TJÄNSTESKRIVELSE 2015-04-15 Kommunstyrelsen Anders Sloma Utredare Telefon 08 555 014 48 anders.sloma@nykvarn.se Nykvarns Kommun KS/2015:146 Bolagspolicy för Förvaltningens förslag till beslut Kommunstyrelsen beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta att fastställa bolagspolicyn för Nykvarns kommun. Sammanfattning av ärendet Förvaltningen har fått i uppdrag att göra en översyn av kommunens styrdokument som berör kommunens majoritetsägda bolag. TJÄNSTESKRIVELSE I detta ärende lämnas ett förslag till ny bolagspolicy (tidigare företagspolicy). I bolagspolicyn tydliggörs bl a rollfördelningen och med vilka instrument kommunen styr och följer upp sina majoritetsägda bolag. Beslutsunderlag Tjänsteskrivelse 2015-04-15 Tidigare styrdokument bl a kommunens företagspolicy Ärendet Förvaltningen har fått i uppdrag att göra en översyn av kommunens styrdokument som berör kommunens majoritetsägda bolag. Syftet har varit att uppdatera dokumenten samt att åstadkomma enhetlighet mellan de olika dokumenten. Vidare har syftet varit att åstadkomma en tydlighet i vilka principer som ska finnas i vilket dokument. Bolagspolicyn är det mest övergripande dokumentet för kommunens ägarroll och styrning av den verksamhet som organiserats i aktiebolag. För den direkta styrningen av aktiebolagen finns därutöver bl a bolagsordningar och ägardirektiv. Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 1(2)
För styrelsens och VD:s direkta arbetsuppgifter ska styrelsen årligen besluta om en arbetsordning och VD-instruktion. Bolagsordningarna och ägardirektiven är också föremål för översyn och nya förslag presenteras i separata ärenden till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige. Den föreslagna bolagspolicyn ersätter den företagspolicy som kommunfullmäktige fastställde i beslut 2009 ( 95/2009; KS 2009:243). I bolagspolicyn beskrivs ägaridéen, dvs syftet med varför kommunen bedriver viss verksamhet i bolagsform. Här beskrivs också de kommunala beslutsorganens roller i ägandet av bolag. I bolagspolicyn klargörs också vilka former för ägarstyrning som används och vilka principer som är gemensamma för alla majoritetsägda bolag i kommunens ägo. Ekonomiska konsekvenser Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser TJÄNSTESKRIVELSE Ola Edström Kommundirektör Thomas Jansson Kanslichef Beslutet expedieras till Akten Kommunfullmäktige Nykvarns Kommunkoncern AB AB Nykvarnsbostäder Kanslichefen Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 2(2)
NYKVARNS KOMMUNKONCERN AB 2011-02-25 1 Verkställande Direktör - instruktion Ikraftträdande Denna instruktion har beslutats av styrelsen 2011-02-25. Instruktionen gäller tills vidare. Verkställande direktörens uppgifter (utdrag ur ABL 8:e kap. 25) Den verkställande direktören skall sköta den löpande förvaltningen enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar. Den verkställande direktören får dessutom utan styrelsens bemyndigande vidta åtgärder som med hänsyn till omfattningen och arten av bolagets verksamhet är av ovanlig beskaffenhet eller stor betydelse, om styrelsens beslut inte kan avvaktas utan väsentlig olägenhet för bolagets verksamhet. I sådana fall skall styrelsen så snart som möjligt underrättas om åtgärden. Den verkställande direktören skall vidta de åtgärder som är nödvändiga för att bolagets bokföring skall fullgöras i överstämmelse med lag och för att medelsförvaltning skall skötas på ett betryggande sätt. Ansvar, skyldigheter och befogenheter för verkställande direktören Löpande förvaltning VD har att handha den löpande förvaltningen i bolaget inom ramen för fastställd budget. VD har rätt att inom ramen för sin behörighet delegera beslutanderätt till annan befattningshavare inom bolagskoncernen eller kommunen. Styrelsesammanträden VD skall förbereda, skicka kallelse och agenda, i samråd med ordförande till styrelsesammanträden, minst 7 dagar i förväg och medverka vid styrelsesammanträden enligt gällande allmänna ordning och de särskilda anvisningar som styrelsen kan komma att ge. Om styrelsens beslut eller styrelsens intentioner inte kan fullföljas enligt plan, skall VD utan dröjsmål informera styrelsen och om möjligt ange lämpliga åtgärder. Organisation Styrelsen svarar för bolagets organisation och förvaltning av bolagets angelägenheter. (utdrag ur ABL 8:e kap. 3).
NYKVARNS KOMMUNKONCERN AB 2011-02-25 2 Verkställande Direktör - instruktion VD skall inom ramar som styrelsen kan ha beslutat tillse att bolagets verksamhet är organiserad så att den tillgodoser uppställda mål, krav på effektivitet och har en ändamålsenlig struktur. Ledarskap VD skall genom sitt ledarskap, arbetsformer och engagemang, stimulera och motivera personalen i koncernen till goda och utvecklande arbetsinsatser. Personal VD beslutar om anställningsvillkor och andra förmåner för berörd person inom antagen budget. Redovisning och rapportering Kommunkoncernens olika delar skall redovisas och rapporteras så att mätning och uppföljning av resultat mot budget och planer kan äga rum fortlöpande. VD skall tillse att koncernens verksamhet fortlöpande rapporteras till styrelsen enligt gällande policys och rapportinstruktioner. Rutinerna för redovisning, rapportering och intern kontroll skall utformas och tillämpas så att styrelsens krav på rapportering och information tillgodoses. Budget, planer VD skall tillse att budgetar och planer för bolagets verksamhet utarbetas enligt upprättad årsplan för rapportering för styrelsens ställningstagande och beslut. Fullmakt, attest VD ansvarar för att erforderliga kontrollsystem finns inom bolaget. Attestinstruktionen fastställs av VD inom ramen för av styrelsen träffat beslut. VD skall tillse att bolagets attestinstruktion är aktuell och tillämpas. För VD,s egna kostnader gäller vad som anges i attestinstruktionen. Delårsrapport Styrelsen har delegerat undertecknandet av delårsrapporten till VD
NYKVARNS KOMMUNKONCERN AB 2011-02-25 3 Verkställande Direktör - instruktion Övrigt Vid händelse och förhållanden som inte täcks av denna instruktion gäller att VD skall tillämpa följande principiella förhållningssätt: VD skall i frågor av principiell karaktär för bolaget aktivt initiera de åtgärder som krävs för att bolagets intressen tillgodoses på bästa sätt när beslut av styrelsen/styrelsens ordförande inte kan avvaktas. VD skall i sådana fall därefter snarast informera styrelsen. Styrelsen Nykvarns Kommunkoncern AB Ann Johansson Göran Nygren Barbro Eriksson Ordförande Vice ordförande Ledamot
NYKVARNS KOMMUNKONCERN AB 2011-02-25 Arbetsordning för styrelsen 1 Gäller från den 15 mars 2011 den 15 mars 2012 1a) Styrelsens uppgifter enligt (ABL) Styrelsen svarar för bolagets organisation och förvaltning av bolagets angelägenheter. Styrelsen skall se till att bolagets organisation är utformad så att bokföring, medelsförvaltning och bolagets ekonomiska förhållanden i övrigt kontrolleras på ett betryggande sätt. Styrelsen skall i skriftliga instruktioner ange arbetsfördelningen mellan styrelsen och den verkställande direktören. Omarbetas: Styrelsen skall fortlöpande bedöma bolagets ekonomiska situation. Styrelsen skall meddela skriftliga instruktioner för när och hur sådana uppgifter behövs för styrelsens bedömning, skall samlas in och rapporteras till styrelsen. Styrelsen skall årligen fastställa en skriftlig arbetsordning för sitt arbete. 1 b) Styrelsens uppgifter enligt bolagsordning/ägardirektiv/företagspolicy Styrelsen skall se till att samordning och ett optimalt resursutnyttjande sker inom Nykvarns Kommunkoncern AB. (Se bilaga 1) Ägardirektiv Nykvarns Kommunkoncern AB, Upprättat KF 95 2009-10-22. Fastställd av bolagsstämman 2010-12-22. 2 Styrelseordförandes uppgifter Ordföranden skall leda styrelsens arbete och bevaka att styrelsen fullgör de uppgifter som ankommer på den. Ordföranden skall se till att styrelsearbete bedrivs på ett ordnat och rationellt sätt. Ordföranden skall se till att sammanträden hålls när det behövs. Ordföranden skall se till att kalla till sammanträden om en styrelseledamot eller den verkställande direktören begär det. Ordföranden skall se till att samtliga ledamöter bereds tillfälle att delta i ärendenas behandling och att samtliga ledamöter erhåller tillfredsställande beslutsunderlag. Ordföranden skall kontinuerligt följaktligen även mellan sammanträdena i erforderlig omfattning lämna ledamöterna upplysningar rörande bolagets förhållanden, verksamhetens gång och viktiga händelser. Ordföranden skall bevaka att styrelsens beslut verkställs och på vilket sätt detta sker. Ordföranden skall i samråd med VD se till att nya styrelsemedlemmar och ersättare introduceras i styrelsens arbete och bolagets verksamhet.
