TJÄNSTESKRIVELSE Datum 2017-08-14 1 (2) Kommunstyrelsen Översyn av bolagsordning och ägardirektiv för Rottneros Park Trädgård AB KS2017/291/01 Förslag till beslut 1. Kommunfullmäktige antar remissbehandlade förslag till ny bolagsordning och nytt ägardirektiv för Rottneros Park Trädgård AB daterat 2017-08-14. 2. Kommunfullmäktige beslutar att dokumentet Kapitaltäckningsgaranti tecknad 2008-01-28 upphör att gälla och ersätts genom skrivningen i ägardirektivet. Sammanfattning av ärendet Kommunstyrelsen har uppdragit till allmänna utskottet att titta på om Bolagsordning och Ägardirektiv behöver ändras för Rottneros Park Trädgård AB. Allmänna utskottets förslag till ny bolagsordning och ägardirektiv har varit ute på remiss till Rottneros Park Trädgård AB och samtliga partier som är representerade i kommunfullmäktige. Svarstiden på remissen gick ut 2017-08-01. Nuvarande ägarstyrningsdokument har använts som utgångspunkt i översynen. Skriftliga synpunkter på förslaget har lämnats från bolaget under remissomgången och framgår av bifogade rapporter. Utredning av ärendet Arbetet, inklusive remissvaren, har sammanfattats i två rapporter daterad 2017-08-09; Förslag: Ägardirektiv och Förslag: Bolagsordning. I rapporterna framgår nuvarande lydelse med svart text. Allmänna utskottets förslag till förändringar framgår med röd text och remissinstansernas synpunkter har skrivits med blå text. Ett förslag till ny bolagsordning och nytt ägardirektiv har därefter tagits fram där olika synpunkter som tagits upp under processen, har vägts samman. Förslagen har daterats 2017-08-14. Postadress Besöksadress Telefon Internet och fax Giro och org.nr Sunne kommun Ekonomienheten 0565-160 00 växel www.sunne.se 744-2684 bankgiro 1. Ekonomienheten Kvarngatan 4 0565-16025 direkt anna.engstrom@sunne.se 212000-1843 org.nr 686 80 Sunne Sunne 070-290 Page 29 50 1 mobil of 7 0565-16033 fax
2 (2) Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2017-08-14 Förslag till bolagsordning 2017-08-14 Förslag till ägardirektiv 2017-08-14 Remissrapport förslag bolagsordning 2017-08-09 Remissrapport förslag ägardirektiv 2017-08-09 Allmänna utskottet 2017-05-17, 128 Kommunstyrelsen 2017-03-21, 79 Berit Westergren Kommunchef Anna Engström Ekonomichef Beslutet skickas till: Rottneros Park Trädgård AB Verksamhetschef Teknik och Kost Ekonomienheten Page 2 of 7
RAPPORT Datum DNR: KS2017/291/01 2017-09-06 1 (3) Bolagsordning för Rottneros Park Trädgård AB org.nr 556707-4827 Antagen av Sunne kommunfullmäktige den 2017-XX-XX och fastställd av bolagsstämman i bolaget den 2017-XX-XX 1 Firma Bolagets firma är Rottneros Park Trädgård AB. 2 Säte Styrelsen ska ha sitt säte i Sunne kommun. 3 Föremålet för bolagets verksamhet Bolaget ska bedriva förvaltning och utveckling av Rottneros park och därmed förenlig verksamhet. 4 Ändamålet med bolagets verksamhet Bolagets syfte är att, med iakttagande av de kommunalrättsliga principerna i 2 kap. och 8 kap. 3 c KL, stärka kommunens attraktionskraft för boende och besökande. Verksamheten ska bedrivas med iakttagande av lokaliseringsprincipen och främja besöksnäringens utveckling inom kommunen. Likvideras bolaget ska dess behållna tillgångar tillfalla Sunne kommun. 5 Aktiekapital Aktiekapitalet ska utgöra lägst 100.000 kronor och högst 400.000 kronor. 6 Antalet aktier Antalet aktier ska vara minst 1000 och högst 4000 stycken. 7 Styrelse Styrelsen ska bestå av lägst tre och högst tio ledamöter med högst tre ersättare. Styrelsen väljs årligen på ordinarie bolagsstämma för tiden till dess nästa ordinarie bolagsstämma har hållits. 8 Revisor För granskning av bolagets årsredovisning samt styrelsens och verkställande direktörens förvaltning Postadress Besöksadress Telefon Internet och fax Giro och org.nr Sunne kommun Ekonomienheten 0565-160 00 växel www.sunne.se 744-2684 bankgiro 1. Ekonomienheten Kvarngatan 4 0565-16025 direkt anna.engstrom@sunne.se 212000-1843 org.nr 686 80 Sunne Sunne 070-290 Page 29 50 3 mobil of 7 0565-16033 fax
