SVENSK STANDARD SS-ISO 14063:2006 Fastställd/Approved: 2006-09-11 Publicerad/Published: 2006-11-06 Utgåva/Edition: 1 Språk/Language: engelska/english; svenska/swedish ICS: 04.100; 13.020.10 Miljöledning Miljökommunikation Vägledning och exempel (ISO 14063:2006, IDT) Environmental management Environmental communication Guidelines and examples (ISO 14063:2006, IDT)
Upplysningar om sakinnehållet i standarden lämnas av SIS, Swedish Standards Institute, telefon 08-555 520 00. Standarder kan beställas hos SIS Förlag AB som även lämnar allmänna upplysningar om svensk och utländsk standard. Postadress: SIS Förlag AB, 118 80 STOCKHOLM Telefon: 08-555 523 10. Telefax: 08-555 523 11 E-post: sis.sales@sis.se. Internet: www.sis.se
Den internationella standarden ISO 14063:2006 gäller som svensk standard. Detta dokument innehåller den officiella engelska versionen av ISO 14063:2006 med svensk översättning. The International Standard ISO 14063:2006 has the status of a Swedish Standard. This document contains the official English version of ISO 14063:2006 with a Swedish translation.
SS-ISO 14063:2006 (E) Contents Page 1 Scope... 1 2 Terms and definitions... 1 3 Principles of environmental communication... 2 3.1 General... 2 3.2 Principles... 2 4 Environmental communication policy... 3 4.1 Management commitment... 3 4.2 Developing the policy... 3 5 Environmental communication strategy... 4 5.1 General considerations... 4 5.2 Establishing environmental communication objectives... 4 5.3 Identifying interested parties... 5 5.4 Considering resource issues... 6 6 Environmental communication activities... 6 6.1 Planning an environmental communication activity... 6 6.2 Selecting environmental communication content, approaches and tools... 11 6.3 Performing an environmental communication activity... 19 6.4 Evaluating environmental communication... 21 6.5 Conducting management review and planning revisions... 22 Annex A (informative) Reference table within the ISO 14000 series... 23 Bibliography... 26 iii
SS-ISO 14063:2006 (Sv) Innehåll Förord... iv Orientering... v 1 Omfattning... 1 2 Termer och definitioner... 1 3 Miljökommunikationsprinciper... 2 3.1 Allmänt... 2 3.2 Principer... 2 4 Miljökommunikationspolicy... 3 4.1 Ledningens åtagande... 3 4.2 Utarbeta policyn... 3 5 Miljökommunikationsstrategi... 4 5.1 Allmänna överväganden... 4 5.2 Upprätta övergripande miljökommunikationsmål... 4 5.3 Identifiera intressenter... 5 5.4 Ta hänsyn till resursfrågor... 6 6 Miljökommunikationsaktiviteter... 6 6.1 Planera en miljökommunikationsaktivitet... 6 6.2 Välja miljökommunikationens innehåll, angreppssätt och verktyg... 11 6.3 Utföra en miljökommunikationsaktivitet... 19 6.4 Att utvärdera miljökommunikation... 21 6.5 Genomföra ledningens genomgång och planera förändringar... 22 Bilaga A (informativ) Referenstabell inom ISO 14000-serien... 23 Litteraturförteckning... 26 Sida iii
SS-ISO 14063:2006 (E) Foreword ISO (the International Organization for Standardization) is a worldwide federation of national standards bodies (ISO member bodies). The work of preparing International Standards is normally carried out through ISO technical committees. Each member body interested in a subject for which a technical committee has been established has the right to be represented on that committee. International organizations, governmental and non-governmental, in liaison with ISO, also take part in the work. ISO collaborates closely with the International Electrotechnical Commission (IEC) on all matters of electrotechnical standardization. International Standards are drafted in accordance with the rules given in the ISO/IEC Directives, Part 2. The main task of technical committees is to prepare International Standards. Draft International Standards adopted by the technical committees are circulated to the member bodies for voting. Publication as an International Standard requires approval by at least 75 % of the member bodies casting a vote. Attention is drawn to the possibility that some of the elements of this document may be the subject of patent rights. ISO shall not be held responsible for identifying any or all such patent rights. ISO 14063 was prepared by Technical Committee ISO/TC 207, Environmental management. iv
SS-ISO 14063:2006 (Sv) Förord ISO (Internationella Standardiseringsorganisationen) är en världsomfattande sammanslutning av nationella standardiseringsorgan (ISO-medlemmar). Utarbetandet av internationella standarder görs normalt inom ISO:s tekniska kommittéer. Varje medlem som är intresserad av ett ämnesområde för vilken en teknisk kommitté finns inrättad har rätt att vara representerad i denna kommitté. Internationella organisationer, statliga såväl som icke-statliga, som har samarbete med ISO, deltar också i arbetet. ISO har ett nära samarbete med International Electrotechnical Commission (IEC) i alla ärenden som rör elektroteknisk standardisering. Internationella standarder utarbetas enligt de riktlinjer som anges i ISO/IEC: s direktiv, del 2. De tekniska kommittéernas främsta uppgift är att utarbeta internationella standarder. Förslag till internationell standard (DIS) som antagits av de tekniska kommittéerna sänds till medlemmarna för omröstning. Publicering som internationell standard kräver godkännande av minst 75 % av röstande medlemmar. Möjligheten att vissa avsnitt i denna standard kan omfattas av patenträttigheter, bör uppmärksammas. ISO fråntar sig skyldigheten att identifiera några eller alla sådana patenträttigheter. ISO 14063 har utformats av den tekniska kommittén ISO/TC 207, Environmental management, arbetsgrupp 4, Environmental communication. iv