NYKVARNS KOMMUNKONCERN AB 2011-02-25 Arbetsordning för styrelsen 2 3 Styrelseersättarens uppgifter Styrelseersättare skall erhålla kallelse och föredragningslista till styrelsemöten samt ärendehandlingar. Styrelseersättare tjänstgör när ordinarie ledamot inte är närvarande. 4 Verkställande direktörens uppgifter Styrelsen har utfärdat särskild instruktion (VD-instruktion). VD har att informera om det aktuella läget i bolaget samt om den löpande förvaltningen. 5 Ägardirektiv Styrelsen har att verka utifrån gällande ägardirektiv. (Se 1 b) 6 Styrelsesammanträden Styrelsen skall sammanträda minst sex gånger per år. 7 Kallelse till sammanträden Kallelse till styrelsemöte skall normalt ske minst sju dagar i förväg. Kallelse sker genom ordförande och VD s försorg. Till kallelsen skall fogas dagordning och beslutsunderlag. 8 Dagordning Mötets öppnande Val av justerare Tid och plats för justering Fastställande av dagordning Protokoll från föregående möte Information från VD Ekonomisk rapportering Protokoll från sammanträden i dotterbolagen Beslutsärenden Anmälningar information rapporter Balanslista Övriga frågor Avslutning 9 Beredning av ärenden Ärendena bereds av VD och ordföranden samt vice ordförande i samråd eller av den eller de dessa bestämmer. Beredningen skall genomföras på sådant sätt att beslutsunderlag hinner, färdigställas inom tid som anges i 7.
NYKVARNS KOMMUNKONCERN AB 2011-02-25 Arbetsordning för styrelsen 3 I beslutsunderlaget som ledamöterna tillställs, enligt 7 skall ärendet redovisas. Det skall framgå vilka problem och risker som kan finnas, vilka handlings alternativ som står till buds och konsekvenserna av dessa samt ett förslag till beslut. 10 Styrelseprotokoll Protokoll från styrelsemöte skall utöver fattade beslut innehålla kort redogörelser för ärendenas behandling. Styrelsen skall utse en sekreterare som för protokoll. Protokollet justeras av ordförande och en ledamot utsedd av styrelsen. Protokollet skall tillställas ledamöter och ersättare senast två veckor efter sammanträdet. Styrelseledamöterna och den verkställande direktören har rätt att få en avvikande mening antecknad till protokollet. Protokoll skall föras i nummerföljd med löpande paragrafnummer för varje år. Protokollen skall genom VD s försorg förvaras brandsäkert. 11 Verkställande direktörens anställningsvillkor Styrelsens ordförande är inför styrelsen ansvarig för att fastställa och revidera VD s lön och övriga anställningsvillkor. Efter förändring av lön och eller villkor har ordföranden att redovisa detta inför styrelsen. 13 Budget och verksamhetsplaner Styrelsen har att årligen godkänna mål och budget för Nykvarns Kommunkoncern AB. 14 Offentlighet och sekretess Bolaget omfattas av bestämmelserna i 1 kap. 9 sekretesslagen. Detta innebär att vad som föreskrivs i tryckfrihetsförordningen om rätt att ta del av handlingar gäller i bolaget samt att bolaget jämställs med myndighet vid tillämpning av sekretesslagen. Dessa bestämmelser avser allmänhetens rätt att ta del av uppgifter i allmänna handlingar hos bolaget. Härutöver erinras styrelsens ledamöter och ersättare om sin tystnads- och lojalitetsplikt som följer av aktiebolagslagen.
Styrdokument* kommunala bolag - Nykvarns kommun 2015-07-28 Dokument Huvudsakligt innehåll Beslutas av När Kommunens syfte med att driva verksamhet i bolagsform Bolagspolicy Kommunens roll som ägare Kommunfullmäktige Vid behov av förändring Gemensamma principer Val av representanter i bolagen Ändamål och föremål för verksamheten Aktiekapital Bolagsordning Formalia kring bolagets styrelse och Kommunfullmäktige Vid behov av förändring övriga representanter Formalia kring bolags och - årsstämma Förhållningssätt mot ägaren o i koncernen Verksamhets- och ekonomiska direktiv Ägardirektiv Information, samråd och underställ- Kommunfullmäktige Vid behov av förändring ningsplikt Bekräftas av bolagsstämma Ägarfrågor som inte täcks in Kommunfullmäktige av ordinarie ägardirektiv i fråga om org eller verks. Särskilt ägardirektiv NKK Vid behov operativa o administrativa frågor Bekräftas av bolagsstämma Styrelsens och ordförandens uppgifter Arbetsordning Formalia kring sammanträden Bolagets styrelse Prövas årligen styrelse Instruktion och riktlinjer för VD:s arbete VD-instruktion Bolagets styrelse Prövas årligen * styrdokument förekommer också i form av budgetdirektiv, gemensamma policydokument och i förekommande fall aktieägaravtal.
Styrdokument* kommunala bolag - Nykvarns kommun 2015-07-28 Dokument Huvudsakligt innehåll Beslutas av När Regleras i Kommunens syfte med att driva verksamhet i bolagsform Bolagspolicy Kommunens roll som ägare Kommunfullmäktige Vid behov av förändring Gemensamma principer Val av representanter i bolagen Ändamål och föremål för verksamheten Aktiekapital Bolagsordning Formalia kring bolagets styrelse och Kommunfullmäktige Vid behov av förändring övriga representanter Formalia kring bolags och - årsstämma Förhållningssätt mot ägaren o i koncernen Verksamhets- och ekonomiska direktiv Ägardirektiv Information, samråd och underställ- Kommunfullmäktige Vid behov av förändring ningsplikt Bekräftas av bolagsstämma Aktibolagslagen och Kommunallagen Kommunens bolagspolicy Ägarfrågor som inte täcks in Kommunfullmäktige Kommunens bolagspolicy av ordinarie ägardirektiv i fråga om org eller verks. Särskilt ägardirektiv NKK Vid behov operativa o administrativa frågor Bekräftas av bolagsstämma Aktieägaravtal Reglerar förhållandet mellan delägare Kommunfullmäktige Vid behov av förändring Kommunens bolagspolicy i bolag med flera aktieägare Budgetdirektiv Anger mål, inriktning och resultatkrav Kommunfullmäktige Utfärdas årligen Kommunens bolagspolicy för bolagets verksamhet Anger hur sämmoombudet ska rösta Kommunfullmäktige Utfärdas inför bolagsstämmkommunens bolagspolicy Instruktion till på bolagsstämman i frågor av större vikt stämmoombud Kommunstyrelsen i övriga frågor Kommun- Ger direktiv för agerande och Kommunfullmäktige Vid behov av förändring Kommunens bolagspolicy gemensamma förhållningssätt i gemensamt angelägna policies frågor inom kommunen och dess bolag Aktiebok Förteckning över aktier Bolagets styrelse Vid förändring och aktieägare i bolaget Aktiebolagslagen Styrelsens och ordförandens uppgifter Arbetsordning Formalia kring sammanträden Bolagets styrelse Prövas årligen styrelse Aktibolagslagen Instruktion och riktlinjer för VD:s arbete VD-instruktion Bolagets styrelse Prövas årligen Aktibolagslagen Instruktioför Instruktion om innehåll i den ekonomiska och tidplan för VD:s rapportering rapportering i ekonomiska frågor till Bolagets styrelse Prövas årligen styrelsen Aktibolagslagen 1
2
3
FÖRETAGSPOLICY Sida nr 1(5) Upprättad KF 95 2009-10-22 Fastställd av bolagsstämman i Nykvarns Kommunkoncern 2011-01-24-. FÖRETAGSPOLICY FÖR NYKVARNS KOMMUN OCH DESS BOLAG 1. Bakgrund Kommunallagen ställer krav på kommunalt inflytande och kontroll över all kommunal verksamhet, även den som ägs och bedrivs i bolagsform. De kommunalt ägda bolagen representerar stora tillgångar som kommunfullmäktige har ett politiskt och ekonomiskt ansvar för vilket erfordrar att man har en löpande uppsikt över bolagens utveckling, resultat och ställning. Det är också viktigt att skapa likartade och goda förutsättningar för de verksamheter som Nykvarns kommun äger och förvaltar oavsett den juridiska formen. Detta innebär att man måste utveckla och kommunicera en klar och tydlig bild av varför man äger bolaget och hur man vill att det ska utvecklas. Genom att använda och utveckla de formella styrinstrumenten, såsom bland annat företagspolicy och ägardirektiv, kan man i dialog med bolagets ledning lägga grunden för en kultur som gör det möjligt att styra och följa upp att verksamheten i bolagen utvecklas i önskad riktning. 2. Syfte Syftet med företagspolicyn är dels att förtydliga det gemensamma regelverket för att utveckla den kommunala verksamheten och att fastslå rollfördelningen mellan kommunen som ägare och bolagen, dels att tydliggöra styrelsens roll och ansvar i bolagen. 3. Bolagsformen Målet är att bolagen skall bedriva sin verksamhet ekonomiskt självbärande utan kommunala bidrag. Undantag kan vara bolag där andra skäl än ekonomiska ligger till grund för bolagsformen. 4. Ägarstyrning Kommunen som ägare utövar formellt sin roll gentemot bolagen genom att fastställa bolagsordning för koncernbolaget Nykvarns Kommunkoncern AB formulera ägardirektiv utse styrelse utse revisorer lämna instruktioner för kommunens ombud vid bolagsstämmor fullmäktige ska ta ställning i frågor av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt innan beslut fattas i bolaget Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-postadress Internetadress Nykvarns kommun Centrumvägen 20 08-555 010 00 (vx) 08-555 014 99 kommun@nykvarn.se www.nykvarn.se 155 80 Nykvarn