DNR: KS2017/291/01 2 (3) utses en revisor som väljs på ordinarie bolagsstämma. Sunne kommunfullmäktige ska utse en lekmannarevisor och en ersättare. För granskning av bolagets årsredovisning och räkenskaper samt styrelsens och verkställande direktörens förvaltning utses av bolagsstämman en revisor med en ersättare. Revisorns och ersättarens uppdrag gäller till slutet av den ordinarie bolagsstämma enligt 9 kap. 7 1 st i aktiebolagslagen som hålls under det fjärde räkenskapsåret efter revisorsvalet. Till revisor får även ett registrerat revisionsbolag utses. Om så sker ska ingen ersättare utses. 9 Kallelse till bolagsstämma Kallelse till bolagsstämma skall ske genom brev tidigast fyra och senast två veckor före stämma. 10 Ärenden på ordinarie bolagsstämma Ordinarie bolagsstämma hålls årligen inom sex månader efter räkenskapsårets utgång. På ordinarie bolagsstämma skall följande ärenden förekomma. Val av ordförande. Upprättande och godkännande av röstlängd. Val av en eller flera justeringsmän. Prövning av om stämman blivit sammankallad på rätt sätt. Framläggande av årsredovisning och revisionsberättelse. Beslut om a) fastställelse av resultaträkningen och balansräkningen b) dispositioner beträffande bolagets vinst eller förlust enligt den fastställda balansräkningen c) ansvarsfrihet åt styrelsens ledamöter och verkställande direktör. Fastställande av arvoden åt styrelsen och revisor. Val av styrelse och i förekommande fall revisor samt styrelseersättare och lekmannarevisorer. Annat ärende som ankommer på bolagsstämman enligt aktiebolagslagen eller bolagsordningen. 11 Bolagsstämmans kompetens Beslut i följande frågor ska alltid fattas av stämman: Fastställande av strategiska styrdokument för bolaget med strategiska mål Bildande av bolag Köp eller försäljning av bolag eller andel i sådant Beslut i annat ärende av principiell betydelse eller annars större vikt 12 Firmateckning Styrelsen får bemyndiga två, av styrelseledamot, verkställande direktör eller annan att i förening teckna dess firma. Styrelsen får möjlighet att bemyndiga verkställande direktören och ordföranden, ensam fullmakt att teckna firma för löpande förvaltningsuppgifter. 13 Kommunstyrelsens uppsiktsplikt Kommunstyrelsen i Sunne kommun har rätt att ta del av bolagets handlingar och räkenskaper och i övrigt inspektera/ha uppsikt över bolaget och dess verksamhet. Detta gäller dock endast om det inte finns hinder på grund av författningsreglerad sekretess. 14 Räkenskapsår Bolagets räkenskapsår skall omfatta kalenderår. Page 4 of 7
DNR: KS2017/291/01 3 (3) 15 Närvaro vid bolagsstämma Aktieägarna skall vid bolagsstämmor företrädas av vardera ett ombud, försett med de instruktioner som behövs. Närvaro- och yttranderätt vid bolagsstämmor skall också tillkomma dels kommunstyrelsens ledamöter och dels en företrädare för varje sådant i kommunfullmäktige representerat politiskt parti, som ej är företrätt bland kommunstyrelsens ledamöter. 16 Ändring av bolagsordningen Denna bolagsordning får inte ändras utan godkännande av kommunfullmäktige i Sunne. Page 5 of 7
RAPPORT Datum DNR: KS2017/291/01 2017-09-06 1 (2) Ägardirektiv för Rottneros Park Trädgård AB, org.nr 556707-4827 Ägardirektiv för verksamheten Rottneros Park Trädgård AB (nedan kallat bolaget) antagna av kommunfullmäktige i Sunne kommun den 2017-XX-XX, XX och fastställda av bolagsstämman i bolaget den 2017-XX-XX XX. Bolaget som kommunalt organ Bolaget är organ för kommunal verksamhet. Bolaget skall utföra sin verksamhet så att den långsiktigt bidrar till att främja utveckling och tillväxt inom kommunen. Det innebär bland annat att bolaget skall arbeta efter kommunfullmäktiges fastställda kommunstrategi. Bolaget ägs av Sunne kommun. Bolaget står i sin verksamhet under uppsikt av kommunfullmäktige i egenskap av ägare och av kommunstyrelsen enligt 6 kap. 1 kommunallagen. Bolagets