where all standards that are relevant to your company are available. Standards and manuals are sources of knowledge. We sell them. Increase understanding and improve perception With SIS you can undergo either shared or in-house training in the content and application of standards. Thanks to our proximity to international development and ISO you receive the right knowledge at the right time, direct from the source. With our knowledge about the potential of standards, we assist our customers in creating tangible benefit and profitability in their organisations. If you want to know more about SIS, or how standards can streamline your organisation, please visit www.sis.se or contact us on phone +46 (0)8-555 523 00
Denna tekniska specifikation är inte en svensk standard. This Technical Specification is not a Swedish Standard. Copyright/Upphovsrätten till denna produkt tillhör SIS, Swedish Standards Institute, Stockholm, Sverige. Användningen av denna produkt regleras av slutanvändarlicensen som återfinns i denna produkt, se standardens sista sidor. Copyright SIS, Swedish Standards Institute, Stockholm, Sweden. All rights reserved. The use of this product is governed by the end-user licence for this product. You will find the licence in the end of this document. Upplysningar om sakinnehållet i detta dokument lämnas av SIS, Swedish Standards Institute, telefon 08-555 520 00. Standarder kan beställas hos SIS Förlag AB som även lämnar allmänna upplysningar om nationell och internationell standard. Information about the content of this document is available from the SIS, Swedish Standards Institute, telephone +46 8 555 520 00. Standards may be ordered from SIS Förlag AB, who can also provide general information about national and international standards. Dokumentet är framtaget av kommittén för Kompetenskrav hos tullombud, SIS/TK 586 Har du synpunkter på innehållet i det här dokumentet, vill du delta i ett kommande revideringsarbete eller vara med och ta fram standarder inom området? Gå in på www.sis.se - där hittar du mer information.
Innehåll Sida Orientering... 3 1 Omfattning... 4 2 Normativa hänvisningar... 4 3 Ansvar och krav... 4 3.1 Ansvar... 4 3.2 Klagomålshantering... 4 3.3 Uppdatering av krav... 4 4 Kompetenskrav... 4 4.1 Krav på certifieringsorgan... 4 4.2 Krav på certifieringsorganets revisor och revisionsledare... 4 4.3 Krav på beslutsfattare hos certifieringsorganet... 5 5 Offert- och avtalshantering... 5 6 Genomförande av revision... 5 6.1 Avgränsning av omfattningen för revision... 5 6.2 Certifieringsrevision... 6 6.3 Efterrevision... 6 6.4 Verksamhet på flera orter... 6 6.5 Uppföljande revision... 6 6.6 Förnyelse av certifikat... 7 7 Revisionsprocessen... 7 7.1 Revisionen... 7 7.2 Avvikelser... 7 8 Certifikat... 8 8.1 Beslut och utfärdande av certifikat... 8 8.2 Överklaganden och andra avvikelser... 8 8.3 Certifikatets upphörande... 8 8.4 Procedur vid indragning... 8 8.5 Ändring i certifikat... 9 8.6 Användande av certifikat... 9 2
Orientering Denna tekniska specifikation, hädanefter kallad certifieringsordning, för tullombudstjänster baserad på kompetenskrav för tullombud är ett kravdokument som syftar till att stödja organisationer som agerar som tullombud. En certifiering av kompetensen i en tullombudsverksamhet visar att organisationen internt implementerat, granskat och godkänt sin tullombudskompetens enligt standard, och att de levererade tjänsterna baseras på tillräcklig och nödvändig kompetens inom området. Denna certifieringsordning baseras på kraven i standarden SS-EN 16992:2017 Kompetenskrav för tullombud. Syftet med standarden SS-EN 16992:2017 är att organisationer som driver tullombudsverksamhet ska kunna verifiera att de har rätt kompetens för den verksamhet som bedrivs. Certifieringsordningen beskriver det förhållningssätt som krävs av certifieringsorgan som avser att utföra certifiering gentemot SS-EN 16992:2017. Certifieringsordningen är till för att säkerställa genomförandet av certifieringen som ska ske i enlighet med de krav på organ som certifierar produkter, processer och