FÖRETAGSPOLICY Sida nr 2(5) Upprättad KF 95 2009-10-22 Fastställd av bolagsstämman i Nykvarns Kommunkoncern 2011-01-24-. fullmäktiges ledamöter har rätt att ställa interpellation eller fråga till ordförande i kommunalt bolag. Bolagen omfattas av de kommunalrättsliga självkostnads-, likställighets- och lokaliseringsprinciperna om inte verksamheten enligt lag eller praxis är undantagen. Bolagen omfattas undantagslöst av offentlighetsprincipen samt lagen om offentlig upphandling. Därutöver har kommunen även fastställt övergripande direktiv och riktlinjer i olika policys som gäller generellt för kommunens verksamheter. Bolagen ska känna till dessa samt verka för att intentionerna i dessa i tillämpliga delar följs och inarbetas i bolagens egna direktiv och riktlinjer. Som exempel kan nämnas IT-säkerhetspolicy, finanspolicy, likabehandlingsplan, alkohol- och drogpolicy för kommunen samt policy i alkohol- och missbruksfrågor. Det bör särskilt noteras att samtliga bolag där kommunen äger mer än 50 % av aktiekapitalet, liksom dotterbolag till dessa, omfattas av kommunens informationspolicy och att kommunens logotyp ska finnas med på lämplig plats i utåtriktad information i syfte att stärka kommunens identitet och synliggöra kommunen som ägare. 5. Formella styrinstrument Bolagsordning Bolagsordningen lägger grunden för bolagets existens. I den anges vad bolaget skall ägna sig åt, d v s föremålet för bolagets verksamhet, det kommunala ändamålet och ett antal grundläggande regler för aktiekapital, styrelsesammansättning och räkenskapsår samt vilka ärenden som ska förekomma på ordinarie stämma. Direktiv Direktiv som beslutas på bolagsstämman är bindande för bolaget och dess ledning. Företagspolicy och ägardirektiv som är antagna av kommunfullmäktige överlämnas via ombud till bolagsstämman. Ägardirektiven anger riktning, ramar och mål för koncernbolaget med utgångspunkt från det kommunala ändamålet. Syftet med ägardirektiven är att ge övergripande strategiska riktlinjer till bolagets ledning. De generella ägardirektiven skall ha en likartad struktur för samtliga bolag, och det är koncernbolagets uppgift att styra verksamheten i dotterbolagen. Utöver de generella direktiven kan koncernbolaget utfärda specifika direktiv till dotterbolag i särskild fråga. Ägardirektivens struktur och innehåll Verksamhetens mål Det kommunala ändamålet anger varför vi äger bolaget. Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-postadress Internetadress Nykvarns kommun Centrumvägen 20 08-555 010 00 (vx) 08-555 014 99 kommun@nykvarn.se www.nykvarn.se 155 80 Nykvarn
FÖRETAGSPOLICY Sida nr 3(5) Upprättad KF 95 2009-10-22 Fastställd av bolagsstämman i Nykvarns Kommunkoncern 2011-01-24-. Ekonomiska och finansiella direktiv Ekonomiska mål som anger vilken lönsamhet och självfinansieringsgrad bolaget förväntas ha utifrån ägarens krav och förväntningar på bolaget. Avkastningskrav för verksamheten Här anges eventuellt krav på avkastning som ägaren har i förhållande till bolaget. Frågor av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt Frågor som ska vara föremål för KF:s ställningstagande före beslut i bolaget är frågor som är av strategisk och principiell betydelse för den gemensamma utvecklingen i kommunen eller i övrigt bedöms vara av principiell betydelse. Uppföljning av ägardirektiven innebär att bolaget i sin förvaltningsberättelse ska redogöra för hur bolaget utvecklas i förhållande till ägarens intentioner. För bolag som ägs eller där inflytande utövas tillsammans med andra bör man eftersträva att liknande direktiv ges till bolagets ledning ifrån ägarna, detta i en omfattning som är rimlig med hänsyn till andelsförhållanden, verksamhetens art samt omständigheter i övrigt. Detta bör regleras i konsortial- eller aktieägaravtal. Varje bolag skall i sina ägardirektiv ha en konkret beskrivning av ändamålet i bolagsordningen. Detta innebär en formulering av vilka motiv kommunen har som ägare för att bedriva verksamheten, vilka särskilda uppgifter/mål bolaget har att lösa och vilka restriktioner i verksamheten som ägaren vill ange. Ägardirektiven skall vara enkla och tydliga. Direktiven skall dessutom upprättas efter samråd med bolagen för att dessa ska kunna ta ansvar för de uppgifter som lagts på dem. Viktiga inslag i ägarstyrningen är ett aktivt styrelsearbete och förtroende mellan ägaren och av denne utsedda styrelsen. Kommunstyrelsen har ansvar för uppsikten avseende de kommunalt ägda bolagen. Ägardirektiven för koncernbolaget antas av kommunfullmäktige och fastställs därefter på extra eller ordinarie bolagsstämma. Kommunstyrelsen svarar för att direktiv och företagspolicy är aktuella och föreslår eventuella förändringar för beslut i kommunfullmäktige. Som moderbolag i aktiebolagsrättslig koncern svarar koncernbolaget Nykvarns Kommunkoncern AB för att direktiv som gäller moderbolag även gäller för dotterbolag. Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-postadress Internetadress Nykvarns kommun Centrumvägen 20 08-555 010 00 (vx) 08-555 014 99 kommun@nykvarn.se www.nykvarn.se 155 80 Nykvarn
FÖRETAGSPOLICY Sida nr 4(5) Upprättad KF 95 2009-10-22 Fastställd av bolagsstämman i Nykvarns Kommunkoncern 2011-01-24-. 6. Styrelse - styrelsearbetet Det är ägarens ansvar att tillsätta en styrelse med förutsättningar att rätt tillvarata bolagets och ägarens intressen samt att ge styrelsen mandat att aktivt verka inom givna ramar. Kommunfullmäktige kan välja mellan en styrelse med representanter från de politiska partierna eller en styrelse med såväl ledamöter som representerar politiska partier som ledamöter som ytterligare tillför branschkompetens eller annan fackkompetens. Styrelsen bör normalt inte ha några operativa funktioner. Beslut om att utse verkställande direktör i koncernbolaget liksom att fastställa dennes arbetsuppgifter fattas av styrelsen. I normalfallet utövas rollen som VD av kommunchefen inom ramen för ordinarie anställningsförhållanden. Innan förändring av denna ordning beslutas eller vid beslut om större förändring av gällande avtal med VD skall samråd först ske med kommunens personalchef. Styrelserna i bolagen ska upprätta en arbetsordning för sitt arbete. Häri innefattas roll- och ansvarsfördelning mellan styrelse och verkställande direktör samt arbetsformer för styrelsen. I arbetsordningen för styrelsen ingår även att utforma ett årligt program för styrelsearbetet. Styrelsen ska i sin planering beakta kommunens tidplan för rapportering av bokslut, delårsrapport och övrig information som ska lämnas till ägaren. Arvoden och ersättningar till de enskilda styrelseledamöterna ska redovisas i not i årsredovisningen. 7. Kommunstyrelsens insyn och information Bolagets ledning är skyldig att fortlöpande på kommunstyrelsens begäran informera om bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga utveckling. Informationen kan lämnas vid sammanträden som kommunstyrelsen kallar bolagens företrädare till eller skriftligt om så erfordras. Bolagen skall utan anmodan förse kommunen med - protokoll från bolagsstämma - protokoll från styrelsesammanträde - ekonomisk ställning per april och helårsprognos - bolagets delårsrapport och årsredovisning - revisionsberättelser - lekmannarevisorns granskningsrapport Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-postadress Internetadress Nykvarns kommun Centrumvägen 20 08-555 010 00 (vx) 08-555 014 99 kommun@nykvarn.se www.nykvarn.se 155 80 Nykvarn
FÖRETAGSPOLICY Sida nr 5(5) Upprättad KF 95 2009-10-22 Fastställd av bolagsstämman i Nykvarns Kommunkoncern 2011-01-24-. Bolagen är dessutom skyldiga att informera kommunstyrelsen löpande om väsentliga händelser i verksamheten och i frågor som eventuellt kan bli föremål för kommunfullmäktiges ställningstagande innan beslut fattas av bolaget. I ägardirektiven definieras och exemplifieras begreppet "principiell beskaffenhet eller annars av större vikt". Det ankommer på koncernbolagets styrelse och kommunstyrelsen att med beaktande av kommunallagens bestämmelser avgöra om frågan skall tillställas kommunfullmäktige för ställningstagande. 8. Tvister Vid tvister mellan förvaltning och kommunalt bolag eller mellan de kommunala bolagen inbördes, skall parterna genom inbördes förhandlingar söka träffa överenskommelse. Om samförstånd ej uppnås, rekommenderas parterna att utan onödigt dröjsmål hänskjuta frågan till koncernbolaget och slutligen kommunstyrelsen för särskilt förlikningsförfarande. Postadress Besöksadress Telefon Telefax E-postadress Internetadress Nykvarns kommun Centrumvägen 20 08-555 010 00 (vx) 08-555 014 99 kommun@nykvarn.se www.nykvarn.se 155 80 Nykvarn
ABCD Nykvarns kommun Granskning av bolagsdokument Rådgivningsrapport Advisory KPMG AB 2 maj 2016 Antal sidor: 8 Bilagor: 7 Genomgång av styrdokument bolag.docx 2016 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved.