SS-ISO 14063:2006 (E) Introduction 0.1 Over the past two decades, communication on environmental values, actions and performance has become an essential activity of organizations, because of increased public concern and interest, and governmental activities related to the environment. Organizations all over the world are increasingly confronted with the need to express their views, and present and explain the environmental implications of their activities, products and services. There is also a growing need to listen to interested parties, and incorporate their views and requirements as part of environmental communication. Organizations have a need to obtain and provide information about and respond to environmental issues, concerns and programmes. This is influenced by factors such as the organization's geographic location and distribution, size and types of activities. Motivations for communication can include the following: the interest of the organization to share information on its environmental practices; a request for information by employees or investors, a government agency, a community group, a customer or supplier, or any other interested party; the need to discuss with interested parties, especially with target groups, a proposed action of the organization, such as expansion of an existing facility, or siting of a new facility, or the introduction of a new product or service; environmental risk management; a regulatory requirement; response to complaints from interested parties; the increasing importance of addressing environmental issues. Environmental communication is the process of sharing information to build trust, credibility and partnerships, to raise awareness, and to use in decision making. The processes used and the content of environmental communication will vary with the objectives and circumstances of the organization and should be built on substantive information. 0.2 Environmental communication is broader than environmental reporting. It has many purposes and takes many forms. Environmental communication can be ad hoc or planned. An example of ad hoc communication occurs when a facility manager attends a community event and answers questions. Planned communication can cover the range from limited to full participation of interested parties as shown below. a) One-way communication occurs when the organization distributes information, for example when an organization issues an environmental report with no opportunity for questions or discussion. b) Two-way communication occurs with an exchange of information and ideas among the organization and interested parties. c) In participatory decision-making, including effective feedback that affects the organization and/or the local community, an organization collaborates with interested parties. 0.3 Engagement with interested parties provides an opportunity for an organization to learn their issues and concerns; it can lead to knowledge being gained by both sides and can influence opinions and perceptions. When properly done, any particular approach can be successful and satisfy the needs of the organization and interested parties. In some cases, understanding the communication pattern/behaviour of each interested party (or target group) is also important in environmental communications. The most effective environmental communication process involves ongoing contact by the organization with internal and external interested parties, as part of the organization s overall communications strategy. v
SS-ISO 14063:2006 (Sv) Orientering 0.1 Under de senaste två decennierna har kommunikation om miljö och dess värderingar, åtgärder och prestanda kommit att bli en central del av organisationers verksamhet, mot bakgrund av allmänhetens ökade insikt och intresse samt statliga åtgärder inom miljöområdet. Organisationer över hela världen möter ett allt större behov av att uttrycka sina åsikter, samt att presentera och förklara vad deras verksamhet, produkter och tjänster får för påverkan för miljön. Det finns även ett växande behov av att lyssna på intressenter och ta hänsyn till deras åsikter och krav i miljökommunikationen. Organisationer har ett behov av att samla in och tillhandahålla information om och svara på frågor, åsikter och handlingsplaner om miljön. Detta påverkas av faktorer som organisationens geografiska läge och utbredning, storlek och typ av verksamhet. Motiv för kommunikation kan vara följande: organisationens intresse av att sprida information om sina miljöaktiviteter, en förfrågan om information från anställda eller investerare, en myndighet, en samhällsgrupp, en kund eller leverantör eller någon annan intressent, behovet av att föra en diskussion med intressenter, särskilt med målgrupper, om en åtgärd som organisationen har föreslagit, exempelvis utvidgning av en befintlig anläggning, eller uppförande av en ny anläggning eller introduktion av en ny produkt eller tjänst, hantering av miljörisker, ett lagkrav, svar på klagomål från intressenter, den allt större betydelsen av att miljöfrågor beaktas. Miljökommunikation är en process för att sprida information i syfte att skapa förtroende, trovärdighet och partnerskap, för att öka medvetenheten och för att användas i beslutsfattandet. Den process som används och innehållet i miljökommunikationen varierar beroende på organisationens övergripande mål och förutsättningar och bör baseras på fakta. 