tjänster enligt SS-EN ISO/IEC 17065. Certifieringsordningen kvalitetssäkrar bedömningen av tjänstekrav enligt standarden och ger utövarna likvärdighet avseende certifikat. Möjligheten till objektiv certifiering av verksamheten innebär att utövarna får ett verktyg för att förbättra och utveckla sina tjänster och sin service och möjlighet att öka sin effektivitet och kvalitet vad det gäller tullombudstjänster på ett mätbart sätt. Målgrupper för certifieringsordningen är certifieringsorgan, SWEDAC, Tullverket samt köpare och leverantörer av tullombudstjänster. Certifieringen är avsedd att bidra till ett högt förtroende för de organisationer som vill uppfylla standardens krav. Certifieringsordningen har tagits fram av SIS i samarbete med SIS/TK 586 Kompetenskrav för tullombud. 3
1 Omfattning Certifieringsordningen anger krav på certifieringsorgan som ska certifiera tullombud enligt SS-EN 16992:2017, inklusive krav på utförande av revision. Denna certifieringsordning anger krav vid certifiering av den legala enhet som levererar en tullombudstjänst, oberoende av organisationsform. Den anger inte krav för personcertifiering av fysiska tullombud. ANM. I SS-EN 16992:2017 definieras tullombud som antingen en juridisk person eller som fysisk person med eget legalt ansvar. Kompetenskraven i SS-EN 16992:2017 ingår inte i detta dokument. 2 Normativa hänvisningar Detta avsnitt hänvisar till följande dokument som är nödvändiga när detta dokument ska tillämpas. För daterade hänvisningar gäller endast den utgåva som anges. För odaterade hänvisningar gäller senaste utgåvan av dokumentet (inklusive alla tillägg). SS-EN 16992:2017 Kompetenskrav för tullombud. SS-EN ISO/IEC 17065, Bedömning av överensstämmelse Krav på organ som certifierar produkter, processer och tjänster. 3 Ansvar och krav 3.1 Ansvar Ägare och ansvarig för denna certifieringsordning är SIS, Swedish Standards Institute. 3.2 Klagomålshantering Vid eventuella synpunkter på certifieringssystemet i denna certifieringsordning hanteras dessa av SIS. Synpunkter på enskild revision hanteras av aktuellt certifieringsorgan, se 8.2. 3.3 Uppdatering av krav Uppdatering av krav i denna certifieringsordning genomförs av SIS. 4 Kompetenskrav 4.1 Krav på certifieringsorgan Certifieringsorganet ska vara ackrediterat enligt SS-EN ISO/IEC 17065. 4.2 Krav på certifieringsorganets revisor och revisionsledare Revisor ska inneha följande dokumenterade kunskaper och färdigheter: god kunskap om hur ledningssystem tillämpas inom olika organisationer goda kunskaper om innehåll, tillämpning och tolkning av SS-EN 16992:2017. Kunskap om och förståelse för tillämpliga krav i lagar, förordningar och föreskrifter som hör till tullverksamhet. 4
Revisorer och revisionsledare ska ha akademisk utbildning eller gymnasiekompetens med vidareutbildning och/eller yrkeserfarenhet från tullsektorn. Revisorer och revisionsledare utan akademiska examen ska ha en dokumenterad arbetslivserfarenhet som omfattar minst 5 år. Revisorer och revisionsledare med akademisk examen ska ha en dokumenterad arbetslivserfarenhet som omfattar minst 4 år. Arbetslivserfarenheten ska vara från ledande befattning eller sådan befattning som innefattar att göra bedömningar, lösa problem, kommunicera med andra personer i ledande befattning samt med kolleger, kunder och andra intressenter. Det ska finnas dokumenterade rutiner hos certifieringsorganet för hur en kandidat som uppfyller dessa krav kan godkännas som revisor eller revisionsledare. Revisors utbildning inom revisionsteknik ska omfatta minst 40 timmar. 4.3 Krav på beslutsfattare hos certifieringsorganet Beslutsfattare inom certifieringsorganet ska ha god kännedom om kraven på ett certifieringsorgan och de krav som ställs på certifieringsorgan av ackrediteringsorganet enligt SS-EN ISO/IEC 17065. 