ABCD Innehåll 1. Sammanfattande bedömning 2 2. Uppdraget 2 3. Projektorganisation 2 4. Synpunkter på bolagspolicyn 3 4.1 Tillämpningsområdet avsnitt 2 i dokumentet 3 4.2 Ägarstyrning avsnitt 5 i dokumentet 3 4.3 Styrelse och VD avsnitt 6.1 4 4.4 Förvaltningsberättelse och årsredovisning avsnitt 6.4 4 5. Synpunkter på bolagsordning för Nykvarns Kommunkoncern AB 4 6. Synpunkter på ägardirektivet för Nykvarns Kommunkoncern AB 5 7. Synpunkter på bolagsordning för AB Nykvarnsbostäder 5 8. Synpunkter på ägardirektivet för AB Nykvarnsbostäder 6 9. Synpunkter på Arbetsordning för styrelsen i Nykvarns kommunkoncern AB 6 10. Synpunkter på VD-instruktion för Nykvarns kommunkoncern AB 6 ahsb3vrr.4om.docx 2016 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 1
ABCD 1. Sammanfattande bedömning KPMG har haft i uppdrag att granska och komma med synpunkter på Nykvarns kommuns styrdokument rörande den kommunala bolagskoncernen. Vi bedömer att styrdokumenten i stort sett är välskrivna och harmonierar med varandra såtillvida att de logiskt hänger ihop från den övergripande bolagspolicyn till styrdokument i form av bolagsordningar och ägardirektiv för de enskilda bolagen i koncernen. Några smärre synpunkter har vi dock vilka framgår av kapitel 4 i denna rapport. 2. Uppdraget Kommunstyrelsen i Nykvarns kommun har uppdragit till förvaltningen att uppdatera kommunens styrdokument vad gäller de kommunala bolagen. Kommunens bolagsstruktur är för närvarande ett koncernbolag (Nykvarns Kommunkoncern AB) och därunder ett helägt bostadsbolag (AB Nykvarnsbostäder). De dokument som tagits fram är en ny bolagspolicy samt bolagsordningar och ägardirektiv för de två bolagen. Förvaltningen har även tagit fram förslag till arbetsordning och VD-instruktion för Nykvarns Kommunkoncern AB att utgöra en mall för respektive styrelse när de ska ta fram dessa dokument. Kommunstyrelsen vill nu innan ärendena behandlas och beslutas om politiskt få en ytterligare genomlysning av dokumentens kvalitet utifrån en juridisk synvinkel. En form av second opinion av förvaltningens förslag. Viktiga frågeställningar är då, finns det någon ytterligare juridisk aspekt som bör finnas med i dokumenten och bedöms dokumenten vara tillräckliga för att kunna åstadkomma den styrnings- och uppföljningsprocess som är avsikten med dokumenten. De dokument som ingår i uppdraget är: Bolagspolicy KS 2015:146 Bolagsordning Nykvarns Kommunkoncern AB KS 2015:169 Bolagsordning AB Nykvarnsbostäder KS 2015:170 Ägardirektiv Nykvarns Kommunkoncern AB KS 2015:171 Ägardirektiv AB Nykvarnsbostäder KS 2015:172 Exempel Arbetsordning Nykvarns Kommunkoncern AB Exempel VD-instruktion Nykvarns Kommunkoncern AB 3. Projektorganisation Uppdraget har genomförts av Göran Andersson, Rådgivare och Certifierad kommunal yrkesrevisor. ahsb3vrr.4om.docx 2016 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 2
ABCD 4. Synpunkter på bolagspolicyn Bolagspolicyn för Nykvarns kommun behandlar ägarroll och ägarstyrningsfrågor för kommunens majoritetsägda bolag, såväl nuvarande som framtida. Det är bra att det finns ett separat dokument som beskriver kommunens viljeinriktning med sina bolag, varför man ska bedriva viss verksamhet i bolagsform, hur uppsikten ska skötas, olika aktörers roller m.m. Inte alla kommuner har detta och det brukar vara en återkommande uppmaning från vår sida att ta fram en bolagspolicy i de fall kommunen inte har det. Om man har det är det en bra vägledning i besluten att förlägga viss verksamhet i bolagsform och i utformning av bolagsordning och framför allt ägardirektiv. Några synpunkter på bolagspolicyn vill vi gärna lyfta fram. 4.1 Tillämpningsområdet avsnitt 2 i dokumentet I avsnittet framhävs att principerna för ägarstyrning även så långt möjligt ska gälla minoritetsägda bolag, ekonomiska föreningar, kommunalförbund, stiftelser och andra juridiska personer. I policyn står det så långt möjligt vilket innebär att det såklart finns en medvetenhet om att principerna inte gäller helt och hållet med mindre att det regleras i avtal. Vad som ändå är bra är att bolagspolicyn i detta fall kan tjäna som underlag vid förhandlingar med andra ägare skapa bra styrdokument, rapporteringsrutiner etc. även för gemensamägda bolag. 4.2 Ägarstyrning avsnitt 5 i dokumentet I delavsnittet Ägardirektiv och budgetdirektiv står att kommunfullmäktige fastställer ägardirektiv för verksamheten i de majoritetsägda bolagen. Ägardirektiven ska bekräftas av bolagsstämman för att bli juridiskt bindande för bolagen. Vidare står att kommunfullmäktige fastställer årliga budgetdirektiv som en del i beslutet om Mål och budget med flerårsplan. Budgetdirektiven ska ange mål, inriktning och resultatkrav för bolagets verksamhet både för budgetåret och för ytterligare två år. Vi anser att det är lite kaka på kaka. Mål, inriktning och resultatkrav är sådant som normalt ingår i ägardirektiven. Vi rekommenderar att ägaren årligen se över ägardirektiven som också årligen ska beslutats av fullmäktige och fastställas på bolagsstämman. Vi förstår tanken med att inlemma bolagen i kommunens övriga styrmodell, d.v.s. styrning av nämnder och förvaltningar och detta kan göras via ägardirektiv och rutiner för sammanställd budget och redovisning. Angående avsnittet om ägardialog kan med fördel skrivas in hur de ska ske. Vi rekommenderar att en formell kallelse görs med dagordning och efterföljande protokoll så att dialogen kan följas upp i efterhand. Ofta riskerar ägardialogen mellan fullmäktige och bolagen att bli en ensidig information från bolagen och med en struktur som bolagen bestämmer. Den praktiska ägardialogen är något som hör till kommunstyrelsens uppsikt. Det är bra att bolagen träffar kommunfullmäktige någon gång per år men på samma sätt som vi rekommenderar formella kallelser och protokollförda möten mellan fullmäktige och bolagen bör detta också ske mellan ahsb3vrr.4om.docx 2016 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 3
ABCD bolagen och kommunstyrelsen. Ägardialoger bör ske flera gånger per år mellan kommunstyrelsen och bolagen. 4.3 Styrelse och VD avsnitt 6.1 Bolagsstyrelserna utses av kommunfullmäktige. Vi vill i detta sammanhang framhålla att det inte finns några juridiska hinder att till styrelserna utse även icke förtroendevalda. Vi vill till och med rekommendera ett övervägande att utse branschkunniga personer som komplement till de förtroendevalda styrelserepresentanter som normalt sitter i styrelsen för kommunala bolag. Vi vill också rekommendera att kommunen funderar över eventuella konsekvenser av personunioner. Vanligt är att kommundirektör/-chef eller motsvarande utses till VD i moderbolaget och att kommunstyrelsens ordförande utses till ordförande i moderbolaget. Det gäller att här hålla isär rollerna. Kommunstyrelsen har lagstadgad uppsiktsplikt och i denna är bland annat ägardialogen ett viktigt instrument. Vid en personunion av ordförande i ett av bolagen och ordförande i kommunstyrelsen hamnar man i ett läge där man utövar uppsikt över sig själv. 4.4 Förvaltningsberättelse och årsredovisning avsnitt 6.4 Formuleringen Kommunstyrelsen överlämnar efter beredning dessa handlingar till kommunfullmäktige för godkännande är inte korrekt. Förvaltningsberättelse och årsredovisning ska fastställas på bolagets årsstämma och ska inte godkännas av fullmäktige. Om kommunfullmäktiges representanter på bolagsstämman har något att invända emot vad gäller förvaltningsberättelse och årsredovisning ska detta framföras på bolagsstämman via ägarombudet som har att följa sina instruktioner från ägaren. I övrigt är det bra att fullmäktige får information och formuleringen bör istället vara Kommunstyrelsen överlämnar efter beredning dessa handlingar till kommunfullmäktige för information. 5. Synpunkter på bolagsordning för Nykvarns Kommunkoncern AB En bolagsordning för ett kommunalt ägt bolag ska vara utformad efter de regler som kommunallagen och aktiebolagslagen föreskriver. Av kommunallagens 3 kap 16-18 framgår vad som gäller kommunalt ägda bolag. 17 säger att om en kommun eller ett landsting med stöd av 16 lämnar över vården av en kommunal angelägenhet till ett helägt kommunalt bolag, ska fullmäktige 1. Fastställa det kommunala ändamålet med verksamheten 2. Se till att det fastställda kommunala ändamålet och de kommunala befogenheterna som utgör ram för verksamheten anges i bolagsordningen 3. Utse samtliga styrelseledamöter ahsb3vrr.4om.docx 2016 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 4