ändamål och syfte Ändamålet med bolagets verksamhet, som till art anges i bolagsordningen, är att inom ramen för den kommunala kompetensen förvalta och utveckla Rottneros Park. Rottneros Park skall erbjuda en experimentell arena i traditionell miljö för trädgårds-, konst- och formgivningsintresserade besökare. Kommunens styrfunktion Förutom genom lag och författning regleras bolagets verksamhet och bolagets förhållande till kommunen genom 1. Gällande bolagsordning 2. Gällande ägardirektiv 3. Av fullmäktige och kommunstyrelsen utfärdade särskilda direktiv 4. Förekommande avtal mellan kommunen och bolaget Kommunfullmäktiges roll Kommunfullmäktiges godkännande ska inhämtas såvitt avser Investering, förvärv eller försäljning av egendom till ett basbelopp överskridande 10 prisbasbelopp Bildande eller förvärv av dotterbolag Planer på ny eller ändrad inriktning av bolagets verksamhet Övriga frågor av principiell beskaffenhet eller av större vikt, t.ex. uppsägning, förändring eller tecknande av arrendeavtal med Stiftelsen Greta och Svante Påhlssons Minne Postadress Besöksadress Telefon Internet och fax Giro och org.nr Sunne kommun Ekonomienheten 0565-160 00 växel www.sunne.se 744-2684 bankgiro 1. Ekonomienheten Kvarngatan 4 0565-16025 direkt anna.engstrom@sunne.se 212000-1843 org.nr 686 80 Sunne Sunne 070-290 Page 29 50 6 mobil of 7 0565-16033 fax
DNR: KS2017/291/01 2 (2) Mål för bolagets verksamhet Bolaget ska eftersträva följande verksamhetsmål: Öka antalet besökare i parken Öka attraktiviteten i parken genom utställningar, mässor och event mm. Kundnöjdhet Personaltrivsel Följa de intensioner och mål som finns angivna i kommunstrategin Ekonomiska mål och krav Bolaget skall årligen arbeta för att uppnå ett positivt resultat. Bolaget ska bedriva sin verksamhet på ett sådant sätt att kostnaderna för verksamheten i huvudsak täcks av inträdesavgifter och övriga intäkter. Bolaget ska eftersträva en god ekonomisk förvaltning. Budget och handlingsprogram Bolaget skall årligen fastställa budget och handlingsprogram för det närmaste räkenskapsåret. Budgeten skall delges kommunstyrelsen enligt tidsplan som bestäms i samråd. Bolagets långsiktiga verksamhetsplanering skall äga rum i samråd med kommunstyrelsen. Kapitalförvaltning Bolaget ska ingå i kommunens koncernkontostruktur hos upphandlad bank och ha rätt diponera checkkredit som beslutas av kommunfullmäktige i årligt budgetbeslut. Genom att ingå i koncernkontostrukturen garanteras bolagets kassaflöde. Vid en eventuell förlust garanterar ägaren att lämna ett villkorat aktieägartillskott som täcker förlusten och som återbetalas av framtida disponibla vinstmedel (kapitaltäckningsgaranti). Mottagna aktieägartillskott ska framgå i not i bolagets årsredovisning. För övrigt ska kapitalförvaltningen följa kommunens gemensamma finanspolicy. Redovisning Bolaget skall hålla kommunstyrelsen väl informerad om sin verksamhet. Det åligger bolaget att till kommunstyrelsen översända Protokoll från bolagsstämman Protokoll från styrelsemöten Bolagets årsredovisning med revisionsberättelse och granskningsrapport Kvartalsrapport om ekonomi och verksamhet Två gånger per år (april och september om inte annat överenskommes) lämna en muntlig och skriftlig rapport till kommunstyrelsen, som omfattar bolagets verksamhet och hur ändamålet och målen är uppfyllda (uppsiktsplikten) Allmänhetens rätt att ta del av bolagets handlingar Allmänheten skall ha rätt att ta del av bolagets handlingar på samma sätt som gäller för kommunala myndigheter. Frågan om utlämning av handlingar avgörs av VD. Vägran att utlämna handling skall på sökandes begäran avgörs av styrelsen. Arbetsordning för styrelse och VD Styrelsen skall utarbeta och anta en arbetsordning för sitt arbete samt upprätta en instruktion för VD och en rapporteringsinstruktion. VD bör delta i av kommunledningen anordnande träffar för verksamhets-/enhetschefer. Page 7 of 7