5 Offert- och avtalshantering Certifieringsorganet ska ha dokumenterade rutiner för mottagande av förfrågan, kontraktsgenomgång, offerering samt mottagande av revisionsuppdragsbeställning. Antalet mandagar för revision anpassas till organisationens verksamhet och komplexitet men ska inte vara mindre än vad som anges i tabell 1. Tabell 1 Antalet mandagar som en revision av varje enhet minst ska omfatta Antalet tullombud per enhet Antalet mandagar vid certifieringsrevision Antalet mandagar för uppföljande revision 1-20 1,5 1 21-50 2 1 50 + >2,5 efter särskild bedömning 1 6 Genomförande av revision 6.1 Avgränsning av omfattningen för revision Avsnitt 4 i SS-EN 16992:2017 ska utvärderas vid revision. Avsnitt 5 i SS-EN 16992:2017 innehåller rekommendationer för kompetensutvärderingen, och ska bara tillämpas i den mån de är relevanta under gällande förhållanden. Avsnitt 5.1, 5.3 och 5.4 bör inte utgöra grund för revisionen. ANM. Anledningen till att avsnitt 5.1, 5.3 och 5.4 inte bör utgöra grund för certifiering är att beskrivningarna i rekommendationerna utgår från former för arbetets organisation som normalt inte tillämpas i Sverige. 5
6.2 Certifieringsrevision Vid en certifieringsrevision ska samtliga tillämpliga krav i avsnitt 4 i SS-EN 16992:2017 utvärderas vid revision. Organisationens levererade tjänster, och därmed vilken kompetens organisationen ska besitta ska bedömas genom: granskning av systemdokumentation stickprovsgranskning av verksamhetsdokumentation och intervjuer med personal för att bedöma tillämpningen av rutiner, instruktioner, granskning av bolagsordning, marknadsföringsmaterial och annan dokumentation i verksamheten I den mån tjänster enligt några av de 21 kompetensdomänerna definierade i avsnitt 4 i SS-EN 16992:2017 inte ingår i det officiella tjänsteutbudet hos leverantören, så som det definieras i bolagsordning eller externt marknadsföringsmaterial, eller i bolagets praktiska verksamhet så skall revision av dessa kompetenser verifiera att kompetensen uppnår till minst lägsta nivån i SS-EN 16992:2017 avsnitt 4.3, "Awareness level". ANM. Även om vissa tjänster inte erbjuds av leverantören, och verklig kompetens därför inte behövs, så behöver alltså leverantören ha kompetens på nivå Awerness level inom detta område. Det har ansetts viktigt för tjänstekvaliteten att leverantören känner till att andra kompetensområden finns, och var gränsen går för vilka tjänster man med nuvarande kompetens kan erbjuda, och vilka tjänster man ska hänvisa till en annan leverantör. Vid revisionen ska minst bedömas: - om personalen har rätt kompetens för sina arbetsuppgifter - om organisationen som helhet har rätt kompetens för att utföra de tjänster man levererar - om personalen i varje enskilt fall kan avgöra när deras egen kompetens inte räcker för att utföra en uppgift, och att ytterligare/annan personal ska involveras för att lösa uppgiften. - om rutiner för att systematiskt säkerställa att personal har lämplig kompetens för sina arbetsuppgifter finns etablerade. 6.3 Efterrevision Efterrevision ska göras när certifikat inte kan utfärdas med resultatet från certifieringsrevisionen som underlag. Efterrevision kan även göras när det vid en uppföljande revision konstaterats allvarliga avvikelser. Efterrevisionen ska ske inom tre månader efter certifieringsrevision eller uppföljande revision. 6.4 Verksamhet på flera orter För denna typ av certifiering ska organisationen ha ett huvudkontor från vilket aktiviteter styrs och planeras och ett antal enheter som utför aktiviteterna. Ledningen ska vara gemensam och ha befogenhet att implementera korrigerande åtgärder och kontinuerligt övervaka enheternas verksamhet. För att en organisations enheter ska kunna bli certifierade krävs både central och lokal revision. Central revision av dokumentation och lokal revision genom stickprovskontroller av levererade tjänster. Varje enhet som vill inbegripas i certifikatet ska genomgå revision. 6.5 Uppföljande revision När en organisation certifierats ska uppföljande revision ske en gång per år. Under de två åren mellan certifieringsrevisionen och förnyelse av certifikat ska revision ske på plats. Efter förnyelse av certifikat kan, efter beslut av certifieringsorgan, revision ske på distans. Organisationens levererade tjänster, och därmed vilken kompetens organisationen ska besitta ska bedömas genom: 6