ABCD 4. Se till att det anges i bolagsordningen att fullmäktige får ta ställning innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas 5. Utse minst en lekmannarevisor och 6. Se till att bolaget ger allmänheten insyn i den verksamhet som genom avtal lämnas över till privata utförare (Lag 2014:573) Det som specifikt ska anges i bolagsordningen är ändamål, befogenheterna samt att fullmäktige ska få ta ställningen innan sådana beslut i verksamheten som är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt fattas. Dessa krav uppfylls i bolagsordningen. I bolagsordningen för Nykvarns Kommunkoncern AB anges dessutom att styrelsen ska utses av kommunfullmäktige samt att fullmäktige utser lekmannarevisor. Det är inte ett krav att detta ska stå i bolagsordningen men det är bra att det gör det. Då övriga punkter enligt KL 3 kap 17 är inskrivna i bolagsordningen kan lika gärna även den sista punkten (punkt 6) skrivas in. Fullmäktige ska enligt lagen se till att bolaget ger allmänheten insyn i den verksamhet som genom avtal lämnas över till privata utförare (Lag 2014:573). Någonstans måste detta regleras och kan då lika bra regleras genom att skrivas in i bolagsordningen. Angående förteckningen av ärenden på årsstämman kan med fördel fastställande av ägardirektiv läggas till. Ägardirektiven bör fastställas årligen oavsett om de revideras eller inte. Om inte annat för att aktualisera dem. Detta är dock inget krav. Generella ägardirektiv gäller tillsvidare. 6. Synpunkter på ägardirektivet för Nykvarns Kommunkoncern AB Då det för närvarande endast finns ett dotterbolag i koncernen och att det bolaget är ett allmännyttigt kommunalt bostadsaktiebolag noterar vi särskilt att utdelningsbegränsningar som rör detta bolag och som regleras av Lag (2010:879) om allmännyttiga kommunala bostadsaktiebolag har beaktats i avsnitt 3.3. Gällande underställningsplikt och samråd (avsnitt 6) kan punkten a) större strategiska investeringar och dess finansiering med fördel konkretiseras. Vem avgör vad som är en större strategisk investering och därmed att frågan ska lyftas i fullmäktige? Kan man hitta någon konkretisering vore det bra t.ex. i form av beloppsgränser. Frågan är måhända hypotetisk då Nykvarns Kommunkoncern AB inte är ett operativt bolag och knappast kommer att göra några fysiska investeringar. Bolaget äger och förvaltar aktier och en eventuell investering i aktier är i alla fall reglerat under punkten 4 Underställningsplikt och samråd i ägardirektivet. ahsb3vrr.4om.docx 2016 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 5
ABCD 7. Synpunkter på bolagsordning för AB Nykvarnsbostäder De synpunkter vi har om bolagsordningen för Nykvarns kommunkoncern AB är desamma som vi har om bolagsordningen för AB Nykvarnsbostäder. 8. Synpunkter på ägardirektivet för AB Nykvarnsbostäder I punkten 1.6 står att NYBO ska biträda kommunförvaltningen i upprättandet av planer för krisberedskap. NYBO ska förutom fastighetsförvaltning även driva viktiga samhällsfunktioner som vatten- och avloppsverksamhet, gator, vägar etc. Därför är det rimligt att bolaget, som det står, biträder kommunförvaltningen i att ta fram planer. Under punkten 4, underställningsplikt och samråd anser vi att större strategiska investeringar och dess finansiering och större förvärv eller försäljning av fast egendom med fördel och för tydlighetens skull kan konkretiseras med beloppsgränser. 9. Synpunkter på Arbetsordning för styrelsen i Nykvarns kommunkoncern AB Vår bedömning är att Arbetsordning för styrelsen i Nykvarns kommunkoncern AB är ändamålsenlig. 10. Synpunkter på VD-instruktion för Nykvarns kommunkoncern AB VD-instruktionen är allmänt hållen anser vi. Ibland förekommer det en särskild rapporteringsinstruktion som en del av VD-instruktionen. Där framgår vad och på vilket sätt som VD ska rapportera till styrelsen vid varje styrelsesammanträde. Vår erfarenhet är att dokumentationen kring styrelsesammanträden generellt är svag och rapporteringen ofta ad-hoc. Å andra sidan åligger det styrelsen via sin arbetsordning att se till att bolagets organisation är utformad så att bokföringen, medelsförvaltning och bolagets ekonomiska förhållanden i övrigt kan kontrolleras på ett betryggande sätt, utöva erforderlig kontroll över hur verkställande direktören handhar den löpande förvaltningen, etc. För att kunna fullgöra dessa uppgifter ligger det naturligt att styrelsen tillsammans med VD utformar en rapportering som gör att styrelsen kan känna sig trygg i sitt uppdrag. Datum som ovan KPMG AB ahsb3vrr.4om.docx 2016 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 6
ABCD Göran Andersson Rådgivare och Certifierad kommunal yrkesrevisor ahsb3vrr.4om.docx 2016 KPMG AB, a Swedish limited liability company and a member firm of the KPMG network of independent member firms affiliated with KPMG International Cooperative ( KPMG International ), a Swiss entity. All rights reserved. 7
2016-09-07 Förslag till VD-instruktion Nykvarns kommunkoncern AB Denna instruktion gäller den verkställande direktören, nedan kallad VD, i Nykvarns kommunkoncern AB, NKK, nedan kallat aktiebolaget. Denna instruktion är fastställd av styrelsen i aktiebolaget XXXX-XX-XX Bakgrund Den verkställande direktören skall enligt kapitel 8 i aktiebolagslagen sköta den löpande förvaltningen enligt styrelsens riktlinjer och anvisningar. Denna instruktion begränsar inte VD:s ansvar för aktiebolagets verksamhet enligt aktiebolagslagen. VD i aktiebolaget skall på grund av aktiebolagslagens regler, Nykvarns kommuns bolagspolicy och styrelsens beslut följa nedanstående riktlinjer och anvisningar. Därutöver skall VD även följa särskilda riktlinjer och anvisningar från styrelsen som meddelas för VD:s verksamhet eller ett speciellt ärende. Instruktion och riktlinjer: 1. VD sköter aktiebolagets löpande förvaltning, omfattande a) att leda aktiebolagets verksamhet b) att verkställa styrelsens beslut c) att ingå avtal för den löpande verksamheten där aktiebolagets åtaganden inte överstiger 500 000 SEK eller är av större betydelse. d) att besluta om anställning, upphörande av anställning, löner och övriga frågor rörande personalen i enlighet med Nykvarns kommuns personalpolicy e) att fullgöra aktiebolagets arbetsgivaransvar när det gäller förhandlings- och informationsskyldighet enligt MBL. f) att fullgöra aktiebolagets arbetsgivaransvar när det gäller arbetsmiljö g) att förvalta aktiebolagets likvida i enlighet med Nykvarns kommuns finansieringspolicy. h) att då det är aktuellt avskriva fordringsbelopp understigande 200 000 SEK i) att besluta om rättsliga åtgärder i händelse av tvist där aktiebolaget utgör part j) att pröva om handlingar kan lämnas ut till allmänheten 2. VD skall besluta i förvaltningsfrågor som egentligen utgör styrelsens ansvar i fall där styrelsens beslut inte kan erhållas utan väsentlig olägenhet för aktiebolaget. Styrelsen skall snarast möjligt underrättas om åtgärden. NYKVARNS KOMMUN Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se
2016-09-07 3. VD skall ansvara för att bolagets bokföring sköts i överensstämmelse med lagar och god redovisningssed. VD skall ansvara för att aktiebolagets medelsförvaltning sköts på ett betryggande sätt och i enlighet med Nykvarns kommuns finansieringspolicy. 2015-05- 04/JH 2 (2) 4. VD skall med omedelbar verkan underrätta styrelsens ordförande när det finns anledning till att styrelsen måste ta ställning i en viss fråga eller ett visst ärende. 5. VD skall fortlöpande informera styrelsen om viktiga förhållanden och händelser som berör aktiebolaget. 6. VD skall i samarbete med styrelsens ordförande förbereda styrelseärenden och föredra dessa vid styrelsens sammanträden. 7. VD skall i god tid före början av varje nytt räkenskapsår och senast under december månad upprätta och inlämna ett förslag till affärsplan och årsbudget innehållande likviditetsbudget, resultatbudget och balansbudget till aktiebolagets styrelse. 9. VD får inte ta hand om ärenden som gäller avtal mellan honom och aktiebolaget. Detta gäller även avtal mellan närstående tredje man till VD och aktiebolaget. 10. VD ansvarar för att interna rutiner i den interna kontrollen följs. 11. VD skall närvara vid bolagsstämmor och styrelsemöten. NYKVARNS KOMMUN Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se