0.2 Miljökommunikation omfattar mer än miljöredovisning. Den har många syften och tar sig många uttryck. Miljökommunikationen kan vara tillfällig eller planerad. Ett exempel på tillfällig kommunikation är när en platschef deltar i ett evenemang i närsamhället och besvarar frågor. Planerad kommunikation kan omfatta allt från begränsat till fullt deltagande från intressenternas sida på det sätt som visas nedan. a) Envägskommunikation sker när organisationen lämnar ut information, exempelvis när en organisation ger ut en miljöredovisning, utan möjlighet till frågor eller diskussion. b) Tvåvägskommunikation sker vid utbyte av information och idéer mellan organisationen och intressenter. c) Vid gemensamt beslutsfattande samarbetar organisationen med intressenter. Detta innefattar en verksam återkoppling som kan påverka organisationen och/eller närsamhället. 0.3 Genom att engagera intressenter får organisationen en möjlighet att få kunskap om deras viktiga frågor och åsikter. Detta kan leda till att båda sidor får större kunskap och kan påverka opinioner och uppfattningar. Rätt utförd kan varje enskild strategi vara framgångsrik och tillfredsställa organisationens och intressenternas behov. Ibland är det också viktigt att vid miljökommunikation förstå varje intressents (eller målgrupps) kommunikationsmönster och -beteende. Den effektivaste miljökommunikationsprocessen omfattar löpande kontakt mellan organisationen och interna och externa intressenter, som en del av organisationens övergripande kommunikationsstrategi. v
SS-ISO 14063:2006 (E) Figure 1 shows the interrelationships and flow of environmental communication. NOTE 1 Titles in bold and numbered refer to the clauses in this International Standard. NOTE 2 Dotted line arrows indicate the environmental communication system relationship with other elements of the organization; full arrows indicate the interrelationship within the environmental communication system. NOTE 3 Shading indicates the scope of the environmental communication system; darker shading indicates the overlap of the environmental communication system with the organization. Figure 1 Environmental communication 0.4 Environmental communication often results in many benefits, such as assisting interested parties in understanding an organization's environmental commitments, policies and performance, providing inputs/suggestions for improving the environmental performance of an organization s activities, products and services, and progress toward sustainability, improving understanding of interested parties needs and concerns to foster trust and dialogue, promoting an organization's environmental credentials, achievements and performance, vi
SS-ISO 14063:2006 (Sv) Figur 1 visar miljökommunikationens inbördes förhållanden och flöde. ORGANISATION Andra principer, policyer och strategier Miljöpolicy ISO 14063 Miljökommunikationspolicy (avsnitt 4) Intressenter Miljökommunikationsstrategi (avsnitt 5) Upprätta övergripande mål Identifiera ntressenter Ta hänsyn till resursfrågor Miljökommunikationsaktiviteter (avsnitt 6) Miljökommunikationsprinciper - (avsnitt 3) Målgrupper Planera situationsanalys upprätta detaljerade mål välja målgrupper definiera geografisk omfattning identifiera information Välja tillvägagångssätt och verktyg definiera ansvar & delaktighet härleda information från intressenter planera för kriser & nödlägen Utföra samla in och utvärdera data bedriva kommunikationsaktiviteter dokumentera och svara och reagera på feedback Utvärdera Genomföra ledningens genomgång och planera revideringar ANM. 1 Numrerade rubriker i fetstil hänvisar till avsnitt i denna internationella standard. ANM. 2 Pilar i slutet av prickade linjer anger miljökommunikationssystemets förhållande till andra delar av organisationen. Pilar i slutet av heldragna linjer anger förhållandet inom miljökommunikationssystemet. ANM. 3 Skuggade partier anger miljökommunikationssystemets omfattning. Mörkt skuggade partier anger de ställen där miljökommunikationssystemet och organisationen överlappar. Figur 1 Miljökommunikation 0.4 Miljökommunikation medför ofta många fördelar, exempelvis: hjälp för intressenter att förstå en organisations miljöåtaganden, miljöpolicy och miljöprestanda, synpunkter och förslag för att förbättra miljöprestandan i en organisations aktiviteter, produkter och tjänster och framsteg på vägen mot hållbarhet, bättre förståelse för intressenters behov och synpunkter så att förtroende och dialog främjas, främjande av en organisations miljöanseende, vad man åstadkommit inom miljöområdet och dess miljöprestanda, vi