2016-09-07 Förslag till Arbetsordning för styrelsen i Nykvarns kommunkoncern AB Arbetsordningen är beslutad i styrelsen i Nykvarns kommunkoncerns AB XXXX-XX-XX. 1) Styrelsens uppgifter enligt aktiebolagslagen (ABL) Styrelsen svarar för bolagets organisation och förvaltningen av bolagets angelägenheter. Styrelsen skall se till att bolagets organisation är utformad så att bokföringen, medelsförvaltningen och bolagets ekonomiska förhållanden i övrigt kan kontrolleras på ett betryggande sätt fortlöpande bedöma bolagets ekonomiska situation om så erfordras, meddela skriftliga instruktioner för när och hur sådana uppgifter som behövs för styrelsens bedömning av bolagets ekonomiska situation skall samlas in och rapporteras till styrelsen utöva erforderlig kontroll över hur verkställande direktören handhar den löpande förvaltningen årligen anta skriftlig VD-instruktion där VD:s uppgifter, ansvar och befogenheter framgår årligen fastställa en skriftlig arbetsordning för sitt arbete 2) Ordförandens uppgifter Ordföranden skall leda styrelsens arbete och bevaka att styrelsen fullgör de uppgifter som ankommer på den och se till att styrelsearbetet bedrivs på ett ordnat och rationellt sätt se till att sammanträden hålls i enlighet med arbetsordningens bestämmelser och i övrigt när det behövs kalla till sammanträde om styrelseledamot eller VD begär det se till att ärenden som bör behandlas av styrelsen läggs fram för styrelsen se till att ärendena är beredda på ett tillfredsställande sätt se till att samtliga ledamöter bereds tillfälle att delta i ärendenas behandling och att samtliga ledamöter erhåller tillfredsställande beslutsunderlag kontinuerligt - även mellan sammanträdena - i erforderlig omfattning lämna ledamöterna upplysningar rörande bolagets förhållanden, verksamhetens gång och viktigare händelser bevaka att styrelsens beslut verkställs och på vilket sätt detta sker 2015-05-04/JH 2(3) NYKVARNS KOMMUN Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se
2016-09-07 i samråd med VD se till att nya styrelseledamöter och suppleanter introduceras i styrelsens arbete och bolagets verksamhet. 3) Tid för styrelsesammanträde Styrelsen skall sammanträda minst en gång per kvartal. 4) Kallelse till sammanträde Kallelse sker genom ordförandens försorg. Kallelsen skall tillställas ledamöter och suppleanter senast en vecka före sammanträde. Till kallelsen skall fogas dagordning, beslutsunderlag samt protokollet från föregående möte. Ledamot som inte kan närvara vid sammanträde skall snarast anmäla detta till ordföranden eller till VD. Det åvilar ordföranden att se till att suppleant då kan närvara och träda in i frånvarande ledamots ställe. 5) Dagordning Dagordning, som skall bifogas kallelsen enligt punkt 4, skall i tillämpliga delar innehålla följande rubriker: Mötets öppnande Val av justeringsmän Fastställande av dagordning Protokoll från föregående möte Anmälningar/information Ekonomisk rapportering Rapporter från dotterbolag Övriga rapporter Beslutsärenden Övriga frågor Nästa sammanträde 6) Beredning av ärenden Ärendena bereds av ordföranden och VD i samråd eller av den eller de dessa bestämmer. Beredningen skall genomföras på sådant sätt att beslutsunderlaget hinner färdigställas inom den tid som anges under punkt 4. I beslutsunderlaget som ledamöterna tillställs enligt punkt 4 skall ärendet redovisas. Det skall framgå vilka problem och risker som kan finnas, vilka handlingsalternativ som står till buds och konsekvenserna av dessa samt ett förslag till beslut. 7) Suppleanter Suppleanter kallas till styrelsens sammanträden i enlighet med punkt 4, och erhåller kallelse och handlingar. Suppleant som inte tjänstgör har rätt att närvara och yttra sig vid styrelsesammanträde. 2015-05-04/JH 3(3) NYKVARNS KOMMUN Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se
2016-09-07 8) Protokoll Vid styrelsens sammanträden skall protokoll föras. I protokollet skall de beslut som styrelsen har fattat antecknas. Protokollet skall föras genom VD:s försorg och justeras av ordföranden och en ledamot utsedd av styrelsen. Protokollet skall tillställas ordföranden och justeringsmannen senast två veckor efter sammanträdet. Protokollen skall föras i nummerföljd med löpande paragrafnumrering. Protokollen skall genom VD:s försorg förvaras brandsäkert. 9) Ekonomisk rapportering Vid varje styrelsesammanträde skall ekonomisk rapportering ske. Styrelsen skall på grundval av rapporteringen bedöma bolagets ekonomiska situation. 10) Återkommande ärenden Följande ärenden skall - om omständigheterna inte föranleder annat - behandlas vid nedan angivna sammanträden. Sammanträde i anslutning till årsstämma eller första sammanträde efter årssstämma: - fastställande av arbetsordning för styrelsen samt VD-instruktion - genomgång av eventuella stämmodirektiv - beslut om organisationen för utlämnande av allmänna handlingar hos bolaget Sammanträde som föregår årsstämma - Årsredovisningen från föregående räkenskapsår. Förslag till årsredovisning skall tillställas ledamöterna senast två veckor före sammanträdet - Information från revisorerna om resultatet av deras granskning. 11) Offentlighet och sekretess Allmänheten har rätt att ta del av handlingar hos bolaget enligt de grunder som gäller för allmänna handlingars offentlighet i 2 kap tryckfrihetsförordningen och sekretesslagen. Styrelsen skall fatta beslut om bolagets organisation vad avser allmänhetens rätt att utbekomma allmänna handlingar. NYKVARNS KOMMUN Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se
Bolagspolicy för Nykvarns kommun Ägarroll och ägarstyrning för kommunens majoritetsägda bolag
Innehållsförteckning Antagen av kommunfullmäktige den [månad_år] 1. Syfte...2 Ändringar 2. införda Tillämpningsområde till och med KF,...2 [nr/år] 3. Ägaridé...2 3.1 Vad kommunen vill med sina bolag...3 3.2 Bolag som verksamhetsform...3 3.3 Varför koncernstruktur...3 4. Ägarroll...4 4.1 Kommunfullmäktige...4 P O LI C Y 4.2 Kommunstyrelsen...4 4.3 Nykvarns Kommunkoncern AB (NKK)...5 5. Ägarstyrning...5 5.1 Kommunfullmäktige...5 5.2 Kommunstyrelsen...8 5.3 Nykvarns Kommunkoncern AB...8 6. Gemensamma bolagsprinciper...9 6.1 Styrelse och VD...9 6.2 Ekonomiska mål och principer...10 6.3 Budget och finansiering...10 6.4 Förvaltningsberättelse och årsredovisning...10 6.5 Information...11 6.6 Revision...11 NYKVARNS KOMMUN Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 1
1. Syfte Bolagspolicyn redovisar kommunens ägaridé, det vill säga motiven för varför kommunen äger bolag och vad ägandet syftar till, hur kommunallagens regler för styrning av kommunägda bolag ska tillämpas i Nykvarns kommun samt hur kommunen i övrigt ska utöva kontroll över de kommunala bolagen. Syftet med bolagspolicyn är att göra Nykvarns kommuns ägaridé och ägarroll tydlig och redovisa hur kommunens styrning av sina majoritetsägda aktiebolag ska utföras. Bolagspolicyn anger också gemensamma principer för de majoritetsägda bolagen inom områdena styrelse och VD, ekonomi, information och revision. 2. Tillämpningsområde P O LI C Y Bolagspolicyn gäller de aktiebolag som direkt eller indirekt är majoritetsägda av Nykvarns kommun. Reglerna i policyn gäller därför såväl moderbolaget Nykvarns Kommunkoncern AB (NKK) som helägda dotter- och dotterdotterbolag till moderbolaget. Kommunen strävar efter att även bolag där kommunen är minoritetsägare så långt det är möjligt ska omfattas av reglerna i denna bolagspolicy. De principer för ägarstyrning som anges i bolagspolicyn ska, så långt det är möjligt, tillämpas för den verksamhet som kommunen bedriver i andra former av juridiska personer, t ex ekonomiska föreningar, kommunalförbund och stiftelser. 3. Ägaridé Kommunen bedriver verksamhet för att förverkliga kommunala ändamål och verksamheten syftar ytterst till att skapa långsiktig samhällsnytta. Det gäller oberoende av verksamhetsform. Delar av verksamheten bedrivs i bolagsform, genom hel- eller delägda aktiebolag. Kommunen ska vara en aktiv ägare av dessa bolag. Det innebär bland annat att löpande utvärdera verksamheterna och verksamhetsformerna, bolagens strategier och mål, hur dessa passar i kommunens övriga verksamhets strategier och mål samt hur bolagsverksamheten sköts av bolagsstyrelser och företagsledningar. NYKVARNS KOMMUN Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 2
3.1 Vad kommunen vill med sina bolag De helägda kommunala bolagen svarar för en väsentlig del av den kommunala verksamheten, främst när det gäller bostadsförsörjning, fastighetsförvaltning och fastighetsdrift samt kommunalteknisk verksamhet. Även andra verksamheter kan efter beslut i kommunfullmäktige drivas i bolagsform. Genom en effektiv ägarstyrning och organisation ges förutsättningar att skapa och utveckla den eftersträvade affärsmässiga samhällsnyttan med verksamheten. Verksamhet kan också bedrivas i samverkan med andra, såväl andra kommuner som privata intressenter, genom delägda bolag. För att det skall finnas skäl för kommunen att bedriva bolagsverksamhet krävs att verksamheten, tillsammans med kommunens övriga verksamhet, direkt eller indirekt skapar nytta för kommunens medborgare. P O LI C Y 3.2 Bolag som verksamhetsform Kommunen bedriver verksamhet i bolagsform främst av följande skäl: Genom affärsmässig drift skapas mer jämförbara förutsättningar med externa aktörer Genom bolagsform renodlas specifika verksamhetsområden och dess ekonomi Effektiviteten stimuleras när verksamheten utsätts för konkurrens på affärsmässiga villkor 3.3 Varför koncernstruktur Nykvarns kommun har bildat en kommunkoncern, med Nykvarns Kommunkoncern AB (NKK) som moderbolag. Syftet med koncernbildningen är främst att förbättra och effektivisera kommunens styrning över sina bolag genom att NKK ges den operativa ägarrollen för samtliga kommunens bolag. I koncernen kan också ges möjlighet att tillämpa resultatutjämning genom så kallade koncernbidrag mellan de i koncernen ingående bolagen. NYKVARNS KOMMUN Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 3
4. Ägarroll 4.1 Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige har den övergripande och lagstadgade ägarrollen för samtliga bolag där kommunen har ett ägarintresse. Den kommunala kompetensen utgör en avgörande förutsättning för att en verksamhet ska kunna bedrivas i ett kommunalt bolag. Det är inte möjligt att genom bolagsbildning vidga den kommunala kompetensen. Det är kommunfullmäktige som enligt kommunallagen ska besluta om en kommunal verksamhet helt eller delvis ska bedrivas i bolagsform. Det är också kommunfull-mäktiges uppgift att fastställa vilket ändamål och vilka befogenheter P O LI C Y som ska gälla för bolagets verksamhet samt att utse kommunens representanter i bolagets styrelse och att utse lekmannarevisorer. Kommunfullmäktige ska också tydliggöra och utföra den underställningsplikt som gäller för kommunens bolag i frågor av principiell beskaffenhet eller av större vikt. Denna underställningsplikt ska preciseras i respektive bolags ägardirektiv. Kommunfullmäktige kan delegera bolagsfrågor till kommunstyrelsen om frågorna inte är av principiell beskaffenhet eller av annan större vikt. 4.2 Kommunstyrelsen Kommunstyrelsen ska enligt kommunallagen och sitt reglemente leda och samordna planering och uppföljning av hela kommunens ekonomi och verksamhet. Detta uppdrag gäller även uppföljning av kommunfullmäktiges ägardirektiv för bolagens ekonomi och verksamhet. NKK ska enligt sin bolagsordning ge underlag till kommunstyrelsen för denna uppföljning. Kommunstyrelsen har en lagstadgad uppsiktsplikt för de kommunala bolagen och ska göra en årlig bedömning av bolagens verksamhet utifrån de ändamål och befogenheter som anges i respektive bolags bolagsordning. Kommunstyrelsens bedömning ska rapporteras till kommunfullmäktige. Kommunstyrelsen har genom delegation från kommunfullmäktige rätt att besluta om bolagsfrågor som inte är av principiell beskaffenhet eller av annan större vikt. NYKVARNS KOMMUN Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 4
4.3 Nykvarns Kommunkoncern AB (NKK) NKK utövar på uppdrag av kommunfullmäktige den operativa ägarrollen för kommunens samtliga bolag. Uppdraget anges i NKKs bolagsordning och preciseras i årliga budgetdirektiv. NKK äger och förvaltar samtliga aktier i kommunens heloch delägda aktiebolag. NKK ska svara för ekonomisk uppföljning av bolagen i koncernen och lämna löpande information till kommunstyrelsen om bolagens ekonomi och verksamhet. NKKs uppdrag fråntar inte kommunfullmäktige och kommunstyrelsen deras respektive beslutsrätt i bolagsfrågor och fråntar dem inte heller deras respektive ansvar för kommunens ägarstyrning. P O LI C Y 5. Ägarstyrning 5.1 Kommunfullmäktige Kommunfullmäktige utövar sin ägarstyrning över kommunens bolag med ett antal olika styrinstrument. De viktigaste är bolagsordning, ägardirektiv, aktieägaravtal och bolagspolicy med gemensamma principer för bolagen. Bolagsstämman är aktiebolagets högsta beslutande organ. Årsstämman är den bolagsstämma som ska hållas årligen och vars ärenden, bland annat fastställande av resultaträkningen och balansräkningen och beslut om ansvarsfrihet för styrelseledamöter och vd, regleras i Aktiebolagslagen. Kommunfullmäktige utövar sin ägarstyrning genom att utse styrelse och lekmannarevisorer för bolagen samt genom att utse stämmoombud och utfärda instruktioner till ombuden inför årsstämma och övriga bolagsstämmor. Bolagsordning Kommunfullmäktige ska fastställa bolagsordning för samtliga bolag där kommunen äger aktier av verksamhetsskäl. Bolagsordningen ska ange det kommunala ändamålet med verksamheten, de kommunala befogenheter som utgör ram för verksamheten (t ex självkostnadsprincip, likställighetsprincip och lokaliseringsprincip) och de beslut om principiella frågor i verksamheten som ska prövas av kommunfullmäktige före genomförande (underställningsplikt). NYKVARNS KOMMUN Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 5
Aktieägaravtal I ett bolag med flera ägare bör bolagsordningen kompletteras med ett aktieägaravtal mellan delägarna. I aktieägaravtalet regleras vad delägarna är överens om kring styrning, finansiering och kontroll av bolaget. Kommunen ska i aktieägaravtal verka för att de synsätt och regler som anges i denna bolagspolicy ska tillämpas även i de delägda bolagen. Samtliga aktieägaravtal för bolag där kommunen eller kommunens bolag är majoritetsägare ska godkännas av kommunfullmäktige. För det fall aktieägaravtalet innehåller uppgifter som skyddas av någon bestämmelse i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) kan överläggningarna i P O LI C fullmäktige hållas inom stängda dörrar och den aktuella bestämmelsen i avtalet beläggas med sekretess. Själva beslutsfattandet ska dock ske öppet och det fattade beslutet blir alltid offentligt. Y Ägardirektiv och budgetdirektiv Kommunfullmäktige beslutar om ägardirektiv för verksamheten i de majoritetsägda bolagen. Dessa ägardirektiv ska fastställas av bolagsstämman och blir därmed juridiskt bindande för bolagen. Ägardirektiven ses över årligen med beslut i kommunfullmäktige och fastställande på bolagsstämma. Kommunfullmäktige fastställer årliga budgetdirektiv som en del i beslutet om Mål och budget med flerårsplan. Budgetdirektiven för bolagen anger mål, inriktning och resultatkrav för bolagets verksamhet både för budgetåret och för ytterligare två år. Under verksamhetsåret kan kommunfullmäktige besluta att ge ett särskilt ägardirektiv för ett bolag som gäller en viss fråga om organisation eller verksamhet. Bolagspolicy med gemensamma bolagsprinciper Kommunfullmäktige fastställer kommunens bolagspolicy med gemensamma principer för bolagen. Enligt kommunallagen ska ändamål och underställningsplikt för varje bolag preciseras i bolagsordningen, medan övriga gemensamma bolagsprinciper för kommunens majoritetsägda bolag redovisas som ett särskilt avsnitt i denna bolagspolicy. NYKVARNS KOMMUN Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 6
Övriga kommunala policies Av Kommunfullmäktige fastställda kommunala policies såsom exempelvis finans-, personal-, jämställdhet-, miljö-, IT- och informationspolicy ska gälla också de kommunala bolagen och utgör ägardirektiv för kommunens bolag. Undantag från en kommunal policy kan i särskilda fall medges efter prövning i kommunfullmäktige. Ägardialog P O LI C Y Kommunfullmäktige ska varje år ha en ägardialog med ordförande och VD för kommunens majoritetsägda bolag. Dessa ägardialoger sker i samband med fullmäktiges ordinarie sammanträden enligt ett årligt tidsschema. Val av styrelse och lekmannarevisorer Kommunfullmäktige ska utse kommunens styrelseledamöter och suppleanter i både majoritetsägda och minoritetsägda bolag. För kommunens helägda bolag ska fullmäktige även utse en lekmannarevisor och en suppleant. För delägda bolag ska fullmäktige utse en lekmannarevisor och en suppleant om detta är rimlig utifrån ägarförhållanden samt verksamhetens art och omfattning. Kommunfullmäktiges beslut om styrelse och lekmannarevisorer ska bekräftas av årsstämman. Val av stämmoombud och instruktioner till ombuden Kommunfullmäktige ska utse de personer som ska representera ägaren och agera stämmoombud vid bolagsstämmorna i kommunens samtliga bolag. Normalt ska två ledamöter i kommunfullmäktige utses till uppdraget som stämmoombud. Fullmäktige ska även ange i vilken ordning eller vid vilka bolagsstämmor som dessa personer tjänstgör som ombud. Kommunfullmäktige ska på förslag från kommunstyrelsen utfärda en instruktion till stämmoombudet som anger hur ombudet ska rösta i de ärenden på bolagsstämman NYKVARNS KOMMUN Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 7
som bedöms vara av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt. Instruktion till stämmoombud vid bolagens årsstämma ska alltid utfärdas av kommunfullmäktige. 5.2 Kommunstyrelsen Uppsiktsplikt Kommunstyrelsen ska enligt kommunallagen utöva uppsikt över de kommunala bolagen på samma sätt som över all annan kommunal verksamhet. Uppsiktsplikten innebär att kommunstyrelsen ska hålla sig informerad om bolagens verksamhet och hur bolagen förhåller sig till gällande styrdokument och gällande lagstiftning. Löpande under året kallar kommunstyrelsen representanter från bolagen vid ordinarie kommunstyrelsesammanträden för ägardialog. P O LI C Y Kommunstyrelsen ska årligen göra en bedömning av bolagens verksamhet utifrån de ändamål och befogenheter som anges i bolagsordningen och i kompletterande direktiv från kommunfullmäktige. Bedömningen ska göras med stöd av årliga rapporter från bolagsstyrelserna och från lekmannarevisorerna samt den löpande information om bolagens verksamhet som rapporteras av moderbolaget NKK Kommunstyrelsen ska i samband med årsredovisningen lämna en rapport till kommunfullmäktige om sin bedömning av bolagens verksamhet under året. Om kommunstyrelsen bedömer att ett bolag under året har avvikit från sitt ändamål och sina befogenheter, ska kommunstyrelsen även lämna förslag till åtgärder som säkerställer att bolagets verksamhet åter kommer att bedrivas i enlighet med kommunfullmäktiges beslut. Instruktioner till stämmoombud Kommunstyrelsen ska utarbeta förslag till instruktioner till kommunens stämmoombud inför bolagsstämmor. Om instruktionerna gäller ärenden av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt ska dessa utfärdas av kommunfullmäktige. Övriga instruktioner ska utfärdas av kommunstyrelsen på delegation från kommunfullmäktige. 5.3 Nykvarns Kommunkoncern AB Ekonomi NYKVARNS KOMMUN Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 8
NKK har som moderbolag till uppgift att under verksamhetsåret svara för rollen som operativ ägare av koncernbolagen inom följande områden: Ekonomisk uppföljning av dotterbolag och övriga direkt ägda bolag under budgetåret Skattesamordning av dotterbolagens resultat genom bokslutsdispositioner Kapitalbildning för dotterbolagen genom nyemission och aktieägartillskott Dessa uppdrag sker inom ramen för kommunfullmäktiges årliga budgetdirektiv för NKK och övriga koncernbolag. Information P O LI C Y NKK ska löpande hålla sig informerad om dotterbolagens beslut och verksamhetsförändringar under verksamhetsåret. Denna information ska sammanställas av moderbolaget och löpande rapporteras till kommunstyrelsen. Styrelsen och VD för NKK kompletterar denna information med uppföljningsträffar med presidiet och VD i dotterbolagen. Dessa träffar sker normalt två gånger per år. Uppföljningsträffarna dokumenteras genom minnesanteckningar som redovisas både för styrelsen i NKK och för kommunstyrelsen. 6. Gemensamma bolagsprinciper 6.1 Styrelse och VD Kommunens representanter i bolagens styrelse utses av kommunfullmäktige. Kommunfullmäktige utser också ordförande samt förste och andre vice ordförande i kommunens bolag. Beslut om styrelse ska bekräftas på bolagsstämma. Styrelsen ska utarbeta och årligen pröva en arbetsordning för sitt eget arbete. Som grund för denna arbetsordning gäller den arbetsordning som tillämpas av styrelsen i NKK. Denna arbetsordning ska även reglera villkoren för suppleanters tjänstgöring. Kommunens bestämmelser för ersättning till förtroendevalda ska tillämpas på motsvarande uppdrag i bolagen. Styrelsen utser bolagets verkställande direktör och bestämmer anställningsvillkoren för VD:n. Ordföranden ska samråda med VD för NKK vid rekrytering av VD i NYKVARNS KOMMUN Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 9
dotterbolagen och med kommunens personalchef om anställningsvillkor för VD i dotterbolagen. Bolagens styrelse ska upprätta och årligen pröva en skriftlig instruktion för verkställande direktören. 6.2 Ekonomiska mål och principer Bolagens verksamhet ska bedrivas på affärsmässiga grunder inom ramen för målet om långsiktig samhällsnytta. Bolagen ska eftersträva ett ekonomiskt resultat som ger utrymme både för en marknadsmässig avkastning och för en långsiktig konsolidering av bolagen. P O LI C Y Riktlinjer för resultat och avkastning på eget kapital för dotterbolagen ska varje år behandlas av styrelsen i NKK som underlag till kommunfullmäktiges beslut om årliga budgetdirektiv för dotterbolagen. Dessa resultatbedömningar ska ske i dialog mellan moderbolagets VD och dotterbolagets VD. Rörelseintäkterna för ett kommunalt bolags verksamhet ska i budgeten normalt motsvara bolagets självkostnad med tillägg för ett marknadsmässigt avkastningskrav på eget kapital i bolaget. 6.3 Budget och finansiering Budget för dotterbolagen ska utgå ifrån kommunfullmäktiges årliga budgetdirektiv för bolagets verksamhet. Bolagen ska lämna rapporter om måluppfyllelse och ekonomiskt resultat till NKK som i sin tur lämnar en samlad rapport till kommunstyrelsen i enlighet med ordningen för kommunens ekonomiska rapportering. Bolagens finansförvaltning ska följa de ramar och riktlinjer som anges i den kommungemensamma finanspolicy som har fastställts av kommunfullmäktige. Detta innebär att bolagens finansiering vad avser likviditet, medelsplacering och upplåning ska ske genom kommunens gemensamma finansförvaltning. 6.4 Förvaltningsberättelse och årsredovisning Dotterbolag ska lämna preliminär förvaltningsberättelse och årsredovisning till NKK utifrån moderbolagets anvisningar och tidsplan för bokslutsarbetet. NYKVARNS KOMMUN Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 10
Moderbolaget ska besluta om bokslutsdispositioner för dotterbolagen för att uppnå tillfredställande årsresultat, skattesamordning samt kapitalbildning för koncernen och koncernbolagen. Dotterbolagens styrelser ska behandla förvaltningsberättelse och årsredovisning när bokslutsdispositionerna är fastställda av moderbolaget. Förvaltningsberättelsen ska bl a innehålla bolagsstyrelsens bedömning av måluppfyllelsen utifrån kommunfullmäktiges ägardirektiv för verksamhetsåret och en sammanfattning av bolagets arbete med intern kontroll. Samtliga hel- och delägda bolag lämnar av styrelsen fastställd förvaltningsberättelse och årsredovisning till kommunstyrelsen tillsammans med revisionsberättelse och granskningsrapport från lekmannarevisorerna. Kommunstyrelsen överlämnar efter beredning dessa handlingar till kommunfullmäktige för information. P O LI C Y Bolagets årstämma fastställer årsredovisning samt prövar ansvarsfrihet för styrelse och VD efter kommunfullmäktiges behandling av årsredovisningen. Dotterbolagen och övriga större minoritetsägda bolag ska direkt till kommunstyrelsen lämna underlag till den sammanställda redovisning som ska ingå i kommunens årsredovisning utifrån kommunens anvisningar. 6.5 Information Dotterbolagen ska hålla styrelsen i NKK löpande informerad om sin och sina dotterbolags verksamhet och om åtgärder av större vikt. Bolagen ansvarar för att till NKK snarast överlämna följande dokument: protokoll från bolagsstämma protokoll från styrelsens sammanträden bolagets budget och verksamhetsplan/affärsplan bolagets delårsrapporter och årsredovisning revisionsberättelse och granskningsrapport övriga handlingar av vikt för NKK och kommunstyrelsen NYKVARNS KOMMUN Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 11
NKK ska skaffa sig fördjupad information om dotterbolagens verksamhet genom utvecklingsträffar med dotterbolagen. Rapporter om bolagens verksamhet redovisas löpande av VD i NKK till kommunstyrelsen. 6.6 Revision Bolagets årsstämma utser revisorer enligt de bestämmelser som anges i aktiebolagslagen. Kommunfullmäktige ska även utse lekmannarevisor och suppleant i helägda bolag utifrån de bestämmelser som anges i kommunallagen. För delägda bolag ska P O LI C Y kommunfullmäktige utse en lekmannarevisor och en suppleant om detta är rimligt utifrån ägarförhållanden samt verksamhetens art och omfattning. Beslut om lekmannarevisorer ska bekräftas på årsstämma. Lekmannarevisorerna ska granska om bolagets verksamhet sköts på ett ändamålsenligt och ur ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt om bolagets interna kontroll är tillräcklig. Granskningsrapporten från lekmannarevisorerna ska lämnas som information till kommunstyrelsen och fogas till den årsredovisning som lämnas till kommunfullmäktige. Granskningsrapporten skall därefter redovisas för årsstämman. Nykvarns kommun tillämpar samordnad revision mellan kommunen och dess heloch majoritetsägda bolag. NYKVARNS KOMMUN Besöksadress: Centrumvägen 26 Postadress: 155 80 Nykvarn Telefon 08-555 010 00 Fax 08-555 014 99 www.nykvarn.se 12